Satış Vergisi Muafiyet Belgesi: Müşteriden Ne Alınır, Ne Saklanır

Bir işletmeye satış vergisi almadan ne zaman satış yapabilirim?

ABD'de bir işletmeye yapılan vergiye tabi ürün satışı, bir muafiyet uygulanmadıkça ve bunu kanıtlayamadıkça vergilidir. “Biz bir işletmeyiz” sözü muafiyet değildir. Kanıt genellikle müşterinin imzaladığı bir belgedir: aldığını yeniden satacaksa yeniden satış belgesi (resale certificate), başka bir nedenle muafsa, örneğin muaf kullanım veya muaf alıcı, muafiyet belgesi (exemption certificate).

Eyalet riski satıcıya yükler. New York, geçerli muafiyet belgeleriyle desteklenmeyen satışların vergiye tabi perakende satış sayıldığını söyler ve ispat yükünü satıcıya verir: belge yoksa satışın muaf olduğunu siz kanıtlamalısınız. California, aksi kanıtlanana kadar tüm brüt hasılatın vergiye tabi olduğunu varsayar. Texas, kabul ettiğiniz belgeleri saklamazsanız bu satışların denetimde vergili sayılacağını söyler.

Belge kuralları eyalet kanunudur. Bu sayfa Texas, New York ve California'yı örnek olarak, ayrıca Streamlined Sales Tax formunu üye eyaletleri için işler. Streamlined Sales Tax Governing Board, Streamlined anlaşmasına katılan eyaletler için tek ortak bir belge yürütür; hangi eyaletler olduğu muafiyetler sayfasında listelenir. Başka bir eyalet için üç sorunun cevabını eyaletin kendi gelir idaresi sitesinde bulun: hangi belge formunu kabul ettiği, belgenin satıştan ne kadar sonra gelebileceği ve ne kadar saklanacağı.

Müşterinin malın eyalet dışına çıkacağını söylemesi tek başına yeterli değildir: California bunun satıcıyı sorumluluktan kurtarmadığını söyler; belgeler bunu göstermelidir. O eyalette vergi toplamanız gerekip gerekmediği ayrı bir sorudur: bkz. satış vergisini ne zaman toplamalısınız.

Bir dosyayı basit olmaktan çıkaranlar: birkaç eyalete yapılan satışlar, yıllara yayılan vergisiz faturalar, tarihsiz, eksik veya e-postalarda kaybolmuş belgeler, hangi belgeye dayandığı yazmayan vergisiz faturalar veya bir eyalet yazısı. Belge kanıttır, defterler ise onu bulduğunuz yerdir. Önce toplayın:

• Her satışın teslim edildiği eyaleti gösteren bir müşteri listesi.
• Dosyadaki her belge, tarihiyle birlikte.
• Müşteriye göre vergisiz faturalar.

Yeniden satış belgesi mi muafiyet belgesi mi: hangi müşteriye hangisi uyar?

Yeniden satış belgesi, aldığını yeniden satacak müşteriye uyar. Muafiyet belgesi, başka bir nedenle muaf olan müşteriye uyar. Bunlar farklı belgelerdir ve yeniden satış belgesi, müşterinin kendisinin kullanacağı bir ürünü kapsamaz. Muafiyet verginin yalnızca bir kısmını da kaldırabilir: California'nın imalat ve araştırma ekipmanı muafiyeti verginin bir kısmını ödenecek bırakır ve satıcı bunu kısmi muafiyet belgesiyle belgeler (CDTFA-230-M veya eşdeğeri) ve kalanını tahsil eder.

Eyalete göre formlar:

Belge müşteriye uymalıdır. Alıcı normalde satmadığı bir ürünü istiyorsa California, satıcının o ürünü özel olarak belirten bir belge istemesini veya satışı vergili saymasını söyler. Texas, malın yeniden satış dışında bir amaçla alındığını bildiğiniz veya bunu düşündüren bir nedeniniz olduğu durumda yeniden satış belgesi kabul etmemenizi söyler. Texas'ın yeniden satış muafiyeti Amerika Birleşik Devletleri, toprakları veya sömürgeleri ya da Meksika'daki yeniden satışı kapsar; başka ülkeleri kapsamaz. Yurt dışına teslim edilen bir satış bunun yerine ihracat olarak muaf olabilir; Texas bunu yalnızca kanununda sayılan ihracat belgeleriyle kabul eder.

Belge satıştan önce mi gerekir, yoksa sonradan da alabilir miyim?

