Faturaya Satış Vergisi Eklenmedi: Yeniden Fatura mı, Üstlenme mi?

Hiç eklenmemiş satış vergisini eyalete kim borçludur?

Genellikle satıcı. Satış vergisi eklemesi gereken satıcı, müşteri ödemiş olsun olmasın bunu eyalete borçludur ve geç ödenen vergiye ceza ve faiz işleyebilir. California, doğru tutarı ödemekten satıcının sorumlu olduğunu söyler. Texas, vergiyi tahsil etmenin ve ödemenin satıcının sorumluluğu olduğunu söyler. New York, vergiyi tahsil etmesi gereken kişiyi bundan şahsen sorumlu tutar; bu ifade ortakları ve LLC üyelerini, ayrıca uyum görevi olan yöneticileri, yönetim kurulu üyelerini, müdürleri ve çalışanları kapsar (1131. madde).

Vergiyi sonradan müşteriye fatura edip edemeyeceğiniz ayrı bir sorudur. Eyaletinizin kanununa ve satış sözleşmesi ile faturaların vergi hakkında ne dediğine bağlıdır (sonraki bölüm). Hiçbir şey demediyse vergiyi kendiniz ödemek zorunda kalabilirsiniz.

Müşteri de ayrı bir yükümlülük olarak vergiyi borçlanabilir. Kullanım vergisi, satıcı vergi eklemediğinde alıcının kendi vergisidir (işletme alımlarında kullanım vergisi): satıcısı vergi eklememiş bir Texas alıcısı vergiyi doğrudan Comptroller'a ödemelidir (Texas kullanım vergisi); bir California alıcısının kullanım vergisi borcu, perakendecinin makbuzundan ayrı olarak vergi eyalete ödenene kadar sürer (R&TC 6202); satıcıya ödemeyen bir New York müşterisi vergiyi doğrudan Tax Department'a borçludur. Bu, satıcının kendi dönemlerini çözümsüz bırakmak için bir sebep değildir.

Şahıs işletmesi sahibi vergiyi doğrudan borçludur. Bir kuruluşta ise arkasındaki kişiler de borçlu olabilir: Texas, müşterilerden tahsil edilip ödenmeyen vergiden sorumlu bir kişiyi şahsen sorumlu tutar (Tax Code 111.016); California'nın bir kuruluşun satış vergisi için şahsi sorumluluğu ise işletme sona erdikten sonra uygulanır (R&TC 6829). Kimin ve ne kadar süreyle sorumlu olduğu satış vergisi beyannamesi verme rehberinde anlatılır.

Şu durumlarda durum basit değildir:

• Fiyatın vergiyi içermesi amaçlanmıştı; bu yüzden vergi alınan tutardan çıkar.
• Tekrarlayan faturalar dahil faturalar birçok dönem boyunca, birçok müşteriye veya birden fazla eyalete vergisiz gitti.
• Bazı alıcılar muaf olabilirdi ama dosyada belge yok.
• Bazı faturalarda vergi tahsil edildi ama hiç ödenmedi. Bu farklı ve daha ciddi bir sorundur.
• Bir eyalet size zaten yazı gönderdi.

Önce toplayın: faturalar ve sözleşmeler (vergiyle ilgili herhangi bir ifadeye bakın), her satışın teslim edildiği eyalet, aynı dönemler için verilen beyannameler ve ödenen vergi, geçerli olan oran ve yeniden satış veya muafiyet belgeleri.

Düzeltilmiş fatura gönderip vergiyi şimdi müşteriden tahsil edebilir miyim?

Yalnızca satıcının müşteriye vergiyi fatura etme hakkı varsa ve bu hakkın kaynağı eyaletten eyalete değişir. Ülke genelinde tek bir cevap yoktur. Bu sayfa için üç eyalet incelendi:

Yalnızca ödenmesi gereken vergiyi tahsil edin: California, ödenmesi gerekenden fazlasını tahsil eden satıcının fazlayı müşteriye iade etmesini veya eyalete ödemesini şart koşar. Ödemeyi reddeden bir müşteri, satıcının eyalete karşı yükümlülüğünü sona erdirmez.

Vergiyi yansıtıp yansıtamayacağımı ne belirler: sözleşme, fatura ifadesi mi yoksa eyalet mi?

Üçü birden. Testi eyaletin kanunu koyar; sözleşme ve faturalar neyin kararlaştırıldığının kanıtıdır. California'da satış sözleşmesinin şartları belirler; satış vergisi ekleyen bir sözleşme maddesi, faturada veya satışın diğer kanıtında gösterilen vergi tutarı ya da asılmış bir ilan, müşterinin kabul ettiğine dair bir karine doğurur (aksi gösterilmedikçe kanun bunu kabul edilmiş sayar). Vergi satırı ve vergi dahil ifadesi olmayan tek bir toplam böyle bir karine doğurmaz; bu durumda anlaşmanın diğer şartları belirler. Yönetmelik, sonradan düzeltilmiş bir faturada ilk kez eklenen vergi satırının satışın kanıtı sayılıp sayılmayacağını söylemez; bu yüzden ona dayanan bir yeniden fatura belirsizdir (Regulation 1700). Yönetmelik fiziksel mal satışlarını kapsar; hizmet veya dijital ürün farklı kurallara tabi olabilir.

Satış vergisini fiyata mı dahil edersiniz, yoksa üzerine mi eklersiniz?

Texas ve California'da ikisi de doğru olabilir, ancak müşteriye hangisinin olduğunun söylenmiş olması gerekir.

• Texas: satıcı, müşteriye Texas vergisinin satış fiyatına dahil olduğunu belirten yazılı bir beyan vermediği ve bunu söyleyen bir tabela asmadığı sürece vergiyi ayrı göstermelidir (Texas Comptroller).
• California: faturada veya makbuzda ayrı bir tutar gösterin. Vergi bunun yerine fiyata dahilse satıcı bunu alıcıya, Publication 73'ün belirlediği ifadeyle, asılmış bir ilan, fiyat etiketi veya reklam yoluyla bildirmelidir.

Vergiyi vergi dahil bir toplamdan ayırmak için Texas şu formülü verir: fiyatı bir artı vergi oranına bölmek vergisiz fiyatı verir ve fark vergidir.

Tuzak, hiçbir şey söylemeyen bir faturanın ardından gelen “vergiyi dahil etmek istemiştik” sözüdür. Bu sayfa için incelenen rehberlik, vergi dahil fiyatlandırmayı müşteriye gerekli biçimde bildirmeye bağlar. Satıcının sonradan bir fiyatı vergi dahil ilan edebileceğini ya da iki ifade biçimi de verilmediğinde eyaletin tutarı nasıl hesapladığını söylemez. Maruz kalınan tutarı iki yoldan da hesaplayın: alınan tutarın üzerine vergi daha büyük rakamdır ve hangisinin geçerli olduğuna eyalet karar verir.

Satış baştan vergiye tabi miydi?

Vergisiz giden bazı faturalar zaten vergisiz gitmeliydi; bu yüzden herhangi bir şey hesaplamadan önce kontrol edin. Dört yaygın sebep:

• Ürün veya hizmet o eyalette vergiye tabi değil. Hangi hizmetlerin, yazılımın ve dijital malların vergiye tabi olduğu eyaletten eyalete değişir (yazılım için eyaletlere göre SaaS satış vergisi rehberine bakın). Önce eyaletin kendi vergiye tabi satışlar listesine bakın.
• Alıcı muaftı veya yeniden satış için alıyordu. Texas, yeniden satış veya muafiyet belgesi veren müşteriye yapılan satışı muaf sayar (Texas Comptroller). Zamanlama önemlidir: New York belgenin tesliminden veya hizmetin yerine getirilmesinden en geç 90 gün sonra alınmasını ister; bundan sonra satışın muaf olduğunu kanıtlama yükü hem satıcıda hem alıcıdadır (ST-120). Satıştan çok sonra toplanan bir belge yeterli olmayabilir.
• Mal eyalet dışına teslim edildi. Texas satıcıları, eyalet dışındaki yerlere gönderilip teslim edilen kalemler için Texas vergisi tahsil etmek zorunda değildir, ancak kayıtlar konşimento, nakliye faturası veya posta makbuzu gibi teslim kanıtını göstermelidir (Texas Comptroller). California, California dışında kullanılmak üzere alıcıya eyalet dışına doğrudan gönderilen ürünü genellikle vergilendirmez; alıcı malı California'da teslim alıyorsa satış çoğu durumda bu kapsama girmez (Publication 101). İki kural da varış eyaletindeki vergiyi çözmez: Texas, satıcılarının başka bir eyalette vergi tahsil etmesi gerekebileceğini not eder.
• Orada henüz tahsilat yapmanız gerekmiyordu. Bkz. satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz.

Belgenin ne zaman ve nasıl alınması gerektiği ve neyin geçerli sayıldığı müşterilerden muafiyet belgeleri rehberinde; bir satışa hangi yerel oranın ait olduğu teslimat adresine göre satış vergisi kaynağı rehberindedir.

Doğru satış vergisi eklenmeden ödenmiş faturaları nasıl düzeltirim?

Eyaletin düzeltme beyannamesini kabul ettiği yerde vergi genellikle hatayı bulduğunuz dönem için değil, satışın yapıldığı dönem için bildirilir. California'nın başvuru talimatları, önceki bir hata için cari dönem brüt satışlarını düzeltmemenizi söyler: önceki dönemi düzeltin ve ek vergiyi ceza ve faizle ödeyin (CDTFA). Texas, ek vergi, ceza ve faizle düzeltme beyannamesini kabul eder.

Eyaletin ne kadar geriye tarhiyat yapabildiği, kaç dönemi düzeltmeniz gerektiğini belirler. Texas: verginin ödenmesi gereken tarihten itibaren 4 yıl; beyanname verilmediyse veya düzeltilmiş vergi bildirilenden %25 veya daha fazla yüksekse sınır yoktur (Tax Code 111.201 ve 111.205). New York: beyannamenin verildiği tarihten itibaren üç yıl, hiç verilmediyse her zaman (section 1147(b)). California: çeyreği izleyen ay veya beyannamenin verilmesinden hangisi daha geçse ondan üç yıl sonra; beyanname verilmediyse sekiz yıl; hile durumunda sınır yok (R&TC 6487).

Hangi yolun uygun olduğu kaç dönemin etkilendiğine ve eyaletin sizinle iletişime geçip geçmediğine bağlıdır; herhangi bir şey vermeden önce kontrol edin. Gönüllü bildirim anlaşması (voluntary disclosure agreement), eyalet size ulaşmadan önce eyaletten istediğiniz bir anlaşmadır: geçmiş vergiyi bildirip ödersiniz, eyalet cezaları ve bazı eyaletlerde ne kadar geriye bakacağını sınırlar.

New York ayrıca beyanname verip tam ödeme yapmayan mükellefin uygun olmadığını söyler. Satışları bildiren ama vergiyi bildirmeyen beyannameler vermiş bir satıcı, herhangi bir şey vermeden önce hangi yolun geçerli olduğunu Tax Department'a sormalıdır. California'nın bildirim programı, California satış vergisine tabi satışlara veya satıcı izni (seller's permit) olan ya da olmuş kişilere uygulanmaz (CDTFA); çok sayıda dönemi olan kayıtlı bir California satıcısı hangi yolun uygun olduğunu CDTFA'ya sormalıdır. Adım adım beyanname verme satış vergisi beyannamesi verme rehberinde; birden fazla eyalet ve geriye dönük inceleme süreleri tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama rehberindedir.

Ceza ve faiz uygulanır mı, affedilebilir mi?

Vergi son tarihinden sonra ödendiğinde ceza ve faiz uygulanır; af ise eyalete ve sebebe bağlıdır.

Texas, süre sınırlarını aşan talepleri gönüllü bildirim programına yönlendirir. Her eyalet talebi olgularına göre karara bağlar. California ayrıca, bildirilmeyen verginin ihmalden, kanuna kasıtlı aldırmamaktan veya hileden kaynaklandığını tespit ettiğinde ayrı cezalar ekler (CDTFA).

Müşterilerden gerçekten tahsil edilip ödenmeyen vergiye farklı davranılır. Texas bunun için geriye dönük sınır koymaz ve bildirim anlaşmasında faizini affetmez (Texas); California, satıcı vergiyi bilerek tahsil edip zamanında ödemediğinde ayrı bir ceza ekleyebilir (CDTFA). Bkz. tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama.

Tekrarlayan faturaların satış vergisiz gitmesini nasıl durdururum?

Önce tekrarlayan şablonu veya takvimi düzeltin, böylece sonraki döngü doğru çıkar; zaten gönderilmiş ve ödenmiş faturalar yukarıdaki adımları izler. Sonra nedeni fatura kurulumunda ve satış sözleşmesinde düzeltin ve her dönemi beyannameyle karşılaştırın.

1. Nedeni bulun. Yaygın sebepler: bir müşteri için vergi kapatılmış, bir kalem vergiye tabi değil olarak işaretlenmiş, müşteri kaydında teslimat eyaleti yok veya gerekli olan bir eyalette henüz kayıt yok (öyleyse tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama rehberine bakın).
2. Vergiyi evraka koyun. California ve Texas rehberliği, her faturada ayrı bir vergi tutarı veya eyaletin vergi dahil ifadesini arar; California ayrıca vergiyi ekleyen bir sözleşme maddesini de kabul eder; eyaletinizin kuralına bakın. Sabit fiyatlı veya abonelik sözleşmesinde, sonraki fatura vergi eklemeden önce sözleşmenin neye izin verdiğini okuyun.
3. Gerçekten muaf olan müşterileri işaretleyin ve belgeyi saklayın. Texas, belge kayıtlarının en az 4 yıl saklanmasını şart koşar (Texas).
4. Oranı eyaletin kaynak belirleme kurallarına göre ayarlayın. Eyalete ve satışa bağlı olarak satıcının konumu veya teslimat adresi yerel oranı belirler; Texas yerel satış vergisi genel olarak satıcının işyeri esasına dayanır (Texas Comptroller). Bkz. teslimat adresine göre satış vergisi kaynağı.
5. Her dönemde mutabakat yapın. Vergiye tabi satışlar çarpı oranı, faturalarda gösterilen vergiyi ve beyannamede ödenen vergiyi karşılaştırın; böylece fark bir yıl sonra değil ilk dönemde ortaya çıkar. Zaten uyuşmuyorlarsa bkz. beyannameyle uyuşmayan ödenecek satış vergisi.

Yeniden fatura, itiraz veya üstlenilen vergi defterlerimde nasıl görünür?

Eyalete borçlu olunan vergiyi müşterilerin ödediğinden ayrı izleyin. Verginin alıcıya yüklendiği yerde vergi ödenecek bir hesaptan geçer ve satışların dışında kalır; eyaletin vergiyi satıcının vergisi olarak ifade ettiği yerde brüt hasılata girebilir ve hangisinin geçerli olduğunu kaydetmeden önce bir hazırlayıcı netleştirmelidir. İki durum da satış vergisi yevmiye kayıtları rehberindedir; üç durum şöyle görünür:

Bu tutarların gelir vergisi beyannamesinde nasıl ele alındığı, beyannameyi hazırlayan kişiyle ilgili ayrı bir sorudur.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm rakamlar ABD dolarıdır. Texas örneği eyaletin azami birleşik oranını kullanır; California ve New York oranları varsayılmıştır, herhangi bir satış için yayımlanmış oranlar değildir.

Texas: vergi gösterilmeden $12.000 vergiye tabi satış

Austin'deki bir satıcı, tamamı ödenmiş $12.000 vergiye tabi satışı faturalara vergi koymadan kesti. Texas'ın azami birleşik oranı olan %8,25'te, alınan tutarın üzerine vergi yaklaşık $990'dır. Gerekli vergi dahil beyan ve tabela olsaydı fiyatın içindeki vergi $12.000 eksi ($12.000 bölü 1,0825), yani yaklaşık $915 olurdu. Bu ifade olmadan yüksek rakam planlamak için daha güvenlidir ve karar eyaletindir. İki durumda da Comptroller'a borçludur. Fiyata eklenen vergi Texas kanununa göre müşteri borcudur; kararlaştırılmış sabit veya vergi dahil bir fiyat, hâlâ tahsil edilebilecek tutarı etkileyebilir.

California: altı müşteriye $30.000, sözleşmeler vergi konusunda sessiz

Bir mobilya üreticisi altı müşteriye $30.000 fatura kesti. Hiçbir sözleşme vergiden söz etmedi, hiçbir fatura göstermedi ve ilan asılmadı. Açıklayıcı %8 birleşik oranla vergi $2.400'dır. Regulation 1700 karinesi uygulanmaz, bu yüzden anlaşmanın şartları belirler ve onlar hiçbir şey söylemez. Üretici $2.400'ı kendi maliyeti saymak zorunda kalabilir ve satış dönemleri için beyannameleri düzeltir.

New York: vergi gösterilmeden $5.000 vergiye tabi baskı işi

Bir matbaa $5.000'lık vergiye tabi işi vergisiz fatura etti. Açıklayıcı %8 birleşik oranla vergi $400'dır. İş vergiye tabiyse matbaa sorumludur ve matbaaya ödemeyen müşteri de section 1133 uyarınca vergiyi Tax Department'a borçludur. Matbaanın kendi yükümlülüğünü çözmek ve müşterilere yeniden fatura kesmek ayrı adımlardır; eyaletin yolu matbaanın beyanname verip vermediğine ve iletişime geçilip geçilmediğine bağlıdır.

Sizin için farklı mı?

• Faturalar aylardır vergisiz gidiyorsa, müşteriler zaten ödediyse veya bir eyalet size yazdıysa: hangi eyalet ve dönem kurallarının geçerli olduğu, yeniden fatura mı yoksa üstlenme mi, düzeltme beyannameleriyle mi yoksa bildirim anlaşmasıyla mı düzeltileceği kayıtlar elinizdeyken verilecek kararlardır. Bkz. muhasebe kayıtları desteği ve tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama.
• O eyalette tahsilat yapmanız gerekip gerekmediğinden emin değilseniz: bkz. satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz.
• Bir alıcı muaf olduğunu söylüyor ve belgeniz yoksa: bkz. müşterilerden muafiyet belgeleri.
• Bir eyalet denetim açtıysa veya bilgi talebi gönderdiyse: bkz. satış vergisi denetimi ve bildirimi bir muhasebe kayıtları incelemesine götürün.
• Vergiyi tahsil ettiniz ama ödemediyseniz: bkz. tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama ve önce mevduatları ve beyannameleri eşleştirin.
• Defterleriniz eyalete göre neyin fatura edildiğini, ödendiğini ve vergilendirildiğini gösteremiyorsa ya da beyannamelerdeki vergi faturalarla uyuşmuyorsa: bunlar tutarlı olana kadar borç hesaplanamaz. Bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği.