Kanada'da Ödenmeyen Faturayı Silme ve GST/HST İadesi

Ödenmeyen müşteri faturasını Kanada'da zarar olarak silebilir miyim?

Evet, gelir vergisi bakımından: fatura gelirinize daha önce dahil edilmişse ve tahsil edilemez hale gelmişse. Vergi öncesi tutar o zaman tahsil edilemeyen alacak gideri olur; üzerindeki GST/HST ise aşağıdaki koşullar sağlanırsa GST/HST beyannamenizin 107 satırından ayrıca geri alınabilir. Yalnızca şüpheli olan alacak farklı işlem görür:

Gelir vergisi kuralları Income Tax Act'in 20(1)(l) ve 20(1)(p) paragraflarındadır. GST/HST kuralı Excise Tax Act'in 231. maddesindedir. İkisi de federal kuraldır ve her eyalette geçerlidir. Ortaklık, gelirini ayrı bir kişiymiş gibi hesaplar (96. madde); bu yüzden tahsil edilemeyen alacağı ortaklık gelirini hesaplarken indirir. Her ortak daha sonra bu net gelirden payını Form T2125'in 5A tutarından veya T5013 belgesinden beyan eder ve alacağı bir daha indirmez. Şahıs işletmesi sahibi tahsil edilemeyen alacağı Form T2125'in 8590 satırına (Bad debts) yazar; şirket ise T2 beyannamesinde GIFI 8590 kodunu kullanır (aşağıdaki defterler bölümüne bakın).

Şu durumlarda dosya basit değildir: satış, beyanı daha önce verilmiş bir yıla düşüyorsa; müşteri sizinle ilişkili bir taraf veya Kanada dışındaysa; satış ya da silme birkaç yıl öncesine aitse; satıştaki GST/HST hiç beyan edilmemiş veya ödenmemişse; ya da bir şirketin yıl sonunda çok sayıda alacağı varsa. Şunları toplayın: faturayı ve onu beyan eden beyannameyi, müşteri borçlarının vade yaşına göre dökümünü, tahsilat çabalarınızın kanıtlarını, her alacağın defterlerinizde silindiği tarihi ve hem satış dönemi hem silme dönemi için GST/HST beyannamelerini.

Ödenmeyen fatura ne zaman yalnızca şüpheli değil, tahsil edilemeyen alacak sayılır?

Bir alacak, yalnızca gecikmiş olduğunda değil, tahsil edilemeyeceği kanıtlandığında tahsil edilemeyen alacak olur. Income Tax Act, yıl içinde tahsil edilemez hale geldiğini kanıtladığınız alacakların indirilmesine izin verir; Excise Tax Act ise alacağın tamamının veya bir kısmının tahsil edilemez hale geldiğinin kanıtlanmasını ister (231(1). madde). Hiçbir kanun kaç gün gecikme gerektiğini belirtmez.

CRA'nın IT-442R bülteni, yalnızca şüpheli olan bir alacağın tahsil edilemeyen alacak olarak talep edilmemesi gerektiğini söyler; sonuç vermemiş kararlı tahsilat çabalarını veya alacağın tahsil edilemeyeceğine dair açık kanıtı arar. Bülten arşivlenmiştir ve artık güncellenmez; bu yüzden tarihsel bir rehber olarak değerlendirin. Test somut olaya bağlı olduğundan kanıtları saklayın:

• Ödeme isteyen tarihli hatırlatmalar, telefon görüşmeleri ve e-postalar.
• Müşterinin iflası, ödeme güçsüzlüğü veya işyerinin kapanması.
• Bir tahsilat şirketinin veya avukatın, hiçbir şeyin geri alınamayacağını bildiren raporu.
• Silme kaydının kendisi.

Gelir vergisi indirimi, alacağın tahsil edilemez hale geldiği yıla aittir. Daha önceki bir yılda tahsil edilemez hale gelen alacağın indirimi ertelenip sonraki bir yılda talep edilemez (IT-442R). Daha önce verilmiş bir beyannamenin hâlâ değiştirilip değiştirilemeyeceği, bir uzmana sorulması gereken bir konudur.

