Giải thể Delaware C corp: thứ tự, thuế cuối cùng và điều lệ vô hiệu

Thứ tự giải thể Delaware C corp là gì?

Phê duyệt, thông báo cho IRS, hoàn tất nghĩa vụ với Delaware, nộp giấy chứng nhận, rồi thanh lý công ty và nộp các tờ khai cuối cùng. Delaware sẽ không chấp nhận giấy chứng nhận giải thể cho đến khi thuế đặc quyền kinh doanh và các báo cáo hằng năm đã được nộp đầy đủ (8 Del. C. §277).

Corporation không còn tài sản, đã ngừng kinh doanh và mỗi năm chỉ nợ mức thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu có thể nộp giấy chứng nhận dạng rút gọn thay thế, với lệ phí $50; trước đó phải nộp thuế đặc quyền kinh doanh và các khoản phí đến hết năm nộp hồ sơ (mẫu rút gọn của Delaware).

Trường hợp không còn đơn giản khi công ty có nhân viên, khoản nợ chưa trả, tiền của nhà đầu tư còn phải hoàn lại, tài sản cần bán, chủ sở hữu ở nước ngoài, hoặc đã bỏ lỡ hồ sơ của Delaware hay liên bang. Những việc này cần đánh giá, và sai sót có thể kéo theo trách nhiệm của giám đốc và cổ đông.

Hãy chuẩn bị certificate of incorporation và các bản sửa đổi, bảng cơ cấu cổ phần (cap table), hồ sơ của hội đồng quản trị và cổ đông, các thông báo thuế đặc quyền kinh doanh Delaware, các tờ khai liên bang và tiểu bang gần nhất, danh sách chủ nợ và hợp đồng, và mọi đăng ký tại các tiểu bang. Về tiền lương, thuế bán hàng và EIN, hãy dùng danh sách việc cần làm chung khi đóng công ty.

Ai phải phê duyệt: hội đồng quản trị, cổ đông, hay văn bản đồng ý?

Thông thường là cả hội đồng quản trị lẫn cổ đông. Đa số toàn bộ hội đồng quản trị thông qua nghị quyết, sau đó những người nắm đa số cổ phần đang lưu hành có quyền biểu quyết phê duyệt (§275(a)–(b)).

Có hai cách để không phải họp cổ đông:

• Văn bản đồng ý của đa số. Trừ khi certificate of incorporation quy định khác, các cổ đông nắm số phiếu cần thiết tại cuộc họp có thể hành động bằng văn bản đồng ý có chữ ký, kèm thông báo kịp thời cho những cổ đông không ký (§228).
• Văn bản đồng ý nhất trí. Nếu tất cả cổ đông có quyền biểu quyết đồng ý bằng văn bản, việc giải thể có thể được cho phép mà không cần hội đồng quản trị hành động (§275(c)).

Certificate of incorporation có thể yêu cầu tỷ lệ phiếu cao hơn, kể cả cuộc bỏ phiếu riêng của một loại hoặc một dòng cổ phần (§102(b)(4)). Công ty có vốn đầu tư mạo hiểm nên đọc điều lệ để xem các quy định biểu quyết của cổ phần ưu đãi trước khi dựa vào đa số đơn giản. Nghị quyết của hội đồng quản trị cũng có thể cho phép hội đồng sau này hủy việc giải thể mà không cần cổ đông bỏ phiếu lại (§275(e)).

Có cách nhanh hơn nếu chúng tôi chưa từng phát hành cổ phần hoặc chưa bắt đầu kinh doanh không?

Có. Corporation chưa phát hành cổ phần, hoặc chưa bắt đầu kinh doanh, có thể nộp giấy chứng nhận theo §274 do đa số người sáng lập (incorporator) hoặc giám đốc ký. Không cần cổ đông bỏ phiếu.

