Facture impayée : créance irrécouvrable, caisse ou exercice

Puis-je radier une facture qu'un client n'a jamais payée?

Aux États-Unis, une entreprise ne peut déduire la facture impayée d'un client comme créance irrécouvrable que si le montant de la facture a déjà été compté dans son revenu (IRS Topic 453; Publication 334). Une entreprise à la méthode d'exercice a compté la facture au moment où elle l'a gagnée. Elle peut donc déduire la partie impayée dès que la créance est sans valeur (irrécouvrable). Une entreprise à la méthode de caisse ne l'a jamais comptée. Elle n'a donc généralement rien à déduire.

Trois éléments compliquent un dossier. Premièrement, la méthode inscrite dans la déclaration de revenus produite décide de la déduction, pas le réglage de caisse ou d'exercice d'un rapport du logiciel. Vérifiez la case de la méthode comptable sur la dernière déclaration : annexe C, ligne F; formulaire 1120, annexe K, ligne 1; formulaire 1120-S, annexe B, ligne 1; ou formulaire 1065, élément H. Si vos livres et votre déclaration utilisent des méthodes différentes, la facture impayée n'a peut-être jamais atteint la déclaration. Deuxièmement, une facture importante, ancienne ou liée à une faillite exige une preuve et la bonne année. Troisièmement, quand les livres sont en retard ou que plusieurs déclarations ne sont pas produites, une facture peut se trouver dans la mauvaise année ou manquer, et une créance devenue irrécouvrable dans une année antérieure peut maintenant relever d'une demande de remboursement limitée dans le temps.

Une entreprise de services à la méthode d'exercice peut aussi être autorisée à ne pas comptabiliser les honoraires qu'elle s'attend à ne pas encaisser, ce qui change la réponse : voir la section sur la provision plus bas.

Réunissez les factures, une balance âgée (la liste de vos factures impayées classées selon leur ancienneté), chaque tentative de recouvrement, tout avis de faillite ou de fermeture, et la méthode indiquée sur la dernière déclaration.

Pourquoi une entreprise à la méthode de caisse ne peut-elle pas déduire une facture impayée?

Une entreprise à la méthode de caisse ne déclare un revenu que lorsqu'elle reçoit le paiement. Une facture impayée n'a donc jamais atteint sa déclaration, et une déduction pour créance irrécouvrable n'existe que pour un revenu déjà déclaré. Selon la méthode de caisse décrite dans la Publication 538, le revenu compte au moment de sa réception, et la Publication 334 dit qu'aucune déduction n'est permise pour des sommes impayées jamais comprises dans le revenu. Le règlement donne comme exemples les salaires, les honoraires et les loyers impayés (26 CFR 1.166-1(e)).

Le paiement perdu n'est pas déduit une seconde fois : il n'a jamais augmenté le revenu imposable, et une entreprise à la méthode de caisse déduit généralement ce qu'elle a payé pour faire le travail, comme les matériaux, les sous-traitants et les salaires, dans l'année où elle les paie (Publication 538).

Une entreprise qui tient des stocks peut avoir compté certaines factures comme revenu et d'autres non. Celle qui doit comptabiliser ses stocks, et qui n'est pas un petit contribuable, utilise la méthode d'exercice pour les achats et les ventes de marchandises et peut généralement utiliser la méthode de caisse pour les autres postes (Publication 538, méthode hybride). Vérifiez chaque facture par rapport à la déclaration. La méthode qui s'applique est expliquée dans méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise.

Quand une facture impayée devient-elle une créance irrécouvrable à la méthode d'exercice?

Une facture à la méthode d'exercice devient une créance irrécouvrable déductible dans l'année où elle devient sans valeur, c'est-à-dire quand les faits ne montrent aucune attente raisonnable d'être remboursé (Topic 453). Les sources ne fixent aucun nombre de jours de retard. C'est un jugement fondé sur les faits.

• Une seule année de déduction. La déduction appartient à l'année où la créance devient sans valeur. L'entreprise n'a pas à attendre l'échéance de la facture (Topic 453).
• Une facture à la fois. L'entreprise déduit les créances précises qui deviennent irrécouvrables, pas une estimation portant sur l'ensemble des comptes clients (Publication 334).

Une créance entièrement sans valeur doit être déduite dans l'année où elle le devient, pas dans une année ultérieure. Si cette année est passée, une demande de remboursement peut rester possible pendant un temps limité : voir la section sur une créance devenue sans valeur dans une année antérieure. Une créance née d'une vente à crédit à un client est une créance commerciale; un prêt est une autre sorte de créance : voir la section sur les prêts et l'argent prêté à un ami ou à un proche.

Comment prouver qu'une facture est vraiment impayée et sans valeur?

Montrez que vous avez pris des mesures raisonnables pour recouvrer la somme et que, selon l'ensemble des faits, rien d'autre ne rentrera (Topic 453). Le règlement tient compte de toute preuve pertinente, y compris la valeur d'une garantie et la situation financière du débiteur (26 CFR 1.166-2(a)). Une poursuite n'est pas exigée si les faits montrent qu'elle ne mènerait probablement pas au recouvrement d'un jugement (26 CFR 1.166-2(b)).

La faillite est généralement un signe qu'une créance non garantie et non privilégiée est sans valeur, au moins en partie. Une créance peut devenir sans valeur avant le règlement du dossier, ou seulement à ce règlement. Si les faits la montraient déjà sans valeur plus tôt, la fin du dossier dans une année ultérieure ne déplace pas la déduction à cette année-là (26 CFR 1.166-2(c)).

Une radiation dans les livres n'est pas en soi une preuve que la créance est sans valeur. Le règlement exige aussi qu'un exposé des faits qui appuient la déduction pour créance irrécouvrable accompagne la déclaration (26 CFR 1.166-1(b)). Savoir si un client qui a simplement cessé de répondre est devenu insolvable dans une année donnée est un jugement que l'IRS peut contester.

Puis-je radier une partie d'une facture?

Oui, pour une créance commerciale déjà comptée dans le revenu et seulement en partie recouvrable, mais la déduction est limitée au montant radié dans les livres cette année-là (Publication 334; 26 CFR 1.166-3). L'entreprise doit pouvoir montrer quelle part est sans valeur et quelle part a été radiée.

Si le client a payé une partie et que le reste ne rentrera jamais, le solde impayé est une créance entièrement sans valeur, pas partiellement. Pour une créance entièrement sans valeur, la déduction ne dépend pas d'une écriture dans les livres, mais faites-en une quand même : si l'IRS traite plus tard la créance comme seulement partiellement sans valeur, un montant non radié cette année-là n'est pas déductible (Publication 334).

Une créance partiellement sans valeur peut être radiée dans une année ultérieure, mais aucune partie ne peut être déduite après l'année où la créance devient entièrement sans valeur (Publication 334). Une créance non commerciale ne peut pas du tout être déduite en partie (Topic 453).

Et si le client paie plus tard?

Si une entreprise à la méthode d'exercice a déduit la créance et en recouvre ensuite une partie ou la totalité, le montant recouvré est un revenu, jusqu'à concurrence du montant déduit, moins toute partie de la déduction qui n'a pas réduit son impôt (Publication 334; 26 CFR 1.166-1(f)). Il est déclaré comme autre revenu. Une déduction qui a augmenté une perte d'exploitation nette reportée non encore expirée est réputée avoir réduit l'impôt (Publication 334).

Une entreprise à la méthode de caisse n'a rien déduit. Un paiement tardif est donc un revenu ordinaire dans l'année où il arrive (Publication 538).

Comment inscrire la radiation et la charge pour créances irrécouvrables dans mes livres?

À la méthode d'exercice, l'écriture de journal est un débit à la charge pour créances irrécouvrables et un crédit aux comptes clients, datée de l'année où la créance est devenue sans valeur. Radier signifie retirer la facture des comptes clients (l'argent que les clients vous doivent) et l'inscrire en charge pour créances irrécouvrables. En tenue de livres, on appelle cela la méthode de la radiation directe. Dans des livres tenus à la méthode de caisse, il n'y a aucune charge à inscrire.

