Quy tắc Augusta (14 ngày): cho công ty thuê nhà của bạn

Các điều kiện của quy tắc Augusta là gì?

Chủ nhà cho thuê ngôi nhà mình đang ở dưới 15 ngày trong năm thuế thì không tính tiền thuê vào thu nhập. Section 280A(g) quy định tiền thuê không nằm trong tổng thu nhập và không được khấu trừ khoản nào vì việc cho thuê đó. Publication 527 bổ sung rằng tiền thuê và chi phí cho thuê không khai trên Schedule E, còn tiền lãi vay mua nhà và thuế bất động sản vẫn khai trên Schedule A như thường lệ. Mọi người gọi đây là quy tắc Augusta hoặc quy tắc 14 ngày.

Để công ty thuê nhà của bạn theo cách này:

• Bạn dùng ngôi nhà làm nơi ở. Khi cho thuê dưới 15 ngày, section 280A(d) coi ngôi nhà là nơi ở nếu bạn tự dùng nhà hơn 14 ngày trong năm. Nhà ở chính đáp ứng điều kiện này. Nhà thứ hai chỉ đáp ứng khi bạn tự dùng hơn 14 ngày.
• Việc cho thuê là thật. Một người nộp thuế riêng, không phải bạn, dùng ngôi nhà vào những ngày đã ghi rõ và trả tiền để dùng.
• Tổng số ngày cho thuê ngôi nhà dưới 15 ngày. Mọi ngày cho bất kỳ ai thuê đều được tính, không chỉ những ngày cho công ty thuê.
• Để công ty được khấu trừ, việc sử dụng phải phục vụ kinh doanh, tiền thuê hợp lý, có thanh toán và có hồ sơ. S corporation hoặc hợp danh còn chịu thêm quy định ở phần tiếp theo.

Trường hợp cần chuyên gia xem xét trước nhất: tiền thuê đã trả, hoặc dự định trả trước cuối năm, mà không có thỏa thuận ghi ngày, mục đích kinh doanh hay mức giá trong hồ sơ, hoặc S corporation hay hợp danh đã khấu trừ tiền thuê đó. Những hồ sơ này rất khó tạo lại sau đó.

Điều gì khác khiến trường hợp không đơn giản. Luật chỉ điều chỉnh phía chủ nhà. Khoản khấu trừ của công ty dựa trên các quy định chung về chi phí kinh doanh và trên sự việc cụ thể, và không ấn phẩm nào của IRS đặt mức giá theo ngày, phương pháp hay giấy tờ bắt buộc. Trường hợp cần chuyên gia đánh giá khi ngôi nhà còn được cho người khác thuê, bên thuê là hợp danh hoặc LLC một chủ sở hữu, hoặc tiền lương của chủ sở hữu thấp. Trang này nói về thuế thu nhập liên bang; quy định của tiểu bang có thể khác.

Cần chuẩn bị: tài liệu thành lập pháp nhân (và đơn bầu chọn S, nếu có), lịch ghi mọi ngày nhà được cho bất kỳ ai thuê, chương trình họp và biên bản, báo giá bằng văn bản từ các địa điểm họp tại địa phương, và hồ sơ ngân hàng của từng khoản thanh toán.

Tôi có thể tính tiền thuê nhà của mình cho công ty của tôi không?

Công ty không phải là S corporation có thể khấu trừ tiền thuê nhà của bạn khi ngôi nhà được dùng cho hoạt động của công ty và tiền thuê hợp lý. Section 162(a)(3) cho phép khấu trừ tiền thuê tài sản dùng cho hoạt động kinh doanh, và Publication 334 nêu rằng doanh nghiệp không được khấu trừ tiền thuê không hợp lý.

S corporation hoặc hợp danh chịu thêm một quy định. Section 280A(a) không cho phép khấu trừ đối với nơi ở do cá nhân hoặc S corporation sử dụng làm nơi ở, và section 280A(f)(2) coi việc cổ đông dùng nhà cho mục đích cá nhân là việc S corporation tự dùng. Hướng dẫn Form 1120-S nêu: "Không khấu trừ tiền thuê nơi ở do bất kỳ cổ đông nào ở vì mục đích cá nhân" (Line 11). Hướng dẫn Form 1065 nêu điều tương tự về nơi ở do thành viên hợp danh sử dụng (Line 13). C corporation nằm ngoài section 280A(a), và hướng dẫn Form 1120 của C corporation không có câu như vậy ở dòng tiền thuê. Không nguồn nào chúng tôi xem xét nói rằng việc dùng nhà để kinh doanh trong những ngày cho thuê sẽ gỡ giới hạn này cho S corporation hoặc hợp danh. Hãy coi khoản khấu trừ của công ty loại đó là chưa rõ ràng và nhờ CPA xem xét trước khi khai. Khoản loại trừ của chính bạn theo section 280A(g) không phụ thuộc vào điều này.

