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Unbezahlte Rechnung abschreiben: Forderungsausfall in den USA

Ein Unternehmen in den USA kann eine unbezahlte Rechnung nur dann als Forderungsausfall (Bad Debt) abziehen, wenn der Betrag zuvor als Einkommen erfasst wurde. Ein Unternehmen nach der periodengerechten Methode zieht sie in dem Jahr ab, in dem die Forderung uneinbringlich wird. Ein Unternehmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode kann das in der Regel nicht, weil die Rechnung nie ins Einkommen einging. Eine völlig uneinbringliche Forderung, die im richtigen Jahr versäumt wurde, lässt sich in der Regel bis 7 Jahre nach dem Fälligkeitstermin dieser Steuererklärung geltend machen.

Di Lu, CPA
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Steuerjahr 2026 · Zuletzt aktualisiert  · Aus dem englischen Ratgeber übersetzt

Für wen dieser Ratgeber gedacht ist

  • Einzelunternehmer, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften in den USA mit einer Kundenrechnung, die wohl nicht mehr bezahlt wird
  • Eigentümer, die entscheiden, wie sie eine uneinbringliche Rechnung bei Büchern nach Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechter Methode erfassen

Hier nicht behandelt

  • Die Wahl oder den Wechsel zwischen Zufluss-Abfluss-Methode und periodengerechter Methode
  • Bereits gezahlte Sales Tax auf einen unbezahlten Verkauf und Einkommensteuerregeln der Bundesstaaten
  • Kundenerstattungen und Gutschriften
  • Banken, Kreditgeber und andere Unternehmen, deren Geschäft die Kreditvergabe ist
  • Kanadische Regeln

Kann ich eine Rechnung abschreiben, die ein Kunde nie bezahlt hat?

Ein Unternehmen in den USA kann eine unbezahlte Kundenrechnung nur dann als Forderungsausfall (Bad Debt) abziehen, wenn der Rechnungsbetrag bereits in sein Einkommen eingegangen ist (IRS Topic 453; Publication 334). Ein Unternehmen nach der periodengerechten Methode hat die Rechnung erfasst, als es sie verdient hat, und darf den unbezahlten Teil abziehen, sobald die Forderung uneinbringlich ist. Ein Unternehmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode hat sie nie erfasst und hat daher in der Regel nichts abzuziehen.

Zufluss-Abfluss-MethodePeriodengerechte Methode
Wann eine Rechnung zum Einkommen wirdBei ZahlungseingangWenn die Leistung verdient ist, bezahlt oder nicht
Steuerabzug für eine unbezahlte RechnungIn der Regel keiner: Das Einkommen wurde nie gemeldetJa, wenn das Einkommen gemeldet wurde: in dem Jahr, in dem die Forderung uneinbringlich wird
BuchungOffene Rechnung stornieren; kein AufwandRechnung als Aufwand für Forderungsausfall ausbuchen

Drei Dinge machen einen Fall komplizierter. Erstens: Die Methode in der eingereichten Steuererklärung entscheidet über den Abzug, nicht die Einstellung für Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode in einem Softwarebericht. Prüfen Sie das Feld zur Gewinnermittlungsmethode in der letzten Steuererklärung: Schedule C Zeile F, Form 1120 Schedule K Zeile 1, Form 1120-S Schedule B Zeile 1 oder Form 1065 Punkt H. Verwenden Ihre Bücher und Ihre Steuererklärung unterschiedliche Methoden, ist die unbezahlte Rechnung womöglich nie in die Steuererklärung gelangt. Zweitens: Eine hohe oder alte Rechnung oder eine Rechnung mit Bezug zu einer Insolvenz braucht Nachweise und das richtige Jahr. Drittens: Hinken die Bücher hinterher oder sind mehrere Steuererklärungen nicht eingereicht, kann eine Rechnung im falschen Jahr stehen oder fehlen, und eine Forderung, die in einem früheren Jahr ausgefallen ist, kann jetzt ein befristeter Erstattungsantrag sein.

Ein Dienstleistungsunternehmen nach der periodengerechten Methode darf unter Umständen darauf verzichten, Entgelte zu erfassen, die es voraussichtlich nicht einziehen wird. Das ändert die Antwort: siehe den Abschnitt zur Wertberichtigung weiter unten.

Sammeln Sie die Rechnungen, eine Altersstrukturliste (Ihre unbezahlten Rechnungen nach Alter sortiert), jeden Einziehungsversuch, jede Mitteilung zu Insolvenz oder Geschäftsaufgabe und die Methode aus der letzten Steuererklärung.

Warum kann ein Unternehmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode eine unbezahlte Rechnung nicht abziehen?

Ein Unternehmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode meldet Einkommen erst bei Zahlungseingang. Eine unbezahlte Rechnung ist daher nie in seine Steuererklärung gelangt, und einen Abzug für Forderungsausfall gibt es nur für bereits gemeldetes Einkommen. Nach der Zufluss-Abfluss-Methode in Publication 538 zählt Einkommen bei Erhalt, und Publication 334 sagt, für nie ins Einkommen eingegangene unbezahlte Beträge sei kein Abzug zulässig. Die Vorschrift nennt unbezahlte Löhne, Gehälter, Honorare und Mieten als Beispiele (26 CFR 1.166-1(e)).

Die ausgebliebene Zahlung wird nicht ein zweites Mal abgezogen: Sie hat das steuerpflichtige Einkommen nie erhöht, und ein Unternehmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode zieht in der Regel ab, was es für die Arbeit gezahlt hat, etwa Material, Subunternehmer und Löhne, und zwar in dem Jahr, in dem es zahlt (Publication 538).

Ein Unternehmen mit Warenbestand hat womöglich einige Rechnungen als Einkommen erfasst und andere nicht. Ein Unternehmen, das den Warenbestand führen muss und kein kleiner Steuerpflichtiger ist, nutzt die periodengerechte Methode für Einkäufe und Warenverkäufe und kann für andere Posten in der Regel die Zufluss-Abfluss-Methode nutzen (Publication 538, hybride Methode). Prüfen Sie jede Rechnung anhand der Steuererklärung. Welche Methode gilt, steht in Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode für kleine Unternehmen.

Wann wird eine unbezahlte Rechnung bei der periodengerechten Methode zum Forderungsausfall?

Eine Rechnung nach der periodengerechten Methode wird in dem Jahr zum abziehbaren Forderungsausfall, in dem sie uneinbringlich wird, das heißt, die Fakten zeigen keine vernünftige Aussicht auf Rückzahlung (Topic 453). Die Quellen nennen keine Zahl überfälliger Tage. Es ist ein Urteil nach den Fakten.

  • Abzug in einem Jahr. Der Abzug gehört in das Jahr, in dem die Forderung uneinbringlich wird. Das Unternehmen muss nicht warten, bis die Rechnung fällig ist (Topic 453).
  • Eine Rechnung nach der anderen. Das Unternehmen zieht einzelne Forderungen ab, die ausfallen, keine Schätzung über alle Forderungen hinweg (Publication 334).

Eine völlig uneinbringliche Forderung muss in dem Jahr abgezogen werden, in dem sie uneinbringlich wird, nicht in einem späteren. Ist dieses Jahr vorbei, kann ein Erstattungsantrag noch eine begrenzte Zeit offen sein: siehe den Abschnitt zu einer Forderung, die in einem früheren Jahr uneinbringlich wurde. Eine Forderung aus einem Verkauf auf Rechnung an einen Kunden ist eine betriebliche Forderung; ein Darlehen ist eine andere Art von Forderung: siehe den Abschnitt zu Darlehen und Geld, das Sie einem Freund oder Verwandten geliehen haben.

Wie belege ich, dass eine Rechnung wirklich unbezahlt und uneinbringlich ist?

Zeigen Sie, dass Sie angemessene Schritte zur Einziehung unternommen haben und nach allen Fakten nichts mehr eingehen wird (Topic 453). Die Vorschrift betrachtet alle maßgeblichen Nachweise, auch den Wert etwaiger Sicherheiten und die finanzielle Lage des Schuldners (26 CFR 1.166-2(a)). Eine Klage ist nicht erforderlich, wenn die Fakten zeigen, dass eine Klage wahrscheinlich nicht dazu führen würde, ein Urteil durchzusetzen (26 CFR 1.166-2(b)).

AufbewahrenWas es zeigt
Die Rechnung, den Vertrag oder Auftrag und den Nachweis, dass die Arbeit erledigt oder die Ware geliefert wurdeDie Forderung ist echt und wurde verdient
Das Hauptbuch oder Bankeinzahlungen, die keinen Zahlungseingang zeigenDie Rechnung ist wirklich unbezahlt
Datierte Zahlungserinnerungen, Kontoauszüge, Gesprächsnotizen und ein MahnschreibenAngemessene Schritte zur Einziehung
Ein Bericht eines Inkassobüros oder ein Gerichtsergebnis, das nicht durchgesetzt werden konnteWeitere Bemühungen wären aussichtslos
Eine Insolvenzmitteilung mit Aktenzeichen, ein Nachweis der Geschäftsaufgabe oder der Nachweis, dass der Kunde nicht auffindbar istDie finanzielle Lage des Schuldners
Ein datierter Vermerk, warum Sie die Forderung in diesem Jahr für uneinbringlich hieltenDas Jahr der Uneinbringlichkeit

Eine Insolvenz ist in der Regel ein Hinweis darauf, dass eine ungesicherte und nicht bevorrechtigte Forderung zumindest teilweise uneinbringlich ist. Eine Forderung kann schon vor Abschluss des Verfahrens uneinbringlich werden oder erst bei dessen Abschluss. Zeigten die Fakten schon früher Uneinbringlichkeit, verschiebt ein Verfahrensende in einem späteren Jahr den Abzug nicht in dieses spätere Jahr (26 CFR 1.166-2(c)).

Eine Ausbuchung in den Büchern ist für sich genommen kein Nachweis der Uneinbringlichkeit. Die Vorschrift verlangt außerdem, der Steuererklärung eine Darstellung der Fakten beizufügen, die den Abzug für den Forderungsausfall stützen (26 CFR 1.166-1(b)). Ob ein Kunde, der einfach nicht mehr antwortet, in einem bestimmten Jahr uneinbringlich geworden ist, ist ein Urteil, das der IRS hinterfragen kann.

Kann ich einen Teil einer Rechnung abschreiben?

Ja, bei einer betrieblichen Forderung, die bereits ins Einkommen eingegangen ist und nur teilweise einbringlich ist. Der Abzug ist aber auf den Betrag begrenzt, der in diesem Jahr in den Büchern ausgebucht wurde (Publication 334; 26 CFR 1.166-3). Das Unternehmen muss zeigen können, wie viel uneinbringlich ist und wie viel ausgebucht wurde.

Hat der Kunde einen Teil gezahlt und kommt der Rest nie, ist der offene Saldo eine völlig uneinbringliche Forderung, keine teilweise uneinbringliche. Bei einer völlig uneinbringlichen Forderung hängt der Abzug nicht von einer Buchung ab. Machen Sie trotzdem eine: Behandelt der IRS die Forderung später als nur teilweise uneinbringlich, ist ein in diesem Jahr nicht ausgebuchter Betrag nicht abziehbar (Publication 334).

Eine teilweise uneinbringliche Forderung kann in einem späteren Jahr ausgebucht werden, aber nach dem Jahr, in dem die Forderung völlig uneinbringlich wird, lässt sich kein Teil mehr abziehen (Publication 334). Eine private Forderung (Nonbusiness Debt) lässt sich gar nicht teilweise abziehen (Topic 453).

Was gilt, wenn der Kunde später zahlt?

Hat ein Unternehmen nach der periodengerechten Methode die Forderung abgezogen und später einen Teil oder alles eingezogen, ist die Rückzahlung Einkommen bis zur Höhe des Abzugs, abzüglich des Teils des Abzugs, der die Steuer nicht gesenkt hat (Publication 334; 26 CFR 1.166-1(f)). Sie wird als sonstiges Einkommen gemeldet. Ein Abzug, der einen noch nicht verfallenen Betriebsverlustvortrag (Net Operating Loss) erhöht hat, gilt als steuersenkend (Publication 334).

Ein Unternehmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode hat nichts abgezogen, daher ist eine späte Zahlung gewöhnliches Einkommen in dem Jahr, in dem sie eingeht (Publication 538).

Wie erfasse ich die Ausbuchung und den Aufwand für Forderungsausfall in meinen Büchern?

Die Buchung in periodengerechten Büchern ist ein Soll auf Aufwand für Forderungsausfall und ein Haben auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Accounts Receivable), datiert auf das Jahr, in dem die Forderung uneinbringlich wurde. Ausbuchen heißt, die Rechnung aus den Forderungen (dem Geld, das Kunden Ihnen schulden) zu entfernen und als Aufwand für Forderungsausfall zu erfassen. Die Buchhaltung nennt das Direktabschreibung (Direct Write-off Method). In Büchern nach der Zufluss-Abfluss-Methode gibt es keinen Aufwand zu erfassen.

SituationBuchung
Periodengerechte Bücher, Rechnung uneinbringlich, ohne Sales TaxSoll Aufwand für Forderungsausfall; Haben Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, in gleicher Höhe
Die Bücher führen eine WertberichtigungSoll Wertberichtigung; Haben Forderungen aus Lieferungen und Leistungen für diese Rechnung. Der Steuerabzug fällt in dieses Ausbuchungsjahr, nicht in das Jahr, in dem der Aufwand für die Wertberichtigung gebucht wurde
Periodengerechte Bücher, teilweise uneinbringlichDieselbe Buchung nur für den uneinbringlichen Teil; der Rest bleibt offen
Bücher nach der Zufluss-Abfluss-MethodeOffene Rechnung stornieren oder schließen; der Verkauf wurde nie als Einkommen erfasst, daher wird nichts als Aufwand gebucht
Periodengerechter Abschluss in den Büchern, Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-MethodeRechnung in den Büchern ausbuchen; die Steuererklärung zeigt keinen Abzug (siehe den Link unten)
Zahlung geht nach einer Ausbuchung einSoll Bankkonto; Haben Konto für Rückflüsse aus Forderungsausfällen (sonstiger Ertrag)
Zahlung geht auf eine nie ausgebuchte Rechnung einAls normale Kundenzahlung erfassen

Nutzen Sie ein eigenes Konto für Aufwand aus Forderungsausfall, damit sich die Summe zur Steuererklärung zurückverfolgen lässt. Halten Sie zu jeder Buchung Kundenname, Rechnungsnummer, Datum und Nachweis fest. Enthält die Rechnung Sales Tax, trennen Sie Preis und Steuer vor der Buchung und lassen Sie die Buchung aufgehen. Sales Tax, die dem Käufer auferlegt ist und die Sie einziehen und an den Bundesstaat abführen, ist nicht Ihr Einkommen und liegt deshalb außerhalb des Abzugs für Forderungsausfall (26 CFR 1.166-1(e); Publication 334). Steuer, die Ihnen als Verkäufer auferlegt ist, gehört zu den Bruttoeinnahmen und folgt daher der Rechnung. Wie der Steueranteil bereinigt wird und ob der Bundesstaat eine Rückforderung zulässt, richtet sich nach dem Recht des Bundesstaates: siehe Sales Tax Payable und die Steuererklärung und Sales-Tax-Erklärungen einreichen. Eine Kundenerstattung oder Gutschrift ist kein Forderungsausfall: siehe Erstattungen in den Büchern erfassen. Verwenden Bücher und Steuererklärung unterschiedliche Methoden, siehe periodengerechte Bücher und Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode. Eine Rechnung auszubuchen erfordert keine Form 1099-C: Diese Form reichen Kreditgeber und ähnliche Gläubiger ein, nicht ein gewöhnliches Unternehmen, das auf Rechnung verkauft hat (Anleitung zu Form 1099-A und Form 1099-C).

Kann ich eine Wertberichtigung auf zweifelhafte Forderungen abziehen?

In der Regel nein. Ein Unternehmen muss in der Regel die Methode der Einzelausbuchung nutzen und jede Forderung abziehen, wenn sie ausfällt (Publication 334). Der Kongress hat die allgemeine Rücklage für Forderungsausfälle in Abschnitt 166 abgeschafft (26 U.S.C. 166); für Banken gelten eigene Regeln.

Eine Wertberichtigung in den Büchern ist eine Schätzung. Der Aufwand, der gebucht wird, um sie aufzubauen, ist kein Steuerabzug. Halten Sie den Unterschied daher in einem Vermerk für den Ersteller der Steuererklärung fest. Der Abzug folgt später, Rechnung für Rechnung.

Für Dienstleister gilt eine andere Regel. Ein Unternehmen nach der periodengerechten Methode muss Dienstleistungsentgelte, die es nach eigener Erfahrung nicht einziehen wird, nicht erfassen, wenn es in Gesundheit, Recht, Ingenieurwesen, Architektur, Rechnungswesen, Versicherungsmathematik, darstellender Kunst oder Beratung tätig ist oder in allen früheren Jahren den Test für Bruttoeinnahmen kleiner Unternehmen nach Abschnitt 448(c) erfüllt. Das trifft viele kleine Dienstleistungsunternehmen. Die Regel gilt nicht für einen Betrag, der Zinsen oder einen Verspätungszuschlag trägt (26 U.S.C. 448(d)(5); Publication 334). Auf diese Weise nicht erfasste Entgelte waren nie Einkommen und werden daher später nicht als Forderungsausfall abgezogen. Es ist eine Frage der Gewinnermittlungsmethode mit Bedingungen, kein Abzug für eine Wertberichtigung: Fragen Sie den Ersteller Ihrer Steuererklärung, welcher Methode Ihre Bücher folgen.

Wo steht ein Forderungsausfall in meiner Steuererklärung, und wie lange bewahre ich die Unterlagen auf?

Ein betrieblicher Forderungsausfall steht in der eigenen Erklärung des Unternehmens, eine Rückzahlung in der Zeile für sonstige Einkünfte. Die Zeilennummern unten stammen aus den zuletzt veröffentlichten Formularen; prüfen Sie sie auf dem Formular, das Sie einreichen.

Wer einreichtAbzug für ForderungsausfallRückzahlung eines Forderungsausfalls
Einzelunternehmer oder LLC mit einem MitgliedSchedule C, Teil V, Other expensesSchedule C, Zeile 6
PersonengesellschaftForm 1065, Zeile 12Form 1065, Zeile 7
S CorporationForm 1120-S, Zeile 10Form 1120-S, Zeile 5
C CorporationForm 1120, Zeile 15Form 1120, Zeile 10

Quellen: Anleitungen zu Schedule C, Form 1065, Form 1120-S und Form 1120. Eine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft nach der Zufluss-Abfluss-Methode kann einen Forderungsausfall nur geltend machen, wenn der Betrag zuvor ins Einkommen einging, und die Zeilen der Personengesellschaft und der S Corporation betreffen nur betriebliche Forderungen.

Bewahren Sie Unterlagen, die einen Abzug für Forderungsausfall stützen, 7 Jahre auf. Diesen Zeitraum nennt Publication 583 für einen Anspruch wegen Forderungsausfall, gerechnet ab dem Fälligkeitstermin der Steuererklärung für das Jahr, in dem die Forderung uneinbringlich wurde (26 U.S.C. 6511(d)(1)). Das ist länger, als die meisten Unterlagen brauchen. Die übrigen Aufbewahrungsfristen stehen in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Was gilt, wenn die Forderung in einem früheren Jahr uneinbringlich wurde und ich sie nie abgezogen habe?

Ein Unternehmen oder seine Eigentümer können einen Erstattungsantrag stellen, statt im ursprünglichen Jahr abzuziehen. Die Frist ist das spätere der beiden Daten in der Zeile (Publication 334; 26 U.S.C. 6511(d)(1)).

ForderungGerechnet abOder
Völlig uneinbringlich7 Jahre nach Fälligkeit der ursprünglichen Steuererklärung für das Jahr, in dem die Forderung uneinbringlich wurde, ohne Fristverlängerungen2 Jahre nach Zahlung der Steuer
Teilweise uneinbringlich3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Steuererklärung2 Jahre nach Zahlung der Steuer
Wer die Steuererklärung eingereicht hatDie Korrektur erfolgt auf
EinzelunternehmerForm 1040-X
C CorporationForm 1120-X
S CorporationForm 1120-S mit angekreuztem Feld H(4), dazu geänderte Schedules K-1 für die Aktionäre
Personengesellschaft, die aus den zentralisierten Prüfungsregeln ausgetreten istForm 1065-X auf Papier oder bei elektronischer Einreichung Form 1065 mit angekreuztem Feld G(5), dazu geänderte Schedules K-1
Jede andere Personengesellschaft (seit 2018 der Normalfall)Ein Administrative Adjustment Request (AAR, Antrag auf Verwaltungsberichtigung) ihres Partnership Representative: Form 1065-X auf Papier oder elektronisch Form 8082 mit Form 1065

Die Korrektur einer Pass-through-Gesellschaft ändert das Einkommen ihrer Eigentümer. Die Eigentümer ändern daher in der Regel auch ihre eigenen Steuererklärungen, bei einer Privatperson mit Form 1040-X, um die Erstattung zu beantragen. Ein AAR ist innerhalb von 3 Jahre fällig, gerechnet ab dem späteren von Einreichungsdatum der Erklärung der Personengesellschaft oder ihrem Fälligkeitstermin ohne Verlängerung, und nie nach dem Versand einer Mitteilung über ein Verwaltungsverfahren (26 U.S.C. 6227; Anleitung zu Form 1065-X). Die längeren Fristen oben verlängern sie nicht; fragen Sie einen Ersteller der Steuererklärung, bevor Sie sich bei einer Personengesellschaft oder S Corporation darauf verlassen.

Der Antrag braucht denselben Nachweis der Uneinbringlichkeit und des Jahres, in dem sie eintrat, und bei einer teilweise uneinbringlichen Forderung deckt er nur den Teil ab, der in diesem Jahr in den Büchern ausgebucht wurde (Publication 334, Table 8-1; 26 CFR 1.166-3). Jedes Jahr hat sein eigenes Zeitfenster, ältere Jahre schließen also zuerst.

Was gilt, wenn der unbezahlte Betrag ein Darlehen war oder an einen Freund oder Verwandten ging, kein Verkauf?

Ein Darlehen ist eine eigene Art von Forderung. Es ist nur dann ein betrieblicher Forderungsausfall, wenn es aus geschäftlichem Grund gewährt wurde, etwa als Darlehen an einen Kunden, Lieferanten, Arbeitnehmer oder Vertriebspartner (Publication 334).

Was war der unbezahlte Betrag?Behandlung
Verkauf auf Rechnung, bereits im Einkommen erfasstBetrieblicher Forderungsausfall
Darlehen aus geschäftlichem GrundBetrieblicher Forderungsausfall
Jedes andere Darlehen, nicht von einer C CorporationPrivater Forderungsausfall (Nonbusiness Bad Debt): ein kurzfristiger Kapitalverlust auf Form 8949, unter Beachtung der Grenzen für Kapitalverluste, nur wenn er vollständig uneinbringlich ist, mit einer Begleitdarstellung (Topic 453; 26 U.S.C. 166(d))
Geld an einen Verwandten oder Freund mit dem Verständnis, dass es womöglich nicht zurückgezahlt wirdEine Schenkung: kein Abzug (Topic 453)
Ein „Darlehen“, das in Wahrheit eine Kapitaleinlage istKein Forderungsausfall (Publication 334)

Eine Forderung muss außerdem echt sein: eine gültige, durchsetzbare Verpflichtung zur Zahlung eines festen oder bestimmbaren Betrags (26 CFR 1.166-1(c)). Verliehenes Bargeld zählt, ein Unternehmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode muss es also nicht als Einkommen gemeldet haben (Topic 453). Eine C Corporation fällt nicht unter die Regeln für private Forderungen, ein ausgefallenes Darlehen wird daher nach den gewöhnlichen Regeln für Forderungsausfälle geprüft, einschließlich der Bedingungen einer echten Forderung und einer Schenkung (26 U.S.C. 166(d)(1)).

Ein offener Saldo, den ein Eigentümer oder eine andere vom Eigentümer beherrschte Gesellschaft schuldet, kann ein Gesellschafterdarlehen statt einer Kundenrechnung sein: siehe Darlehen an Aktionäre in der Bilanz. Hat stattdessen ein Verwandter dem Unternehmen Geld geliehen, siehe ein Familiendarlehen an Ihr Unternehmen.

Wie bereinige ich zum Jahresende alte Rechnungen und Forderungen?

Verknüpfen Sie jede offene Rechnung mit einem Nachweis und buchen Sie nur die aus, die uneinbringlich sind. Die folgende Reihenfolge hält Bücher und Steuererklärung im Gleichschritt.

  1. Bestätigen Sie die Methode in der eingereichten Steuererklärung (das Feld zur Gewinnermittlungsmethode auf Schedule C, Form 1120, Form 1120-S oder Form 1065).
  2. Erstellen Sie eine Altersstrukturliste und stimmen Sie ihre Summe mit dem Saldo der Forderungen in der Bilanz ab.
  3. Ordnen Sie jede alte Rechnung zu: noch einbringlich, strittig (Gutschrift oder Erstattung), teilweise bezahlt oder uneinbringlich.
  4. Sammeln Sie zu jeder uneinbringlichen Rechnung die Rechnung, den Einziehungsnachweis und jede Insolvenz- oder Geschäftsaufgabemitteilung und vermerken Sie das Datum, an dem sie uneinbringlich wurde.
  5. Buchen Sie bei periodengerechten Büchern jede uneinbringliche Rechnung oder ihren uneinbringlichen Teil in dem Jahr aus, in dem sie uneinbringlich wurde. Stornieren Sie bei Büchern nach der Zufluss-Abfluss-Methode die Rechnungen, die nie bezahlt werden.
  6. Ordnen Sie Zahlungen den richtigen Rechnungen zu und prüfen Sie, ob im Januar eingegangenes Geld zum Dezember gehört (eine im nächsten Steuerjahr bezahlte Rechnung).
  7. Geben Sie dem Ersteller der Steuererklärung eine Liste jeder Ausbuchung: Kunde, Betrag, Rechnungsdatum, Datum der Uneinbringlichkeit und Nachweis.

Der übrige Abschluss steht in der Checkliste für den Jahresabschluss.

Beispiel

Alle Zahlen dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Ein Berater nach der Zufluss-Abfluss-Methode wird nie bezahlt

Ein Einzelunternehmer, der als Berater nach der Zufluss-Abfluss-Methode arbeitet, stellt im März $5.000 in Rechnung, und der Kunde zahlt nie. Die Rechnung wurde nie als Einkommen gemeldet, einen Abzug für Forderungsausfall gibt es daher nicht. Der Gewinn auf Schedule C enthielt die $5.000 nie. Die Bücher stornieren die offene Rechnung. Zahlt der Kunde in einem späteren Jahr, sind die $5.000 bei Eingang Einkommen.

Ein Unternehmen nach der periodengerechten Methode und eine Insolvenz

In Jahr 1 stellt ein Designbüro nach der periodengerechten Methode $12.000 in Rechnung und meldet sie als Erlös. In Jahr 2 beantragt der Kunde Insolvenz, und das Büro sieht kein Vermögen, mit dem Gläubiger bezahlt werden könnten. Das Büro kommt zu dem Schluss, dass die Forderung in diesem Jahr uneinbringlich wurde, bewahrt die Gerichtsmitteilung und seinen Einziehungsnachweis auf und bucht $12.000 in den Büchern und in seiner Steuererklärung für Jahr 2 aus. In Jahr 3 findet der Insolvenzverwalter einen Vermögenswert und zahlt $2.000. Hat der Abzug in Jahr 2 die Steuer des Büros gesenkt, sind die $2.000 in Jahr 3 Einkommen, gemeldet als sonstiges Einkommen.

Ein Gefallen über $3.000 für einen Freund

Ein Eigentümer gibt einem Freund $3.000 und nennt es später eine unbezahlte Rechnung. War es ein echtes Darlehen ohne geschäftlichen Grund, ist es eine private Forderung: ein kurzfristiger Kapitalverlust, nur in dem Jahr zulässig, in dem sie vollständig uneinbringlich ist, mit beigefügter Darstellung. Verstanden beide Seiten, dass der Freund womöglich nicht zurückzahlt, war es eine Schenkung, und nichts ist abziehbar. Ein Darlehen aus geschäftlichem Grund, etwa an einen Kunden oder Lieferanten, und ein echter Verkauf von Leistungen auf Rechnung folgen den betrieblichen Regeln oben.

Buchhaltung

Große oder alte offene Rechnungen in Ihrer Buchhaltung?

Wenn Forderungen groß oder alt sind, ein Kunde insolvent wurde oder Sie nicht sagen können, ob Ihre Erklärungen die Zufluss-Abfluss-Methode oder die periodengerechte Methode verwendet haben, können wir Ihre Forderungen mit den Erklärungen abstimmen und die Buchhaltung bereinigen. Das erste Gespräch klärt Ihre Situation und den Umfang der Arbeiten.

  • Eine Liste der offenen Rechnungen nach Alter und die Erklärungen, die für die betroffenen Jahre eingereicht wurden.
  • Mahnschreiben, Insolvenzunterlagen oder andere Nachweise, dass der jeweilige Kunde nicht gezahlt hat.

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Ihre Forderungen prüfen

Buchhaltung

Anders in Ihrem Fall?

