İade Gelir Değildir: Müşteri ve Tedarikçi İadelerini Kaydetme

Banka akışımdaki bir iade gelir midir ve onu iade olarak nasıl kaydederim?

Banka akışınızdaki bir iade tek başına gelir değildir. Müşteriye yaptığınız iade satışlarınızı azaltır. Tedarikçinin size gönderdiği iade, geldiği gideri veya alımı azaltır. İkisi de yeni bir satış ya da yeni bir gider değildir (Publication 334; Publication 525). İstisna, tedarikçinin önceki bir yılda indirdiğiniz bir şeyi iade etmesidir: bu, yalnızca o indirimin vergiyi düşürdüğü ölçüde gelirdir ve bu durum bir CPA'e sorulacak bir sorudur.

Banka akışı yalnızca bir para yatışı veya ödeme gösterir ve önerilen kategori çoğu zaman gelir veya gider olur. Bir akışta “alacak” para girişi demektir; tedarikçi iadesinin gelir olarak etiketlenmesinin nedeni budur. Satırı bunun yerine asıl fatura veya bilgi ile eşleştirin. Gelir olarak kaydedilen bir tedarikçi iadesi asıl gideri yerinde bırakır; böylece gelir ve giderlerin ikisi de olması gerekenden yüksek çıkar. Gider olarak kaydedilen bir müşteri iadesi satışları yüksek bırakır. Kâr yine doğru görünebilir, ama brüt hasılat, giderler ve Form 1099-K karşılaştırması doğru olmaz.

Bir iadeyi zaten gelir veya gider olarak kaydettiyseniz o satırı açık yılda değiştirin: tedarikçi yatışını asıl faturayla tedarikçi kredisi (vendor credit) olarak, müşteri ödemesini ise asıl fatura ile alacak dekontu olarak eşleştirin. Yıl kapanmışsa veya beyanname verilmişse eski kayıtları düzenlemeyin; bkz. kategorisiz yatışlar ve giderler.

İade yıl sonunu aşıyorsa, bir işlemci hakedişinin içinde geliyorsa, satış vergisi içeriyorsa veya muhasebe kayıtlarıyla uyuşmayan bir Form 1099-K bırakıyorsa durum basit değildir ve bir uzmanın gözden geçirmesine değer. Asıl faturayı, iade veya kredi onayını, işlemci raporunu ve varsa Form 1099-K'yı toplayın.

Müşteriye yaptığım iadeyi nasıl kaydederim ve Schedule C'de nerede görünür?

Asıl faturaya karşı, iade edilen tutarın tamamı veya kısmı için bir alacak dekontu düzenleyin ya da iade yapın. Alacak dekontu, bir iade veya fiyat indirimi nedeniyle müşterinin size borcunu azaltan ya da sizin ona borçlu olduğunuzu gösteren bir nottur. İade ödemesi alacak dekontunu kapatır; bu yüzden çıkan para hiçbir zaman gider olmaz. Publication 334, iade edilen mal için tanınan kredileri ve satışlar üzerindeki diğer indirimleri brüt satışlardan indirim olarak ele alır.

Schedule C'de iadeleri 2. satıra pozitif sayı olarak girin. Tek üyeli bir LLC, şirket olarak vergilendirilmeyi seçmediyse o da Schedule C verir. 2. satır, iade edilen ürünler için nakit veya kredi iadesini ve bunun yerine verilen fiyat indirimini kapsar (Schedule C talimatları). Brüt hasılat (1. satır) eksi 2. satır, net hasılatı (3. satır) verir. Hizmet işletmesi de aynı yolu izler: brüt kârı, brüt hasılat eksi iadeler, indirimler ve diğer düzeltmelerden oluşan net hasılattır (Publication 334).

Şirket, nakit ve kredi iadelerini Form 1120 veya Form 1120-S üzerinde 1b satırına girer. Ortaklığın Form 1065 üzerinde “less returns and allowances” 1b satırı vardır.

