Comment vous verser un dividende de votre société

Comment déclarer un dividende lorsque je suis le seul actionnaire et le seul administrateur?

À titre d'administrateur unique, vous pouvez approuver un dividende au moyen d'une résolution écrite signée. Un simple transfert personnel n'est pas un dividende : la société doit avoir le droit de le verser et consigner la décision. Selon le droit fédéral des sociétés, une résolution écrite signée par tous les administrateurs habiles à voter a le même effet qu'une décision prise en assemblée.

Vérifiez les statuts et le registre des actions. Les actions d'une même catégorie confèrent les mêmes droits; un dividende sur cette catégorie va généralement à tous les détenteurs, proportionnellement à leurs actions. D'autres catégories peuvent avoir des droits différents (règle fédérale; règle de la Colombie-Britannique).

Que contient la résolution de dividende, et où la conserver?

Indiquez le nom de la société, la date de la décision, la catégorie d'actions, le montant par action ou le montant total, les bénéficiaires, la date de paiement, le type de dividende et la signature. Conservez avec la résolution le calcul relatif aux actions et la vérification financière. S'il s'agit d'un dividende déterminé, désignez-le avant ou au moment du versement et avisez les actionnaires par écrit; lorsque tous les actionnaires sont administrateurs, l'ARC accepte une mention dans le procès-verbal.

Conservez la résolution avec les registres de la société et la preuve de paiement avec les registres comptables. Les sociétés fédérales doivent tenir les résolutions des administrateurs et les registres comptables (article 20); les sociétés de la Colombie-Britannique conservent les résolutions consenties des administrateurs à leur bureau des registres. La résolution n'est pas envoyée à l'ARC.

Que faut-il avant que la société puisse verser le dividende?

La société doit satisfaire au critère de dividende de sa loi constitutive au moment de la déclaration et du paiement. Le solde bancaire seul ne prouve pas la solvabilité; vérifiez les dettes exigibles, les autres passifs, l'actif et les droits rattachés aux actions.

Les autres provinces ont leurs propres critères. Consultez vos documents constitutifs; les statuts ou une clause d'un contrat de prêt peuvent ajouter des restrictions.

L'Ontario prévoit une exception restreinte pour les actifs qui s'épuisent à l'intention de certaines sociétés, qui exige une résolution spéciale des actionnaires. Si un dividende enfreint le critère applicable, les administrateurs qui l'ont approuvé peuvent devoir rembourser personnellement la somme à la société (article 118 fédéral, article 154 de la Colombie-Britannique, article 130 de l'Ontario, article 156 du Québec). Des moyens de défense prévus par la loi peuvent s'appliquer. Les recours fédéraux et ceux de la Colombie-Britannique fondés sur ces dispositions doivent être intentés dans les 2 ans de la résolution.

Puis-je me verser des dividendes chaque mois comme une paie?

Oui, si les droits rattachés aux actions et la situation financière le permettent pour chaque versement. Documentez chaque déclaration, chaque transfert et chaque vérification de solvabilité; une instruction de virement permanent ne remplace pas la décision des administrateurs. Un seul feuillet T5 peut déclarer le total de l'année pour le bénéficiaire (instructions de l'ARC sur le T5).

Pour un même total annuel, un même type de dividende, un même bénéficiaire et une même année civile, des versements mensuels et un versement unique produisent généralement le même revenu de dividendes. Le calendrier de trésorerie et les formalités diffèrent. Pour le choix du mode de rémunération, voir salaire ou dividendes.

Comment inscrire le dividende dans les livres?

Inscrivez un dividende déclaré comme une distribution, et non comme un salaire ni une charge d'entreprise (Finances Canada). À la déclaration, diminuez les bénéfices non répartis ou le compte de capitaux propres approprié et créditez les dividendes à payer. Au paiement, débitez les dividendes à payer et créditez la banque. Si la déclaration et le paiement coïncident, débitez directement les capitaux propres et créditez la banque.

Rapprochez la résolution, le virement bancaire, le solde de l'actionnaire et le feuillet T5. Si la déclaration et le paiement chevauchent la fin d'exercice, voir dividende avant ou après la fin d'exercice. Rapprochez les retraits antérieurs avant de les classer; voir prêts à l'actionnaire. N'antidatez pas une résolution.

Comment produire mon propre feuillet T5, et pour quand?

C'est votre société qui est le payeur du T5, même si vous en êtes propriétaire. Pour les dividendes imposables versés ou crédités à un résident du Canada, additionnez les paiements de l'année civile faits à ce bénéficiaire et préparez un feuillet T5. L'ARC indique qu'un feuillet n'est pas exigé lorsque tous les montants à déclarer versés à un même bénéficiaire totalisent moins de 50 $ pour l'année (ARC : quand préparer un T5); le revenu doit tout de même figurer dans la déclaration du bénéficiaire.

Normalement, produisez le T5 et remettez la copie au bénéficiaire au plus tard le dernier jour de février qui suit l'année civile; si cette date tombe une fin de semaine ou un jour férié reconnu, la date limite de production est reportée au jour ouvrable suivant. Si l'entreprise ou l'activité prend fin, envoyez les feuillets à l'ARC et aux bénéficiaires dans les 30 jours. Si un T5 a été omis, voir pénalités, intérêts et allègement.

Une nouvelle société peut-elle verser un dividende avant sa première déclaration T2?

Oui, si la société a émis des actions donnant droit à des dividendes, déclare le dividende en bonne et due forme et satisfait au critère de paiement applicable. Les dispositions fédérales et celles de la Colombie-Britannique établissent des critères financiers, et non un délai d'attente jusqu'à la première déclaration. Une nouvelle société peut avoir peu de marge selon le critère fédéral de l'actif; calculez-la au lieu de présumer que le solde en caisse est disponible.

Si de l'argent a déjà été remis au propriétaire sans décision de dividende, la T2 produite plus tard ne transforme pas ce retrait en dividende. Rapprochez d'abord le compte de l'actionnaire; les prêts à l'actionnaire en expliquent les conséquences.

Qu'est-ce qui change lorsque le propriétaire habite au Québec?

Une société qui verse ou crédite un dividende à un particulier résidant au Québec produit généralement un relevé RL-3 auprès de Revenu Québec en plus du T5 fédéral lorsque le revenu de placement de l'année versé à ce bénéficiaire atteint 50 $ (Revenu Québec : seuil du RL-3). Le RL-3 n'a pas de sommaire; il est dû à Revenu Québec et au bénéficiaire au plus tard le dernier jour de février qui suit l'année civile (Revenu Québec : règles du RL-3). C'est la résidence du bénéficiaire au Québec qui déclenche l'obligation; la société n'a pas à être constituée au Québec.

Sur le formulaire RL-3, utilisez la case A1 pour les dividendes déterminés ou la case A2 pour les dividendes ordinaires, puis remplissez les cases du montant imposable et du crédit.

Pour une société constituée au Québec, le critère provincial de dividende s'applique aussi. Sa loi sur les sociétés par actions porte surtout sur la capacité d'acquitter le passif à échéance. Une société constituée en vertu de la loi fédérale et établie au Québec doit tout de même respecter le critère fédéral.

Exemple

Une société de la Colombie-Britannique à un seul propriétaire verse un seul dividende

Montants fictifs en dollars canadiens. Un actionnaire et administrateur unique vérifie les actions et la solvabilité de la société, signe une résolution déclarant un dividende de 30 000 $ CA payable le 15 novembre, et transfère 30 000 $ CA du compte de la société ce jour-là. Dans les livres, il débite les bénéfices non répartis et crédite la banque de 30 000 $ CA. La société inclut le dividende dans le T5 du propriétaire pour cette année civile et le produit normalement au plus tard le dernier jour de février suivant.

Versements mensuels ou versement unique

Montants fictifs en dollars canadiens. Douze dividendes distincts de 3 000 $ CA totalisent 36 000 $ CA. Un seul dividende de 36 000 $ CA versé la même année civile au même propriétaire, du même type, produit généralement le même calcul d'impôt sur les dividendes. Douze déclarations distinctes exigent douze décisions; les deux voies alimentent un seul T5 annuel. Une seule résolution peut plutôt échelonner les versements d'un même dividende, sous réserve de la vérification de la solvabilité au moment du paiement.

Un dividende avant la première T2

Cas fictif de première année, en dollars canadiens. Une nouvelle société accumule des liquidités, vérifie ses actions et le critère légal de paiement, et déclare un dividende de 5 000 $ CA avant de produire sa première T2. Produire la T2 d'abord n'est pas une condition. Si le propriétaire avait déjà pris 5 000 $ CA sans déclaration, rapprochez le retrait avant de le classer; voir prêts à l'actionnaire.

Votre situation est différente?

• Vous avez déjà pris de l'argent sans déclaration : retracez les retraits et consultez les prêts à l'actionnaire.
• Vous habitez à l'extérieur du Canada : les dividendes versés à un non-résident suivent d'autres règles de retenue et de déclaration; voir propriétaires non-résidents d'une société canadienne.
• Vous avez besoin du taux d'impôt ou d'un montant à mettre de côté : voir impôt sur les dividendes de votre société.
• Vous ne savez pas si un dividende peut être désigné comme déterminé : voir comment les sociétés sont imposées.
• Vous hésitez entre salaire et dividendes : voir salaire ou dividendes.
• Les droits rattachés aux actions, le calcul de solvabilité ou le compte de l'actionnaire ne sont pas clairs : rassemblez les statuts, le registre des actions, le bilan à jour, les dettes, les virements bancaires et les résolutions antérieures pour obtenir de l'aide en tenue de livres.