Utilisez un compte distinct pour la charge pour créances irrécouvrables afin que le total puisse être rattaché à la déclaration. Gardez avec chaque écriture le nom du client, le numéro de facture, la date et les preuves. Si la facture comprend de la taxe de vente, séparez le prix et la taxe avant de comptabiliser, et équilibrez l'écriture. La taxe de vente imposée à l'acheteur, que vous percevez et remettez à l'État, n'est pas votre revenu. Elle est donc hors de la déduction pour créance irrécouvrable (26 CFR 1.166-1(e); Publication 334). La taxe imposée à vous comme vendeur fait partie des recettes brutes et suit donc la facture. La façon de régler la part de taxe, et la possibilité de la récupérer auprès de l'État, suivent les règles de l'État : voir la taxe de vente à payer et la déclaration et produire les déclarations de taxe de vente. Un remboursement à un client ou une note de crédit n'est pas une créance irrécouvrable : voir inscrire les remboursements dans les livres. Si les livres et la déclaration utilisent des méthodes différentes, voir des livres à la méthode d'exercice et une déclaration à la méthode de caisse. Radier une facture n'exige pas de formulaire 1099-C : ce formulaire est produit par les prêteurs et les créanciers semblables, pas par une entreprise ordinaire qui a vendu à crédit (instructions des formulaires 1099-A et 1099-C).

Puis-je déduire une provision pour créances douteuses?

Généralement non. Une entreprise doit généralement utiliser la méthode de la radiation précise, en déduisant chaque créance au moment où elle devient irrécouvrable (Publication 334). Le Congrès a aboli la provision générale pour créances irrécouvrables à l'article 166 (26 U.S.C. 166); les banques ont leurs propres règles.

Une provision dans les livres est une estimation. La charge inscrite pour la constituer n'est pas une déduction fiscale. Gardez donc une note de l'écart pour la personne qui prépare la déclaration. La déduction vient plus tard, facture par facture.

Une règle différente existe pour les fournisseurs de services. Une entreprise à la méthode d'exercice n'a pas à comptabiliser les honoraires de services que son expérience lui dit qu'elle n'encaissera pas si elle œuvre dans la santé, le droit, le génie, l'architecture, la comptabilité, les sciences actuarielles, les arts de la scène ou le conseil, ou si elle satisfait au critère des recettes brutes des petites entreprises de l'article 448(c) pour toutes les années antérieures. Cela couvre de nombreuses petites entreprises de services. La règle ne s'applique pas à un montant qui porte intérêt ou une pénalité pour paiement tardif (26 U.S.C. 448(d)(5); Publication 334). Les honoraires non comptabilisés de cette façon n'ont jamais été un revenu et ne sont donc pas déduits plus tard comme créances irrécouvrables. C'est une question de méthode comptable assortie de conditions, pas une déduction pour provision : demandez à la personne qui prépare votre déclaration quelle méthode vos livres suivent.

Où va une créance irrécouvrable dans ma déclaration, et combien de temps garder les registres?

Une créance commerciale irrécouvrable va dans la déclaration de l'entreprise elle-même, et un recouvrement va à sa ligne des autres revenus. Les numéros de ligne ci-dessous viennent des derniers formulaires publiés; confirmez-les sur le formulaire que vous produisez.

Sources : instructions de l'annexe C, du formulaire 1065, du formulaire 1120-S et du formulaire 1120. Une société par actions ou une société de personnes à la méthode de caisse ne peut réclamer une créance irrécouvrable que si le montant a déjà été inclus dans le revenu, et les lignes de la société de personnes et de la société de type S ne visent que les créances commerciales.

Gardez les registres qui appuient une déduction pour créance irrécouvrable pendant 7 ans, la période que la Publication 583 donne pour une demande relative à une créance irrécouvrable, comptée à partir de la date d'échéance de la déclaration de l'année où la créance est devenue sans valeur (26 U.S.C. 6511(d)(1)). C'est plus long que ce dont la plupart des registres ont besoin. Pour les autres périodes de conservation, voir combien de temps garder les registres d'entreprise.

Et si la créance est devenue sans valeur dans une année antérieure et que je ne l'ai jamais déduite?

Une entreprise, ou ses propriétaires, peut présenter une demande de remboursement au lieu de déduire dans l'année d'origine. La date limite est la plus tardive des deux dates de la ligne (Publication 334; 26 U.S.C. 6511(d)(1)).

La correction d'une entité transparente modifie le revenu de ses propriétaires. Les propriétaires modifient donc habituellement aussi leurs propres déclarations, sur le formulaire 1040-X pour un particulier, afin de réclamer le remboursement. Une AAR est due dans les 3 ans suivant la plus tardive des deux dates, soit la date de production de la déclaration de la société de personnes, soit sa date d'échéance sans prolongation, et jamais après l'envoi par la poste d'un avis de procédure administrative (26 U.S.C. 6227; instructions du formulaire 1065-X). Les délais plus longs ci-dessus ne la prolongent pas; consultez un préparateur avant de vous y fier pour une société de personnes ou une société de type S.

La demande exige la même preuve de l'absence de valeur et de l'année où elle s'est produite, et pour une créance partiellement sans valeur, elle ne couvre que la partie radiée dans les livres cette année-là (Publication 334, tableau 8-1; 26 CFR 1.166-3). Chaque année a sa propre fenêtre, de sorte que les plus anciennes ferment en premier.

Et si la somme impayée était un prêt, ou un montant remis à un ami ou à un proche, et non une vente?

Un prêt est une autre sorte de créance. C'est une créance commerciale irrécouvrable seulement s'il a été consenti pour une raison d'affaires, comme un prêt à un client, à un fournisseur, à un employé ou à un distributeur (Publication 334).

Une créance doit aussi être de bonne foi : une obligation valide et exécutoire de payer une somme fixe ou déterminable (26 CFR 1.166-1(c)). L'argent prêté compte, de sorte qu'une entreprise à la méthode de caisse n'a pas besoin de l'avoir déclaré comme revenu (Topic 453). Une société de type C échappe aux règles sur les créances non commerciales. Un prêt devenu irrécouvrable est donc évalué selon les règles ordinaires sur les créances irrécouvrables, y compris les conditions de créance de bonne foi et de don (26 U.S.C. 166(d)(1)).

Un solde impayé dû par un propriétaire, ou par une autre société que le propriétaire contrôle, peut être un prêt d'actionnaire ou de membre plutôt qu'une facture de client : voir les prêts aux actionnaires au bilan. Si un proche a plutôt prêté de l'argent à l'entreprise, voir un prêt familial à votre entreprise.

Comment faire le ménage des vieilles factures et des comptes clients en fin d'année?

Rattachez chaque facture ouverte à une preuve, puis radiez seulement celles qui sont sans valeur. L'ordre ci-dessous garde les livres et la déclaration en accord.

1. Confirmez la méthode inscrite dans la déclaration produite (la case de la méthode comptable de l'annexe C, du formulaire 1120, du formulaire 1120-S ou du formulaire 1065).
2. Produisez une balance âgée et faites-en concorder le total avec le solde des comptes clients au bilan.
3. Classez chaque vieille facture : encore recouvrable, contestée (un crédit ou un remboursement), en partie payée, ou sans valeur.
4. Pour chaque facture sans valeur, réunissez la facture, le dossier de recouvrement et tout avis de faillite ou de fermeture, et notez la date à laquelle elle est devenue sans valeur.
5. À la méthode d'exercice, radiez chaque facture sans valeur, ou sa partie irrécouvrable, dans l'année où elle est devenue sans valeur. À la méthode de caisse, annulez les factures qui ne seront jamais payées.
6. Appliquez les paiements aux bonnes factures et vérifiez les sommes reçues en janvier qui appartiennent à décembre (une facture payée dans l'année d'imposition suivante).
7. Remettez au préparateur la liste de chaque radiation : client, montant, date de facturation, date à laquelle la créance est devenue sans valeur et preuves.

