Khấu trừ văn phòng tại nhà: cách đơn giản hóa hay Form 8829

Tôi tự kinh doanh thì có được khấu trừ văn phòng tại nhà không?

Bạn có thể được khấu trừ khi một phần căn nhà được dùng thường xuyên và chỉ cho công việc tự kinh doanh, và không gian đó đồng thời là nơi làm việc chính, nơi bạn gặp khách hàng trực tiếp hoặc một công trình riêng biệt (Publication 587; Tax Topic 509). Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) gọi đây là việc dùng nhà để kinh doanh. Cả hai cách tính đều áp dụng cùng các điều kiện: phương pháp đơn giản hóa (mức cố định trên mỗi foot vuông) hoặc Form 8829 (chi phí thực tế của căn nhà). Mỗi năm bạn có thể chọn lại. "Nhà" có thể là nhà riêng, căn hộ hoặc condominium, và gồm cả công trình trong khuôn viên như phòng studio riêng biệt.

Điều khiến trường hợp trở nên phức tạp: không gian còn được gia đình, khách hoặc công việc W-2 dùng; lợi nhuận kinh doanh nhỏ hoặc bị lỗ, vì giới hạn theo thu nhập có thể cắt giảm khoản khấu trừ; doanh nghiệp bắt đầu, kết thúc hoặc chuyển chỗ trong năm, nên chỉ phần thời gian trong năm có đủ điều kiện mới được tính; bạn dùng nhiều hơn một căn nhà; hoặc bạn định bán nhà, hay đã bỏ sót văn phòng trên các tờ khai trước.

Cần chuẩn bị: diện tích văn phòng và diện tích cả căn nhà tính bằng foot vuông, sao kê tiền thuê nhà hoặc tiền trả nợ thế chấp cùng các hóa đơn của căn nhà, ngày không gian bắt đầu đủ điều kiện, hồ sơ mua nhà nếu bạn là chủ nhà, và tờ khai năm trước.

Tôi vừa có việc làm W-2 vừa có thu nhập 1099 thì có khấu trừ được văn phòng tại nhà không?

Bạn có thể khấu trừ văn phòng tại nhà cho công việc tự kinh doanh nếu công việc đó đạt các điều kiện nêu trên. Trên tờ khai liên bang, việc làm W-2 không thêm khoản khấu trừ nào cho cùng không gian đó; tiểu bang của bạn có thể quy định khác. Sơ đồ quyết định của IRS và hướng dẫn Form 8829 loại trừ khoản khấu trừ cho không gian dùng với tư cách nhân viên, và 26 U.S.C. 67(h) cấm các khoản khấu trừ theo từng khoản linh tinh, trong đó có chi phí nhân viên không được hoàn lại, cho mọi năm sau 2017. Publication 529 liệt kê vài nhóm hẹp vẫn được khấu trừ, chẳng hạn quân nhân dự bị của Lực lượng Vũ trang và nghệ sĩ biểu diễn đủ điều kiện.

• Kinh doanh phụ được xét riêng. Publication 587 nói một văn phòng có thể phục vụ nhiều hoạt động kinh doanh, mỗi hoạt động được xét riêng, nhưng không phục vụ các hoạt động không phải kinh doanh. Tài liệu này không nói công việc W-2 làm trong cùng căn phòng được tính thế nào đối với điều kiện dùng riêng. Căn phòng dùng cho cả hai việc là vấn đề thực tế cần làm rõ trước khi bạn khai khấu trừ.
• Chỉ thu nhập của kinh doanh phụ được tính vào giới hạn. Mức trần được tính từ thu nhập của chính doanh nghiệp trên Schedule C, không tính tiền lương W-2 của bạn.
• Form W-2 có đánh dấu ô "Statutory employee" được khai trên Schedule C (hướng dẫn Schedule C). Publication 587 không nói quy định loại trừ nhân viên có áp dụng cho trường hợp này hay không, vì vậy hãy làm rõ trước khi khai khấu trừ.

Nếu Form W-2 do chính S corporation của bạn phát hành, công ty có thể hoàn lại chi phí nhà ở cho bạn: xem hoàn lại chi phí cho chủ sở hữu.

Căn phòng mà gia đình hoặc khách cũng dùng thì còn được tính không?

