판매세 면세·재판매 증명서: 받을 서류와 보관

사업자에게 판매세 없이 판매할 수 있는 경우는 언제인가요?

사업자에게 과세 대상 물품을 판매하면 면세가 적용되고 그것을 입증할 수 있을 때만 판매세가 없습니다. "저희는 사업자입니다"라는 말은 면세 사유가 아닙니다. 입증은 보통 고객이 서명한 증명서로 합니다. 구입한 물품을 되팔 고객은 재판매 증명서를, 면세 사용이나 면세 구매자처럼 다른 사유로 자격이 있는 고객은 면세 증명서를 줍니다.

주는 위험을 판매자에게 지웁니다. 뉴욕 주는 유효한 면세 증명서의 뒷받침이 없는 판매는 과세 소매 판매로 간주하고 입증 책임이 판매자에게 있다고 밝힙니다. 서류가 없으면 판매가 면세였음을 판매자가 입증해야 합니다. 캘리포니아 주는 반대 사실이 입증될 때까지 모든 총수입이 과세 대상이라고 추정합니다. 텍사스 주는 받은 증명서를 보관하지 않으면 그 판매가 세무조사에서 과세 대상으로 추정된다고 밝힙니다.

증명서 규정은 주법입니다. 이 페이지는 텍사스 주, 뉴욕 주, 캘리포니아 주를 사례로 들고, Streamlined Sales Tax 서식을 그 회원 주를 위해 함께 다룹니다. Streamlined Sales Tax Governing Board는 Streamlined 협정에 가입한 주들을 위한 공통 증명서 하나를 운영하며, 면세 페이지에 그 주들이 나와 있습니다. 다른 주라면 해당 주 세무국 웹사이트에서 세 가지를 확인하세요. 어떤 증명서 서식을 인정하는지, 판매 후 얼마 뒤까지 증명서를 받아도 되는지, 얼마나 보관해야 하는지입니다.

고객이 물품을 주 밖으로 반출할 것이라고 말하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 캘리포니아 주는 그것이 판매자의 책임을 면제하지 않는다고 밝히며, 서류로 그 사실이 입증되어야 합니다. 그 주에서 애초에 징수해야 했는지는 별개의 문제입니다. 판매세를 징수해야 하는 경우를 참고하세요.

간단하지 않은 경우는 이렇습니다. 여러 주로 판매했거나, 세금 없는 청구서가 여러 해 쌓였거나, 증명서에 날짜가 없거나 불완전하거나 이메일에 묻혀 있거나, 세금 없는 청구서에 어떤 증명서가 근거인지 적혀 있지 않거나, 주 정부 서신이 왔을 때입니다. 증명서가 입증 자료이고, 장부는 그것을 찾는 곳입니다. 먼저 모을 자료는 다음과 같습니다.

• 판매마다 배송한 주를 적은 고객 목록.
• 보관 중인 모든 증명서와 그 날짜.
• 고객별로 정리한 세금 없는 청구서.

재판매 증명서와 면세 증명서 중 어느 고객에게 어느 것이 맞나요?

재판매 증명서는 구입한 물품을 되팔 고객에게 맞습니다. 면세 증명서는 다른 사유로 자격이 있는 고객에게 맞습니다. 두 서류는 다르며, 재판매 증명서는 고객이 직접 쓸 물품에는 적용되지 않습니다. 면세가 세금의 일부만 없애는 경우도 있습니다. 캘리포니아 주의 제조 및 연구 장비 면세는 일부 세금이 남으며, 판매자는 부분 면세 증명서로 이를 기록하고(CDTFA-230-M 또는 이와 동등한 서식) 나머지 세금을 징수합니다.

주별 서식은 다음과 같습니다.

증명서는 고객에게 맞아야 합니다. 구매자가 평소 팔지 않는 물품을 원하면 캘리포니아 주는 판매자가 그 특정 물품을 적은 증명서를 요구하거나 그 판매를 과세로 처리해야 한다고 밝힙니다. 텍사스 주는 물품이 재판매가 아닌 다른 목적으로 구입된다는 것을 알거나 그렇게 믿을 이유가 있다면 재판매 증명서를 받지 말라고 합니다. 텍사스 주의 재판매 면세는 미국, 그 영토 또는 속령, 멕시코에서의 재판매에 해당하며 다른 나라는 해당하지 않습니다. 해외로 배송하는 판매는 대신 수출로 면세될 수 있으며, 텍사스 주는 법령에 열거된 수출 서류로만 이를 입증하도록 합니다.

증명서는 판매 전에 받아야 하나요, 나중에 받아도 되나요?

주문과 함께 받아 두는 것이 가장 쉽습니다. 그 뒤에 늦게 받은 증명서가 도움이 되는지는 주마다 다릅니다. Streamlined 주와 뉴욕 주는 90일을 허용하고, 캘리포니아 주는 청구 주기와 배송에 맞춰 시기를 정하며, 텍사스 주의 90일은 회계감사관이 증명서를 요구하는 서면 통지를 보낸 때부터 시작됩니다.

이는 일반적인 기한이며 계획의 목표가 아닙니다. 기한을 놓쳐도 면세를 입증할 기회가 항상 끝나는 것은 아닙니다. 뉴욕 주는 늦은 증명서를 받되 양쪽이 입증 책임을 지고, 캘리포니아 주는 다른 증거도 인정하며, Streamlined 주는 세무조사 요청 후 추가 기간을 허용합니다(아래 세무조사 표 참고).

유효한 증명서에는 무엇이 있어야 하고, 선의란 무엇을 뜻하나요?

유효한 증명서와 선의는 주마다 다르게 정의합니다. 일반적으로 증명서는 완전해야 하고, 고객에게서 온 것이어야 하며, 판매한 물품과 고객의 사업에 맞아야 합니다. 선의는 증명서 자체나 판매자가 알던 내용 중에 의심할 만한 것이 있었는지에 달려 있습니다.

대부분의 주 서식은 아래 항목을 요구합니다. 해당 주의 서식을 확인하세요.

• 구매자의 이름과 주소, 판매자의 이름과 주소.
• 주가 요구하는 경우 구매자의 등록 번호.
• 구입하는 물품의 설명 또는 면세 사유.
• 구매자의 서명과 날짜. Streamlined 서식은 전자 서식에서는 서명이 필요 없다고 밝힙니다. 캘리포니아 주는 면세 증명서에는 날짜를 요구하고, 재판매 증명서는 다른 면에서 유효하다면 날짜가 없다는 이유만으로 무효가 되지 않는다고 밝힙니다. 시기는 날짜로 판단하므로 어쨌든 날짜를 받으세요.
• 주가 정한 문구. 캘리포니아 주는 "for resale"이라는 문구를 요구하며, "exempt"나 "non-taxable" 같은 표현은 인정되지 않습니다.

각 출처가 선의를 정의하는 방식은 다음과 같습니다.

• 뉴욕 주: 증명서가 허위이거나 부정하게 제출되었다는 사실을 알지 못하고 합리적인 통상의 주의를 기울인 경우입니다. 보호는 Certificate of Authority를 가진 판매자에게 적용되며, 대부분의 판매자는 면세 증명서를 받으려면 이것이 필요합니다. 그곳에 등록해야 하는지는 별개의 문제입니다. 판매세를 징수해야 하는 경우를 참고하세요.
• 캘리포니아 주: 증명서에 필수 요소가 있고 겉보기에 유효해 보이며 반대 증거가 없다면 선의로 행동한 것으로 추정합니다.
• 텍사스 주: 판매 시점에 받은 증명서는 겉보기에 명백히 잘못된 점이 없는 한 선의로 받은 것으로 봅니다. 예를 들어 허가 번호가 유효하지 않은 경우입니다. 회계감사관은 구매자가 그런 물품을 파는지, 판매자가 그것이 소비될 것을 알았는지도 봅니다.
• Streamlined 주: 완전히 작성된 증명서를 판매 시점이나 90일 이내에 받았고, 판매자가 사기로 세금을 징수하지 않은 것이 아니며, 판매자가 고객에게 면세를 부당하게 주장하도록 권유하지 않았다면 구매자의 부당한 주장에 대해 판매자에게 책임이 없습니다. 판매자는 구매자의 ID 번호를 확인할 필요가 없지만, 조지아 주는 예외입니다.

출처를 읽어 보면 증명서로 인정되지 않는 것이 세 가지 있습니다. 허가 번호나 허가증 사본: 텍사스 주는 이것이 대체 수단이 아니라고 합니다. 고객이 청구서에서 세금을 빼거나 판매가 "과세 대상이 아니다"라고 말하는 경우: 캘리포니아 주는 증명서를 제때 받지 못한 판매자의 책임을 면제하지 않는다고 합니다. 정부나 자선단체처럼 사업체 유형에 따른 면세를, 이를 허용하지 않는 Streamlined 주에서 판매자가 운영하는 장소에서 주장하는 경우: Streamlined Governing Board는 그곳에서는 증명서를 받을 수 없다고 합니다.

한 장의 포괄 증명서로 같은 고객의 반복 주문을 다 처리할 수 있나요?

보통 가능합니다. 같은 일반 유형의 구매에 대해, 증명서가 종료되거나 고객의 정보가 바뀔 때까지입니다.

여러 주에 쓸 수 있는 증명서를 받아도 되나요, 주마다 각자 서식이 필요한가요?

한 서식으로 여러 주를 다룰 수 있지만 그 서식을 인정하는 주에 한하며, 판매품이 배송되는 주가 결정합니다.

증명서마다 배송 주를 기록하고, 그 주를 기준으로 서식을 고르세요. 같은 서식의 구매자 쪽은 재판매 증명서와 판매세 환급을 참고하세요.

증명서는 얼마나 보관해야 하고, 세금 없는 청구서를 증명서와 어떻게 연결하나요?

각 증명서를 주의 최소 보관 기간 동안 보관하고, 세무조사, 이의 신청, 환급 청구가 진행 중이면 더 오래 보관하세요. 세금 없는 청구서마다 그 근거가 된 증명서와 연결하세요.

뉴욕 주, 캘리포니아 주, 텍사스 주는 모두 그 연결을 확인합니다. 뉴욕 주는 보관 중인 증명서와 청구서를 연결하는 방법을 요구합니다. 캘리포니아 주는 면세 판매의 청구서가 증명서와 대조할 수 있도록 구매자를 명시해야 한다고 합니다. 텍사스 주 조사관은 증명서의 설명과 판매 청구서를 비교합니다.

세금 없는 청구서마다 장부에 고객, 배송 주, 증명서 서식, 그 날짜, 적용 범위가 나와 있어야 합니다. 그러면 증명서 참조가 없는 세금 없는 청구서 목록을 몇 초 만에 뽑을 수 있습니다. 각 증명서를 고객별 폴더에 파일로 저장하고, 날짜와 배송 주를 넣어 이름을 붙이고, 종료일(텍사스 주의 허가 신청 중 증명서나, 12개월 동안 구매가 없는 Streamlined 포괄 증명서)을 기록해 다음 주문 전에 새 증명서를 요청할 수 있게 하세요.

증명서가 없거나, 늦거나, 불완전하면 세무조사에서 어떻게 되나요?

조사관은 일반적으로 달리 입증하지 않는 한 그 판매를 과세 대상으로 봅니다. 늦거나 결함이 있는 증명서가 얼마나 도움이 되는지는 주마다 다릅니다.

조사관이 표본을 추출하고, 추정하고, 고지하는 방식은 판매세 세무조사에서 다룹니다.

고객이 증명서를 주지 않았습니다. 제가 세금을 내야 하나요, 고객의 문제인가요?

내야 할 수 있습니다. 고객도 사용세(판매세 없이 구입한 물품에 대한 구매자 본인의 세금)를 내야 할 수 있지만, 그것만으로 판매자의 책임이 면제되지는 않습니다. 세금을 징수하지 않은 이유를 입증해야 하는 쪽은 판매자입니다.

Streamlined Board는 판매자가 징수하지 않으면 고객이 유효한 면세를 주장할 수 없는 한 사용세를 주에 직접 납부해야 한다고 밝힙니다. 이는 주가 추징할 수 있는 사람이 한 명 더 생긴다는 뜻이며, 판매자의 입증 책임이 옮겨 가는 것은 아닙니다. 캘리포니아 주는 구매자가 세금을 빼거나, 허가 번호를 주거나, 판매를 "과세 대상이 아니다"라고 해도 증명서를 제때 받지 못한 판매자의 책임이 면제되지 않는다고 밝힙니다.

답이 달라질 수 있는 경우는 다음과 같습니다.

• 주가 정한 기간 안에 유효한 증명서가 도착한다.
• 캘리포니아 주가 재판매된 물품이나 구매자가 세금을 납부한 물품에 대해 그러듯이, 주가 다른 증거를 인정한다.
• 그 판매가 애초에 그 주에서 과세 대상이 아니었다. 판매세를 징수해야 하는 경우를 참고하세요.

완전한 증명서를 선의로 받았는데 고객이 면세 대상이 아니었던 것으로 드러나면, 위의 선의 규정이 판매자를 보호합니다. 눈에 띄는 결함이 있는 증명서는 그 보호를 받지 못합니다.

징수하지 않은 세금을 고객에게 청구할 수 있는지는 계약과 주에 따라 다릅니다. 판매세 없이 발행한 청구서를 참고하세요.

증명서가 없는 세금 없는 청구서는 지금 어떻게 하나요?

주별로, 갖고 있는 서류별로 분류하고, 아직 받을 수 있는 것은 요청하고, 나머지는 과세 대상일 수 있는 것으로 보세요.

1. 세금 없는 사업자 판매를 모두 목록으로 정리하세요. 고객과 배송 주별로 정리하고, 징수 의무가 없었던 주의 판매는 따로 두세요.
2. 청구서마다 증명서와 대조해 세 묶음으로 나누세요. 완전하고 제때 받은 것, 보관 중이지만 결함이 있는 것(날짜 없음, 잘못된 서식, 번호 없음), 없는 것입니다.
3. 두 번째와 세 번째 묶음은 위의 기한을 참고해 올바른 서식을 요청하세요. 고객이 직접 작성하고 서명하고 실제 날짜를 적어야 합니다. 고객 대신 증명서를 작성하거나 서명하거나 날짜를 소급해서는 안 됩니다. 그 서식은 고객 본인의 확인서이고, 텍사스 주는 알면서 악용하는 것을 형사 범죄로 다루며, 부당한 주장을 권유한 판매자는 Streamlined 보호를 잃습니다.
4. 계속 입증되지 않는 것에 무엇이 적용되는지 파악하세요. 고객에게 청구하는 방법, 직접 납부하는 방법, 신고하는 방법은 판매세 없이 발행한 청구서와 징수하지 못한 판매세 따라잡기에서 다룹니다. 주 정부 서신이 왔다면 판매세 세무조사부터 보세요.
5. 접수 절차를 고치세요. 많은 판매자가 세금 없는 첫 주문 전에 증명서를 요청하고, 그 참조를 고객 기록과 함께 저장합니다.

예시

금액은 미국 달러이며 설명을 위한 예시입니다.

텍사스 주: 배송 전에 받은 증명서

텍사스 주의 부품 유통업체가 부품을 되파는 정비소에 US$30,000어치를 판매합니다. 배송 전에 정비소가 11자리 허가 번호, 부품 설명, 사업 설명을 적은 완성된 Form 01-339를 보냅니다. 유통업체는 세금 없이 배송하고, 청구서 번호를 적은 증명서를 고객 폴더에 보관합니다.

뉴욕 주: 90일 안에 아무것도 도착하지 않은 경우

한 업체가 되팔 것이라고 말하는 뉴욕 주의 사업자 고객에게 US$12,000어치 물품을 배송합니다. 90일 안에 ST-120이 도착하지 않았습니다. 업체가 다른 방법으로 면세를 입증하지 못하면 뉴욕 주는 이를 과세 소매 판매로 보고 업체가 입증 책임을 집니다. 합산 세율이 8%라고 가정하면 US$960에 이자가 붙습니다. 100일째에 도착한 증명서는 제때 받은 것이 아닙니다. 업체와 고객 모두 입증 책임을 지며 더 많은 증거가 요구될 수 있습니다.

여섯 개 주, 이메일에 있는 증명서

한 판매자가 주 여섯 곳에서 US$500,000의 세금 없는 사업자 판매를 했고 증명서를 이메일에 보관하고 있습니다. 세무조사 서신은 청구서마다 증명서를 요구할 수 있습니다. 서신이 오기 전에 판매자는 청구서를 배송 주별로 정리해, US$380,000은 완전한 증명서가 뒷받침하고, US$70,000은 빈틈이 있는 증명서가 뒷받침하고, US$50,000은 증명서가 없음을 확인합니다. 그 판매가 과세 대상이었고 평균 합산 세율이 7%였다면, US$50,000에는 이자 전 세금 US$3,500이 붙고, 빈틈을 메우지 못할 경우 US$70,000에는 US$4,900이 붙습니다. 해야 할 일은 주별로 빈틈을 해결하고, 나머지를 어떻게 처리할지 정하고, 각 증명서의 참조를 고객 기록과 함께 저장하는 것입니다.

상황이 다르다면?

• 둘 이상의 주에서 사업자 고객에게 세금 없이 판매했는데 증명서가 없거나, 날짜가 없거나, 이메일에 묻혀 있거나, 주 정부 서신이 왔다면: 각 주는 자체 판매, 기한, 기록을 따집니다. 주가 어떤 판매를 과세 대상으로 볼 수 있는지, 어떤 증명서를 아직 받을 수 있는지, 장부가 세금 없는 청구서를 증명서와 어떻게 연결하는지 파악하는 일은 기록 작업입니다. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 주 정부가 세무조사 서신이나 정보 요청을 보냈다면: 그다음 절차는 판매세 세무조사를 참고하세요. 증명서와 청구서 기록을 다시 구성하는 일은 장부 관리 업무입니다. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 과거 기간에 세금을 징수했어야 했다면: 징수하지 못한 판매세 따라잡기를 참고하세요.
• 올바른 세금 없이 청구서가 이미 나갔다면: 판매세 없이 발행한 청구서를 참고하세요.
• 공급업체에 증명서를 주는 구매자라면: 재판매 증명서와 판매세 환급을 참고하세요.
• 구매자가 데이터 센터라면: 서버, 설치, 유지보수의 판매세를 참고하세요.
• 자재를 구입하는 시공업체라면: 시공업체와 자재의 판매세를 참고하세요.
• 캐나다 또는 그 밖의 미국 외 판매자라면: 미국 밖에 있는 판매자의 미국 판매세를 참고하세요. 미국이 아니라 캐나다에서 판매한다면: 캐나다에는 재판매 증명서가 없습니다를 참고하세요.
• 어느 주에서 세금이 필요한지 아예 모르겠거나 신고 방법을 모르겠다면: 판매세를 징수해야 하는 경우와 판매세 신고서 제출을 참고하세요.