Cách tự trả cổ tức từ công ty của bạn tại Canada

Tôi là cổ đông duy nhất và cũng là giám đốc duy nhất thì tuyên bố cổ tức thế nào?

Là giám đốc duy nhất, bạn có thể phê duyệt cổ tức bằng nghị quyết bằng văn bản có chữ ký. Chỉ chuyển tiền cho cá nhân thì chưa phải là cổ tức: công ty phải có quyền trả cổ tức và phải ghi lại quyết định. Theo luật công ty liên bang, nghị quyết bằng văn bản do mọi giám đốc có quyền biểu quyết ký có hiệu lực như quyết định tại một cuộc họp.

Hãy kiểm tra điều lệ công ty và sổ đăng ký cổ phần. Cổ phần cùng loại có quyền như nhau; cổ tức trên loại cổ phần đó thường được chia cho mọi người nắm giữ theo tỷ lệ cổ phần. Các loại cổ phần khác có thể có quyền khác (quy định liên bang; quy định B.C.).

Nghị quyết cổ tức cần ghi những gì và tôi lưu ở đâu?

Hãy ghi tên công ty, ngày quyết định, loại cổ phần, số tiền trên mỗi cổ phần hoặc tổng số tiền, người nhận, ngày thanh toán, loại cổ tức và chữ ký. Hãy lưu bảng tính cổ phần và bước kiểm tra tài chính cùng với nghị quyết. Nếu là cổ tức đủ điều kiện, hãy chỉ định trước hoặc vào lúc trả và thông báo bằng văn bản cho cổ đông; khi mọi cổ đông đều là giám đốc, CRA chấp nhận ghi chú trong biên bản họp.

Hãy lưu nghị quyết trong hồ sơ công ty và chứng từ thanh toán trong hồ sơ kế toán. Công ty liên bang phải lưu giữ các nghị quyết của giám đốc và hồ sơ kế toán (section 20); công ty B.C. lưu các nghị quyết đồng thuận của giám đốc tại văn phòng lưu hồ sơ của mình. Nghị quyết này không gửi cho CRA.

Công ty phải đáp ứng điều kiện gì trước khi trả cổ tức?

Công ty phải đáp ứng điều kiện trả cổ tức theo đạo luật thành lập công ty của mình cả lúc tuyên bố lẫn lúc thanh toán. Chỉ nhìn số dư ngân hàng chưa chứng minh được khả năng thanh toán nợ; hãy kiểm tra các khoản nợ đến hạn, nợ phải trả khác, tài sản và quyền của cổ phần.

Các tỉnh bang khác có điều kiện riêng. Hãy xem hồ sơ thành lập công ty của bạn; điều lệ hoặc điều khoản trong hợp đồng vay có thể đặt thêm hạn chế.

Ontario có một ngoại lệ hẹp về tài sản hao mòn (wasting assets) cho các công ty đủ điều kiện, đòi hỏi nghị quyết đặc biệt của cổ đông. Nếu cổ tức không đáp ứng điều kiện áp dụng, các giám đốc đã phê duyệt có thể phải tự chịu trách nhiệm hoàn trả khoản đã chi cho công ty (federal section 118, B.C. section 154, Ontario section 130, Quebec section 156). Luật có thể cho phép một số căn cứ miễn trách. Việc khởi kiện theo các quy định liên bang và B.C. này phải bắt đầu trong vòng 2 năm kể từ ngày có nghị quyết.

Tôi có thể tự trả cổ tức hằng tháng như nhận lương không?

Được, nếu quyền của cổ phần và tình hình tài chính cho phép từng lần trả. Hãy lập hồ sơ cho từng lần tuyên bố, chuyển tiền và kiểm tra khả năng thanh toán; lệnh chuyển tiền định kỳ không thay thế quyết định của giám đốc. Một chứng từ T5 có thể khai tổng số cả năm cho người nhận (hướng dẫn T5 của CRA).

Nếu tổng số tiền cả năm, loại cổ tức, người nhận và năm dương lịch giống nhau, trả hằng tháng hay trả một lần thường cho cùng thu nhập từ cổ tức. Chỉ khác về thời điểm nhận tiền và thủ tục giấy tờ. Xem Tiền lương hay cổ tức để chọn cách trả.

Tôi ghi cổ tức vào sổ sách thế nào?

Hãy ghi cổ tức đã tuyên bố như một khoản phân phối, không phải tiền lương hay chi phí kinh doanh (Finance Canada). Khi tuyên bố, giảm lợi nhuận giữ lại hoặc tài khoản vốn chủ sở hữu phù hợp và ghi có cổ tức phải trả. Khi thanh toán, ghi nợ cổ tức phải trả và ghi có tài khoản ngân hàng. Nếu tuyên bố và thanh toán diễn ra cùng lúc, ghi thẳng từ vốn chủ sở hữu sang ngân hàng.

Hãy đối chiếu nghị quyết, khoản chuyển khoản ngân hàng, số dư của cổ đông và T5. Nếu việc tuyên bố và thanh toán nằm ở hai bên ranh giới cuối năm, xem Cổ tức trước hay sau cuối năm. Hãy đối chiếu các khoản rút trước đó trước khi phân loại; xem Khoản vay của cổ đông. Không được lập nghị quyết lùi ngày.

Tôi tự lập T5 cho mình thế nào và hạn nộp khi nào?

Công ty của bạn là bên lập T5 kể cả khi bạn là chủ sở hữu. Với cổ tức chịu thuế đã trả hoặc ghi có cho người cư trú Canada, hãy cộng tổng các khoản trả cho người nhận trong năm dương lịch và lập chứng từ T5. CRA cho biết không cần lập chứng từ khi tổng mọi khoản phải khai trả cho một người nhận trong năm thấp hơn $50 (CRA: khi nào lập T5); khoản thu nhập đó vẫn phải khai trên tờ khai của người nhận.

Thông thường, hãy nộp T5 và đưa bản cho người nhận chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch; nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được công nhận, hạn nộp dời sang ngày làm việc kế tiếp. Nếu doanh nghiệp hoặc hoạt động chấm dứt, hãy gửi chứng từ cho CRA và người nhận trong vòng 30 ngày. Nếu đã quên nộp T5, xem Tiền phạt, tiền lãi và giảm nhẹ.

Công ty mới thành lập có trả cổ tức được trước khi nộp T2 đầu tiên không?

Được, nếu công ty đã phát hành cổ phần có quyền nhận cổ tức, tuyên bố cổ tức đúng thủ tục và đáp ứng điều kiện trả cổ tức áp dụng. Quy định liên bang và B.C. đặt ra điều kiện tài chính, không đặt thời gian chờ đến tờ khai đầu tiên. Công ty mới có thể còn rất ít dư địa theo điều kiện về tài sản của luật liên bang, nên hãy tính toán thay vì mặc định toàn bộ số dư tiền mặt dùng được.

Nếu tiền đã chuyển cho chủ sở hữu mà không có quyết định cổ tức, thì việc nộp T2 sau đó tự nó không biến khoản rút ấy thành cổ tức. Hãy đối chiếu tài khoản cổ đông trước; Khoản vay của cổ đông giải thích các hệ quả.

Khi chủ sở hữu ở Quebec thì có gì thay đổi?

Công ty trả hoặc ghi có cổ tức cho cá nhân cư trú tại Quebec thường nộp RL-3 cho Revenu Québec, ngoài T5 liên bang, khi thu nhập đầu tư trong năm của người nhận đó đạt $50 (Revenu Québec: ngưỡng RL-3). RL-3 không có bảng tổng hợp và đến hạn nộp cho Revenu Québec và người nhận chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch (Revenu Québec: quy định RL-3). Việc người nhận cư trú tại Quebec là điều kiện phát sinh chứng từ; công ty không nhất thiết phải được thành lập tại Quebec.

Trên mẫu RL-3, dùng box A1 cho cổ tức đủ điều kiện hoặc A2 cho cổ tức thông thường, rồi điền các ô số tiền chịu thuế và tín thuế.

Với công ty thành lập tại Quebec, điều kiện trả cổ tức của tỉnh bang cũng áp dụng. Business Corporations Act của Quebec tập trung vào khả năng thanh toán các khoản nợ khi đến hạn. Công ty thành lập theo luật liên bang nhưng đặt tại Quebec vẫn phải kiểm tra theo điều kiện của luật công ty liên bang.

Ví dụ

Công ty một người ở B.C. trả cổ tức một lần

Số liệu minh họa bằng đô la Canada. Cổ đông kiêm giám đốc duy nhất kiểm tra cổ phần và khả năng thanh toán của công ty, ký nghị quyết tuyên bố cổ tức C$30.000 trả vào ngày 15 tháng 11, và chuyển C$30.000 từ tài khoản công ty ngay hôm đó. Sổ sách ghi nợ lợi nhuận giữ lại và ghi có ngân hàng C$30.000. Công ty đưa khoản cổ tức này vào T5 của chủ sở hữu cho năm dương lịch đó và thường nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 năm sau.

Trả hằng tháng so với trả một lần

Số liệu minh họa bằng đô la Canada. Mười hai khoản cổ tức riêng, mỗi khoản C$3.000, tổng cộng C$36.000. Một khoản cổ tức C$36.000 trả trong cùng năm dương lịch cho cùng chủ sở hữu, cùng loại cổ tức, thường cho cùng kết quả tính thuế cổ tức. Mười hai lần tuyên bố riêng cần mười hai quyết định; cả hai cách đều đưa vào một T5 hằng năm. Một nghị quyết duy nhất cũng có thể lên lịch các lần trả của cùng một khoản cổ tức, với điều kiện kiểm tra khả năng thanh toán tại thời điểm trả.

Cổ tức trước T2 đầu tiên

Trường hợp minh họa năm đầu tiên bằng đô la Canada. Một công ty mới có tiền mặt, kiểm tra cổ phần và điều kiện trả cổ tức theo luật, rồi tuyên bố cổ tức C$5.000 trước khi nộp T2 đầu tiên. Nộp T2 trước không phải là điều kiện. Nếu chủ sở hữu đã rút C$5.000 mà không có tuyên bố, hãy đối chiếu khoản rút trước khi phân loại; xem Khoản vay của cổ đông.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã rút tiền mà không có tuyên bố cổ tức: hãy lần theo các khoản rút và xem Khoản vay của cổ đông.
• Bạn sống ngoài Canada: cổ tức trả cho người không cư trú theo quy tắc khấu trừ và khai báo khác; xem Chủ sở hữu không cư trú của công ty Canada.
• Bạn cần biết thuế suất hoặc số tiền cần để dành: xem Thuế đối với cổ tức từ công ty của bạn.
• Bạn không chắc cổ tức có thể được chỉ định là đủ điều kiện hay không: xem Công ty bị đánh thuế như thế nào.
• Bạn đang cân nhắc giữa tiền công và cổ tức: xem Tiền lương hay cổ tức.
• Quyền của cổ phần, cách tính khả năng thanh toán hoặc tài khoản cổ đông chưa rõ ràng: hãy chuẩn bị điều lệ, sổ đăng ký cổ phần, bảng cân đối kế toán hiện tại, các khoản nợ, các lần chuyển khoản ngân hàng và các nghị quyết trước đây để nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.