Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty đang giữ hóa đơn khách hàng khó có khả năng được trả
- Chủ doanh nghiệp đang quyết định ghi hóa đơn không thu được vào sổ tiền mặt hay sổ dồn tích như thế nào
Không đề cập ở đây
- Chọn hoặc chuyển đổi giữa phương pháp tiền mặt và dồn tích
- Thuế bán hàng đã nộp cho một lần bán chưa được trả, và quy định thuế thu nhập tiểu bang
- Hoàn tiền cho khách và phiếu ghi có
- Ngân hàng, bên cho vay và các doanh nghiệp khác có nghề kinh doanh là cho vay
- Quy định tại Canada
Tôi có thể xóa sổ hóa đơn mà khách không bao giờ trả không?
Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ hóa đơn khách hàng chưa trả như một khoản nợ khó đòi nếu số tiền trên hóa đơn đã được tính vào thu nhập (IRS Topic 453; Publication 334). Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích đã tính hóa đơn khi kiếm được tiền, nên có thể khấu trừ phần chưa trả khi khoản nợ không còn thu hồi được (uncollectible). Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt chưa bao giờ tính hóa đơn đó, nên nhìn chung không có gì để khấu trừ.
| Phương pháp tiền mặt | Phương pháp dồn tích | |
|---|---|---|
| Khi nào hóa đơn trở thành thu nhập | Khi nhận được tiền | Khi kiếm được tiền từ công việc, đã trả hay chưa |
| Khoản khấu trừ thuế cho hóa đơn chưa trả | Nhìn chung không có: thu nhập chưa bao giờ được khai | Có, nếu thu nhập đã được khai: trong năm khoản nợ không còn thu hồi được |
| Bút toán trong sổ sách | Hủy hóa đơn đang mở; không ghi chi phí | Xóa sổ hóa đơn vào chi phí nợ khó đòi |
Ba điều khiến một trường hợp không còn đơn giản. Thứ nhất, phương pháp trên tờ khai thuế đã nộp quyết định khoản khấu trừ, không phải thiết lập tiền mặt hay dồn tích trên báo cáo của phần mềm. Hãy kiểm tra ô phương pháp kế toán trên tờ khai gần nhất: Schedule C line F, Form 1120 Schedule K line 1, Form 1120-S Schedule B line 1, hoặc Form 1065 item H. Nếu sổ sách và tờ khai dùng hai phương pháp khác nhau, hóa đơn chưa trả có thể chưa bao giờ vào tờ khai. Thứ hai, hóa đơn lớn, cũ hoặc gắn với vụ phá sản cần bằng chứng và đúng năm. Thứ ba, khi sổ sách bị chậm hoặc nhiều tờ khai chưa nộp, hóa đơn có thể nằm sai năm hoặc bị thiếu, và khoản nợ hỏng từ năm trước nay có thể là yêu cầu hoàn thuế có thời hạn.
Doanh nghiệp dịch vụ dùng phương pháp dồn tích cũng có thể được phép không ghi nhận các khoản phí mà họ dự kiến không thu được, điều này làm đổi câu trả lời: xem phần về khoản dự phòng bên dưới.
Hãy gom các hóa đơn, báo cáo tuổi nợ (aging report, danh sách hóa đơn chưa trả xếp theo thời gian), mọi lần cố thu tiền, thông báo phá sản hoặc ngừng hoạt động nếu có, và phương pháp ghi trên tờ khai gần nhất.
Vì sao doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt không khấu trừ được hóa đơn chưa trả?
Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt chỉ khai thu nhập khi nhận được tiền, nên hóa đơn chưa trả chưa bao giờ vào tờ khai, và khoản khấu trừ nợ khó đòi chỉ có đối với thu nhập đã được khai. Theo phương pháp tiền mặt trong Publication 538, thu nhập được tính khi nhận, và Publication 334 nói không được khấu trừ các khoản chưa trả mà chưa bao giờ được tính vào thu nhập. Quy định nêu ví dụ là tiền lương, tiền công, phí và tiền thuê chưa trả (26 CFR 1.166-1(e)).
Khoản tiền không thu được không bị khấu trừ lần thứ hai: nó chưa bao giờ làm tăng thu nhập chịu thuế, và doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt nhìn chung khấu trừ những gì đã trả để làm công việc, như vật liệu, nhà thầu phụ và tiền lương, trong năm trả (Publication 538).
Doanh nghiệp có hàng tồn kho có thể đã tính một số hóa đơn là thu nhập và một số thì không. Doanh nghiệp phải hạch toán hàng tồn kho mà không phải người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ thì dùng phương pháp dồn tích cho việc mua và bán hàng hóa, và nhìn chung có thể dùng phương pháp tiền mặt cho các khoản khác (Publication 538, phương pháp kết hợp). Hãy đối chiếu từng hóa đơn với tờ khai. Phương pháp nào áp dụng được nói trong phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
Khi nào hóa đơn chưa trả trở thành nợ khó đòi theo phương pháp dồn tích?
Hóa đơn theo phương pháp dồn tích trở thành nợ khó đòi được khấu trừ trong năm nó không còn thu hồi được, nghĩa là các dữ kiện cho thấy không có kỳ vọng hợp lý được trả lại (Topic 453). Các nguồn không đặt số ngày quá hạn. Đó là phán đoán dựa trên dữ kiện.
- Khấu trừ trong một năm. Khoản khấu trừ thuộc về năm khoản nợ trở nên không còn thu hồi được. Doanh nghiệp không phải đợi đến hạn của hóa đơn (Topic 453).
- Từng hóa đơn một. Doanh nghiệp khấu trừ các khoản nợ cụ thể đã hỏng, không phải ước tính cho toàn bộ khoản phải thu (Publication 334).
Khoản nợ hoàn toàn không thu hồi được phải được khấu trừ trong năm nó trở nên không thu hồi được, không phải năm sau. Nếu năm đó đã qua, yêu cầu hoàn thuế có thể vẫn còn mở trong thời gian có hạn: xem phần về khoản nợ không thu hồi được từ năm trước. Khoản nợ từ việc bán chịu cho khách là nợ kinh doanh; khoản cho vay là loại nợ khác: xem phần về khoản cho vay và tiền cho bạn bè hoặc người thân vay.
Làm sao chứng minh hóa đơn thật sự chưa trả và không thu hồi được?
Hãy chứng minh bạn đã thực hiện các bước hợp lý để thu nợ và, xét mọi dữ kiện, sẽ không thu thêm được gì (Topic 453). Quy định xem xét mọi bằng chứng liên quan, kể cả giá trị tài sản thế chấp và tình hình tài chính của con nợ (26 CFR 1.166-2(a)). Không bắt buộc phải kiện nếu các dữ kiện cho thấy việc kiện nhiều khả năng không giúp thu được tiền từ bản án (26 CFR 1.166-2(b)).
| Hồ sơ cần giữ | Hồ sơ cho thấy điều gì |
|---|---|
| Hóa đơn, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, và bằng chứng công việc đã làm hoặc hàng đã giao | Khoản nợ có thật và đã được kiếm |
| Sổ cái hoặc khoản nộp ngân hàng cho thấy không nhận được tiền | Hóa đơn thật sự chưa trả |
| Thư nhắc, bản sao kê, ghi chú cuộc gọi và thư đòi nợ có ghi ngày | Các bước hợp lý để thu nợ |
| Báo cáo của công ty thu hồi nợ, hoặc kết quả của tòa án cho thấy không thu được | Nỗ lực thêm cũng vô ích |
| Thông báo phá sản kèm số vụ việc, hồ sơ ngừng hoạt động, hoặc bằng chứng không tìm thấy khách | Tình hình tài chính của con nợ |
| Ghi chú có ngày về lý do bạn quyết định khoản nợ không còn thu hồi được trong năm đó | Năm không thu hồi được |
Phá sản nhìn chung là dấu hiệu cho thấy khoản nợ không có bảo đảm và không có ưu tiên không thu hồi được ít nhất một phần. Khoản nợ có thể trở nên không thu hồi được trước khi vụ việc kết thúc, hoặc chỉ khi kết thúc. Nếu các dữ kiện đã cho thấy nó không thu hồi được từ trước, việc vụ việc kết thúc vào năm sau không chuyển khoản khấu trừ sang năm sau đó (26 CFR 1.166-2(c)).
Việc xóa sổ trong sổ sách tự nó không phải bằng chứng về việc không thu hồi được. Quy định cũng yêu cầu kèm theo tờ khai một bản trình bày các dữ kiện chứng minh khoản khấu trừ nợ khó đòi (26 CFR 1.166-1(b)). Việc một khách chỉ đơn giản là ngừng trả lời đã khiến khoản nợ không thu hồi được trong một năm nhất định hay chưa là phán đoán mà IRS có thể đặt câu hỏi.
Tôi có thể xóa sổ một phần hóa đơn không?
Có, với khoản nợ kinh doanh đã tính vào thu nhập mà chỉ thu hồi được một phần, nhưng khoản khấu trừ bị giới hạn ở số tiền được xóa sổ trong sổ sách trong năm đó (Publication 334; 26 CFR 1.166-3). Doanh nghiệp phải chứng minh được bao nhiêu không thu hồi được và bao nhiêu đã được xóa sổ.
Nếu khách đã trả một phần và phần còn lại sẽ không bao giờ thu được, số dư chưa trả là khoản nợ hoàn toàn không thu hồi được, không phải không thu hồi được một phần. Với khoản nợ hoàn toàn không thu hồi được, khoản khấu trừ không phụ thuộc vào bút toán trong sổ, nhưng vẫn nên ghi một bút toán: nếu sau này IRS coi khoản nợ chỉ không thu hồi được một phần, số tiền không được xóa sổ trong năm đó sẽ không được khấu trừ (Publication 334).
Khoản nợ không thu hồi được một phần có thể được xóa sổ vào năm sau, nhưng không phần nào được khấu trừ sau năm khoản nợ trở nên hoàn toàn không thu hồi được (Publication 334). Nợ không phải nợ kinh doanh hoàn toàn không được khấu trừ một phần (Topic 453).
Nếu khách trả sau đó thì sao?
Nếu doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích đã khấu trừ khoản nợ rồi sau đó thu lại một phần hoặc toàn bộ, khoản thu hồi là thu nhập đến mức số đã khấu trừ, trừ phần khoản khấu trừ không làm giảm thuế của doanh nghiệp (Publication 334; 26 CFR 1.166-1(f)). Khoản này được khai là thu nhập khác. Khoản khấu trừ làm tăng khoản lỗ hoạt động ròng được chuyển sang năm sau chưa hết hạn được tính là đã làm giảm thuế (Publication 334).
Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt không khấu trừ gì, nên khoản trả muộn là thu nhập thông thường trong năm nhận được (Publication 538).
Tôi ghi xóa sổ và chi phí nợ khó đòi vào sổ sách thế nào?
Bút toán trong sổ dồn tích là ghi nợ chi phí nợ khó đòi và ghi có khoản phải thu, ghi ngày trong năm khoản nợ trở nên không thu hồi được. Xóa sổ nghĩa là gỡ hóa đơn khỏi khoản phải thu (tiền khách còn nợ bạn) và ghi nhận nó là chi phí nợ khó đòi. Trong ghi sổ kế toán, cách này gọi là phương pháp xóa sổ trực tiếp. Trên sổ tiền mặt không có chi phí nào để ghi.
| Tình huống | Bút toán |
|---|---|
| Sổ dồn tích, hóa đơn không thu hồi được, không có thuế bán hàng | Ghi nợ chi phí nợ khó đòi; ghi có khoản phải thu, cùng số tiền |
| Sổ có khoản dự phòng | Ghi nợ khoản dự phòng; ghi có khoản phải thu cho hóa đơn đó. Khoản khấu trừ thuế rơi vào năm xóa sổ này, không phải năm chi phí dự phòng được ghi |
| Sổ dồn tích, một phần không thu được | Cùng bút toán, chỉ cho phần không thu được; phần còn lại vẫn mở |
| Sổ tiền mặt | Hủy hoặc đóng hóa đơn đang mở; lần bán chưa bao giờ được ghi là thu nhập, nên không ghi chi phí |
| Báo cáo dồn tích trong sổ sách, tờ khai theo phương pháp tiền mặt | Xóa sổ hóa đơn trong sổ sách; tờ khai không có khoản khấu trừ (xem liên kết bên dưới) |
| Tiền về sau khi đã xóa sổ | Ghi nợ tài khoản ngân hàng; ghi có tài khoản thu hồi nợ khó đòi (thu nhập khác) |
| Tiền về cho hóa đơn chưa từng bị xóa sổ | Ghi như một khoản thanh toán thông thường của khách |
Hãy dùng một tài khoản chi phí nợ khó đòi riêng để truy được tổng số lên tờ khai. Giữ tên khách, số hóa đơn, ngày và bằng chứng cùng với mỗi bút toán. Nếu hóa đơn có thuế bán hàng, hãy tách giá và thuế trước khi ghi, và làm cho bút toán cân bằng. Thuế bán hàng đánh vào người mua, mà bạn thu và nộp cho tiểu bang, không phải thu nhập của bạn, nên nằm ngoài khoản khấu trừ nợ khó đòi (26 CFR 1.166-1(e); Publication 334). Thuế đánh vào bạn với tư cách người bán là một phần của tổng doanh thu, nên đi theo hóa đơn. Phần thuế được xử lý ra sao, và tiểu bang có cho bạn thu hồi hay không, theo quy định của tiểu bang: xem thuế bán hàng phải nộp và tờ khai và nộp tờ khai thuế bán hàng. Hoàn tiền cho khách hay phiếu ghi có không phải nợ khó đòi: xem ghi hoàn tiền vào sổ sách. Nếu sổ sách và tờ khai dùng hai phương pháp khác nhau, xem sổ dồn tích và tờ khai thuế theo phương pháp tiền mặt. Xóa sổ một hóa đơn không đòi hỏi Form 1099-C: biểu mẫu đó do bên cho vay và các chủ nợ tương tự nộp, không phải do doanh nghiệp thông thường bán chịu (Hướng dẫn cho Form 1099-A và Form 1099-C).
Tôi có thể khấu trừ khoản dự phòng nợ khó đòi không?
Nhìn chung là không. Doanh nghiệp nhìn chung phải dùng phương pháp xóa sổ cụ thể, khấu trừ từng khoản nợ khi nó hỏng (Publication 334). Quốc hội đã bãi bỏ quỹ dự phòng nợ khó đòi chung trong section 166 (26 U.S.C. 166); ngân hàng có quy định riêng.
Khoản dự phòng trong sổ sách là một ước tính. Chi phí ghi để lập khoản dự phòng không phải khoản khấu trừ thuế, vì vậy hãy giữ ghi chú về chênh lệch cho người lập tờ khai. Khoản khấu trừ đến sau, theo từng hóa đơn.
Có quy tắc khác cho nhà cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích không cần ghi nhận các khoản phí dịch vụ mà kinh nghiệm của chính họ cho thấy sẽ không thu được, nếu hoạt động trong lĩnh vực y tế, luật, kỹ thuật, kiến trúc, kế toán, tính toán bảo hiểm (actuarial), biểu diễn nghệ thuật hoặc tư vấn, hoặc nếu đáp ứng phép thử tổng doanh thu của doanh nghiệp nhỏ theo section 448(c) cho mọi năm trước. Điều đó bao gồm nhiều doanh nghiệp dịch vụ nhỏ. Quy tắc không áp dụng cho khoản có tiền lãi hoặc tiền phạt trả chậm (26 U.S.C. 448(d)(5); Publication 334). Các khoản phí không ghi nhận theo cách này chưa bao giờ là thu nhập, nên sau đó không được khấu trừ như nợ khó đòi. Đây là câu hỏi về phương pháp kế toán có điều kiện, không phải khoản khấu trừ cho khoản dự phòng: hãy hỏi người lập tờ khai của bạn xem sổ sách theo phương pháp nào.
Nợ khó đòi được khai ở đâu trên tờ khai, và tôi giữ hồ sơ bao lâu?
