Sổ bất động sản cho thuê chậm nhiều năm: bắt kịp và khai thuế

Tôi nên bắt đầu từ đâu khi sổ bất động sản cho thuê chậm nhiều năm?

Hãy bắt đầu từ năm thiếu cũ nhất rồi làm dần lên, từng bất động sản một. Có hai vấn đề đang lẫn vào nhau: giấy tờ (sổ sách và hồ sơ bị thiếu hoặc sai) và việc nộp tờ khai (tờ khai chưa từng nộp). IRS nói hãy nộp mọi tờ khai đã quá hạn, dù bạn không thể trả đủ thuế. Số năm thiếu mà IRS kỳ vọng bạn nộp được nêu trong bắt kịp các tờ khai chưa nộp.

Thứ tự rất quan trọng vì mỗi năm bắt đầu từ năm trước: giá gốc tính thuế (basis) (số tiền bạn đã trả cho bất động sản, điều chỉnh mỗi năm), khấu hao đã khấu trừ và mọi khoản lỗ thụ động bị hoãn (suspended passive loss) (khoản lỗ cho thuê mà quy tắc chưa cho bạn dùng, được chuyển sang năm sau) đều chuyển tiếp qua các năm. Các bước:

1. Liệt kê mọi bất động sản, người đứng tên sở hữu (bạn, LLC, quỹ tín thác, đồng sở hữu) và các ngày cho thuê.
2. Dùng bản trích lục thuế (transcript) để biết IRS đang có những tờ khai nào.
3. Gom chứng từ của năm thiếu cũ nhất.
4. Dựng lại năm đó từng bất động sản một, nộp tờ khai, rồi chuyển số dư cuối năm sang năm kế tiếp.

Với mỗi bất động sản, hãy gom: sao kê ngân hàng và thẻ, bảng quyết toán giao dịch mua, Form 1098 hoặc sao kê của bên cho vay, hóa đơn thuế bất động sản, hợp đồng thuê và sổ ghi tiền thuê, sao kê của đơn vị quản lý bất động sản, cùng tờ khai gần nhất đã nộp và các bản trích lục của IRS. Hãy xin ngân hàng, bên phát hành thẻ và bên cho vay những sao kê bạn không còn; họ cung cấp được lùi về bao xa thì khác nhau. Khối lượng công việc bằng số bất động sản nhân số pháp nhân nhân số tài khoản nhân số tháng, nên mỗi năm, pháp nhân hoặc tài khoản chưa đối chiếu thêm vào đều làm tăng việc.

Trường hợp không đơn giản khi thiếu hai năm trở lên, có nhiều hơn một bất động sản, LLC hoặc quỹ tín thác đứng tên, người ghi sổ cũ để lại sổ sách bạn không tin được, đã nhận thư của IRS, hoặc bên cho vay, tòa án hay người chuẩn bị thuế mới đang chờ một ngày hạn. Hãy xem phần "Trường hợp của bạn có khác không?" ở cuối trang.

Tôi thiếu tờ khai nào: Form 1040 của tôi, Form 1065 của LLC, hay cả hai?

Tờ khai cần nộp nhìn chung phụ thuộc vào người đứng tên sở hữu bất động sản, không phụ thuộc vào người thu tiền thuê.

Hợp danh trong nước phải nộp Form 1065 trừ khi vừa không có thu nhập vừa không có khoản khấu trừ, và LLC có ít nhất hai thành viên mà không bầu chọn được phân loại là hợp danh (hướng dẫn Form 1065). LLC đã bầu chọn chịu thuế như công ty sẽ nộp tờ khai của công ty, nội dung nằm ngoài trang này. LLC chỉ do một cặp vợ chồng sở hữu theo chế độ tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể được coi là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity) hoặc là hợp danh, và IRS chấp nhận cách đối xử của cặp vợ chồng (Revenue Procedure 2002-69); việc đổi cách đối xử này được tính là chuyển đổi pháp nhân. Phân loại của LLC cũng đi theo các thành viên: LLC một thành viên thêm chủ sở hữu thứ hai sẽ trở thành hợp danh kể từ ngày đó, và hợp danh chấm dứt khi một người mua hết các phần còn lại, nên một LLC có thể có những năm khai trên Schedule E và những năm khai Form 1065 (Revenue Rulings 99-5 và 99-6). Hãy ghi lại ngày mỗi chủ sở hữu tham gia hoặc rời đi.

