Dành cho ai
- Người bán lập hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp ở một hoặc nhiều tiểu bang mà không tính thuế bán hàng
- Chủ doanh nghiệp có giấy chứng nhận của khách hàng bị thiếu, không ghi ngày hoặc để trong email
- Doanh nghiệp phải cho tiểu bang thấy giấy chứng nhận nào chứng minh cho từng hóa đơn không tính thuế
Không đề cập ở đây
- Bạn phải thu thuế ở những tiểu bang nào
- Mua hàng tồn kho bằng giấy chứng nhận bán lại của chính bạn
- Khoản miễn thuế của người mua là trung tâm dữ liệu và vật liệu của nhà thầu
- Quy định của từng tiểu bang: Texas, New York và California là các ví dụ minh họa
- Tự nguyện khai báo, tiền phạt và khiếu nại kết quả kiểm tra thuế
Khi nào tôi có thể bán cho doanh nghiệp mà không tính thuế bán hàng?
Bán một mặt hàng chịu thuế cho doanh nghiệp là chịu thuế, trừ khi có khoản miễn áp dụng và bạn chứng minh được. "Chúng tôi là doanh nghiệp" không phải là khoản miễn. Bằng chứng thường là giấy chứng nhận do khách hàng ký: giấy chứng nhận bán lại nếu khách sẽ bán lại thứ đã mua, hoặc giấy chứng nhận miễn thuế nếu khách đủ điều kiện vì lý do khác, chẳng hạn mục đích sử dụng được miễn hoặc người mua được miễn.
Tiểu bang đặt rủi ro lên người bán. New York nêu rằng các giao dịch không có giấy chứng nhận miễn thuế hợp lệ được coi là bán lẻ chịu thuế, nghĩa vụ chứng minh thuộc về người bán: nếu thiếu giấy tờ, bạn phải chứng minh giao dịch được miễn. California mặc định mọi tổng doanh thu đều chịu thuế cho đến khi chứng minh được điều ngược lại. Texas nêu rằng nếu bạn không giữ các giấy chứng nhận đã nhận, các giao dịch đó sẽ bị mặc định là chịu thuế khi kiểm tra.
Quy định về giấy chứng nhận là luật tiểu bang. Trang này dùng Texas, New York và California làm ví dụ minh họa, cùng biểu mẫu Streamlined Sales Tax cho các tiểu bang thành viên. Streamlined Sales Tax Governing Board vận hành một giấy chứng nhận chung cho các tiểu bang đã tham gia thỏa thuận Streamlined; trang các khoản miễn thuế của hội đồng này liệt kê các tiểu bang đó. Với bất kỳ tiểu bang nào khác, hãy tìm ba câu trả lời trên trang web của cơ quan thuế tiểu bang: biểu mẫu giấy chứng nhận nào được chấp nhận, giấy chứng nhận có thể đến muộn bao lâu sau giao dịch, và phải giữ bao lâu.
Lời khai của khách hàng rằng hàng sẽ rời khỏi tiểu bang tự nó chưa đủ: California nêu rằng điều đó không miễn trách nhiệm cho người bán; chứng từ phải cho thấy điều đó. Việc bạn có phải thu thuế ở tiểu bang đó hay không là một câu hỏi riêng: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
Điều khiến một trường hợp không đơn giản: bán vào nhiều tiểu bang, nhiều năm hóa đơn không tính thuế, giấy chứng nhận không ghi ngày, không đầy đủ hoặc chìm trong email, hóa đơn không tính thuế không nói giấy chứng nhận nào hậu thuẫn, hoặc đã nhận thư của tiểu bang. Giấy chứng nhận là bằng chứng, và sổ sách là nơi bạn tìm thấy nó. Hãy chuẩn bị trước:
- Danh sách khách hàng kèm tiểu bang nơi mỗi giao dịch được giao hàng.
- Mọi giấy chứng nhận đang lưu, kèm ngày.
- Hóa đơn không tính thuế theo từng khách hàng.
Giấy chứng nhận bán lại hay giấy chứng nhận miễn thuế: loại nào phù hợp với khách hàng nào?
