Yeniden Satış Belgesi: Vergisiz Alım ve Satış Vergisi İadesi

Yeniden satış belgesi nedir ve kimler kullanabilir?

Yeniden satış belgesi, bir işletmenin tedarikçisine verdiği imzalı bir formdur; malı yeniden satmak için aldığını bildirir, böylece tedarikçi bu satışta satış vergisi tahsil etmez. Vergi ertelenir, kalkmaz: mallar vergiye tabiyse vergilendirilen satış, nihai müşteriye yapılan sonraki satıştır. Yeniden satış kuralları eyalet yasasıdır. Bu sayfa Texas, New York ve California'yı örnek olarak kullanır. Başka bir eyalet için o eyaletin vergi dairesinin yeniden satış belgeleriyle ilgili sayfasını bulun; formu, istediği numarayı, belgenin ne zaman verileceğini ve alıcının iade talep edip edemeyeceğini kontrol edin.

Belgeyi genellikle yalnızca malı yeniden satan, bazı eyaletlerde ise kiralayan işletme kullanabilir. California, yeniden satış belgelerini maddi menkul mal satışı işiyle uğraşan alıcılarla sınırlar. New York, Form ST-120'yi kayıtlı New York satıcılarına ve belirli eyalet dışı alıcılara tanır. Texas, alıcının Texas izin numarasını ister. Yan işin başlı başına bir işletme sayılıp sayılmadığı ayrı bir sorudur: bkz. yeniden satışın hobi mi işletme mi olduğu.

Tedarikçinin vergiyi çoktan tahsil etmiş olması en sık görülen sorundur: önce ondan iade veya hesap alacağı isteyin. Bazı eyaletler izin sahibinin devletten doğrudan talep etmesine de izin verir, ancak bir süre sınırı vardır; bu yüzden en eski faturaların süresi ilk dolar.

Konuyu karmaşıklaştıranlar: aylardır vergisi ödenmiş stok, birden çok tedarikçi veya eyalet, işte kullanılan mallar ya da bir eyaletten gelen yazı. Üç örnek eyalette belge devlete değil tedarikçiye verilir. Texas, belgeyi Comptroller'a göndermemenizi söyler.

Önce şunları toplayın:

• Her eyaletteki satıcı izni (seller's permit) veya kayıt numaranız.
• Vergi gösteren her tedarikçi faturası.
• Gönderdiğiniz her belge ve gönderim tarihi.
• Ödeme kanıtı.

Tedarikçi yeniden satış belgesini kabul etmeden önce neye ihtiyaç duyar?

Tedarikçinin, eyalet kayıt numaranızı taşıyan ve ne aldığınızı tanımlayan eksiksiz bir belgeye ihtiyacı vardır. Belge yoksa satışın yeniden satış amaçlı olduğunu kanıtlama yükü tedarikçide kalır; bu yüzden genellikle vergi tahsil eder. New York, geçerli belge olmadan yapılan satışları vergiye tabi perakende satış sayar; California ise satıcı belgeyi iyi niyetle ve zamanında almadıkça ispat yükünü satıcıya yükler.

Henüz kayıt numaranız yok mu? Çoğu belge bir numara ister, ancak istisnalar vardır. Texas, izin başvurusunun beklemede olduğunu belirten belgeyi kabul eder; Comptroller'ın denetim kılavuzuna göre bu belge yalnızca 60 gün geçerlidir, sonrasında kalıcı numarayla yenisi gerekir. California, alıcının neden California izni gerektirmediğine dair yeterli bir açıklamayı kabul eder. New York'un Part 2 bölümünde, bulunduğu yerde satış vergisi veya KDV kaydı gerekmeyen alıcı iş yerinin adresini yazar, numara yerine “geçerli değil” yazar. Nerede kayıt yaptırmanız gerektiği için bkz. satış vergisini ne zaman tahsil etmeniz gerekir. Aksi halde kayıttan önce alınan stoğa genellikle vergi uygulanır ve Texas'ta ödeme sırasında izni olmayan alıcı iade için satıcı üzerinden başvurmak zorundadır.

Texas ve California'da izin numarası tek başına belge sayılmaz. Texas, müşterinin izin numarasının veya izin kopyasının yeniden satış belgesinin yerini tutmadığını söyler. California, izin numarası vermenin ya da satıcıya satışın vergiye tabi olmadığını söylemenin belgeyi zamanında almamış satıcıyı sorumluluktan kurtarmadığını belirtir ve belgede “muaf” (exempt) ya da “vergiye tabi değil” (non-taxable) değil, “for resale” (yeniden satış için) ifadesinin yer almasını ister.

Zamanlama önemlidir. California, satıcı belgeyi faturalamadan önce, normal faturalama ve ödeme döngüsü içinde ya da teslimatta veya teslimattan önce alırsa belgeyi zamanında sayar; geç alınan belge geriye dönük etki etmez. New York, eksiksiz bir belgeyi iyi niyetle kabul eden ve belgeyi işlemden itibaren 90 gün içinde elinde bulunduran satıcıyı korur. Belgeyi siparişle birlikte gönderin.

Her siparişle ayrı yeniden satış belgesi mi vermeliyim, yoksa tek bir genel belge mi?

İkisi de olur: tek bir sipariş için bir belge ya da aynı tedarikçiden tekrarlayan alımlar için genel belge (blanket certificate). Üç örnek eyaletin üçü de koşullu olarak genel belgeye izin verir; aksi halde her alım için ayrı belge gerekir.

Bir yeniden satış belgesi başka eyaletlerdeki tedarikçilerle de işe yarar mı?

Tüm eyaletler için geçerli tek bir belge yok, ancak çok eyaletli formlar belirli eyalet gruplarını kapsar; burada iki tanesi gösteriliyor. Her form tek bir satıcıyı adlandırır, bu yüzden her tedarikçi için ayrı form doldurursunuz ve neyin kabul edileceğine her eyalet karar verir. Kurallar genellikle tedarikçinin bulunduğu yere değil, malın teslim edildiği eyalete bağlıdır: Streamlined Board, belgesini üye bir eyalete ait sayılan bir satışa bağlar; New York ise New York Eyaleti dışına teslim edilen satışların vergiden muaf olduğunu söyler.

Hangi numaranın girileceği: Streamlined talimatlarına göre, muafiyeti talep ettiğiniz eyalet kayıt yaptırmanızı gerektiriyorsa o eyaletin numarasını verin; orada kayıtlı değilseniz herhangi bir eyaletten satış vergisi kimlik numarası verin. New York'un eyalet dışı bölümü başka bir eyalette, bir Kanada eyaletinde veya başka bir ülkede yapılmış kaydı kabul eder.

Başka bir eyaletteki müşterinize doğrudan sevk edilen mallar (drop shipment) ayrı kurallara tabidir: Streamlined Board, satıcılara o eyalete danışmalarını söyler.

Yeniden satış belgesiyle neleri alabilirim, neleri alamam?

Yeniden satacağınız malları, aldığınız hâliyle ya da sattığınız bir şeyin parçası olarak alabilirsiniz. Belgeyi tüketeceğiniz veya elinizde tutacağınız şeyler için kullanamazsınız: sarf malzemeleri, ekipman, mobilya ya da işletmenin tükettiği her şey.

Eyaletlerin verdiği örnekler:

• Texas: aldığınız biçimde veya başka bir ürünün ayrılmaz parçası olarak yeniden satacağınız ürünler; bir müşteriye kiralayacağınız mallar; yeniden satış stokunuzdaki ürünler üzerinde yapılan vergiye tabi hizmet; ve vergiye tabi bir hizmet verilirken kullanılan, bakımı, muhafazası ve denetimi müşteriye geçen mallar (Comptroller SSS).
• New York: aldığınız hâliyle veya başka bir malın fiziksel bileşeni olarak yeniden satılacak mallar ve yeniden satış için alınan hizmetler (ST-120). Müteahhitler malzeme almak için ST-120 kullanamaz; bkz. müteahhitler ve malzemelerde satış vergisi.
• California: yeniden satılacak bitmiş ürünler, yeniden satış için tutulan bir ürünün fiziksel parçası olan malzemeler ve yalnızca gösterim veya sergi için tutulan ürünler. Satmadan önce işte kullanacağınız, kişisel olarak kullanacağınız veya yatırım olarak tutacağınız ürünler dahil değildir (Publication 103).

Karma siparişte hangi kalemlerin yeniden satış için olduğunu işaretleyin. Texas, alıcılara tedarikçinin hangi kalemlere vergi uygulamaması gerektiğini açıkça belirtmelerini ve malı yeniden satıp satmayacakları konusunda en ufak bir tereddüt varsa belge kullanmamalarını söyler.

Yeniden satış stokundan bir şeyi kendi kullanımım için aldım: ne ödemem gerekir?