İade edilen ürün rafınıza geri dönüyorsa stoka geri koyun ki satılan malın maliyeti de düşsün; yalnızca fiyatı iade etmek kârı olması gerekenden düşük bırakır. Stoka geri alma ücreti (restocking fee) alıkoyuyorsanız yalnızca geri verilen tutar iadedir. Bu bir muhasebe pratiğidir.

Satışa satış vergisi dahilse iadeyi bölün. Verginin alıcıya uygulandığı ve devlet adına sizin tahsil ettiğiniz durumlarda yalnızca fiyat satışları azaltır, vergi kısmı ödenecek satış vergisini azaltır (Publication 334). Eyaletinizin vergiyi satıcı olarak size uyguladığı durumlarda vergi brüt hasılatınızın bir parçasıdır ve kurallar farklıdır; bkz. satış vergisi yevmiye kayıtları. Eyalete zaten gönderilen verginin geri alınıp alınamayacağı eyalet hukukuna bağlıdır: bkz. satış vergisi beyannamesi verme.

Tedarikçinin bana gönderdiği iadeyi nasıl kaydederim?

Yatışı, bir tedarikçi kredisi ile asıl faturayla eşleştirin ve satışlardan ve diğer gelirden uzak tutun. Tedarikçi kredisi, iadeyi veya tedarikçinin alacak notunu faturaya bağlayan kayıttır. İade, faturanın gittiği gider hesabını azaltır. Yeniden satış için alınan mallarda iadeler ve indirimler toplam alımlardan düşülür (Publication 334). İade ve gider aynı yıla düştüğünde iade indirimi azaltır ve gelir olarak bildirilmez (Publication 525).

Tedarikçi bir stoka geri alma veya iptal ücreti alıkoyuyorsa faturayı yalnızca geri gönderdiği tutar azaltır; ücret gider olarak kalır. İade havale ücretleri veya kur değişikliğinden sonra eksik gelirse iadeyi faturaya karşı, farkı ise gelir olarak değil banka ücreti veya kur farkı olarak kaydedin. Bu bir muhasebe pratiğidir.

Tedarikçiden faturayı ve tutarı belirten bir alacak notu veya iade onayı isteyin.

Bir tedarikçi faturasını iki kez ödedik ve tedarikçi birini iade etti: ne kaydederim?

İkinci ödemenin nasıl kaydedildiğine bakın, ardından fatura giderini tek bir tutarda tutun ve iadeyi gelirden uzak tutun. Ödeme kanıtı tek başına indirimi doğrulamaz; fatura gerçekten katlanılan maliyeti gösterir (Publication 583). Bir faturanın ikinci ödemesinin arkasında ikinci bir fatura yoktur.

1. İki ödemeyi ve tek faturayı bulun.
2. Tedarikçiden faturayı belirten bir iade veya kredi onayı isteyin.
3. İkinci ödeme gidere yazıldıysa iadeyi o tedarikçi giderine karşı bir kredi olarak kaydedin. Tedarikçinin size borçlu olduğu bir tutar olarak duruyorsa iadeyi o bakiyeyle eşleştirin; kâr değişmez. Hiçbir zaman gelire yatış olarak kaydetmeyin.
4. Tedarikçi nakit yerine bir sonraki faturaya sayılacak bir kredi veriyorsa tedarikçi kredisi kaydedin ve uygulayın; böylece bir sonraki ödeme daha küçük olur.

İade yıl sonunda hâlâ gelmediyse onu tedarikçinin size borçlu olduğu bir tutar olarak taşıyın. Mükerrer ödeme verilmiş bir beyannamede indirildiyse ve iade sonraki bir yılda geliyorsa bu, bir sonraki bölümdeki önceki yıl indirimi durumudur ve bir CPA'e sorulacak bir sorudur.

İade, giderden sonraki bir yılda geliyor: o zaman gelir midir?

Önceki bir yılın giderine ilişkin tedarikçi iadesi, yalnızca o indirimin vergiyi düşürdüğü ölçüde gelirdir. Şahıs işletmesi sahibi, önceki bir yılda indirilen bir kalemin geri kazanımını Schedule C'de bildirir; önceki indirimin vergiyi düşürmeyen kısmı hariç. Bir kısmını hariç tutarsanız beyanname bunun nasıl yapıldığını gösteren bir hesap içermelidir (Publication 334; 26 USC 111). Geri kazanım aldığınız yılda sayılır ve indirimden doğan bir zarar veya kredi devrinin artması da vergiyi düşürmüş sayılır (Publication 525; 26 USC 111(c)). Vergi kredisi kazandıran bir maliyeti düşüren iade, bunun yerine krediyi geri ekleyebilir (26 USC 111(b)); bu bir CPA sorusudur.

Ortaklık geri kazanımı Schedule K, 11. satır, J kodu (section 111) altında diğer gelir (zarar) olarak bildirir; S şirketi aynısını Schedule K, 10. satır, J kodu altında yapar (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları). C şirketinin diğer geliri, yani Form 1120 10. satırı, önceki yıllarda indirilen tahsil edilemeyen alacakların geri kazanımlarını listeler; başka bir indirimin iadesinin nereye gideceği, vergi avantajının sahipler için nasıl sınanacağı ve geri kazanım kuralının kapsamadığı ekipman ya da diğer amortismana tabi mülkler üzerindeki bir iade gibi, bir CPA sorusudur (Publication 334).

Müşteri tarafı farklıdır. Publication 525, büyük geri ödemeler için özel kural dahil geri ödeme kurallarının iadeler ve indirimler için geçerli olmadığını söyler (Publication 525). Bu hariç tutma, stok veya satış için elde tutulan mülkün satışına bağlı indirimleri dışarıda bırakan hak iddiası (claim of right) kanunuyla paraleldir (26 USC 1341(b)(2)). Önceki yıl hizmet ücretlerinin iadesi ayrı bir hak iddiası incelemesi gerektirebilir. Önceki bir yılın satışının iadesinin beyannamede nasıl görüneceği bir CPA sorusudur.

Bu zamanlama kuralları, gelirin alındığında ve giderin ödendiğinde sayıldığı nakit esasını izler. Tahakkuk esasında gelir kazanıldığı yıl, gider ise katlanıldığı yıl sayılır (Publication 538). Tahakkuk esasında sonraki bir satış üzerindeki iade veya fiyat indirimi vergi açısından genellikle ödendiğinde ya da sonraki satış kaydedildiğinde etkili olur ve yinelenen kalemler istisnası yılı kaydırabilir (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Yıl sonuna yakın bir iade bir CPA sorusudur. Bkz. nakit mi tahakkuk mu ve sonraki vergi yılında ödenen faturalar.

Bir fatura için kısmi iadeyi nasıl yaparım, alacak dekontunu veya mağaza kredisini nasıl veririm?

Kısmi iadeyi tam iadeyle aynı şekilde, yalnızca iade edilen kısım için kaydedin. Faturaya karşı o tutarda bir alacak dekontu oluşturun; iade ödemesi onu kapatır. İade yerine verilen fiyat indirimi de Schedule C 2. satıra girer (Schedule C talimatları).

Muhasebe kayıtlarınızda alacak dekontu düzenlediğinizde satışları azaltır ve Publication 334, iade edilen mal için kredileri ve diğer satış indirimlerini brüt satışlardan indirim olarak ele alır (Publication 334). Yalnızca gelecekteki alımlarda kullanılabilen mağaza kredisi (store credit) vergi açısından farklıdır: tahakkuk esaslı kayıtlarda genellikle sonraki satışla birlikte etkili olur (26 CFR 1.461-4(g)(3)); bu yüzden yıl sonu kredilerini yönteminize göre kontrol ettirin. Müşteri kullanana kadar bu, onlara borçlu olduğunuz bir tutardır. Müşteri harcadığında yeni satışı tam olarak kaydedin ve krediyi ödemenin bir parçası olarak uygulayın; böylece hiçbir nakit iki kez kaydedilmez. Kredi bakiyesinin nasıl kaydedileceği olağan bir muhasebe pratiğidir, bir IRS kuralı değildir.

