Đã đăng ký GST/HST nhưng quên tính thuế

Đã đăng ký GST/HST nhưng không tính thuế: tôi vẫn nợ khoản thuế đó không?

Người đăng ký phải chịu trách nhiệm với CRA về GST/HST trên doanh thu chịu thuế kể từ ngày hiệu lực đăng ký, dù có tính thuế khách hàng hay không. Excise Tax Act yêu cầu bất kỳ ai bán hàng chịu thuế phải thu thuế cho Nhà nước (section 221). Số tiền phải nộp của một kỳ tính cả thuế bạn bắt buộc phải thu, không chỉ thuế bạn thực sự đã thu, và số dương phải được nộp cho CRA (section 225; section 228). Chính sách của CRA về hóa đơn không nêu thuế cũng nói như vậy: nhà cung cấp vẫn phải nộp thuế dù đã thu hay chưa (Policy P-116).

Vì vậy trước hết, khoản thuế là khoản nợ của người đăng ký với CRA. Nếu khách hàng không thể hoặc không chịu trả, hoặc giá đã gồm thuế, thì chi phí thuộc về người đăng ký. Việc có thu hồi được từ khách hàng hay không tùy vào nội dung hợp đồng hoặc hóa đơn. Chủ doanh nghiệp một chủ nợ khoản này bằng tài sản cá nhân, còn các thành viên hợp danh không phải là thành viên hợp danh hữu hạn cùng chịu trách nhiệm về GST/HST của hợp danh (section 272.1(5)). Giám đốc của một công ty có thể cùng chịu trách nhiệm về thuế ròng chưa nộp của công ty, trừ khi họ đã thận trọng hợp lý, sau khi việc thu từ công ty không thành công hoặc công ty bị thanh lý hay phá sản; CRA không thể ấn định đối với giám đốc quá hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc (section 323). Xem cập nhật các tờ khai công ty chưa nộp.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• doanh thu chưa tính thuế nằm trong nhiều kỳ khai thuế;
• hợp đồng hoặc hóa đơn không nhắc gì đến thuế;
• khách hàng là người tiêu dùng, hoặc là doanh nghiệp có thể từ chối khoản hóa đơn bổ sung;
• bạn không biết doanh thu nào chịu thuế, zero-rated hay được miễn;
• doanh nghiệp dùng Quick Method;
• các tờ khai đã nộp bỏ sót doanh thu, hoặc ghi doanh thu mà không có thuế;
• CRA đã gửi thư hoặc bắt đầu rà soát;
• có liên quan đến một công ty hoặc nhiều năm.

Hãy chuẩn bị ngày hiệu lực đăng ký, mọi hóa đơn và hợp đồng kể từ đó (cùng các hợp đồng ký trước nhưng thanh toán sau), các tờ khai đã nộp, khách hàng nào đã đăng ký, và hóa đơn nhà cung cấp cho các chi phí kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp của bạn đặt tại Quebec, Revenu Québec nhìn chung quản lý GST/HST và nhận tờ khai của bạn (CRA), nên các bước của CRA dưới đây có thể không áp dụng đúng như viết.

Tôi phải tính GST/HST trên những giao dịch bán nào?

Ngày hiệu lực đăng ký quyết định giao dịch đầu tiên: CRA nói phải tính GST/HST trên hàng hóa và dịch vụ chịu thuế bắt đầu từ ngày đó (CRA).

Chỉ doanh thu chịu thuế mới có thuế. Giao dịch zero-rated chịu thuế suất 0 (section 165), còn giao dịch được miễn thì không chịu thuế (section 123). Nếu bạn không biết giao dịch của mình thuộc loại nào, xem giao dịch được miễn thuế, zero-rated và ngoài phạm vi. Về ai phải đăng ký và khi nào, xem khi nào đăng ký GST/HST.

Hợp đồng cũ là vấn đề về thời điểm. Đạo luật coi một thỏa thuận là giao dịch cung cấp được thực hiện vào lúc ký (section 133), và quy định thuế phải nộp vào ngày sớm hơn giữa ngày thanh toán và ngày đến hạn (section 168). CRA thường coi khoản thanh toán đến hạn vào ngày ghi trên hóa đơn hoặc ngày ấn định trong thỏa thuận (hướng dẫn lập tờ khai của CRA). Đó là quy tắc chung: section 168 có thời điểm riêng cho hàng hóa (thuế phải nộp trước cuối tháng sau khi hàng được chuyển cho người mua, dù hóa đơn chưa đến hạn), hợp đồng xây dựng dài hạn, tiền giữ lại và tiền đặt cọc. Với hợp đồng ký trước khi đăng ký, việc ký hợp đồng tự nó không miễn thuế cho các khoản thanh toán sau. Khoản đến hạn hoặc được thanh toán khi nhà cung cấp còn là nhà cung cấp nhỏ, chưa đăng ký và chưa bắt buộc phải đăng ký, nhìn chung được loại khỏi thuế, trừ các ngoại lệ như bán bất động sản (section 166; section 123, "registrant"). Tư cách đó kết thúc khi việc đăng ký trở thành bắt buộc, có thể sớm hơn thời điểm tài khoản được mở. Các khoản đến hạn hoặc được thanh toán lần đầu sau đó nhìn chung chịu thuế, tùy theo các quy tắc thời điểm đặc biệt. Xem GST/HST trên tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán và tiền giữ lại trong xây dựng và nhà thầu phụ.

Giá của tôi đã gồm thuế, hay thuế cộng thêm bên ngoài?

Điều này tùy vào nội dung hợp đồng, báo giá hoặc hóa đơn và hồ sơ của nhà cung cấp. Người đăng ký phải ghi thuế trên hóa đơn, biên lai hoặc thỏa thuận bằng văn bản, hoặc nêu rằng giá đã gồm thuế (section 223).

Policy P-116 nêu rằng việc ghi thuế phải rõ ràng, không được giả định, và việc giá thỏa thuận đã gồm thuế hay chưa là do các bên tự giải quyết. P-116 và chính sách ấn định của CRA, P-118R, là chính sách hành chính, không phải luật. P-116 có từ năm 1994 và P-118R được sửa đổi lần cuối năm 1999, và CRA lưu ý rằng chúng có thể không phản ánh các thay đổi luật sau đó.

Chỉ việc không nhắc đến thuế không làm cho giá thành đã gồm thuế.

Tính thuế thế nào trên mức giá tôi đã báo?

Cùng một mức giá cho ra hai số thuế khác nhau. Với thuế cộng thêm bên ngoài, thuế là thuế suất nhân với giá. Với thuế nằm trong giá, thuế là một phần nhỏ hơn của giá, như các ví dụ dưới đây cho thấy. Thuế suất tùy vào nơi giao dịch cung cấp được thực hiện, không chỉ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở (CRA). Xem tính GST/HST, PST và QST theo tỉnh bang để biết thuế suất và giá đã gồm thuế để biết cách tính. Nếu hóa đơn đã ghi sai thuế suất, xem tính sai thuế suất.

Tôi có thể xuất hóa đơn thu thuế bổ sung của khách hàng bây giờ, hoặc thêm vào hợp đồng hiện có không?

Người đăng ký thường có thể gửi hóa đơn đã sửa, nhưng khách hàng có thể từ chối, và nghĩa vụ của người đăng ký với CRA không chờ khách hàng.

