Fatura não paga: dívida incobrável em caixa ou competência

Posso dar baixa em uma fatura que um cliente nunca pagou?

Um negócio só pode deduzir uma fatura de cliente não paga como dívida incobrável se o valor da fatura já tiver sido contado na renda (IRS Topic 453; Publication 334). Um negócio em regime de competência contou a fatura quando a ganhou, então pode deduzir a parte não paga quando a dívida se tornar irrecuperável (incobrável). Um negócio em regime de caixa nunca a contou, então em geral não tem nada a deduzir.

Três coisas tornam um caso menos simples. Primeiro, o método da declaração de imposto entregue decide a dedução, não a configuração de caixa ou competência de um relatório do software. Confira a caixa do método contábil na última declaração: Schedule C, linha F; Form 1120, Schedule K, linha 1; Form 1120-S, Schedule B, linha 1; ou Form 1065, item H. Se sua escrituração contábil e sua declaração usam métodos diferentes, a fatura não paga pode nunca ter chegado à declaração. Segundo, uma fatura grande, antiga ou ligada a uma falência precisa de prova e do ano certo. Terceiro, quando a escrituração contábil está atrasada ou várias declarações não foram entregues, uma fatura pode estar no ano errado ou faltar, e uma dívida que se perdeu em um ano anterior pode agora ser um pedido de restituição com prazo limitado.

Um negócio de serviços em regime de competência também pode ter permissão de não registrar como receita as taxas que espera não cobrar, o que muda a resposta: veja a seção sobre a provisão, abaixo.

Reúna as faturas, um relatório de aging (suas faturas em aberto listadas por idade), cada tentativa de cobrança, qualquer aviso de falência ou de encerramento e o método indicado na última declaração.

Por que um negócio em regime de caixa não pode deduzir uma fatura não paga?

Um negócio em regime de caixa informa a renda só quando recebe o pagamento, então uma fatura não paga nunca chegou à sua declaração, e a dedução de dívida incobrável existe apenas para renda já informada. Pelo regime de caixa descrito na Publication 538, a renda conta quando é recebida, e a Publication 334 diz que não se permite dedução por valores não pagos que nunca entraram na renda. O regulamento cita salários, honorários e aluguéis não pagos como exemplos (26 CFR 1.166-1(e)).

O pagamento perdido não é deduzido uma segunda vez: ele nunca aumentou a renda tributável, e um negócio em regime de caixa em geral deduz o que pagou para fazer o trabalho, como materiais, subcontratados e salários, no ano em que paga (Publication 538).

Um negócio que mantém estoque pode ter contado algumas faturas como renda e outras não. Um negócio que precisa contabilizar estoque e não é um pequeno contribuinte usa o regime de competência para compras e vendas de mercadorias e em geral pode usar o regime de caixa para os demais itens (Publication 538, método híbrido). Confira cada fatura com a declaração. Qual método vale está em regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

Quando uma fatura não paga vira dívida incobrável no regime de competência?

Uma fatura em regime de competência vira dívida incobrável dedutível no ano em que se torna irrecuperável, ou seja, quando os fatos mostram que não há expectativa razoável de pagamento (Topic 453). As fontes não fixam um número de dias de atraso. É um julgamento sobre os fatos.

• Deduza em um único ano. A dedução pertence ao ano em que a dívida se torna irrecuperável. O negócio não precisa esperar a fatura vencer (Topic 453).
• Uma fatura de cada vez. O negócio deduz dívidas específicas que se perdem, não uma estimativa sobre todas as contas a receber (Publication 334).

Uma dívida totalmente irrecuperável deve ser deduzida no ano em que se torna irrecuperável, não em um ano posterior. Se esse ano já passou, um pedido de restituição ainda pode estar aberto por um tempo limitado: veja a seção sobre uma dívida que se tornou irrecuperável em um ano anterior. Uma dívida de uma venda a prazo a um cliente é uma dívida empresarial; um empréstimo é outro tipo de dívida: veja a seção sobre empréstimos e dinheiro emprestado a um amigo ou parente.

Como comprovo que uma fatura realmente não foi paga e é irrecuperável?

Mostre que você tomou medidas razoáveis para cobrar e que, considerando todos os fatos, nada mais vai entrar (Topic 453). O regulamento considera todas as provas pertinentes, inclusive o valor de qualquer garantia e a situação financeira do devedor (26 CFR 1.166-2(a)). Não é preciso processar se os fatos mostram que uma ação provavelmente não levaria a cobrar uma sentença (26 CFR 1.166-2(b)).