En kolayı belgeyi sipariş sırasında almaktır. Sonrasında sonradan gelen belgenin yardımı eyalete özgüdür: Streamlined eyaletleri ve New York 90 gün süre tanır, California zamanlamayı fatura döngüsüne ve teslimata bağlar, Texas'ın 90 gün süresi ise ancak Comptroller belgeleri isteyen yazılı bildirim gönderdiğinde başlar.

Bunlar olağan sürelerdir, planlama hedefi değildir. Birini kaçırmak muafiyeti kanıtlama şansını her zaman bitirmez: New York geç belgeyi ispat yükü iki tarafta olacak şekilde kabul eder, California başka kanıtları kabul eder ve Streamlined eyaletleri denetim talebinden sonra ek süre tanır (aşağıdaki denetim tablosuna bakın).

Geçerli bir belge neyi göstermelidir ve iyi niyet ne demektir?

Her eyalet geçerli belgeyi ve iyi niyeti kendisi tanımlar. Genel olarak belge eksiksiz olmalı, müşteriden gelmeli, sattığınız şeye ve müşterinin yaptığı işe uymalıdır; iyi niyet ise belgedeki ya da sizin bildiğiniz herhangi bir şeyin ondan şüphe etmenizi gerektirip gerektirmediğine bağlıdır.

Çoğu eyalet formu aşağıdaki bilgileri ister; eyaletin kendi formuna bakın:

• Alıcının adı ve adresi ile satıcının adı ve adresi.
• Eyalet gerektiriyorsa alıcının kayıt numarası.
• Satın alınanın tanımı veya muafiyet nedeni.
• Alıcının imzası ve tarihi. Streamlined formu, elektronik formda imzanın gerekmediğini söyler. California muafiyet belgesi için tarihi sayar; yeniden satış belgesi için ise başka bakımdan geçerli bir belgenin yalnızca tarihsiz olduğu için geçersiz olmadığını söyler. Yine de tarihi alın, çünkü zamanlama ona göre değerlendirilir.
• Eyaletin kendi ifadesi. California “for resale” ifadesini ister; “exempt” veya “non-taxable” gibi ifadeler kabul edilmez.

Her kaynağın iyi niyeti nasıl tanımladığı:

• New York: belgenin sahte veya hileyle verildiğini bilmiyorsunuz ve makul olağan özeni gösteriyorsunuz. Koruma, Certificate of Authority sahibi satıcıya uygulanır ve çoğu satıcının muafiyet belgesi kabul etmek için buna ihtiyacı vardır. Orada kayıt yaptırmanız gerekip gerekmediği ayrı bir sorudur: bkz. satış vergisini ne zaman toplamalısınız.
• California: belge temel unsurları taşıyorsa ve görünüşte geçerliyse, aksi yönde kanıt yoksa iyi niyetle hareket ettiğiniz varsayılır.
• Texas: satış anında kabul edilen belge, geçersiz izin numarası gibi görünüşte açıkça yanlış bir şey yoksa iyi niyetli sayılır. Comptroller ayrıca alıcının o tür ürünü satıp satmadığına ve ürünün tüketileceğini bilip bilmediğinize bakar.
• Streamlined eyaletleri: tam doldurulmuş belge satış anında veya 90 gün içinde geldiyse, satıcı vergiyi hileyle toplamamış olduysa ve müşterileri hukuka aykırı biçimde muafiyet talep etmeye yönlendirmediyse satıcı, alıcının hatalı talebinden sorumlu olmaz. Satıcının, Georgia dışında, alıcının kimlik numarasını doğrulaması gerekmez.

İncelenen kaynaklar belge sayılmayan üç şeyi söyler. İzin numarası veya izin belgesinin kopyası: Texas bunun yerine geçmediğini söyler. Faturadan vergiyi silen veya satışın “vergiye tabi değil” olduğunu söyleyen müşteri: California, zamanında belge almayan bir satıcıyı bunun sorumluluktan kurtarmadığını söyler. Devlet veya hayır kurumu gibi kuruma dayalı bir muafiyetin, bunu kabul etmeyen bir Streamlined eyaletinde işlettiğiniz bir yerde talep edilmesi: Streamlined Governing Board orada belgeyi kabul edemeyeceğinizi söyler.

Tek bir genel belge, aynı müşterinin tekrarlayan siparişlerini kapsayabilir mi?

Genellikle evet; aynı genel tür satın alma için, belge sona erene veya müşterinin bilgileri değişene kadar.

Çok eyaletli tek bir belge alabilir miyim, yoksa her eyaletin kendi formu mu gerekir?

Tek form birkaç eyaleti kapsayabilir, ancak yalnızca onu kabul eden eyaletleri; satışın teslim edildiği eyalet belirler.