Hãy nộp các tờ khai của hợp danh trước, từ năm cũ nhất: tờ khai cá nhân của mỗi thành viên hợp danh cần có K-1. Với LLC chưa từng nộp tờ khai, hãy xem tờ khai doanh nghiệp chưa nộp. Với các đồng sở hữu đứng tên trực tiếp, hãy xem Schedule E hay tờ khai hợp danh. Về tài khoản vốn của các thành viên hợp danh và K-1, hãy xem dựng lại tài khoản vốn của hợp danh. Tiền chuyển giữa LLC, quỹ tín thác và cá nhân bạn thường là khoản vay, khoản góp vốn hoặc khoản phân phối, không phải thu nhập hay chi phí cho thuê: hãy xem sổ sách của LLC cho từng bất động sản cho thuê và tiền lẫn lộn.

Làm sao lấy các tờ khai cũ và các biểu mẫu thu nhập mà IRS đã có?

Hãy yêu cầu bản trích lục (transcript) cho mọi năm thiếu và cho năm gần nhất bạn đã nộp. Chúng cho thấy IRS đang giữ những gì, là phép kiểm tra đầu tiên cho phần bạn dựng lại (các loại bản trích lục của IRS).

Bản trích lục thu nhập và tiền lương chỉ cho thấy các biểu mẫu đã nộp cho IRS, có thể không phải mọi biểu mẫu đã phát hành cho bạn. Trên mạng, bản này giới hạn khoảng 85 tài liệu; vượt mức đó, IRS hướng bạn dùng Form 4506-T. Thư xác nhận chưa nộp tờ khai không cho biết bạn có bắt buộc phải nộp hay không. Đơn vị quản lý bất động sản báo cáo tiền thuê đã chuyển cho chủ sở hữu trên Form 1099-MISC khi đạt ngưỡng báo cáo của biểu mẫu (hướng dẫn); hãy đối chiếu mọi biểu mẫu như vậy với sao kê của đơn vị quản lý và các khoản tiền bạn đã nhận.

Tờ khai gần nhất bạn đã nộp chứa các con số làm điểm xuất phát cho việc dựng lại: khấu hao đến nay, mọi khoản lỗ thụ động bị hoãn và giá gốc tính thuế của từng bất động sản. Nếu người chuẩn bị thuế hoặc phần mềm cũ đang giữ chúng, hãy hỏi ngay bây giờ; hãy xem dựng lại bảng khấu hao bị mất.

Tôi dựng lại được gì từ sao kê ngân hàng, và phải xin gì từ người khác?

Sao kê ngân hàng và thẻ giúp dựng lại việc tiền đã chuyển và vào lúc nào. Chúng không cho thấy một khoản thanh toán là để làm gì hay bất động sản có giá bao nhiêu. Sao kê có thể chứng minh đã thanh toán nếu ghi người nhận, số tiền và ngày (cùng số séc nếu là séc), nhưng riêng bằng chứng đã thanh toán thì chưa xác lập được một khoản khấu trừ; hãy giữ hóa đơn hoặc biên lai (Publication 583).

Công ty cấp quyền sở hữu hoặc ký quỹ (title or escrow company), bên cho vay và cơ quan định giá quận có thể cấp bản sao; IRS nêu tên các nơi này trong hướng dẫn về dựng lại hồ sơ sau thiên tai, vốn viết cho trường hợp tổn thất do tai nạn nhưng chỉ đến cùng những cơ quan đó (IRS). Về bảng quyết toán giao dịch, hãy xem ghi vào sổ sách. Nếu chỉ làm từ sao kê ngân hàng, hãy xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Nếu sổ sách đã có nhưng người ghi sổ cũ làm sai thì sao?

Đừng bắt đầu từ các tổng số cũ. Hãy đối chiếu mọi tài khoản ngân hàng, thẻ và khoản vay với sao kê của chúng, từng tháng, rồi kiểm tra sổ cũ đã xử lý các mục sau thế nào:

• số dư chưa phân loại hoặc số dư treo (suspense);
• khoản tiền nộp bị ghi là tiền thuê nhưng thực ra là tiền đặt cọc bảo đảm, tiền vay hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản của chính bạn;
• tiền gốc thế chấp bị ghi là chi phí;
• khoản cải tạo bị ghi là sửa chữa;
• chi tiêu cá nhân lẫn vào;
• khấu hao chưa từng được ghi.

So tổng tiền thuê của từng năm với bản trích lục thu nhập và tiền lương, tờ khai đã nộp và hợp đồng thuê. Con số nào không có sao kê hay chứng từ nào hỗ trợ thì cần đặt câu hỏi, không nên chuyển tiếp. Nếu tờ khai đã nộp dùng số liệu sai, hãy xem điều chỉnh khi bỏ sót thu nhập trong các tờ khai cũ.

Làm sao phân loại từng khoản tiền nộp và khoản thanh toán thành tiền thuê, tiền đặt cọc, tiền gốc khoản vay, tiền lãi, sửa chữa, cải tạo và chi tiêu cá nhân?

Hãy phân loại từng dòng trước khi cộng bất kỳ tổng nào. Một khoản tiền nộp, một khoản trả nợ vay hoặc một khoản chi cá nhân đặt sai chỗ sẽ làm thay đổi thu nhập của năm (Publication 527).

Khoản trả thế chấp có kèm ký quỹ (escrow) gồm tiền lãi, tiền gốc và một khoản gửi. Khoản gửi này không phải chi phí: hãy dùng sao kê escrow để ghi thuế bất động sản và bảo hiểm khi bên cho vay đã trả; với thuế, chỉ phần bên cho vay thực sự đã trả mới được khấu trừ (Publication 530). Với từng nhóm, hãy xem tiền đặt cọc bảo đảm, sửa chữa hay cải tạo, sao kê của đơn vị quản lý bất động sản và, nếu tiền cho thuê và tiền cá nhân dùng chung một tài khoản, tiền lẫn lộn.

Tôi xử lý ra sao với các khoản sửa chữa trả bằng tiền mặt hoặc không có biên lai?

Hãy gom mọi hồ sơ khác cho thấy ai được trả, bao nhiêu, khi nào và để làm gì, và viết ngay các ghi chú có ghi ngày. IRS nói khi trả tiền mặt mà không có biên lai, bạn nên ghi một lời giải thích đầy đủ vào hồ sơ ngay lúc thanh toán (Publication 583). Với các năm đã qua, thời điểm đó đã trôi qua, nên hãy ghi rõ mọi thứ bạn viết là viết vào hôm nay và đừng bao giờ làm cho một tài liệu trông cũ hơn thực tế.

Một khoản chi hoàn toàn không có hồ sơ có thể được ước tính hay không tùy vào dữ kiện, và khoản chi không có chứng từ có thể bị bác khi kiểm tra. Thế nào là chứng từ đủ hỗ trợ được nêu trong hồ sơ và biên lai của bất động sản cho thuê.

Làm sao dựng lại giá gốc tính thuế, phần đất và khấu hao của từng bất động sản?

Với mỗi bất động sản mua để cho thuê, hãy bắt đầu từ giá mua, loại phần đất ra, bắt đầu khấu hao vào ngày bất động sản sẵn sàng cho thuê, và giảm giá gốc tính thuế (basis) theo khấu hao đã được phép hoặc có thể được phép. Công trình nhà ở cho thuê nhìn chung được khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong 27,5 năm theo hệ thống khấu hao chung, với quy ước giữa tháng, và năm đầu chỉ tính các tháng đã đưa vào sử dụng (Publication 527).

Nếu các năm trước bỏ sót khấu hao, hãy xem khấu hao bị bỏ sót của bất động sản cho thuê.

Lỗ thụ động và khấu hao được chuyển từ năm này sang năm sau ra sao, và vì sao một năm sai làm thay đổi các năm còn lại?

Số dư cuối năm của mỗi năm là số dư đầu năm của năm kế tiếp, nên một con số sai ở một năm sẽ sai ở mọi năm sau đó.

Lỗ từ cho thuê nhìn chung là lỗ thụ động, trừ một số người hành nghề bất động sản chuyên nghiệp. Chủ nhà tham gia tích cực, nghĩa là sở hữu ít nhất 10% và đưa ra các quyết định quản lý như duyệt người thuê và sửa chữa, có thể khấu trừ tối đa $25.000 lỗ cho thuê vào thu nhập khác. Mức cho phép này giảm dần trong khoảng từ $100.000 đến $150.000 thu nhập tổng điều chỉnh đã sửa đổi (modified adjusted gross income) đối với người nộp tờ khai độc thân hoặc khai chung, nên khoản lỗ của chủ nhà có thu nhập cao hơn bị hoãn lại (Publication 527). Người đã kết hôn khai riêng không có mức cho phép nếu đã sống cùng vợ/chồng vào bất kỳ thời điểm nào trong năm, và có $12.500 (giảm dần trong khoảng từ $50.000 đến $75.000) nếu sống riêng cả năm (Publication 501, Publication 527). Hợp danh không lưu hồ sơ về các khoản lỗ bị hoãn của thành viên; thành viên tự theo dõi (hướng dẫn Form 8582).

Một năm bỏ sót khấu hao, tỷ lệ đất sai hoặc một khoản sửa chữa bị ghi là cải tạo không nằm yên trong năm của nó. Với các năm chưa từng nộp, hãy nộp với số dư đúng. Với năm đã nộp, tờ khai điều chỉnh có thể sửa số khấu hao sai, nhưng cùng một cách xử lý sai, kể cả không khấu hao gì, trên hai tờ khai nộp liên tiếp trở lên sẽ trở thành phương pháp của bạn, và đổi phương pháp nhìn chung cần Form 3115 (Publication 527, Publication 946); hãy xem khấu hao bị bỏ sót của bất động sản cho thuê. Đó là lý do việc dựng lại đi từ năm cũ nhất.

Nộp trễ sẽ tốn bao nhiêu, và nếu tôi được hoàn thuế thì sao?

Nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ đều cộng thêm một tỷ lệ phần trăm của số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 25% và 25% (nộp tờ khai, nộp thuế), và tiền lãi tính trên thuế chưa nộp và trên tiền phạt. Chi tiết về tờ khai cá nhân nằm trong bắt kịp các tờ khai chưa nộp. Vì tiền phạt là tỷ lệ phần trăm của thuế chưa nộp, một năm mà thuế khấu trừ và các khoản đã nộp đủ trang trải số thuế có thể không bị phạt theo tỷ lệ phần trăm.

Form 1065 nộp trễ thì khác: một số tiền cố định cho mỗi thành viên hợp danh cho mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 12 tháng, dù có nợ thuế hay không. Số tiền được điều chỉnh theo chỉ số mỗi năm; mức cơ bản cho từng hạn nộp tờ khai nằm trong bảng ở trang tiền phạt nộp tờ khai trễ. Về việc xin giảm nhẹ, hãy xem các hướng dẫn tiền phạt nộp tờ khai hợp danh trễ và giảm nhẹ cho hợp danh nhỏ.

Với năm chưa từng nộp, IRS có thể ấn định thuế bất cứ lúc nào; khi bạn tự nộp tờ khai, thời hạn ấn định thông thường ba năm bắt đầu tính, và thành sáu năm nếu tờ khai bỏ sót hơn 25% tổng thu nhập ghi trên đó (IRS, 26 U.S.C. 6501). Nếu thuế khấu trừ hoặc thuế tạm tính đã nộp vượt số thuế của một năm, khoản hoàn thuế nhìn chung phải được yêu cầu bằng cách nộp trong vòng ba năm kể từ hạn nộp của tờ khai đó, cộng thêm thời gian của mọi lần gia hạn nộp tờ khai bạn đã có; thiên tai được Tổng thống tuyên bố có thể kéo dài thêm thời gian (IRS). IRS giữ khoản hoàn thuế hiện tại trong khi còn tờ khai trước đó quá hạn (IRS).

Nếu thư của IRS, bên cho vay, vụ ly hôn hoặc người chuẩn bị thuế mới đang chờ một ngày hạn thì sao?

Hãy đọc ngày ghi trên thư hoặc yêu cầu của bên cho vay trước. Thứ tự công việc vẫn như cũ, từ năm cũ nhất, chỉ có nhịp độ thay đổi; hạn pháp lý, chẳng hạn ngày nộp đơn kiện lên Tax Court, được đáp ứng theo đúng ngày của nó.

Khi điều đang bị đe dọa là việc tái tài trợ, ngày ra tòa hoặc hạn của IRS, thứ tự các năm và pháp nhân cũng như điều khả thi chậm nhất vào ngày đó là những quyết định cần đánh giá. Hãy xem "Trường hợp của bạn có khác không?" bên dưới.

Tôi có cần phần mềm để bắt kịp không, hay bảng tính là đủ?

Trong hầu hết trường hợp, luật không yêu cầu loại hồ sơ cụ thể nào; mọi hệ thống thể hiện rõ thu nhập và chi phí của bạn đều được (Publication 583). Để bắt kịp, bạn cần một sổ cái cho mỗi bất động sản khớp với các dòng của Schedule E, tách riêng sửa chữa và cải tạo, và chuyển tiếp giá gốc tính thuế cùng khấu hao. Về ưu nhược điểm, hãy xem bảng tính hay phần mềm cho bất động sản cho thuê.

Làm sao giữ sổ sách cập nhật sau khi đã bắt kịp?

Hãy khóa sổ mỗi tháng và giữ những gì chứng minh từng bút toán:

1. Ghi mọi khoản tiền nộp và thanh toán hằng tháng, theo từng bất động sản, dùng các nhóm ở trên.
2. Đối chiếu từng tài khoản với sao kê để bút toán thiếu hoặc trùng lộ ra khi còn nhỏ (Publication 583).
3. Ghi đúng một khoản sửa chữa hoặc cải tạo khi trả tiền và giữ hóa đơn; bạn cần chi phí cải tạo để khấu hao và để bán (Publication 527).
4. Giữ tiền cho thuê trong các tài khoản dùng cho việc cho thuê: tài khoản ngân hàng riêng cho mỗi bất động sản cho thuê.
5. Giữ hồ sơ bất động sản cho đến khi hết thời hạn của năm bạn thanh lý bất động sản, và giữ vô thời hạn với mọi năm chưa từng nộp (IRS).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Hai căn hộ, ba năm chưa nộp

Một chủ nhà sở hữu hai căn hộ đứng tên mình và chưa nộp tờ khai trong ba năm, gọi là Năm 1 đến Năm 3. Tiền thuê tổng cộng khoảng $36.000 mỗi năm, chi phí tiền mặt (tiền lãi, thuế bất động sản, bảo hiểm, sửa chữa) khoảng $28.000, và khấu hao khoảng $10.000, tính từ bảng quyết toán giao dịch và tỷ lệ đất của từng căn. Giả sử cả hai căn đều được cho thuê trọn năm trong cả ba năm, chủ nhà không có thu nhập từ hoạt động thụ động nào khác, không có khoản lỗ bị hoãn từ năm trước và không có giới hạn at-risk, và không có gì được bán. Thu nhập tổng điều chỉnh đã sửa đổi từ $150.000 trở lên, nên mức cho phép lỗ cho thuê bằng không (xem phần chuyển tiếp) và khoản lỗ mỗi năm bị hoãn: được giữ và chuyển sang năm sau thay vì khấu trừ.

Chủ nhà dựng lại Năm 1 trước, nộp Schedule E với một cột cho mỗi căn hộ, rồi bắt đầu Năm 2 từ giá gốc tính thuế cuối năm và khoản lỗ bị hoãn của Năm 1. Nếu Năm 1 bỏ sót khấu hao, năm đó sẽ cho thấy $8.000 thu nhập thay vì $2.000 lỗ, và Năm 2 cùng Năm 3 sẽ bắt đầu từ sai giá gốc và sai số chuyển tiếp.

Tái tài trợ chờ hai năm tờ khai

Một chủ nhà dự định tái tài trợ khoản vay $400.000 trên một bất động sản cho thuê. Bên cho vay muốn có tờ khai của hai năm gần nhất. Cả hai năm đều chưa nộp; năm ngay trước đó đã nộp. Ngày của bên cho vay quyết định lịch trình, không quyết định thứ tự: năm cũ hơn trong hai năm được dựng lại trước, từ giá gốc và số chuyển tiếp của tờ khai gần nhất đã nộp, rồi nộp, rồi mới đến năm mới hơn. IRS nói việc xử lý mất khoảng 6 tuần, nên lịch trình được tính ngược từ ngày của bên cho vay bằng thời gian đó cộng thời gian dựng lại từng năm. Nếu ngày đó gần hơn mức này, cần hỏi bên cho vay họ chấp nhận gì.

Hai thành viên hợp danh và một LLC cho thuê

Hai người sở hữu một LLC cho thuê theo tỷ lệ 50-50, không bầu chọn cách tính thuế. Không có Form 1065 hay K-1 nào được nộp trong hai năm. LLC nộp một Form 1065 cho mỗi năm, từ năm cũ nhất, và tờ khai cá nhân của mỗi thành viên lấy số liệu cho thuê từ K-1. Tiền phạt nộp trễ tính theo từng thành viên hợp danh mỗi tháng: 2 thành viên nhân tối đa 12 tháng là tối đa 24 tháng-thành viên cho mỗi năm, theo mức của năm đó, trừ khi được giảm nhẹ. Tờ khai cá nhân của các thành viên cho những năm đó phải chờ K-1.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thiếu hai năm trở lên, hoặc có nhiều hơn một bất động sản, LLC hoặc quỹ tín thác: năm nào và pháp nhân nào nộp trước, và sổ sách cần dựng lại những gì, là những quyết định cần đánh giá. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán, và xem bắt kịp các tờ khai chưa nộp cho phần tờ khai cá nhân.
• LLC hoặc hợp danh chưa từng nộp Form 1065: hãy làm theo tờ khai doanh nghiệp chưa nộp và đưa sổ sách cho dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Đã nhận thư của IRS: thông báo có hạn riêng. Hãy xem bắt kịp các tờ khai chưa nộp về tờ khai thay thế và trả lời thông báo underreporter về thư báo số liệu không khớp, rồi nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán với các hồ sơ mà thư yêu cầu.
• Bên cho vay, tòa án hoặc người chuẩn bị thuế mới đang chờ một ngày hạn: điều khả thi chậm nhất vào ngày đó phụ thuộc vào các năm, pháp nhân và hồ sơ liên quan. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán; về báo cáo cho bên cho vay, hãy xem báo cáo lãi lỗ của bất động sản cho thuê cho bên cho vay.
• Khấu hao chưa từng được khấu trừ, hoặc bảng khấu hao cũ đã mất: hãy xem khấu hao bị bỏ sót của bất động sản cho thuê.
• Người ghi sổ hoặc người chuẩn bị thuế cũ để lại sổ sách bạn không tin được, hoặc đã nộp tờ khai bỏ sót tiền thuê: giữ bút toán nào, làm lại năm nào và có cần điều chỉnh tờ khai đã nộp hay không là những quyết định cần đánh giá. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán; về thu nhập bị bỏ sót khỏi tờ khai đã nộp, hãy xem điều chỉnh khi bỏ sót thu nhập trong các tờ khai cũ.
• Bạn đang bán hoặc đã bán bất động sản cho thuê: hãy xem thu hồi khấu hao khi bán bất động sản cho thuê.
• Bạn sống ngoài Hoa Kỳ: hãy xem chủ nhà cho thuê không cư trú.
• Sổ sách bị chậm nhưng đó không phải bất động sản cho thuê: hãy xem bắt kịp sổ sách quá hạn.