A falência em geral indica que uma dívida sem garantia e sem preferência é irrecuperável pelo menos em parte. Uma dívida pode se tornar irrecuperável antes de o caso terminar, ou só no fim. Se os fatos já a mostravam irrecuperável antes, o encerramento do caso em um ano posterior não leva a dedução para esse ano posterior (26 CFR 1.166-2(c)).

Uma baixa na escrituração contábil não é, por si só, prova de irrecuperabilidade. O regulamento também pede que uma declaração dos fatos que sustentam a dedução de dívida incobrável acompanhe a declaração de imposto (26 CFR 1.166-1(b)). Se um cliente que simplesmente parou de responder se tornou irrecuperável em determinado ano é um julgamento que o IRS pode questionar.

Posso dar baixa em parte de uma fatura?

Sim, para uma dívida empresarial já contada na renda que só é parcialmente cobrável, mas a dedução se limita ao valor baixado na escrituração contábil naquele ano (Publication 334; 26 CFR 1.166-3). O negócio deve conseguir mostrar quanto é irrecuperável e quanto foi baixado.

Se o cliente pagou uma parte e o restante nunca vai entrar, o saldo não pago é uma dívida totalmente irrecuperável, não parcialmente. Para uma dívida totalmente irrecuperável, a dedução não depende de um lançamento contábil, mas faça um assim mesmo: se o IRS depois tratar a dívida como apenas parcialmente irrecuperável, um valor não baixado naquele ano não é dedutível (Publication 334).

Uma dívida parcialmente irrecuperável pode ser baixada em um ano posterior, mas nenhuma parte pode ser deduzida depois do ano em que a dívida se torna totalmente irrecuperável (Publication 334). Uma dívida não empresarial não pode ser deduzida em parte de jeito nenhum (Topic 453).

E se o cliente pagar depois?

Se um negócio em regime de competência deduziu a dívida e depois recebe parte dela ou toda, a recuperação é renda até o valor deduzido, menos qualquer parte da dedução que não reduziu o imposto (Publication 334; 26 CFR 1.166-1(f)). Ela é informada como outra renda. Uma dedução que aumentou um prejuízo operacional líquido levado para frente ainda não vencido conta como tendo reduzido o imposto (Publication 334).

Um negócio em regime de caixa não deduziu nada, então um pagamento tardio é renda comum no ano em que chega (Publication 538).

Como lanço a baixa e a despesa com dívidas incobráveis na minha escrituração contábil?

O lançamento contábil na escrituração em regime de competência é um débito em despesa com dívidas incobráveis e um crédito em contas a receber, datado no ano em que a dívida se tornou irrecuperável. Dar baixa significa tirar a fatura das contas a receber (o dinheiro que os clientes devem a você) e lançá-la como despesa com dívidas incobráveis. Na escrituração contábil isso se chama método de baixa direta (direct write-off). Em uma escrituração em regime de caixa não há despesa para lançar.

Use uma conta separada de despesa com dívidas incobráveis para que o total possa ser rastreado até a declaração. Guarde o nome do cliente, o número da fatura, a data e a prova junto com cada lançamento. Se a fatura inclui imposto sobre vendas, separe o preço do imposto antes de lançar e faça o lançamento fechar. O imposto sobre vendas que recai sobre o comprador, que você cobra e repassa ao estado, não é renda sua, então fica fora da dedução de dívida incobrável (26 CFR 1.166-1(e); Publication 334). O imposto que recai sobre você como vendedor faz parte da receita bruta, então segue a fatura. Como a parte do imposto é baixada, e se o estado deixa você recuperá-la, segue as regras estaduais: veja imposto sobre vendas a pagar e a declaração e entrega das declarações de imposto sobre vendas. Um reembolso ao cliente ou um crédito concedido ao cliente (credit memo) não é dívida incobrável: veja lançar reembolsos na escrituração. Se a escrituração contábil e a declaração usam métodos diferentes, veja escrituração em regime de competência e declaração em regime de caixa. Dar baixa em uma fatura não exige um Form 1099-C: esse formulário é entregue por credores e similares, não por um negócio comum que vendeu a prazo (instruções dos Forms 1099-A e 1099-C).

Posso deduzir uma provisão para devedores duvidosos?

Em geral não. Um negócio em geral deve usar o método de baixa específica, deduzindo cada dívida à medida que se perde (Publication 334). O Congresso revogou a reserva geral para dívidas incobráveis na seção 166 (26 U.S.C. 166); os bancos têm regras próprias.

Uma provisão na escrituração contábil é uma estimativa. A despesa lançada para formá-la não é uma dedução de imposto, então guarde uma anotação da diferença para quem prepara a declaração. A dedução vem depois, fatura por fatura.

