شطب الفواتير غير المدفوعة: دين معدوم بالأساس النقدي أو الاستحقاق

هل يمكنني شطب فاتورة لم يدفعها العميل؟

يمكن للنشاط خصم فاتورة عميل غير مدفوعة دينًا معدومًا فقط إذا كان مبلغ الفاتورة قد احتُسب فعلًا في دخله (IRS الموضوع 453؛ المنشور 334). والنشاط على أساس الاستحقاق احتسب الفاتورة عند كسبها، فيجوز له خصم الجزء غير المدفوع متى صار الدين عديم القيمة (غير قابل للتحصيل). أما النشاط على الأساس النقدي فلم يحتسبها قط، فلا يوجد عمومًا ما يخصمه.

ثلاثة أمور تجعل الحالة أقل بساطة. أولًا، الطريقة المذكورة في الإقرار الضريبي المقدَّم هي التي تحسم الخصم، لا إعداد الأساس النقدي أو الاستحقاق في تقرير البرنامج. تحقق من خانة الطريقة المحاسبية في آخر إقرار: Schedule C السطر F، أو النموذج 1120 Schedule K السطر 1، أو النموذج ⁦1120-S⁩ Schedule B السطر 1، أو النموذج 1065 البند H. وإذا اختلفت طريقة دفاترك عن طريقة إقرارك، فقد لا تكون الفاتورة غير المدفوعة قد وصلت إلى الإقرار قط. ثانيًا، الفاتورة الكبيرة أو القديمة أو المرتبطة بإفلاس تحتاج إلى إثبات والسنة الصحيحة. ثالثًا، عندما تكون الدفاتر متأخرة أو عدة إقرارات غير مقدَّمة، قد تقع الفاتورة في سنة خاطئة أو تكون مفقودة، وقد يكون الدين الذي فسد في سنة سابقة مطالبة باسترداد محدودة المدة الآن.

وقد يُسمح للنشاط الخدمي على أساس الاستحقاق أيضًا بعدم استحقاق الرسوم التي يتوقع ألا يحصّلها، وهذا يغيّر الإجابة: راجع قسم المخصص أدناه.

اجمع الفواتير وتقرير أعمار الديون (قائمة فواتيرك غير المدفوعة مرتبة بحسب عمرها) وكل محاولة تحصيل وأي إشعار إفلاس أو إغلاق والطريقة المذكورة في آخر إقرار.

لماذا لا يستطيع النشاط على الأساس النقدي خصم فاتورة غير مدفوعة؟

النشاط على الأساس النقدي يبلّغ عن الدخل عند استلام الدفع فقط، فلا تصل فاتورة غير مدفوعة إلى إقراره أبدًا، ولا يوجد خصم دين معدوم إلا للدخل الذي سبق الإبلاغ عنه. فبموجب الأساس النقدي في المنشور 538 يُحتسب الدخل عند استلامه، ويقول المنشور 334 إنه لا يُسمح بخصم لمبالغ غير مدفوعة لم تدخل الدخل. وتذكر اللائحة الأجور والرواتب والرسوم والإيجارات غير المدفوعة أمثلة (⁦26 CFR 1.166-1(e)⁩).

والدفعة الضائعة لا تُخصم مرة ثانية: فهي لم ترفع الدخل الخاضع للضريبة، والنشاط على الأساس النقدي يخصم عمومًا ما دفعه لإنجاز العمل، مثل المواد والمقاولين من الباطن والأجور، في السنة التي يدفعها فيها (المنشور 538).

قد يكون النشاط الذي يحتفظ بمخزون قد احتسب بعض الفواتير دخلًا دون غيرها. فالنشاط الذي يجب أن يحاسب على المخزون وليس من الأعمال الصغيرة يستخدم الاستحقاق لمشتريات البضائع ومبيعاتها، ويمكنه عمومًا استخدام الأساس النقدي لبقية البنود (المنشور 538، الطريقة المختلطة). فطابق كل فاتورة مع الإقرار. والطريقة المنطبقة في الأساس النقدي أم الاستحقاق للأعمال الصغيرة.