Giấy chứng nhận nêu, trong số các nội dung khác, rằng vốn đã góp (trừ chi phí cần thiết) đã được hoàn lại, rằng mọi khoản nợ đã được trả nếu công ty đã bắt đầu kinh doanh mà chưa phát hành cổ phần, và rằng mọi giấy chứng nhận cổ phiếu đã được nộp lại và hủy nếu cổ phần đã được phát hành mà công ty chưa từng kinh doanh. Delaware có các mẫu §274 riêng cho trường hợp "trước khi phát hành cổ phần" và "trước khi bắt đầu kinh doanh" (các mẫu của Delaware). Lệ phí nộp hồ sơ vẫn là $224, và Delaware vẫn yêu cầu nộp trước mọi báo cáo thuế đặc quyền kinh doanh hằng năm áp dụng (mẫu §274 của Delaware).

Chỉ phát hành cổ phần cho nhà sáng lập không loại trừ §274 nếu công ty chưa từng bắt đầu kinh doanh. Công ty đã vừa phát hành cổ phần vừa bắt đầu kinh doanh thì dùng §275.

Về liên bang, corporation chưa hoàn tất việc tổ chức, không kinh doanh và không có thu nhập có thể xin IRS miễn nghĩa vụ nộp tờ khai, nhưng chỉ sau khi trình bày các sự việc đó (26 CFR 1.6012-2(a)(2)).

Vì sao phải nộp thuế đặc quyền kinh doanh và báo cáo hằng năm cuối cùng trước?

Luật Delaware không cho giải thể cho đến khi corporation nộp toàn bộ thuế đặc quyền kinh doanh, kể cả thuế cho cả tháng dương lịch mà việc giải thể có hiệu lực, và nộp mọi báo cáo hằng năm, kể cả báo cáo cuối cùng của năm đó (§277). Division of Corporations đề nghị các corporation đang giải thể liên hệ Franchise Tax Section trước khi nộp hồ sơ để xác nhận khoản phải nộp (thông tin về thuế đặc quyền kinh doanh của Delaware).

Thuế của một phần năm được tính theo tỷ lệ với thời gian corporation tồn tại (§503(d)). Theo phương pháp vốn mệnh giá giả định (assumed par value), mức tối thiểu cả năm là $400, còn theo phương pháp số cổ phần được phép phát hành (authorized shares) là $175; phí báo cáo hằng năm là $50. Khoản thuế lớn trên thông báo gửi một startup thường là do phương pháp số cổ phần được phép phát hành; hãy xem cách tính thuế đặc quyền kinh doanh Delaware trước khi nộp.

Chúng tôi có nên nộp giấy chứng nhận trước ngày 31 tháng 12 không?

Nếu công ty đã sẵn sàng, giấy chứng nhận có hiệu lực vào tháng 12 giữ việc giải thể trong phạm vi báo cáo và thuế của một năm. Báo cáo hằng năm cuối cùng là báo cáo của năm mà việc giải thể có hiệu lực (§277).

Giấy chứng nhận nộp sau khi năm mới bắt đầu vẫn cần báo cáo và thuế của năm trước, đến hạn ngày 1 tháng 3 của năm sau (§502), cộng với báo cáo cuối cùng và thuế tính theo tỷ lệ của năm mới đến hết tháng giải thể. Như vậy là thêm một báo cáo và thêm thuế cho vài tuần tồn tại.

Đừng vội nộp giấy chứng nhận nếu việc phê duyệt, Form 966 hoặc số liệu của Franchise Tax Section chưa chốt. Thời điểm về liên bang là chuyện riêng: năm thuế cuối cùng của corporation kết thúc khi công ty đã ngừng kinh doanh, đã giải thể và không còn tài sản, có thể muộn hơn ngày nộp hồ sơ ở Delaware (xem bên dưới).

Điều gì xảy ra nếu chúng tôi ngừng nộp và điều lệ bị vô hiệu?