Yeniden satmak için aldığı bir malı kullanan işletme, bu kullanım üzerinden vergi öder; vergi genellikle malın satılacağı fiyat üzerinden değil, ödenen bedel üzerinden hesaplanır. Buna kullanım vergisi denir: alım sırasında satış vergisi ödenmeyen malı kullandığınızda borçlandığınız vergi.

• Texas: vergiyi kullanım anında ödemeniz gerekir; vergi, alım fiyatı ya da kullanım dönemi için gerçeğe uygun piyasa kira bedeli üzerinden hesaplanır. Comptroller'ın örneği, mağazayı süpürmek için stoktan çekilen bir süpürgedir; tutarı beyannamenizdeki “vergiye tabi alımlar” satırına eklersiniz.
• New York: kendi kullanımı için envanterden mal çeken işletme, ödediği fiyat üzerinden kullanım vergisi öder. Kayıtlı işletme bunu satış ve kullanım vergisi beyannamesinde bildirir.
• California: malın maliyeti üzerinden kullanım vergisi; mal ilk depolandığında veya kullanıldığında doğar ve o döneme ait beyannamede bildirilir. Alıcı, kullanım vergisini satış vergisine çevirmek için belgeyi geriye dönük olarak iptal edemez.

Malları satış için tutmak ya da satış için tutarken göstermek veya sergilemek kullanım sayılmaz (Texas, California). Kullanım vergisinin nasıl bildirilip ödeneceği işletme alımlarında kullanım vergisi sayfasında anlatılıyor.

Tedarikçi, yeniden sattığım mallar için satış vergisi tahsil etti: nasıl geri alırım?

Önce tedarikçiye başvurun. Vergiyi tahsil edip devlete yatıran tedarikçidir; bu yüzden iade genellikle ondan başlar ve bazı eyaletlerde vergiyi devletten yalnızca tedarikçi talep edebilir.

1. Malların uygun olduğunu doğrulayın: bunları işletmeniz satıyor ve eyaletin yeniden satış kuralları kapsıyor. Kullandığınız ürünlere ödenen vergi bu yolla geri alınamaz.
2. Vergi tahsil edilen her faturayı listeleyin: tedarikçi, tarih, kalemler, fiyat ve vergi.
3. Tedarikçiye eksiksiz doldurulmuş bir yeniden satış belgesi gönderin; yalnızca yeniden sattığınız veya yeniden satış için elinizde tuttuğunuz mallar için. Texas, sizden bir yeniden satış veya muafiyet belgesi almadan satıcıya iade yapmaz. Başka yerlerde geç verilen belge yetmeyebilir: California bunun geriye dönük olmadığını söyler, bu yüzden tedarikçinin malların yeniden satıldığını göstermesi gerekebilir. New York'ta 90 gün geçtikten sonra satışın muaf olduğunu kanıtlama yükü her iki tarafa da geçer.
4. Hesabınıza iade veya alacak kaydı isteyin. Texas'ta alacak kaydı için Form 89-123 üzerinde yazılı onayınız gerekir.
5. Tedarikçi harekete geçmezse, eyaletiniz izin veriyorsa bir sonraki bölümdeki doğrudan yolu kullanın.
6. Yalnızca bir kez talep edin. New York'un Form AU-11 formunda başvuran, verginin hiçbir kısmının tahsil eden kişi tarafından zaten iade edilmediğini veya alacak kaydedilmediğini onaylar.

Satış vergisi iadesini devletten kendim talep edebilir miyim ve ne kadar süre var?

New York'ta vergiyi hatalı ödeyen kişi başvurabilir. Texas'ta ödeme sırasında izni olan alıcı talep edebilir; aksi halde başvuru satıcı üzerinden yapılır. California'da satış vergisi perakendeci üzerinden gider; alıcı doğrudan yalnızca, tahsil etmekle yükümlü bir perakendecinin kendisinden tahsil ettiği kullanım vergisi için başvurabilir.

Süreler, eyalete göre vergi ödenmesi gereken veya ödendiği tarihten itibaren sayılır; ücreti fark ettiğiniz günden başlamaz. Tedarikçinin beyanname tarihi faturanızda yazmaz; bu yüzden güvenli olması için fatura tarihinden sayın. En eski faturaların süresi ilk dolar.

