אישורי פטור ותעודות מכירה חוזרת למס מכירה: מה לקבל ומה לשמור

מתי אפשר למכור לעסק בלי לגבות מס מכירה?

מכירה של פריט החייב במס לעסק חייבת במס, אלא אם חל פטור ואפשר להוכיח אותו. “אנחנו עסק” אינו פטור. ההוכחה היא בדרך כלל אישור שהלקוח חותם עליו: תעודת מכירה חוזרת (resale certificate) אם הלקוח ימכור הלאה את מה שהוא קונה, או אישור פטור אם הוא זכאי מסיבה אחרת, כמו שימוש פטור או קונה פטור.

המדינה מטילה את הסיכון על המוכר. ניו יורק קובעת שמכירות שאינן נתמכות באישורי פטור תקפים נחשבות מכירות קמעונאיות חייבות במס, וחובת ההוכחה על המוכר: אם המסמך חסר, עליכם להוכיח שהמכירה הייתה פטורה. קליפורניה מניחה שכל התקבולים הגולמיים חייבים במס עד שמוכח אחרת. טקסס קובעת שאם לא שמרתם את האישורים שקיבלתם, המכירות האלה ייחשבו חייבות במס בביקורת.

כללי האישורים הם חוק מדינתי. העמוד הזה משתמש בטקסס, בניו יורק ובקליפורניה כדוגמאות מפורטות, ובנוסף בטופס Streamlined Sales Tax למדינות החברות בו. הגוף Streamlined Sales Tax Governing Board מפעיל אישור משותף אחד למדינות שהצטרפו להסכם Streamlined; עמוד הפטורים שלו מפרט אותן. בכל מדינה אחרת, מצאו באתר של משרד ההכנסות של המדינה שלוש תשובות: איזה טופס אישור היא מקבלת, כמה זמן אחרי המכירה אישור יכול להגיע, וכמה זמן לשמור אותו.

הצהרה של לקוח שהסחורה תצא מהמדינה אינה מספיקה כשלעצמה: קליפורניה אומרת שהיא אינה פוטרת את המוכר; המסמכים צריכים להראות זאת. השאלה אם בכלל הייתם חייבים לגבות באותה מדינה היא שאלה נפרדת: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.

מה הופך מקרה למורכב: מכירות לכמה מדינות, שנים של חשבוניות בלי מס, אישורים בלי תאריך, חלקיים או קבורים במייל, חשבוניות בלי מס שאינן אומרות איזה אישור תומך בהן, או מכתב ממדינה. האישור הוא ההוכחה, והספרים הם המקום שבו מוצאים אותו. מה לאסוף קודם:

• רשימת לקוחות עם המדינה שאליה נמסרה כל מכירה.
• כל אישור שבתיק, עם התאריך שלו.
• חשבוניות בלי מס לפי לקוח.

תעודת מכירה חוזרת או אישור פטור: איזה מהם מתאים לאיזה לקוח?

תעודת מכירה חוזרת מתאימה ללקוח שימכור הלאה את מה שהוא קונה. אישור פטור מתאים ללקוח שזכאי מסיבה אחרת. אלה מסמכים שונים, ותעודת מכירה חוזרת אינה מכסה דבר שהלקוח ישתמש בו בעצמו. פטור יכול גם להסיר רק חלק מהמס: הפטור של קליפורניה לציוד ייצור ומחקר משאיר חלק לתשלום, והמוכר מתעד אותו באישור פטור חלקי (⁦CDTFA-230-M⁩ או מקביל לו) וגובה את היתרה.

הטפסים לפי מדינה:

האישור חייב להתאים ללקוח. אם קונה רוצה פריט שהוא לא מוכר בדרך כלל, קליפורניה אומרת שהמוכר צריך לדרוש אישור שמפרט את הפריט הספציפי או להתייחס למכירה כחייבת במס. טקסס אומרת לא לקבל תעודת מכירה חוזרת אם אתם יודעים או יש לכם סיבה להאמין שהסחורה נקנית למטרה שאינה מכירה חוזרת. ההקלה של טקסס למכירה חוזרת חלה על מכירה חוזרת בארצות הברית, בטריטוריות או בנחלות שלה, או במקסיקו, ולא במדינות אחרות; מכירה למסירה בחו״ל עשויה להיות פטורה כיצוא במקום זאת, ובטקסס מוכיחים זאת רק במסמכי היצוא שהחוק שלה מפרט.

מתי צריך את האישור: לפני המכירה, או שאפשר לאסוף אותו אחר כך?

הכי קל לקבל אותו עם ההזמנה. אחר כך, אם אישור מאוחר עוזר, זה תלוי במדינה: מדינות Streamlined וניו יורק מאפשרות 90 ימים, קליפורניה קושרת את העיתוי למחזור החיוב ולמסירה, ו90 ימים של טקסס מתחילים רק כש-⁠Comptroller שולח הודעה כתובה שדורשת את האישורים.

אלה החלונות הרגילים, לא יעדי תכנון. החמצה של אחד מהם לא תמיד מסיימת את האפשרות להוכיח פטור: ניו יורק מקבלת אישור מאוחר כששני הצדדים נושאים בנטל, קליפורניה מקבלת הוכחות אחרות, ומדינות Streamlined מאפשרות תקופה נוספת אחרי בקשה לביקורת (ראו את טבלת הביקורת בהמשך).

מה אישור תקף צריך להראות, ומה זה תום לב?

כל מדינה מגדירה בעצמה אישור תקף ותום לב. באופן כללי אישור צריך להיות שלם, להגיע מהלקוח, להתאים למה שמכרתם ולמה שהלקוח עושה, ותום הלב נקבע לפי השאלה אם דבר באישור, או דבר שידעתם, היה צריך לעורר בכם ספק.

רוב טפסי המדינות מבקשים את הפריטים הבאים; בדקו את הטופס של המדינה עצמה:

• שם וכתובת הקונה, ושם וכתובת המוכר.
• מספר הרישום של הקונה, כשהמדינה דורשת אחד.
• תיאור של מה שנקנה, או הסיבה לפטור.
• חתימת הקונה והתאריך. הטופס של Streamlined אומר שחתימה אינה נדרשת בטופס אלקטרוני. קליפורניה מציינת תאריך באישור פטור; לגבי תעודת מכירה חוזרת היא קובעת שתעודה תקפה אחרת אינה פסולה רק משום שאין בה תאריך. קבלו את התאריך בכל זאת, כי העיתוי נבחן לפיו.
• הניסוח של המדינה עצמה. קליפורניה רוצה את הביטוי “for resale”; ביטויים כמו “exempt” או “non-taxable” אינם מקובלים.

איך כל מקור מגדיר תום לב:

• ניו יורק: אין לכם ידיעה שהאישור כוזב או ניתן במרמה ואתם נוהגים בזהירות סבירה רגילה. ההגנה חלה על מוכר שיש לו Certificate of Authority (היתר מכירה של ניו יורק), ורוב המוכרים צריכים אחד כדי לקבל אישור פטור. השאלה אם אתם חייבים להירשם שם היא שאלה נפרדת: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.
• קליפורניה: מניחים שפעלתם בתום לב כשהאישור כולל את הרכיבים החיוניים ונראה תקף על פניו, אלא אם יש ראיה הפוכה.
• טקסס: אישור שהתקבל בזמן המכירה נחשב לתום לב אלא אם משהו שגוי בעליל על פניו, כמו מספר היתר לא תקף. Comptroller בודק גם אם הקונה מוכר פריטים מהסוג הזה והאם ידעתם שהם יצרכו.
• מדינות Streamlined: המוכר אינו אחראי לתביעה לא תקינה של הקונה אם האישור המלא התקבל בזמן המכירה או תוך 90 ימים, המוכר לא נמנע במרמה מגבייה, והמוכר לא עודד לקוחות לתבוע פטור שלא כדין. המוכר אינו צריך לאמת את מספר הזיהוי של הקונה, חוץ מבג׳ורג׳יה.

המקורות שנקראו מונים שלושה דברים שאינם נחשבים אישור. מספר היתר או עותק של ההיתר: טקסס אומרת שזה אינו תחליף. לקוח שמוריד את המס מהחשבונית שלכם או אומר שהמכירה “לא חייבת במס”: קליפורניה אומרת שזה אינו פוטר מוכר שלא קיבל אישור בזמן. פטור לפי סוג ישות, כמו ממשלה או ארגון צדקה, שנתבע במקום שאתם פועלים בו במדינת Streamlined שאינה מאפשרת אותו: Streamlined Governing Board אומר שאתם לא רשאים לקבל שם את האישור.

האם אישור כולל אחד יכול לכסות הזמנות חוזרות מאותו לקוח?

בדרך כלל כן, לאותו סוג כללי של רכישה, עד שהוא מסתיים או שפרטי הלקוח משתנים.

אפשר לקחת אישור רב-מדינתי, או שכל מדינה צריכה טופס משלה?

טופס אחד יכול לכסות כמה מדינות, אבל רק את המדינות שמקבלות אותו, והמדינה שאליה נמסרת המכירה מכריעה.

רשמו את מדינת המסירה לכל אישור, ובחרו את הטופס לפי המדינה הזאת. לצד של הקונה באותם טפסים ראו תעודות מכירה חוזרת והחזרי מס מכירה.

