شهادات الإعفاء وإعادة البيع في ضريبة المبيعات: ما تطلبه وما تحفظه

متى أستطيع البيع لشركة دون تحصيل ضريبة المبيعات؟

بيع سلعة خاضعة للضريبة إلى شركة يبقى خاضعًا للضريبة ما لم ينطبق إعفاء وتستطيع إثباته. وعبارة «نحن شركة» ليست إعفاءً. والإثبات عادةً شهادة يوقّعها العميل: شهادة إعادة بيع إذا كان سيعيد بيع ما يشتريه، أو شهادة إعفاء إذا كان مؤهلًا لسبب آخر، مثل استخدام معفى أو مشترٍ معفى.

تضع الولاية الخطر على البائع. تقول نيويورك إن المبيعات غير المدعومة بشهادات إعفاء صالحة تُعدّ مبيعات تجزئة خاضعة للضريبة، وعبء الإثبات على البائع: فإذا غابت الورقة عليك أن تثبت أن البيع معفى. وكاليفورنيا تفترض أن جميع الإيرادات الإجمالية خاضعة للضريبة إلى أن يثبت العكس. وتقول تكساس إنك إذا لم تحتفظ بالشهادات التي قبلتها، فإن تلك المبيعات ستُفترض خاضعة للضريبة عند التدقيق.

قواعد الشهادات هي قانون ولاية. وتستخدم هذه الصفحة تكساس ونيويورك وكاليفورنيا أمثلة عملية، إضافة إلى نموذج ضريبة المبيعات المبسطة (Streamlined Sales Tax) لولاياته الأعضاء. ويدير مجلس إدارة Streamlined Sales Tax شهادة واحدة مشتركة للولايات التي انضمت إلى الاتفاقية المبسطة؛ وتسردها صفحة الإعفاءات لديه. وفي أي ولاية أخرى، ابحث في موقع إدارة الإيرادات بالولاية نفسها عن ثلاث إجابات: أي نموذج شهادة تقبل، وبعد كم من الوقت من البيع يجوز أن تصل الشهادة، ومدة حفظها.

لا يكفي قول العميل إن البضاعة ستغادر الولاية. تقول كاليفورنيا إن ذلك لا يُعفي البائع؛ فيجب أن تُثبت المستندات ذلك. أما هل كان عليك التحصيل في تلك الولاية أصلًا فسؤال منفصل: راجع متى يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات.

ما الذي يجعل الحالة غير بسيطة: مبيعات إلى عدة ولايات، أو سنوات من الفواتير غير الخاضعة للضريبة، أو شهادات بلا تاريخ أو ناقصة أو مدفونة في البريد الإلكتروني، أو فواتير غير خاضعة للضريبة لا تذكر الشهادة التي تدعمها، أو خطاب من ولاية. الشهادة هي الإثبات، والدفاتر هي المكان الذي تجدها فيه. اجمع أولًا:

• قائمة بالعملاء مع الولاية التي سُلّم إليها كل بيع.
• كل شهادة محفوظة لديك، مع تاريخها.
• الفواتير غير الخاضعة للضريبة بحسب العميل.

شهادة إعادة بيع أم شهادة إعفاء: أيهما تناسب أي عميل؟

تناسب شهادة إعادة البيع العميل الذي سيعيد بيع ما يشتريه. وتناسب شهادة الإعفاء العميل المؤهل لسبب آخر. وهما مستندان مختلفان، وشهادة إعادة البيع لا تغطي ما سيستخدمه العميل بنفسه. وقد يزيل الإعفاء جزءًا من الضريبة فقط: فإعفاء معدات التصنيع والبحث في كاليفورنيا يترك جزءًا مستحقًا، ويقوم البائع بتوثيقه بشهادة إعفاء جزئي (⁦CDTFA-230-M⁩ أو ما يعادلها) ويحصّل الباقي.

النماذج بحسب الولاية:

يجب أن تناسب الشهادة العميل. إذا أراد مشترٍ سلعة لا يبيعها عادةً، تقول كاليفورنيا إنه يجب على البائع أن يطلب شهادة تسرد تلك السلعة بعينها أو يعامل البيع كبيع خاضع للضريبة. وتقول تكساس ألا تقبل شهادة إعادة بيع إذا كنت تعلم أو لديك سبب للاعتقاد بأن السلع تُشترى لغير إعادة البيع. ويشمل إعفاء إعادة البيع في تكساس إعادة البيع في الولايات المتحدة أو أقاليمها أو ممتلكاتها أو المكسيك، لا في دول أخرى؛ وقد يكون البيع المخصص للتسليم في الخارج معفى كتصدير بدل ذلك، وتثبته تكساس فقط بمستندات التصدير التي يسردها قانونها.

متى أحتاج إلى الشهادة: قبل البيع، أم أستطيع جمعها لاحقًا؟

الأسهل أن تكون لديك مع الطلب. وبعد ذلك، يختلف ما تفيده شهادة لاحقة بحسب الولاية: تسمح الولايات في Streamlined ونيويورك بـ90 يومًا، وتربط كاليفورنيا التوقيت بدورة الفوترة والتسليم، أما 90 يومًا في تكساس فلا تبدأ إلا عندما يرسل المراقب إشعارًا كتابيًا يطلب الشهادات.

هذه هي المهل المعتادة وليست أهدافًا للتخطيط. وفوات إحداها لا ينهي دائمًا فرصة إثبات الإعفاء: فنيويورك تقبل شهادة متأخرة مع تحمل الطرفين عبء الإثبات، وكاليفورنيا تقبل أدلة أخرى، وولايات Streamlined تتيح فترة إضافية بعد طلب التدقيق (انظر جدول التدقيق أدناه).

ماذا يجب أن تبيّن الشهادة الصالحة، وما معنى حسن النية؟

تعرّف كل ولاية الشهادة الصالحة وحسن النية بنفسها. وبوجه عام يجب أن تكون الشهادة كاملة، وصادرة عن العميل، ومناسبة لما بعته ولما يمارسه العميل من نشاط، ويتوقف حسن النية على ما إذا كان في الشهادة، أو فيما كنت تعلمه، ما كان ينبغي أن يثير شكك فيها.

تطلب معظم نماذج الولايات البنود التالية؛ فراجع نموذج الولاية نفسه:

• اسم المشتري وعنوانه، واسم البائع وعنوانه.
• رقم تسجيل المشتري، حيث تتطلبه الولاية.
• وصف ما يُشترى، أو سبب الإعفاء.
• توقيع المشتري وتاريخه. ينص نموذج Streamlined على أن التوقيع غير مطلوب في النموذج الإلكتروني. وتذكر كاليفورنيا التاريخ في شهادة الإعفاء؛ أما شهادة إعادة البيع الصالحة في غير ذلك فتقول إنها لا تبطل لمجرد عدم وجود تاريخ. احصل على التاريخ مع ذلك، لأن التوقيت يُحكم عليه به.
• صياغة الولاية نفسها. تريد كاليفورنيا عبارة «for resale»؛ وعبارات مثل «exempt» أو «non-taxable» غير مقبولة.

كيف يعرّف كل مصدر حسن النية:

• نيويورك: لا تعلم أن الشهادة كاذبة أو مقدَّمة بالاحتيال وتبذل عناية عادية معقولة. وتنطبق الحماية على بائع لديه Certificate of Authority، ويحتاج معظم البائعين إلى واحدة لقبول شهادة إعفاء. أما هل يجب أن تسجّل هناك فسؤال منفصل: راجع متى يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات.
• كاليفورنيا: يُفترض أنك تصرفت بحسن نية عندما تتضمن الشهادة العناصر الأساسية وتبدو صالحة ظاهريًا، ما لم يوجد دليل على العكس.
• تكساس: تُعامل الشهادة المقبولة وقت البيع على أنها بحسن نية ما لم يكن هناك خلل واضح في ظاهرها، مثل رقم تصريح غير صالح. ويسأل المراقب أيضًا هل يبيع المشتري هذا النوع من السلع وهل كنت تعلم أنه سيستهلكها.
• ولايات Streamlined: لا يكون البائع مسؤولًا عن مطالبة المشتري غير الصحيحة إذا وصلت الشهادة مكتملة تمامًا وقت البيع أو خلال 90 يومًا، ولم يتخلّف البائع عن التحصيل احتيالًا، ولم يحرّض العملاء على المطالبة بإعفاء بصورة غير قانونية. ولا يلزم البائع التحقق من رقم هوية المشتري، إلا في جورجيا.

تذكر المصادر التي قُرئت ثلاثة أشياء لا تُعدّ شهادة. رقم التصريح أو نسخة منه: تقول تكساس إنه ليس بديلًا. وعميل يحذف الضريبة من فاتورتك أو يقول إن البيع «غير خاضع للضريبة»: تقول كاليفورنيا إن ذلك لا يُعفي البائع الذي لم يحصل في الوقت المناسب على شهادة. وإعفاء قائم على الجهة، مثل جهة حكومية أو جمعية خيرية، يُطالب به في موقع تعمل فيه في ولاية Streamlined لا تسمح به: يقول مجلس إدارة Streamlined إنه لا يجوز لك قبول الشهادة هناك.

هل تكفي شهادة شاملة واحدة لطلبات متكررة من العميل نفسه؟

غالبًا نعم، لنوع الشراء العام نفسه، إلى أن تنتهي أو تتغير بيانات العميل.

هل أستطيع قبول شهادة متعددة الولايات، أم تحتاج كل ولاية إلى نموذجها؟

يمكن لنموذج واحد أن يغطي عدة ولايات، لكن فقط الولايات التي تقبله، وتحسم الولاية التي يُسلَّم إليها البيع.

سجّل ولاية التسليم لكل شهادة، واختر النموذج بحسب تلك الولاية. وللاطلاع على جانب المشتري من النماذج نفسها، راجع شهادات إعادة البيع واسترداد ضريبة المبيعات.

كم أحتفظ بالشهادات، وكيف أربط كل فاتورة غير خاضعة للضريبة بشهادة؟

احتفظ بكل شهادة للحد الأدنى الذي تحدده الولاية، ولمدة أطول ما دام تدقيق أو استئناف أو مطالبة باسترداد مفتوحًا. واربط كل فاتورة غير خاضعة للضريبة بالشهادة التي وراءها.

نيويورك وكاليفورنيا وتكساس تبحث كل منها عن الرابط. تتطلب نيويورك وسيلة لربط الفاتورة بالشهادة المحفوظة. وتقول كاليفورنيا إن فواتير المبيعات المعفاة يجب أن تذكر اسم المشتري لكي تُطابق بالشهادات. ويقوم مدقق تكساس بمقارنة وصف الشهادة بفاتورة البيع.

لكل فاتورة غير خاضعة للضريبة، ينبغي أن تبيّن الدفاتر العميل وولاية التسليم ونموذج الشهادة وتاريخها وما تغطيه. عندئذ لا يستغرق إعداد قائمة بالفواتير غير الخاضعة للضريبة التي لا تحمل مرجع شهادة سوى ثوانٍ معدودة. احفظ كل شهادة كملف في مجلد لكل عميل، وسمِّه بالتاريخ وولاية التسليم، ودوّن أي تاريخ انتهاء (شهادة تصريح معلّق في تكساس، أو شهادة شاملة في Streamlined بعد 12 شهرًا بلا شراء) لكي تطلب شهادة جديدة قبل الطلب التالي.

ماذا يحدث في التدقيق إذا كانت الشهادة مفقودة أو متأخرة أو ناقصة؟

يعامل المدقق البيع عمومًا على أنه خاضع للضريبة ما لم تثبت غير ذلك. ويعتمد مقدار ما تفيده شهادة متأخرة أو معيبة على الولاية.

كيف يختار المدقق العينات ويقدّر ويصدر الفواتير مشروح في تدقيق ضريبة المبيعات.

لم يعطني العميل الشهادة: هل أدين بالضريبة أم هي مشكلته؟

قد تدين بها. وقد يدين العميل أيضًا بضريبة الاستخدام (ضريبة المشتري نفسه على السلع المشتراة دون ضريبة مبيعات)، لكن هذا لا يعفيك وحده. فالبائع هو من يجب أن يبيّن لماذا لم تُحصَّل ضريبة.

يقول مجلس Streamlined إنه عندما لا يحصّل البائع، يجب على العميل أن يورّد ضريبة الاستخدام مباشرة إلى الولاية ما لم يستطع المطالبة بإعفاء صالح. وهذا يعطي الولاية شخصًا ثانيًا تلاحقه؛ ولا ينقل عبئك. وتقول كاليفورنيا إن المشتري الذي يحذف الضريبة أو يعطي رقم تصريح أو يسمّي البيع «غير خاضع للضريبة» لا يُعفي البائع الذي لم يحصل على شهادة في الوقت المناسب.

ما الذي قد يغيّر الجواب:

• تصل شهادة صالحة ضمن مهلة الولاية.
• تقبل الولاية دليلًا آخر، كما تفعل كاليفورنيا للسلع التي أُعيد بيعها أو التي دفع المشتري ضريبتها.
• لم يكن البيع خاضعًا للضريبة في تلك الولاية أصلًا: راجع متى يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات.

إذا قبلت شهادة كاملة بحسن نية وتبيّن أن العميل لم يكن معفى، فقواعد حسن النية أعلاه هي ما يحميك. والشهادة التي بها عيب ظاهر لا تحصل على هذه الحماية.

هل تستطيع أن تحمّل العميل ضريبة لم تحصّلها؟ يعتمد ذلك على العقد وعلى الولاية: راجع فواتير أُرسلت بلا ضريبة مبيعات.

ماذا أفعل الآن بالفواتير غير الخاضعة للضريبة التي لا شهادة لها؟

صنّفها بحسب الولاية وبحسب ما تملكه، واطلب ما يمكن الحصول عليه بعدُ، وعامل الباقي على أنه ربما خاضع للضريبة.

1. اسرد كل بيع لشركة دون ضريبة بحسب العميل وولاية التسليم. واستبعد المبيعات في الولايات التي لم يكن عليك فيها واجب التحصيل.
2. طابق كل فاتورة بشهادة وصنّفها في ثلاث مجموعات: كاملة وفي وقتها، ومحفوظة لكن معيبة (بلا تاريخ أو نموذج خاطئ أو بلا رقم)، وغير موجودة.
3. اطلب النموذج الصحيح للمجموعتين الثانية والثالثة، ضمن المهل أعلاه. يكمل العميل الشهادة ويوقّعها ويؤرّخها بتاريخها الحقيقي. لا تملأ شهادة لعميل ولا توقّعها ولا تؤرّخها بتاريخ سابق: فالنموذج إقرار العميل نفسه، وتجعل تكساس سوء الاستخدام المتعمد جريمة، والبائع الذي يحرّض على مطالبة غير قانونية يفقد حماية Streamlined.
4. احسب ما ينطبق على كل ما يبقى دون إثبات. وتغطي فواتير أُرسلت بلا ضريبة مبيعات واستكمال ضريبة المبيعات غير المحصّلة تحميل العميل أو دفعها بنفسك والإبلاغ عنها. وإذا وصل خطاب من ولاية، فابدأ بـتدقيق ضريبة المبيعات.
5. أصلح الاستلام. يطلب كثير من البائعين الشهادة قبل أول طلب غير خاضع للضريبة ويحفظون مرجعها في سجل العميل.

مثال

المبالغ بالدولار الأمريكي وهي توضيحية.

تكساس: شهادة قبل الشحن

يبيع موزّع قطع في تكساس قطعًا بقيمة 30,000 دولار أمريكي إلى ورشة تعيد بيعها. وقبل الشحن ترسل الورشة النموذج ⁦01-339⁩ مكتملًا برقم تصريحها المكوّن من 11 رقمًا ووصف للقطع ولنشاطها. ويشحن الموزّع دون ضريبة ويحفظ الشهادة في مجلد العميل مع رقم الفاتورة مكتوبًا عليها.

نيويورك: لم يصل شيء خلال 90 يومًا

يسلّم مورّد بضائع بقيمة 12,000 دولار أمريكي إلى عميل تجاري في نيويورك يقول إنه سيعيد بيعها. ولا يصل النموذج ⁦ST-120⁩ خلال 90 يومًا. وما لم يستطع المورّد إثبات أن البيع معفى بطريقة أخرى، تعامله نيويورك كبيع تجزئة خاضع للضريبة ويتحمل المورّد العبء. وبمعدل مجمّع مفترض ⁦8%⁩، تكون الضريبة 960 دولارًا أمريكيًا إضافة إلى الفوائد. والشهادة التي تصل في اليوم 100 ليست في وقتها: يتحمل المورّد والعميل معًا العبء، وقد يُطلب مزيد من الإثبات.

ست ولايات وشهادات في البريد الإلكتروني

أجرى بائع مبيعات تجارية غير خاضعة للضريبة بقيمة 500,000 دولار أمريكي في ست ولايات، ويحتفظ بالشهادات في رسائل البريد الإلكتروني. وقد يطلب خطاب تدقيق كل واحدة بحسب الفاتورة. وقبل وصول أي خطاب، يسرد البائع كل فاتورة بحسب ولاية التسليم، فيجد أن 380,000 دولار أمريكي مدعومة بشهادات كاملة، و70,000 دولار أمريكي مدعومة بشهادات بها نقص، و50,000 دولار أمريكي بلا شهادة. وإذا كانت تلك المبيعات خاضعة للضريبة وكان المعدل المجمّع المتوسط ⁦7%⁩، فإن 50,000 دولار أمريكي ستحمل 3,500 دولار أمريكي ضريبة قبل الفوائد، وإن 70,000 دولار أمريكي ستحمل 4,900 دولار أمريكي إذا تعذّر سد النقص. والعمل هو معالجة النقص ولايةً ولاية، وتقرير كيفية التعامل مع الباقي، وحفظ مرجع كل شهادة في سجل العميل.

هل حالتك مختلفة؟

• بعت دون ضريبة لعملاء من الشركات في أكثر من ولاية، والشهادات مفقودة أو بلا تاريخ أو مدفونة في البريد الإلكتروني، أو وصل خطاب من ولاية: تحتسب كل ولاية مبيعاتها ومهلها وسجلاتها. وتحديد المبيعات التي قد تعدّها الولاية خاضعة للضريبة، والشهادات التي لا يزال بالإمكان الحصول عليها، وكيف تربط الدفاتر كل فاتورة غير خاضعة للضريبة بشهادتها، هو عمل سجلات: راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• أرسلت ولاية خطاب تدقيق أو طلب معلومات: راجع تدقيق ضريبة المبيعات لمعرفة ما يحدث بعد ذلك. وإعادة بناء سجلات الشهادات والفواتير عمل مسك دفاتر: مساعدة مسك الدفاتر.
• كان عليك تحصيل الضريبة عن فترات ماضية: راجع استكمال ضريبة المبيعات غير المحصّلة.
• خرجت فواتير بالفعل دون الضريبة الصحيحة: راجع فواتير أُرسلت بلا ضريبة مبيعات.
• أنت المشتري وتعطي مورّدك شهادة: راجع شهادات إعادة البيع واسترداد ضريبة المبيعات.
• مشتروك مراكز بيانات: راجع ضريبة المبيعات على الخوادم وتركيبها وصيانتها.
• أنت مقاول تشتري مواد: راجع المقاولون وضريبة المبيعات على المواد.
• أنت بائع كندي أو من خارج الولايات المتحدة: راجع ضريبة المبيعات الأمريكية للبائعين المقيمين خارج الولايات المتحدة. تبيع في كندا لا في الولايات المتحدة: راجع لا شهادة إعادة بيع في كندا.
• لست متأكدًا من الولايات التي تحتاج إلى ضريبتك أصلًا، أو من كيفية التقديم: راجع متى يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات وتقديم إقرارات ضريبة المبيعات.