Dành cho ai
- Công ty Canada và công ty Hoa Kỳ có cùng chủ sở hữu, kể cả quan hệ công ty mẹ và công ty con
- Các công ty thu tiền của khách hàng hoặc trả chi phí thay cho nhau
- Công ty Canada có một LLC Hoa Kỳ, với điều kiện cách phân loại thuế của LLC được xem xét riêng
Không đề cập ở đây
- Định giá giao dịch giữa các công ty, ngưỡng khai báo thuế và cách tính thuế khấu trừ
- Báo cáo tài chính hợp nhất cho bên cho vay
- Xác định cách phân loại thuế của một LLC hoặc tình trạng cư trú về thuế của một công ty
- Yêu cầu lưu giữ hồ sơ công ty của tiểu bang và tỉnh bang
Công ty Canada và công ty con hoặc công ty chị em ở Hoa Kỳ có cần sổ sách, tài khoản ngân hàng và tờ khai riêng không?
Có, cần sổ sách riêng và, đối với công ty, cả tờ khai thuế riêng: mỗi công ty là một người nộp thuế riêng dù bạn sở hữu cả hai. Canada yêu cầu hồ sơ đủ để xác định thuế, còn IRS yêu cầu mỗi doanh nghiệp có một bộ sổ sách đầy đủ và riêng biệt, nên hãy ghi doanh thu, chi phí, tài sản và nợ phải trả của mỗi công ty vào sổ cái riêng của công ty đó. Tài khoản ngân hàng riêng cho mỗi công ty là một biện pháp kiểm soát sổ sách chứ không phải quy định trong các nguồn này, nhưng đó là cách đơn giản nhất để chứng minh tiền nào của công ty nào. Income Tax Act, section 230; IRS Publication 583.
Công ty kinh doanh cư trú tại Canada nộp tờ khai T2 riêng, kể cả khi không hoạt động, cộng với tờ khai CO-17 của Quebec hoặc AT1 của Alberta nếu có cơ sở kinh doanh ở đó; công ty nội địa của Hoa Kỳ nói chung nộp tờ khai thuế thu nhập của C corporation (Form 1120). Việc thành lập công ty không phải lúc nào cũng quyết định nơi cư trú: một công ty Hoa Kỳ được quản lý từ Canada có thể cư trú ở cả hai nước, và khi đó Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ coi công ty chỉ được thành lập theo luật Hoa Kỳ là chỉ cư trú tại Hoa Kỳ, còn Canada tôn trọng điều đó bằng cách coi công ty này là không cư trú. CRA: Ai phải nộp tờ khai; Revenu Québec: CO-17; Alberta: thuế thu nhập công ty; hướng dẫn Form 1120; hiệp định, Điều IV(3); Income Tax Act, section 250(5).
Công ty Canada sở hữu công ty Hoa Kỳ cũng có thể phải nộp tờ khai công ty liên kết nước ngoài (Form T1134, đến hạn 10 tháng sau ngày kết thúc năm tài chính của công ty). Khoản nợ mà một công ty Hoa Kỳ không phải là công ty liên kết nước ngoài của công ty Canada còn nợ công ty Canada có thể được tính là tài sản nước ngoài phải khai trên Form T1135 (khai báo tài sản nước ngoài), khi tổng chi phí mua tài sản nước ngoài của công ty vượt quá C$100.000, trừ khi khoản đó chỉ được giữ cho hoạt động kinh doanh chủ động của chính công ty: xem khai báo tài sản nước ngoài và công ty liên kết nước ngoài. Income Tax Act, section 233.4; Income Tax Act, section 233.3.
LLC Hoa Kỳ vẫn giữ sổ sách riêng ngay cả khi Hoa Kỳ bỏ qua nó về thuế thu nhập (LLC một thành viên nói chung là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity), trừ khi chọn cách đánh thuế như công ty trên Form 8832). CRA coi LLC Hoa Kỳ là một công ty chịu thuế theo thuế Canada, bất kể Hoa Kỳ xử lý thế nào, nên hai nước có thể phân loại cùng một LLC khác nhau: xem chủ LLC Hoa Kỳ cư trú tại Canada. IRS: Phân loại LLC; CRA: IC71-17R6, paragraph 88.
