Sales Tax: Befreiungs- und Wiederverkaufsbescheinigungen

Wann kann ich an ein Unternehmen ohne Sales Tax verkaufen?

Der Verkauf eines steuerpflichtigen Gegenstands an ein Unternehmen ist steuerpflichtig, es sei denn, eine Befreiung greift und Sie können sie belegen. „Wir sind ein Unternehmen“ ist keine Befreiung. Den Beleg liefert meist eine Bescheinigung, die der Kunde unterschreibt: eine Wiederverkaufsbescheinigung (Resale Certificate), wenn er das Gekaufte weiterverkauft, oder eine Befreiungsbescheinigung (Exemption Certificate), wenn er aus einem anderen Grund qualifiziert ist, etwa wegen einer befreiten Verwendung oder eines befreiten Käufers.

Der Bundesstaat legt das Risiko auf den Verkäufer. New York sagt, Verkäufe, die nicht durch gültige Befreiungsbescheinigungen belegt sind, gelten als steuerpflichtige Einzelhandelsverkäufe, mit der Beweislast beim Verkäufer: Fehlt das Papier, müssen Sie beweisen, dass der Verkauf befreit war. Kalifornien geht davon aus, dass alle Bruttoeinnahmen steuerpflichtig sind, bis das Gegenteil gezeigt ist. Texas sagt: Bewahren Sie die angenommenen Bescheinigungen nicht auf, gelten diese Verkäufe bei einer Prüfung als steuerpflichtig.

Die Regeln zu Bescheinigungen sind Landesrecht der Bundesstaaten. Diese Seite nutzt Texas, New York und Kalifornien als durchgerechnete Beispiele, dazu das Formular der Streamlined Sales Tax für deren Mitgliedstaaten. Das Streamlined Sales Tax Governing Board betreibt eine gemeinsame Bescheinigung für die Bundesstaaten, die dem Streamlined-Abkommen beigetreten sind; seine Seite zu Befreiungen listet sie auf. Für jeden anderen Bundesstaat finden Sie drei Antworten auf der Website der dortigen Steuerbehörde: welches Bescheinigungsformular sie akzeptiert, wie lange nach dem Verkauf eine Bescheinigung eingehen darf und wie lange sie aufzubewahren ist.

Die Aussage eines Kunden, die Waren verließen den Bundesstaat, genügt für sich allein nicht: Kalifornien sagt, sie entlastet den Verkäufer nicht, die Unterlagen müssen es zeigen. Ob Sie in diesem Bundesstaat überhaupt erheben mussten, ist eine eigene Frage: siehe Wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Was einen Fall nicht einfach macht: Verkäufe in mehrere Bundesstaaten, Jahre unversteuerter Rechnungen, Bescheinigungen, die undatiert, unvollständig oder in E-Mails vergraben sind, unversteuerte Rechnungen, die nicht angeben, welche Bescheinigung sie stützt, oder ein Schreiben eines Bundesstaates. Die Bescheinigung ist der Beleg, und die Buchhaltung ist der Ort, an dem Sie ihn finden. Zuerst zusammentragen:

• Eine Kundenliste mit dem Bundesstaat, in den jeder Verkauf geliefert wurde.
• Jede vorhandene Bescheinigung mit ihrem Datum.
• Unversteuerte Rechnungen je Kunde.

Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung: Welche passt zu welchem Kunden?

Eine Wiederverkaufsbescheinigung passt zu einem Kunden, der das Gekaufte weiterverkauft. Eine Befreiungsbescheinigung passt zu einem Kunden, der aus einem anderen Grund qualifiziert ist. Es sind verschiedene Dokumente, und eine Wiederverkaufsbescheinigung deckt nichts ab, was der Kunde selbst nutzt. Eine Befreiung kann auch nur einen Teil der Steuer entfallen lassen: Kaliforniens Befreiung für Fertigungs- und Forschungsgeräte lässt einen Teil zahlbar, und der Verkäufer belegt sie mit einer Bescheinigung über die Teilbefreiung (CDTFA-230-M oder einer gleichwertigen) und berechnet den Rest.

