Certificado de isenção e de revenda: o que pedir e guardar

Quando posso vender a uma empresa sem cobrar imposto sobre vendas?

Uma venda de um item tributável a uma empresa é tributável, a menos que uma isenção se aplique e você consiga prová-la. “Somos uma empresa” não é uma isenção. A prova costuma ser um certificado assinado pelo cliente: um certificado de revenda se ele vai revender o que compra, ou um certificado de isenção se ele se qualifica por outro motivo, como um uso isento ou um comprador isento.

O estado coloca o risco no vendedor. Nova York diz que vendas não sustentadas por certificados de isenção válidos são consideradas vendas a varejo tributáveis, com o ônus da prova sobre o vendedor: se o documento falta, você precisa provar que a venda era isenta. A Califórnia presume que toda a receita bruta é tributável até que se mostre o contrário. O Texas diz que, se você não guardar os certificados que aceitou, essas vendas serão presumidas tributáveis em uma auditoria.

As regras de certificados são leis estaduais. Esta página usa Texas, Nova York e Califórnia como exemplos práticos, além do formulário Streamlined Sales Tax para os estados-membros. O Streamlined Sales Tax Governing Board mantém um certificado único para os estados que aderiram ao acordo Streamlined; a página de isenções deles os lista. Para qualquer outro estado, encontre três respostas no site do departamento de receita do próprio estado: qual formulário de certificado ele aceita, quanto tempo depois da venda o certificado pode chegar e por quanto tempo guardá-lo.

A declaração do cliente de que as mercadorias vão sair do estado não basta por si só: a Califórnia diz que ela não livra o vendedor; os documentos precisam mostrar isso. Se você precisava cobrar nesse estado é outra pergunta: veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas.

O que torna um caso não simples: vendas para vários estados, anos de faturas sem imposto, certificados sem data, incompletos ou perdidos no e-mail, faturas sem imposto que não dizem qual certificado as sustenta, ou uma carta do estado. O certificado é a prova, e a escrituração contábil é onde você o encontra. Reúna primeiro:

• Uma lista de clientes com o estado de entrega de cada venda.
• Todos os certificados arquivados, com a data.
• Faturas sem imposto por cliente.

Certificado de revenda ou de isenção: qual serve para cada cliente?

Um certificado de revenda serve para um cliente que vai revender o que compra. Um certificado de isenção serve para um cliente que se qualifica por outro motivo. São documentos diferentes, e um certificado de revenda não cobre o que o cliente vai usar por conta própria. Uma isenção também pode retirar apenas parte do imposto: a isenção da Califórnia para equipamentos de fabricação e pesquisa deixa parte a pagar, e o vendedor a documenta com um certificado de isenção parcial (CDTFA-230-M ou equivalente) e cobra o restante.

Os formulários por estado:

O certificado precisa combinar com o cliente. Se um comprador quer um item que normalmente não vende, a Califórnia diz que o vendedor deve exigir um certificado que liste esse item específico ou tratar a venda como tributável. O Texas diz para não aceitar um certificado de revenda se você sabe ou tem motivo para crer que os bens são comprados para outro fim que não a revenda. O alívio de revenda do Texas cobre a revenda nos Estados Unidos, em seus territórios ou possessões, ou no México, não em outros países; uma venda para entrega no exterior pode ser isenta como exportação, o que o Texas só aceita com os documentos de exportação que sua lei lista.

Quando preciso do certificado: antes da venda, ou posso obtê-lo depois?

O mais fácil é ter o certificado junto com o pedido. Depois disso, a ajuda de um certificado posterior varia por estado: os estados do Streamlined e Nova York permitem 90 dias, a Califórnia liga o prazo ao ciclo de cobrança e à entrega, e os 90 dias do Texas só começam quando o Comptroller envia um aviso por escrito exigindo os certificados.

São os prazos comuns, não metas de planejamento. Perder um prazo nem sempre encerra a chance de provar uma isenção: Nova York aceita um certificado tardio com os dois lados dividindo o ônus, a Califórnia aceita outras provas, e os estados do Streamlined permitem um prazo adicional após um pedido de auditoria (veja a tabela de auditoria abaixo).

O que um certificado válido deve mostrar, e o que significa boa-fé?

Cada estado define por conta própria o que é um certificado válido e a boa-fé. Em geral, o certificado precisa estar completo, vir do cliente, combinar com o que você vendeu e com o que o cliente faz, e a boa-fé depende de haver algo nele, ou algo que você sabia, que deveria tê-lo feito duvidar.

A maioria dos formulários estaduais pede os itens abaixo; confira o formulário do próprio estado:

• O nome e o endereço do comprador e o nome e o endereço do vendedor.
• O número de registro do comprador, quando o estado exige um.
• Uma descrição do que é comprado, ou o motivo da isenção.
• A assinatura e a data do comprador. O formulário Streamlined diz que a assinatura não é exigida em um formulário eletrônico. A Califórnia lista a data para um certificado de isenção; para um certificado de revenda, diz que um certificado de outra forma válido não é inválido apenas por não ter data. Peça a data de qualquer forma, porque o prazo é julgado por ela.
• A redação própria do estado. A Califórnia quer a expressão “for resale”; termos como “exempt” ou “non-taxable” não são aceitos.

Como cada fonte define boa-fé:

• Nova York: você não sabe que o certificado é falso ou foi dado de forma fraudulenta e usa o cuidado ordinário razoável. A proteção vale para um vendedor com Certificate of Authority (registro de vendedor no estado), e a maioria dos vendedores precisa de um para aceitar um certificado de isenção. Se você precisa se registrar lá é outra pergunta: veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas.
• Califórnia: presume-se que você agiu de boa-fé quando o certificado tem os elementos essenciais e parece válido à primeira vista, a menos que haja provas em contrário.
• Texas: um certificado aceito no momento da venda é tratado como de boa-fé a menos que algo esteja obviamente errado à primeira vista, como um número de permissão inválido. O Comptroller também pergunta se o comprador vende esse tipo de item e se você sabia que ele seria consumido.
• Estados do Streamlined: o vendedor não responde pela reivindicação indevida do comprador se o certificado totalmente preenchido veio no momento da venda ou dentro de 90 dias, se o vendedor não deixou de cobrar de forma fraudulenta e se o vendedor não incentivou clientes a pedir uma isenção de forma ilegal. O vendedor não precisa verificar o número de identificação do comprador, exceto na Geórgia.

As fontes lidas citam três coisas que não contam como certificado. Um número de permissão ou uma cópia da permissão: o Texas diz que não substituem o certificado. Um cliente que tira o imposto da sua fatura ou diz que a venda é “não tributável”: a Califórnia diz que isso não livra o vendedor que não obteve um certificado no prazo. Uma isenção baseada na entidade, como governo ou instituição de caridade, reivindicada em um local seu em um estado do Streamlined que não a permite: o Streamlined Governing Board diz que você não pode aceitar o certificado ali.

Um único certificado geral pode cobrir pedidos repetidos do mesmo cliente?

Geralmente sim, para o mesmo tipo geral de compra, até que ele termine ou os dados do cliente mudem.

Posso aceitar um certificado multiestadual, ou cada estado precisa do seu próprio formulário?

Um formulário pode cobrir vários estados, mas só os estados que o aceitam, e quem decide é o estado onde a venda é entregue.

Registre o estado de entrega de cada certificado e escolha o formulário por esse estado. Para o lado do comprador dos mesmos formulários, veja certificados de revenda e restituições de imposto sobre vendas.

Por quanto tempo guardo os certificados, e como ligo cada fatura sem imposto a um deles?

Guarde cada certificado pelo mínimo do estado, e por mais tempo enquanto houver auditoria, recurso ou pedido de restituição em aberto. Ligue cada fatura sem imposto ao certificado que a sustenta.

Nova York, Califórnia e Texas procuram essa ligação. Nova York exige um método de associar uma fatura ao certificado arquivado. A Califórnia diz que as faturas de vendas isentas devem nomear o comprador para poderem ser cruzadas com os certificados. Um auditor do Texas compara a descrição do certificado com a fatura de venda.

Para cada fatura sem imposto, a escrituração contábil deve mostrar o cliente, o estado de entrega, o formulário do certificado, sua data e o que ele cobre. Assim, uma lista de faturas sem imposto sem referência a certificado sai em segundos. Salve cada certificado como arquivo em uma pasta por cliente, nomeie-o com a data e o estado de entrega e anote qualquer data de término (um certificado de permissão pendente do Texas, ou um certificado geral do Streamlined após 12 meses sem compras) para poder pedir um novo antes do próximo pedido.

O que acontece em uma auditoria se um certificado estiver faltando, atrasado ou incompleto?

O auditor geralmente trata a venda como tributável, a menos que você mostre o contrário. O quanto um certificado tardio ou com falhas ainda ajuda depende do estado.

Como um auditor faz amostragens, estimativas e cobranças está em auditorias de imposto sobre vendas.

O cliente nunca me deu o certificado: devo o imposto, ou o problema é dele?

Você pode dever. O cliente também pode dever o imposto de uso (use tax, o imposto do próprio comprador sobre itens comprados sem imposto sobre vendas), mas isso, por si só, não libera você. É o vendedor quem precisa mostrar por que nenhum imposto foi cobrado.

O Streamlined Board diz que, quando o vendedor não cobra, o cliente deve recolher o imposto de uso diretamente ao estado, a menos que possa reivindicar uma isenção válida. Isso dá ao estado uma segunda pessoa a cobrar; não transfere o seu ônus. A Califórnia diz que um comprador que tira o imposto, informa um número de permissão ou chama a venda de “não tributável” não livra o vendedor que deixou de obter um certificado no prazo.

O que pode mudar a resposta:

• Um certificado válido chega dentro do prazo do estado.
• O estado aceita outras provas, como faz a Califórnia para bens que foram revendidos ou cujo imposto o comprador pagou.
• A venda não era tributável nesse estado desde o início: veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas.

Se você aceitou um certificado completo de boa-fé e o cliente se revela não isento, as regras de boa-fé acima são o que protege você. Um certificado com falha visível não recebe essa proteção.

Se você pode cobrar do cliente o imposto que não cobrou depende do contrato e do estado: veja faturas enviadas sem imposto sobre vendas.

O que faço agora com faturas sem imposto e sem certificado?

Separe-as por estado e pelo que você tem, peça o que ainda pode ser obtido e trate o restante como possivelmente tributável.

1. Liste todas as vendas a empresas sem imposto, por cliente e estado de entrega. Separe as vendas em estados onde você não tinha obrigação de cobrar.
2. Cruze cada fatura com um certificado e separe em três grupos: completo e no prazo, arquivado mas com falhas (sem data, formulário errado, sem número) e nenhum.
3. Peça o formulário certo para o segundo e o terceiro grupos, usando os prazos acima. O cliente preenche, assina e data com a data real. Nunca preencha, assine ou data com data anterior um certificado por um cliente: o formulário é a certificação do próprio cliente, o Texas trata o uso indevido consciente como crime, e um vendedor que incentiva uma reivindicação ilegal perde a proteção do Streamlined.
4. Descubra o que se aplica ao que continuar sem comprovação. Cobrar o cliente, pagar o imposto por conta própria e informá-lo estão em faturas enviadas sem imposto sobre vendas e regularizar imposto sobre vendas não cobrado. Se chegou uma carta do estado, comece por auditorias de imposto sobre vendas.
5. Corrija a entrada. Muitos vendedores pedem o certificado antes do primeiro pedido sem imposto e guardam uma referência a ele no cadastro do cliente.

Exemplo

Os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Texas: certificado antes do envio

Um distribuidor de peças do Texas vende US$30.000 em peças a uma oficina que as revende. Antes do envio, a oficina manda um Form 01-339 preenchido, com o número de permissão de 11 dígitos, uma descrição das peças e do seu negócio. O distribuidor envia sem imposto e arquiva o certificado na pasta do cliente com o número da fatura escrito nele.

Nova York: nada chega em 90 dias

Um fornecedor entrega US$12.000 em mercadorias a um cliente empresarial de Nova York que diz que vai revendê-las. Nenhum ST-120 chega em 90 dias. A menos que o fornecedor consiga mostrar que a venda foi isenta de outra forma, Nova York a trata como venda a varejo tributável e o ônus é do fornecedor. Com uma alíquota combinada presumida de 8%, seriam US$960 mais juros. Um certificado que chega no 100º dia está fora do prazo: o fornecedor e o cliente dividem o ônus, e podem pedir mais provas.

Seis estados, certificados no e-mail

Um vendedor fez US$500.000 em vendas a empresas sem imposto em seis estados e guarda os certificados em conversas de e-mail. Uma carta de auditoria poderia pedir cada um por fatura. Antes de qualquer carta, o vendedor lista todas as faturas por estado de entrega e encontra US$380.000 sustentados por certificados completos, US$70.000 sustentados por certificados com falhas e US$50.000 sem nenhum. Se essas vendas fossem tributáveis e a alíquota combinada média fosse de 7%, os US$50.000 trariam US$3.500 de imposto antes dos juros, e os US$70.000 trariam US$4.900 se as falhas não pudessem ser corrigidas. O trabalho é sanar as falhas estado por estado, decidir como tratar o restante e guardar a referência de cada certificado no cadastro do cliente.

E no seu caso?

• Você vendeu sem imposto a clientes empresas em mais de um estado, e os certificados estão faltando, sem data ou perdidos no e-mail, ou chegou uma carta do estado: cada estado conta suas próprias vendas, prazos e registros. Descobrir quais vendas um estado poderia tratar como tributáveis, quais certificados ainda podem ser obtidos e como a escrituração contábil liga cada fatura sem imposto ao seu certificado é trabalho de registros: veja a ajuda com escrituração contábil.
• Um estado enviou uma carta de auditoria ou um pedido de informações: veja auditorias de imposto sobre vendas para saber o que vem a seguir. Reconstruir os registros de certificados e faturas é trabalho de escrituração contábil: ajuda com escrituração contábil.
• Você deveria ter cobrado imposto em períodos passados: veja regularizar imposto sobre vendas não cobrado.
• As faturas já saíram sem o imposto correto: veja faturas enviadas sem imposto sobre vendas.
• Você é o comprador que dá um certificado ao fornecedor: veja certificados de revenda e restituições de imposto sobre vendas.
• Seus compradores são data centers: veja imposto sobre vendas em servidores, instalação e manutenção.
• Você é um empreiteiro que compra materiais: veja empreiteiros e imposto sobre vendas em materiais.
• Você é um vendedor canadense ou de outro país fora dos EUA: veja imposto sobre vendas dos EUA para vendedores sediados fora dos EUA. Você vende no Canadá, não nos EUA: veja não existe certificado de revenda no Canadá.
• Você não sabe ao certo em quais estados precisa cobrar imposto, ou como declarar: veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas e como entregar declarações de imposto sobre vendas.