California ayrıca, tedarikçisine vergi ödemiş ve ürünü vergiye tabi herhangi bir kullanımdan önce yeniden satmış perakendecinin, vergi öncesi fiyatı yeniden satışı bildiren beyannamede düşmesine izin verir; Regulation 1701, yeniden satış için alınan mallar üzerinde yanlışlıkla ödenen vergiyi adıyla anar. Düşüm o dönem için kaçırıldıysa iade talebi gerekir. Düşümü yapmak, o satış için tedarikçiye iade veya alacak kaydı yapılmasını engeller; bu yüzden tek bir yol seçin. Bu bir iade değil, düşümdür.

Dikkat edin:

• Eksik talep. Texas'ta süre, ancak talep tüm koşulları karşıladığında durur.
• Açık denetim. Texas, denetçiye iadenin denetime dahil edilip edilemeyeceğini sormayı önerir.
• Ret. Texas, ret yazısından itibaren duruşma talep etmek veya duruşmayı atlama niyet bildirimi vermek için 60 gün tanır; New York ise itiraz dilekçesi vermek için 90 gün tanır.
• Diğer eyaletler. Her biri kendi süresini belirler: bunlara güvenmeden önce eyaletin iade sayfasını okuyun.

Yeniden satmak için çevrimiçi alım yaptım ve ödeme sayfası vergi tahsil etti: ne yapmalıyım?

Vergi tahsil eden her tedarikçi gibi ele alın. Sitede belge kabul etmenin bir yolu varsa, sipariş faturalanmadan önce gönderin. Site yine de vergi tahsil ederse sipariş onayını ve vergiyi gösteren faturayı saklayın, ardından yukarıdaki iade adımlarını izleyin. California'da ücretin eyalet dışı bir satıcının tahsil ettiği kullanım vergisi olup olmadığını sorun: CDTFA'ya kendiniz başvurabileceğiniz tek durum budur. Tedarikçiyi beklerken iade süresi işlemeye devam eder.

Satış vergisi iade talebi için hangi kayıtlar gerekir?

Satış vergisi iade talebi için alımın, ödenen verginin ve alımın neden yeniden satışa uygun olduğunun kanıtı gerekir; Texas, New York ve California'nın üçü de bunları ister.

• Texas: Comptroller fatura, tarih, ürün açıklaması, tutar, satış günlüğü ve genel defter, yeniden satış belgeleri, ödeme kanıtı, vergi ödenen yerel vergi bölgeleri ile satıcının adı ve izin numarasını isteyebilir. 10'dan fazla fatura bir çizelgeye konur.
• New York: imzalı bir Form AU-11, talebin dayanağını açıklayan bir metin ve bunu destekleyen belgeler; büyük hacimlerde özet tablo kabul edilir. Sizin adınıza imzalayan temsilci için ayrıca Form POA-1 gerekir.
• California: talep gerekçeleri, tutarı ve dönemleri belirtir ve faturalar veya muafiyet belgeleri ile birlikte verilir.

Hatalı tahsil edilen vergiyi stok maliyetinden ayrı, kendi satırında tutun ve her alımı tedarikçi, tarih ve belge gönderilip gönderilmediğine göre etiketleyin. İade veya alacak kaydı geldiğinde gelir sayılmaz; o satırı kapatır: bkz. iadelerin muhasebe kayıtlarına işlenmesi. Talep, stoktan çekilen ürün için kullanım vergisi kaydı ve denetim, hep aynı listeden başlar.

Kendi kullanacağım bir şey için yeniden satış belgesi verirsem ne olur?

Kullandığı ürünler için yeniden satış belgesi veren işletme vergiyi öder ve Texas, New York ve California'da böyle bir belge vermek suç olabilir. Her eyalet alıcının alım anında ne bildiğine, New York ve California ayrıca alıcının vergiyi kaçırma niyeti olup olmadığına bakar. Vergi her halükarda borçtur. Cezai sorumluluk belgeyi imzalayan kişiye aittir.

Örnek

Rakamlar örnek amaçlıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Texas'ta bir dükkân, yeniden sattığı parçalara vergi ödedi

Satış vergisi izni olan bir Texas dükkânı, yeniden satmak üzere her çeyrekte US$5.000 değerinde parça alıyor. Altı çeyrek boyunca, dosyada belge olmadığı için tedarikçi her siparişte US$400 vergi tahsil ediyor. Dükkân altı faturanın tamamını kapsayan eksiksiz bir belge gönderip iade istiyor. Tedarikçi yanıt vermiyor. Dükkân ödeme sırasında izin sahibi olduğundan Texas, böyle bir alıcının beyannamelerini düzeltmesine, alacak kaydı almasına veya kendi talebini vermesine izin verir. Dört yıllık süre genellikle her verginin ödenmesi gereken tarihinden işler; bu yüzden dükkân faturaları en eskiden başlayarak listeler ve en eski talepleri önce verir. Söz konusu toplam, Comptroller'ın kabul etmediği kısımdan önce US$2.400 tutarındadır.

New York'ta bir perakendeci, yeniden satmak için aldığı masayı kullanıyor

New York'ta bir perakendeci, US$1.250 karşılığında satmayı düşündüğü bir masayı Form ST-120 ile vergi ödemeden US$750 karşılığında alıyor. Sonra masayı kendi ofisinde kullanıyor. Alım sırasında masayı kullanacağını bilseydi, belge vermek kötüye kullanım olurdu: bkz. yukarıdaki kötüye kullanım bölümü. Kullanım vergisi, yeniden satış fiyatı olan US$1.250 üzerinden değil, ödediği US$750 üzerinden borçlanılır. Örnek olarak %8 oranıyla bu US$60 eder, US$100 değil. Oran genellikle perakendecinin masayı teslim aldığı yerdeki orandır; masayı kullandığı yerdeki oran daha yüksekse o oran uygulanır. Kayıtlı perakendeci bunu satış ve kullanım vergisi beyannamesinde bildirir.

Beş eyaletten alım yapan bir çevrimiçi yeniden satıcı

Bir çevrimiçi yeniden satıcı, Ohio, Utah, Texas, California ve New York'taki tedarikçilere yılda US$20.000 harcıyor. Belgeyi belirleyen şey tedarikçinin bulunduğu yer değil, her siparişin teslim edildiği yerdir. İkisi de Streamlined üyesi olan Ohio veya Utah'a teslim edilen mallar için Streamlined belgesi kullanılabilir; tedarikçi başına bir tane. Texas, California veya New York içine teslim edilen mallar o eyaletin kurallarına tabidir: yeniden satıcının izinleri Border States formunun istediğiyle uyuşuyorsa bu belge Texas veya California için uygun olabilir; New York ise ST-120 ister ve eyalet dışı bölümü yalnızca yeniden satıcının New York'ta kayıt yaptırması gerekmiyorsa ve formun iki durumundan biri geçerliyse kullanılır. Yeniden satıcı her belgeyi sipariş faturalanmadan önce gönderir ve tedarikçiye göre bir kayıt tutar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Aylardır, birden çok tedarikçide veya eyalette stok için vergi ödediniz: iade süreleri eyaletten eyalete değişir ve yalnızca bazı ödemeler doğrudan talep edilebilir. Hangilerinin süresinin dolmadığı ve kimin talep edebileceği her eyalete bağlıdır. Muhasebe kayıtlarınız vergi ödenmiş alımları yeniden satış stokundan hiç ayırmadıysa, talep listesi faturalardan ve banka kayıtlarından yeniden oluşturulmalıdır: bkz. muhasebe kayıtları desteği ve küçük satıcılar için stok mu sarf malzemesi mi.
• Bir eyalet, kullandığınız stok için vergi istedi veya denetim açtı: bkz. satış vergisi denetimleri; önce alım ve stoktan çekim kayıtlarını yeniden oluşturmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Kendi müşterilerinizden belge topluyorsunuz: bkz. müşterilerden muafiyet belgeleri.
• Mallar vergisiz geldi ve kullandınız: bu kullanım vergisidir: bkz. işletme alımlarında kullanım vergisi.
• Nerede kayıt yaptırmanız gerektiğinden emin değilsiniz: kayıt kuralları eyalete göre değişir ve çoğu belge bir numara ister. Bkz. satış vergisini ne zaman tahsil etmeniz gerekir.
• Satış vergisi beyannamesini düzeltmeniz veya alacak kaydı almanız gerekiyor: bkz. satış vergisi beyannamesi verme.
• Malzeme alan bir müteahhitsiniz: bkz. müteahhitler ve malzemelerde satış vergisi.
• Çevrimiçi satış yapıyorsunuz ve gelir vergisi tarafını merak ediyorsunuz: bkz. çevrimiçi satıcılar için gelir vergisi.
• Mallar ABD dışında yeniden satılacak veya ABD stoğu alan Kanadalı ya da ABD dışı bir işletmesiniz: Texas yeniden satış belgesi yalnızca ABD ve Meksika'yı kapsar; bu yüzden bu sayfanın kapsamadığı başka muafiyetler geçerli olabilir. Bkz. ABD'de stoku olan Kanadalı satıcılar, yabancı satıcılar ve satış vergisi ve sınır ötesi vergi desteği.