Die Formulare nach Bundesstaat:

Die Bescheinigung muss zum Kunden passen. Will ein Käufer einen Gegenstand, den er üblicherweise nicht verkauft, sagt Kalifornien, der Verkäufer solle eine Bescheinigung verlangen, die diesen bestimmten Gegenstand nennt, oder den Verkauf als steuerpflichtig behandeln. Texas sagt, nehmen Sie keine Wiederverkaufsbescheinigung an, wenn Sie wissen oder Grund zu der Annahme haben, dass die Ware nicht zum Wiederverkauf gekauft wird. Die Entlastung beim Wiederverkauf in Texas gilt für den Wiederverkauf in den Vereinigten Staaten, ihren Territorien oder Besitzungen oder in Mexiko, nicht in anderen Ländern; ein Verkauf mit Lieferung ins Ausland kann stattdessen als Export befreit sein, was Texas nur mit den im Gesetz genannten Exportunterlagen anerkennt.

Wann brauche ich die Bescheinigung: vor dem Verkauf, oder kann ich sie später einholen?

Am einfachsten ist sie bei der Bestellung dabei. Danach hängt die Hilfe durch eine spätere Bescheinigung vom Bundesstaat ab: Die Streamlined-Staaten und New York erlauben 90 Tage, Kalifornien knüpft den Zeitpunkt an den Abrechnungszyklus und die Lieferung, und die 90 Tage in Texas beginnen erst, wenn der Comptroller schriftlich zur Vorlage der Bescheinigungen auffordert.

Das sind die gewöhnlichen Fristen, keine Planungsziele. Eine versäumte Frist beendet nicht immer die Chance, eine Befreiung zu belegen: New York nimmt eine verspätete Bescheinigung an, wobei beide Seiten die Beweislast tragen, Kalifornien akzeptiert andere Nachweise, und die Streamlined-Staaten gewähren nach einer Anforderung bei der Prüfung eine weitere Frist (siehe Prüfungstabelle unten).

Was muss eine gültige Bescheinigung zeigen, und was bedeutet guter Glaube?

Jeder Bundesstaat definiert für sich, was eine gültige Bescheinigung und guter Glaube sind. Allgemein muss eine Bescheinigung vollständig sein, vom Kunden stammen, zu dem passen, was Sie verkauft haben, und zu dem, was der Kunde tut. Der gute Glaube hängt davon ab, ob etwas darauf oder etwas, das Sie wussten, Zweifel hätte wecken müssen.

Die meisten Formulare der Bundesstaaten fragen die folgenden Angaben ab; prüfen Sie das Formular des Bundesstaates selbst:

• Name und Adresse des Käufers sowie Name und Adresse des Verkäufers.
• Die Registrierungsnummer des Käufers, wo der Bundesstaat eine verlangt.
• Eine Beschreibung dessen, was gekauft wird, oder der Grund der Befreiung.
• Unterschrift und Datum des Käufers. Das Streamlined-Formular sagt, bei einem elektronischen Formular sei keine Unterschrift nötig. Kalifornien nennt das Datum bei einer Befreiungsbescheinigung; bei einer Wiederverkaufsbescheinigung sagt es, eine ansonsten gültige sei nicht allein deshalb ungültig, weil sie undatiert ist. Holen Sie das Datum trotzdem ein, denn nach ihm wird der Zeitpunkt beurteilt.
• Der Wortlaut des Bundesstaates. Kalifornien will den Ausdruck „for resale“; Begriffe wie „exempt“ oder „non-taxable“ sind nicht zulässig.

Wie jede Quelle guten Glauben definiert:

• New York: Sie haben keine Kenntnis davon, dass die Bescheinigung falsch oder betrügerisch ausgestellt ist, und wenden angemessene übliche Sorgfalt an. Der Schutz gilt für einen Verkäufer mit einem Certificate of Authority, und die meisten Verkäufer brauchen eines, um eine Befreiungsbescheinigung anzunehmen. Ob Sie sich dort registrieren müssen, ist eine eigene Frage: siehe Wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Kalifornien: Es wird vermutet, dass Sie in gutem Glauben gehandelt haben, wenn die Bescheinigung die wesentlichen Angaben enthält und äußerlich gültig aussieht, solange keine Hinweise auf das Gegenteil vorliegen.
• Texas: Eine zum Zeitpunkt des Verkaufs angenommene Bescheinigung gilt als in gutem Glauben angenommen, es sei denn, etwas ist auf den ersten Blick offensichtlich falsch, etwa eine ungültige Genehmigungsnummer. Der Comptroller fragt außerdem, ob der Käufer diese Art Ware verkauft und ob Sie wussten, dass sie verbraucht würde.
• Streamlined-Staaten: Der Verkäufer haftet nicht für den unzulässigen Anspruch des Käufers, wenn die vollständig ausgefüllte Bescheinigung zum Zeitpunkt des Verkaufs oder innerhalb von 90 Tage einging, der Verkäufer die Steuer nicht betrügerisch unterlassen hat und Kunden nicht zu einer unzulässigen Inanspruchnahme einer Befreiung aufgefordert hat. Der Verkäufer muss die Nummer des Käufers nicht prüfen, außer in Georgia.

Nach den gelesenen Quellen gibt es drei Dinge, die nicht als Bescheinigung zählen. Eine Genehmigungsnummer oder eine Kopie der Genehmigung: Texas sagt, sie sei kein Ersatz. Ein Kunde, der die Steuer von Ihrer Rechnung streicht oder sagt, der Verkauf sei „nicht steuerpflichtig“: Kalifornien sagt, das entlastet den Verkäufer nicht, der nicht rechtzeitig eine Bescheinigung erhielt. Eine Befreiung nach der Person des Käufers, etwa als Behörde oder gemeinnützige Organisation, die an einem von Ihnen betriebenen Standort in einem Streamlined-Staat geltend gemacht wird, der sie nicht zulässt: Das Streamlined Governing Board sagt, Sie dürfen die Bescheinigung dort nicht annehmen.

Kann eine Sammelbescheinigung wiederholte Bestellungen desselben Kunden abdecken?

Meist ja, für dieselbe allgemeine Art von Einkauf, bis sie endet oder sich die Angaben des Kunden ändern.

Kann ich eine Bescheinigung für mehrere Bundesstaaten annehmen, oder braucht jeder Bundesstaat ein eigenes Formular?

Ein Formular kann mehrere Bundesstaaten abdecken, aber nur diejenigen, die es akzeptieren, und der Bundesstaat, in den geliefert wird, entscheidet.

Halten Sie für jede Bescheinigung den Lieferstaat fest und wählen Sie das Formular nach diesem Bundesstaat. Zur Käuferseite derselben Formulare siehe Wiederverkaufsbescheinigungen und Erstattungen der Sales Tax.

Wie lange bewahre ich Bescheinigungen auf, und wie ordne ich jede unversteuerte Rechnung einer zu?

Bewahren Sie jede Bescheinigung für die Mindestdauer des Bundesstaates auf, und länger, solange eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Erstattungsantrag läuft. Verknüpfen Sie jede unversteuerte Rechnung mit der Bescheinigung dahinter.

New York, Kalifornien und Texas achten jeweils auf die Verknüpfung. New York verlangt eine Methode, um eine Rechnung der vorliegenden Bescheinigung zuzuordnen. Kalifornien sagt, Rechnungen über befreite Verkäufe sollten den Käufer nennen, damit sie sich Bescheinigungen zuordnen lassen. Ein Prüfer in Texas vergleicht die Beschreibung auf der Bescheinigung mit der Verkaufsrechnung.

Für jede unversteuerte Rechnung sollten die Bücher den Kunden, den Lieferstaat, das Bescheinigungsformular, sein Datum und seinen Umfang zeigen. Dann ist eine Liste unversteuerter Rechnungen ohne Verweis auf eine Bescheinigung in Sekunden erstellt. Speichern Sie jede Bescheinigung als Datei in einem Ordner je Kunde, benennen Sie sie mit Datum und Lieferstaat und notieren Sie ein Enddatum (eine Bescheinigung mit beantragter Genehmigung in Texas oder eine Sammelbescheinigung der Streamlined-Staaten nach 12 Monate ohne Einkauf), damit Sie vor der nächsten Bestellung eine neue anfordern können.

Was passiert bei einer Prüfung, wenn eine Bescheinigung fehlt, verspätet oder unvollständig ist?

Der Prüfer behandelt den Verkauf grundsätzlich als steuerpflichtig, solange Sie nichts anderes zeigen. Wie viel eine verspätete oder fehlerhafte Bescheinigung noch hilft, hängt vom Bundesstaat ab.

Wie ein Prüfer Stichproben zieht, schätzt und Steuer festsetzt, behandelt Prüfungen zur Sales Tax.

Der Kunde hat mir nie die Bescheinigung gegeben: Schulde ich die Steuer, oder ist das sein Problem?

Möglicherweise schulden Sie sie. Auch der Kunde schuldet womöglich Use Tax (die eigene Steuer des Käufers auf Waren, die ohne Sales Tax gekauft wurden), doch das entlastet Sie für sich allein nicht. Der Verkäufer muss zeigen, warum keine Steuer erhoben wurde.

Das Streamlined Board sagt: Erhebt der Verkäufer nicht, muss der Kunde die Use Tax direkt an den Bundesstaat abführen, sofern er keine gültige Befreiung geltend machen kann. Damit hat der Bundesstaat eine zweite Person, die er in Anspruch nehmen kann; Ihre Beweislast verschiebt das nicht. Kalifornien sagt, ein Käufer, der die Steuer streicht, eine Genehmigungsnummer nennt oder den Verkauf „nicht steuerpflichtig“ nennt, entlastet den Verkäufer nicht, der es versäumt hat, rechtzeitig eine Bescheinigung einzuholen.

Was die Antwort ändern kann:

• Eine gültige Bescheinigung geht innerhalb der Frist des Bundesstaates ein.
• Der Bundesstaat akzeptiert andere Nachweise, wie Kalifornien bei Waren, die weiterverkauft wurden oder auf die der Käufer die Steuer gezahlt hat.
• Der Verkauf war in diesem Bundesstaat von vornherein nicht steuerpflichtig: siehe Wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Haben Sie eine vollständige Bescheinigung in gutem Glauben angenommen und der Kunde war in Wahrheit nicht befreit, schützen Sie die oben genannten Regeln zum guten Glauben. Eine Bescheinigung mit einem sichtbaren Mangel erhält diesen Schutz nicht.

Ob Sie dem Kunden nicht erhobene Steuer nachträglich in Rechnung stellen können, hängt vom Vertrag und vom Bundesstaat ab: siehe Rechnungen ohne Sales Tax verschickt.

Was mache ich jetzt mit unversteuerten Rechnungen ohne Bescheinigung?

Sortieren Sie sie nach Bundesstaat und nach dem, was Sie haben, fordern Sie an, was sich noch beschaffen lässt, und behandeln Sie den Rest als möglicherweise steuerpflichtig.

1. Listen Sie jeden unversteuerten Geschäftsverkauf nach Kunde und Lieferstaat auf. Legen Sie Verkäufe in Bundesstaaten beiseite, in denen Sie nicht zur Erhebung verpflichtet waren.
2. Ordnen Sie jede Rechnung einer Bescheinigung zu und sortieren Sie in drei Stapel: vollständig und rechtzeitig, vorhanden, aber fehlerhaft (undatiert, falsches Formular, keine Nummer), und keine.
3. Fordern Sie für den zweiten und dritten Stapel das richtige Formular an, mit den Fristen oben. Der Kunde füllt es aus, unterschreibt es und datiert es mit dem tatsächlichen Datum. Füllen Sie nie eine Bescheinigung für einen Kunden aus, unterschreiben oder rückdatieren Sie sie nie: Das Formular ist die eigene Erklärung des Kunden, Texas stuft wissentlichen Missbrauch als Straftat ein, und ein Verkäufer, der zu einer unzulässigen Inanspruchnahme auffordert, verliert den Streamlined-Schutz.
4. Klären Sie, was für alles gilt, was ohne Beleg bleibt. Den Kunden belasten, selbst zahlen und melden behandeln Rechnungen ohne Sales Tax verschickt und Nicht erhobene Sales Tax nachholen. Ist ein Schreiben eines Bundesstaates eingegangen, beginnen Sie mit Prüfungen zur Sales Tax.
5. Verbessern Sie die Aufnahme. Viele Verkäufer fragen vor der ersten unversteuerten Bestellung nach der Bescheinigung und speichern einen Verweis darauf im Kundendatensatz.

Beispiel

Die Dollarbeträge sind in US-Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Texas: Bescheinigung vor dem Versand

Ein Teilehändler in Texas verkauft Teile für US$30.000 an eine Werkstatt, die sie weiterverkauft. Vor dem Versand schickt die Werkstatt ein ausgefülltes Form 01-339 mit ihrer 11-stelligen Genehmigungsnummer, einer Beschreibung der Teile und ihres Geschäfts. Der Händler versendet ohne Steuer und legt die Bescheinigung mit der notierten Rechnungsnummer im Kundenordner ab.

New York: Innerhalb von 90 Tagen kommt nichts

Ein Lieferant liefert Waren für US$12.000 an ein Geschäftskunden-Unternehmen in New York, das sagt, es werde sie weiterverkaufen. Innerhalb von 90 Tagen geht kein ST-120 ein. Kann der Lieferant nicht auf andere Weise zeigen, dass der Verkauf befreit war, behandelt New York ihn als steuerpflichtigen Einzelhandelsverkauf, und der Lieferant trägt die Beweislast. Bei einem angenommenen kombinierten Satz von 8 % wären das US$960 plus Zinsen. Eine Bescheinigung, die an Tag 100 eintrifft, ist nicht rechtzeitig: Lieferant und Kunde tragen beide die Beweislast, und es können weitere Nachweise verlangt werden.

Sechs Bundesstaaten, Bescheinigungen in E-Mails

Ein Verkäufer hat unversteuerte Geschäftsverkäufe von US$500.000 in sechs Bundesstaaten getätigt und bewahrt die Bescheinigungen in E-Mail-Verläufen auf. Ein Prüfungsschreiben könnte jede einzeln nach Rechnung anfordern. Bevor ein Schreiben kommt, listet der Verkäufer jede Rechnung nach Lieferstaat auf und findet US$380.000, die durch vollständige Bescheinigungen belegt sind, US$70.000 mit lückenhaften Bescheinigungen und US$50.000 ohne. Wären diese Verkäufe steuerpflichtig gewesen und der durchschnittliche kombinierte Satz 7 %, entfielen auf die US$50.000 Steuer von US$3.500 vor Zinsen und auf die US$70.000 Steuer von US$4.900, wenn die Lücken nicht behoben werden könnten. Die Arbeit besteht darin, die Lücken Bundesstaat für Bundesstaat zu schließen, über den Rest zu entscheiden und jeden Verweis auf eine Bescheinigung beim Kunden zu speichern.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben ohne Steuer an Geschäftskunden in mehr als einem Bundesstaat verkauft, und die Bescheinigungen fehlen, sind undatiert oder in E-Mails vergraben, oder ein Schreiben eines Bundesstaates ist eingegangen: Jeder Bundesstaat zählt seine eigenen Verkäufe, Fristen und Unterlagen. Zu klären, welche Verkäufe ein Bundesstaat als steuerpflichtig behandeln könnte, welche Bescheinigungen sich noch beschaffen lassen und wie die Bücher jede unversteuerte Rechnung ihrer Bescheinigung zuordnen, ist Arbeit mit Unterlagen: siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Bundesstaat hat ein Prüfungsschreiben oder eine Auskunftsanfrage geschickt: Siehe Prüfungen zur Sales Tax, was als Nächstes geschieht. Die Unterlagen zu Bescheinigungen und Rechnungen neu aufzubauen ist Buchhaltungsarbeit: Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie hätten für frühere Zeiträume Steuer erheben müssen: Siehe Nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Rechnungen sind bereits ohne die richtige Steuer hinausgegangen: Siehe Rechnungen ohne Sales Tax verschickt.
• Sie sind der Käufer und geben Ihrem Lieferanten eine Bescheinigung: Siehe Wiederverkaufsbescheinigungen und Erstattungen der Sales Tax.
• Ihre Käufer sind Rechenzentren: Siehe Sales Tax auf Server, Installation und Wartung.
• Sie sind Bauunternehmer und kaufen Material: Siehe Bauunternehmer und Sales Tax auf Material.
• Sie sind ein kanadischer oder anderer Verkäufer von außerhalb der USA: Siehe US-Sales-Tax für Verkäufer außerhalb der USA. Sie verkaufen in Kanada, nicht in den USA: Siehe Keine Wiederverkaufsbescheinigung in Kanada.
• Sie sind unsicher, in welchen Bundesstaaten Ihre Steuer überhaupt anfällt oder wie Sie einreichen: Siehe Wann Sie Sales Tax erheben müssen und Sales-Tax-Erklärungen einreichen.