Giấy chứng nhận bán lại phù hợp với khách hàng sẽ bán lại thứ đã mua. Giấy chứng nhận miễn thuế phù hợp với khách hàng đủ điều kiện vì lý do khác. Đó là hai loại giấy tờ khác nhau, và giấy chứng nhận bán lại không bao gồm thứ khách hàng tự sử dụng. Khoản miễn cũng có thể chỉ loại bỏ một phần thuế: khoản miễn thuế cho thiết bị sản xuất và nghiên cứu của California để lại một phần phải nộp, và người bán ghi nhận bằng giấy chứng nhận miễn thuế một phần (CDTFA-230-M hoặc giấy tương đương) và tính phần còn lại.
| Khách hàng của bạn | Thường đưa cho bạn |
|---|---|
| Mua hàng để bán lại | Giấy chứng nhận bán lại |
| Cơ quan chính phủ hoặc tổ chức từ thiện | Giấy chứng nhận miễn thuế, nếu tiểu bang cho phép khoản miễn đó. Texas không yêu cầu giấy nào từ chính phủ liên bang hoặc từ Texas cùng các cơ quan và đơn vị chính quyền địa phương của Texas (sổ tay kiểm tra). Chính phủ của tiểu bang khác chỉ đủ điều kiện nếu tiểu bang đó giáp Texas và miễn thuế cho Texas đối với các giao dịch tương tự (Tax Code 151.309) |
| Dùng hàng trong sản xuất hoặc mục đích sử dụng được miễn khác | Giấy chứng nhận miễn thuế nêu mục đích sử dụng đó |
Biểu mẫu theo tiểu bang:
| Tiểu bang | Giấy chứng nhận bán lại | Giấy chứng nhận miễn thuế |
|---|---|---|
| Texas | Form 01-339, mặt bán lại. Cần số giấy phép Texas gồm 11 chữ số của người mua, hoặc số đăng ký ngoài tiểu bang | Form 01-339, mặt sau. Nêu lý do; không cần số |
| New York | Form ST-120 | Biểu mẫu theo từng lý do, như Exempt Use Certificate (ST-121) hoặc Exempt Organization Exempt Purchase Certificate (ST-119.1), được liệt kê trong TB-ST-240 |
| California | CDTFA-230, hoặc bất kỳ thư hay đơn đặt hàng nào có đủ các yếu tố bắt buộc, trong đó phải ghi "for resale" | Giấy chứng nhận bằng văn bản có ngày, chữ ký, tên, địa chỉ, số giấy phép hoặc lý do không cần số, mô tả tài sản và mục đích sử dụng (Regulation 1667). Một số khoản miễn cần thêm: giấy chứng nhận sản xuất còn nêu người mua là người đủ điều kiện và tài sản là tài sản đủ điều kiện |
| Các tiểu bang thành viên Streamlined | Một biểu mẫu có ô lý do: bán lại, chính phủ, tổ chức từ thiện, sản xuất và các lý do khác (biểu mẫu) | Cùng biểu mẫu |
Giấy chứng nhận phải phù hợp với khách hàng. Nếu người mua muốn một mặt hàng mà họ thường không bán, California nêu rằng người bán nên yêu cầu giấy chứng nhận ghi cụ thể mặt hàng đó hoặc coi giao dịch là chịu thuế. Texas nêu rằng không được chấp nhận giấy chứng nhận bán lại nếu bạn biết hoặc có lý do để tin hàng được mua cho mục đích khác ngoài bán lại. Khoản miễn bán lại của Texas bao gồm việc bán lại tại Hoa Kỳ, các lãnh thổ hoặc tài sản của Hoa Kỳ, hoặc Mexico, không bao gồm các nước khác; giao dịch giao hàng ra nước ngoài có thể được miễn dưới dạng xuất khẩu, điều mà Texas chỉ chấp nhận khi có chứng từ xuất khẩu do luật liệt kê.
Khi nào tôi cần giấy chứng nhận: trước giao dịch, hay có thể thu sau?
Dễ nhất là có giấy cùng đơn hàng. Sau đó, việc giấy chứng nhận nhận muộn có giúp được hay không tùy từng tiểu bang: các tiểu bang Streamlined và New York cho phép 90 ngày, California gắn thời điểm với chu kỳ lập hóa đơn và giao hàng, và thời hạn 90 ngày của Texas chỉ bắt đầu khi Comptroller gửi thông báo bằng văn bản yêu cầu các giấy chứng nhận.
