Ghi sổ cho LLC hoặc công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu

Sổ sách của LLC hoặc công ty tại Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu phải thể hiện những gì?

LLC hoặc công ty tại Hoa Kỳ có chủ sở hữu nước ngoài phải giữ sổ sách lâu dài, chính xác và đầy đủ về thu nhập, khoản khấu trừ và tín thuế, cùng các hồ sơ cho thấy công ty đã giao dịch với chủ sở hữu và các bên liên quan khác như thế nào. Mọi người chịu thuế tại Hoa Kỳ, hoặc phải nộp tờ khai thông tin, đều phải giữ sổ sách (26 CFR 1.6001-1). Việc có chủ sở hữu nước ngoài thêm một nghĩa vụ: phải cho thấy công ty đã giao dịch với ai, với số tiền bao nhiêu và vì lý do gì (hướng dẫn Form 5472; 26 CFR 1.6038A-3).

Nghĩa vụ này áp dụng cho "công ty phải báo cáo" (reporting corporation): đó là công ty Hoa Kỳ mà một người nước ngoài nắm giữ trực tiếp hoặc gián tiếp ít nhất 25% quyền biểu quyết hoặc giá trị vào bất kỳ thời điểm nào trong năm, hoặc LLC tại Hoa Kỳ do một người nước ngoài sở hữu toàn bộ và không bầu chọn chịu thuế như công ty (chỉ trong các quy tắc này, LLC đó được coi là công ty). LLC đã bầu chọn thì ở đây là một công ty bình thường. Công ty phải báo cáo nộp một Form 5472 cho mỗi bên liên quan mà công ty có giao dịch phải báo cáo, và sổ sách phải chứng minh mọi con số trên biểu mẫu đó.

Trường hợp sẽ không đơn giản nếu tiền của chủ sở hữu đi qua tài khoản cá nhân hoặc tài khoản nước ngoài, công ty giao dịch với các công ty khác của bạn, người thân hoặc công ty mẹ ở nước ngoài, thiếu sổ sách hoặc thiếu hồ sơ Form 5472 của nhiều năm, hoặc công ty có nhân viên, thu thuế bán hàng hay có thêm chủ sở hữu thứ hai. Trong các trường hợp đó, sổ sách có thể cần chuyên gia rà soát trước khi nộp tờ khai dựa trên chúng.

Hãy chuẩn bị trước: giấy tờ thành lập, thỏa thuận hoạt động hoặc sổ đăng ký cổ đông, thư xác nhận EIN, mọi sao kê ngân hàng và thẻ từ khi thành lập (kể cả tài khoản cá nhân hoặc tài khoản nước ngoài đã trả chi phí cho công ty), danh sách mọi khoản chuyển tiền giữa bạn và công ty, hợp đồng và thỏa thuận vay với các công ty liên quan hoặc người thân, và các tờ khai những năm trước.

Sổ sách cũng là cơ sở cho tờ khai thuế Hoa Kỳ. LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu không có tờ khai thuế thu nhập riêng, nhưng trong năm nào có giao dịch phải báo cáo thì LLC nộp một Form 1120 giả lập (pro forma), phần lớn để trống, kèm Form 5472 (hướng dẫn Form 5472; chi tiết trong cách nộp tờ khai của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu). Công ty do người nước ngoài sở hữu đính kèm Form 5472 vào Form 1120 trong những năm tương tự (hướng dẫn Form 1120). Chủ sở hữu có phải nộp thuế Hoa Kỳ trên lợi nhuận hay không là câu hỏi riêng: xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.

Ai giữ sổ sách: tôi, nhân viên ghi sổ tại Hoa Kỳ hay kế toán viên của tôi ở nước ngoài?

Ai cũng có thể giữ, vì quy tắc về hồ sơ không quy định ai phải nhập giao dịch. Đạo luật cho phép công ty tự giữ hồ sơ hoặc nhờ người khác giữ (26 USC 6038A(a)). Quy định cho phép công ty, bên liên quan ở nước ngoài (thường là chủ sở hữu) hoặc bên thứ ba lưu hồ sơ, nếu đáp ứng các quy tắc về nơi lưu giữ ở phần dưới (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)). Tiền phạt do thiếu hồ sơ do công ty chịu, không phải người giữ sổ (26 USC 6038A(d)).