متى تصبح الفاتورة غير المدفوعة دينًا معدومًا على أساس الاستحقاق؟

تصبح فاتورة أساس الاستحقاق دينًا معدومًا قابلًا للخصم في السنة التي تصير فيها عديمة القيمة، أي عندما تُظهر الوقائع أنه لا يوجد توقع معقول بسدادها (الموضوع 453). ولا تحدد المصادر عددًا من الأيام بعد الاستحقاق؛ فهو تقدير على الوقائع.

• اخصم في سنة واحدة. يعود الخصم إلى السنة التي يصبح فيها الدين عديم القيمة. ولا يلزم النشاط الانتظار حتى يحل موعد استحقاق الفاتورة (الموضوع 453).
• فاتورة بفاتورة. يخصم النشاط الديون المحددة التي فسدت، لا تقديرًا لجميع الذمم المدينة (المنشور 334).

الدين عديم القيمة كليًا يجب خصمه في السنة التي يصبح فيها عديم القيمة لا في سنة لاحقة. وإذا مضت تلك السنة، فقد يظل طلب الاسترداد مفتوحًا لمدة محدودة: راجع القسم الخاص بدين صار عديم القيمة في سنة سابقة. والدين الناشئ عن بيع آجل لعميل دين تجاري؛ أما القرض فنوع آخر من الديون: راجع القسم الخاص بالقروض والمال المقرَض لصديق أو قريب.

كيف أثبت أن الفاتورة غير مدفوعة فعلًا وعديمة القيمة؟

بيّن أنك اتخذت خطوات معقولة للتحصيل، وأنه لن يأتي مزيد من المال على ضوء جميع الوقائع (الموضوع 453). وتنظر اللائحة في جميع الأدلة ذات الصلة، ومنها قيمة أي ضمان والحالة المالية للمدين (⁦26 CFR 1.166-2(a)⁩). ولا يلزم رفع دعوى إذا بيّنت الوقائع أن رفعها لن يؤدي على الأرجح إلى تحصيل الحكم (⁦26 CFR 1.166-2(b)⁩).

الإفلاس مؤشر عمومًا على أن الدين غير المضمون وغير المفضَّل عديم القيمة جزئيًا على الأقل. وقد يصبح الدين عديم القيمة قبل تسوية القضية، أو عند التسوية فقط. وإذا كانت الوقائع تُظهر انعدام قيمته من قبل، فإن انتهاء القضية في سنة لاحقة لا ينقل الخصم إلى تلك السنة اللاحقة (⁦26 CFR 1.166-2(c)⁩).

الشطب في الدفاتر ليس في ذاته دليلًا على انعدام القيمة. وتتطلب اللائحة أيضًا أن يرافق الإقرار بيان بالوقائع التي تدعم خصم الدين المعدوم (⁦26 CFR 1.166-1(b)⁩). وهل صار عميل توقف عن الرد ببساطة عديم القيمة في سنة معينة تقدير يجوز لـ IRS أن تشكك فيه.

هل يمكنني شطب جزء من الفاتورة؟

نعم، بالنسبة إلى دين تجاري سبق احتسابه في الدخل ولا يمكن تحصيل جزء منه فقط، لكن الخصم يقتصر على المبلغ المشطوب في الدفاتر في تلك السنة (المنشور 334؛ ⁦26 CFR 1.166-3⁩). ويجب أن يستطيع النشاط أن يبيّن كم هو عديم القيمة وكم شُطب.

إذا دفع العميل جزءًا ولن يأتي الباقي أبدًا، فالرصيد غير المدفوع دين عديم القيمة كليًا لا جزئيًا. وفي الدين عديم القيمة كليًا لا يتوقف الخصم على قيد في الدفاتر، لكن أجرِ القيد مع ذلك: فإذا عاملت IRS الدين لاحقًا على أنه عديم القيمة جزئيًا، فالمبلغ الذي لم يُشطب في تلك السنة غير قابل للخصم (المنشور 334).

يمكن شطب الدين عديم القيمة جزئيًا في سنة لاحقة، لكن لا يجوز خصم أي جزء بعد السنة التي يصبح فيها الدين عديم القيمة كليًا (المنشور 334). والدين غير التجاري لا يجوز خصم جزء منه إطلاقًا (الموضوع 453).

ماذا لو دفع العميل لاحقًا؟

إذا خصم نشاط على أساس الاستحقاق الدين ثم حصّل بعضه أو كله لاحقًا، فإن المبلغ المسترد دخل بقدر المبلغ المخصوم، ناقصًا أي جزء من الخصم لم يخفض ضريبته (المنشور 334؛ ⁦26 CFR 1.166-1(f)⁩). ويُبلَّغ عنه دخلًا آخر. والخصم الذي زاد صافي الخسارة التشغيلية المرحَّلة التي لم تنقض بعد يُعدّ قد خفّض الضريبة (المنشور 334).

النشاط على الأساس النقدي لم يخصم شيئًا، فالدفعة المتأخرة دخل عادي في السنة التي تصل فيها (المنشور 538).

كيف أسجل الشطب ومصروف الدين المعدوم في دفاتري؟

قيد اليومية في دفاتر الاستحقاق هو مدين لمصروف الدين المعدوم ودائن للذمم المدينة، مؤرخ في السنة التي صار فيها الدين عديم القيمة. والشطب يعني إزالة الفاتورة من الذمم المدينة (المال الذي يدين به العملاء لك) وتسجيلها مصروف دين معدوم. ويسمي مسك الدفاتر ذلك طريقة الشطب المباشر. وفي دفاتر الأساس النقدي لا يوجد مصروف يُسجَّل.

استخدم حساب مصروف دين معدوم مستقلًا ليمكن تتبع الإجمالي إلى الإقرار. واحتفظ باسم العميل ورقم الفاتورة والتاريخ والدليل مع كل قيد. وإذا كانت الفاتورة تتضمن ضريبة مبيعات، فافصل السعر عن الضريبة قبل الترحيل، واجعل القيد متوازنًا. وضريبة المبيعات المفروضة على المشتري، التي تجمعها وتمررها إلى الولاية، ليست دخلك، فهي خارج خصم الدين المعدوم (⁦26 CFR 1.166-1(e)⁩؛ المنشور 334). أما الضريبة المفروضة عليك بصفتك البائع فهي جزء من إجمالي المقبوضات، فتتبع الفاتورة. وكيفية تصفية جزء الضريبة، وهل تسمح الولاية باستردادها، تتبع قواعد الولاية: راجع ضريبة المبيعات المستحقة الدفع والإقرار وتقديم إقرارات ضريبة المبيعات. ورد المال للعميل أو إشعار الدائن ليس دينًا معدومًا: راجع تسجيل ردود الأموال في الدفاتر. وإذا اختلفت طريقة الدفاتر عن طريقة الإقرار، فراجع دفاتر الاستحقاق وإقرار ضريبي على الأساس النقدي. وشطب الفاتورة لا يتطلب النموذج ⁦1099-C⁩: فهذا النموذج يقدمه المقرضون والدائنون المماثلون، لا نشاط عادي باع بالآجل (تعليمات النموذجين ⁦1099-A⁩ و⁦1099-C⁩).

هل يمكنني خصم مخصص للديون المشكوك في تحصيلها؟

عمومًا لا. يجب على النشاط عمومًا استخدام طريقة الشطب المحدد، فيخصم كل دين حين يفسد (المنشور 334). وقد ألغى الكونغرس احتياطي الديون المعدومة العام في المادة 166 (⁦26 U.S.C. 166⁩)؛ وللمصارف قواعدها الخاصة.

المخصص في الدفاتر تقدير. والمصروف المسجل لبنائه ليس خصمًا ضريبيًا، فاحتفظ بملاحظة عن الفرق لمن يعد الإقرار. ويأتي الخصم لاحقًا، فاتورة بفاتورة.

توجد قاعدة مختلفة لمقدمي الخدمات. لا يلزم النشاط على أساس الاستحقاق أن يستحق رسوم الخدمات التي تفيد خبرته الخاصة بأنه لن يحصّلها إذا كان يعمل في الصحة أو القانون أو الهندسة أو العمارة أو المحاسبة أو العلوم الاكتوارية أو الفنون الأدائية أو الاستشارات، أو إذا استوفى اختبار الإيرادات الإجمالية للأعمال الصغيرة في المادة ⁦448(c)⁩ في جميع السنوات السابقة. وهذا يشمل كثيرًا من الأنشطة الخدمية الصغيرة. ولا تنطبق القاعدة على مبلغ يحمل فائدة أو غرامة تأخر (⁦26 U.S.C. 448(d)(5)⁩؛ المنشور 334). والرسوم التي لم تُستحق بهذه الطريقة لم تكن دخلًا قط، فلا تُخصم لاحقًا ديونًا معدومة. إنها مسألة طريقة محاسبية بشروط، لا خصم لمخصص: اسأل من يعد إقرارك أي طريقة تتبعها دفاترك.

أين يقع الدين المعدوم في إقراري، وكم أحتفظ بالسجلات؟

يقع الدين المعدوم التجاري في إقرار النشاط نفسه، ويقع المسترد في بند الدخل الآخر. أرقام السطور أدناه من أحدث النماذج المنشورة؛ فتأكد منها في النموذج الذي تقدمه.

المصادر: تعليمات Schedule C والنموذج 1065 والنموذج ⁦1120-S⁩ والنموذج 1120. ولا تستطيع شركة أو شراكة على الأساس النقدي المطالبة بدين معدوم ما لم يكن المبلغ مشمولًا في الدخل سابقًا، وسطرا الشراكة وشركة S يغطيان الديون التجارية فقط.

احتفظ بالسجلات التي تدعم خصم الدين المعدوم 7 سنوات، وهي المدة التي يذكرها المنشور 583 لمطالبة الدين المعدوم، تُحسب من موعد استحقاق الإقرار عن السنة التي صار فيها الدين عديم القيمة (⁦26 U.S.C. 6511(d)(1)⁩). وهذا أطول مما تحتاجه معظم السجلات. ولمدد السجلات الأخرى، راجع مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.

ماذا لو صار الدين عديم القيمة في سنة سابقة ولم أخصمه؟

يستطيع النشاط، أو ملاكه، تقديم مطالبة استرداد بدلًا من الخصم في السنة الأصلية. والموعد النهائي هو الأحدث بين التاريخين في الصف (المنشور 334؛ ⁦26 U.S.C. 6511(d)(1)⁩).

تصحيح الكيان العابر للضريبة يغيّر دخل ملاكه، فيعدّل الملاك عادة إقراراتهم الخاصة أيضًا، على النموذج ⁦1040-X⁩ للفرد، للمطالبة بالاسترداد. ويجب تقديم طلب التعديل الإداري (AAR) خلال 3 سنوات بعد الأحدث بين تاريخ تقديم إقرار الشراكة وموعد استحقاقه دون تمديد، ولا يجوز بعد إرسال إشعار بإجراء إداري (⁦26 U.S.C. 6227⁩؛ تعليمات النموذج ⁦1065-X⁩). والمدد الأطول أعلاه لا تمدّه؛ فاسأل معدّ إقرارات قبل الاعتماد عليها لشراكة أو شركة S.

تحتاج المطالبة إلى الدليل نفسه على انعدام القيمة والسنة التي حدث فيها، وفي الدين عديم القيمة جزئيًا لا تشمل إلا الجزء المشطوب في الدفاتر في تلك السنة (المنشور 334، الجدول ⁦8-1⁩؛ ⁦26 CFR 1.166-3⁩). ولكل سنة نافذتها الخاصة، فتُغلق السنوات الأقدم أولًا.

