Đồng sở hữu nhà cho thuê: khai Schedule E hay Form 1065?

Khi nào những người đồng sở hữu nhà cho thuê mỗi người nộp Schedule E?

Những người đồng sở hữu chỉ sở hữu, bảo trì và cho thuê bất động sản nói chung không phải là hợp danh, nên mỗi chủ sở hữu nộp Schedule E (Form 1040) riêng cho phần của mình. Quy định nêu rằng việc chỉ đồng sở hữu tài sản được bảo trì, sửa chữa và cho thuê không tạo ra một pháp nhân riêng (26 CFR 301.7701-1). Publication 541 nói thêm rằng đó không phải là hợp danh trừ khi những người đồng sở hữu cung cấp dịch vụ cho người thuê. Sở hữu theo hình thức đồng sở hữu theo tỷ lệ (tenants in common) với phần không bằng nhau, tự nó không làm thay đổi điều đó.

Mỗi chủ sở hữu khi đó chỉ khai phần tiền thuê và chi phí của mình trên Schedule E (hướng dẫn Schedule E; Publication 527).

Trường hợp không đơn giản khi có bất kỳ điều nào sau đây:

• Bất động sản cho thuê được giữ trong một LLC hoặc pháp nhân khác có từ hai chủ sở hữu trở lên.
• Các chủ sở hữu còn cung cấp dịch vụ cho người thuê.
• Các chủ sở hữu chia lãi hoặc lỗ theo tỷ lệ khác với tỷ lệ sở hữu.
• Một chủ sở hữu trả phần lớn chi phí, đứng tên khoản vay hoặc thu tiền thuê, nên dòng tiền không đi theo tỷ lệ sở hữu.
• Một năm trước đã nộp theo cách ngược lại, chẳng hạn nộp Schedule E cho LLC nhiều thành viên chưa bao giờ nộp Form 1065.
• Một chủ sở hữu đang tham gia, rời đi hoặc bán phần của mình, hoặc sống ngoài Hoa Kỳ.

Nếu có bất kỳ điều nào trong số này, câu trả lời phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể; xem Trường hợp của bạn có khác không? ở cuối trang.

Hãy chuẩn bị trước khi quyết định: giấy chứng nhận quyền sở hữu (deed), mọi giấy tờ LLC và thư EIN, mọi thỏa thuận bằng văn bản hoặc lời nói giữa các chủ sở hữu, sao kê khoản vay thế chấp và Form 1098, cùng danh sách ai đã trả gì và ai đã nhận tiền thuê.

Khi nào nhà cho thuê đồng sở hữu trở thành hợp danh?

Nhà cho thuê đồng sở hữu trở thành hợp danh khi các chủ sở hữu cùng điều hành một hoạt động kinh doanh và chia lợi nhuận, hoặc khi nó nằm trong một LLC trong nước có từ hai thành viên trở lên và không chịu thuế như công ty (Publication 541).

Dịch vụ. Ví dụ trong quy định là những người đồng sở hữu một tòa nhà chung cư cho thuê mặt bằng và còn cung cấp dịch vụ cho người ở, trực tiếp hoặc thông qua đại diện (26 CFR 301.7701-1). Cả quy định lẫn Publication 541 đều không nói dịch vụ nào được tính. Thuê người quản lý tự nó không tạo thành hợp danh: Revenue Procedure 2002-22 mô tả Revenue Ruling 75-374, trong đó đại diện của những người đồng sở hữu thu tiền thuê, trả chi phí và cung cấp cho người thuê các dịch vụ thông thường (sưởi, điều hòa, thu gom rác, bãi đỗ xe không có người trông, bảo trì khu vực chung). Các dịch vụ đó được coi là của chính các chủ sở hữu nhưng chưa đủ rộng để biến việc đồng sở hữu thành hợp danh. Một ruling là hướng dẫn của IRS, không phải quy định, và các dịch vụ rộng hơn, từ chủ sở hữu hoặc đại diện, có thể làm thay đổi kết quả. Publication 527 riêng liệt kê việc dọn dẹp thường xuyên, thay ga trải giường và dịch vụ giúp việc là các dịch vụ đáng kể đối với Schedule C; đó là một phép thử khác, không phải vùng an toàn (safe harbor) ở đây (Publication 527).