Căn phòng mà bạn cũng dùng cho gia đình hoặc khách thì không đủ điều kiện, vì bất kỳ việc dùng cá nhân nào trong khu vực đó đều làm không đạt điều kiện dùng riêng (Publication 587).

Một khu vực nhỏ hơn vẫn có thể đủ điều kiện nếu nhận ra rõ ràng và chỉ dùng cho công việc kinh doanh, chẳng hạn một góc bàn làm việc được xác định rõ trong căn phòng lớn hơn. Bàn ăn thì không đạt, phòng ngủ cho khách hoặc phòng sinh hoạt mà gia đình hay khách cũng dùng cũng vậy. Chỉ có hai trường hợp được miễn điều kiện dùng riêng, mỗi trường hợp có điều kiện riêng: cất giữ hàng tồn kho hoặc hàng mẫu bạn bán khi căn nhà là địa điểm cố định duy nhất của doanh nghiệp, và dịch vụ giữ trẻ tại nhà (xem dịch vụ giữ trẻ tại nhà và tỷ lệ thời gian–diện tích).

Nếu không gian không đạt, đồ nội thất và thiết bị dùng cho kinh doanh vẫn có thể được khấu hao hoặc tính thành chi phí, dù không gian đó có đủ điều kiện hay không (Publication 587). Hóa đơn điện thoại hay internet là một khoản chia riêng: xem chi phí dùng chung cho kinh doanh và cá nhân.

Phương pháp đơn giản hóa hoạt động thế nào, và tôi từ bỏ điều gì?

Phương pháp đơn giản hóa lấy diện tích văn phòng nhân với $5, tính tối đa 300 feet vuông, nên cho phép khấu trừ nhiều nhất $1.500 trước khi áp dụng giới hạn theo thu nhập (Revenue Procedure 2013-13; hướng dẫn Schedule C). Cách này thay thế việc tính và chứng minh chi phí thực tế.

1. Đo văn phòng, tính tối đa đến mức giới hạn, rồi nhân với mức đơn giá.
2. So kết quả với giới hạn theo thu nhập (thu nhập của doanh nghiệp từ không gian này, giải thích bên dưới) và lấy số nhỏ hơn.
3. Ghi vào Schedule C, line 30, cùng diện tích căn nhà và diện tích văn phòng ở các ô nhập thêm. Không nộp Form 8829 cho căn nhà đó.

Mức trần áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp đủ điều kiện của chính bạn trong căn nhà đó, và lựa chọn của bạn áp dụng cho tất cả. Người khác cùng ở trong nhà và có doanh nghiệp đủ điều kiện riêng thì chọn riêng với mức trần riêng; cùng một diện tích không được tính hai lần, nên hãy chia hợp lý phần không gian dùng chung. Nếu trong năm bạn có hai căn nhà, bạn chỉ dùng được phương pháp này cho một căn (Publication 587).

Nếu không gian chỉ đủ điều kiện trong một phần của năm, hoặc diện tích văn phòng thay đổi, diện tích được lấy trung bình trong 12 tháng, và tháng nào có dưới 15 ngày dùng đủ điều kiện thì tính bằng 0 (Publication 587).

Phương pháp này khiến bạn từ bỏ:

• Chi phí thực tế của căn nhà như tiền thuê nhà, tiện ích, bảo hiểm và sửa chữa. Các chi phí kinh doanh không liên quan đến căn nhà, như vật tư và thiết bị, vẫn được khấu trừ.
• Khấu hao căn nhà (khấu trừ một phần giá mua nhà trong nhiều năm). Khoản này được tính bằng 0 cho năm đó.
• Phần lãi vay thế chấp và thuế bất động sản thuộc về kinh doanh. Các khoản này vẫn là chi phí cá nhân và chỉ có ích nếu bạn khấu trừ theo từng khoản (liệt kê khoản khấu trừ trên Schedule A thay vì dùng khoản khấu trừ tiêu chuẩn).
• Mọi số tiền bị giới hạn theo thu nhập cắt giảm. Khoản này không được chuyển sang năm sau.

Form 8829 hoạt động thế nào: tính những chi phí nào, và tỷ lệ phần trăm được tính ra sao?

Form 8829 khấu trừ phần chi phí thực tế của căn nhà thuộc về kinh doanh. Tỷ lệ kinh doanh là diện tích văn phòng chia cho tổng diện tích căn nhà, hoặc một cách hợp lý khác, chẳng hạn số phòng dùng chia cho tổng số phòng khi các phòng có diện tích gần bằng nhau (Publication 587). Tổng ở line 36 được chuyển sang Schedule C, line 30 (hướng dẫn Form 8829).

• Dùng trong một phần của năm: chỉ các chi phí phát sinh trong phần thời gian của năm mà không gian đủ điều kiện mới được tính.
• Khấu hao đối với chủ nhà: chủ nhà khấu trừ khấu hao trên phần tòa nhà thuộc về kinh doanh, không tính đất, tính trên giá trị nhỏ hơn giữa giá gốc điều chỉnh và giá trị căn nhà lúc bắt đầu dùng để kinh doanh, theo phương pháp đường thẳng trong 39 năm đối với căn nhà mới bắt đầu dùng để kinh doanh. Căn nhà đã dùng để kinh doanh từ những năm trước giữ nguyên phương pháp đã dùng trước đó (Publication 587).
• Lãi vay thế chấp và thuế bất động sản: người khấu trừ theo từng khoản chuyển phần thuộc về kinh doanh từ Schedule A sang Form 8829. Nếu dùng khoản khấu trừ tiêu chuẩn, phần thuộc về kinh doanh chỉ được khấu trừ qua Form 8829 (hướng dẫn).

Nộp một Form 8829 cho mỗi căn nhà dùng trong kinh doanh. Nếu căn nhà phục vụ nhiều hoạt động kinh doanh, hãy chia line 36 cho các hoạt động đó theo cách hợp lý (hướng dẫn Form 8829).

Phương pháp đơn giản hóa hay Form 8829: cách nào tốt hơn, và tôi có đổi được không?

Không cách nào luôn thắng, nên hãy tính cả hai trước khi nộp tờ khai. Dù chọn cách nào, khoản khấu trừ cũng làm giảm lợi nhuận trên Schedule C, là cơ sở tính thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh (hướng dẫn Schedule C). Bạn có thể đổi cách tính từ năm này sang năm khác mà không cần IRS đồng ý (Revenue Procedure 2013-13).

Cách kiểm tra nhanh cho văn phòng từ 300 feet vuông trở xuống: lấy chi phí hằng năm của căn nhà (cộng khấu hao nếu bạn là chủ nhà) chia cho tổng diện tích căn nhà. Nếu kết quả lớn hơn $5, Form 8829 cho số lớn hơn trước khi áp dụng giới hạn theo thu nhập. Người khấu trừ theo từng khoản có thể bỏ lãi vay thế chấp và thuế bất động sản ra khỏi phép thử, vì phương pháp đơn giản hóa giữ hai khoản này trên Schedule A. Form 8829 chuyển phần thuộc về kinh doanh sang Schedule C, nơi chúng còn có thể giảm thuế tự kinh doanh, nên bỏ hai khoản này ra có thể làm số của Form 8829 bị tính thấp đi. Với văn phòng lớn hơn, mức trần khiến Form 8829 dễ cho số lớn hơn.

Dùng phương pháp đơn giản hóa trên tờ khai gốc nộp đúng hạn chính là việc chọn phương pháp, và lựa chọn này không thể hủy cho năm đó, nên hãy quyết định trước khi nộp. Những năm dùng phương pháp đơn giản hóa không làm giảm giá gốc tính thuế của căn nhà (chi phí dùng để tính lãi khi bán nhà); nếu bạn quay lại Form 8829, khấu hao sẽ tiếp tục theo bảng của IRS tính từ năm căn nhà bắt đầu được đưa vào sử dụng (Publication 587).

Thu nhập kinh doanh của tôi có giới hạn khoản khấu trừ không, và phần nào được chuyển sang năm sau?

Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà bị giới hạn bởi thu nhập kinh doanh của bạn dưới cả hai phương pháp. Số tiền theo phương pháp đơn giản hóa, và theo Form 8829 là các chi phí chỉ phát sinh vì có văn phòng (tiền thuê nhà, tiện ích, bảo hiểm, sửa chữa, khấu hao), không được vượt quá tổng thu nhập từ việc dùng nhà để kinh doanh, trừ các chi phí kinh doanh khác (26 U.S.C. 280A(c)(5); Publication 587). Trên Schedule C, điểm xuất phát là lợi nhuận trước khoản khấu trừ văn phòng tại nhà, line 29.

• