미수 청구서 대손 처리: 현금주의·발생주의 장부

고객이 끝내 내지 않은 청구서를 대손 처리할 수 있나요?

사업체는 청구서 금액이 이미 소득에 포함된 경우에만 받지 못한 고객 청구서를 대손금으로 공제할 수 있습니다(IRS Topic 453, Publication 334). 발생주의 사업체는 청구서의 매출을 번 시점에 소득으로 잡았으므로, 채권이 회수 불가능(uncollectible)이 되면 받지 못한 부분을 공제할 수 있습니다. 현금주의 사업체는 소득으로 잡은 적이 없으므로 일반적으로 공제할 것이 없습니다.

세 가지 경우에는 간단한 사례가 아닙니다. 첫째, 공제를 정하는 것은 소프트웨어 보고서의 현금주의·발생주의 설정이 아니라 제출한 세금 신고서에 적은 회계 방식입니다. 가장 최근 신고서의 회계 방식 칸을 확인하세요. Schedule C의 F번 줄, Form 1120의 Schedule K 1번 줄, Form 1120-S의 Schedule B 1번 줄, Form 1065의 H 항목입니다. 장부와 신고서의 회계 방식이 다르면 받지 못한 청구서가 신고서에 반영된 적이 없을 수 있습니다. 둘째, 금액이 크거나 오래되었거나 파산과 관련된 청구서는 증빙과 올바른 연도가 필요합니다. 셋째, 장부가 밀렸거나 여러 해의 신고서를 제출하지 않았다면 청구서가 엉뚱한 연도에 있거나 빠져 있을 수 있고, 이전 연도에 회수 불가능이 된 채권은 이제 기간 제한이 있는 환급 청구 대상일 수 있습니다.

서비스업의 발생주의 사업체는 받지 못할 것으로 예상되는 요금을 매출로 계상하지 않아도 될 수 있으며, 이 경우 답이 달라집니다. 아래 대손충당금 항목을 참고하세요.

청구서, 채권 연령 분석표(받지 못한 청구서를 경과 기간별로 정리한 표), 모든 회수 시도 기록, 파산이나 폐업 통지, 가장 최근 신고서에 나온 회계 방식을 모아 두세요.

현금주의 사업체는 왜 받지 못한 청구서를 공제할 수 없나요?

현금주의 사업체는 대금을 받을 때만 소득으로 신고하므로 받지 못한 청구서는 신고서에 반영된 적이 없고, 대손금 공제는 이미 신고된 소득에 대해서만 존재합니다. Publication 538의 현금주의 방식에서는 소득이 받은 때 계산되며, Publication 334는 소득에 포함된 적 없는 미수 금액에는 공제가 허용되지 않는다고 설명합니다. 규정은 받지 못한 급여, 보수, 수수료, 임대료를 예로 듭니다(26 CFR 1.166-1(e)).

받지 못한 대금을 두 번 공제하지는 않습니다. 그 금액은 과세소득을 높인 적이 없고, 현금주의 사업체는 일반적으로 일을 하는 데 쓴 재료, 하도급, 인건비를 지급한 연도에 공제하기 때문입니다(Publication 538).

재고가 있는 사업체는 일부 청구서만 소득으로 잡았을 수 있습니다. 재고를 계상해야 하는 사업체 중 소규모 사업 납세자가 아닌 경우에는 상품의 매입과 판매에는 발생주의를, 그 밖의 항목에는 일반적으로 현금주의를 쓸 수 있습니다(Publication 538, 혼합 방식). 각 청구서를 신고서와 대조하세요. 어떤 방식이 적용되는지는 소규모 사업의 현금주의와 발생주의에서 다룹니다.

발생주의에서는 받지 못한 청구서가 언제 대손금이 되나요?

발생주의 청구서는 회수 불가능이 된 연도에 공제 가능한 대손금이 됩니다. 즉 사실관계상 변제받을 합리적인 기대가 없어진 때입니다(Topic 453). 출처 어디에도 연체 일수 기준은 없습니다. 사실관계에 따른 판단입니다.

• 한 연도에 공제합니다. 공제는 채권이 회수 불가능이 된 연도에 속합니다. 청구서의 지급 기한이 올 때까지 기다릴 필요는 없습니다(Topic 453).
• 청구서 하나씩 공제합니다. 사업체는 전체 매출채권에 대한 추정이 아니라 회수 불가능이 된 개별 채권을 공제합니다(Publication 334).

전부 회수 불가능이 된 채권은 그 연도에 공제해야 하며 이후 연도에는 공제할 수 없습니다. 그 연도가 이미 지났다면 제한된 기간 동안은 환급 청구가 가능할 수 있습니다. 이전 연도에 회수 불가능이 된 채권 항목을 참고하세요. 고객에게 외상으로 판매해 생긴 채권은 사업 채권이고, 대여금은 다른 종류의 채권입니다. 대여금과 친구·친척에게 빌려준 돈 항목을 참고하세요.

청구서가 실제로 미납이며 회수 불가능하다는 것을 어떻게 증명하나요?

회수하려고 합리적인 조치를 했고, 모든 사실로 보아 더 들어올 돈이 없음을 보여 주어야 합니다(Topic 453). 규정은 담보의 가치와 채무자의 재정 상태를 포함해 관련된 모든 증거를 봅니다(26 CFR 1.166-2(a)). 소송을 해도 판결로 회수하지 못할 가능성이 크다는 사실이 보이면 소송까지 할 필요는 없습니다(26 CFR 1.166-2(b)).

파산은 일반적으로 담보가 없고 우선 변제권도 없는 채권이 적어도 일부는 회수 불가능이라는 신호입니다. 채권은 사건이 종결되기 전에 회수 불가능이 될 수도 있고, 종결 때에야 그렇게 될 수도 있습니다. 이미 그 전에 회수 불가능했다는 사실이 있었다면, 사건이 이후 연도에 끝났다고 해서 공제가 그 이후 연도로 옮겨지지는 않습니다(26 CFR 1.166-2(c)).

장부에서 대손 처리한 것 자체는 회수 불가능의 증거가 아닙니다. 규정은 대손금 공제를 뒷받침하는 사실관계 설명서를 신고서에 첨부하도록 요구하기도 합니다(26 CFR 1.166-1(b)). 단지 연락이 끊긴 고객이 특정 연도에 회수 불가능이 되었는지는 IRS가 이의를 제기할 수 있는 판단 사항입니다.

청구서의 일부만 대손 처리할 수 있나요?

네. 이미 소득에 포함된 사업 채권 중 일부만 회수 가능한 경우에는 가능하지만, 공제액은 그 연도에 장부에서 대손 처리한 금액으로 제한됩니다(Publication 334, 26 CFR 1.166-3). 사업체는 얼마가 회수 불가능이고 얼마를 대손 처리했는지 보여 줄 수 있어야 합니다.

고객이 일부를 내고 나머지는 끝내 들어오지 않을 것이라면, 미납 잔액은 일부가 아니라 전부 회수 불가능한 채권입니다. 전부 회수 불가능한 채권의 공제는 장부 기록에 달려 있지 않지만, 어쨌든 기록해 두세요. IRS가 나중에 그 채권을 일부만 회수 불가능하다고 본다면, 그 연도에 대손 처리하지 않은 금액은 공제할 수 없기 때문입니다(Publication 334).

일부 회수 불가능한 채권은 이후 연도에 대손 처리할 수 있지만, 채권이 전부 회수 불가능이 된 연도 이후에는 어느 부분도 공제할 수 없습니다(Publication 334). 사업 외 채권은 일부만 공제하는 것이 아예 불가능합니다(Topic 453).

고객이 나중에 돈을 내면 어떻게 되나요?

발생주의 사업체가 채권을 공제한 뒤 나중에 일부 또는 전부를 회수하면, 회수액은 공제한 금액까지 소득이 되며 공제 중 세금을 줄이지 못한 부분은 뺍니다(Publication 334, 26 CFR 1.166-1(f)). 이는 기타 소득으로 신고합니다. 아직 소멸하지 않은 순영업손실 이월액을 늘린 공제는 세금을 줄인 것으로 봅니다(Publication 334).

현금주의 사업체는 아무것도 공제하지 않았으므로 늦게 받은 대금은 받은 연도의 일반 소득입니다(Publication 538).

대손 처리와 대손 비용을 장부에 어떻게 기록하나요?

