Certificados de reventa y exención: qué pedir y conservar

¿Cuándo puedo vender a un negocio sin cobrar impuesto sobre las ventas?

Una venta de un artículo gravable a un negocio es gravable salvo que aplique una exención y usted pueda probarla. «Somos un negocio» no es una exención. La prueba suele ser un certificado que firma el cliente: un certificado de reventa (resale certificate) si revenderá lo que compra, o un certificado de exención (exemption certificate) si califica por otro motivo, como un uso exento o un comprador exento.

El estado pone el riesgo en el vendedor. Nueva York dice que las ventas que no están respaldadas por certificados de exención válidos se consideran ventas minoristas gravables, con la carga de la prueba en el vendedor: si falta el documento, usted debe probar que la venta estaba exenta. California presume que todos los ingresos brutos son gravables hasta que se demuestre lo contrario. Texas dice que, si usted no conserva los certificados que aceptó, esas ventas se presumirán gravables en una auditoría.

Las reglas de los certificados son leyes estatales. Esta página usa a Texas, Nueva York y California como ejemplos desarrollados, además del formulario de Streamlined Sales Tax para sus estados miembros. El Streamlined Sales Tax Governing Board administra un certificado compartido para los estados que se unieron al acuerdo Streamlined; su página de exenciones los enumera. Para cualquier otro estado, busque tres respuestas en el sitio del departamento de ingresos del propio estado: qué formulario de certificado acepta, cuánto tiempo después de la venta puede llegar un certificado y cuánto tiempo debe conservarse.

La declaración del cliente de que los bienes saldrán del estado no basta por sí sola: California dice que no libera al vendedor; los documentos deben demostrarlo. Si usted debía cobrar en ese estado es otra pregunta: vea Dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas: nexo tributario.

Un caso no es sencillo cuando hay ventas a varios estados, años de facturas sin impuesto, certificados sin fecha, incompletos o enterrados en el correo, facturas sin impuesto que no indican qué certificado las respalda, o una carta del estado. El certificado es la prueba, y la contabilidad es donde se encuentra. Reúna primero:

• Una lista de clientes con el estado al que se entregó cada venta.
• Cada certificado archivado, con su fecha.
• Las facturas sin impuesto por cliente.

¿Certificado de reventa o certificado de exención: cuál corresponde a cada cliente?

Un certificado de reventa corresponde a un cliente que revenderá lo que compra. Un certificado de exención corresponde a un cliente que califica por otro motivo. Son documentos distintos, y un certificado de reventa no cubre algo que el cliente usará por sí mismo. Una exención también puede eliminar solo parte del impuesto: la exención de California para equipos de manufactura e investigación deja una parte por pagar, y el vendedor la documenta con un certificado de exención parcial (CDTFA-230-M o uno equivalente) y cobra el resto.

Los formularios por estado:

El certificado debe corresponder al cliente. Si un comprador quiere un artículo que normalmente no vende, California dice que el vendedor debe exigir un certificado que enumere ese artículo específico o tratar la venta como gravable. Texas dice que no se acepte un certificado de reventa si usted sabe o tiene motivos para creer que los bienes se compran para algo distinto de la reventa. El alivio de Texas por reventa cubre la reventa en Estados Unidos, sus territorios o posesiones, o México, no en otros países; una venta para entrega en el extranjero puede estar exenta como exportación, lo que Texas prueba solo con los documentos de exportación que enumera su ley.

¿Cuándo necesito el certificado: antes de la venta, o puedo reunirlo después?

Lo más fácil es tenerlo con el pedido. Después de eso, la ayuda de un certificado posterior depende del estado: los estados de Streamlined y Nueva York permiten 90 días, California vincula el plazo a su ciclo de facturación y a la entrega, y los 90 días de Texas empiezan solo cuando el Comptroller envía un aviso escrito que exige los certificados.

Estas son las ventanas ordinarias, no metas de planificación. Perder una no siempre acaba con la posibilidad de probar una exención: Nueva York acepta un certificado tardío con la carga de la prueba en ambas partes, California acepta otras pruebas, y los estados de Streamlined permiten un período adicional después de una solicitud de auditoría (vea la tabla de auditoría abajo).

¿Qué debe mostrar un certificado válido y qué significa buena fe?

Cada estado define por sí mismo qué es un certificado válido y la buena fe. En general, un certificado debe estar completo, venir del cliente, corresponder a lo que usted vendió y a lo que hace el cliente, y la buena fe depende de si algo en él, o algo que usted sabía, debió hacerle dudar.

La mayoría de los formularios estatales piden lo siguiente; revise el formulario del propio estado:

• El nombre y la dirección del comprador, y el nombre y la dirección del vendedor.
• El número de registro del comprador, cuando el estado lo exige.
• Una descripción de lo que se compra, o el motivo de la exención.
• La firma del comprador y la fecha. El formulario de Streamlined dice que no se requiere firma en un formulario electrónico. California exige la fecha en un certificado de exención; de un certificado de reventa dice que, si por lo demás es válido, no es inválido solo por no tener fecha. Obtenga la fecha de todos modos, porque el plazo se juzga por ella.
• La redacción propia del estado. California quiere la frase «for resale»; términos como «exempt» o «non-taxable» no son aceptables.

Cómo define la buena fe cada fuente:

• Nueva York: usted no sabe que el certificado es falso o se entregó de forma fraudulenta y usa un cuidado ordinario razonable. La protección aplica a un vendedor con un Certificate of Authority, y la mayoría de los vendedores necesitan uno para aceptar un certificado de exención. Si debe registrarse allí es otra pregunta: vea Dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas: nexo tributario.
• California: se presume que usted actuó de buena fe cuando el certificado tiene los elementos esenciales y parece válido a simple vista, salvo que haya pruebas en contra.
• Texas: un certificado aceptado en el momento de la venta se trata como de buena fe salvo que algo esté obviamente mal a simple vista, como un número de permiso inválido. El Comptroller también pregunta si el comprador vende ese tipo de artículo y si usted sabía que se consumiría.
• Estados de Streamlined: el vendedor no es responsable por el reclamo indebido del comprador si el certificado completamente lleno llegó en el momento de la venta o dentro de 90 días, el vendedor no dejó de cobrar de manera fraudulenta y el vendedor no instó a los clientes a reclamar una exención de forma ilegal. El vendedor no necesita verificar el número de identificación del comprador, salvo en Georgia.

Las fuentes leídas nombran tres cosas que no cuentan como un certificado. Un número de permiso o una copia del permiso: Texas dice que no es un sustituto. Un cliente que quita el impuesto de su factura o dice que la venta «no es gravable»: California dice que eso no libera al vendedor que no obtuvo un certificado a tiempo. Una exención basada en la entidad, como la de un gobierno o una organización benéfica, reclamada en un lugar donde usted opera en un estado de Streamlined que no la permite: el Governing Board de Streamlined dice que usted no puede aceptar el certificado allí.

¿Un certificado general puede cubrir pedidos repetidos del mismo cliente?

Normalmente sí, para el mismo tipo general de compra, hasta que termine o cambien los datos del cliente.

¿Puedo aceptar un certificado multiestatal, o cada estado necesita su propio formulario?

Un formulario puede cubrir varios estados, pero solo los que lo aceptan, y decide el estado donde se entrega la venta.

Anote el estado de entrega de cada certificado y elija el formulario según ese estado. Para el lado del comprador de los mismos formularios, vea certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.

¿Cuánto tiempo conservo los certificados y cómo vinculo cada factura sin impuesto con uno?

Conserve cada certificado durante el mínimo del estado, y más tiempo mientras haya una auditoría, apelación o solicitud de reembolso abierta. Vincule cada factura sin impuesto con el certificado que la respalda.

Nueva York, California y Texas buscan el vínculo. Nueva York exige un método para asociar una factura con el certificado archivado. California dice que las facturas de ventas exentas deben nombrar al comprador para poder compararlas con los certificados. Un auditor de Texas compara la descripción del certificado con la factura de venta.

Para cada factura sin impuesto, la contabilidad debe mostrar el cliente, el estado de entrega, el formulario del certificado, su fecha y lo que cubre. Así, una lista de facturas sin impuesto que no tienen referencia a un certificado se obtiene en segundos. Guarde cada certificado como un archivo en una carpeta por cliente, póngale un nombre con la fecha y el estado de entrega, y anote cualquier fecha de término (un certificado de permiso en trámite de Texas, o un certificado general de Streamlined después de 12 meses sin compras) para poder pedir uno nuevo antes del siguiente pedido.

¿Qué pasa en una auditoría si un certificado falta, llega tarde o está incompleto?

El auditor generalmente trata la venta como gravable salvo que usted demuestre lo contrario. Cuánto ayuda aún un certificado tardío o defectuoso depende del estado.

Cómo muestrea, estima y factura un auditor se explica en Auditoría del impuesto sobre ventas: qué piden los estados.

El cliente nunca me dio el certificado: ¿debo yo el impuesto, o es problema de él?

Es posible que lo deba. El cliente también puede deber impuesto sobre el uso (el impuesto propio del comprador sobre artículos comprados sin impuesto sobre las ventas), pero eso por sí solo no lo libera a usted. El vendedor es quien debe mostrar por qué no se cobró impuesto.

El Streamlined Board dice que, cuando el vendedor no cobra, el cliente debe remitir el impuesto sobre el uso directamente al estado salvo que pueda reclamar una exención válida. Eso le da al estado una segunda persona a quien perseguir; no traslada su carga. California dice que un comprador que elimina el impuesto, entrega un número de permiso o llama a la venta «no gravable» no libera al vendedor que no obtuvo un certificado a tiempo.

Qué puede cambiar la respuesta:

• Llega un certificado válido dentro del plazo del estado.
• El estado acepta otras pruebas, como hace California con los bienes que se revendieron o cuyo impuesto pagó el comprador.
• La venta no era gravable en ese estado desde el principio: vea Dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas: nexo tributario.

Si usted aceptó un certificado completo de buena fe y el cliente resulta no haber estado exento, lo protegen las reglas de buena fe anteriores. Un certificado con un defecto visible no recibe esa protección.

Si puede cobrarle al cliente el impuesto que no cobró depende del contrato y del estado: vea facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas.

¿Qué hago ahora con las facturas sin impuesto que no tienen certificado?

Ordénelas por estado y por lo que tiene, pida lo que todavía se pueda obtener y trate el resto como posiblemente gravable.

1. Haga una lista de cada venta comercial sin impuesto por cliente y estado de entrega. Deje aparte las ventas en estados donde usted no tenía la obligación de cobrar.
2. Relacione cada factura con un certificado y sepárelas en tres grupos: completo y a tiempo, archivado pero defectuoso (sin fecha, formulario equivocado, sin número) y ninguno.
3. Pida el formulario correcto para el segundo y el tercer grupo, según las ventanas anteriores. El cliente lo completa, lo firma y lo fecha con la fecha real. Nunca llene, firme ni ponga fecha anterior a un certificado en nombre de un cliente: el formulario es la certificación propia del cliente, Texas considera delito el uso indebido a sabiendas, y un vendedor que insta a un reclamo ilegal pierde la protección de Streamlined.
4. Determine qué aplica a lo que siga sin respaldo. Cobrarle al cliente, pagarlo usted mismo y declararlo se explican en facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas y Impuesto sobre las ventas no cobrado: cómo ponerse al día. Si llegó una carta del estado, empiece por Auditoría del impuesto sobre ventas: qué piden los estados.
5. Corrija el proceso de entrada. Muchos vendedores piden el certificado antes del primer pedido sin impuesto y guardan una referencia con el registro del cliente.

Ejemplo

Las cifras en dólares están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Texas: certificado antes del envío

Un distribuidor de repuestos de Texas vende US$30,000 en repuestos a un taller que los revende. Antes del envío, el taller le manda un Form 01-339 completo con su número de permiso de 11 dígitos, una descripción de los repuestos y de su negocio. El distribuidor envía sin impuesto y archiva el certificado en la carpeta del cliente con el número de factura anotado.

Nueva York: no llega nada en 90 días

Un proveedor entrega US$12,000 en bienes a un cliente comercial de Nueva York que dice que los revenderá. No llega ningún ST-120 en 90 días. Salvo que el proveedor pueda demostrar de otra forma que la venta estaba exenta, Nueva York la trata como una venta minorista gravable y la carga recae en el proveedor. Con una tasa combinada supuesta de 8%, serían US$960 más intereses. Un certificado que llega el día 100 no llega a tiempo: el proveedor y el cliente comparten la carga, y pueden pedirse más pruebas.

Seis estados, certificados en el correo

Un vendedor hizo US$500,000 en ventas comerciales sin impuesto en seis estados y guarda los certificados en hilos de correo. Una carta de auditoría podría pedir cada uno por factura. Antes de que llegue una carta, el vendedor enumera cada factura por estado de entrega y encuentra US$380,000 respaldados por certificados completos, US$70,000 respaldados por certificados con omisiones y US$50,000 sin ninguno. Si esas ventas eran gravables y la tasa combinada promedio fuera de 7%, los US$50,000 llevarían US$3,500 de impuesto antes de intereses, y los US$70,000 llevarían US$4,900 si las omisiones no se pudieran corregir. El trabajo es corregir las omisiones estado por estado, decidir cómo manejar el resto y guardar la referencia de cada certificado con el cliente.

¿Su caso es distinto?

• Vendió sin impuesto a clientes comerciales en más de un estado, y los certificados faltan, no tienen fecha o están enterrados en el correo, o llegó una carta de un estado: cada estado cuenta sus propias ventas, plazos y registros. Determinar qué ventas un estado podría tratar como gravables, qué certificados todavía se pueden obtener y cómo la contabilidad vincula cada factura sin impuesto con su certificado es trabajo de registros: vea ayuda con contabilidad.
• Un estado envió una carta de auditoría o una solicitud de información: vea Auditoría del impuesto sobre ventas: qué piden los estados para saber qué sigue. Reconstruir los registros de certificados y facturas es trabajo de contabilidad: ayuda con contabilidad.
• Debió haber cobrado impuesto en períodos pasados: vea Impuesto sobre las ventas no cobrado: cómo ponerse al día.
• Ya salieron facturas sin el impuesto correcto: vea facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas.
• Usted es el comprador que entrega un certificado a su proveedor: vea certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.
• Sus compradores son centros de datos: vea Impuesto sobre las ventas de servidores, instalación y contratos de mantenimiento.
• Usted es un contratista que compra materiales: vea Contratistas: ¿pagar o cobrar impuesto de ventas en materiales?.
• Usted es un vendedor canadiense u otro vendedor fuera de EE. UU.: vea Impuesto sobre las ventas de EE. UU. para vendedores extranjeros. Usted vende en Canadá, no en EE. UU.: vea no hay certificado de reventa en Canadá.
• No está seguro de en qué estados necesita cobrar su impuesto, o de cómo declarar: vea Dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas: nexo tributario y Declaraciones del impuesto sobre las ventas: plazos y omisiones.