| Tiểu bang | Thời điểm giấy chứng nhận phải nằm trong tay bạn |
|---|---|
| Các tiểu bang thành viên Streamlined | Tại thời điểm giao dịch hoặc trong vòng 90 ngày sau đó, là một điều kiện để người bán được bảo vệ (hướng dẫn biểu mẫu) |
| New York | Trong vòng 90 ngày kể từ giao dịch; hướng dẫn của biểu mẫu tính từ khi giao tài sản hoặc thực hiện dịch vụ. Sau đó, cả bạn và khách hàng đều chịu nghĩa vụ chứng minh và có thể cần thêm chứng từ |
| California | Trước khi bạn lập hóa đơn, trong chu kỳ lập hóa đơn và thanh toán thông thường của bạn, hoặc tại hoặc trước thời điểm giao hàng. Giấy chứng nhận không đúng hạn không có hiệu lực hồi tố |
| Texas | Luật nêu rằng giấy phải nằm trong tay bạn khi giao dịch diễn ra. Khi kiểm tra thuế, các khoản khấu trừ cần giấy chứng nhận sẽ bị từ chối nếu bạn không giữ giấy trong vòng 90 ngày kể từ thông báo bằng văn bản của Comptroller, hoặc ngày muộn hơn đã thỏa thuận (S.B. 296; thông báo của Comptroller về thay đổi quy định). Sổ tay kiểm tra của Comptroller vẫn ghi 60 ngày; luật sau khi sửa đổi ghi 90 |
Đây là các khoảng thời gian thông thường, không phải mục tiêu để lên kế hoạch. Bỏ lỡ một mốc không phải lúc nào cũng chấm dứt cơ hội chứng minh khoản miễn: New York nhận giấy chứng nhận nộp muộn với việc cả hai bên cùng chịu nghĩa vụ chứng minh, California chấp nhận bằng chứng khác, và các tiểu bang Streamlined cho thêm một khoảng thời gian sau yêu cầu kiểm tra (xem bảng kiểm tra thuế bên dưới).
Giấy chứng nhận hợp lệ phải ghi gì, và thiện chí nghĩa là gì?
Mỗi tiểu bang tự định nghĩa giấy chứng nhận hợp lệ và thiện chí. Nhìn chung, giấy chứng nhận phải đầy đủ, do khách hàng cấp, phù hợp với thứ bạn đã bán và với hoạt động của khách hàng, và thiện chí tùy thuộc vào việc có điều gì trên giấy, hoặc điều gì bạn biết, lẽ ra khiến bạn nghi ngờ hay không.
Hầu hết biểu mẫu tiểu bang yêu cầu các mục dưới đây; hãy kiểm tra biểu mẫu của chính tiểu bang:
- Tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người bán.
- Số đăng ký của người mua, nếu tiểu bang yêu cầu.
- Mô tả thứ được mua, hoặc lý do miễn thuế.
- Chữ ký của người mua và ngày. Biểu mẫu Streamlined nêu rằng biểu mẫu điện tử không bắt buộc có chữ ký. California ghi ngày cho giấy chứng nhận miễn thuế; với giấy chứng nhận bán lại, California nêu rằng một giấy hợp lệ về các mặt khác không vô hiệu chỉ vì không ghi ngày. Hãy lấy ngày dù sao đi nữa, vì thời điểm được đánh giá theo ngày đó.
- Cách diễn đạt riêng của tiểu bang. California yêu cầu cụm từ "for resale"; các từ như "exempt" hoặc "non-taxable" không được chấp nhận.
Mỗi nguồn định nghĩa thiện chí như thế nào:
- New York: bạn không biết giấy chứng nhận là sai hoặc được đưa ra gian lận và dùng sự thận trọng thông thường hợp lý. Sự bảo vệ áp dụng cho người bán có Certificate of Authority, và hầu hết người bán cần có giấy này để chấp nhận giấy chứng nhận miễn thuế. Việc bạn có phải đăng ký tại đó hay không là một câu hỏi riêng: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
- California: bạn được mặc định là đã hành động với thiện chí khi giấy chứng nhận có đủ các yếu tố thiết yếu và trông hợp lệ ngay trên bề mặt, trừ khi có bằng chứng ngược lại.
- Texas: giấy chứng nhận được chấp nhận tại thời điểm giao dịch được coi là thiện chí trừ khi có điều gì rõ ràng sai ngay trên bề mặt, chẳng hạn số giấy phép không hợp lệ. Comptroller cũng hỏi người mua có bán loại mặt hàng đó không và bạn có biết hàng sẽ bị tiêu dùng không.
- Các tiểu bang Streamlined: người bán không chịu trách nhiệm về khoản miễn sai của người mua nếu giấy chứng nhận được điền đầy đủ đến tại thời điểm giao dịch hoặc trong vòng 90 ngày, người bán không gian lận bỏ qua việc thu thuế, và người bán không lôi kéo khách hàng yêu cầu khoản miễn trái luật. Người bán không cần xác minh số ID của người mua, trừ ở Georgia.
Các nguồn đã đọc nêu ba thứ không được tính là giấy chứng nhận. Số giấy phép hoặc bản sao giấy phép: Texas nêu rằng đó không thay thế được. Khách hàng tự bỏ thuế khỏi hóa đơn của bạn hoặc nói giao dịch "không chịu thuế": California nêu rằng điều đó không miễn trách nhiệm cho người bán nếu không lấy giấy chứng nhận đúng hạn. Khoản miễn dựa trên đối tượng, như chính phủ hoặc tổ chức từ thiện, được yêu cầu tại nơi bạn hoạt động ở một tiểu bang Streamlined không cho phép khoản miễn đó: Streamlined Governing Board nêu rằng bạn không được chấp nhận giấy chứng nhận tại đó.
Một giấy chứng nhận chung (blanket certificate) có thể bao gồm các đơn hàng lặp lại từ cùng một khách hàng không?
Thường là có, đối với cùng loại giao dịch mua chung, cho đến khi hết hiệu lực hoặc thông tin của khách hàng thay đổi.
| Tiểu bang | Giấy chứng nhận chung hoạt động như thế nào |
|---|---|
| Các tiểu bang thành viên Streamlined | Trừ khi ô mua một lần được đánh dấu, biểu mẫu là giấy chứng nhận chung. Giấy có hiệu lực cho đến khi người mua hủy, nếu các lần mua cách nhau không quá 12 tháng, trừ khi tiểu bang cho phép lâu hơn |
| New York | Hãy đánh dấu ô Blanket trên ST-120; nếu không, giấy là dùng một lần. Giấy bao gồm các giao dịch mua cùng loại chung. Nếu thông tin của người mua thay đổi, hãy lấy bản cập nhật |
| California | Giấy chứng nhận bán lại có hiệu lực cho đến khi bị thu hồi bằng văn bản. Nếu một đơn đặt hàng sau đó đánh dấu giao dịch là chịu thuế, giấy chung không áp dụng cho giao dịch đó |
| Texas | Giấy chứng nhận bán lại chung phù hợp với khách hàng chỉ mua để bán lại và có hiệu lực cho đến khi bị thu hồi bằng văn bản. Người mua đang chờ giấy phép đưa giấy chứng nhận có giá trị trong 60 ngày, sau đó đưa giấy mới có số chính thức (sổ tay kiểm tra). Người mua vừa mua để bán lại vừa mua để dùng phải chỉ ra từng lần mua thuộc loại nào |
Tôi có thể nhận giấy chứng nhận đa tiểu bang không, hay mỗi tiểu bang cần biểu mẫu riêng?
Một biểu mẫu có thể bao gồm nhiều tiểu bang, nhưng chỉ những tiểu bang chấp nhận nó, và tiểu bang nơi giao hàng quyết định.
| Biểu mẫu | Nơi dùng được | Giới hạn |
|---|---|---|
| Giấy chứng nhận miễn thuế Streamlined Sales Tax | Các tiểu bang thành viên Streamlined, đối với giao dịch giao đến một trong số đó | Texas, New York và California không nằm trong 24 tiểu bang được liệt kê trên biểu mẫu. Một tiểu bang có thể không cho phép mọi khoản miễn trên biểu mẫu hoặc có thể yêu cầu số ID riêng. Bạn không cần đăng ký qua hệ thống Streamlined để dùng. Giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng (drop shipment): hãy hỏi tiểu bang |
| Giấy chứng nhận thống nhất bán lại của các tiểu bang giáp biên giới | Arizona, California, New Mexico và Texas | Chỉ dùng cho bán lại. Với mọi lý do miễn thuế khác, hãy dùng biểu mẫu của chính tiểu bang |
| Giấy chứng nhận thống nhất của Multistate Tax Commission | Các tiểu bang đã báo cho Commission rằng họ chấp nhận giấy này làm giấy chứng nhận bán lại | Commission nêu rằng hãy xác nhận với cơ quan thuế của từng tiểu bang |
| Biểu mẫu riêng của tiểu bang | Tiểu bang đó | Part 2 của ST-120 New York dành cho người mua ngoài tiểu bang không đăng ký và không bắt buộc phải đăng ký tại New York, và chỉ cho các giao dịch bán lại mà biểu mẫu liệt kê; người mua phải đăng ký thì dùng Part 1. New York nêu rằng giấy chứng nhận của các tiểu bang khác không hợp lệ cho khoản miễn của New York |
Hãy ghi lại tiểu bang giao hàng cho mọi giấy chứng nhận, và chọn biểu mẫu theo tiểu bang đó. Về phía người mua của cùng các biểu mẫu, xem giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng.
Tôi giữ giấy chứng nhận bao lâu, và làm sao gắn từng hóa đơn không tính thuế với một giấy?
Hãy giữ mỗi giấy chứng nhận theo mức tối thiểu của tiểu bang, và lâu hơn khi một cuộc kiểm tra, khiếu nại hoặc yêu cầu hoàn thuế đang mở. Liên kết mọi hóa đơn không tính thuế với giấy chứng nhận đứng sau nó.
| Tiểu bang | Mức tối thiểu |
|---|---|
| New York | 3 năm sau hạn nộp tờ khai hoặc ngày nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn (ST-120). Với giấy chứng nhận chung, TB-ST-240 tính từ hạn nộp của tờ khai đã khai giao dịch cuối cùng dùng giấy đó |
| Texas | 4 năm đối với hồ sơ thuế bán hàng và sử dụng, và cho đến khi cuộc kiểm tra hoàn tất nếu đang diễn ra (Comptroller) |
| California | 4 năm đối với hồ sơ cần để xác định thuế; quy định liệt kê giấy chứng nhận miễn thuế trong số các chứng từ hỗ trợ (Regulation 1698) |
| Các tiểu bang thành viên Streamlined | Người bán phải giữ hồ sơ đúng quy cách về các giao dịch được miễn và cung cấp cho tiểu bang khi được yêu cầu, bằng giấy hoặc điện tử (hướng dẫn biểu mẫu). Thời hạn do chính tiểu bang quy định |
| Bất kỳ tiểu bang nào khác | Khác nhau. Hãy tìm trang về lưu giữ hồ sơ của chính tiểu bang |
New York, California và Texas đều tìm mối liên kết này. New York yêu cầu phương pháp gắn hóa đơn với giấy chứng nhận đang lưu. California nêu rằng hóa đơn cho giao dịch được miễn nên ghi tên người mua để có thể đối chiếu với giấy chứng nhận. Kiểm tra viên của Texas so sánh mô tả trên giấy chứng nhận với hóa đơn bán hàng.
Với mỗi hóa đơn không tính thuế, sổ sách nên cho thấy khách hàng, tiểu bang giao hàng, biểu mẫu giấy chứng nhận, ngày của giấy và phạm vi giấy bao gồm. Khi đó danh sách hóa đơn không tính thuế không có tham chiếu giấy chứng nhận chỉ mất vài giây để lập. Hãy lưu mỗi giấy chứng nhận thành một tệp trong thư mục theo từng khách hàng, đặt tên theo ngày và tiểu bang giao hàng, và ghi chú mọi ngày hết hạn (giấy chứng nhận đang chờ giấy phép của Texas, hoặc giấy chứng nhận chung Streamlined sau 12 tháng không có giao dịch mua) để bạn xin giấy mới trước đơn hàng kế tiếp.
Chuyện gì xảy ra khi kiểm tra thuế nếu giấy chứng nhận bị thiếu, nộp muộn hoặc không đầy đủ?
Kiểm tra viên thường coi giao dịch là chịu thuế trừ khi bạn chứng minh được điều ngược lại. Một giấy chứng nhận nộp muộn hoặc có sai sót vẫn giúp được đến đâu tùy từng tiểu bang.
| Tiểu bang | Điều tiểu bang nêu |
|---|---|
| New York | Thiếu: giao dịch bị coi là bán lẻ chịu thuế và nghĩa vụ chứng minh thuộc về người bán. Muộn: cả hai bên cùng chịu nghĩa vụ chứng minh. Đúng hạn nhưng chưa điền đúng: chấp nhận được nếu chỗ thiếu được sửa trong một khoảng thời gian hợp lý |
| California | Thiếu hoặc muộn: nghĩa vụ chứng minh thuộc về người bán, và giấy chứng nhận muộn không có hiệu lực hồi tố. Bạn vẫn có thể được miễn trách nhiệm bằng cách chứng minh hàng đã được bán lại, giữ để bán lại, hoặc tiêu dùng mà người mua đã khai hoặc nộp thuế. Một thư, theo mẫu cơ quan chấp thuận, trong đó khách hàng xác nhận đã bán lại hàng hoặc đã nộp thuế là một cách để chứng minh. Giấy chứng nhận thiếu các yếu tố thiết yếu không được hưởng mặc định thiện chí |
| Texas | Thiếu: giao dịch bị mặc định là chịu thuế. Muộn: không được chấp nhận sau khoảng 90 ngày bắt đầu từ thông báo bằng văn bản của Comptroller (S.B. 296). Không đầy đủ: sổ tay kiểm tra nêu rằng mọi chỗ trống đều phải được điền |
| Các tiểu bang thành viên Streamlined | Sự bảo vệ phụ thuộc vào giấy chứng nhận được điền đầy đủ chậm nhất vào thời hạn nêu trên và vào hành vi của chính người bán. Nếu không lấy được kịp thời, tiểu bang phải cho ít nhất 120 ngày sau yêu cầu chứng minh của mình để lấy giấy chứng nhận được điền đầy đủ, nhận với thiện chí (khoản miễn có hiệu lực vào ngày giao dịch, áp dụng cho mặt hàng và hợp lý với hoạt động kinh doanh của người mua) hoặc bằng chứng khác cho thấy giao dịch không chịu thuế. Có thể từ chối giảm nhẹ nếu người bán biết hoặc có lý do để biết thông tin là sai lệch đáng kể, hoặc tham gia trốn thuế (Agreement, section 317) |
Cách kiểm tra viên lấy mẫu, ước tính và lập hóa đơn được nêu trong kiểm tra thuế bán hàng.
Khách hàng không bao giờ đưa tôi giấy chứng nhận: tôi có nợ thuế không, hay đó là vấn đề của họ?
Bạn có thể nợ thuế. Khách hàng cũng có thể nợ thuế sử dụng (thuế của chính người mua trên hàng mua không có thuế bán hàng), nhưng điều đó tự nó không giải phóng bạn. Người bán là người phải chứng minh vì sao không thu thuế.
Streamlined Board nêu rằng khi người bán không thu thuế, khách hàng phải nộp thuế sử dụng trực tiếp cho tiểu bang trừ khi có thể yêu cầu một khoản miễn hợp lệ. Điều đó cho tiểu bang một người thứ hai để truy thu; nó không chuyển nghĩa vụ chứng minh của bạn. California nêu rằng người mua xóa thuế, đưa số giấy phép hoặc gọi giao dịch là "không chịu thuế" không miễn trách nhiệm cho người bán nếu không lấy được giấy chứng nhận đúng hạn.
Điều có thể thay đổi câu trả lời:
- Một giấy chứng nhận hợp lệ đến trong khoảng thời gian của tiểu bang.
- Tiểu bang chấp nhận bằng chứng khác, như California đối với hàng đã bán lại hoặc hàng mà người mua đã nộp thuế.
- Giao dịch vốn không chịu thuế ở tiểu bang đó: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
Nếu bạn đã nhận với thiện chí một giấy chứng nhận đầy đủ và khách hàng hóa ra không được miễn, các quy tắc thiện chí ở trên là điều bảo vệ bạn. Giấy chứng nhận có lỗi dễ thấy không được sự bảo vệ đó.
Việc bạn có thể lập hóa đơn thu cho khách hàng khoản thuế mà bạn không thu hay không tùy hợp đồng và tiểu bang: xem hóa đơn gửi đi không có thuế bán hàng.
Bây giờ tôi làm gì với hóa đơn không tính thuế mà không có giấy chứng nhận?
Phân loại theo tiểu bang và theo thứ bạn đang giữ, xin những gì vẫn có thể lấy được, và coi phần còn lại là có thể chịu thuế.
- Liệt kê mọi giao dịch bán cho doanh nghiệp không tính thuế theo khách hàng và tiểu bang giao hàng. Tách riêng các giao dịch ở tiểu bang nơi bạn không có nghĩa vụ thu thuế.
- Đối chiếu từng hóa đơn với một giấy chứng nhận và chia thành ba nhóm: đầy đủ và đúng hạn, đang lưu nhưng có sai sót (không ghi ngày, sai biểu mẫu, không có số), và không có.
- Xin biểu mẫu đúng cho nhóm thứ hai và thứ ba, theo các khoảng thời gian ở trên. Khách hàng tự điền, ký và ghi ngày thật. Tuyệt đối không tự điền, ký hoặc ghi lùi ngày giấy chứng nhận thay cho khách hàng: biểu mẫu là xác nhận của chính khách hàng, Texas coi việc cố ý sử dụng sai là tội hình sự, và người bán lôi kéo khách yêu cầu miễn thuế trái luật sẽ mất sự bảo vệ của Streamlined.
- Xác định điều gì áp dụng cho phần vẫn không có chứng từ. Việc lập hóa đơn cho khách hàng, tự nộp và khai báo được nêu trong hóa đơn gửi đi không có thuế bán hàng và bổ sung thuế bán hàng chưa thu. Nếu đã nhận thư của tiểu bang, hãy bắt đầu với kiểm tra thuế bán hàng.
- Sửa khâu tiếp nhận. Nhiều người bán xin giấy chứng nhận trước đơn hàng không tính thuế đầu tiên và lưu tham chiếu đến giấy cùng hồ sơ khách hàng.
Ví dụ
Số tiền bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ để minh họa.
Texas: giấy chứng nhận trước khi giao hàng
Một nhà phân phối phụ tùng ở Texas bán US$30.000 phụ tùng cho một xưởng bán lại chúng. Trước khi giao hàng, xưởng gửi Form 01-339 đã điền đầy đủ cùng số giấy phép 11 chữ số, mô tả phụ tùng và hoạt động của mình. Nhà phân phối giao hàng không tính thuế và lưu giấy chứng nhận vào thư mục khách hàng với số hóa đơn ghi trên đó.
New York: 90 ngày không có gì gửi đến
Một nhà cung cấp giao US$12.000 hàng hóa cho một khách hàng doanh nghiệp ở New York nói sẽ bán lại. Không có ST-120 nào đến trong 90 ngày. Trừ khi nhà cung cấp chứng minh được giao dịch được miễn bằng cách khác, New York coi đó là bán lẻ chịu thuế và nhà cung cấp chịu nghĩa vụ chứng minh. Với thuế suất kết hợp giả định 8%, đó sẽ là US$960 cộng tiền lãi. Giấy chứng nhận đến vào ngày thứ 100 là không đúng hạn: nhà cung cấp và khách hàng cùng chịu nghĩa vụ chứng minh, và có thể bị yêu cầu thêm bằng chứng.
Sáu tiểu bang, giấy chứng nhận nằm trong email
Một người bán có US$500.000 doanh số bán cho doanh nghiệp không tính thuế tại sáu tiểu bang và giữ các giấy chứng nhận trong chuỗi email. Một thư kiểm tra có thể yêu cầu từng giấy theo hóa đơn. Trước khi có thư nào đến, người bán liệt kê mọi hóa đơn theo tiểu bang giao hàng và thấy US$380.000 có giấy chứng nhận đầy đủ, US$70.000 có giấy chứng nhận còn thiếu sót và US$50.000 không có giấy nào. Nếu các giao dịch đó chịu thuế và thuế suất kết hợp trung bình là 7%, US$50.000 sẽ mang US$3.500 thuế trước khi tính lãi, và US$70.000 sẽ mang US$4.900 nếu không sửa được các thiếu sót. Việc cần làm là khắc phục thiếu sót theo từng tiểu bang, quyết định cách xử lý phần còn lại, và lưu tham chiếu giấy chứng nhận cùng hồ sơ khách hàng.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Bạn đã bán không thuế cho khách hàng doanh nghiệp ở nhiều hơn một tiểu bang, và giấy chứng nhận bị thiếu, không ghi ngày hoặc chìm trong email, hoặc đã nhận thư của tiểu bang: mỗi tiểu bang tính giao dịch, khoảng thời gian và hồ sơ riêng. Xác định giao dịch nào tiểu bang có thể coi là chịu thuế, giấy chứng nhận nào còn lấy được, và sổ sách gắn mỗi hóa đơn không tính thuế với giấy chứng nhận của nó ra sao là công việc hồ sơ: xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Tiểu bang đã gửi thư kiểm tra hoặc yêu cầu cung cấp thông tin: xem kiểm tra thuế bán hàng để biết điều gì xảy ra tiếp theo. Dựng lại hồ sơ giấy chứng nhận và hóa đơn là công việc ghi sổ: hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Lẽ ra bạn phải thu thuế cho các kỳ trước: xem bổ sung thuế bán hàng chưa thu.
- Hóa đơn đã gửi đi mà không có đúng thuế: xem hóa đơn gửi đi không có thuế bán hàng.
- Bạn là người mua đưa giấy chứng nhận cho nhà cung cấp: xem giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng.
- Người mua của bạn là các trung tâm dữ liệu: xem thuế bán hàng trên máy chủ, lắp đặt và bảo trì.
- Bạn là nhà thầu mua vật liệu: xem nhà thầu và thuế bán hàng trên vật liệu.
- Bạn là người bán ở Canada hoặc ngoài Hoa Kỳ: xem thuế bán hàng Hoa Kỳ cho người bán ở ngoài Hoa Kỳ. Bạn bán ở Canada, không phải Hoa Kỳ: xem Canada không có giấy chứng nhận bán lại.
- Bạn không chắc tiểu bang nào cần thuế của bạn, hoặc cách nộp tờ khai: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng và nộp tờ khai thuế bán hàng.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Các tiểu bang theo Streamlined: thời hạn sau khi bán để lấy giấy chứng nhận điền đầy đủ Người bán được miễn thuế nếu lấy được giấy chứng nhận điền đầy đủ hoặc ghi nhận các yếu tố dữ liệu trong khoảng thời gian này; một quốc gia thành viên có thể cho phép lâu hơn | 90 ngày | Streamlined Sales and Use Tax Agreement, section 317(C) Đã kiểm tra |
| Thời hạn ở Texas để giữ giấy chứng nhận bán lại hoặc miễn thuế sau thông báo bằng văn bản của Comptroller Kể từ ngày có thông báo bằng văn bản của Comptroller yêu cầu nộp các giấy chứng nhận, hoặc ngày muộn hơn đã thỏa thuận với người bán; các khoản khấu trừ cần giấy chứng nhận sẽ bị bác và không được chấp nhận nếu giấy chứng nhận được giao muộn hơn | 90 ngày | Texas Tax Code 151.054(e) và 151.104(d), theo sửa đổi của S.B. 296 (2021) Đã kiểm tra |
| Thời hạn ở New York để lấy giấy chứng nhận miễn thuế hoặc bán lại sau khi bán hàng Hướng dẫn ST-120 tính từ khi giao tài sản hoặc thực hiện dịch vụ; sau đó, cả người bán và người mua đều có nghĩa vụ chứng minh giao dịch bán được miễn thuế | 90 ngày | New York Tax Department: Hướng dẫn Form ST-120 Đã kiểm tra |
| Giấy chứng nhận chung (blanket certificate) theo Streamlined: khoảng cách dài nhất giữa các lần mua Giấy chứng nhận chung (blanket certificate) vẫn có hiệu lực cho đến khi bị hủy nếu các lần mua cách nhau không quá khoảng thời gian này, trừ khi tiểu bang cho phép lâu hơn | 12 tháng | Streamlined Certificate of Exemption (Form F0003), hướng dẫn Đã kiểm tra |
| Thời gian giấy chứng nhận bán lại còn hiệu lực khi đơn xin giấy phép đang chờ xử lý tại Texas Rule 3.285(g)(2): gia hạn giấy chứng nhận sau khoảng thời gian này để ghi số giấy phép chính thức; nhà bán lẻ ngoài tiểu bang có quy định riêng. | 60 ngày | Texas Comptroller: Rule 3.285(g)(2) Đã kiểm tra |
| Thời gian tối thiểu nhà thầu phải giữ giấy chứng nhận miễn thuế bán hàng tại New York Tính từ hạn nộp của tờ khai cuối cùng mà giấy chứng nhận liên quan, hoặc ngày tờ khai đó được nộp nếu muộn hơn. | 3 năm | New York Tax Department: Form ST-124, Giấy chứng nhận cải tạo vốn (12/15) Đã kiểm tra |
| Thời gian tối thiểu lưu giữ hồ sơ giấy chứng nhận thuế bán hàng và thuế sử dụng tại Texas Lưu giữ lâu hơn trong thời gian kiểm tra thuế, khiếu nại hoặc thủ tục hoàn thuế; nghĩa vụ đặc biệt có thể yêu cầu lưu giữ lâu hơn. | 4 năm | Texas Comptroller: Hỏi đáp về lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ tối thiểu ở California đối với hồ sơ thuế bán hàng và thuế sử dụng Áp dụng cho mọi hồ sơ cần thiết để xác định nghĩa vụ thuế; Regulation 1698(g) liệt kê giấy chứng nhận miễn thuế trong số các chứng từ có thể lưu dưới dạng hình ảnh. Trừ khi CDTFA cho phép hủy sớm hơn bằng văn bản | 4 năm | CDTFA: Regulation 1698, Hồ sơ Đã kiểm tra |
| Các tiểu bang theo Streamlined: thời gian tối thiểu sau khi tiểu bang yêu cầu chứng minh để lấy giấy chứng nhận hoặc chứng từ khác Áp dụng khi người bán không lấy được giấy chứng nhận hoặc dữ liệu trong khoảng thời gian đầu tiên; một quốc gia thành viên có thể cho phép lâu hơn | 120 ngày | Streamlined Sales and Use Tax Agreement, section 317(D) Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- Streamlined Sales Tax Governing Board: Các khoản miễn thuế
- Streamlined Sales and Use Tax Agreement, section 317 (quản lý các khoản miễn thuế)
- Giấy chứng nhận miễn thuế Streamlined Sales Tax, kèm hướng dẫn (Form F0003)
- Multistate Tax Commission: Giấy chứng nhận thống nhất về thuế bán hàng và sử dụng
- New York Tax Department: Form ST-120, Giấy chứng nhận bán lại, kèm hướng dẫn
- New York Tax Department: Giấy chứng nhận miễn thuế bán hàng (TB-ST-240)
- Texas Comptroller: Biểu mẫu thuế bán hàng và sử dụng
- Texas Comptroller: Form 01-339, Giấy chứng nhận bán lại và xác nhận miễn thuế
- Texas Comptroller: Giấy chứng nhận thống nhất bán lại của các tiểu bang giáp biên giới (Form 01-909)
- Texas Comptroller: Câu hỏi thường gặp về thuế bán hàng và sử dụng, giấy chứng nhận bán lại
- Texas Comptroller: Câu hỏi thường gặp về thuế bán hàng và sử dụng, lưu giữ hồ sơ
- Texas Comptroller: Nguyên tắc cơ bản về kiểm tra thuế, chương 5
- Texas Legislature: S.B. 296 (2021), sửa đổi Tax Code sections 151.054 và 151.104
- Texas Tax Code chapter 151: sections 151.006, 151.307 và 151.309
- Texas Comptroller: Tax Policy News, tháng 7 năm 2022 (rules 3.282, 3.285 và 3.287)
- CDTFA: Publication 103, Bán để bán lại
- CDTFA: Regulation 1667, Giấy chứng nhận miễn thuế
- CDTFA: Regulation 1668, Bán để bán lại
- CDTFA: Regulation 1698, Hồ sơ
- CDTFA: Khoản miễn thuế một phần cho thiết bị sản xuất và nghiên cứu phát triển, hướng dẫn cho người bán
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.