Facturas impagas: deuda incobrable en efectivo o acumulación

¿Puedo dar de baja una factura que un cliente nunca pagó?

Un negocio puede deducir una factura impaga de un cliente como deuda incobrable solo si el monto de la factura ya se contó en su ingreso (IRS Topic 453; Publication 334). Un negocio en base de acumulación contó la factura cuando la ganó, así que puede deducir la parte impaga una vez que la deuda no tenga valor (sea incobrable). Un negocio en base de efectivo nunca la contó, por lo que, por lo general, no tiene nada que deducir.

Tres cosas hacen que un caso sea menos sencillo. Primero, el método de la declaración de impuestos presentada decide la deducción, no la configuración de efectivo o acumulación de un informe del software. Revise la casilla del método contable en la última declaración: línea F del Schedule C, línea 1 del Schedule K del Form 1120, línea 1 del Schedule B del Form 1120-S o punto H del Form 1065. Si su contabilidad y su declaración usan métodos distintos, la factura impaga quizá nunca llegó a la declaración. Segundo, una factura grande, antigua o vinculada a una quiebra necesita pruebas y el año correcto. Tercero, cuando la contabilidad está atrasada o hay varias declaraciones sin presentar, una factura puede estar en el año equivocado o faltar, y una deuda que se volvió incobrable en un año anterior puede ser ahora un reclamo de reembolso con plazo limitado.

Un negocio de servicios en base de acumulación también puede tener permitido no acumular los honorarios que espera no cobrar, lo que cambia la respuesta: vea la sección sobre la estimación más abajo.

Reúna las facturas, un informe de antigüedad de saldos (sus facturas impagas listadas por antigüedad), cada intento de cobro, cualquier aviso de quiebra o de cierre, y el método que aparece en la última declaración.

¿Por qué un negocio en base de efectivo no puede deducir una factura impaga?

Un negocio en base de efectivo declara ingresos solo cuando recibe el pago, así que una factura impaga nunca llegó a su declaración, y una deducción por deuda incobrable existe solo para ingresos ya declarados. Según el método de efectivo de la Publication 538, el ingreso cuenta cuando se recibe, y la Publication 334 indica que no se permite ninguna deducción por montos impagos que nunca se incluyeron en el ingreso. El reglamento enumera como ejemplos los salarios, sueldos, honorarios y alquileres impagos (26 CFR 1.166-1(e)).

El pago perdido no se deduce por segunda vez: nunca aumentó el ingreso gravable, y un negocio en base de efectivo, por lo general, deduce lo que pagó para hacer el trabajo, como materiales, subcontratistas y salarios, en el año en que los paga (Publication 538).

Un negocio con inventario puede haber contado algunas facturas como ingreso y otras no. Un negocio que debe llevar inventario y no es un pequeño contribuyente usa la base de acumulación para compras y ventas de bienes y, por lo general, puede usar la base de efectivo para lo demás (Publication 538, método híbrido). Compare cada factura con la declaración. Qué método aplica se explica en base de efectivo o de acumulación para un negocio pequeño.

¿Cuándo una factura impaga se vuelve deuda incobrable en base de acumulación?

Una factura en base de acumulación se vuelve una deuda incobrable deducible en el año en que pierde su valor, es decir, cuando los hechos muestran que no hay una expectativa razonable de que se pague (Topic 453). Las fuentes no fijan un número de días de atraso. Es un juicio basado en los hechos.

• Se deduce en un solo año. La deducción corresponde al año en que la deuda pierde su valor. El negocio no tiene que esperar a que venza la factura (Topic 453).
• Una factura a la vez. El negocio deduce deudas específicas que se vuelven incobrables, no una estimación sobre todas las cuentas por cobrar (Publication 334).

Una deuda totalmente incobrable debe deducirse en el año en que pierde su valor, no en uno posterior. Si ese año ya pasó, un reclamo de reembolso puede seguir abierto por un tiempo limitado: vea la sección sobre una deuda que perdió su valor en un año anterior. Una deuda de una venta a crédito a un cliente es una deuda comercial; un préstamo es otro tipo de deuda: vea la sección sobre préstamos y dinero prestado a un amigo o familiar.

¿Cómo pruebo que una factura realmente está impaga y no tiene valor?

Demuestre que tomó medidas razonables para cobrar y que, con todos los hechos, no ingresará nada más (Topic 453). El reglamento considera toda la evidencia pertinente, incluido el valor de cualquier garantía y la situación financiera del deudor (26 CFR 1.166-2(a)). No se exige una demanda si los hechos muestran que demandar probablemente no llevaría a cobrar una sentencia (26 CFR 1.166-2(b)).

Por lo general, la quiebra indica que una deuda sin garantía y sin preferencia no tiene valor, al menos en parte. Una deuda puede perder su valor antes de que se resuelva el caso, o solo al resolverse. Si los hechos ya mostraban que no tenía valor antes, que el caso termine en un año posterior no traslada la deducción a ese año (26 CFR 1.166-2(c)).

Una baja en la contabilidad no es por sí sola prueba de que la deuda no tiene valor. El reglamento también pide que una declaración de los hechos que respaldan una deducción por deuda incobrable acompañe la declaración de impuestos (26 CFR 1.166-1(b)). Si un cliente que simplemente dejó de responder ya no tiene valor en un año determinado es un juicio que el IRS puede cuestionar.

¿Puedo dar de baja una parte de una factura?

Sí, en el caso de una deuda comercial ya contada en el ingreso que solo se puede cobrar en parte, pero la deducción se limita al monto dado de baja en la contabilidad en ese año (Publication 334; 26 CFR 1.166-3). El negocio debe poder demostrar cuánto no tiene valor y cuánto se dio de baja.

Si el cliente pagó una parte y el resto nunca se cobrará, el saldo impago es una deuda totalmente incobrable, no parcialmente incobrable. Para una deuda totalmente incobrable, la deducción no depende de un asiento contable, pero haga uno de todas formas: si el IRS trata más tarde la deuda como solo parcialmente incobrable, un monto que no se dio de baja ese año no es deducible (Publication 334).

Una deuda parcialmente incobrable puede darse de baja en un año posterior, pero ninguna parte puede deducirse después del año en que la deuda pierde todo su valor (Publication 334). Una deuda no comercial no puede deducirse en parte de ninguna manera (Topic 453).

¿Y si el cliente paga más tarde?

Si un negocio en base de acumulación dedujo la deuda y más tarde cobra una parte o toda, lo recuperado es ingreso hasta el monto deducido, menos cualquier parte de la deducción que no redujo su impuesto (Publication 334; 26 CFR 1.166-1(f)). Se declara como otro ingreso. Una deducción que aumentó una pérdida operativa neta arrastrada que aún no ha vencido cuenta como si hubiera reducido el impuesto (Publication 334).

Un negocio en base de efectivo no dedujo nada, así que un pago tardío es ingreso ordinario en el año en que llega (Publication 538).

¿Cómo registro la baja y el gasto por deudas incobrables en mi contabilidad?

El asiento en una contabilidad en base de acumulación es un débito al gasto por deudas incobrables y un crédito a las cuentas por cobrar, con la fecha del año en que la deuda perdió su valor. Dar de baja significa retirar la factura de las cuentas por cobrar (el dinero que los clientes le deben) y registrarla como gasto por deudas incobrables. En contabilidad, esto se llama el método de baja directa. En una contabilidad en base de efectivo no hay gasto que registrar.

Use una cuenta aparte para el gasto por deudas incobrables para poder rastrear el total hasta la declaración. Guarde con cada asiento el nombre del cliente, el número de factura, la fecha y la evidencia. Si la factura incluye impuesto sobre las ventas, separe el precio y el impuesto antes de contabilizar, y haga que el asiento cuadre. El impuesto sobre las ventas que recae sobre el comprador, que usted cobra y entrega al estado, no es su ingreso, así que queda fuera de la deducción por deuda incobrable (26 CFR 1.166-1(e); Publication 334). El impuesto que recae sobre usted como vendedor forma parte de los ingresos brutos, así que sigue a la factura. Cómo se liquida la parte del impuesto y si el estado le permite recuperarla depende de las reglas estatales: vea impuesto sobre las ventas por pagar y la declaración y cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas. El reembolso a un cliente o una nota de crédito no es una deuda incobrable: vea cómo registrar reembolsos en la contabilidad. Si la contabilidad y la declaración usan métodos distintos, vea contabilidad en base de acumulación y declaración en base de efectivo. Dar de baja una factura no exige un Form 1099-C: ese formulario lo presentan los prestamistas y acreedores similares, no un negocio común que vendió a crédito (instrucciones de los Forms 1099-A y 1099-C).

¿Puedo deducir una estimación para cuentas de cobro dudoso?

Por lo general no. Un negocio generalmente debe usar el método de baja específica, deduciendo cada deuda cuando se vuelve incobrable (Publication 334). El Congreso eliminó la reserva general para deudas incobrables en la sección 166 (26 U.S.C. 166); los bancos tienen sus propias reglas.

Una estimación en la contabilidad es un cálculo aproximado. El gasto registrado para formarla no es una deducción de impuestos, así que deje una nota de la diferencia para quien prepare la declaración. La deducción llega después, factura por factura.