발생주의 장부의 분개는 대손 비용을 차변에, 매출채권을 대변에 기록하며, 날짜는 채권이 회수 불가능이 된 연도입니다. 대손 처리란 청구서를 매출채권(고객이 사업체에 줄 돈)에서 빼고 대손 비용으로 기록하는 것입니다. 부기에서는 이를 직접 상각법이라고 부릅니다. 현금주의 장부에는 기록할 비용이 없습니다.

대손 비용 계정을 따로 두어 합계를 신고서와 추적할 수 있게 하세요. 각 분개에 고객 이름, 청구서 번호, 날짜, 증빙을 함께 보관하세요. 청구서에 판매세가 포함되어 있다면 기록하기 전에 가격과 세금을 나누고 분개의 차변과 대변을 맞추세요. 구매자에게 부과되어 사업체가 거두어 주 정부에 전달하는 판매세는 사업체의 소득이 아니므로 대손금 공제의 대상이 아닙니다(26 CFR 1.166-1(e), Publication 334). 판매자인 사업체에 부과되는 세금은 총수입의 일부이므로 청구서를 따라갑니다. 세금 부분을 어떻게 정리하고 주 정부가 환급해 주는지는 주 규정을 따릅니다. 미지급 판매세와 신고서와 판매세 신고서 제출을 참고하세요. 고객 환불이나 크레딧 메모는 대손금이 아닙니다. 장부의 환불 기록을 참고하세요. 장부와 신고서의 회계 방식이 다르다면 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고서를 참고하세요. 청구서를 대손 처리하는 데 Form 1099-C는 필요하지 않습니다. 이 서식은 외상으로 판매한 일반 사업체가 아니라 대출 기관 등 채권자가 제출합니다(Form 1099-A와 Form 1099-C 작성 안내).

대손충당금을 공제할 수 있나요?

일반적으로 안 됩니다. 사업체는 일반적으로 개별 채권이 회수 불가능이 될 때마다 공제하는 개별 대손 처리 방식을 써야 합니다(Publication 334). 의회는 section 166의 일반 대손 준비금 제도를 폐지했습니다(26 U.S.C. 166). 은행에는 별도 규정이 있습니다.

장부의 충당금은 추정치입니다. 충당금을 쌓으려고 기록한 비용은 세금 공제가 아니므로, 신고서를 준비하는 사람을 위해 그 차이를 메모해 두세요. 공제는 나중에 청구서별로 받습니다.

서비스 제공자에게는 다른 규칙이 있습니다. 발생주의 사업체가 의료, 법률, 엔지니어링, 건축, 회계, 보험수리, 공연 예술, 컨설팅 분야에서 일하거나 이전 모든 연도에 section 448(c)의 소규모 사업 총수입 기준을 충족한다면, 자체 경험상 받지 못할 것으로 보이는 서비스 요금은 매출로 계상하지 않아도 됩니다. 많은 소규모 서비스 사업체가 여기에 해당합니다. 이 규칙은 이자나 연체 가산금이 붙는 금액에는 적용되지 않습니다(26 U.S.C. 448(d)(5), Publication 334). 이렇게 계상하지 않은 요금은 소득이었던 적이 없으므로 나중에 대손금으로 공제하지 않습니다. 이는 충당금 공제가 아니라 조건이 붙은 회계 방식의 문제이므로, 장부가 어떤 방식을 따르는지 신고서를 준비하는 사람에게 물어보세요.

대손금은 신고서의 어디에 넣고, 기록은 얼마나 보관하나요?

사업 대손금은 그 사업체 자체의 신고서에 넣고, 회수액은 기타 소득 줄에 넣습니다. 아래 줄 번호는 최신 공개 서식 기준이므로 제출하는 서식에서 확인하세요.

출처: Schedule C, Form 1065, Form 1120-S, Form 1120 작성 안내. 현금주의 법인이나 파트너십은 이전에 소득에 포함된 금액이 아니면 대손금을 공제할 수 없으며, 파트너십과 S corporation의 줄은 사업 채권만 다룹니다.

대손금 공제를 뒷받침하는 기록은 7년 동안 보관하세요. 이는 Publication 583이 대손금 청구에 제시하는 기간이며, 채권이 회수 불가능이 된 연도의 신고서 제출 기한부터 셉니다(26 U.S.C. 6511(d)(1)). 대부분의 기록보다 긴 기간입니다. 다른 기록의 보관 기간은 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

채권이 이전 연도에 회수 불가능이 되었는데 공제하지 않았다면 어떻게 하나요?

사업체나 소유주는 당초 연도에 공제하는 대신 환급 청구를 제출할 수 있습니다. 기한은 표에 나온 두 날짜 중 늦은 날입니다(Publication 334, 26 U.S.C. 6511(d)(1)).

패스스루 사업체의 수정은 소유주의 소득을 바꾸므로, 소유주도 환급을 청구하려면 보통 자신의 신고서를 수정 신고해야 하며, 개인이면 Form 1040-X를 씁니다. AAR은 파트너십 신고서의 제출일과 기한 연장 없는 제출 기한 중 늦은 날 후 3년 이내에 제출해야 하며, 행정 절차 통지가 발송된 뒤에는 제출할 수 없습니다(26 U.S.C. 6227, Form 1065-X 작성 안내). 위의 더 긴 기간이 이를 연장하지는 않으므로, 파트너십이나 S corporation에 적용하기 전에 신고 대행인에게 물어보세요.

이 청구에도 회수 불가능의 증빙과 그것이 발생한 연도가 같은 방식으로 필요하며, 일부 회수 불가능 채권은 그 연도에 장부에서 대손 처리한 부분만 대상이 됩니다(Publication 334, Table 8-1, 26 CFR 1.166-3). 연도마다 기간이 따로 있으므로 오래된 연도부터 먼저 마감됩니다.

받지 못한 금액이 판매가 아니라 대여금이거나 친구·친척에게 빌려준 돈이라면 어떻게 하나요?

대여금은 별도의 채권입니다. 고객, 공급업체, 직원, 유통업체에 대한 대여금처럼 사업상의 이유로 빌려준 경우에만 사업 대손금입니다(Publication 334).

채권은 진정한 것이어야 합니다. 즉 확정되었거나 확정 가능한 금액을 갚아야 하는 유효하고 강제 가능한 의무여야 합니다(26 CFR 1.166-1(c)). 빌려준 현금은 인정되므로 현금주의 사업체가 그것을 소득으로 신고했을 필요는 없습니다(Topic 453). C corporation은 사업 외 규정의 대상이 아니므로, 회수 불가능이 된 대여금은 진정한 채권 요건과 증여 요건을 포함해 일반 대손금 규정으로 판단합니다(26 U.S.C. 166(d)(1)).

소유주나 소유주가 지배하는 다른 회사가 갚지 않은 잔액은 고객 청구서가 아니라 주주 또는 구성원 대여금일 수 있습니다. 재무상태표의 주주 대여금을 참고하세요. 반대로 친척이 사업체에 돈을 빌려주었다면 사업체에 대한 가족 대여금을 참고하세요.

결산 때 오래된 청구서와 매출채권은 어떻게 정리하나요?

모든 미결제 청구서를 증빙과 연결하고, 회수 불가능한 청구서만 대손 처리하세요. 아래 순서를 따르면 장부와 신고서가 맞습니다.

1. 제출한 신고서의 회계 방식을 확인하세요(Schedule C, Form 1120, Form 1120-S, Form 1065의 회계 방식 칸).
2. 채권 연령 분석표를 만들고 그 합계를 재무상태표의 매출채권 잔액과 맞추세요.
3. 오래된 청구서를 회수 가능, 이의 제기됨(크레딧 또는 환불), 일부 결제됨, 회수 불가능으로 분류하세요.
4. 회수 불가능한 청구서마다 청구서, 회수 기록, 파산이나 폐업 통지를 모으고 회수 불가능이 된 날짜를 메모하세요.
5. 발생주의 장부에서는 회수 불가능한 청구서 또는 그 회수 불가능한 부분을 회수 불가능이 된 연도에 대손 처리하세요. 현금주의 장부에서는 끝내 받지 못할 청구서를 무효 처리하세요.
6. 입금을 올바른 청구서에 적용하고, 1월에 받았지만 12월에 속하는 돈이 있는지 확인하세요(다음 과세연도에 결제된 청구서).
7. 신고 대행인에게 대손 처리 목록을 주세요. 고객, 금액, 청구한 날짜, 회수 불가능이 된 날짜, 증빙을 담습니다.