  • Ihre Forderungen sind hoch oder alt, oder Sie wissen nicht, welche Methode Ihre Steuererklärungen nutzten: Die Methode, die Rechnungen, die je als Einkommen erfasst wurden, und das Jahr, in das jede Ausbuchung gehört, müssen geklärt sein, bevor etwas ausgebucht wird. Holen Sie sich Buchhaltungshilfe, um die Forderungen mit den Steuererklärungen abzustimmen.
  • Ihre Bücher sind periodengerecht, Ihre Steuererklärung folgt aber der Zufluss-Abfluss-Methode: Die unbezahlten Rechnungen sind womöglich nie in die Steuererklärung gelangt. Siehe periodengerechte Bücher und Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode und Buchhaltungshilfe.
  • Ein Kunde hat Insolvenz beantragt: Das Jahr der Uneinbringlichkeit kann vom Jahr des Verfahrensabschlusses abweichen. Bringen Sie die Mitteilung und die Rechnungen zur Buchhaltungshilfe, bevor die Bücher für dieses Jahr geschlossen werden.
  • Mehrere Jahre sind nicht eingereicht, oder die Bücher hinken hinterher: Forderungen aus diesen Jahren stehen womöglich im falschen Jahr oder fehlen. Siehe überfällige Bücher nachholen und Buchhaltungshilfe.
  • Sie müssen von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode wechseln oder wollen es: Der Wechsel ändert, welche Rechnungen als Einkommen zählen, und Forderungen, die zum Ende des Vorjahres schon uneinbringlich waren, bleiben in der Anpassung außen vor (Rev. Proc. 2025-23, Abschnitt 15.01(3)(a)). Siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.
  • Sie haben das Unternehmen verkauft oder geschlossen und die Forderungen behalten: Sie bleiben betriebliche Forderungen, wenn sie später ausfallen (Publication 334). Bewahren Sie daher die Nachweise auch nach Abschluss der Bücher auf. Bringen Sie die Rechnungen zur Buchhaltungshilfe.
  • Auf den unbezahlten Verkauf wurde schon Sales Tax gezahlt: Das Recht des Bundesstaates entscheidet, was Sie zurückfordern können. Siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.
  • Sie haben das Geld selbst außerhalb des Unternehmens verliehen: In wessen Steuererklärung der Verlust steht, hängt davon ab, wer das Darlehen gewährt hat. Siehe Steuerhilfe für Privatpersonen.
  • Sie sind in Kanada: Siehe unbezahlte Kundenrechnungen in Kanada abschreiben.

Werte auf dieser Seite

KennzahlWertQuelle
Frist für den Erstattungsantrag bei einer völlig wertlosen Forderung, die in der ursprünglichen Erklärung nicht abgezogen wurde
Gerechnet ab dem Tag, an dem die ursprüngliche Erklärung fällig war, Verlängerungen nicht eingerechnet; der Antrag ist rechtzeitig, wenn er bis zum späteren dieser Termine oder des zahlungsbezogenen Termins (2 Jahre nach Zahlung der Steuer) eingereicht wird.
7 JahreIRS: Publication 334, Kapitel 8, Erstattungsantrag einreichen; 26 U.S.C. 6511(d)(1)
Geprüft
Wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, die einen Abzug für uneinbringliche Forderungen stützen
Publication 583 Tabelle 3 nennt 7 Jahre für einen Antrag wegen eines Verlusts aus wertlosen Wertpapieren oder eines Abzugs für uneinbringliche Forderungen. Sie nennt keinen Starttermin; das Gesetz zu Erstattungsanträgen zählt 7 Jahre ab dem für die Einreichung der Erklärung für das Jahr der Wertlosigkeit vorgeschriebenen Tag (26 U.S.C. 6511(d)(1)).
7 JahreIRS: Publication 583, Tabelle 3, Verjährungsfrist
Geprüft
Zahlungsbezogene Frist für den Erstattungsantrag bei einer uneinbringlichen Forderung
Gerechnet ab dem Tag, an dem die Steuer gezahlt wurde; gilt als Alternative zu den Fristen von 7 Jahren (völlig wertlos) und 3 Jahren (teilweise wertlos), je nachdem, welcher Termin später liegt.
2 JahreIRS: Publication 334, Kapitel 8, Erstattungsantrag einreichen
Geprüft
Frist für den Erstattungsantrag bei einer teilweise wertlosen Forderung, die in der ursprünglichen Erklärung nicht abgezogen wurde
Gerechnet ab dem Tag, an dem die ursprüngliche Erklärung eingereicht wurde; der Antrag ist rechtzeitig, wenn er bis zum späteren dieser Termine oder des zahlungsbezogenen Termins (2 Jahre nach Zahlung der Steuer) eingereicht wird.
3 JahreIRS: Publication 334, Kapitel 8, Erstattungsantrag einreichen
Geprüft
Allgemeiner Zeitraum für die Einreichung eines AAR durch eine Personengesellschaft
Ab dem späteren Termin aus Einreichung der Erklärung der Personengesellschaft und ihrer nicht verlängerten Abgabefrist; eine Mitteilung über ein Verwaltungsverfahren schließt die Einreichung in der Regel aus.
3 JahreIRS: File an administrative adjustment request for a BBA partnership
Geprüft

Primärquellen

Über diesen Ratgeber

Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen

Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.

Änderungen am englischen Original

  • : Erstmals veröffentlicht.
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