Her belge için teslim eyaletini kaydedin ve formu o eyalete göre seçin. Aynı formların alıcı tarafı için bkz. yeniden satış belgeleri ve satış vergisi iadeleri.

Belgeleri ne kadar saklamalıyım ve her vergisiz faturayı birine nasıl bağlarım?

Her belgeyi eyaletin asgari süresince, bir denetim, itiraz veya iade talebi açıkken ise daha uzun süre saklayın. Her vergisiz faturayı arkasındaki belgeye bağlayın.

New York, California ve Texas bağlantıyı arar. New York, dosyadaki belgeyle faturayı ilişkilendirecek bir yöntem ister. California, muaf satış faturalarının belgelerle eşleştirilebilmesi için alıcının adını taşıması gerektiğini söyler. Texas denetçisi belgedeki tanımı satış faturasıyla karşılaştırır.

Her vergisiz fatura için defterler müşteriyi, teslim eyaletini, belge formunu, tarihini ve neyi kapsadığını göstermelidir. O zaman belge referansı olmayan vergisiz faturaların listesi saniyeler içinde çıkar. Her belgeyi müşteri başına bir klasöre dosya olarak kaydedin, adına tarihi ve teslim eyaletini yazın ve varsa bitiş tarihini not edin (Texas izin beklemede belgesi veya 12 ay boyunca alım yapılmayan Streamlined genel belgesi); böylece bir sonraki siparişten önce yenisini isteyebilirsiniz.

Belge eksik, geç veya tam değilse denetimde ne olur?

Denetçi, aksini göstermediğiniz sürece satışı genellikle vergili sayar. Geç veya kusurlu bir belgenin yine de ne kadar yardımcı olacağı eyalete bağlıdır.

Denetçinin nasıl örneklem aldığı, tahmin yaptığı ve tarh ettiği satış vergisi denetimleri rehberinde anlatılır.

Müşteri bana belgeyi hiç vermedi: vergiyi ben mi öderim, yoksa onun sorunu mu?

Ödemeniz gerekebilir. Müşteri de kullanım vergisi (alıcının vergisiz aldığı ürünler için kendi vergisi) borçlu olabilir; ancak bu tek başına sizi sorumluluktan kurtarmaz. Neden vergi alınmadığını göstermesi gereken taraf satıcıdır.

Streamlined Board, satıcı vergi tahsil etmediğinde müşterinin geçerli bir muafiyet talep edemiyorsa kullanım vergisini doğrudan eyalete aktarması gerektiğini söyler. Bu, eyalete takip edecek ikinci bir kişi verir; sizin ispat yükünüzü kaldırmaz. California, vergiyi silen, izin numarası veren veya satışa “vergiye tabi değil” diyen alıcının, zamanında belge alamayan satıcıyı sorumluluktan kurtarmadığını söyler.

Cevabı değiştirebilecek şeyler:

• Geçerli bir belge eyaletin süresi içinde gelir.
• Eyalet başka kanıtları kabul eder; California bunu yeniden satılan veya vergisi alıcı tarafından ödenen mallar için yapar.
• Satış o eyalette baştan vergiye tabi değildi: bkz. satış vergisini ne zaman toplamalısınız.

Eksiksiz bir belgeyi iyi niyetle kabul ettiyseniz ve müşterinin muaf olmadığı anlaşılırsa sizi koruyan şey yukarıdaki iyi niyet kurallarıdır. Görünür bir kusuru olan belge bu korumayı almaz.

Tahsil etmediğiniz vergiyi müşteriye fatura edip edemeyeceğiniz sözleşmeye ve eyalete bağlıdır: bkz. satış vergisiz kesilmiş faturalar.

Belgesi olmayan vergisiz faturalarla şimdi ne yapmalıyım?

Bunları eyalete ve elinizdeki belgeye göre ayırın, hâlâ alınabilecek olanları isteyin ve kalanı olası vergili satış sayın.

1. Listeleyin: her vergisiz işletme satışını müşteriye ve teslim eyaletine göre. Vergi toplama yükümlülüğünüzün olmadığı eyaletlerdeki satışları ayırın.
2. Eşleştirin: her faturayı bir belgeyle eşleştirin ve üç yığına ayırın: eksiksiz ve zamanında, dosyada ama kusurlu (tarihsiz, yanlış form, numara yok) ve hiç yok.
3. İsteyin: ikinci ve üçüncü yığındakiler için doğru formu, yukarıdaki sürelere göre isteyin. Müşteri formu doldurur, imzalar ve gerçek tarihi yazar. Müşteri adına belge asla doldurmayın, imzalamayın veya geriye tarihlemeyin: form müşterinin kendi beyanıdır, Texas bilerek kötüye kullanımı suç sayar ve hukuka aykırı bir talebe yönlendiren satıcı Streamlined korumasını kaybeder.
4. Hesaplayın: belgesiz kalan satışlara ne uygulandığını. Müşteriye fatura etme, kendiniz ödeme ve bildirme satış vergisiz kesilmiş faturalar ve tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama rehberlerinde anlatılır. Bir eyalet yazısı geldiyse satış vergisi denetimleri rehberiyle başlayın.
5. Girişi düzeltin. Birçok satıcı ilk vergisiz siparişten önce belgeyi ister ve ona bir referansı müşteri kaydıyla birlikte saklar.