나머지 결산 절차는 연말 결산 체크리스트에 있습니다.

예시

모든 금액은 설명을 위한 것이며 미국 달러입니다.

대금을 받지 못한 현금주의 컨설턴트

현금주의를 쓰는 개인사업자 컨설턴트가 3월에 $5,000를 청구했는데 고객이 끝내 내지 않습니다. 청구서는 소득으로 신고된 적이 없으므로 대손금 공제는 없습니다. Schedule C의 이익에 $5,000가 들어간 적이 없기 때문입니다. 장부에서는 미결제 청구서를 무효 처리합니다. 고객이 이후 연도에 대금을 내면 $5,000는 받은 때의 소득입니다.

발생주의 회사와 파산

1년 차에 발생주의를 쓰는 디자인 회사가 $12,000의 매출을 청구하고 신고했습니다. 2년 차에 고객이 파산을 신청했고, 회사는 채권자에게 줄 자산이 없다고 판단합니다. 회사는 그해에 채권이 회수 불가능이 되었다고 결론짓고 법원 통지와 회수 기록을 보관하며, 2년 차 장부와 신고서에서 $12,000를 대손 처리합니다. 3년 차에 관재인이 자산을 찾아 $2,000를 지급합니다. 2년 차 공제가 회사의 세금을 줄였다면 $2,000는 3년 차의 소득이며 기타 소득으로 신고합니다.

친구에게 건넨 $3,000

소유주가 친구에게 $3,000를 건넸다가 나중에 미납 청구서라고 부릅니다. 사업상의 이유 없이 한 진정한 대여였다면 사업 외 채권이며, 전부 회수 불가능이 된 해에만 인정되는 단기 양도손실로 설명서를 첨부해야 합니다. 서로 친구가 갚지 못할 수도 있다고 이해하고 있었다면 증여이므로 공제할 수 없습니다. 고객이나 공급업체에 대한 대여처럼 사업상의 이유로 한 대여와 외상으로 서비스를 판매한 실제 거래는 위의 사업 규칙을 따릅니다.

상황이 다르다면?

• 매출채권이 크거나 오래되었거나, 신고서가 어떤 방식을 썼는지 알 수 없다면: 대손 처리하기 전에 회계 방식, 소득으로 계상된 적 있는 청구서, 각 대손 처리가 속할 연도를 모두 확정해야 합니다. 장부 관리 지원으로 매출채권을 신고서와 대사하세요.
• 장부는 발생주의인데 신고서는 현금주의라면: 받지 못한 청구서가 신고서에 반영된 적이 없을 수 있습니다. 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고서와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 고객이 파산을 신청했다면: 회수 불가능이 된 연도가 사건이 종결되는 연도와 다를 수 있습니다. 그해 장부를 마감하기 전에 통지와 청구서를 장부 관리 지원에 가져오세요.
• 여러 해의 신고서를 제출하지 않았거나 장부가 밀렸다면: 그 연도의 매출채권이 엉뚱한 연도에 있거나 빠져 있을 수 있습니다. 밀린 장부 따라잡기와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 현금주의에서 발생주의로 바꿔야 하거나 바꾸고 싶다면: 전환하면 소득으로 계산되는 청구서가 달라지며, 직전 연도 말에 이미 회수 불가능한 매출채권은 조정액에서 제외됩니다(Rev. Proc. 2025-23, sec. 15.01(3)(a)). 현금주의에서 발생주의로 전환을 참고하세요.
• 사업체를 매각하거나 폐업하고 매출채권을 남겨 두었다면: 나중에 회수 불가능이 되어도 사업 채권으로 남습니다(Publication 334). 장부를 닫은 뒤에도 증빙을 보관하세요. 청구서를 장부 관리 지원에 가져오세요.
• 받지 못한 판매에 대해 판매세를 이미 납부했다면: 무엇을 돌려받을 수 있는지는 주 법이 정합니다. 판매세 신고서 제출을 참고하세요.
• 사업과 별개로 본인이 돈을 빌려주었다면: 손실이 누구의 신고서에 반영되는지는 누가 빌려주었는지에 따라 달라집니다. 개인 세금 지원을 참고하세요.
• 캐나다에 있다면: 캐나다의 미수 고객 청구서 대손 처리를 참고하세요.