Section 280A(g) không đề cập đến công ty, nên khoản khấu trừ của công ty không tự động có. Khoản này vững hơn khi:

• Có mục đích kinh doanh. Cuộc họp hội đồng quản trị, họp cổ đông hoặc buổi lập kế hoạch có chương trình là sử dụng cho kinh doanh. Bữa tối gia đình thì không. Với một cổ đông duy nhất, không nguồn nào của IRS nói cuộc họp cần bao nhiêu người dự: chương trình họp, các quyết định đã đưa ra và sản phẩm công việc là những điều có sức nặng, còn cuộc họp chỉ có mình bạn, không chương trình và không quyết định, là trường hợp yếu.
• Tiền thuê hợp lý. Xem phần về tiền thuê bên dưới.
• Sự kiện không mang tính cá nhân hay giải trí. Section 262 không cho phép khấu trừ chi phí cá nhân, sinh hoạt và gia đình. Section 274(a) không cho phép khấu trừ hoạt động thường được coi là giải trí, tiêu khiển hoặc vui chơi, và cơ sở dùng cho hoạt động đó.
• Tiền thuê được trả và ghi sổ là tiền thuê. Xem phần về thanh toán bên dưới.

Pháp nhân nào có thể thuê nhà theo quy tắc Augusta?

Quy tắc cần hai người nộp thuế riêng biệt: chủ nhà và bên thuê có trả tiền. S corporation và C corporation là những người nộp thuế riêng. Hợp danh được coi là riêng đối với các khoản thanh toán cho thành viên hợp danh hành động như người ngoài (section 707(a)(1)), nên mỗi loại đều có thể là bên thuê. Doanh nghiệp một chủ, hoặc LLC một chủ sở hữu không bầu chọn chịu thuế như công ty thì không thể: chủ sở hữu sẽ trả tiền thuê cho chính mình.

Bao nhiêu ngày được tính vào giới hạn 14 ngày?

Ngôi nhà phải được cho thuê dưới 15 ngày trong năm thuế, nghĩa là tối đa 14 ngày. Section 280A(g) tính mọi ngày nhà thực sự được cho thuê, bất kể bên thuê là ai. Các ngày cho công ty thuê, cho khách trên nền tảng cho thuê, cho đoàn làm phim hay cho hàng xóm được cộng vào một tổng duy nhất cho ngôi nhà đó.

• Một phần của ngày. Luật và Publication 527 không nói cách tính một cuộc họp hai giờ. Cách thận trọng là tính mỗi ngày dương lịch có cho thuê, dù chỉ một phần, là một ngày.
• Nhiều hơn một ngôi nhà. Luật áp dụng cho từng nơi ở, nên mỗi ngôi nhà có số ngày riêng.

Tiền thuê nào là hợp lý theo quy tắc Augusta?

Tiền thuê đứng vững khi bằng mức mà một bên không liên quan sẽ tính cho cùng không gian và cách sử dụng đó. Publication 334 nêu rằng tiền thuê trả cho người có liên quan là hợp lý nếu bằng số tiền bạn sẽ trả cho người lạ để dùng cùng tài sản đó. Publication 527 dùng cùng thước đo ở phía chủ nhà: giá thuê công bằng thường là mức mà một người không liên quan đến bạn sẵn sàng trả. Không nguồn nào của IRS đặt mức giá theo ngày, nên con số là vấn đề của sự việc cụ thể.

Để chứng minh con số:

1. Lấy báo giá bằng văn bản hoặc bảng giá niêm yết từ hai hoặc ba địa điểm tại địa phương có không gian tương đương: sức chứa, giờ và dịch vụ tương tự.
2. Tính giá cho phần công ty thực sự dùng, chẳng hạn một phòng trong giờ họp, chứ không phải cả căn nhà trong cả ngày.
3. Ghi ngày vào các báo giá và lưu cùng thỏa thuận thuê.

Dấu hiệu cho thấy tiền thuê không hợp lý:

• Mức giá cao hơn nhiều so với các báo giá tại địa phương, hoặc giá cả căn nhà cả ngày cho một cuộc họp ngắn trong một phòng.
• Mức giá hoặc số ngày được chọn để chuyển một khoản tiền mục tiêu cho chủ sở hữu, thay vì khớp với các cuộc họp đã tổ chức.
• Tiền lương thấp đi kèm tiền thuê cao. IRS nêu rằng họ có thể phân loại lại các khoản trả cho cổ đông kiêm nhân viên từ khoản phân phối không phải tiền lương thành tiền lương. Trang đó không đề cập tiền thuê. Xem tiền lương của chủ S corporation.

Cần có hồ sơ nào trước và sau mỗi ngày cho thuê?

Hồ sơ phải cho thấy việc cho thuê đã được lên kế hoạch, việc sử dụng cho kinh doanh đã diễn ra và tiền thuê đã được trả. Không có đạo luật hay ấn phẩm nào của IRS yêu cầu đúng những tài liệu này. Đây là bằng chứng mà Publication 583 và section 6001 hướng tới: tài liệu chứng minh số tiền đã trả và đó là chi phí kinh doanh, cùng hồ sơ đủ để cho thấy có phải nộp thuế hay không. Hãy giữ chúng cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai (thời gian IRS có quyền kiểm tra tờ khai): thường là 3 năm sau khi nộp tờ khai, lâu hơn trong một số trường hợp (Publication 583, Table 3).

Công ty phải trả tiền thuê khi nào?

Công ty nên trả tiền thuê trong năm thuế của các ngày thuê, bằng khoản thanh toán truy vết được từ tài khoản của công ty đến chủ sở hữu. Quy tắc trì hoãn chủ yếu quan trọng với công ty khấu trừ chi phí trước khi trả (phương pháp dồn tích); công ty dùng phương pháp tiền mặt chỉ khấu trừ những gì đã trả. Section 267(a)(2) và (e) có thể dời khoản khấu trừ của công ty đó cho tiền thuê nợ chủ sở hữu khai thu nhập khi nhận tiền sang năm mà chủ sở hữu tính khoản đó vào thu nhập, và Publication 334 nêu cùng quy tắc cho bên nhận có liên quan khai thu nhập khi nhận tiền. Vì chủ sở hữu không bao giờ khai tiền thuê Augusta là thu nhập, không nguồn nào nói quy tắc trì hoãn này có áp dụng cho khoản đó hay không. Trả trong năm sử dụng là cách thận trọng, nhưng không nguồn nào nói cách đó giải quyết được vấn đề. Tiền thuê trả trước chỉ được khấu trừ cho phần thuộc năm hiện tại (Publication 334).

Công ty có nộp Form 1099-MISC cho tiền thuê Augusta không?

Công ty trả cho một người tiền thuê từ $2.000 trở lên trong năm, trong quá trình kinh doanh, phải khai các khoản đó ở box 1 của Form 1099-MISC (hướng dẫn của IRS). Luật đặt ngưỡng đó cho các khoản trả sau năm 2025, tính theo năm dương lịch, kể cả với công ty có năm thuế tài chính (section 6041(a)). Hướng dẫn của IRS diễn đạt là các năm thuế bắt đầu sau năm 2025; hãy làm theo luật. Với các khoản trả đến hết năm 2025, ngưỡng là $600, nên tiền thuê trả ở các năm trước có thể từng cần nộp biểu mẫu mà mức hiện nay không yêu cầu. Hướng dẫn nêu box 1 bao gồm mọi loại tiền thuê và liệt kê tiền thuê bất động sản làm văn phòng làm ví dụ. Hướng dẫn không nêu tên ngôi nhà cho thuê để họp, nên công ty cần coi khoản trả này là tiền thuê. Khoản trả cho một công ty thường được miễn, nhưng bên nhận ở đây là chủ sở hữu với tư cách cá nhân. Quy định liệt kê tiền thuê là thu nhập phải khai (26 CFR 1.6041-1(a)(1)); cả quy định lẫn hướng dẫn đều không nói tiền thuê mà chủ sở hữu loại trừ theo section 280A(g) có thuộc diện này không. Một revenue procedure của IRS coi một khoản trả được loại trừ khác là không phải khai (Rev. Proc. 2021-47, section 4.01), nhưng không đề cập tiền thuê. Cho đến khi CPA xác nhận, việc nộp biểu mẫu giúp tránh tiền phạt vì thiếu biểu mẫu. Tiền phạt đó đánh vào công ty, tính theo từng biểu mẫu và từng bản kê (section 6721, section 6722).