LLC. LLC trong nước có ít nhất hai thành viên được phân loại là hợp danh trừ khi nộp Form 8832 để chịu thuế như công ty hoặc bầu chọn tư cách S corporation (IRS; 26 CFR 301.7701-3). Gọi các chủ sở hữu là "đồng sở hữu" không thay đổi điều đó; vợ chồng sở hữu LLC dưới dạng tài sản chung có quy tắc riêng, nêu bên dưới. LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế thu nhập, nên chủ sở hữu nói chung dùng Schedule E; khi có thành viên thứ hai tham gia, nó trở thành hợp danh (Revenue Ruling 99-5). Về việc có nên dùng LLC hay không, xem bất động sản cho thuê trong LLC.

Lựa chọn không áp dụng hợp danh. Những người đồng sở hữu là hợp danh nhưng không trực tiếp điều hành một hoạt động kinh doanh có thể chọn theo section 761(a) để được loại khỏi cách tính thuế của hợp danh. Mọi thành viên phải đồng ý. Lựa chọn là một văn bản đính kèm Form 1065 nộp đúng hạn của năm đầu tiên, kể cả thời gian gia hạn, và sau năm đó không cần Form 1065 nữa (hướng dẫn Form 1065, Question 32; Publication 541). Nhà cho thuê có dịch vụ cho người thuê có đủ điều kiện hay không tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể.

Những người đồng sở hữu theo tỷ lệ (tenants in common) với phần không bằng nhau chia tiền thuê và chi phí thế nào?

Mỗi chủ sở hữu khai phần tiền thuê theo tỷ lệ sở hữu của mình và khấu trừ phần mỗi khoản chi phí theo tỷ lệ sở hữu, trên Schedule E riêng. Chủ sở hữu một nửa khai một nửa tiền thuê (Publication 527; hướng dẫn Schedule E).

Giới hạn lỗ sau đó áp dụng cho từng chủ sở hữu, dùng số liệu trên tờ khai riêng của mỗi người. Khoản cho phép đặc biệt đối với lỗ từ bất động sản cho thuê cần có sự tham gia tích cực: sở hữu ít nhất 10% theo giá trị trong suốt năm (tính cả phần của vợ/chồng) và đưa ra các quyết định quản lý một cách đáng kể và thực chất (Publication 527; Publication 925). Chủ sở hữu có phần nhỏ có thể không đủ điều kiện. Xem thuế bất động sản cho thuê về các giới hạn.

Một chủ sở hữu trả hóa đơn hoặc đứng tên khoản vay: điều đó có làm thay đổi cách chia không?

Theo Publication 527, trả nhiều hơn phần của mình không cho phép bạn khấu trừ nhiều hơn tỷ lệ sở hữu. Chủ sở hữu khấu trừ các chi phí đã trả theo tỷ lệ đó, và được quyền đòi những người đồng sở hữu hoàn trả phần còn lại. Ví dụ của nguồn này là chủ sở hữu một nửa đã trả hóa đơn sửa chữa: chủ sở hữu khấu trừ một nửa và được quyền đòi người đồng sở hữu hoàn lại nửa còn lại (Publication 527).

Publication 527 không đề cập việc chủ sở hữu kia có thể khấu trừ phần mà người khác ứng trước trước khi hoàn trả hay không, hoặc phần chưa trả được xử lý thế nào nếu các chủ sở hữu không bao giờ thanh toán. Điều đó tùy thuộc vào những gì họ đã thỏa thuận.

Ba cái bẫy liên quan:

• Khoản vay thế chấp đứng tên một người. Nếu bạn và ít nhất một người khác (không kể vợ/chồng của bạn trên tờ khai chung) cùng chịu trách nhiệm và đã trả tiền lãi, và người kia nhận Form 1098, hãy khai phần của bạn ở dòng 13 của Schedule E và đính kèm một văn bản nêu tên người đã nhận biểu mẫu (hướng dẫn Schedule E). Không đứng tên khoản vay tự nó không cấm khấu trừ: chủ sở hữu hợp pháp hoặc chủ sở hữu theo lẽ công bằng trả tiền lãi cho khoản vay thế chấp trên bất động sản có thể khấu trừ mà không phải chịu trách nhiệm cá nhân trên giấy nợ (26 CFR 1.163-1(b)), theo các giới hạn thông thường đối với nhà cho thuê và quy tắc tỷ lệ sở hữu của Publication 527 nêu trên. Sổ sách nên cho thấy ai sở hữu bất động sản và ai đã trả tiền lãi.
• Form 1099 gửi cho một chủ sở hữu. Chủ sở hữu nhận Form 1099 cho các khoản tiền một phần thuộc về người khác là người nhận thay (nominee recipient). Hướng dẫn chung nêu rằng người nhận thay, không phải bên trả ban đầu, nộp Form 1099 cho từng chủ sở hữu khác, ghi phần của họ, và vợ/chồng không phải làm việc này cho người kia (Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin). Với biểu mẫu từ nền tảng thanh toán, xem hướng dẫn về Form 1099-K.
• Chi phí của hợp danh. Thành viên hợp danh chỉ được khấu trừ các chi phí hợp danh chưa được hoàn lại mà họ đã trả nếu thỏa thuận hợp danh yêu cầu họ trả, và chỉ khi đó là chi phí kinh doanh (hướng dẫn Schedule E).