כמה זמן שומרים אישורים, ואיך קושרים כל חשבונית ללא מס לאישור?

שמרו כל אישור לפי המינימום של המדינה, ויותר מזה כל עוד ביקורת, ערעור או תביעת החזר פתוחים. קשרו כל חשבונית ללא מס לאישור שמאחוריה.

ניו יורק, קליפורניה וטקסס מחפשות כולן את הקשר. ניו יורק דורשת שיטה לקשור חשבונית לאישור שבתיק. קליפורניה אומרת שחשבוניות על מכירות פטורות צריכות לציין את שם הקונה כדי שאפשר יהיה להתאים אותן לאישורים. מבקר של טקסס משווה את תיאור האישור לחשבונית המכירה.

לכל חשבונית ללא מס, הספרים צריכים להציג את הלקוח, את מדינת המסירה, את טופס האישור, את התאריך שלו ומה הוא מכסה. אז רשימה של חשבוניות ללא מס בלי הפניה לאישור מופקת תוך שניות. שמרו כל אישור כקובץ בתיקייה לכל לקוח, תנו לו שם עם התאריך ומדינת המסירה, וציינו כל תאריך סיום (אישור של טקסס עם היתר בהמתנה, או אישור כולל של Streamlined אחרי 12 חודשים בלי רכישה) כדי שתוכלו לבקש אישור חדש לפני ההזמנה הבאה.

מה קורה בביקורת אם אישור חסר, מאוחר או לא שלם?

המבקר מתייחס בדרך כלל למכירה כחייבת במס, אלא אם תראו אחרת. עד כמה אישור מאוחר או פגום עדיין עוזר תלוי במדינה.

איך מבקר דוגם, מעריך ומחייב מכוסה בביקורות מס מכירה.

הלקוח לא נתן לי את האישור מעולם: אני חייב את המס, או שזו בעיה שלו?

ייתכן שאתם חייבים אותו. ייתכן שגם הלקוח חייב מס שימוש (המס של הקונה עצמו על פריטים שנקנו בלי מס מכירה), אבל זה לא משחרר אתכם כשלעצמו. המוכר הוא זה שצריך להראות למה לא נגבה מס.

Streamlined Board אומר שכשהמוכר לא גובה, הלקוח חייב להעביר מס שימוש ישירות למדינה, אלא אם הוא יכול לתבוע פטור תקף. זה נותן למדינה אדם שני לרדוף אחריו; זה לא מזיז את הנטל שלכם. קליפורניה אומרת שקונה שמוחק את המס, נותן מספר היתר או מכנה את המכירה “לא חייבת במס” אינו פוטר את המוכר שלא השיג אישור בזמן.

מה יכול לשנות את התשובה:

• אישור תקף מגיע בתוך החלון של המדינה.
• המדינה מקבלת הוכחה אחרת, כפי שקליפורניה עושה לגבי סחורה שנמכרה הלאה או שהקונה שילם עליה את המס.
• המכירה לא הייתה חייבת במס באותה מדינה מלכתחילה: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.

אם קיבלתם אישור שלם בתום לב והתברר שהלקוח לא היה פטור, כללי תום הלב שלמעלה הם מה שמגן עליכם. אישור עם פגם גלוי אינו זוכה להגנה הזאת.

האם אפשר לחייב את הלקוח במס שלא גביתם תלוי בחוזה ובמדינה: ראו חשבוניות שנשלחו בלי מס מכירה.

מה עושים עכשיו עם חשבוניות ללא מס שאין להן אישור?

ממיינים אותן לפי מדינה ולפי מה שיש בידיכם, מבקשים את מה שעדיין אפשר להשיג, ומתייחסים לשאר כאל חשבוניות שאולי חייבות במס.

1. רשמו כל מכירה עסקית ללא מס לפי לקוח ומדינת מסירה. הפרידו הצידה מכירות במדינות שבהן לא הייתם חייבים לגבות.
2. התאימו כל חשבונית לאישור ומיינו לשלוש ערימות: שלם ובזמן, בתיק אבל פגום (בלי תאריך, טופס שגוי, בלי מספר), ואין.
3. בקשו את הטופס הנכון בערימה השנייה והשלישית, לפי החלונות שלמעלה. הלקוח ממלא, חותם ומתארך אותו בתאריך האמיתי. לעולם אל תמלאו, תחתמו או תתארכו אישור בשם לקוח: הטופס הוא ההצהרה של הלקוח עצמו, טקסס רואה בשימוש לרעה מודע עבירה פלילית, ומוכר שמעודד תביעה שלא כדין מאבד את ההגנה של Streamlined.
4. בררו מה חל על כל מה שנשאר בלי תמיכה. חיוב הלקוח, תשלום בעצמכם ודיווח מכוסים בחשבוניות שנשלחו בלי מס מכירה ובהשלמת מס מכירה שלא נגבה. אם הגיע מכתב ממדינה, התחילו בביקורות מס מכירה.
5. תקנו את הקליטה. מוכרים רבים מבקשים את האישור לפני ההזמנה הראשונה ללא מס ושומרים הפניה אליו ברשומת הלקוח.

דוגמה

הסכומים בדולרים אמריקאיים והם להמחשה.

טקסס: אישור לפני המשלוח

מפיץ חלקים בטקסס מוכר חלקים בסך ⁦US$30,000⁩ למוסך שמוכר אותם הלאה. לפני המשלוח המוסך שולח טופס ⁦01-339⁩ מלא עם מספר ההיתר בן 11 הספרות שלו, תיאור החלקים ותיאור העסק. המפיץ שולח בלי מס ושומר את האישור בתיקיית הלקוח עם מספר החשבונית כתוב עליו.

ניו יורק: דבר לא מגיע תוך 90 ימים

ספק מוסר סחורה בסך ⁦US$12,000⁩ ללקוח עסקי בניו יורק שאומר שימכור אותה הלאה. ⁦ST-120⁩ לא מגיע תוך 90 ימים. אלא אם הספק יכול להראות בדרך אחרת שהמכירה פטורה, ניו יורק רואה בה מכירה קמעונאית חייבת במס והספק נושא בנטל. בשיעור משולב משוער של ⁦8%⁩, זה היה ⁦US$960⁩ בתוספת ריבית. אישור שמגיע ביום ה-⁠100 אינו בזמן: הספק והלקוח נושאים שניהם בנטל, וייתכן שיבקשו הוכחות נוספות.

שש מדינות, אישורים במייל

מוכר ביצע מכירות עסקיות ללא מס בסך ⁦US$500,000⁩ בשש מדינות ושומר את האישורים בשרשורי מייל. מכתב ביקורת יכול לבקש כל אחד מהם לפי חשבונית. לפני שמגיע מכתב כלשהו, המוכר מפרט כל חשבונית לפי מדינת מסירה ומוצא ⁦US$380,000⁩ שנתמכים באישורים שלמים, ⁦US$70,000⁩ שנתמכים באישורים עם פערים ו-⁠⁦US$50,000⁩ בלי אישור. אם המכירות האלה היו חייבות במס והשיעור המשולב הממוצע היה ⁦7%⁩, על ⁦US$50,000⁩ היה חל מס של ⁦US$3,500⁩ לפני ריבית, ועל ⁦US$70,000⁩ היה חל מס של ⁦US$4,900⁩ אם אי אפשר היה לתקן את הפערים. העבודה היא לתקן את הפערים מדינה אחר מדינה, להחליט איך לטפל בשאר, ולשמור הפניה לכל אישור ברשומת הלקוח.

המצב שלכם שונה?

• מכרתם בלי מס ללקוחות עסקיים ביותר ממדינה אחת, והאישורים חסרים, בלי תאריך או קבורים במייל, או שהגיע מכתב ממדינה: כל מדינה סופרת בעצמה את המכירות, החלונות והרישומים שלה. לברר אילו מכירות מדינה יכולה להתייחס אליהן כחייבות במס, אילו אישורים עדיין אפשר להשיג, ואיך הספרים קושרים כל חשבונית ללא מס לאישור שלה זו עבודת רישומים: ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• מדינה שלחה מכתב ביקורת או בקשת מידע: ראו ביקורות מס מכירה כדי להבין מה קורה אחר כך. בנייה מחדש של רישומי האישורים והחשבוניות היא עבודת הנהלת חשבונות: עזרה בהנהלת חשבונות.
• הייתם צריכים לגבות מס בתקופות קודמות: ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה.
• חשבוניות כבר יצאו בלי המס הנכון: ראו חשבוניות שנשלחו בלי מס מכירה.
• אתם הקונים ונותנים אישור לספק שלכם: ראו תעודות מכירה חוזרת והחזרי מס מכירה.
• הקונים שלכם הם מרכזי נתונים: ראו מס מכירה על שרתים, התקנה ותחזוקה.
• אתם קבלנים שקונים חומרים: ראו קבלנים ומס מכירה על חומרים.
• אתם מוכרים קנדים או מוכרים אחרים שאינם בארה״ב: ראו מס מכירה אמריקאי למוכרים שמקום עסקם מחוץ לארה״ב. אתם מוכרים בקנדה ולא בארה״ב: ראו אין תעודת מכירה חוזרת בקנדה.
• אתם לא בטוחים באילו מדינות צריך את המס שלכם בכלל, או איך מגישים: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה והגשת דוחות מס מכירה.