Việc chọn ai là chuyện thực tế, không phải quy tắc thuế:

Cách chọn phần mềm và thuê người nằm trong tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ. Nếu lỗi của nhân viên ghi sổ gây ra tiền phạt, xem lỗi của nhân viên ghi sổ và ai chịu tiền phạt.

Giao dịch nào của chủ sở hữu phải ghi vào Form 5472, và sổ sách nên đánh dấu chúng ra sao?

Form 5472 báo cáo các giao dịch của công ty với bên liên quan. Giao dịch là mọi hoạt động bán, vay, ứng trước, góp vốn hoặc chuyển tiền hay tài sản khác, cùng mọi dịch vụ, dù có lập văn bản hay không (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Với bên liên quan ở nước ngoài, khoản nào phải báo cáo tùy vào loại pháp nhân (26 CFR 1.6038A-2(b)(3) và (4)):

Part IV đến VI là các phần của Form 5472: Part IV liệt kê các giao dịch tiền, Part V là các giao dịch khác của LLC do người nước ngoài sở hữu, Part VI là giao dịch không bằng tiền mặt và giao dịch dưới giá trị. Một khoản có thuộc loại được liệt kê hay không có thể tùy vào từng tình huống, nên hãy để người chuẩn bị thuế xác nhận trước khi bỏ khoản đó ra khỏi nhật ký.

Trong Part IV và Part VI, số tiền của một giao dịch hoặc một chuỗi giao dịch với bên liên quan ở nước ngoài có tổng không quá $50.000 có thể được báo cáo là số tiền đó hoặc thấp hơn (hướng dẫn Form 5472). Hướng dẫn của Part V không nhắc đến cách rút gọn này, nên hãy liệt kê các khoản đó theo số tiền thực tế. Sổ cái vẫn phải ghi đủ mọi khoản, vì IRS có thể yêu cầu xem hồ sơ.

Để đánh dấu các khoản này trong sổ sách:

• Tạo một liên hệ cho chủ sở hữu và cho mỗi cá nhân hoặc công ty liên quan. Lưu tên, địa chỉ, quốc gia cư trú về thuế, mã số thuế nếu có, ngành nghề kinh doanh và mối quan hệ với công ty, là những thông tin Form 5472 yêu cầu (26 CFR 1.6038A-2(b)(2)).
• Gắn cho mỗi giao dịch một loại: bán, mua, tiền thuê, tiền bản quyền, dịch vụ, hoa hồng, khoản vay, tiền lãi, góp vốn hoặc phân phối.
• Lưu số tiền bằng nguyên tệ, tỷ giá và số tiền bằng đô la Hoa Kỳ trên mỗi dòng.
• Chạy báo cáo theo từng bên liên quan và từng năm. Mỗi bên liên quan có giao dịch phải báo cáo cần một Form 5472 riêng (26 CFR 1.6038A-2(a)(1)).

Cách lập nhật ký và những khoản chuyển tiền nào được tính nằm trong hồ sơ giao dịch của LLC do người nước ngoài sở hữu.

Tôi ghi nhận tiền góp vào và rút ra như thế nào?

Một khoản chuyển tiền có thể là góp vốn, khoản vay hoặc khoản thanh toán cho một thứ gì đó, tùy vào điều khoản thực tế. Hãy thỏa thuận điều khoản bằng văn bản trước khi chuyển tiền và để sổ sách thể hiện đúng các điều khoản đó. Ý nghĩa của từng loại trên Form 5472 nằm trong bảng ở trên.

Công ty phải giữ các tài liệu xác lập cách tính thuế Hoa Kỳ đối với khoản góp vốn, cổ tức và khoản vay của người nắm giữ nước ngoài (26 CFR 1.6038A-3(a)(3), Example 2). Khoản vay được báo cáo trong Part IV theo số dư; khoản góp vốn và cổ tức không có dòng riêng ở đó.

Cách quyết định giữa khoản vay và khoản góp vốn nằm trong góp vốn hay cho LLC vay, cách rót vốn cho công ty từ nước ngoài nằm trong đưa tiền vào công ty Hoa Kỳ từ nước ngoài, và tiền từ người thân nằm trong tiền từ gia đình ở nước ngoài. Tiền lãi, cổ tức, tiền thuê và các khoản tương tự có nguồn từ Hoa Kỳ trả cho người nước ngoài cũng có thể bị khấu trừ thuế Hoa Kỳ, và công ty là bên trả tiền phải chịu trách nhiệm về khoản thuế lẽ ra phải khấu trừ (26 USC 1441; 26 USC 1442; 26 USC 1461); khoản nào bị khấu trừ nằm trong tự trả tiền cho mình khi là chủ sở hữu nước ngoài.

Còn các khoản thanh toán cho công ty khác của tôi, người thân hoặc công ty mẹ ở nước ngoài thì sao?

Các khoản thanh toán cho công ty khác của bạn, người thân hoặc công ty mẹ ở nước ngoài là giao dịch với bên liên quan và được xử lý giống như giao dịch với bạn. Form 5472 coi là bên liên quan: chủ sở hữu nước ngoài nắm giữ ít nhất 25%, bất kỳ ai có quan hệ với công ty hoặc với chủ sở hữu đó theo các tiêu chí về gia đình và quyền kiểm soát của bộ luật thuế, và bất kỳ ai có quan hệ theo các quy tắc section 482 (hướng dẫn Form 5472).

Tiêu chí gia đình gồm anh chị em, vợ/chồng, người thuộc hàng trên (cha mẹ, ông bà và các đời trước đó) và người thuộc hàng dưới trực hệ (con, cháu và các đời sau). Tiêu chí kiểm soát gồm công ty mà chủ sở hữu nắm giữ hơn một nửa, tính cả cổ phần do gia đình chủ sở hữu nắm giữ, chẳng hạn một công ty chị em ở nước ngoài xuất hóa đơn cho công ty tại Hoa Kỳ (26 USC 267(b) và (c)). Người thân hoặc công ty là US person thì là bên liên quan trong nước. Part IV đến VI không liệt kê chi tiết các giao dịch đó, nhưng vẫn có thể phải nộp một Form 5472 riêng cho bên đó, và sổ sách vẫn phải ghi các giao dịch ấy (hướng dẫn Form 5472).

Hãy đánh dấu từng người là bên liên quan. Khoản phí trả cho người thân vì công việc là khoản thanh toán dịch vụ. Nhân viên hoặc văn phòng của công ty chị em giúp miễn phí là giao dịch dưới giá trị đầy đủ, được mô tả kèm giá trị ước tính (Part VI). Hãy giữ hợp đồng, hóa đơn, bảng chấm công và mọi thứ cho thấy giá đã được định ra thế nào; danh sách hồ sơ trong quy định bao gồm cả hồ sơ mà bên liên quan ở nước ngoài nắm giữ về các giao dịch này (26 CFR 1.6038A-3(a)(1) và (c)(2)).

Tôi có cần tài khoản ngân hàng riêng tại Hoa Kỳ không?

Không. Form 5472 và các quy tắc về hồ sơ không bắt buộc. IRS khuyên doanh nghiệp mới mở tài khoản thanh toán riêng cho doanh nghiệp và tách khỏi tài khoản cá nhân (Publication 583). Đó là hướng dẫn, không phải luật, nhưng nó giúp mọi giao dịch của công ty đều hiện rõ trên sao kê của chính công ty. Ngân hàng và nền tảng thanh toán có quy định riêng: xem địa chỉ và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ khi ở nước ngoài.

Nếu bạn trả chi phí của công ty từ tài khoản hoặc thẻ của chính bạn, mỗi khoản thanh toán có thể là khoản chuyển tiền cho công ty do bạn thực hiện (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Nếu đúng như vậy, hãy ghi vào ngày thanh toán theo tỷ giá của ngày đó và giữ sao kê. Đó là khoản góp vốn hay khoản công ty nợ bạn tùy vào điều khoản: xem chi phí kinh doanh trả bằng thẻ cá nhân.