Le reste de la clôture se trouve dans la liste de contrôle de la clôture de fin d'année.

Exemple

Tous les montants sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Un consultant à la méthode de caisse n'est jamais payé

Un consultant, entrepreneur individuel à la méthode de caisse, facture 5 000 $ en mars, et le client ne paie jamais. La facture n'a jamais été déclarée comme revenu, donc il n'y a aucune déduction pour créance irrécouvrable. Le bénéfice de l'annexe C n'a jamais compris les 5 000 $. Les livres annulent la facture ouverte. Si le client paie dans une année ultérieure, les 5 000 $ sont un revenu à la réception.

Une firme à la méthode d'exercice et une faillite

L'année 1, une firme de design à la méthode d'exercice facture et déclare 12 000 $ de revenus. L'année 2, le client déclare faillite, et la firme constate qu'il n'a aucun actif pour payer ses créanciers. La firme conclut que la créance est devenue sans valeur cette année-là, garde l'avis du tribunal et son dossier de recouvrement, et radie 12 000 $ dans les livres et dans sa déclaration de l'année 2. L'année 3, le syndic trouve un actif et paie 2 000 $. Si la déduction de l'année 2 a réduit l'impôt de la firme, les 2 000 $ sont un revenu de l'année 3, déclaré comme autre revenu.

Un service de 3 000 $ rendu à un ami

Un propriétaire remet 3 000 $ à un ami et appelle plus tard cette somme une facture impayée. S'il s'agissait d'un vrai prêt sans raison d'affaires, c'est une créance non commerciale : une perte en capital à court terme, permise seulement dans l'année où elle est entièrement sans valeur, avec un exposé joint. Si les deux parties comprenaient que l'ami pourrait ne pas rembourser, c'était un don et rien n'est déductible. Un prêt consenti pour une raison d'affaires, par exemple à un client ou à un fournisseur, et une vraie vente de services à crédit suivent les règles commerciales ci-dessus.

Votre situation est différente?

• Vos comptes clients sont importants ou anciens, ou vous ne savez pas quelle méthode vos déclarations ont utilisée : la méthode, les factures qui ont déjà été comptées dans le revenu et l'année à laquelle appartient chaque radiation doivent toutes être réglées avant de radier quoi que ce soit. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour faire concorder les comptes clients avec les déclarations.
• Vos livres sont à la méthode d'exercice, mais votre déclaration est à la méthode de caisse : les factures impayées n'ont peut-être jamais atteint la déclaration. Voir des livres à la méthode d'exercice et une déclaration à la méthode de caisse et l'aide en tenue de livres.
• Un client a déclaré faillite : l'année où la créance est devenue sans valeur peut différer de l'année de clôture du dossier. Apportez l'avis et les factures à l'aide en tenue de livres avant la clôture des livres de cette année.
• Plusieurs années ne sont pas produites ou les livres sont en retard : les comptes clients de ces années peuvent se trouver dans la mauvaise année ou manquer. Voir rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Vous devez passer, ou voulez passer, de la méthode de caisse à la méthode d'exercice : le changement modifie les factures qui comptent comme revenu, et les comptes clients déjà sans valeur à la fin de l'année précédente sont exclus de l'ajustement (Rev. Proc. 2025-23, art. 15.01(3)(a)). Voir passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.
• Vous avez vendu ou fermé l'entreprise et gardé les comptes clients : ils restent des créances commerciales s'ils deviennent irrécouvrables plus tard (Publication 334). Gardez donc les preuves après la clôture des livres. Apportez les factures à l'aide en tenue de livres.
• De la taxe de vente a déjà été payée sur la vente impayée : la loi de l'État décide de ce que vous pouvez récupérer. Voir produire les déclarations de taxe de vente.
• Vous avez prêté l'argent vous-même, hors de l'entreprise : la déclaration qui porte la perte dépend de la personne qui a consenti le prêt. Voir l'aide en impôt des particuliers.
• Vous êtes au Canada : voir radier des factures de clients impayées au Canada.