ماذا لو كان المبلغ غير المدفوع قرضًا، أو لصديق أو قريب، لا بيعًا؟

القرض نوع مستقل من الديون. وهو دين تجاري معدوم فقط إذا مُنح لسبب تجاري، مثل قرض لعميل أو مورد أو موظف أو موزع (المنشور 334).

ويجب أن يكون الدين حسن النية أيضًا: التزام صحيح واجب النفاذ بدفع مبلغ ثابت أو قابل للتحديد (⁦26 CFR 1.166-1(c)⁩). والنقد المُقرَض يُحتسب، فلا يحتاج النشاط على الأساس النقدي إلى أن يكون قد بلّغ عنه دخلًا (الموضوع 453). وشركة C خارج قواعد الديون غير التجارية، فالقرض الذي فسد يُختبر بقواعد الدين المعدوم العادية، ومنها شرطا الدين حسن النية والهبة (⁦26 U.S.C. 166(d)(1)⁩).

قد يكون الرصيد غير المدفوع المستحق على مالك، أو على شركة أخرى يسيطر عليها المالك، قرض مساهم أو عضو لا فاتورة عميل: راجع القروض للمساهمين في الميزانية العمومية. وإذا كان قريب هو من أقرض النشاط، فراجع قرض عائلي لنشاطك.

كيف أنظّف الفواتير القديمة والذمم المدينة في نهاية السنة؟

اربط كل فاتورة مفتوحة بدليلها، ثم اشطب فقط الفواتير عديمة القيمة. والترتيب أدناه يبقي الدفاتر والإقرار متوافقين.

1. تأكد من الطريقة في الإقرار المقدَّم (خانة الطريقة المحاسبية في Schedule C أو النموذج 1120 أو النموذج ⁦1120-S⁩ أو النموذج 1065).
2. شغّل تقرير أعمار الديون وطابق إجماليه مع رصيد الذمم المدينة في الميزانية العمومية.
3. صنّف كل فاتورة قديمة: ما زال تحصيلها ممكنًا، أو متنازع عليها (ائتمان أو رد مال)، أو مدفوعة جزئيًا، أو عديمة القيمة.
4. لكل فاتورة عديمة القيمة، اجمع الفاتورة وسجل التحصيل وأي إشعار إفلاس أو إغلاق، ودوّن تاريخ صيرورتها عديمة القيمة.
5. في دفاتر الاستحقاق، اشطب كل فاتورة عديمة القيمة، أو جزءها غير القابل للتحصيل، في السنة التي صارت فيها عديمة القيمة. وفي دفاتر الأساس النقدي، ألغِ الفواتير التي لن تُدفع.
6. طبّق الدفعات على الفواتير الصحيحة، وتحقق من أموال وصلت في يناير وتخص ديسمبر (فاتورة مدفوعة في السنة الضريبية التالية).
7. أعطِ معدّ الإقرار قائمة بكل شطب: العميل والمبلغ وتاريخ الفوترة وتاريخ صيرورتها عديمة القيمة والدليل.

باقي الإقفال في قائمة إقفال نهاية السنة.

مثال

كل الأرقام توضيحية، بالدولار الأمريكي.

مستشار على الأساس النقدي لا يُدفع له

يصدر صاحب منشأة فردية مستشار على الأساس النقدي فاتورة بـ 5,000 دولار في مارس، ولا يدفعها العميل أبدًا. لم تُدرج الفاتورة دخلًا قط، فلا خصم دين معدوم. وربح Schedule C لم يشمل الـ 5,000 دولار. وتُلغى الفاتورة المفتوحة في الدفاتر. وإذا دفع العميل في سنة لاحقة، فالـ 5,000 دولار دخل عند استلامها.

شركة على أساس الاستحقاق وإفلاس

في السنة 1، تصدر شركة تصميم على أساس الاستحقاق فاتورة وتبلّغ عن إيراد 12,000 دولار. وفي السنة 2، يعلن العميل إفلاسه وترى الشركة أنه لا توجد أصول لسداد الدائنين. فتستنتج الشركة أن الدين صار عديم القيمة في تلك السنة، وتحتفظ بإشعار المحكمة وسجل التحصيل، وتشطب 12,000 دولار في الدفاتر وفي إقرارها عن السنة 2. وفي السنة 3، يجد الأمين أصلًا ويدفع 2,000 دولار. وإذا كان خصم السنة 2 قد خفّض ضريبة الشركة، فإن الـ 2,000 دولار دخل في السنة 3، يُبلَّغ عنه دخلًا آخر.

معروف بقيمة 3,000 دولار لصديق

يسلّم مالك صديقًا 3,000 دولار ثم يسميها لاحقًا فاتورة غير مدفوعة. فإذا كانت قرضًا حقيقيًا بلا سبب تجاري، فهي دين غير تجاري: خسارة رأسمالية قصيرة الأجل، تُسمح فقط في السنة التي يصبح فيها عديم القيمة كليًا، مع إرفاق بيان. وإذا فهم الطرفان أن الصديق قد لا يسدد، فكانت هبة ولا يُخصم شيء. أما القرض الممنوح لسبب تجاري، مثل لعميل أو مورد، والبيع الفعلي للخدمات بالآجل، فيتبعان القواعد التجارية أعلاه.

هل الوضع مختلف لديك؟

• الذمم المدينة كبيرة أو قديمة، أو لا تعرف أي طريقة استخدمتها إقراراتك: لا بد من حسم الطريقة والفواتير التي احتُسبت دخلًا في أي وقت والسنة التي يعود إليها كل شطب قبل شطب أي شيء. احصل على مساعدة في مسك الدفاتر لمطابقة الذمم المدينة مع الإقرارات.
• دفاترك على الاستحقاق وإقرارك على الأساس النقدي: قد لا تكون الفواتير غير المدفوعة قد وصلت إلى الإقرار قط. راجع دفاتر الاستحقاق وإقرار ضريبي على الأساس النقدي ومساعدة في مسك الدفاتر.
• أعلن عميل إفلاسه: قد تختلف سنة انعدام القيمة عن سنة إغلاق القضية. أحضر الإشعار والفواتير إلى مساعدة في مسك الدفاتر قبل إقفال دفاتر تلك السنة.
• عدة سنوات غير مقدَّمة أو الدفاتر متأخرة: قد تكون ذمم تلك السنوات في سنة خاطئة أو مفقودة. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة في مسك الدفاتر.
• يجب أن تتحول، أو تريد التحول، من الأساس النقدي إلى الاستحقاق: التحول يغيّر الفواتير التي تُحتسب دخلًا، والذمم المدينة التي صارت عديمة القيمة فعلًا في نهاية السنة السابقة تُستبعد من التسوية (Rev. Proc. 2025-23، القسم ⁦15.01(3)(a)⁩). راجع التحول من المحاسبة على الأساس النقدي إلى الاستحقاق.
• بعت النشاط أو أغلقته واحتفظت بالذمم المدينة: تظل ديونًا تجارية إذا فسدت لاحقًا (المنشور 334)، فاحتفظ بالدليل بعد إقفال الدفاتر. وأحضر الفواتير إلى مساعدة في مسك الدفاتر.
• دُفعت ضريبة مبيعات بالفعل عن البيع غير المسدد: قانون الولاية يحدد ما يمكنك استرداده. راجع تقديم إقرارات ضريبة المبيعات.
• أقرضت المال بنفسك خارج النشاط: يتوقف إقرار من تقع فيه الخسارة على من قدم القرض. راجع مساعدة ضريبية للأفراد.
• أنت في كندا: راجع شطب فواتير العملاء غير المدفوعة في كندا.