• Khởi kiện chỉ đến sau khi đã nộp thuế. Nhà cung cấp đã khai hoặc đã nộp thuế có thể kiện khách hàng để đòi lại như một khoản nợ, nếu hóa đơn hoặc thỏa thuận đáp ứng quy tắc ghi thuế (section 224).
• Hóa đơn đã sửa có thể hiệu quả. P-116 nêu rằng CRA nhìn chung chấp nhận việc ghi thuế sau đó khi không có hạn chế nào theo hợp đồng hoặc theo án lệ ngăn cản. Hợp đồng có cho phép nhà cung cấp thêm thuế sau này hay không là câu hỏi pháp lý, và CRA không tham gia vào tranh chấp đó.
• Bị từ chối là tranh chấp về giá. CRA xác nhận với người nhận rằng thuế phải nộp, và để các bên tự giải quyết ai chịu khoản đó.
• Hợp đồng vẫn đang chạy. Mỗi hóa đơn mới phải ghi thuế hoặc nêu rằng giá đã gồm thuế (section 223). Hợp đồng có cho phép nhà cung cấp thêm thuế từ nay trở đi hay không là câu hỏi pháp lý giữa các bên.
• Khách hàng đã đăng ký có thể thu hồi. Khách hàng đã đăng ký có thể yêu cầu tín thuế đầu vào (ITC) trên thuế họ trả, trong phạm vi khoản mua phục vụ hoạt động thương mại của họ, nếu họ có hóa đơn với đủ chi tiết yêu cầu và yêu cầu đúng hạn (CRA). Thời hạn thông thường là bốn năm kể từ kỳ mua hàng, nên có thể đã hết đối với các giao dịch cũ. Nếu nhà cung cấp không tính thuế trong thời hạn đó và thông báo bằng văn bản cho khách hàng rằng CRA đã ấn định thuế đối với mình, khách hàng trả thuế sau đó có thể yêu cầu chậm nhất vào hạn nộp tờ khai của kỳ mà họ trả (section 225(4)). Khách hàng không phải người đăng ký thì không thể yêu cầu, nên mọi khoản thuế họ đồng ý trả là chi phí của họ.

Nếu người đăng ký chọn không xuất hóa đơn bổ sung, hoặc không thu được, họ vẫn phải nộp thuế, nên trên thực tế thuế được trả bằng tiền của chính họ. Nếu đã xuất hóa đơn mà khách hàng không bao giờ trả, khoản khấu trừ nợ xấu có thể thu hồi lại thuế sau khi khoản nợ được xóa sổ, với điều kiện thuế đã được khai và nộp, khách hàng giao dịch độc lập (arm's length), và yêu cầu được nộp trong vòng 4 năm sau hạn nộp tờ khai của kỳ xóa sổ (section 231; xem nợ xấu và hóa đơn chưa thanh toán).

Tôi có thể yêu cầu tín thuế đầu vào cho các kỳ đó không, và lùi lại bao lâu?

Có, đối với các khoản mua kinh doanh đủ điều kiện trong thời gian đã đăng ký, nếu yêu cầu đúng hạn và hóa đơn có đủ chi tiết yêu cầu. Ngoại lệ là Quick Method, không cho tín thuế trên phần lớn các khoản mua (CRA). Hãy yêu cầu trên tờ khai của kỳ mua hàng, hoặc trên tờ khai sau đó trong thời hạn cho phép. Hạn chót là hạn nộp tờ khai của kỳ khai thuế cuối cùng kết thúc trong vòng bốn năm sau khi kỳ mua hàng kết thúc. Một số doanh nghiệp lớn và tổ chức tài chính niêm yết chịu thời hạn ngắn hơn (CRA).

ITC làm giảm số tiền phải nộp, vì thuế ròng là thuế phải thu trừ đi các khoản tín thuế (section 225). Bỏ sót các khoản tín thuế mà doanh nghiệp được hưởng sẽ làm số tiền phải nộp bị tính cao hơn thực tế. Hãy kiểm tra các tờ khai trước đã yêu cầu những khoản tín thuế nào; không thể yêu cầu cùng một khoản hai lần.

Hết thời hạn yêu cầu không phải lúc nào cũng làm mất khoản tín thuế cũ: khi ấn định một kỳ, CRA phải tính đến các khoản tín thuế đủ điều kiện chưa được yêu cầu, kể cả những khoản chỉ bị chặn vì hết thời hạn yêu cầu, nếu đáp ứng các yêu cầu về hóa đơn (section 296(2)). Hãy giữ hồ sơ mua hàng cho mọi kỳ; còn trên tờ khai, thời hạn thông thường vẫn áp dụng.

Chính sách của CRA nhìn chung từ chối yêu cầu chỉ để thêm ITC, không có khoản tăng thuế tương ứng cho kỳ đó, và hướng dẫn ghi khoản tín thuế vào line 106 của tờ khai kế tiếp. Một lần sửa mà còn tăng thuế thì không nằm trong cách diễn đạt đó, và CRA có thể từ chối bất kỳ yêu cầu nào toàn bộ hoặc một phần, nên hãy xác nhận cách làm trước (Policy P-149R). Thuế đã trả trước khi đăng ký được nêu trong yêu cầu GST/HST đã trả trước khi đăng ký. Về chi tiết trên biên lai, xem chi tiết biên lai cho ITC.

Các tờ khai đã nộp của tôi có khai những khoản doanh thu này không?

Số thuế phải nộp là như nhau trong cả hai trường hợp, nhưng cách sửa khác nhau. Các dòng dưới đây giả định phương pháp thông thường; tờ khai dùng Quick Method được tính theo cách khác.

Hãy khai từng khoản trên tờ khai của kỳ mà thuế trở thành phải nộp, nhìn chung là ngày sớm hơn giữa ngày thanh toán và ngày đến hạn, theo các quy tắc thời điểm đặc biệt nêu trên (section 168). CRA nói không nộp tờ khai mới để sửa tờ khai cũ (CRA). Cách điều chỉnh tờ khai và thời hạn yêu cầu nằm trong sửa tờ khai GST/HST đã nộp. Về bút toán tương ứng trong sổ sách và cách thuế nằm trong doanh thu và chi phí, xem GST/HST thu hộ có phải thu nhập không.

Tiền lãi và tiền phạt nào áp dụng, và tự nguyện khai báo có giảm được không?

Tiền lãi luôn áp dụng cho thuế chưa nộp; các khoản phạt dưới đây chỉ áp dụng trong những trường hợp riêng. Tự nguyện khai báo có thể giảm tiền lãi và tiền phạt, nhưng không giảm khoản thuế.

Tiền lãi tính trên thuế chưa nộp của từng kỳ từ ngày sau ngày đến hạn thanh toán cho đến khi nộp đủ, theo lãi suất quy định (section 280). Thanh toán thường đến hạn cùng với tờ khai. Cá nhân có thu nhập kinh doanh nộp tờ khai theo năm dương lịch phải nộp tiền chậm nhất vào ngày 30 tháng 4 dù tờ khai đến hạn ngày 15 tháng 6 (section 228(2); section 238(1)), và các khoản nộp tạm tính trễ cũng bị tính lãi. CRA đặt lại lãi suất mỗi quý (lãi suất của CRA).

Tự nguyện khai báo phải được thực hiện trước khi có cuộc kiểm tra hoặc điều tra nhắm vào bạn hoặc một người nộp thuế liên quan về thông tin đó, phải đầy đủ cho các kỳ có liên quan, phải bao gồm thông tin đã quá hạn nộp tờ khai ít nhất một năm hoặc một kỳ khai thuế và có sai sót hoặc thiếu sót kèm tiền lãi hoặc tiền phạt, và phải kèm khoản thanh toán số thuế ước tính còn nợ hoặc yêu cầu thỏa thuận thanh toán (điều kiện đủ của CRA). Việc còn mở hay không tùy vào từng hoàn cảnh; xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp. Mức giảm nhẹ tùy vào việc đơn có phải là đơn bị thúc đẩy (prompted) hay không (quyết định của CRA):

Số thuế còn nợ vẫn phải nộp đủ (GST/HST Memorandum 16-5-1).

Nếu khách hàng là người đăng ký lẽ ra được ITC toàn phần trên khoản thuế đó, giao dịch có thể là giao dịch wash: tự nguyện khai báo có thể được giảm toàn bộ tiền lãi và tiền phạt cho giao dịch đủ điều kiện (Memorandum 16-5-1), và CRA cũng có thể xem xét giảm chúng trong lúc kiểm tra hoặc sau khi ấn định, với các điều kiện như hồ sơ tuân thủ tốt (GST/HST Memorandum 16-3-1). Ngoài tự nguyện khai báo, CRA có thể miễn hoặc hủy tiền lãi và tiền phạt nộp trễ khi có yêu cầu trong vòng 10 năm theo lịch sau khi kỳ khai thuế kết thúc (section 281.1); xem tiền phạt, tiền lãi và cách được xóa giảm.

Việc này lùi lại được bao xa?

Có ba thời hạn khác nhau, mỗi thời hạn tính từ một ngày khác nhau.

Nếu CRA đã liên hệ với tôi thì sao?

Nếu CRA đã bắt đầu kiểm tra hoặc điều tra vấn đề đó, chương trình tự nguyện khai báo bị đóng đối với vấn đề này, dù việc giảm nhẹ cho giao dịch wash và giảm nhẹ cho người nộp thuế (nêu trên) có thể vẫn còn. Cuộc kiểm tra hoặc điều tra của cơ quan khác, như cơ quan thực thi pháp luật hoặc ủy ban chứng khoán, có tác động tương tự đối với việc tự nguyện khai báo. Nếu CRA đã gửi thư về một sai sót hoặc thiếu sót cụ thể nhưng chưa bắt đầu kiểm tra, vẫn có thể nộp đơn, nhưng thường là đơn bị thúc đẩy. Thư chỉ đưa hướng dẫn chung thì không khiến đơn trở thành đơn bị thúc đẩy (quyết định của CRA).

Hãy ghi lại các kỳ và vấn đề mà thư nêu, cùng ngày phải trả lời. Về phạm vi của một cuộc rà soát và cách chứng minh các khoản tín thuế của bạn, xem rà soát và kiểm tra GST/HST.

Từ nay tôi nên ghi báo giá, hợp đồng và hóa đơn thế nào?

Trong thỏa thuận bằng văn bản hoặc trên mỗi hóa đơn, hãy ghi giá và thuế theo cách thể hiện rõ thuế, hoặc nêu rằng giá đã gồm thuế (section 223). Khi hóa đơn ghi thuế hoặc thuế suất, phải ghi tổng số thuế hoặc tổng thuế suất; với HST, đó là thuế suất gộp, không phải các phần liên bang và tỉnh bang (CRA).

Với hợp đồng dài hơn, hãy ghi rõ trường hợp nào áp dụng ngay trong thỏa thuận, để mỗi hóa đơn làm theo. Người mua yêu cầu ITC cần nhiều chi tiết hơn trên hóa đơn của các khoản bán lớn hơn; xem chi tiết biên lai cho ITC.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Số tiền tính bằng đô la Canada.

Hợp đồng không nhắc đến thuế: cách ghi quyết định số thuế

Một nhà thiết kế ở Ontario có khách hàng tại Ontario, với đăng ký có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1. Sáu hóa đơn, mỗi hóa đơn C$5.000 (tổng cộng C$30.000), đề ngày sau đó và không ghi thuế, và các hợp đồng không nhắc gì đến thuế. Nếu giá là thuế cộng thêm bên ngoài, HST 13% là C$3.900. Nếu các hợp đồng đã ghi giá đã gồm thuế, thuế nằm trong giá là 13/113 của C$30.000, khoảng C$3.450. Với hợp đồng không nhắc đến thuế, chính sách ấn định của CRA xuất phát từ con số C$3.900 trừ khi hồ sơ hoặc thông lệ của nhà thiết kế cho thấy giá đã gồm thuế, nên nhà thiết kế cần đọc từng hợp đồng và hóa đơn trước khi tính số tiền.

Khách hàng doanh nghiệp và hóa đơn đã sửa

Một chuyên gia tư vấn ở Ontario có hợp đồng C$50.000 với một khách hàng tại Ontario và đã gửi hóa đơn không nêu thuế. Khách hàng là doanh nghiệp đã đăng ký và chấp nhận rằng thuế cộng thêm bên ngoài. Chuyên gia tư vấn nộp thuế và gửi hóa đơn đã sửa với C$6.500 HST (13% của C$50.000). Khách hàng có thể yêu cầu HST đó làm ITC nếu đủ điều kiện, hoặc có thể từ chối trả. Chuyên gia tư vấn vẫn nộp thuế dù khách hàng có trả hay không.

Ba quý bị sót GST

Một công ty ở Alberta, đã đăng ký từ tháng 1, bán C$120.000 dịch vụ cho khách hàng tại Alberta trong tám tháng, từ tháng 1 đến tháng 8, mỗi tháng C$15.000, và không tính GST. Công ty nộp tờ khai theo quý, và các tờ khai không có GST trên những khoản doanh thu đó. Giá là thuế cộng thêm bên ngoài, nên phải nộp GST 5%:

Tiền lãi tính trên số tiền của từng quý từ ngày sau hạn nộp của quý đó, tức một tháng sau khi quý kết thúc, nên số tiền của tháng 1 đến tháng 3 đã tích lũy lãi lâu nhất. Nếu giá đã gồm thuế, thuế nằm trong giá sẽ là 5/105 của C$120.000, khoảng C$5.714. Công ty sẽ sửa ba tờ khai. Số tiền phải nộp sẽ được giảm bởi mọi ITC chưa yêu cầu, và việc tự nguyện khai báo còn mở hay không tùy vào từng hoàn cảnh.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Doanh thu chưa tính thuế trải qua nhiều tờ khai, CRA đã gửi thư, khách hàng là doanh nghiệp có thể tranh chấp việc xuất hóa đơn bổ sung, hoặc bạn không biết doanh thu nào chịu thuế: cần đối chiếu từng hóa đơn với kỳ khai thuế của nó, và việc tự nguyện khai báo có áp dụng hay không tùy vào từng hoàn cảnh. Hãy chuẩn bị ngày đăng ký, hóa đơn, hợp đồng và tờ khai, rồi xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn đã tính thuế trước khi có mã số GST/HST: xem tính GST/HST trước khi đăng ký.
• Bạn đã tính sai thuế suất: xem tính sai thuế suất GST/HST.
• Bạn cần tính thuế nằm trong giá: xem giá đã gồm thuế và GST/HST.
• Bạn dùng Quick Method: bạn nộp một tỷ lệ cố định của doanh thu đã gồm thuế và không có tín thuế trên phần lớn các khoản mua, nên các phép tính ở đây khác đi; xem Quick Method của GST/HST.
• Khách hàng của bạn ở ngoài Canada: hàng xuất khẩu đủ điều kiện có thể được zero-rated; xem tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ.
• Doanh nghiệp của bạn ở Quebec, hoặc bạn bán tại British Columbia, Saskatchewan hay Manitoba: tờ khai ở Quebec nộp cho Revenu Québec, và các loại thuế cấp tỉnh bang riêng nằm trong thuế bán hàng cấp tỉnh bang.
• Tờ khai chưa từng được nộp, hoặc CRA đã ước tính một số tiền: xem tờ khai GST/HST chưa nộp và các lần ấn định ước tính.
• Công ty của bạn bị trễ nhiều năm về T2, GST/HST và thuế lương: xem cập nhật các tờ khai công ty chưa nộp.