Müşteriyle fiyatı düşürmek veya iptal etmek konusunda anlaşırsanız, bu bir fiyat indirimidir, tahsil edilemeyen alacak değildir; GST/HST tarafı da alacak dekontu (credit note) kuralını izler. Bkz. Depozito ve ödenmeyen faturalarda GST/HST. Kalanı tahsil edilemediği için daha azını kabul etmek yine de tahsil edilemeyen alacak olabilir; bu yüzden vergiyi düzeltmeden önce hangisinin gerçekleştiğini belirleyin. Tek başına bir anlaşmazlık bunlardan hiçbiri değildir. Hâlâ alacaklı olduğunuz bir faturayı kayıtlardan silmeyin.

Silebilmem için fatura neden önce gelirde yer almış olmalı?

Tahsil edilemeyen alacak indirimi, daha önce beyan ettiğiniz geliri iptal eder; bu yüzden faturanın önce gelire dahil edilmiş olması gerekir (T2125 8590 satırı; 20(1)(p) paragrafı). CRA, serbest meslek gelirinin çoğu için tahakkuk esasını şart koşar; bu esasta gelir, ödenmiş olsun olmasın kazanıldığı anda sayılır.

CRA nakit esasına yalnızca çiftçiler, balıkçılar ve serbest çalışan komisyon acenteleri için izin verir; diğer tüm serbest meslek gelirlerinde tahakkuk esası kullanılmalıdır (CRA). Tahakkuk esasında kesilmiş bir fatura zaten gelirdedir; bu yüzden alacak tahsil edilemez hale gelince silinebilir. Nakit esasında ödenmeyen fatura hiçbir zaman gelire girmemiştir, dolayısıyla indirilecek bir şey yoktur. Hiç fatura etmediğiniz ve gelire saymadığınız işte de indirilecek bir şey yoktur. GST/HST kuralı, gelirinizi nasıl beyan ettiğinizi sormaz. Geçmiş yıllarda nakit esasıyla beyan ettiyseniz ama tahakkuk esası geçerliyse, silme yapmadan önce önceki beyannamelerinizin düzeltilmesi gerekebilir. Hangi yöntemi kimin kullanabileceği için bkz. nakit esası mı tahakkuk esası mı.

Vergi için şüpheli alacak karşılığı ayırabilir miyim?

Evet, karşılık olarak: yalnızca gelire zaten dahil edilmiş alacaklar için ve makul bir tutarda. 20(1)(l) paragrafı, gelire dahil edilmiş şüpheli alacaklar için makul bir tutara izin verir. Karşılık bir yıl sürer: indirilen tutar ertesi yıl gelire geri eklenir (12(1)(d) paragrafı) ve yeni karşılığı o yıl sonundaki olgulara göre ayırırsınız. Karşılık, olası bir zararın bir kısmını bu yılın indirimine alır ve ertesi yıl tersine döner. Alacağı silmez.

“Makul”, gerçekten şüphelendiğiniz hesaplara bağlı olmak demektir. IT-442R, tüm alacakların veya brüt satışların yüzdesine dayanan bir karşılığın makul olmadığını, karşılığın belirlenmiş şüpheli alacaklara dayanması gerektiğini söyler. Her hesabın, ayrılan tutarın ve nedeninin listesini tutun.

Karşılığın nereye gireceği, beyannameyi kimin verdiğine bağlıdır:

• Şahıs işletmesi sahibi: Geçen yılın karşılığı gelire 8290 satırından (Reserves deducted last year) eklenir (CRA). CRA, kabul edilen karşılıkları diğer işletme giderleri arasında sayar. T2125'in diğer satırları için bkz. serbest çalışanların gider satırları.
• Şirket: Schedule 13 karşılıkların sürekliliğini gösterir; açılış bakiyesi Schedule 1'in 125 satırına eklenir, kapanış bakiyesi 413 satırından indirilir (T4012). Mali tablolarda ayrılan karşılık otomatik olarak vergi karşılığı değildir: tablolardaki karşılıklar Schedule 1'de ayrıca düzeltilir. Bkz. vergilendirilebilir gelir neden defter kârından farklıdır.

Karşılık GST/HST'de hiçbir rahatlama sağlamaz. 231. madde, vergiyi yalnızca tahsil edilemeyeceği kanıtlanmış ve silinmiş bir alacak için indirir.

Silinen faturadaki GST/HST'yi nasıl geri alırım (107 satırı)?

Silmenin yapıldığı raporlama dönemini içeren GST/HST beyannamesinin veya sonraki bir beyannamenin 107 satırından indirin (231(1). madde). Satışı ilk beyan eden beyannameyi değiştirmeyin (CRA beyanname talimatları).

İndirim A × B ÷ C formülüyle hesaplanır:

• A, satış üzerindeki GST/HST'dir.
• B, sildiğiniz ödenmemiş fiyat, vergi ve uygulanabilir eyalet vergisinin toplamıdır.
• C, satışın toplam fiyatı, vergisi ve uygulanabilir eyalet vergisidir.

Faturanın tamamını silmek, aşağıdaki koşullar sağlanırsa verginin tamamını geri getirir. Kısmi silme aynı oranda geri getirir. HST uygulanan eyaletlerde vergi HST'dir. Aynı satışta öngörülmüş bir eyalet satış vergisi (prescribed provincial sales tax) tahsil edildiyse, bu vergi B ve C'ye dahil edilir, ancak yalnızca GST/HST geri alınır (231(5). madde). Beyannamenin kendisini vermek için bkz. GST/HST ve girdi vergisi kredisi beyanı. Ödenmeyen fatura için en başta GST/HST'nin doğup doğmadığı Depozito ve ödenmeyen faturalarda GST/HST rehberinde ele alınır.

GST/HST talebi için hangi koşullar geçerlidir?

231. maddedeki her koşulun sağlanması gerekir:

1. Vergiye tabi olmalı, sıfır oranlı olmamalı. Sıfır oranlı satışta geri alınacak vergi yoktur.
2. Müşteri sizinle ilişkili olmamalı. İlişkili kişiler bağımsız taraflar arası (arm's length) işlem yapmıyor sayılır; ilişkisiz kişilerde ise bu somut olaya bağlıdır (126. madde). İlişkili, Income Tax Act'e göre ilişkili demektir (251. madde): örneğin kan, evlilik, fiili birliktelik (common-law partnership) veya evlat edinme yoluyla bağlı aile üyeleri ile bir şirket ve onu kontrol eden kişi. Ortaklığın bir üyesi de ortaklıkla ilişkili sayılır; bu yüzden bir ortağın ortaklığa olan borcu bu koşulu sağlamaz.
3. Tahsil edilemeyen ve defterlerinizde silinmiş olmalı. Borcun tamamının veya bir kısmının tahsil edilemez hale geldiği kanıtlanmalı ve borcu muhasebe defterlerinizde silmiş olmalısınız.
4. Vergi beyan edilmiş ve ödenmiş olmalı. Satıştaki GST/HST'yi, verginin tahsil edilebilir hale geldiği dönemin beyannamesinde beyan ettiniz ve o beyannamede görünen borcun tamamını ödediniz (231(1.1). madde).
5. Süresinde olmalı. Talep, aşağıdaki süre içinde verilen bir beyannamede yer almalıdır.

O beyannamede ödenmemiş bir bakiye kalması talebi engeller. Hiç beyan edilmemiş vergi de engeller. İlişkili bir müşteri de, alacak gelir vergisi bakımından yine de tahsil edilemeyen alacak olabilse bile, talebi engeller.

GST/HST'yi geri almak için ne kadar süremiz var?

Talebi içeren beyanname, silme dönemine ait beyannamenin son tarihinden itibaren 4 yıl içinde verilmelidir (231(4). madde). Süre, satışın dönemiyle değil, borcu defterlerinizde sildiğiniz dönemle başlar.

Yıllar önce yapılmış ve hiç talep edilmemiş bir silme kaydı için süre zaten dolmuş olabilir. Kanun, GST/HST süresini defterlere, gelir vergisi indirimini ise alacağın tahsil edilemez hale geldiği yıla bağlar. İkisi farklıysa, birini talep etmeden önce iki tarihi de doğrulayın.

Müşteri bir kısmını daha sonra öderse ne olur?

Daha önceki bir yılda tahsil edilemeyen alacak olarak indirdiğiniz borca yapılan ödeme yeniden gelirdir ve 107 satırında indirdiğiniz GST/HST'nin bir kısmı geri eklenir. Ödemenin satış bedeli kısmı, alındığı yılın gelirine girer (12(1)(i) paragrafı); şahıs işletmesi sahibi bunu 8230 satırına (Other income) yazar (CRA).

Vergi payı, parayı aldığınız dönemin beyannamesinde 104 satırına yazılır; ancak yalnızca 107 satırı indirimini talep ettiyseniz (231(3). madde). Formül A × B ÷ C'dir: A geri alınan tutar, B satıştaki GST/HST, C toplam fiyat, vergi ve uygulanabilir eyalet vergisidir.

Québec'te neler değişir? British Columbia, Saskatchewan ve Manitoba'daki PST ne olur?

Québec'te GST kısmı yine aynı 231. maddeyi izler; ancak GST/HST'yi orada genellikle Revenu Québec yönetir, bu yüzden talep onunla verilen beyannameye yazılır (RC4022). Bu sayfa QST için tahsil edilemeyen alacak düzeltmesini kapsamaz; Revenu Québec'in tahsil edilemeyen alacaklar sayfası ile başlayın.

British Columbia, Saskatchewan ve Manitoba'daki PST ayrı bir eyalet vergisidir. 231. madde yalnızca GST/HST'yi iade eder ve bu sayfa hiçbir eyaletin PST rahatlamasını belirtmez. Eyalet satış vergisi rehberiyle başlayın.

Silmeyi ve GST/HST'yi defterlerime nasıl kaydederim?

Silme kaydının tarihini doğru verin: dönemi, talebin hangi GST/HST beyannamesinde yer alacağını belirler ve süreyi başlatır. Beyannamenin okuduğu hesapların aynısını kullanın; bkz. GST/HST'yi defterlerinize kaydetme.

Aşağıdaki GST/HST kayıtları, silmenin 107 satırı için uygun olduğunu, geri alma kaydı ise 107 satırının talep edildiğini varsayar. İlişkili müşteri veya Quick Method (GST/HST için basitleştirilmiş hesaplama yöntemi) satışı gibi nedenlerle rahatlama yoksa, geri alınamayan verginin nasıl işleneceğini kayıt yapmadan önce belirleyin.

Bir şirketin T2 beyannamesinde, tahsil edilemeyen alacak gideri için GIFI kodu 8590, şüpheli alacak karşılığı için 1061'dir (CRA GIFI rehberi).

Quick Method talebi değiştirir mi?

Evet, GST/HST için. Quick Method kullanan bir işletme, genellikle Quick Method hesabına dahil edilen satışlardaki tahsil edilemeyen alacaklar için net vergisini düzeltemez. 107 satırı, bu hesabın dışındaki satışlardaki tahsil edilemeyen alacaklar içindir, 104 satırı ise bunların geri kazanımı içindir (CRA Guide RC4058). Yukarıdaki gelir vergisi kuralları, satışın gelirde yer almış olmasını yine de şart koşar. Quick Method'un bu geliri nasıl şekillendirdiği defterlerde Quick Method ve işletme geliri rehberinde anlatılır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; rakamlar Kanada dolarıdır.

Bir danışmanın müşterisi iflas ediyor

Ontario'daki bir danışman, Mart ayında C$10.000 artı C$1.300 HST, toplam C$11.300 tutarında fatura keser. Normal GST/HST yöntemini kullanır ve müşteriyle bağımsız taraflar arası (arm's length) çalışır. O dönem için HST'yi beyan edip öder. Müşteri iflas eder, hiçbir şeyin tahsil edilemeyeceğini gösteren belgeleri vardır ve Aralık ayında C$11.300 tutarını siler.