Schedule E, Form 8825 hay K-1: LLC nộp biểu mẫu nào, và khi nào?

LLC chịu thuế như hợp danh nộp Form 1065 kèm Form 8825 cho bất động sản cho thuê, cấp cho mỗi chủ sở hữu một Schedule K-1, và mỗi chủ sở hữu khai K-1 trên Schedule E, Part II. Mọi hợp danh trong nước đều phải nộp Form 1065 trừ khi không có thu nhập, không có khoản khấu trừ hay tín thuế, và LLC được phân loại là hợp danh cũng có yêu cầu nộp tương tự (hướng dẫn Form 1065).

Form 8825 chỉ dành cho hoạt động bất động sản cho thuê. Cho thuê ngắn hạn, và cho thuê có dịch vụ cá nhân đáng kể, có thể nằm ngoài biểu mẫu này (hướng dẫn Form 1065); xem Schedule C hay Schedule E cho nhà cho thuê ngắn hạn.

Form 1065 của hợp danh dùng năm dương lịch đến hạn ngày 15 tháng 3. Yêu cầu gia hạn đúng hạn trên Form 7004 kéo dài thời gian nộp thêm 6 tháng. Mỗi K-1 đến hạn vào ngày tờ khai phải nộp, tính cả gia hạn (26 CFR 1.6031(b)-1T).

Form 1065 nộp trễ hoặc không đầy đủ đến hạn trong 2027 có thể bị phạt $260 cho mỗi người từng là thành viên hợp danh vào bất kỳ thời điểm nào trong năm, cho mỗi tháng hoặc một phần của tháng sau hạn nộp kể cả gia hạn, tối đa 12 tháng, trừ khi việc không nộp có lý do chính đáng. IRS điều chỉnh mức phạt hằng năm, nên tờ khai đến hạn trong năm khác có mức khác. Section 6698 ấn định khoản phạt đối với hợp danh (hướng dẫn Form 1065; Revenue Procedure 2025-32).

Các chủ sở hữu có thể chia lợi nhuận khác với tỷ lệ sở hữu không?

Những người đồng sở hữu không phải là thành viên hợp danh khai tiền thuê và chi phí theo tỷ lệ sở hữu (Publication 527). Các khoản mục của hợp danh theo thỏa thuận hợp danh, có thể bằng văn bản hoặc lời nói và có thể khác với tỷ lệ sở hữu (Publication 541). Nếu thỏa thuận không nói rõ, hoặc việc phân bổ thiếu hiệu lực kinh tế đáng kể, phần của mỗi thành viên hợp danh theo lợi ích của họ trong hợp danh (hướng dẫn Form 1065). Cách xác định các phần được trình bày trong cách hợp danh bị đánh thuế.

Những người đồng sở hữu chia tiền thuê theo tỷ lệ khác với giấy chứng nhận quyền sở hữu thì vẫn chỉ là đồng sở hữu hay đã trở thành hợp danh, tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể; Publication 541 lẫn quy định đều không đưa ra vùng an toàn (safe harbor). Cách chia như vậy là dấu hiệu cho thấy nên chốt thỏa thuận và loại hình pháp nhân trước khi nộp tờ khai.

Còn vợ chồng hoặc LLC của gia đình thì sao?

Vợ chồng khai chung cùng sở hữu bất động sản cho thuê không phải là hợp danh khai trên tờ khai chung và không nộp Form 1065. Nếu đó là hợp danh, chẳng hạn vì hai vợ chồng còn cung cấp dịch vụ cho người thuê, họ có thể chọn liên doanh đủ điều kiện (qualified joint venture, QJV) thay vì nộp Form 1065. Lựa chọn này cần cả hai vợ chồng cùng tham gia thực chất và không áp dụng cho bất động sản cho thuê được giữ trong LLC hoặc pháp nhân khác theo luật tiểu bang. Họ chọn trên tờ khai chung bằng cách đánh dấu ô QJV ở dòng 2 của Schedule E, và muốn hủy phải có sự cho phép của IRS (hướng dẫn Schedule E; Publication 527). Các tiểu bang theo chế độ tài sản chung của vợ chồng có quy tắc riêng cho LLC do vợ chồng sở hữu (IRS). Xem LLC của vợ chồng và gia đình.

LLC do những người thân không phải vợ chồng sở hữu là LLC nhiều thành viên như mọi LLC khác.

Sổ sách nên cho thấy gì để chứng minh được phần của từng chủ sở hữu?

Sổ sách nên cho thấy phần của từng chủ sở hữu, số tiền mỗi chủ sở hữu đã góp vào và rút ra, và mọi khoản thanh toán giữa các chủ sở hữu. IRS chấp nhận bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí, và mong có hồ sơ hỗ trợ những gì tờ khai khai báo (hồ sơ theo IRS).

• Một sổ cái cho bất động sản: tiền thuê thu vào và từng khoản chi phí, theo ngày và theo người trả.
• Một bảng ghi phần của từng chủ sở hữu và ngày bất kỳ phần nào thay đổi.
• Tiền các chủ sở hữu tự trả cho bất động sản, và mỗi lần hoàn trả giữa các chủ sở hữu.
• Tiền thuê đã chi trả cho từng chủ sở hữu.
• Thỏa thuận giữa các chủ sở hữu, hoặc thỏa thuận hoạt động của LLC.
• Sao kê khoản vay thế chấp, Form 1098 và mọi Form 1099, kèm ghi chú mỗi khoản thuộc về ai.

Về cách thiết lập, xem hồ sơ và biên lai nhà cho thuê và tài khoản ngân hàng riêng cho từng nhà cho thuê.

Nếu các chủ sở hữu đã nộp tờ khai sai cách thì sao?

LLC có từ hai thành viên trở lên chưa bao giờ nộp Form 1065 có thể đã bỏ sót một tờ khai cho mỗi năm có thu nhập hoặc khoản khấu trừ, trừ khi LLC chịu thuế như công ty. Tiền phạt nộp trễ tính cho mọi thành viên hợp danh theo từng tháng, tối đa đến mức trần (hướng dẫn Form 1065). Nếu các chủ sở hữu đã nộp Schedule E cho những năm đó, việc nộp các tờ khai còn thiếu thay phần trực tiếp của mỗi chủ sở hữu bằng số liệu K-1, và chủ sở hữu có số liệu khác đi có thể phải điều chỉnh tờ khai. Có trường hợp được xóa phạt; xem xóa phạt nộp trễ tờ khai hợp danh và nộp bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.

Trường hợp ngược lại, Form 1065 đã nộp cho những người đồng sở hữu chưa bao giờ là hợp danh, không được đề cập trong hướng dẫn Form 1065 hay Publication 541. Có dừng hay không và dừng thế nào tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể và các năm đã nộp.

Nếu Form 1065 hoặc K-1 đã nộp cho thấy cách chia sai, xem sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.

Điều gì xảy ra khi một chủ sở hữu rời đi hoặc bán?

Người đồng sở hữu bán thì khai việc bán của chính mình; trong LLC chịu thuế như hợp danh, chủ sở hữu rời đi bán phần lợi ích hợp danh và nhận K-1 cho năm họ rời đi.

Đồng sở hữu, không có hợp danh. Người bán khai việc bán trên tờ khai của chính mình; xem bán nhà cho thuê. Những người còn lại tiếp tục khai theo tỷ lệ sở hữu, nên sổ sách cần có ngày các phần thay đổi.

LLC chịu thuế như hợp danh. Chủ sở hữu bán toàn bộ phần lợi ích khai việc bán phần lợi ích hợp danh (Publication 541). Hợp danh phải cấp K-1 cho mỗi người từng là thành viên hợp danh vào bất kỳ thời điểm nào trong năm (hướng dẫn Form 1065).

Nếu một chủ sở hữu mua lại phần của người kia trong LLC hai thành viên, hợp danh chấm dứt và Form 1065 cuối cùng đến hạn ngày 15 của tháng thứ 3 sau tháng hợp danh chấm dứt, một ngày mà Form 7004 nộp đúng hạn có thể gia hạn; thu nhập của LLC sau đó được khai trên tờ khai riêng của chủ sở hữu còn lại (Publication 541; Revenue Ruling 99-6). Xem mua lại phần của một thành viên hợp danh.

Chủ sở hữu hoặc người mua sống ngoài Hoa Kỳ phải thêm các quy tắc khấu trừ và nộp tờ khai mà trang này không đề cập; xem chủ nhà không cư trú.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ để minh họa.

Ba người bạn đồng sở hữu theo tỷ lệ (tenants in common)

Ba người bạn sở hữu một căn nhà hai căn hộ (duplex) theo hình thức đồng sở hữu theo tỷ lệ (tenants in common), với 25%, 25% và 50%. Nhà thu $48.000 tiền thuê và có $30.000 chi phí. Họ đứng tên cá nhân và không cung cấp dịch vụ nào cho người thuê, nên với các dữ kiện này không có tờ khai hợp danh. Thu nhập ròng là $18.000. Mỗi người khai một phần trên Schedule E riêng: $4.500, $4.500 và $9.000.

Ba người đó, trong một LLC

Ba người đưa căn nhà vào một LLC, với cùng tiền thuê và chi phí. LLC trong nước có ba thành viên và không chọn tư cách công ty thì mặc định là hợp danh. Với năm dương lịch, LLC nộp Form 1065 kèm Form 8825 trước ngày 15 tháng 3 của năm sau và cấp ba K-1, và mỗi chủ sở hữu khai K-1 của mình trên Schedule E, Part II. Nếu thỏa thuận giữ cách chia 25%, 25% và 50%, các số tiền khớp với trường hợp đầu, nhưng giờ chúng đến từ thỏa thuận. Nếu tờ khai nộp trễ, tiền phạt tính cho cả ba thành viên hợp danh mỗi tháng.

Một chủ sở hữu trả tiền sửa chữa

Một người chị sở hữu 60% và em trai sở hữu 40% một căn nhà cho thuê, đứng tên cá nhân, không có LLC. Chị trả hóa đơn sửa chữa $10.000. Chị khấu trừ $6.000, phần của chị trong hóa đơn. $4.000 còn lại là phần của em trai. Publication 527 coi chị có quyền đòi hoàn lại khoản đó, nên sổ sách ghi số dư $4.000 em trai nợ chị cho đến khi em trai hoàn trả. Việc em trai có thể khấu trừ trước thời điểm đó hay không không được đề cập ở đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• LLC của bạn chưa bao giờ nộp Form 1065, hoặc một năm trước đã nộp theo cách ngược lại: tiền phạt tính theo từng thành viên hợp danh mỗi tháng, nên loại hình pháp nhân và các năm chưa nộp cần xử lý trước. Xem xóa phạt nộp trễ tờ khai hợp danh và nhận hỗ trợ thuế doanh nghiệp.
• Tỷ lệ sở hữu không bằng nhau và tiền thu chi không đi theo tỷ lệ đó: cách chia quyết định tờ khai của từng chủ sở hữu và sổ sách. Hãy nhận hỗ trợ thuế doanh nghiệp cùng thỏa thuận của bạn, và ghi sổ kế toán cho thấy phần của từng chủ sở hữu.
• Các bạn đang cùng mua nhà và chưa đóng giao dịch: cách đứng tên quyền sở hữu và việc có dùng LLC hay không quyết định tờ khai. Xem bất động sản cho thuê trong LLC và nhận hỗ trợ thuế doanh nghiệp trước khi đóng giao dịch.
• Một chủ sở hữu đang tham gia, rời đi, bán hoặc sống ở nước ngoài: xem mua lại phần của một thành viên hợp danh và chủ nhà không cư trú, và nhận hỗ trợ thuế doanh nghiệp trước khi có thay đổi.
• Bạn đã kết hôn hoặc LLC là của gia đình: xem LLC của vợ chồng và gia đình.
• Bạn cung cấp cho khách dịch vụ kiểu khách sạn: xem Schedule C hay Schedule E cho nhà cho thuê ngắn hạn.
• Mỗi căn nhà cho thuê có LLC riêng: xem sổ sách cho LLC của từng nhà cho thuê.
• Bất động sản là một phần của doanh nghiệp đang hoạt động: xem chia quyền sở hữu giữa các thành viên LLC và cách hợp danh bị đánh thuế.