Điều lệ vô hiệu không phải là giải thể. Nếu corporation trong 1 năm không nộp thuế đặc quyền kinh doanh hoặc không nộp báo cáo hằng năm đầy đủ, điều lệ của công ty bị vô hiệu và quyền hạn của công ty không còn hiệu lực (§510). Delaware cho biết thuế tiếp tục phát sinh cho đến khi có hồ sơ chấm dứt sự tồn tại của corporation, chẳng hạn giấy chứng nhận giải thể, được nộp (câu hỏi thường gặp của Delaware).

Những gì còn lại khi bỏ mặc công ty:

• Khoản nợ với Delaware. Báo cáo nộp trễ bị phạt $200, và tiền lãi tính ở mức 1,5% mỗi tháng (thông tin về thuế đặc quyền kinh doanh của Delaware).
• Khôi phục tốn kém. Để hoạt động trở lại, bán tài sản với quyền sở hữu rõ ràng, hoặc giải thể đúng cách, corporation phải khôi phục tư cách và nộp thuế đặc quyền kinh doanh, tiền phạt và tiền lãi còn nợ khi bị vô hiệu; nếu bị vô hiệu hơn năm năm, công ty nộp gấp ba lần thuế hằng năm của năm hiện tại thay thế (§312(g)). Xem khôi phục tư cách công ty.
• Tờ khai liên bang. Điều lệ vô hiệu tự nó không chấm dứt nghĩa vụ nộp Form 1120. Quy định chấm dứt nghĩa vụ đó khi corporation đã ngừng kinh doanh và giải thể, không giữ lại tài sản, và không nói điều lệ vô hiệu khớp với điều kiện đó như thế nào (26 CFR 1.6012-2(a)(2)). Công ty vô hiệu mà vẫn giữ tiền mặt, mã nguồn hoặc một quyền đòi nợ là đã giữ lại tài sản, nên vẫn tiếp tục tồn tại về thuế liên bang.
• Không có quy trình xử lý yêu cầu đòi nợ có trật tự. Các thủ tục đối với chủ nợ, vốn có tác dụng bảo vệ giám đốc và cổ đông, áp dụng cho corporation đã giải thể (§§280–282).

Chúng tôi nộp gì cho IRS: Form 966 và Form 1120 cuối cùng?

Hai hồ sơ. Form 966 đến hạn trong vòng 30 ngày sau khi corporation thông qua nghị quyết hoặc kế hoạch giải thể, kèm bản sao có chứng thực của nghị quyết hoặc kế hoạch (26 CFR 1.6043-1). Nếu kế hoạch sau đó được sửa đổi, phải nộp thêm một Form 966 trong vòng 30 ngày kể từ ngày sửa đổi. Nộp cho trung tâm dịch vụ của IRS nơi corporation nộp tờ khai.

Form 1120 cuối cùng bao gồm năm thuế ngắn tính từ đầu năm thuế đến khi corporation đã giải thể và không còn tài sản, với ô "Final return" được đánh dấu tại Item E. Corporation đã giải thể nhìn chung nộp chậm nhất vào ngày 15 của tháng thứ 4 sau ngày giải thể (Hướng dẫn Form 1120). Corporation ghi nhận lãi hoặc lỗ trên tài sản đem chia khi thanh lý hoàn toàn, tính theo giá trị thị trường hợp lý (Form 966).

Tiền mặt hoặc tài sản chi trả cho cổ đông khi thanh lý được báo cáo trên Form 1099-DIV (hướng dẫn); xem hoàn lại tiền cho nhà đầu tư. Danh sách việc cần làm khi đóng doanh nghiệp của IRS cũng nêu tờ khai thuế lương cuối cùng, form cho nhà thầu và việc đóng tài khoản EIN; xem đóng công ty. Công ty có khoản lỗ và có lãi từ việc bán tài sản nên đọc lỗ hoạt động ròng của startup.

Khi nào corporation không còn phải nộp tờ khai?

Khi đã ngừng kinh doanh và giải thể, không giữ lại tài sản. Quy tắc liên bang áp dụng bất kể luật tiểu bang nói gì về việc corporation tiếp tục thanh lý (26 CFR 1.6012-2(a)(2)).

Delaware giữ corporation đã giải thể tồn tại trong ba năm để khởi kiện, bị kiện, bán tài sản, trả nợ và chia phần còn lại (§278). Nếu sau khi nộp giấy chứng nhận vẫn còn tiền mặt hoặc tài sản, corporation vẫn tồn tại về thuế liên bang và tiếp tục nộp tờ khai cho đến khi không còn gì. Một quyền đòi nợ có giá trị mà công ty định khởi kiện cũng được tính là tài sản (26 CFR 1.6012-2(a)(2)).

Còn tiểu bang nơi chúng tôi thực sự hoạt động thì sao?

Delaware corporation đã đăng ký ở tiểu bang khác cũng phải đóng công ty tại đó. Mỗi tiểu bang tự đặt các bước; nhiều nơi yêu cầu tờ khai tiểu bang cuối cùng và hồ sơ rút đăng ký của corporation.

California là một ví dụ: corporation thành lập ở tiểu bang khác "surrender" (từ bỏ đăng ký) thay vì giải thể. Công ty nộp tờ khai cuối cùng có đánh dấu ô final, ngừng kinh doanh tại California, và nộp mẫu surrender cho Secretary of State (văn phòng tiểu bang đăng ký công ty) trong vòng 12 tháng sau tờ khai cuối cùng (Franchise Tax Board). Pháp nhân bị đình chỉ phải được khôi phục trước. Về thuế tối thiểu của California trong năm cuối, xem thuế tối thiểu của California. Thuế bán hàng, tiền lương và các tài khoản tiểu bang khác nằm trong đóng công ty.

Phải trả hoặc để dành những khoản nào trước khi cổ đông nhận được bất cứ thứ gì?

Chủ nợ đứng trước. Corporation đã giải thể phải trả hoặc dự phòng hợp lý cho các yêu cầu đòi nợ đã biết, các vụ kiện đang chờ xử lý, và các yêu cầu có khả năng phát sinh trong vòng 10 năm; chỉ sau đó phần còn lại mới chia cho cổ đông (§281). Nếu tài sản không đủ, các yêu cầu được trả theo thứ tự ưu tiên và các yêu cầu cùng hạng được chia theo tỷ lệ.

Delaware có quy trình thông báo tùy chọn: corporation đặt hạn chót đòi nợ ít nhất 60 ngày sau, đăng và gửi thông báo, có thể từ chối yêu cầu, và đề nghị Court of Chancery ấn định khoản bảo đảm cho các yêu cầu đang chờ xử lý và có khả năng phát sinh. Theo cách này, không được trả cho cổ đông cho đến 150 ngày sau thông báo từ chối cuối cùng (§§280–281). Giám đốc làm theo một trong hai cách không chịu trách nhiệm cá nhân trước những người đòi nợ corporation (§281(c)). Trách nhiệm của cổ đông đối với yêu cầu phát sinh sau đó bị giới hạn ở mức thấp hơn giữa phần theo tỷ lệ của cổ đông trong yêu cầu đó và số tiền họ đã nhận (§282).

Hãy để dành tiền cho các tờ khai liên bang và tiểu bang cuối cùng và mọi khoản thuế lương chưa nộp. Thuế lương đã khấu trừ mà không nộp có thể bị ấn định đối với cá nhân, qua khoản phạt thu hồi quỹ ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty), đối với cán bộ điều hành, giám đốc hoặc bất kỳ ai khác chịu trách nhiệm nộp mà cố ý không nộp (IRS). Cổ đông nhận tài sản của corporation khi giải thể có thể phải chịu trách nhiệm, tối đa bằng số họ đã nhận, về thuế thu nhập liên bang, tiền phạt và tiền lãi chưa nộp của corporation (IRS: IRM 5.17.14). Về việc ai trong số người nắm SAFE, cổ phần ưu đãi và cổ phần phổ thông được trả bao nhiêu, xem hoàn lại tiền cho nhà đầu tư.

Ví dụ

Mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ mang tính minh họa.

Hoàn tất trước cuối năm

Hội đồng quản trị của một startup giai đoạn seed thông qua nghị quyết giải thể vào ngày 10 tháng 11, và cổ đông phê duyệt bằng văn bản đồng ý trong cùng tuần. Công ty nộp Form 966 chậm nhất vào ngày 10 tháng 12. Công ty trả hóa đơn nhà cung cấp cuối cùng, hoàn tất thuế đặc quyền kinh doanh và báo cáo hằng năm cuối cùng với Delaware, và nộp giấy chứng nhận vào ngày 15 tháng 12. Công ty trả khoản tiền cuối cùng US$40.000 cho cổ đông vào ngày 20 tháng 12 và không còn giữ gì sau đó. Form 1120 cuối cùng của công ty bao gồm từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 20 tháng 12 và đến hạn vào ngày 15 tháng 4.

Chờ đến tháng 2

Cũng công ty đó giữ lại đủ tiền mặt để trả Delaware và nộp giấy chứng nhận vào ngày 10 tháng 2. Trước khi Delaware chấp nhận, công ty phải nộp báo cáo hằng năm của năm trước và nộp thuế của năm đó (giả sử US$400 cộng phí báo cáo), rồi nộp báo cáo cuối cùng và nộp thuế cho tháng 1 và tháng 2. Vì chưa giải thể và vẫn giữ tiền mặt sang năm mới, công ty nộp Form 1120 cả năm cho năm trước và một Form 1120 cuối cùng từ ngày 1 tháng 1 đến ngày công ty đã giải thể và không còn giữ gì.

Để mặc cho điều lệ bị vô hiệu

Nhà sáng lập ngừng nộp cho Delaware vào năm 2023, và điều lệ bị vô hiệu vào năm sau đó. Năm 2026, một bên mua đề nghị US$50.000 để mua mã nguồn nhưng muốn có quyền sở hữu rõ ràng từ một công ty có tình trạng hoạt động hợp lệ. Công ty phải khôi phục tư cách trước và nộp thuế đặc quyền kinh doanh, tiền phạt và tiền lãi đã đến hạn khi bị vô hiệu, cộng với thuế của năm hiện tại. Vì công ty vẫn giữ mã nguồn, công ty cũng vẫn phải nộp Form 1120 cho từng năm.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn cần danh sách đầy đủ về tiền lương, thuế bán hàng và EIN: dùng đóng công ty.
• Hóa đơn thuế đặc quyền kinh doanh có vẻ quá cao: hãy tính lại với thuế đặc quyền kinh doanh Delaware.
• Điều lệ đã bị vô hiệu: xem khôi phục tư cách công ty, và nhận hỗ trợ về thuế công ty cho các tờ khai đã bỏ lỡ.
• Còn tiền cho người nắm SAFE và cổ phần ưu đãi: xem hoàn lại tiền cho nhà đầu tư và hỗ trợ về thuế công ty.
• Chủ sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ: xem đóng một corporation Hoa Kỳ từ nước ngoài.
• Bạn muốn khấu trừ khoản lỗ trên cổ phần của mình: xem khấu trừ cổ phần trong startup thất bại.
• Bạn đang bán tài sản và có khoản lỗ để sử dụng: xem lỗ hoạt động ròng của startup.
• Công ty từng hoạt động tại California: xem thuế tối thiểu của California.
• Có liên quan đến nhân viên, thuế chưa nộp, tiền của nhà đầu tư hoặc hồ sơ bị bỏ lỡ: hãy nhận hỗ trợ về thuế công ty trước khi nộp giấy chứng nhận.