Gelir vergisi bakımından C$10.000 tahsil edilemeyen alacak olabilir, çünkü zaten gelirinde yer almıştır. HST için A 1.300, B 11.300 ve C 11.300'dür; indirim C$1.300 olur. Bunu Mart beyannamesinde değil, Aralık ayındaki silmeyi içeren dönemin beyannamesinde 107 satırından alır ve beyannameyi yukarıdaki süre içinde verir.

Yıl sonunda alacakları olan bir şirket

Bir şirketin yıl sonunda, GST/HST hariç ve zaten gelire dahil edilmiş C$60.000 alacağı vardır; bunun C$8.000 tutarı vadesi uzun süredir geçmiş iki adlı müşteriye aittir. Bunun C$5.000 tutarının büyük olasılıkla tahsil edilemeyeceğini değerlendirir ve satışların yüzdesine değil, bu iki hesaba bağlı olarak C$5.000 karşılık ayırır.

Karşılık bu yıl indirilir ve ertesi yıl gelire geri eklenir; o yıl sonundaki olgularla yeni bir karşılık ayrılır. Henüz GST/HST geri alınmaz. İki müşteriden biri daha sonra batar ve alacak tahsil edilemeyen alacak olarak silinirse, tahsil edilemeyen alacak indirimi alacağın tahsil edilemez hale geldiği yıla yazılır; yukarıdaki koşullar sağlanıyorsa 107 satırı talebi de silmeyi içeren GST/HST döneminde yapılır.

Silmeden sonra kısmi ödeme

Bir müşteri, geçen yıl silinen yukarıdaki C$11.300 tutarındaki Ontario faturasına C$2.000 öder. Vergi payı 2.000 × 1.300 ÷ 11.300, yani yaklaşık C$230,09 olur ve paranın geldiği dönemin 104 satırına eklenir. Kalan C$1.769,91 yeniden gelirdir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yıllar önce HST'sini aktardığınız büyük bir fatura: 4 yıl süresi dolmak üzere veya dolmuş olabilir; gelir vergisi indirimi için doğru yıl da farklı olabilir. Tarihleri ve talebi muhasebe kayıtları desteği ile kontrol ettirin.
• Müşteri sizinle ilişkili (sizin veya ailenizin kontrol ettiği bir şirket ya da bir ortak) veya Kanada dışında: ilişkili müşteri GST/HST indirimini engeller. Yurt dışındaki bir müşteriye yapılan satış sıfır oranlı olmuş olabilir; bu durumda geri alınacak vergi kalmaz. Sizinkinin öyle olup olmadığı ne sattığınıza bağlıdır. Bkz. ABD'li müşterilere GST/HST uygulama; hangi kuralın geçerli olduğunu muhasebe kayıtları desteği ile belirleyin.
• Yıl sonunda alacakları olan bir şirketseniz: hangi hesapların tahsil edilemeyen, hangilerinin yalnızca şüpheli olduğuna karar vermek ve karşılığı Schedule 13 üzerinden taşımak yıl sonu işidir. Bkz. şirket için yıl sonu kapanış kontrol listesi ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• GST/HST beyannameleri verilmemiş veya satıştaki vergi hiç ödenmemiş: talep, asıl verginin beyan edilip aktarılmasına bağlıdır. Bkz. verilmemiş GST/HST beyannameleri; kayıtları yeniden oluşturmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Defterleriniz geride: neyin silineceğine karar vermeden önce gecikmiş defterlerin tamamlanması rehberine bakın.
• Para depozito veya ön ödeme olarak geldi: bkz. müşteri ön ödemeleri ve kazanılmamış gelir.
• Québec'te veya PST uygulanan bir eyaletteyseniz: QST ve PST kuralları farklıdır. Eyalet satış vergisi rehberiyle başlayın.