İadelerden sonra Form 1099-K neden muhasebe kayıtlarımla uyuşmuyor?

Çünkü 1a kutusu tasarım gereği brüttür. Her işlemi, gerçekleştiği gün tam tutarıyla sayar; kredilere, indirimlere, ücretlere, iade edilen tutarlara, nakliyeye veya diğer tutarlara göre düzeltme yapmaz (Form 1099-K talimatları). IRS, formdaki bir ödemenin zorunlu olarak vergilendirilebilir gelir olmadığını söyler ve ödeme alanlara bu kalemler için kayıtlarını kontrol etmelerini bildirir (IRS: Form 1099-K ile ne yapmalı). Bu yüzden ocakta iade edilen bir aralık satışı, aralık tarihli formda tam kalır.

Formu muhasebe kayıtlarınızla eşleştirmek için 1a kutusundan başlayın ve iade edilen tutarlar ile kredileri çıkarın. Şahıs işletmesi sahibi için bunlar Schedule C 2. satır tutarlarıdır. Köprünün geri kalanı, yani indirimler, satış vergisi, ücretler ve formun göstermediği tahsilatlar, satışların ve hakedişlerin mutabakatı rehberinde yer alır. Formun kendisi yanlışsa ya da yanlış ad veya vergi kimlik numarası taşıyorsa bkz. yanlış veya düzeltilmiş bir platform vergi formu.

İade bir işlemci hakedişinin içinde netleştirilirse veya ters ibraz (chargeback) olarak gelirse ne olur?

Hakediş iadeler ve ücretler düşülmüş olarak gelebilir; bu durumda banka akışı daha küçük tek bir yatış gösterir ve iade satırı görünmez. Yatışın nete bağlanması için brüt satışları, iadeleri ve ücretleri işlemcinin raporundan kaydedin. Net yatışı satış olarak kaydedip iadeyi ayrıca da girmek, iadeyi iki kez saymaktır.

Ters ibraz (chargeback), müşterinin kart ihraççısının parayı işlemci aracılığıyla geri almasıdır. Bu bir kart ağı sürecidir ve Form 1099-K talimatları bu konuda bir şey söylemez. 1a kutusu iade edilen veya diğer tutarlar dikkate alınmadan belirtildiği için ters ibraz büyük olasılıkla formun toplamında yine yer alır. Kaybedilen bir itirazın nasıl kaydedileceği kaybedilme nedenine bağlıdır. Satışların ve hakedişlerin mutabakatı yöntemi anlatır; büyük, tekrarlayan veya yıl sonuna denk gelen bir ters ibraz bir CPA sorusudur.

Hakediş raporları işlemciye göre değişir. Belirli bir platform için ödeme işlemcisi hakedişleri, çevrimiçi mağaza hakedişleri, satış noktası yatışları ve pazaryeri hakediş raporları rehberlerine bakın.

Bir iade için hangi belgeleri saklarım?

Her muhasebe kaydını destekleyen belgeleri saklayın. Publication 583, satış fişlerini, ödenmiş faturaları, faturaları, makbuzları, yatırma fişlerini ve iptal edilmiş çekleri, muhasebe kayıtlarını ve beyannameyi destekleyen belgeler olarak sayar (Publication 583).

Bunları ne kadar süre saklayacağınız iş kayıtları ne kadar süre saklanır rehberinde anlatılır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Çevrimiçi siparişte kısmi iade

Bir çevrimiçi mağaza US$1.500'lık bir siparişi satıyor ve daha sonra hasarlı bir ürün için US$300 iade ediyor. O satışa karşı US$300'lık bir alacak dekontu düzenliyor ve iadeyi ödüyor. Siparişin net satışı US$1.200'dür ve US$300'lık ödeme gider değildir. İşlemcinin Form 1099-K'sı yine de US$1.500'ın tamamını sayar; böylece bu sipariş için muhasebe kayıtları 1a kutusunun US$300 altında kalır. Farkı iade açıklar.