Nợ khó đòi của doanh nghiệp được khai trên tờ khai của chính doanh nghiệp đó, và khoản thu hồi được khai ở dòng thu nhập khác. Số dòng dưới đây lấy từ các biểu mẫu công bố mới nhất; hãy xác nhận trên biểu mẫu bạn nộp.
| Ai nộp | Khoản khấu trừ nợ khó đòi | Thu hồi nợ khó đòi |
|---|---|---|
| Chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên | Schedule C, Part V, chi phí khác (Other expenses) | Schedule C, line 6 |
| Hợp danh | Form 1065, line 12 | Form 1065, line 7 |
| S corporation | Form 1120-S, line 10 | Form 1120-S, line 5 |
| C corporation | Form 1120, line 15 | Form 1120, line 10 |
Nguồn: hướng dẫn cho Schedule C, Form 1065, Form 1120-S và Form 1120. Công ty hoặc hợp danh dùng phương pháp tiền mặt không thể khai nợ khó đòi trừ khi số tiền trước đó đã được tính vào thu nhập, và các dòng của hợp danh và S corporation chỉ áp dụng cho nợ kinh doanh.
Hãy giữ hồ sơ chứng minh khoản khấu trừ nợ khó đòi trong 7 năm, thời hạn Publication 583 nêu cho yêu cầu về nợ khó đòi, tính từ hạn nộp tờ khai của năm khoản nợ trở nên không thu hồi được (26 U.S.C. 6511(d)(1)). Thời hạn này dài hơn hầu hết các loại hồ sơ. Về các thời hạn lưu hồ sơ khác, xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.
Nếu khoản nợ không thu hồi được từ năm trước và tôi chưa bao giờ khấu trừ thì sao?
Doanh nghiệp, hoặc các chủ sở hữu, có thể nộp yêu cầu hoàn thuế thay vì khấu trừ trong năm gốc. Hạn chót là ngày muộn hơn trong hai ngày ở cùng hàng (Publication 334; 26 U.S.C. 6511(d)(1)).
| Khoản nợ | Tính từ | Hoặc |
|---|---|---|
| Hoàn toàn không thu hồi được | 7 năm sau hạn nộp tờ khai gốc của năm khoản nợ trở nên không thu hồi được, không tính gia hạn | 2 năm sau khi nộp thuế |
| Không thu hồi được một phần | 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc | 2 năm sau khi nộp thuế |
| Ai đã nộp tờ khai | Sửa trên |
|---|---|
| Chủ doanh nghiệp một chủ | Form 1040-X |
| C corporation | Form 1120-X |
| S corporation | Form 1120-S đánh dấu box H(4), kèm các Schedule K-1 điều chỉnh cho cổ đông |
| Hợp danh đã chọn không dùng quy tắc kiểm tra tập trung | Form 1065-X trên giấy, hoặc Form 1065 đánh dấu box G(5) khi nộp điện tử, kèm các Schedule K-1 điều chỉnh |
| Hợp danh khác (mặc định từ năm 2018) | Yêu cầu điều chỉnh hành chính (administrative adjustment request, AAR) từ đại diện hợp danh: Form 1065-X trên giấy, hoặc Form 8082 kèm Form 1065 khi nộp điện tử |
Việc sửa của pháp nhân chuyển tiếp thu nhập làm thay đổi thu nhập của các chủ sở hữu, nên các chủ sở hữu thường cũng phải điều chỉnh tờ khai của mình, bằng Form 1040-X đối với cá nhân, để yêu cầu hoàn thuế. AAR phải nộp trong vòng 3 năm sau ngày muộn hơn giữa ngày nộp tờ khai hợp danh và hạn nộp không tính gia hạn, và không bao giờ sau khi thông báo về một thủ tục hành chính được gửi đi (26 U.S.C. 6227; Hướng dẫn cho Form 1065-X). Các khoảng thời gian dài hơn ở trên không kéo dài hạn này; hãy hỏi người chuẩn bị thuế trước khi dựa vào chúng cho hợp danh hoặc S corporation.
Yêu cầu cần cùng bằng chứng về việc không thu hồi được và năm xảy ra, và với khoản nợ không thu hồi được một phần thì chỉ bao gồm phần đã được xóa sổ trong sổ sách năm đó (Publication 334, Table 8-1; 26 CFR 1.166-3). Mỗi năm có khoảng thời gian riêng, nên những năm cũ hơn đóng trước.
Nếu khoản chưa trả là một khoản cho vay, hoặc cho bạn bè hay người thân, chứ không phải một lần bán thì sao?
Khoản cho vay là một loại nợ riêng. Nó chỉ là nợ khó đòi của doanh nghiệp nếu được cho vay vì lý do kinh doanh, như cho khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên hoặc nhà phân phối vay (Publication 334).
| Khoản chưa trả là gì? | Cách xử lý |
|---|---|
| Bán chịu đã tính vào thu nhập | Nợ khó đòi của doanh nghiệp |
| Khoản cho vay vì lý do kinh doanh | Nợ khó đòi của doanh nghiệp |
| Khoản cho vay khác, không phải của C corporation | Nợ khó đòi không phải của doanh nghiệp: khoản lỗ vốn ngắn hạn trên Form 8949, chịu giới hạn lỗ vốn, chỉ khi hoàn toàn không thu hồi được, kèm bản trình bày chứng minh (Topic 453; 26 U.S.C. 166(d)) |
| Tiền đưa cho người thân hoặc bạn bè với thỏa thuận ngầm là có thể không được trả | Quà tặng: không được khấu trừ (Topic 453) |
| Một "khoản vay" thực chất là khoản góp vốn | Không phải nợ khó đòi (Publication 334) |
Khoản nợ cũng phải hợp pháp thực sự (bona fide): một nghĩa vụ trả hợp lệ, có hiệu lực thi hành, cho một số tiền cố định hoặc xác định được (26 CFR 1.166-1(c)). Tiền mặt đã cho vay được tính, nên doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt không cần phải đã khai nó là thu nhập (Topic 453). C corporation nằm ngoài quy tắc về nợ không phải của doanh nghiệp, nên khoản cho vay đã hỏng được xét theo quy tắc nợ khó đòi thông thường, kể cả điều kiện nợ hợp pháp thực sự và điều kiện về quà tặng (26 U.S.C. 166(d)(1)).
Số dư chưa trả do một chủ sở hữu, hoặc một công ty khác do chủ sở hữu kiểm soát, nợ có thể là khoản vay của cổ đông hoặc thành viên chứ không phải hóa đơn khách hàng: xem khoản vay cho cổ đông trên bảng cân đối kế toán. Nếu một người thân cho doanh nghiệp vay tiền, xem khoản vay của gia đình cho doanh nghiệp của bạn.
Tôi dọn dẹp hóa đơn cũ và khoản phải thu vào cuối năm thế nào?
Hãy đối chiếu từng hóa đơn đang mở với bằng chứng, rồi chỉ xóa sổ những hóa đơn không thu hồi được. Thứ tự dưới đây giữ cho sổ sách và tờ khai khớp nhau.
- Xác nhận phương pháp trên tờ khai đã nộp (ô phương pháp kế toán trên Schedule C, Form 1120, Form 1120-S hoặc Form 1065).
- Chạy báo cáo tuổi nợ và đối chiếu tổng của nó với số dư khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán.
- Phân loại từng hóa đơn cũ: vẫn thu được, đang tranh chấp (có phiếu ghi có hoặc hoàn tiền), đã trả một phần, hoặc không thu hồi được.
- Với mỗi hóa đơn không thu hồi được, gom hóa đơn, hồ sơ thu nợ và mọi thông báo phá sản hoặc ngừng hoạt động, và ghi lại ngày nó trở nên không thu hồi được.
- Với sổ dồn tích, xóa sổ từng hóa đơn không thu hồi được, hoặc phần không thu được của nó, trong năm nó trở nên không thu hồi được. Với sổ tiền mặt, hủy các hóa đơn sẽ không bao giờ được trả.
- Áp các khoản thanh toán vào đúng hóa đơn, và kiểm tra tiền nhận vào tháng 1 nhưng thuộc về tháng 12 (hóa đơn được trả vào năm thuế sau).
- Đưa người chuẩn bị thuế danh sách từng khoản xóa sổ: khách, số tiền, ngày lập hóa đơn, ngày nó trở nên không thu hồi được và bằng chứng.
Phần còn lại của việc khóa sổ nằm trong danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối năm.
Ví dụ
Mọi số liệu mang tính minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Nhà tư vấn dùng phương pháp tiền mặt không được trả
Một nhà tư vấn là chủ doanh nghiệp một chủ dùng phương pháp tiền mặt lập hóa đơn $5.000 vào tháng 3, và khách không bao giờ trả. Hóa đơn chưa từng được khai là thu nhập, nên không có khoản khấu trừ nợ khó đòi. Lợi nhuận trên Schedule C chưa bao giờ gồm $5.000. Sổ sách hủy hóa đơn đang mở. Nếu khách trả vào năm sau, $5.000 là thu nhập khi nhận.
Công ty dùng phương pháp dồn tích và vụ phá sản
Ở Năm 1, một công ty thiết kế dùng phương pháp dồn tích lập hóa đơn và khai $12.000 doanh thu. Ở Năm 2, khách nộp đơn phá sản và công ty thấy không có tài sản để trả chủ nợ. Công ty kết luận khoản nợ không thu hồi được trong năm đó, giữ thông báo của tòa án và hồ sơ thu nợ, rồi xóa sổ $12.000 trong sổ sách và trên tờ khai của Năm 2. Ở Năm 3, người quản lý phá sản tìm thấy một tài sản và trả $2.000. Nếu khoản khấu trừ ở Năm 2 làm giảm thuế của công ty, $2.000 là thu nhập ở Năm 3, khai là thu nhập khác.
Khoản $3.000 giúp một người bạn
Một chủ doanh nghiệp đưa cho một người bạn $3.000 rồi sau gọi đó là hóa đơn chưa trả. Nếu đó là một khoản cho vay thật mà không có lý do kinh doanh, đó là nợ không phải của doanh nghiệp: khoản lỗ vốn ngắn hạn, chỉ được cho phép trong năm nó hoàn toàn không thu hồi được, kèm bản trình bày đính theo. Nếu cả hai bên hiểu rằng người bạn có thể không trả, đó là quà tặng và không có gì được khấu trừ. Khoản cho vay vì lý do kinh doanh, như cho khách hàng hoặc nhà cung cấp, và việc bán dịch vụ chịu thật sự thì theo các quy tắc kinh doanh ở trên.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Khoản phải thu lớn hoặc cũ, hoặc bạn không biết các tờ khai dùng phương pháp nào: phương pháp, những hóa đơn từng được tính vào thu nhập, và năm mà mỗi khoản xóa sổ thuộc về đều cần được xác định trước khi xóa sổ bất cứ khoản nào. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để đối chiếu khoản phải thu với các tờ khai.
- Sổ sách của bạn theo dồn tích nhưng tờ khai theo tiền mặt: hóa đơn chưa trả có thể chưa bao giờ vào tờ khai. Xem sổ dồn tích và tờ khai thuế theo phương pháp tiền mặt và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Một khách hàng đã nộp đơn phá sản: năm không thu hồi được có thể khác năm vụ việc đóng. Hãy mang thông báo và hóa đơn đến hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi khóa sổ cho năm đó.
- Nhiều năm chưa nộp tờ khai hoặc sổ sách bị chậm: các khoản phải thu của những năm đó có thể nằm sai năm hoặc bị thiếu. Xem bắt kịp sổ sách bị chậm và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Bạn phải chuyển, hoặc muốn chuyển, từ tiền mặt sang dồn tích: việc chuyển thay đổi những hóa đơn được tính là thu nhập, và các khoản phải thu đã không thu hồi được vào cuối năm trước bị loại khỏi khoản điều chỉnh (Rev. Proc. 2025-23, sec. 15.01(3)(a)). Xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
- Bạn đã bán hoặc đóng doanh nghiệp và giữ lại các khoản phải thu: chúng vẫn là nợ kinh doanh nếu sau này hỏng (Publication 334), nên hãy giữ bằng chứng sau khi sổ sách đóng. Hãy mang các hóa đơn đến hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Thuế bán hàng đã được nộp cho lần bán chưa được trả: luật tiểu bang quyết định bạn thu hồi được gì. Xem nộp tờ khai thuế bán hàng.
- Bạn tự cho vay tiền, ngoài doanh nghiệp: tờ khai của ai mang khoản lỗ tùy vào ai là người cho vay. Xem hỗ trợ thuế cá nhân.
- Bạn ở Canada: xem xóa sổ hóa đơn khách chưa trả tại Canada.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Thời hạn yêu cầu hoàn thuế đối với khoản nợ hoàn toàn vô giá trị chưa được khấu trừ trên tờ khai gốc Tính từ ngày đến hạn nộp tờ khai gốc, không tính thời gian gia hạn; yêu cầu hoàn thuế được coi là đúng hạn nếu nộp chậm nhất vào ngày muộn hơn giữa ngày này và ngày tính theo thời điểm nộp thuế (2 năm sau khi nộp thuế). | 7 năm | IRS: Publication 334, chapter 8, Nộp yêu cầu hoàn thuế; 26 U.S.C. 6511(d)(1) Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ chứng minh khoản khấu trừ nợ khó đòi Publication 583 Table 3 ghi 7 năm cho yêu cầu hoàn thuế đối với khoản lỗ từ chứng khoán vô giá trị hoặc khoản khấu trừ nợ khó đòi. Bảng không nêu ngày bắt đầu; đạo luật về yêu cầu hoàn thuế tính 7 năm kể từ ngày quy định để nộp tờ khai của năm xảy ra việc vô giá trị (26 U.S.C. 6511(d)(1)). | 7 năm | IRS: Publication 583, Table 3, Thời hiệu Đã kiểm tra |
| Thời hạn yêu cầu hoàn thuế dựa trên thời điểm thanh toán đối với nợ khó đòi Tính từ ngày nộp thuế; áp dụng như lựa chọn thay thế cho thời hạn 7 năm (nợ hoàn toàn vô giá trị) và 3 năm (nợ một phần vô giá trị), tùy ngày nào muộn hơn. | 2 năm | IRS: Publication 334, chapter 8, Nộp yêu cầu hoàn thuế Đã kiểm tra |
| Thời hạn yêu cầu hoàn thuế đối với khoản nợ vô giá trị một phần chưa được khấu trừ trên tờ khai gốc Tính từ ngày nộp tờ khai gốc; yêu cầu hoàn thuế được coi là đúng hạn nếu nộp chậm nhất vào ngày muộn hơn giữa ngày này và ngày tính theo thời điểm nộp thuế (2 năm sau khi nộp thuế). | 3 năm | IRS: Publication 334, chapter 8, Nộp yêu cầu hoàn thuế Đã kiểm tra |
| Thời hạn nộp AAR của hợp danh thông thường Tính từ ngày muộn hơn giữa ngày nộp tờ khai hợp danh và hạn nộp chưa tính gia hạn; thông báo về thủ tục hành chính nhìn chung chặn việc nộp. | 3 năm | IRS: Nộp yêu cầu điều chỉnh hành chính cho hợp danh theo BBA Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Topic no. 453, Khoản khấu trừ nợ khó đòi
- IRS: Publication 334, Hướng dẫn thuế cho doanh nghiệp nhỏ
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Publication 556, Kiểm tra tờ khai, quyền khiếu nại và yêu cầu hoàn thuế
- US Code: 26 U.S.C. 166, nợ khó đòi
- US Code: 26 U.S.C. 448, giới hạn việc dùng phương pháp tiền mặt
- US Code: 26 U.S.C. 6511, giới hạn về tín thuế hoặc hoàn thuế
- US Code: 26 U.S.C. 6227, yêu cầu điều chỉnh hành chính của hợp danh
- 26 CFR 1.166-1, nợ khó đòi
- 26 CFR 1.166-2, bằng chứng về việc không thu hồi được
- 26 CFR 1.166-3, không thu hồi được một phần hoặc toàn bộ
- 26 CFR 1.166-5, nợ không phải nợ kinh doanh
- IRS: Hướng dẫn cho Schedule C (Form 1040)
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065-X
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120-S
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-A và Form 1099-C
- IRS: Rev. Proc. 2025-23, danh sách các thay đổi phương pháp kế toán tự động
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.