Existe uma regra diferente para prestadores de serviços. Um negócio em regime de competência não precisa contar como receita as taxas de serviço que sua própria experiência indica que não serão cobradas, se atua em saúde, direito, engenharia, arquitetura, contabilidade, ciência atuarial, artes cênicas ou consultoria, ou se atende ao teste de receita bruta de pequenas empresas da seção 448(c) em todos os anos anteriores. Isso cobre muitos pequenos negócios de serviços. A regra não vale para um valor que rende juros ou multa por atraso (26 U.S.C. 448(d)(5); Publication 334). As taxas deixadas sem contar dessa forma nunca foram renda, então não são deduzidas depois como dívidas incobráveis. É uma questão de método contábil com condições, não uma dedução por provisão: pergunte a quem prepara sua declaração qual método sua escrituração contábil segue.

Onde uma dívida incobrável entra na minha declaração e por quanto tempo guardo os registros?

Uma dívida incobrável empresarial vai na declaração do próprio negócio, e uma recuperação vai na linha de outra renda. Os números de linha abaixo são dos formulários publicados mais recentes; confirme-os no formulário que você entrega.

Fontes: instruções do Schedule C, do Form 1065, do Form 1120-S e do Form 1120. Uma corporação ou sociedade em regime de caixa não pode deduzir uma dívida incobrável a menos que o valor tenha sido incluído antes na renda, e as linhas da sociedade e da corporação S cobrem apenas dívidas empresariais.

Guarde os registros que sustentam uma dedução de dívida incobrável por 7 anos, o prazo que a Publication 583 dá para um pedido de dívida incobrável, contado a partir da data de vencimento da declaração do ano em que a dívida se tornou irrecuperável (26 U.S.C. 6511(d)(1)). Isso é mais do que a maioria dos registros exige. Para os outros prazos de guarda, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

E se a dívida se tornou irrecuperável em um ano anterior e nunca a deduzi?

Um negócio, ou seus proprietários, pode entregar um pedido de restituição em vez de deduzir no ano original. O prazo é a mais tardia das duas datas da linha (Publication 334; 26 U.S.C. 6511(d)(1)).

A correção de uma entidade de transparência fiscal muda a renda de seus proprietários, então os proprietários em geral também retificam suas próprias declarações, no Form 1040-X no caso de uma pessoa física, para pedir a restituição. Um AAR vence em 3 anos após a data posterior entre a de entrega da declaração da sociedade e a de seu vencimento sem prorrogações, e nunca depois de o aviso de um procedimento administrativo ser enviado (26 U.S.C. 6227; instruções do Form 1065-X). Os prazos mais longos acima não o estendem; pergunte a um preparador antes de contar com eles para uma sociedade ou corporação S.

O pedido exige a mesma prova de irrecuperabilidade e do ano em que ocorreu, e, para uma dívida parcialmente irrecuperável, cobre apenas a parte baixada na escrituração contábil naquele ano (Publication 334, Tabela 8-1; 26 CFR 1.166-3). Cada ano tem sua própria janela, então os anos mais antigos fecham primeiro.

E se o valor não pago foi um empréstimo, ou dinheiro para um amigo ou parente, e não uma venda?

Um empréstimo é um tipo separado de dívida. É uma dívida incobrável empresarial apenas se foi feito por um motivo do negócio, como um empréstimo a um cliente, fornecedor, empregado ou distribuidor (Publication 334).

Uma dívida também precisa ser de boa-fé: uma obrigação válida e exigível de pagar um valor fixo ou determinável (26 CFR 1.166-1(c)). Dinheiro que foi emprestado conta, então um negócio em regime de caixa não precisa tê-lo informado como renda (Topic 453). Uma corporação C está fora das regras não empresariais, então um empréstimo que se perdeu é testado pelas regras comuns de dívida incobrável, inclusive as condições de dívida de boa-fé e de doação (26 U.S.C. 166(d)(1)).

Um saldo não pago devido por um proprietário, ou por outra empresa que o proprietário controla, pode ser um empréstimo de acionista ou de membro, e não uma fatura de cliente: veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial. Se um parente emprestou dinheiro ao negócio, veja um empréstimo familiar ao seu negócio.

Como organizo faturas antigas e contas a receber no fim do ano?

Ligue cada fatura em aberto a uma prova e dê baixa só nas que são irrecuperáveis. A ordem abaixo mantém a escrituração contábil e a declaração alinhadas.

1. Confirme o método na declaração entregue (a caixa do método contábil no Schedule C, Form 1120, Form 1120-S ou Form 1065).
2. Gere um relatório de aging e confira o total com o saldo de contas a receber no balanço patrimonial.
3. Classifique cada fatura antiga: ainda cobrável, em disputa (um crédito ou reembolso), parcialmente paga ou irrecuperável.
4. Para cada fatura irrecuperável, reúna a fatura, o registro de cobrança e qualquer aviso de falência ou de encerramento, e anote a data em que ela se tornou irrecuperável.
5. Na escrituração em regime de competência, dê baixa em cada fatura irrecuperável, ou na parte incobrável dela, no ano em que se tornou irrecuperável. Na escrituração em regime de caixa, anule as faturas que nunca serão pagas.
6. Aplique os pagamentos às faturas certas e confira se há dinheiro recebido em janeiro que pertence a dezembro (uma fatura paga no ano fiscal seguinte).
7. Entregue ao preparador uma lista de cada baixa: cliente, valor, data de emissão, data em que se tornou irrecuperável e a prova.

O restante do fechamento está na lista de verificação do fechamento do ano.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos.

Um consultor em regime de caixa que nunca é pago

Um consultor empresário individual no regime de caixa fatura US$5.000 em março, e o cliente nunca paga. A fatura nunca foi informada como renda, então não há dedução de dívida incobrável. O lucro do Schedule C nunca incluiu os US$5.000. A escrituração contábil anula a fatura em aberto. Se o cliente pagar em um ano posterior, os US$5.000 são renda quando recebidos.

Uma empresa em regime de competência e uma falência

No Ano 1, uma empresa de design no regime de competência fatura e informa US$12.000 de receita. No Ano 2, o cliente pede falência e a empresa não vê ativos para pagar os credores. A empresa conclui que a dívida se tornou irrecuperável naquele ano, guarda o aviso do tribunal e seu registro de cobrança e dá baixa em US$12.000 na escrituração contábil e na declaração do Ano 2. No Ano 3, o administrador judicial encontra um ativo e paga US$2.000. Se a dedução do Ano 2 reduziu o imposto da empresa, os US$2.000 são renda no Ano 3, informada como outra renda.

Um favor de US$3.000 a um amigo

Um proprietário entrega US$3.000 a um amigo e depois chama o valor de fatura não paga. Se foi um empréstimo genuíno sem motivo ligado ao negócio, é uma dívida não empresarial: uma perda de capital de curto prazo, permitida apenas no ano em que é totalmente irrecuperável, com uma declaração anexada. Se os dois lados entendiam que o amigo talvez não pagasse, foi uma doação e nada é dedutível. Um empréstimo feito por um motivo do negócio, como a um cliente ou fornecedor, e uma venda real de serviços a prazo seguem as regras empresariais acima.

E no seu caso?

• Os recebíveis são grandes ou antigos, ou você não sabe qual método suas declarações usaram: o método, as faturas que algum dia foram contadas como renda e o ano a que cada baixa pertence precisam ser definidos antes de qualquer baixa. Busque ajuda de escrituração contábil para conciliar os recebíveis com as declarações.
• Sua escrituração contábil está em regime de competência, mas sua declaração está em regime de caixa: as faturas não pagas podem nunca ter chegado à declaração. Veja escrituração em regime de competência e declaração em regime de caixa e ajuda de escrituração contábil.
• Um cliente pediu falência: o ano da irrecuperabilidade pode ser diferente do ano em que o caso se encerra. Leve o aviso e as faturas para a ajuda de escrituração contábil antes de fechar a escrituração daquele ano.
• Vários anos não foram entregues ou a escrituração contábil está atrasada: os recebíveis desses anos podem estar no ano errado ou faltar. Veja como atualizar a escrituração atrasada e ajuda de escrituração contábil.
• Você precisa trocar, ou quer trocar, do regime de caixa para o de competência: a troca muda quais faturas contam como renda, e os recebíveis já irrecuperáveis no fim do ano anterior ficam de fora do ajuste (Rev. Proc. 2025-23, seção 15.01(3)(a)). Veja trocar do regime de caixa para o de competência.
• Você vendeu ou fechou o negócio e ficou com os recebíveis: eles continuam sendo dívidas empresariais se se perderem depois (Publication 334), então guarde a prova depois que a escrituração for encerrada. Leve as faturas para a ajuda de escrituração contábil.
• O imposto sobre vendas já foi pago sobre a venda não paga: a lei estadual decide o que você pode recuperar. Veja entrega das declarações de imposto sobre vendas.
• Você emprestou o dinheiro por conta própria, fora do negócio: de quem é a declaração que leva a perda depende de quem fez o empréstimo. Veja ajuda tributária para pessoas físicas.
• Você está no Canadá: veja baixa de faturas de clientes não pagas no Canadá.