İki kez ödenen tedarikçi faturası

Bir yüklenici, mart ayında US$2.000'lık bir tedarikçi faturasını iki kez ödüyor ve iki ödemeyi de gidere yazıyor. Tedarikçi nisanda US$2.000 iade ediyor. Aynı tedarikçi giderine uygulandığında yıl US$2.000 gider ve fazladan gelir göstermez. Bunun yerine gelir olarak kaydedilseydi muhasebe kayıtları US$4.000 gider ve hiç olmamış US$2.000 gelir gösterirdi.

Önceki yıla ait bir abonelik iadesi

US$500'lık bir yazılım aboneliği geçen yıl nakit esasında indirildi. Bu yılın şubatında tedarikçi bunu iade ediyor. İade bu yılın giderleriyle netleştirilmez; geçen yılın indiriminin geri kazanımıdır. O indirim geçen yılın vergisini düşürdüyse US$500 bu yıl gelirdir. Vergiyi yalnızca kısmen düşürdüyse yalnızca o kısım gelirdir; hiç düşürmediyse hiçbiri gelir değildir. Yalnızca zarar devrini artıran bir indirim de vergiyi düşürmüş sayılır. Hangisi olduğuna geçen yılın beyannamesi ve devir kayıtları karar verir; bu yüzden bir CPA bunu hesaplar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İadeler işlemci hakedişlerinin içinde ve yatışlar satışlarla hiç tutmuyor: satışların ve hakedişlerin mutabakatı ile başlayın, ardından işlemci raporlarını muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Form 1099-K tutarınız muhasebe kayıtlarınızın çok üstünde ve iadeler bunu açıklamıyor: satışların ve hakedişlerin mutabakatı rehberine, form yanlış görünüyorsa yanlış veya düzeltilmiş bir platform vergi formu rehberine bakın; fark sürerse muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Bir iade iki vergi yılına yayılıyor veya daha önce aldığınız bir indirimi tersine çeviriyor: nakit mi tahakkuk mu rehberine bakın ve önceki beyannameyi ile varsa zarar devri tablolarını muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Verilmiş bir beyanname bir iadeyi gelir saydı veya hiç saymadı: şahıs işletmesi sahibi için iş gideri hataları için beyannamenin düzeltilmesi, ortaklık veya S şirketi için verilmiş bir işletme beyannamesinin düzeltilmesi rehberine bakın; ikisinin birlikte düzeltilmesi için beyannameyi ve muhasebe kayıtlarını muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• İade edilen satışlar için satış vergisi zaten ödendi veya bir tedarikçi bunu yanlışlıkla tahsil etti: satış vergisi beyannamesi verme, beyannameyle uyuşmayan ödenecek satış vergisi ve yeniden satış belgeleri ile satış vergisi iadeleri rehberlerine bakın; muhasebe kayıtları iadeleri hiç yansıtmadıysa beyannameleri muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• İş yapılmadan önce bir depozito veya avansı iade ettiniz ya da iadeyi kişisel bir hesaptan veya uygulamadan ödediniz: bir depozitonun nasıl kaydedileceği, geldiğinde gelir sayılıp sayılmadığına bağlıdır ve kişisel hesaptan yapılan bir iade ayrıca sahibin bunu finanse ettiğini göstermelidir; bkz. sonraki vergi yılında ödenen faturalar ve kayıtları muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Diğer banka akışı kalemleri gelir gibi görünüyor ama değil: bkz. banka akışı mutabakat değildir ve kategorisiz yatışlar ve giderler; aylarca süren bu kalemlerin gözden geçirilmesi gerekiyorsa muhasebe kayıtları desteği alın.
• Aylarca iade hiç kaydedilmedi: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği.