Certificats d'exonération et de revente : quoi obtenir et garder

Quand puis-je vendre à une entreprise sans percevoir de taxe de vente?

La vente d'un article imposable à une entreprise est imposable, sauf si une exonération s'applique et que vous pouvez la prouver. « Nous sommes une entreprise » n'est pas une exonération. La preuve est généralement un certificat que le client signe : un certificat de revente s'il revendra ce qu'il achète, ou un certificat d'exonération s'il est admissible pour une autre raison, comme un usage exonéré ou un acheteur exonéré.

L'État fait porter le risque au vendeur. New York indique que les ventes non appuyées par des certificats d'exonération valides sont réputées être des ventes au détail imposables, le fardeau de la preuve reposant sur le vendeur : si le document manque, vous devez prouver que la vente était exonérée. La Californie présume que toutes les recettes brutes sont imposables jusqu'à preuve du contraire. Le Texas indique que si vous ne conservez pas les certificats que vous avez acceptés, ces ventes seront présumées imposables lors d'une vérification.

Les règles sur les certificats relèvent de la loi de chaque État. Cette page prend le Texas, New York et la Californie comme exemples, ainsi que le formulaire du Streamlined Sales Tax pour ses États membres. Le Streamlined Sales Tax Governing Board administre un certificat commun pour les États qui ont adhéré à l'accord Streamlined; sa page sur les exonérations les énumère. Pour tout autre État, trouvez trois réponses sur le site du ministère du Revenu de l'État : quel formulaire de certificat il accepte, combien de temps après la vente un certificat peut arriver, et combien de temps le conserver.

La déclaration d'un client selon laquelle les biens quitteront l'État ne suffit pas à elle seule : la Californie indique qu'elle ne libère pas le vendeur; les documents doivent le démontrer. Savoir si vous deviez percevoir la taxe dans cet État est une question distincte : voir quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Ce qui rend un cas non simple : des ventes dans plusieurs États, des années de factures non taxées, des certificats non datés, incomplets ou enfouis dans des courriels, des factures non taxées qui ne précisent pas quel certificat les appuie, ou une lettre d'un État. Le certificat est la preuve, et les livres sont l'endroit où la trouver. Rassemblez d'abord :

• Une liste de clients avec l'État où chaque vente a été livrée.
• Chaque certificat au dossier, avec sa date.
• Les factures non taxées par client.

Certificat de revente ou certificat d'exonération : lequel convient à quel client?

Un certificat de revente convient à un client qui revendra ce qu'il achète. Un certificat d'exonération convient à un client admissible pour une autre raison. Ce sont des documents différents, et un certificat de revente ne couvre pas ce que le client utilisera lui-même. Une exonération peut aussi ne supprimer qu'une partie de la taxe : l'exonération californienne pour l'équipement de fabrication et de recherche laisse une partie à payer, et le vendeur la documente au moyen d'un certificat d'exonération partielle (CDTFA-230-M ou un équivalent) et perçoit le reste.

Les formulaires par État :

Le certificat doit correspondre au client. Si un acheteur veut un article qu'il ne vend pas habituellement, la Californie indique que le vendeur doit exiger un certificat qui énumère cet article précis ou traiter la vente comme imposable. Le Texas indique de ne pas accepter un certificat de revente si vous savez ou avez des raisons de croire que les biens sont achetés à une autre fin que la revente. L'allègement du Texas pour la revente couvre la revente aux États-Unis, dans leurs territoires ou possessions, ou au Mexique, pas dans d'autres pays; une vente pour livraison à l'étranger peut plutôt être exonérée à titre d'exportation, ce que le Texas n'accepte que sur présentation des documents d'exportation que sa loi énumère.

Quand ai-je besoin du certificat : avant la vente, ou puis-je l'obtenir plus tard?

Le plus simple est de l'avoir avec la commande. Au-delà, l'aide d'un certificat obtenu plus tard dépend de l'État : les États du Streamlined et New York accordent 90 jours, la Californie lie le moment à son cycle de facturation et à la livraison, et le délai de 90 jours du Texas ne commence que lorsque le Comptroller envoie un avis écrit exigeant les certificats.

Ce sont les délais ordinaires, et non des objectifs de planification. En manquer un ne met pas toujours fin à la possibilité de prouver une exonération : New York accepte un certificat tardif, les deux parties portant le fardeau, la Californie accepte d'autres preuves, et les États du Streamlined accordent une période supplémentaire après une demande de vérification (voir le tableau de vérification ci-dessous).

Que doit montrer un certificat valide, et que signifie la bonne foi?

Chaque État définit lui-même le certificat valide et la bonne foi. En général, un certificat doit être complet, venir du client, correspondre à ce que vous avez vendu et à l'activité du client, et la bonne foi dépend de la question de savoir si un élément du certificat, ou une chose que vous saviez, aurait dû vous faire douter de sa validité.

La plupart des formulaires d'État demandent les éléments ci-dessous; vérifiez le formulaire de l'État lui-même :

• Le nom et l'adresse de l'acheteur, et le nom et l'adresse du vendeur.
• Le numéro d'inscription de l'acheteur, lorsque l'État en exige un.
• Une description de ce qui est acheté, ou le motif de l'exonération.
• La signature de l'acheteur et la date. Le formulaire du Streamlined indique qu'une signature n'est pas requise sur un formulaire électronique. La Californie exige la date pour un certificat d'exonération; pour un certificat de revente, elle indique qu'un certificat par ailleurs valide n'est pas invalide du seul fait qu'il n'est pas daté. Obtenez tout de même la date, car le moment est jugé d'après elle.
• Les termes propres à l'État. La Californie veut l'expression « for resale » (« pour revente »); des termes comme « exempt » ou « non-taxable » ne sont pas acceptables.

Comment chaque source définit la bonne foi :

• New York : vous n'avez aucune connaissance que le certificat est faux ou donné frauduleusement et vous faites preuve du soin ordinaire raisonnable. La protection s'applique au vendeur titulaire d'un certificat d'autorisation (Certificate of Authority), et la plupart des vendeurs doivent en détenir un pour accepter un certificat d'exonération. Savoir si vous devez vous y inscrire est une question distincte : voir quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Californie : vous êtes présumé avoir agi de bonne foi lorsque le certificat contient les éléments essentiels et paraît valide à sa face même, sauf preuve contraire.
• Texas : un certificat accepté au moment de la vente est considéré comme de bonne foi sauf si quelque chose est manifestement erroné à sa face même, comme un numéro de permis invalide. Le Comptroller se demande aussi si l'acheteur vend ce genre d'article et si vous saviez qu'il serait consommé.
• États du Streamlined : le vendeur n'est pas responsable de la demande irrégulière de l'acheteur si le certificat entièrement rempli est arrivé au moment de la vente ou dans les 90 jours qui suivent, que le vendeur n'a pas frauduleusement omis de percevoir la taxe, et qu'il n'a pas sollicité des clients pour qu'ils demandent illégalement une exonération. Le vendeur n'a pas à vérifier le numéro d'identification de l'acheteur, sauf en Géorgie.

Les sources consultées nomment trois choses qui ne comptent pas comme certificat. Un numéro de permis ou une copie du permis : le Texas indique que ce n'est pas un substitut. Un client qui retire la taxe de votre facture ou dit que la vente n'est « pas imposable » : la Californie indique que cela ne libère pas le vendeur qui n'a pas obtenu de certificat à temps. Une exonération fondée sur la nature de l'entité, comme un gouvernement ou un organisme de bienfaisance, réclamée à un établissement que vous exploitez dans un État du Streamlined qui ne la permet pas : le Streamlined Governing Board indique que vous ne pouvez pas y accepter le certificat.

Un seul certificat général peut-il couvrir les commandes répétées d'un même client?

En général oui, pour le même genre d'achat, jusqu'à son expiration ou jusqu'à ce que les renseignements du client changent.

Puis-je accepter un certificat multi-États, ou chaque État exige-t-il son propre formulaire?

Un seul formulaire peut couvrir plusieurs États, mais seulement ceux qui l'acceptent, et c'est l'État où la vente est livrée qui décide.

Consignez l'État de livraison pour chaque certificat et choisissez le formulaire d'après cet État. Pour le point de vue de l'acheteur sur les mêmes formulaires, voir les certificats de revente et les remboursements de taxe de vente.

Combien de temps conserver les certificats, et comment relier chaque facture non taxée à l'un d'eux?

Conservez chaque certificat pendant la durée minimale de l'État, et plus longtemps tant qu'une vérification, un appel ou une demande de remboursement est ouvert. Reliez chaque facture non taxée au certificat qui la justifie.

New York, la Californie et le Texas cherchent tous le lien. New York exige une méthode pour associer une facture au certificat au dossier. La Californie indique que les factures de ventes exonérées devraient nommer l'acheteur afin de pouvoir être rapprochées des certificats. Un vérificateur du Texas compare la description du certificat à la facture de vente.

Pour chaque facture non taxée, les livres devraient indiquer le client, l'État de livraison, le formulaire de certificat, sa date et ce qu'il couvre. La liste des factures non taxées sans référence à un certificat se produit alors en quelques secondes. Enregistrez chaque certificat dans un fichier, dans un dossier par client, nommez-le avec la date et l'État de livraison, et notez toute date de fin (un certificat du Texas pour permis en attente, ou un certificat général du Streamlined après 12 mois sans achat) afin de pouvoir en demander un nouveau avant la prochaine commande.

Que se passe-t-il lors d'une vérification si un certificat est manquant, tardif ou incomplet?

Le vérificateur traite généralement la vente comme imposable, sauf si vous démontrez le contraire. La mesure dans laquelle un certificat tardif ou défectueux aide encore dépend de l'État.

La façon dont un vérificateur échantillonne, estime et facture est traitée dans la vérification de la taxe de vente.

Le client ne m'a jamais remis le certificat : dois-je la taxe, ou est-ce son problème?

Vous pourriez la devoir. Le client peut aussi devoir la taxe d'utilisation (la taxe propre de l'acheteur sur les articles achetés sans taxe de vente), mais cela ne vous libère pas à lui seul. C'est le vendeur qui doit démontrer pourquoi aucune taxe n'a été perçue.

Le Streamlined Board indique que, lorsque le vendeur ne perçoit pas la taxe, le client doit verser la taxe d'utilisation directement à l'État à moins de pouvoir faire valoir une exonération valide. Cela donne à l'État une seconde personne à poursuivre; cela ne déplace pas votre fardeau. La Californie indique qu'un acheteur qui supprime la taxe, donne un numéro de permis ou qualifie la vente de « non imposable » ne libère pas le vendeur qui n'a pas obtenu de certificat à temps.

Ce qui peut changer la réponse :

• Un certificat valide arrive dans le délai de l'État.
• L'État accepte d'autres preuves, comme le fait la Californie pour les biens revendus ou dont l'acheteur a payé la taxe.
• La vente n'était pas imposable dans cet État dès le départ : voir quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Si vous avez accepté un certificat complet de bonne foi et qu'il s'avère que le client n'était pas exonéré, ce sont les règles de bonne foi ci-dessus qui vous protègent. Un certificat comportant un défaut visible ne bénéficie pas de cette protection.

La possibilité de facturer au client la taxe que vous n'avez pas perçue dépend du contrat et de l'État : voir les factures envoyées sans taxe de vente.

Que faire maintenant des factures non taxées sans certificat?

Classez-les par État et selon ce que vous détenez, demandez ce qui peut encore être obtenu et traitez le reste comme possiblement imposable.

1. Dressez la liste de chaque vente non taxée à une entreprise, par client et par État de livraison. Mettez de côté les ventes dans les États où vous n'aviez aucune obligation de percevoir la taxe.
2. Rapprochez chaque facture d'un certificat et classez-les en trois piles : complet et à temps, au dossier mais défectueux (non daté, mauvais formulaire, sans numéro), et aucun.
3. Demandez le bon formulaire pour la deuxième et la troisième pile, en vous servant des délais ci-dessus. Le client le remplit, le signe et le date de la vraie date. Ne remplissez, ne signez ni n'antidatez jamais un certificat à la place d'un client : le formulaire est l'attestation propre du client, le Texas considère l'usage abusif en connaissance de cause comme une infraction criminelle, et un vendeur qui sollicite une demande illégale perd la protection du Streamlined.
4. Déterminez ce qui s'applique à tout ce qui reste sans justification. Facturer le client, payer soi-même la taxe et la déclarer sont traités dans les factures envoyées sans taxe de vente et rattraper la taxe de vente non perçue. Si une lettre d'un État est arrivée, commencez par la vérification de la taxe de vente.
5. Corrigez la collecte des certificats. Beaucoup de vendeurs demandent le certificat avant la première commande non taxée et conservent une référence à celui-ci dans la fiche du client.

Exemple

Les montants en dollars sont en dollars américains et sont illustratifs.

Texas : certificat avant l'expédition

Un distributeur de pièces du Texas vend 30 000 $ US de pièces à un atelier qui les revend. Avant l'expédition, l'atelier envoie un formulaire 01-339 rempli avec son numéro de permis à 11 chiffres, une description des pièces et de son entreprise. Le distributeur expédie sans taxe et classe le certificat dans le dossier du client, avec le numéro de facture inscrit dessus.

New York : rien n'arrive en 90 jours

Un vendeur livre 12 000 $ US de marchandises à un client d'affaires de New York qui dit les revendre. Aucun ST-120 n'arrive dans les 90 jours. À moins que le vendeur puisse démontrer que la vente était exonérée autrement, New York la traite comme une vente au détail imposable et le vendeur porte le fardeau. À un taux combiné supposé de 8 %, cela ferait 960 $ US plus les intérêts. Un certificat qui arrive au 100e jour n'est pas à temps : le vendeur et le client portent tous deux le fardeau, et des preuves supplémentaires peuvent être demandées.

Six États, certificats dans les courriels

Un vendeur a fait 500 000 $ US de ventes à des entreprises sans taxe dans six États et conserve les certificats dans des fils de courriels. Une lettre de vérification pourrait réclamer chacun d'eux par facture. Avant l'arrivée de toute lettre, le vendeur dresse la liste de chaque facture par État de livraison et trouve 380 000 $ US appuyés par des certificats complets, 70 000 $ US appuyés par des certificats comportant des lacunes et 50 000 $ US sans certificat. Si ces ventes étaient imposables et que le taux combiné moyen était de 7 %, les 50 000 $ US porteraient 3 500 $ US de taxe avant intérêts, et les 70 000 $ US porteraient 4 900 $ US si les lacunes ne pouvaient pas être corrigées. Le travail consiste à corriger les lacunes État par État, à décider comment traiter le reste et à conserver la référence de chaque certificat dans la fiche du client.

Votre situation est différente?

• Vous avez vendu sans taxe à des clients d'affaires dans plus d'un État, et les certificats sont manquants, non datés ou enfouis dans des courriels, ou une lettre d'un État est arrivée : chaque État compte ses propres ventes, délais et registres. Déterminer quelles ventes un État pourrait traiter comme imposables, quels certificats peuvent encore être obtenus et comment les livres relient chaque facture non taxée à son certificat est un travail sur les registres : voir l'aide en tenue de livres.
• Un État a envoyé une lettre de vérification ou une demande de renseignements : voir la vérification de la taxe de vente pour la suite. Reconstituer les registres de certificats et de factures est un travail de tenue de livres : aide en tenue de livres.
• Vous auriez dû percevoir la taxe pour des périodes passées : voir rattraper la taxe de vente non perçue.
• Des factures sont déjà parties sans la bonne taxe : voir les factures envoyées sans taxe de vente.
• Vous êtes l'acheteur et remettez un certificat à votre fournisseur : voir les certificats de revente et les remboursements de taxe de vente.
• Vos acheteurs sont des centres de données : voir taxe de vente sur les serveurs, l'installation et l'entretien.
• Vous êtes un entrepreneur qui achète des matériaux : voir taxe de vente des entrepreneurs sur les matériaux.
• Vous êtes un vendeur canadien ou autre vendeur hors des États-Unis : voir vendeurs étrangers et taxe de vente américaine. Vous vendez au Canada, et non aux États-Unis : voir aucun certificat de revente au Canada.
• Vous ne savez pas dans quels États votre taxe est exigée, ni comment produire : voir quand vous devez percevoir la taxe de vente et produire les déclarations de taxe de vente.