Existe una regla distinta para los prestadores de servicios. Un negocio en base de acumulación no necesita acumular los honorarios por servicios que su propia experiencia indica que no cobrará si trabaja en salud, derecho, ingeniería, arquitectura, contabilidad, ciencias actuariales, artes escénicas o consultoría, o si cumple la prueba de ingresos brutos de pequeño negocio de la sección 448(c) en todos los años anteriores. Eso abarca a muchos pequeños negocios de servicios. La regla no se aplica a un monto que devenga intereses o una multa por pago tardío (26 U.S.C. 448(d)(5); Publication 334). Los honorarios que no se acumularon de esta manera nunca fueron ingreso, así que no se deducen después como deudas incobrables. Es una cuestión de método contable con condiciones, no una deducción por una estimación: pregunte a quien prepara su declaración qué método sigue su contabilidad.

¿Dónde va una deuda incobrable en mi declaración y por cuánto tiempo guardo los registros?

Una deuda comercial incobrable va en la declaración del propio negocio, y una recuperación va en su línea de otros ingresos. Los números de línea siguientes son de los formularios publicados más recientes; confírmelos en el formulario que presente.

Fuentes: instrucciones del Schedule C, del Form 1065, del Form 1120-S y del Form 1120. Una corporación o sociedad de personas en base de efectivo no puede reclamar una deuda incobrable a menos que el monto se haya incluido antes en el ingreso, y las líneas de la sociedad de personas y de la corporación S cubren solo deudas comerciales.

Guarde los registros que respaldan una deducción por deuda incobrable durante 7 años, el período que la Publication 583 indica para un reclamo por deuda incobrable, contado desde la fecha de vencimiento de la declaración del año en que la deuda perdió su valor (26 U.S.C. 6511(d)(1)). Es más tiempo del que necesitan la mayoría de los registros. Para los demás plazos de conservación, vea cuánto tiempo guardar los registros del negocio.

¿Y si la deuda perdió su valor en un año anterior y nunca la deduje?

Un negocio, o sus propietarios, pueden presentar un reclamo de reembolso en lugar de deducir en el año original. El plazo es la más tardía de las dos fechas de la fila (Publication 334; 26 U.S.C. 6511(d)(1)).

La corrección de una entidad transparente cambia el ingreso de sus propietarios, así que los propietarios normalmente también enmiendan sus propias declaraciones, con el Form 1040-X en el caso de una persona, para reclamar el reembolso. Una AAR vence dentro de 3 años después de la más tardía entre la fecha de presentación de la declaración de la sociedad de personas y su fecha de vencimiento sin prórrogas, y nunca después de que se envíe por correo un aviso de procedimiento administrativo (26 U.S.C. 6227; instrucciones del Form 1065-X). Los plazos más largos de arriba no la extienden; consulte a un preparador antes de apoyarse en ellos para una sociedad de personas o una corporación S.

El reclamo necesita la misma prueba de que la deuda perdió su valor y del año en que ocurrió, y para una deuda parcialmente incobrable cubre solo la parte dada de baja en la contabilidad ese año (Publication 334, Table 8-1; 26 CFR 1.166-3). Cada año tiene su propio plazo, así que los años más antiguos cierran primero.

¿Y si el monto impago era un préstamo, o de un amigo o familiar, y no una venta?

Un préstamo es un tipo distinto de deuda. Es una deuda comercial incobrable solo si se hizo por un motivo comercial, como un préstamo a un cliente, proveedor, empleado o distribuidor (Publication 334).

Una deuda también debe ser genuina (bona fide): una obligación válida y exigible de pagar una suma fija o determinable (26 CFR 1.166-1(c)). El efectivo prestado cuenta, así que un negocio en base de efectivo no necesita haberlo declarado como ingreso (Topic 453). Una corporación C queda fuera de las reglas de deudas no comerciales, por lo que un préstamo que se volvió incobrable se evalúa con las reglas ordinarias de deudas incobrables, incluidas las condiciones de deuda genuina y de donación (26 U.S.C. 166(d)(1)).

Un saldo impago que debe un propietario, u otra empresa que el propietario controla, puede ser un préstamo de un accionista o de un miembro y no una factura de un cliente: vea préstamos a accionistas en el balance general. Si, en cambio, un familiar prestó dinero al negocio, vea un préstamo familiar a su negocio.

¿Cómo depuro las facturas antiguas y las cuentas por cobrar al cierre del año?

Respalde cada factura abierta con pruebas y dé de baja solo las que no tengan valor. El orden siguiente mantiene alineadas la contabilidad y la declaración.

1. Confirme el método de la declaración presentada (la casilla del método contable en el Schedule C, el Form 1120, el Form 1120-S o el Form 1065).
2. Genere un informe de antigüedad de saldos y concilie su total con el saldo de cuentas por cobrar del balance general.
3. Clasifique cada factura antigua: aún cobrable, en disputa (un crédito o reembolso), pagada en parte o sin valor.
4. Para cada factura sin valor, reúna la factura, el registro de cobranza y cualquier aviso de quiebra o de cierre, y anote la fecha en que perdió su valor.
5. En una contabilidad en base de acumulación, dé de baja cada factura sin valor, o su parte incobrable, en el año en que perdió su valor. En una contabilidad en base de efectivo, anule las facturas que nunca se pagarán.
6. Aplique los pagos a las facturas correctas y revise si el dinero recibido en enero pertenece a diciembre (una factura pagada en el siguiente año fiscal).
7. Entregue al preparador una lista de cada baja: cliente, monto, fecha de facturación, fecha en que perdió su valor y la evidencia.

El resto del cierre está en la lista de verificación del cierre de fin de año.

Ejemplo

Todas las cifras son ilustrativas y están en dólares estadounidenses.

Un consultor en base de efectivo al que nunca le pagan

Un consultor propietario único en base de efectivo factura $5,000 en marzo y el cliente nunca paga. La factura nunca se declaró como ingreso, así que no hay deducción por deuda incobrable. La ganancia del Schedule C nunca incluyó los $5,000. La contabilidad anula la factura abierta. Si el cliente paga en un año posterior, los $5,000 son ingreso cuando se reciben.

Una firma en base de acumulación y una quiebra

En el Año 1, una firma de diseño en base de acumulación factura y declara $12,000 de ingresos. En el Año 2, el cliente se declara en quiebra y la firma ve que no hay bienes para pagar a los acreedores. La firma concluye que la deuda perdió su valor ese año, guarda el aviso del tribunal y su registro de cobranza, y da de baja $12,000 en la contabilidad y en su declaración del Año 2. En el Año 3, el fiduciario encuentra un bien y paga $2,000. Si la deducción del Año 2 redujo el impuesto de la firma, los $2,000 son ingreso en el Año 3, declarado como otro ingreso.

Un favor de $3,000 a un amigo

Un propietario entrega $3,000 a un amigo y después lo llama una factura impaga. Si fue un préstamo genuino sin ningún motivo comercial detrás, es una deuda no comercial: una pérdida de capital a corto plazo, permitida solo en el año en que no tiene ningún valor, con una declaración adjunta. Si ambas partes entendían que el amigo quizá no pagaría, fue una donación y nada es deducible. Un préstamo hecho por un motivo comercial, como a un cliente o proveedor, y una venta real de servicios a crédito siguen las reglas comerciales de arriba.

¿Su caso es distinto?

• Las cuentas por cobrar son grandes o antiguas, o no sabe qué método usaron sus declaraciones: el método, las facturas que alguna vez se contaron como ingreso y el año al que corresponde cada baja deben definirse antes de dar de baja nada. Busque ayuda de contabilidad para conciliar las cuentas por cobrar con las declaraciones.
• Su contabilidad está en base de acumulación pero su declaración está en base de efectivo: las facturas impagas quizá nunca llegaron a la declaración. Vea contabilidad en base de acumulación y declaración en base de efectivo y ayuda de contabilidad.
• Un cliente se declaró en quiebra: el año en que la deuda pierde su valor puede ser distinto del año en que se cierra el caso. Lleve el aviso y las facturas a ayuda de contabilidad antes de cerrar la contabilidad de ese año.
• Hay varios años sin presentar o la contabilidad está atrasada: las cuentas por cobrar de esos años pueden estar en el año equivocado o faltar. Vea cómo poner al día una contabilidad atrasada y ayuda de contabilidad.
• Debe cambiar, o quiere cambiar, de base de efectivo a base de acumulación: el cambio modifica qué facturas cuentan como ingreso, y las cuentas por cobrar que ya no tenían valor al cierre del año anterior quedan fuera del ajuste (Rev. Proc. 2025-23, sec. 15.01(3)(a)). Vea cómo cambiar de contabilidad de efectivo a acumulación.
• Vendió o cerró el negocio y conservó las cuentas por cobrar: siguen siendo deudas comerciales si se vuelven incobrables más tarde (Publication 334), así que conserve las pruebas después de cerrar la contabilidad. Lleve las facturas a ayuda de contabilidad.
• Ya se pagó el impuesto sobre las ventas de la venta impaga: la ley estatal decide qué puede recuperar. Vea cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Usted prestó el dinero por su cuenta, fuera del negocio: a quién corresponde la pérdida en la declaración depende de quién hizo el préstamo. Vea ayuda con impuestos de personas.
• Usted está en Canadá: vea cómo dar de baja facturas impagas de clientes en Canadá.