• Hạn nộp. Với tiền thuê trả trong năm 2026, công ty gửi bản kê cho chủ sở hữu chậm nhất vào ngày 1 tháng 2 năm 2027 và nộp cho IRS chậm nhất vào ngày 1 tháng 3 năm 2027 nếu nộp giấy hoặc ngày 31 tháng 3 năm 2027 nếu nộp điện tử. Các ngày thông thường (ngày 31 tháng 1, ngày 28 tháng 2 và ngày 31 tháng 3) dời sang ngày làm việc kế tiếp khi rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Công ty nộp 10 tờ khai thông tin trở lên các loại trong năm phải nộp điện tử (Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin).
• Dưới ngưỡng. Không cần Form 1099-MISC trừ khi công ty đã khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo quy tắc khấu trừ dự phòng (thuế bên trả giữ lại trong một số trường hợp, chẳng hạn khi bên nhận không cung cấp mã số thuế). Dù trường hợp nào cũng cần thỏa thuận, hồ sơ và bằng chứng thanh toán.
• Với chủ sở hữu. IRS cho biết họ dùng biểu mẫu này để xác định bên nhận có khai khoản trả đúng hay không. Hãy giữ thỏa thuận và số ngày cùng hồ sơ thuế để cho thấy vì sao số tiền không nằm trên tờ khai.

Nếu tôi cho thuê nhà từ 15 ngày trở lên thì sao?

Khi ngôi nhà được cho thuê từ 15 ngày trở lên, toàn bộ tiền thuê là thu nhập, kể cả tiền thuê của 14 ngày đầu, và chủ nhà chia chi phí giữa phần cho thuê và phần dùng cá nhân. Publication 527 nêu rằng phải tính toàn bộ thu nhập cho thuê, gọi Schedule E là biểu mẫu cơ bản cho bất động sản nhà ở cho thuê, và nêu rằng khoản lỗ ròng giới hạn việc khấu trừ một số chi phí.

Nếu bạn cũng là nhân viên của công ty và làm việc tại nhà vào những ngày đó, section 280A(c)(6) quy định các ngoại lệ về dùng cho kinh doanh và dùng để cho thuê không áp dụng cho các khoản gắn với việc cho thuê đó. Tiền thuê vẫn là thu nhập, nhưng có thể mất các khoản khấu trừ chi phí cho những ngày ấy. Các nguồn không nói điều này áp dụng thế nào với những ngày họp.

Self-rental trên Schedule E là gì?

Self-rental là cho chính doanh nghiệp mình sở hữu hoặc điều hành thuê tài sản của mình. Khi tiền thuê phải khai (từ 15 ngày trở lên), Schedule E là biểu mẫu cơ bản cho khoản này (Publication 527). Publication 925 nêu rằng nếu bạn cho một hoạt động kinh doanh mà bạn tham gia trực tiếp thuê tài sản, thu nhập cho thuê ròng từ tài sản đó được coi là thu nhập không thụ động. Khi đó khoản lỗ thụ động từ các hoạt động khác không bù trừ được. Công ty vẫn có thể khấu trừ tiền thuê hợp lý theo các điều kiện trên, nên cùng số tiền có thể vừa là khoản khấu trừ của công ty vừa là thu nhập của chủ sở hữu. Về cách đếm ngày và chia chi phí, xem ngày cho thuê công bằng và việc dùng cá nhân.

Những sai sót thường gặp với quy tắc Augusta và rủi ro bị kiểm tra là gì?

Thiếu thỏa thuận, mức giá không có căn cứ, tiền thuê chưa trả, ngày của các bên thuê khác, sự kiện cá nhân và thiếu Form 1099-MISC đã được nêu ở trên. Những điều sau đây bổ sung thêm:

Nếu khoản khấu trừ của công ty bị từ chối, thu nhập chịu thuế của công ty tăng đúng bằng số đó, và Publication 334 không cho phép khấu trừ tiền thuê không hợp lý. Không nguồn nào nói IRS sẽ xử lý khoản trả đó thế nào, nên điều này tùy thuộc vào sự việc cụ thể.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ và số tròn. Chúng minh họa các bước, không phải một mức giá.

Bốn cuộc họp hội đồng quản trị tại nhà

Chủ một S corporation sống trong ngôi nhà (dùng cá nhân hơn 14 ngày trong năm đó) tổ chức bốn cuộc họp hội đồng quản trị, mỗi cuộc một ngày, tại nhà. Công ty lấy báo giá bằng văn bản từ ba địa điểm tại địa phương cho một phòng tương tự và, trong thỏa thuận ký trước cuộc họp đầu tiên, đồng ý trả mức giá theo ngày đặt từ các báo giá đó (US$600 ở đây, một con số giả định). Công ty trả US$2.400 bằng séc của công ty vào tháng 12, và ngôi nhà không có lần cho thuê nào khác trong năm. Bốn ngày là dưới 15 ngày, nên chủ sở hữu không khai tiền thuê trên Schedule E. Nếu khoản khấu trừ của công ty được cho phép (xem quy tắc về S corporation ở trên), công ty ghi sổ US$2.400 là chi phí thuê, chứng minh bằng chương trình họp, biên bản và báo giá, và vì tổng số trên ngưỡng khai báo, công ty nộp Form 1099-MISC (xem câu hỏi về khoản loại trừ ở trên). IRS có chấp nhận số tiền hay không tùy thuộc vào sự việc cụ thể.

Chủ doanh nghiệp một chủ tự trả tiền cho mình

Một chủ doanh nghiệp một chủ có LLC một chủ sở hữu và không bầu chọn chịu thuế như công ty chuyển US$2.400 từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân và gọi đó là tiền thuê. LLC và chị là một người nộp thuế, nên không có khoản khấu trừ riêng và không có thu nhập từ tiền thuê. Khoản chuyển này là khoản rút tiền của chủ sở hữu trong sổ sách.

Mười ngày trên nền tảng cộng sáu ngày cho công ty

Một chủ nhà sống trong ngôi nhà của mình (dùng cá nhân hơn 14 ngày trong năm đó) cho thuê nhà trên nền tảng cho thuê 10 ngày và cho S corporation của chị thuê 6 ngày. Như vậy là 16 ngày cho thuê, tức 15 ngày trở lên, nên section 280A(g) không áp dụng. Chị khai toàn bộ tiền thuê, từ cả hai bên thuê, trên Schedule E và chia chi phí của ngôi nhà giữa phần cho thuê và phần dùng cá nhân. S corporation có được khấu trừ tiền thuê hay không là câu hỏi riêng ở trên. Nếu cho thuê trên nền tảng chỉ 8 ngày, tổng sẽ là 14 ngày và khoản loại trừ sẽ bao gồm toàn bộ tiền thuê. Nếu chị cũng làm việc tại nhà cho công ty vào những ngày đó, section 280A(c)(6) có thể không cho phép một số chi phí.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã cho tiền thuê đi qua công ty, hoặc dự định làm vậy trước cuối năm, mà không thể chứng minh ngày tháng, mục đích kinh doanh và mức giá, hoặc S corporation hay hợp danh của bạn đã khấu trừ khoản đó: cả khoản loại trừ của chủ sở hữu lẫn khoản khấu trừ của công ty đều dựa trên những hồ sơ ấy, và hồ sơ đã thiếu thì khó thay thế sau này. Pháp nhân của bạn có phù hợp không, bạn có thể cung cấp những ngày và tài liệu nào, và cách xử lý những năm đã trả đều là câu hỏi cho hỗ trợ thuế công ty.
• Tiền thuê đã được ghi sổ là khoản rút tiền của chủ sở hữu, khoản phân phối hoặc chi phí cá nhân, hoặc sổ sách của bạn bị chậm: xem S corporation trả chi phí cá nhân và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Công ty chưa bao giờ nộp Form 1099-MISC, hoặc IRS đang hỏi về tiền thuê trên một biểu mẫu bạn đã nhận: xem biểu mẫu thuế nhà thầu và nhân viên nộp trễ và nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn là chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một chủ sở hữu không bầu chọn: tiền thuê trả cho chính mình không có tác động thuế. Nếu bạn làm việc tại nhà, xem khoản khấu trừ văn phòng tại nhà.
• Ngôi nhà cũng được cho người khác thuê, hoặc số ngày của bạn gần hoặc đã quá 15: xem ngày cho thuê công bằng và việc dùng cá nhân.
• Bạn muốn công ty hoàn lại chi phí văn phòng tại nhà, điện thoại hoặc xe, hoặc tiền lương S corporation của bạn thấp hoặc chưa được đặt: xem hoàn chi phí cho chủ sở hữu và tiền lương của chủ S corporation.