Örnek

Dolar tutarları ABD dolarıdır ve örnek amaçlıdır.

Texas: sevkiyattan önce belge

Texas'taki bir parça distribütörü, parçaları yeniden satan bir atölyeye US$30.000 tutarında parça satıyor. Atölye, sevkiyattan önce 11 haneli izin numarası, parçaların ve işinin tanımıyla doldurulmuş bir Form 01-339 gönderiyor. Distribütör vergi almadan sevk ediyor ve belgeyi, üzerine fatura numarasını yazarak müşteri klasörüne koyuyor.

New York: 90 günde hiçbir şey gelmiyor

Bir satıcı, malları yeniden satacağını söyleyen New York'taki bir işletme müşterisine US$12.000 tutarında mal teslim ediyor. 90 gün içinde hiçbir ST-120 gelmiyor. Satıcı satışın başka yolla muaf olduğunu gösteremezse New York bunu vergiye tabi perakende satış sayar ve ispat yükü satıcıdadır. Varsayılan birleşik oran %8 ise bu US$960 artı faiz eder. 100. günde gelen belge zamanında değildir: satıcı ve müşteri ispat yükünü birlikte taşır ve daha fazla kanıt istenebilir.

Altı eyalet, belgeler e-postada

Bir satıcı altı eyalette US$500.000 vergisiz işletme satışı yapmış ve belgeleri e-posta yazışmalarında saklıyor. Bir denetim yazısı her birini fatura bazında isteyebilir. Yazı gelmeden önce satıcı her faturayı teslim eyaletine göre listeliyor ve US$380.000'ın eksiksiz belgelerle, US$70.000'ın eksiklikli belgelerle desteklendiğini, US$50.000'ın ise hiç belgesi olmadığını görüyor. Bu satışlar vergiliyse ve ortalama birleşik oran %7 ise US$50.000 için faizden önce US$3.500 vergi, eksiklikler giderilemezse US$70.000 için US$4.900 vergi çıkar. Yapılacak iş, eksiklikleri eyalet eyalet gidermek, kalanı nasıl ele alacağına karar vermek ve her belge referansını müşteriyle birlikte saklamaktır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Birden fazla eyaletteki işletme müşterilerine vergisiz satış yaptınız ve belgeler eksik, tarihsiz ya da e-postalarda kayıp, veya bir eyalet yazısı geldi: her eyalet kendi satışlarını, sürelerini ve kayıtlarını sayar. Bir eyaletin hangi satışları vergili sayabileceğini, hangi belgelerin hâlâ alınabileceğini ve defterlerin her vergisiz faturayı belgesine nasıl bağladığını çözmek kayıt işidir: bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Bir eyalet denetim yazısı veya bilgi talebi gönderdi: sonrasında ne olacağı için bkz. satış vergisi denetimleri. Belge ve fatura kayıtlarını yeniden oluşturmak muhasebe kayıtları işidir: muhasebe kayıtları desteği.
• Geçmiş dönemler için vergi toplamanız gerekirdi: bkz. tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama.
• Faturalar doğru vergi olmadan çıktı: bkz. satış vergisiz kesilmiş faturalar.
• Tedarikçinize belge veren alıcı sizsiniz: bkz. yeniden satış belgeleri ve satış vergisi iadeleri.
• Alıcılarınız veri merkezleri: bkz. sunucu, kurulum ve bakımda satış vergisi.
• Malzeme alan bir yükleniciyseniz: bkz. yükleniciler ve malzemelerde satış vergisi.
• Kanadalı veya ABD dışından başka bir satıcısınız: bkz. ABD dışında yerleşik satıcılar için ABD satış vergisi. Kanada'da satış yapıyorsunuz, ABD'de değil: bkz. Kanada'da yeniden satış belgesi yok.
• Hangi eyaletlerin vergisine ihtiyaç duyduğundan veya nasıl beyan edeceğinizden emin değilsiniz: bkz. satış vergisini ne zaman toplamalısınız ve satış vergisi beyannamesi verme.