Nếu khách hàng trả tiền vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản nước ngoài của bạn, số tiền đó vẫn có thể là thu nhập của công ty, vì sổ sách phải xác lập tổng thu nhập của công ty (26 CFR 1.6001-1(a)). Hãy ghi nhận khoản bán và số tiền bạn chuyển lại cho công ty; khoản chi trả từ sàn thương mại nằm trong khoản chi trả từ sàn thương mại của LLC do người nước ngoài sở hữu.

Công ty có tài khoản ở nước ngoài có thể có nghĩa vụ FBAR riêng: xem FBAR cho tài khoản của công ty ở nước ngoài.

Sổ sách dùng loại tiền nào, và tờ khai dùng tỷ giá hối đoái nào?

Đô la Hoa Kỳ, và nguyên tệ được lưu trên mỗi dòng. Số liệu trên Form 5472 phải bằng đô la Hoa Kỳ, kèm bản kê các tỷ giá đã dùng (26 CFR 1.6038A-2(c)), và hướng dẫn yêu cầu có bảng tỷ giá (hướng dẫn Form 5472).

IRS cho biết đô la Hoa Kỳ là đồng tiền chức năng của mọi người nộp thuế, trừ một số qualified business unit, tức các đơn vị riêng của một doanh nghiệp có sổ sách riêng. Công ty hoạt động hoàn toàn ở nước ngoài bằng nội tệ có thể là một đơn vị như vậy, và người chuẩn bị thuế nên quyết định (IRS: ngoại tệ).

Hãy quy đổi từng khoản theo tỷ giá có hiệu lực khi công ty nhận, trả hoặc ghi nhận khoản đó. IRS không có tỷ giá chính thức và thường chấp nhận mọi tỷ giá được công bố, miễn là dùng nhất quán (IRS: tỷ giá hối đoái). Hãy ghi nguồn tỷ giá trên từng dòng; bảng tỷ giá cho Form 5472 được lập từ các dòng đó. Lãi và lỗ do chênh lệch tỷ giá trên số dư ngoại tệ nằm trong tài khoản ngoại tệ trong sổ sách Hoa Kỳ.

Hồ sơ có phải lưu tại Hoa Kỳ hoặc bằng tiếng Anh không?

Hồ sơ liên quan đến giao dịch với bên liên quan phải lưu tại Hoa Kỳ, trừ khi công ty thuộc diện ngoại lệ dành cho công ty nhỏ hoặc đáp ứng điều kiện để lưu ở nước ngoài.

Công ty (corporation) không thuộc các quy tắc hồ sơ đặc biệt này, dù vẫn phải nộp Form 5472 và giữ hồ sơ thuế thông thường, nếu tổng doanh thu tại Hoa Kỳ dưới $10.000.000, hoặc tổng các khoản thanh toán đến và đi với bên liên quan ở nước ngoài không quá $5.000.000 và dưới 10% tổng thu nhập tại Hoa Kỳ. Các công ty phải báo cáo có liên quan với nhau được tính chung. LLC do người nước ngoài sở hữu không bầu chọn chịu thuế không được dùng cả hai ngoại lệ này (26 CFR 1.6038A-1(h) và (i)).

Nếu không thuộc ngoại lệ, với hồ sơ mà công ty thường không giữ tại Hoa Kỳ, công ty phải nộp bản gốc hoặc bản sao được yêu cầu cho IRS trong vòng 60 ngày kể từ khi có yêu cầu, hoặc chuyển hồ sơ về Hoa Kỳ trong thời hạn đó kèm mục lục và một người giữ hồ sơ tại Hoa Kỳ (26 CFR 1.6038A-3(f)).

Các hồ sơ khác có thể giữ bằng ngôn ngữ khác. Công ty phải cung cấp bản dịch tiếng Anh của những tài liệu cụ thể trong vòng 30 ngày kể từ khi có yêu cầu (26 CFR 1.6038A-3(b)(3)). Các bản kê đính kèm Form 5472 phải bằng tiếng Anh (26 CFR 1.6038A-2(c)).

Phương pháp tiền mặt hay dồn tích: Form 5472 tính khoản nào là đã trả và đã nhận?