Cách lập tài khoản phải thu và phải trả khớp nhau giữa hai công ty
Trong sổ cái của mỗi công ty, hãy lập một tài khoản phải thu và một tài khoản phải trả riêng cho công ty kia. Hãy khớp giao dịch gốc, ngày và số tiền theo loại tiền đang nợ; tổng số trong sổ cái bằng đô la Canada và bằng đô la Hoa Kỳ không nhất thiết bằng nhau.
| Tài khoản | Sổ cái của công ty Canada | Sổ cái của công ty Hoa Kỳ |
|---|---|---|
| Khoản công ty kia nợ | Khoản phải thu từ công ty Hoa Kỳ | Khoản phải thu từ công ty Canada |
| Khoản nợ công ty kia | Khoản phải trả cho công ty Hoa Kỳ | Khoản phải trả cho công ty Canada |
| Khoản vay chính thức | Khoản cho vay phải thu hoặc khoản vay phải trả tách riêng | Khoản vay phải trả hoặc khoản cho vay phải thu tương ứng |
Hãy dùng một mã tham chiếu chung cho mỗi hóa đơn, khoản thu, khoản chi và lần tất toán, và lập bảng đối chiếu (phần Ví dụ có một bảng mẫu) ghi loại tiền và số tiền gốc, ngày phát sinh, tỷ giá và số tiền đã ghi trong từng sổ cái. Không ghi khoản vay và khoản đầu tư vốn vào tài khoản thu hộ thông thường, và khi hai công ty tất toán bằng số tiền ròng thì vẫn giữ nguyên các khoản thu và chi theo số gộp. Tên các tài khoản này là cách làm thực tế, không phải yêu cầu của CRA hay IRS. IRS Publication 583: Lưu giữ hồ sơ.
Khách hàng trả tiền cho công ty kia, hoặc chỉ một công ty có tài khoản nhận thanh toán thẻ (merchant account): công ty nào ghi nhận doanh thu bán hàng?
Công ty là bên bán theo hợp đồng và hóa đơn với khách hàng thường là bên ghi nhận doanh thu bán hàng, bất kể tài khoản nào nhận tiền. Đó là công ty nào tùy vào bên nào đã đồng ý cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, bên nào xuất hóa đơn, bên nào chịu rủi ro khách không trả tiền và hoàn tiền, và thỏa thuận bằng văn bản giữa hai công ty quy định gì.
Nếu công ty kia chỉ thu tiền với tư cách đại lý của bên bán, công ty đó ghi nhận tiền và một khoản phải trả cho bên bán, không ghi doanh thu. Nếu công ty thu tiền là bên đã xuất hóa đơn cho khách hàng, chẳng hạn vì công ty kia không có tài khoản nhận thanh toán thẻ, thì công ty đó thường là bên bán, và khoản tiền chuyển sau đó không phải là tất toán khoản thu hộ: hãy ghi nhãn khoản đó như ở phần dưới và xem định giá giữa công ty Canada và công ty Hoa Kỳ của bạn.
Với sổ sách theo cơ sở dồn tích, giả sử công ty Hoa Kỳ là bên bán và công ty Canada thu tiền với tư cách đại lý của công ty Hoa Kỳ:
| Sự kiện | Sổ sách của bên bán Hoa Kỳ | Sổ sách của bên thu hộ Canada |
|---|---|---|
| Doanh thu phát sinh và hóa đơn được xuất | Ghi nợ khoản phải thu của khách hàng; ghi có doanh thu bán hàng | Không ghi nhận bán hàng |
| Khách hàng trả tiền cho công ty Canada thu hộ | Ghi nợ khoản phải thu từ công ty Canada; ghi có khoản phải thu của khách hàng | Ghi nợ tài khoản ngân hàng; ghi có khoản phải trả cho công ty Hoa Kỳ |
| Bên thu hộ chuyển tiền | Ghi nợ tài khoản ngân hàng; ghi có khoản phải thu từ công ty Canada | Ghi nợ khoản phải trả cho công ty Hoa Kỳ; ghi có tài khoản ngân hàng |
Khi công ty Canada là bên bán, hãy đổi vị trí tên hai công ty. Nếu bên bán Hoa Kỳ dùng phương pháp kế toán theo tiền mặt, việc đại lý được ủy quyền nhận tiền nói chung được tính là bên bán đã nhận tiền, nên bên bán ghi nhận doanh thu và khoản phải thu từ công ty Canada vào ngày thu tiền. IRS Publication 538: Constructive receipt (được coi là đã nhận tiền). Nếu công ty Hoa Kỳ là LLC một thành viên, tờ khai khai khoản bán hàng có thể khác nhau giữa hai nước: xem chủ LLC Hoa Kỳ cư trú tại Canada.
Hãy ghi riêng phí, khoản hoàn tiền và thuế thu từ khách hàng để nhận ra được từng khoản; chỉ riêng số tiền chi trả ròng thì chưa chứng minh được doanh thu. Về hồ sơ các đợt chi trả, xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền chi trả từ sàn thương mại, và về Form 1099-K, xem đối chiếu doanh thu và tiền chi trả.
Nếu một công ty trả hóa đơn hoặc tiền lương của công ty kia thì sao?
Khi một công ty trả khoản nợ thuộc về công ty kia, công ty trả tiền ghi một khoản phải thu từ công ty đó, còn công ty chịu trách nhiệm ghi chi phí của mình và một khoản phải trả cho công ty đã trả. Chỉ nhập chi phí một lần: khoản thanh toán cho thấy dòng tiền, còn chứng từ của nhà cung cấp cho thấy đã mua gì. IRS Publication 583. Ví dụ, công ty Canada trả một hóa đơn nhà cung cấp hiện có của công ty Hoa Kỳ:
| Sự kiện | Sổ sách của công ty Canada trả tiền | Sổ sách của công ty Hoa Kỳ |
|---|---|---|
| Hóa đơn nhà cung cấp Hoa Kỳ được ghi nhận | Không ghi | Ghi nợ chi phí hoặc tài sản; ghi có khoản phải trả nhà cung cấp |
| Công ty Canada trả hóa đơn đó | Ghi nợ khoản phải thu từ công ty Hoa Kỳ; ghi có tài khoản ngân hàng | Ghi nợ khoản phải trả nhà cung cấp; ghi có khoản phải trả cho công ty Canada |
| Công ty Hoa Kỳ hoàn tiền cho công ty Canada | Ghi nợ tài khoản ngân hàng; ghi có khoản phải thu từ công ty Hoa Kỳ | Ghi nợ khoản phải trả cho công ty Canada; ghi có tài khoản ngân hàng |
Tiền lương thì khác, vì người sử dụng lao động còn phải nộp các khoản khấu trừ tiền lương. Nếu công ty Canada là người sử dụng lao động và nhân viên của công ty làm việc cho công ty Hoa Kỳ, bảng lương vẫn nằm trong sổ cái của Canada và công ty Canada xuất hóa đơn thu lại chi phí từ công ty Hoa Kỳ:
| Sự kiện | Sổ sách của công ty Canada | Sổ sách của công ty Hoa Kỳ |
|---|---|---|
| Công ty Canada trả lương cho nhân viên | Ghi nợ chi phí tiền lương; ghi có tài khoản ngân hàng | Không ghi |
| Công ty Canada xuất hóa đơn thu lại chi phí | Ghi nợ khoản phải thu từ công ty Hoa Kỳ; ghi có doanh thu dịch vụ | Ghi nợ chi phí theo bản chất; ghi có khoản phải trả cho công ty Canada |
| Công ty Hoa Kỳ trả hóa đơn | Ghi nợ tài khoản ngân hàng; ghi có khoản phải thu từ công ty Hoa Kỳ | Ghi nợ khoản phải trả cho công ty Canada; ghi có tài khoản ngân hàng |
Nếu công ty Hoa Kỳ là người sử dụng lao động và công ty Canada chỉ ứng tiền, hãy xử lý như hóa đơn đã trả ở trên; xem thuê nhân viên ở bên kia biên giới. Về khoản thu lại chi phí và chứng từ kèm theo, xem định giá giữa công ty Canada và công ty Hoa Kỳ của bạn; về GST/HST trên hóa đơn, xem tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ.
Mỗi sổ cái nên dùng loại tiền và tỷ giá hối đoái nào?
Hãy giữ mỗi sổ cái bằng đồng tiền của nước mình (đô la Canada cho công ty Canada, đô la Hoa Kỳ cho công ty Hoa Kỳ), vì đó là mặc định cho kết quả thuế của mỗi nước. Quy đổi từng bút toán giữa hai công ty theo tỷ giá hối đoái của ngày đó (tỷ giá giao ngay, spot rate) và giữ số tiền theo loại tiền gốc bên cạnh.
Thuế Canada dùng tỷ giá của Ngân hàng Canada (Bank of Canada) vào ngày phát sinh khoản tiền, trừ khi CRA chấp nhận tỷ giá khác. Công ty cư trú tại Canada chỉ có thể khai bằng ngoại tệ nếu chọn báo cáo theo đồng tiền chức năng trên Form T1296 trong vòng 60 ngày sau ngày đầu tiên của năm thuế, và chỉ khi đó là đồng tiền đủ điều kiện, như đô la Hoa Kỳ, mà công ty chủ yếu dùng để ghi sổ; chỉ ghi sổ bằng đô la Hoa Kỳ hoặc chỉ có tài khoản ngân hàng bằng đô la Hoa Kỳ thì không làm thay đổi đồng tiền khai thuế. Income Tax Act, section 261; CRA: Đồng tiền chức năng. Doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền chi trả từ sàn thương mại giải thích về lựa chọn này. Đồng tiền chức năng khi tính thuế của công ty Hoa Kỳ nói chung là đô la Hoa Kỳ, và thuế Hoa Kỳ dùng tỷ giá giao ngay vào lúc khoản tiền được nhận, trả hoặc ghi nhận dồn tích; IRS chấp nhận bất kỳ tỷ giá đã niêm yết nào được dùng nhất quán. 26 CFR 1.985-1; IRS: Tỷ giá hối đoái.
| Sự kiện | Tỷ giá và hồ sơ |
|---|---|
| Hóa đơn hoặc khoản thanh toán mới | Tỷ giá của ngày giao dịch, kèm số tiền theo loại tiền gốc ghi bên cạnh |
| Tất toán | Tỷ giá mà ngân hàng thực tế áp dụng; ghi mọi chênh lệch so với số đã ghi sổ, cùng phí ngân hàng, thành các bút toán riêng thay vì sửa hóa đơn gốc |
| Số dư còn mở vào cuối kỳ | Đánh giá lại tỷ giá cuối năm (tỷ giá đóng cửa, closing rate) chỉ khi khuôn khổ báo cáo của kế toán viên yêu cầu, và để tách khỏi bảng đối chiếu theo loại tiền gốc |
| Tỷ giá bình quân | Không phải lối tắt: CRA có thể chấp nhận số bình quân cho một số khoản thu nhập, nhưng nói chung không chấp nhận khi tỷ giá biến động đáng kể |
Khoản điều chỉnh chênh lệch tỷ giá trong sổ sách không tự động tạo ra thu nhập chịu thuế hay khoản khấu trừ. CRA Folio S5-F4-C1, paragraphs 1.4–1.6.1.
Số dư này là khoản phải thu thương mại, khoản vay, vốn góp hay cổ tức?
Hãy phân loại số dư theo giao dịch và điều khoản của nó, không theo tên tài khoản. Chuyển một khoản phải trả cũ sang vốn chủ sở hữu không chứng minh được đó là khoản góp vốn.
| Bản chất | Hồ sơ cần giải thích điều gì |
|---|---|
| Số dư thương mại hoặc khoản thu hộ | Giao dịch với khách hàng hoặc nhà cung cấp, số tiền còn nợ, loại tiền và thời điểm dự kiến tất toán |
| Khoản vay | Bên cho vay, bên vay, tiền gốc, loại tiền, điều khoản trả nợ và điều khoản lãi; theo dõi lãi riêng |
| Khoản góp vốn | Bên góp vốn, bên nhận, quan hệ sở hữu, các phê duyệt và cơ sở pháp lý cho bút toán vốn chủ sở hữu |
| Cổ tức hoặc hoàn trả vốn | Tiền chuyển lên công ty mẹ hoặc chủ sở hữu: phê duyệt, ngày chuyển và vốn chủ sở hữu của công ty nào bị giảm |
Quan hệ sở hữu quyết định nhãn của khoản tiền. Giữa các công ty chị em, số dư thường là khoản phải thu thương mại hoặc khoản vay; tiền chuyển mà không có hóa đơn hay điều khoản trả nợ cần kế toán viên xem xét, và việc chuyển tài sản với giá thấp hơn giá trị có thể khiến công ty nhận phải cùng chịu trách nhiệm về thuế chưa nộp của công ty chuyển, tối đa bằng phần chênh lệch (Income Tax Act, section 160). Giữa công ty mẹ và công ty con, tiền chuyển xuống có thể là khoản vay hoặc khoản đầu tư, còn tiền chuyển lên có thể là khoản trả nợ, cổ tức hoặc hoàn trả vốn. Tiền đi qua tài khoản cá nhân của chủ sở hữu là vấn đề về khoản vay của cổ đông.
Hãy đánh dấu các số dư quá hạn ở cả hai chiều, ngay cả khi tài khoản được gắn nhãn là thương mại:
- Khoản công ty Canada phải thu. Nếu một người không cư trú nợ công ty Canada một khoản trong hơn một năm mà không có lãi suất hợp lý, công ty có thể phải tính một khoản lãi coi như đã phát sinh vào thu nhập. Ngoại lệ cho giao dịch thương mại thông thường đòi hỏi, trong số các điều kiện khác, các công ty không phải là bên liên quan với nhau, nên hãy cho rằng ngoại lệ này không áp dụng với các công ty cùng chủ sở hữu; khoản nợ của một công ty liên kết nước ngoài do công ty Canada kiểm soát, phát sinh từ hoạt động kinh doanh chủ động của công ty liên kết đó, có ngoại lệ riêng (subsection 17(8)). Income Tax Act, section 17.
- Khoản công ty Canada phải trả. Một khoản chi phí được khấu trừ mà công ty nợ một công ty liên quan, hoặc một người khác không giao dịch độc lập (arm's length) với công ty, sẽ được cộng vào thu nhập của năm tính thuế kế tiếp nếu đến cuối năm thuế thứ hai sau năm phát sinh chi phí vẫn chưa được trả. Hai công ty cũng có thể cùng nộp một thỏa thuận theo mẫu quy định, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai của năm kế tiếp đó; khi đó khoản tiền được coi là đã trả và cho vay ngược lại. Income Tax Act, section 78.
- Khoản công ty Hoa Kỳ phải trả. Công ty nói chung không được khấu trừ lãi đã dồn tích (kể cả khi hiệp định miễn thuế Hoa Kỳ cho khoản lãi đó), hoặc một số khoản tiền thuê và tiền bản quyền có nguồn từ Hoa Kỳ, mà công ty nợ một bên liên quan ở nước ngoài, cho đến khi công ty thực trả. 26 CFR 1.267(a)-3.
Hướng dẫn về định giá trình bày các quy tắc này và các ngoại lệ của chúng.
Cuối tháng cần đối chiếu những gì?
Hãy đối chiếu từng tài khoản ngân hàng trước, rồi khớp các khoản chuyển giữa hai công ty và số dư cuối kỳ theo loại tiền gốc. Giải thích mỗi chênh lệch bằng chứng từ; đừng ghi nó vào một tài khoản chi phí không giải thích được.
- Xuất sổ cái công nợ của cả hai công ty đến cùng một ngày chốt.
- Khớp số dư đầu kỳ với bảng đối chiếu đã được ký duyệt kỳ trước.
- Khớp từng hóa đơn, khoản thu, khoản chi và lần tất toán theo mã tham chiếu, ngày và số tiền theo loại tiền gốc.
- Tìm các bút toán bị thiếu, bút toán trùng, chứng từ điều chỉnh giảm (credit note), phí và khoản tiền đang chuyển; giữ nguyên ngày giao dịch thực tế của từng ngân hàng.
- Trình bày số dư đầu kỳ, tổng số tăng, tổng số giảm và số dư cuối kỳ cho từng loại tiền và từng loại số dư.
- Ghi riêng các khoản điều chỉnh chênh lệch tỷ giá đã được duyệt, tách khỏi các số tiền đã khớp.
- Xem xét các khoản quá hạn và thống nhất bảng đối chiếu cuối kỳ với người giữ sổ của công ty kia.
Hãy giữ bảng đối chiếu đã ký duyệt cùng báo cáo tài chính và chứng từ để người khác có thể truy lại. IRS Publication 583. Bên cho vay cần số liệu hợp nhất (gộp) sẽ bắt đầu từ báo cáo của từng công ty cùng bảng đối chiếu này; việc hợp nhất là một dịch vụ riêng của kế toán viên, không nằm trong hướng dẫn này.
Số dư xuất hiện ở đâu trên tờ khai và báo cáo?
Khoản phải thu thuộc tài sản của bên cho nợ và khoản phải trả tương ứng thuộc nợ phải trả của bên nợ; khoản góp vốn sở hữu thì theo cách phân loại khoản đầu tư và vốn chủ sở hữu.
| Hồ sơ báo cáo | Sổ cái đưa số liệu vào như thế nào |
|---|---|
| Thông tin tài chính trong tờ khai T2 của Canada | Schedule 100 (bảng cân đối kế toán), theo mã GIFI (bộ mã tài khoản chuẩn mà tờ khai T2 sử dụng). Công ty chị em hoặc công ty con: số dư thương mại ghi vào "Trade accounts receivable from related parties" (1064) và "Trade payables to related parties" (2622); khoản vay, khoản ứng và giấy nợ trả khi yêu cầu (demand note) ghi vào "Due from/investment in related parties" (1400) và "Due to related parties" (2860). Công ty mẹ: "Due from corporate shareholder(s)" (1302) và "Due to corporate shareholder(s)" (2782). Các khoản dài hạn có dòng riêng, kể cả dòng dành cho bên liên quan ở nước ngoài |
| Form 1120 của công ty Hoa Kỳ | Schedule L (phụ lục bảng cân đối kế toán), khi bắt buộc, báo cáo bảng cân đối kế toán theo sổ sách; hãy gắn mỗi số dư với đúng loại tài sản, nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu của nó |
Nếu công ty Hoa Kỳ là LLC, đừng cho rằng dòng của Form 1120 áp dụng cho LLC đó: xem chủ LLC Hoa Kỳ cư trú tại Canada. CRA: GIFI; Hướng dẫn Form 1120: Schedule L. Về các biểu mẫu khai báo giao dịch với bên liên quan trong năm (Form T106 và Form 5472), xem định giá giữa công ty Canada và công ty Hoa Kỳ của bạn.
Mỗi công ty phải lưu giữ hồ sơ nào, ở đâu và trong bao lâu?
Để một nhân viên ghi sổ giữ sổ của cả hai công ty không thay thế nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ của từng công ty.
| Công ty | Quy định liên bang về nơi lưu giữ và thời hạn lưu giữ |
|---|---|
| Công ty kinh doanh Canada | Lưu hồ sơ tại địa chỉ kinh doanh hoặc nơi cư trú của công ty ở Canada, trừ khi CRA cho phép nơi khác. Lưu hầu hết hồ sơ trong sáu năm sau năm tính thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan, nhưng giữ sổ cái, biên bản họp, hồ sơ sở hữu cổ phần và các hợp đồng cần thiết để hiểu sổ cái (như thỏa thuận giữa hai công ty) cho đến hai năm sau khi công ty giải thể |
| Công ty Hoa Kỳ | Lưu hồ sơ chừng nào hồ sơ còn có thể cần cho việc thực thi luật thuế liên bang; hồ sơ thuế việc làm thì lưu ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào muộn hơn. Nếu một người nước ngoài sở hữu, trực tiếp hoặc gián tiếp, ít nhất 25% quyền biểu quyết hoặc giá trị của công ty, hoặc sở hữu toàn bộ một LLC một thành viên, thì các quy định lưu giữ hồ sơ bổ sung đối với công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu (section 6038A) cũng áp dụng |
Hồ sơ lưu ở nước ngoài và truy cập điện tử từ Canada được coi là không lưu giữ tại Canada, nên hãy xác nhận nơi lưu và mọi giấy phép bằng văn bản trước khi dựa vào dịch vụ lưu trữ ở nước ngoài. Hồ sơ điện tử của Canada phải luôn đọc được, và tờ khai nộp trễ, khiếu nại, kháng cáo hoặc yêu cầu giữ hồ sơ của CRA có thể kéo dài thời hạn lưu giữ. CRA: Nơi lưu giữ hồ sơ và thời hạn lưu giữ; Income Tax Act, section 230; Income Tax Regulations, section 5800; IRS Publication 583.
Hồ sơ theo section 6038A nói chung phải được lưu tại Hoa Kỳ. Có thể lưu ở nước ngoài, ví dụ do một nhân viên ghi sổ ở Canada giữ, nếu công ty có thể giao hồ sơ được IRS yêu cầu trong vòng 60 ngày kể từ ngày có yêu cầu và giao bản dịch trong vòng 30 ngày kể từ ngày có yêu cầu bản dịch, hoặc chuyển hồ sơ về Hoa Kỳ trong cùng thời hạn đó, kèm bảng mục lục và một người giữ hồ sơ tại Hoa Kỳ, và tiếp tục lưu ở đó. 26 CFR 1.6038A-3(f)–(g); 26 CFR 1.6038A-1. Các ngoại lệ cho công ty nhỏ nằm trong định giá giữa công ty Canada và công ty Hoa Kỳ của bạn, còn hồ sơ của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu nằm trong hướng dẫn nộp tờ khai của loại hình này. Yêu cầu về hồ sơ công ty của tiểu bang và tỉnh bang cần được kiểm tra riêng.
Hãy lưu hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp, hướng dẫn thu tiền, hồ sơ lương, sao kê ngân hàng, thỏa thuận giữa hai công ty, nguồn tỷ giá, cả hai bảng đối chiếu và các phê duyệt cho khoản vay và chuyển vốn.
Khi nào nên nhờ nhân viên ghi sổ hoặc kế toán viên xuyên biên giới?
Nhân viên ghi sổ có thể làm việc đối chiếu hằng tháng khi đã rõ ai là bên bán, cách thu tiền và chính sách ghi sổ. Kế toán viên cần giải quyết cơ cấu khi những điểm đó chưa chắc chắn, khi số dư trở thành khoản tài trợ, hoặc khi đồng tiền trong sổ sách và đồng tiền khai thuế khác nhau.
Hãy mang theo các hồ sơ nêu trên cùng số dư cuối năm, nguồn tỷ giá và các khoản chưa khớp, và cho biết ai sở hữu từng công ty, công ty nào ký hợp đồng với khách hàng và công ty nào thuê nhân viên. Sổ sách đã khớp chỉ chứng minh phép tính đúng; nó không quyết định cách phân loại thuế hay tác động của một khoản nợ xuyên biên giới đã quá hạn. Khi nào doanh nghiệp Canada cần kế toán viên xuyên biên giới trình bày kế toán viên đó xử lý việc gì và công việc được chia với nhân viên ghi sổ của bạn ra sao.
Ví dụ
Công ty Hoa Kỳ bán dịch vụ với giá US$10.000. Công ty Canada thu hóa đơn đó chỉ với tư cách đại lý. Giả sử sổ sách theo cơ sở dồn tích, không có thuế thu từ khách hàng hay phí, ngân hàng quy đổi khoản thu sang đô la Canada ngay lập tức, và không có đánh giá lại tỷ giá giữa hai ngày. Mọi con số và tỷ giá chỉ mang tính minh họa.
| Sự kiện | Tỷ giá | Sổ sách của công ty Canada | Sổ sách của công ty Hoa Kỳ | Số dư theo loại tiền gốc |
|---|---|---|---|---|
| Khách hàng trả tiền cho công ty Canada | US$1 = C$1,30 | Ghi nợ tài khoản ngân hàng C$13.000; ghi có khoản phải trả cho công ty Hoa Kỳ C$13.000 | Ghi nợ khoản phải thu từ công ty Canada US$10.000; ghi có khoản phải thu của khách hàng US$10.000 | US$10.000 còn nợ, ở cả hai phía |
| Công ty Canada chuyển tiền | US$1 = C$1,40 | Ghi nợ khoản phải trả cho công ty Hoa Kỳ C$13.000 và lỗ tỷ giá C$1.000; ghi có tài khoản ngân hàng C$14.000 | Ghi nợ tài khoản ngân hàng US$10.000; ghi có khoản phải thu từ công ty Canada US$10.000 | Bằng không, ở cả hai phía |
Số dư theo loại tiền gốc khớp ở mỗi bước và được tất toán ở cả hai phía. Khoản lỗ tỷ giá của công ty Canada giải thích vì sao công ty Canada phải chi thêm tiền; đó không phải là doanh thu bán hàng cho khách, và kế toán viên sẽ xác định cách xử lý thuế của nó. Ở đây, thỏa thuận quy định bên thu hộ nợ US$10.000 bất kể tỷ giá; ai chịu rủi ro tỷ giá là một điều khoản của thỏa thuận, và bên thu hộ mà chịu rủi ro đó là một dữ kiện chống lại việc coi nó chỉ là đại lý.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Thu chéo nhiều lần hoặc chênh lệch giữa hai loại tiền: hãy dùng dịch vụ ghi sổ kế toán cho việc đối chiếu hằng tháng; mang theo cả hai sổ cái, sao kê và danh sách các khoản chưa khớp.
- Chưa rõ bên bán, người sử dụng lao động, cách phân loại LLC hoặc khoản tài trợ xuyên biên giới đã quá hạn: hãy dùng dịch vụ thuế xuyên biên giới để xem xét cơ cấu và hệ quả thuế trước khi sửa các bút toán.
- Cân nhắc tự giữ sổ sách: xem quyết định về ghi sổ tại Canada hoặc quyết định về ghi sổ tại Hoa Kỳ.
- Số dư nằm ở cá nhân bạn: xem khoản vay của cổ đông.
- Sổ sách Canada chậm nhiều tháng: xem bổ sung sổ sách quá hạn.
- Bạn chỉ cần tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ cho công ty Canada: xem tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ cho công ty Canada.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Hạn nộp T1134 Sau khi năm tính thuế hoặc kỳ tài chính của đơn vị báo cáo kết thúc | 10 tháng | Income Tax Act, subsection 233.4(4) Đã kiểm tra |
| Ngưỡng khai báo Form T1135 Tổng chi phí của tất cả tài sản nước ngoài được chỉ định vào bất kỳ thời điểm nào trong năm, tính bằng đô la Canada; phải nộp khi tổng này vượt mức này | C$100.000 | Income Tax Act, s. 233.3(1) và (3) Đã kiểm tra |
| Thời hạn nộp lựa chọn tiền tệ chức năng (functional currency) Form T1296; chỉ dành cho công ty đáp ứng Income Tax Act subsection 261(3) | 60 ngày sau ngày đầu tiên của năm thuế | Income Tax Act, paragraph 261(3)(b) Đã kiểm tra |
| Khoản người không cư trú nợ một công ty Canada: thời gian khoản nợ còn tồn tại trước khi có thể áp dụng lãi coi như phát sinh (deemed interest) Income Tax Act subsection 17(1.1): tại một thời điểm trong năm thuế, khoản nợ đã hoặc vẫn còn chưa thanh toán hơn một năm và có lãi suất thấp hơn mức hợp lý; có ngoại lệ tại subsections 17(7) đến (9) | Hơn một năm | Justice Laws: Income Tax Act, section 17 Đã kiểm tra |
| Khoản chi phí được khấu trừ còn nợ một người không giao dịch độc lập (non-arm's length): thời điểm cuối năm để xác định có phải tính vào thu nhập hay không Income Tax Act subsection 78(1): nếu đến cuối năm này khoản nợ vẫn chưa được thanh toán, khoản đó được tính vào thu nhập của năm thuế kế tiếp, trừ khi người mắc nợ và chủ nợ nộp một thỏa thuận theo mẫu quy định chậm nhất vào hạn nộp tờ khai của người mắc nợ cho năm kế tiếp đó | Năm thuế thứ hai sau năm phát sinh chi phí | Justice Laws: Income Tax Act, section 78 Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ kinh doanh thông thường Kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà sổ sách và tài liệu hỗ trợ liên quan đến; thời gian lưu giữ có thể dài hơn | Sáu năm | CRA: Nơi lưu giữ hồ sơ, lưu trong bao lâu và cách xin phép hủy hồ sơ sớm Đã kiểm tra |
| Thời gian CRA lưu giữ sau khi công ty giải thể Sau ngày giải thể, đối với hồ sơ chứng minh nghĩa vụ và quyền lợi về thuế của công ty; luật khác có thể yêu cầu lưu giữ lâu hơn | Hai năm | CRA: Nơi lưu giữ hồ sơ, lưu trong bao lâu và cách xin phép hủy hồ sơ sớm Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Mức sở hữu nước ngoài khiến công ty Hoa Kỳ trở thành công ty phải khai báo Form 5472 Ít nhất tỷ lệ này về quyền biểu quyết hoặc giá trị do một người nước ngoài nắm giữ, trực tiếp hoặc gián tiếp, vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế. LLC một thành viên do một người nước ngoài sở hữu toàn bộ được coi là một công ty như vậy. | 25% | IRS: Hướng dẫn Form 5472 Đã kiểm tra |
| Hồ sơ theo section 6038A được lưu giữ ngoài Hoa Kỳ: thời hạn giao cho IRS sau khi có yêu cầu Hồ sơ bắt buộc phải lưu giữ tại Hoa Kỳ có thể được lưu giữ ở nước ngoài nếu công ty giao bản gốc hoặc bản sao được yêu cầu cho IRS trong khoảng thời gian này kể từ ngày có yêu cầu, hoặc chuyển chúng về Hoa Kỳ trong khoảng thời gian đó; một số báo cáo kết quả kinh doanh bắt buộc có thời hạn dài hơn | 60 ngày | eCFR: 26 CFR 1.6038A-3(f)(2) Đã kiểm tra |
| Hồ sơ theo section 6038A được lưu giữ ngoài Hoa Kỳ: thời hạn cung cấp bản dịch sau khi có yêu cầu Thời hạn cung cấp bản dịch của các tài liệu cụ thể sau khi IRS yêu cầu | 30 ngày | eCFR: 26 CFR 1.6038A-3(f)(2) Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- Justice Laws: Income Tax Act, section 230
- Justice Laws: Income Tax Regulations, section 5800
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- CRA: Ai phải nộp tờ khai T2
- Justice Laws: Income Tax Act, section 233.4
- IRS: Hướng dẫn Form 1120
- IRS: Công ty trách nhiệm hữu hạn
- CRA: Information Circular IC71-17R6, Hỗ trợ của cơ quan có thẩm quyền theo các hiệp định thuế của Canada
- Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, Điều IV
- Justice Laws: Income Tax Act, section 250
- Justice Laws: Income Tax Act, section 233.3
- Justice Laws: Income Tax Act, section 160
- CRA: T2 Schedule 100, Thông tin bảng cân đối kế toán
- Revenu Québec: Tờ khai thuế thu nhập công ty (CO-17)
- Alberta: Thuế thu nhập công ty
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- Justice Laws: Income Tax Act, section 261
- CRA: Income Tax Folio S5-F4-C1, Đơn vị tiền tệ dùng để khai thuế thu nhập
- CRA: Đồng tiền chức năng (Functional currency)
- eCFR: 26 CFR 1.985-1, Đồng tiền chức năng
- IRS: Tỷ giá hối đoái trung bình hằng năm
- Justice Laws: Income Tax Act, section 17
- Justice Laws: Income Tax Act, section 78
- eCFR: 26 CFR 1.267(a)-3, Các khoản nợ phải trả cho bên liên quan ở nước ngoài
- CRA: Chỉ số thông tin tài chính chung (GIFI)
- CRA: Nơi lưu giữ hồ sơ và thời hạn lưu giữ
- eCFR: 26 CFR 1.6038A-3, Lưu giữ hồ sơ
- eCFR: 26 CFR 1.6038A-1, Yêu cầu chung và định nghĩa
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.