Cách tự trả tiền cho mình từ công ty Hoa Kỳ khi bạn không cư trú

Tôi có những cách nào để rút tiền từ LLC hoặc công ty tại Hoa Kỳ?

Các lựa chọn của bạn trước hết phụ thuộc vào cách công ty Hoa Kỳ bị đánh thuế. LLC một thành viên chưa chọn cách đánh thuế như công ty nói chung là một phần của tờ khai của chủ sở hữu về thuế thu nhập liên bang. C corporation là người nộp thuế riêng, kể cả khi bạn sở hữu toàn bộ cổ phần (IRS: LLC một thành viên; IRS: tự trả tiền cho mình).

Hãy kiểm tra cách phân loại thuế liên bang của LLC trước khi chọn phương thức. LLC đã chọn cách đánh thuế như công ty thì áp dụng quy tắc của công ty cho các khoản thanh toán. LLC lập lựa chọn này trên Form 8832, do chủ sở hữu hoặc cán bộ điều hành (officer) hay người quản lý được ủy quyền ký. Ngày có hiệu lực thông thường không quá 75 ngày trước ngày nộp hoặc 12 tháng sau ngày nộp (IRS: Form 8832). LLC nhiều chủ sở hữu thường theo quy tắc của hợp danh, được trình bày trong phần khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài.

Khoản phân phối từ LLC một thành viên của tôi có bị đánh thuế hoặc khấu trừ không?

Khoản rút vốn từ LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế đến chủ sở hữu nước ngoài nói chung không phải là cổ tức chịu thuế riêng và bản thân nó không làm phát sinh khấu trừ thuế cổ tức. Chủ sở hữu khai mọi thu nhập kinh doanh chịu thuế tại Hoa Kỳ, dù tiền còn ở trong LLC hay được chuyển sang tài khoản cá nhân (IRS: LLC một thành viên; IRS: Publication 519).

Sự khác biệt này quan trọng khi tiền mặt và lợi nhuận không bằng nhau. Rút ít hơn số LLC kiếm được không làm hoãn thuế trên thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Rút nhiều hơn lợi nhuận hiện tại tự nó không tạo ra một khoản thu nhập thứ hai. Hãy lập sổ theo dõi các khoản góp vốn, rút vốn, khoản vay, thu nhập kinh doanh và chi tiêu cá nhân của bạn. LLC bị bỏ qua về thuế do người nước ngoài sở hữu vẫn có thể phải khai các khoản góp vốn và phân phối của chủ sở hữu trên Form 5472, kể cả khi bản thân khoản rút vốn không bị khấu trừ thuế thu nhập (IRS: Hướng dẫn Form 5472). Thu nhập của LLC có chịu thuế đối với bạn tại Hoa Kỳ hay không là một câu hỏi riêng, được trình bày trong khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.

Cổ tức từ C corporation của tôi bị khấu trừ bao nhiêu thuế Hoa Kỳ?

C corporation tại Hoa Kỳ nói chung khấu trừ 30% trên cổ tức có nguồn Hoa Kỳ trả cho cá nhân không cư trú, trừ khi hiệp định thuế quy định mức thấp hơn và công ty có hồ sơ hợp lệ trước khi trả (IRS: Publication 515). Khấu trừ tính trên tổng cổ tức, và công ty có thể phải chịu trách nhiệm nếu không khấu trừ.

Với cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi của cổ tức, IRS Treaty Table 1 cho thấy các mức thuế cổ tức chung dưới đây. Nơi cư trú và các điều kiện riêng của hiệp định quyết định mức thuế. Chỉ riêng quốc tịch thì không.

Đây là các mức thuế đối với cá nhân nhận cổ tức thông thường. Cột cổ tức trực tiếp có mức thấp hơn trong bảng có điều kiện sở hữu riêng và nói chung dành cho cổ đông là công ty. Hiệp định Hoa Kỳ-Trung Quốc không áp dụng cho Hong Kong, Macau hoặc Đài Loan (IRS: Publication 5876). Cổ tức nói chung không được công ty khấu trừ, nên thuế thu nhập công ty và khấu trừ thuế cổ tức là hai lớp thuế riêng (IRS: Publication 542).

Tôi xin mức thuế thấp hơn theo hiệp định bằng Form W-8BEN như thế nào?

Nếu bạn đủ điều kiện là cá nhân cư trú của một nước có hiệp định, hãy đưa Form W-8BEN đã hoàn tất cho công ty Hoa Kỳ trước khi công ty trả cổ tức. Đừng gửi form này cho IRS. Công ty phải có hồ sơ đáng tin cậy để áp dụng mức thấp hơn (IRS: Hướng dẫn W-8BEN; IRS: Publication 515).

Trước hết, hãy xác nhận nơi cư trú theo hiệp định liên quan và mức thuế cho cổ tức. Sau đó đưa cho công ty địa chỉ cư trú thường trú, nước có hiệp định ở line 9, và mã số thuế Hoa Kỳ hoặc nước ngoài khi được yêu cầu. Hướng dẫn W-8BEN cho biết mã số thuế nước ngoài thường giúp bạn không cần ITIN của Hoa Kỳ để hưởng ưu đãi hiệp định đối với cổ tức của công ty tư nhân. Hãy giữ form đã ký và bằng chứng cư trú cùng hồ sơ cổ tức. Form W-8BEN nói chung hết hạn vào ngày cuối cùng của năm dương lịch thứ ba kế tiếp. Hãy gia hạn trước khi nhận cổ tức sau đó nếu cần. Nếu bạn chuyển ra ngoài nước có hiệp định hoặc trở thành người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ, hãy thông báo cho công ty trong vòng 30 ngày và cung cấp Form W-8BEN mới hoặc form thay thế phù hợp. Nếu bạn là pháp nhân nước ngoài chứ không phải cá nhân, form phù hợp nói chung là W-8BEN-E. W-8BEN không phải là form dành cho công dân Hoa Kỳ hoặc người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ (IRS: form W-8BEN; hướng dẫn).

Form W-8BEN không biến một khoản thanh toán của công ty thành cổ tức và không áp dụng cho tiền công làm việc tại Hoa Kỳ. Hãy kiểm tra bản chất thực tế của khoản thanh toán trước. Nếu bạn là bên liên quan của công ty trả tiền, nhận từ công ty hơn $500.000 trong một năm dương lịch và hiệp định có điều khoản giới hạn ưu đãi (limitation-on-benefits), bạn nói chung nộp Form 8833 cùng tờ khai thuế (IRS: Hướng dẫn Form 8833).

Công ty có thể trả cho tôi tiền lương hoặc phí cho công việc tôi làm ở nước ngoài không?

Có, công ty Hoa Kỳ có thể trả tiền cho công việc thực tế được thực hiện ở nước ngoài. Khoản trả cho dịch vụ thực sự được thực hiện ngoài Hoa Kỳ bởi người không cư trú nói chung có nguồn nước ngoài, và không bị khấu trừ thuế thu nhập liên bang trên tiền lương chỉ vì bên trả là công ty Hoa Kỳ. Nếu công ty trả trước và không thể xác định công việc sẽ được thực hiện ở đâu, khoản thanh toán được xem là có nguồn Hoa Kỳ khi trả (IRS: Publication 515).

Công ty phải phân loại đúng mối quan hệ. Cán bộ điều hành của công ty thực hiện dịch vụ đáng kể nói chung là nhân viên, và việc gọi khoản trả là phí nhà thầu không quyết định cách tính thuế. Khoản trả cho cán bộ điều hành phải phù hợp với nhiệm vụ thực tế. Khoản trả quá mức có thể bị xem là khoản phân phối, và IRS có thể điều chỉnh tờ khai vì nộp thiếu (IRS: tự trả tiền cho mình; IRS: Publication 542). Hãy ghi lại nơi bạn làm việc mỗi ngày và các dịch vụ đã thực hiện.

Khoản trả có nguồn nước ngoài vẫn có thể phát sinh vấn đề thuế lương. Thuế An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ có thể áp dụng cho nhân viên của người sử dụng lao động Hoa Kỳ làm việc ở nước ngoài, trong khi hiệp định An sinh Xã hội có thể chỉ định một nước để tham gia bảo hiểm (IRS: làm việc ở nước ngoài). Nước nơi bạn làm việc cũng có thể đặt ra nghĩa vụ về thuế lương hoặc nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Cách tính thuế của nước đó nằm ngoài hướng dẫn về Hoa Kỳ này.

Điều gì thay đổi nếu tôi làm việc khi đang ở Hoa Kỳ?

Công việc thực hiện trực tiếp tại Hoa Kỳ nói chung tạo ra thu nhập có nguồn Hoa Kỳ, kể cả khi bạn sống ở nước ngoài, ký hợp đồng ở nước ngoài hoặc nhận tiền vào tài khoản nước ngoài. Hãy chia thu nhập giữa công việc tại Hoa Kỳ và ở nước ngoài bằng hồ sơ ngày làm việc có thể chứng minh khi dịch vụ diễn ra ở cả hai nơi (IRS: Publication 515).

Tiền lương của nhân viên tại Hoa Kỳ nói chung theo quy tắc khấu trừ thuế lương. Phí dịch vụ độc lập có nguồn Hoa Kỳ trả cho người không cư trú nói chung bị khấu trừ, trừ khi có ngoại lệ hoặc yêu cầu theo hiệp định được lập hồ sơ đúng. Form W-8BEN không phải là form để xin miễn khấu trừ cho thu nhập từ dịch vụ cá nhân tại Hoa Kỳ. Hãy dùng Form 8233 để xin miễn khấu trừ theo hiệp định cho khoản trả từ dịch vụ cá nhân tại Hoa Kỳ. Tiền lương của nhân viên trong các trường hợp khác dùng Form W-4 để khấu trừ lũy tiến (IRS: Publication 515; IRS: Hướng dẫn W-8BEN). Việc miễn theo hiệp định phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nhất là khi bên trả tiền là chính công ty Hoa Kỳ của bạn. Hãy theo dõi số ngày làm việc tại Hoa Kỳ trước khi nhận tiền và rà soát cách tính thuế lương và hiệp định vào lúc đó. Số ngày của bạn cũng có thể ảnh hưởng đến tình trạng cư trú về thuế tại Hoa Kỳ.

Tôi có thể vay từ công ty, hoặc cho công ty vay tiền và tính lãi không?

C corporation có thể cho vay hoặc đi vay thật, nhưng khoản vay phải trông và vận hành như một khoản nợ: ghi lại gốc, lãi, ngày trả và các lần trả thực tế. Một khoản ứng trước mà không thực sự kỳ vọng được hoàn trả có thể bị xem là khoản phân phối hoặc tiền công. Lãi suất thấp hơn lãi suất liên bang áp dụng cũng có thể tạo ra một khoản thanh toán được coi như đã trả (IRS: tự trả tiền cho mình; IRS: Publication 542).

Nếu bạn cho công ty Hoa Kỳ của mình vay, việc hoàn trả gốc khác với tiền lãi công ty trả cho bạn. Tiền lãi có nguồn Hoa Kỳ trả cho chủ sở hữu nước ngoài nói chung bị khấu trừ, trừ khi có miễn trừ hoặc mức thuế theo hiệp định. Miễn trừ lãi danh mục đầu tư (portfolio interest) không áp dụng khi bên cho vay nước ngoài sở hữu từ 10% quyền biểu quyết của công ty trở lên, vì vậy chủ sở hữu duy nhất không nên cho rằng tiền lãi được miễn (IRS: Publication 515). Các khoản trả lãi và số dư khoản vay với chủ sở hữu nước ngoài là bên liên quan cũng có thể là giao dịch phải khai trên Form 5472 (IRS: Hướng dẫn Form 5472). Với LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế, việc chuyển tiền giữa chủ sở hữu và LLC thông thường không tạo ra khoản vay thuế thu nhập riêng giữa hai người nộp thuế. Hãy giữ hồ sơ để phân biệt giữa tiền chủ sở hữu rót vào và nợ vay từ bên ngoài.

Nếu công ty trả chi phí cá nhân của tôi, hoặc tôi rút nhiều hơn lợi nhuận của công ty thì sao?

Chi phí cá nhân được trả qua LLC bị bỏ qua về thuế nói chung là khoản rút vốn của chủ sở hữu, không phải chi phí kinh doanh được khấu trừ. Thu nhập kinh doanh vẫn là thu nhập của chủ sở hữu ngay khi phát sinh (IRS: chi phí cá nhân).

Với C corporation, việc trả hóa đơn cá nhân của cổ đông có thể là khoản phân phối ngầm hoặc tiền công, kể cả khi chưa chính thức công bố cổ tức. Rút nhiều hơn lợi nhuận năm nay không tự động khiến khoản thanh toán được miễn thuế. Cổ tức có thể lấy từ earnings and profits (E&P, thước đo lợi nhuận theo luật thuế) của năm nay hoặc các năm trước, và công ty phải tự tính số này. Chỉ sau khi các khoản đó đã dùng hết, một khoản phân phối thông thường mới làm giảm giá gốc đầu tư của bạn vào cổ phiếu (stock basis). Phần vượt có thể là lãi (IRS: Topic 404; 26 USC 301). Công ty không nên gọi một khoản thanh toán là hoàn vốn miễn thuế chỉ dựa trên số dư ngân hàng hoặc khoản lỗ của năm hiện tại. Quy tắc liên bang nói chung yêu cầu khấu trừ trên toàn bộ khoản phân phối của công ty, trừ khi bên trả áp dụng đúng một ngoại lệ dựa trên ước tính hợp lý về E&P. Nếu công ty là hoặc gần đây là công ty nắm giữ bất động sản tại Hoa Kỳ (US real property holding corporation), các quy tắc khấu trừ riêng về bất động sản cũng có thể áp dụng cho khoản hoàn vốn (26 CFR 1.1441-3). Hãy đối chiếu E&P của công ty, giá gốc cổ phiếu, các khoản vay và chi phí cá nhân trước khi phân loại khoản thanh toán.

Công ty phải nộp những form nào khi trả tiền cho tôi?

Việc nộp form phụ thuộc vào bản chất của khoản thanh toán. Form 1042-S khai nhiều khoản thanh toán có nguồn Hoa Kỳ cho người nước ngoài, kể cả khi hiệp định giảm khấu trừ xuống bằng không. Form 5472 khai một số giao dịch giữa chủ sở hữu nước ngoài và công ty Hoa Kỳ thuộc diện phải khai (IRS: Hướng dẫn Form 1042-S; IRS: Hướng dẫn Form 5472).

Form 1042-S và Form 5472 có thể cùng áp dụng cho một khoản thanh toán. Form này không thay thế form kia. Về chi tiết góp vốn và phân phối của LLC, xem nộp hồ sơ cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu. Về các hồ sơ hằng năm khác của công ty, xem nộp hồ sơ cho C corporation do người nước ngoài sở hữu.

Ví dụ

Số tiền đô la Hoa Kỳ minh họa. Một người không cư trú sở hữu toàn bộ một C corporation tại Hoa Kỳ và cư trú tại Trung Quốc theo hiệp định thuế. Công ty công bố cổ tức US$20.000. Nếu chủ sở hữu đủ điều kiện hưởng mức thuế theo hiệp định với Trung Quốc và đưa cho công ty Form W-8BEN hợp lệ trước khi nhận tiền, mức thuế cổ tức chung trong IRS Table 1 là 10%: công ty khấu trừ US$2.000 và trả US$18.000. Nếu không có yêu cầu hợp lệ theo hiệp định, khấu trừ theo mức thông thường 30% sẽ là US$6.000 và số tiền mặt nhận được là US$14.000. Công ty nộp Form 1042-S và Form 1042 cho khoản cổ tức: Form 1042-S ghi US$20.000 tổng số ở box 2 và US$2.000 đã khấu trừ ở box 7a (IRS: Form 1042-S). Công ty kiểm tra xem Form 5472 có áp dụng cho các giao dịch với chủ sở hữu hay không. Cổ tức không làm giảm thu nhập chịu thuế của chính công ty.

Trường hợp của bạn khác?

• LLC của bạn có nhiều chủ sở hữu: việc phân bổ và khấu trừ của hợp danh theo quy tắc khác. Xem khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài.
• Bạn cần biết thu nhập của LLC có chịu thuế tại Hoa Kỳ hay không: điều đó phụ thuộc vào hoạt động và nguồn thu nhập của LLC. Xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.
• Bạn sống ở Canada: cách tính thuế Canada đối với tiền lương, cổ tức và khoản vay của chủ sở hữu cần được phân tích riêng. Xem tự trả tiền cho mình từ công ty Hoa Kỳ khi là người cư trú Canada và chủ sở hữu Canada của LLC Hoa Kỳ.
• Bạn đang cân nhắc S corporation: việc sở hữu bởi người không cư trú làm thay đổi các cấu trúc có thể chọn. Xem thành lập và điều hành công ty từ nước ngoài.
• Bạn đã làm việc tại Hoa Kỳ, bỏ sót khấu trừ, hoặc có khoản vay của chủ sở hữu không có hồ sơ: hãy tập hợp lịch ngày làm việc, bằng chứng cư trú theo hiệp định, W-8BEN, hồ sơ trả tiền, nghị quyết cổ tức, bảng E&P, giá gốc cổ phiếu, hợp đồng vay và sao kê ngân hàng cho một rà soát thuế xuyên biên giới.