Công ty dùng phương pháp kế toán dồn tích tính các khoản với bên liên quan vào thời điểm phát sinh, không chỉ khi đã thanh toán. Cả quy định lẫn hướng dẫn đều yêu cầu công ty dùng phương pháp dồn tích phải dùng các khoản thanh toán và thu nhập dồn tích, và hướng dẫn nói thêm rằng với Part IV và VI, "đã trả" và "đã nhận" bao gồm cả các khoản dồn tích (hướng dẫn Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). Hóa đơn của công ty liên quan chưa thanh toán vào cuối năm thuộc hồ sơ bên liên quan của năm đó.

Quy tắc cho công ty dùng phương pháp tiền mặt kém rõ ràng hơn: ghi chú về Part IV và VI không giới hạn cho công ty dùng phương pháp dồn tích, trong khi quy tắc chung và quy định chỉ nói về loại công ty này. Cho đến khi người chuẩn bị thuế có ý kiến khác, hãy lập thêm một danh sách riêng các hóa đơn của bên liên quan theo ngày lập hóa đơn cũng như theo ngày thanh toán; bản thân sổ cái vẫn theo phương pháp kế toán của công ty.

Khoản vay được báo cáo theo số dư đầu kỳ và cuối kỳ hoặc số dư trung bình hằng tháng, không phải theo tổng của từng lần ứng tiền. Sổ sách và tờ khai thuế phải dùng cùng một phương pháp kế toán (Publication 583); xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Việc báo cáo một khoản dồn tích trên Form 5472 không quyết định khi nào khoản đó được khấu trừ. Với các khoản nợ một bên liên quan ở nước ngoài, chẳng hạn tiền lãi dồn tích cho chủ sở hữu, đạo luật giao cho các quy định quy định rằng bên trả chỉ được khấu trừ khi đã thực trả, với một số ngoại lệ (26 USC 267(a)(3)). Hãy đưa cho người chuẩn bị thuế các số dư chưa thanh toán với bên liên quan và mục đích của từng khoản.

Tôi phải giữ hồ sơ bao lâu, và thiếu hồ sơ gây tốn kém gì?

Hãy giữ hồ sơ chừng nào chúng còn có thể liên quan đến một giao dịch với bên liên quan, và không bao giờ ít hơn thời gian IRS có thể ấn định hoặc thu thuế của năm mà chúng ảnh hưởng (26 CFR 1.6038A-3(g); 26 CFR 1.6001-1(e)).

Thiếu hồ sơ có thể khiến công ty tốn kém theo ba cách:

• $25.000 cho mỗi năm thuế mà công ty không nộp Form 5472 đúng cách hoặc không giữ hồ sơ theo quy định. Quy định áp dụng tiền phạt một lần cho mỗi bên liên quan mỗi năm, nên hai bên liên quan có thể bị hai khoản phạt. Biểu mẫu về cơ bản chưa hoàn chỉnh bị coi là chưa nộp (26 USC 6038A(d); 26 CFR 1.6038A-4).
• Thêm $25.000 cho mỗi bên liên quan, với mỗi khoảng thời gian 30 ngày hoặc phần của khoảng đó mà việc không tuân thủ tiếp diễn sau 90 ngày kể từ thông báo của IRS.
• Nếu IRS triệu tập hồ sơ về một giao dịch với bên liên quan ở nước ngoài mà công ty không xuất trình được vì đã không giữ, IRS có thể tự quyết định khoản khấu trừ hoặc chi phí cho giao dịch đó (26 USC 6038A(e)).

Các năm bị bỏ sót và việc xin giảm tiền phạt nằm trong bỏ sót Form 5472 và xin giảm tiền phạt.

Công ty mới ở Delaware hoặc tiểu bang khác tại Hoa Kỳ nên chuẩn bị gì trong năm đầu?

Hãy thiết lập theo thứ tự này:

1. Bắt đầu sổ sách từ ngày thành lập, kèm lệ phí thành lập và khoản góp vốn đầu tiên của chủ sở hữu (lập sổ sách cho LLC mới).
2. Mở tài khoản doanh nghiệp. Trước khi chuyển tiền lần đầu, hãy lập các tài khoản riêng cho khoản góp vốn của chủ sở hữu, khoản phân phối và khoản vay từ chủ sở hữu, rồi tạo các liên hệ bên liên quan và các nhãn.
3. Ghi từng khoản chuyển tiền của chủ sở hữu ngay khi phát sinh (ngày, số tiền, loại tiền, tỷ giá, nhãn), với điều khoản góp vốn hoặc khoản vay được viết ra từ trước.
4. Đối chiếu tài khoản ngân hàng và tài khoản của chủ sở hữu mỗi tháng (đây là thông lệ tốt, không phải quy tắc). Vào cuối năm, chạy báo cáo bên liên quan và lưu bảng tỷ giá.

Form 5472 được nộp cùng tờ khai của công ty, theo hạn nộp của tờ khai đó kể cả gia hạn: thường là ngày 15 của tháng thứ tư sau khi năm thuế kết thúc, tức ngày 15 tháng 4 với năm dương lịch, và có thể gia hạn thêm tối đa sáu tháng bằng Form 7004 nộp chậm nhất vào hạn đó (hướng dẫn Form 5472; hướng dẫn Form 1120; hướng dẫn Form 7004). Cách LLC do người nước ngoài sở hữu nộp biểu mẫu này nằm trong cách nộp tờ khai của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.

Bất kỳ trường hợp nào nêu ở phần đầu đều là lý do để nhờ nhân viên ghi sổ tại Hoa Kỳ trước tờ khai đầu tiên. Một năm không có nhật ký, hoặc tiền của chủ sở hữu đi qua tài khoản cá nhân hay tài khoản nước ngoài, nghĩa là phải dựng lại chứng từ có ghi ngày cho từng khoản chuyển tiền. Khi có chủ sở hữu thứ hai, LLC không còn là "sở hữu toàn bộ" mà các quy tắc về LLC một thành viên dựa vào (hướng dẫn Form 5472). Khi đó LLC là hợp danh, trừ khi bầu chọn chịu thuế như công ty (26 CFR 301.7701-3(b)(1)).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ, trừ khi nêu loại tiền khác. Trong mỗi ví dụ, chủ sở hữu không phải công dân Hoa Kỳ hay người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ, và không LLC nào bầu chọn chịu thuế như công ty.

Nhà thiết kế ở nước ngoài có LLC một thành viên ở Delaware

Một nhà thiết kế ở Tel Aviv sở hữu LLC một thành viên ở Delaware. LLC xuất hóa đơn US$80.000 cho các khách hàng không liên quan, nên các khoản bán đó không phải giao dịch với bên liên quan và Form 5472 không liệt kê chúng. Nhà thiết kế trả US$6.000 tiền phần mềm bằng thẻ cá nhân, tính bằng shekel. Nhân viên ghi sổ nhập từng khoản vào đúng ngày với số tiền shekel, tỷ giá công bố của ngày đó và số tiền đô la Hoa Kỳ, ghi là chi phí phần mềm đối ứng với khoản góp vốn hoặc khoản LLC nợ nhà thiết kế, tùy hai bên đã thỏa thuận từ trước. Nếu là góp vốn thì khoản đó nằm trong bản kê Part V. Nếu là khoản vay thì cộng vào số dư khoản vay. Dù trường hợp nào, tỷ giá shekel cũng được đưa vào bảng tỷ giá.

Công ty mua hàng từ công ty chị em

C corporation ở Wyoming của một chủ sở hữu ở Thâm Quyến mua US$40.000 dịch vụ từ một công ty chị em ở Hồng Kông qua bốn hóa đơn, mỗi hóa đơn US$10.000. Mỗi hóa đơn là một khoản mua từ bên liên quan, được giữ kèm ngày, số tiền bằng nguyên tệ và tỷ giá. Giả sử công ty dùng phương pháp dồn tích cho thuế Hoa Kỳ và dịch vụ được thực hiện trong tháng 12: hóa đơn đó, dù thanh toán vào tháng 1, thuộc hồ sơ bên liên quan của tháng 12. Chi phí có được khấu trừ trong năm đó hay không do người chuẩn bị thuế quyết định, như đã nêu ở trên. Biểu mẫu cho phép báo cáo khoản từ US$50.000 trở xuống là "$50.000 hoặc ít hơn", nhưng sổ cái vẫn ghi đủ từng hóa đơn.

Chủ sở hữu ở Vancouver rót vốn cho LLC tại Hoa Kỳ

Một chủ sở hữu ở Vancouver rót vốn cho LLC một thành viên tại Hoa Kỳ bằng bốn lần chuyển tiền với tổng US$25.000: US$5.000 vào ngày 15 tháng 1, US$8.000 vào ngày 3 tháng 3, US$7.000 vào ngày 20 tháng 6 và US$5.000 vào ngày 9 tháng 9. Ngày 14 tháng 11, LLC chuyển lại US$10.000. Mỗi lần chuyển tiền cần có ngày, số tiền và nhãn: bốn lần chuyển là khoản góp vốn và khoản trả lại là khoản phân phối. LLC liệt kê cả năm khoản trong bản kê Part V, và các khoản quy đổi từ đô la Canada được đưa vào bảng tỷ giá. Canada có quy tắc riêng cho chủ sở hữu LLC tại Hoa Kỳ: xem người Canada sở hữu LLC tại Hoa Kỳ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Công ty đã hoạt động một năm trở lên mà không có nhật ký giao dịch, hoặc tiền của chủ sở hữu đã đi qua tài khoản cá nhân hay tài khoản nước ngoài. Sổ sách có thể cần dựng lại chứng từ có ghi ngày cho từng khoản chuyển tiền trước khi công ty nộp tờ khai: xem dựng lại sổ sách khi bỏ sót hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài và dịch vụ ghi sổ.
• Đến hạn nộp Form 5472 lần đầu, đã bỏ sót một lần nộp, hoặc đã nhận thông báo. Việc nộp phụ thuộc vào sổ sách của những năm đó: xem bỏ sót Form 5472 và xin giảm tiền phạt, cùng ghi sổ bù cho các năm trước của những năm đó.
• Kế toán viên của bạn ở nước ngoài giữ sổ sách Hoa Kỳ nhưng không bằng đô la Hoa Kỳ, hoặc không đánh dấu các khoản chuyển tiền của chủ sở hữu. Sổ cái có thể cần được quy đổi và đánh dấu, cho thời gian sắp tới và cho các năm trước: xem ghi sổ tại Hoa Kỳ.
• Công ty có thêm nhân viên, thuế bán hàng hoặc chủ sở hữu thứ hai. Tiền lương và thuế bán hàng làm tăng hồ sơ hằng tháng: hãy cân nhắc dịch vụ ghi sổ hằng tháng. Với chủ sở hữu thứ hai, xem công ty có chủ sở hữu nước ngoài đồng sở hữu.
• Công ty của bạn là công ty con tại Hoa Kỳ của một công ty nước ngoài, hoặc bán hàng qua các sàn thương mại. Xem sổ sách của công ty con tại Hoa Kỳ của công ty mẹ nước ngoài và khoản chi trả từ sàn thương mại của LLC do người nước ngoài sở hữu.
• Bạn muốn tự trả tiền cho mình, hoặc người chuẩn bị thuế yêu cầu sổ sách làm cơ sở cho tờ khai của công ty. Xem tự trả tiền cho mình khi là chủ sở hữu nước ngoài và người chuẩn bị thuế cần gì cho công ty do người nước ngoài sở hữu.
• Bạn sống tại Hoa Kỳ, có thẻ xanh, hoặc đang có lựa chọn khai chung. Công dân Hoa Kỳ, người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ theo thẻ xanh hoặc kiểm tra hiện diện đáng kể (substantial presence test), và cá nhân có lựa chọn khai chung theo section 6013(g) hoặc (h) đang có hiệu lực thì ở đây không phải là người nước ngoài, và khi đó Form 5472 có thể không áp dụng (IRS: tình trạng cư trú về thuế; 26 CFR 1.6038A-1(f)(1)). Xem thuế xuyên biên giới.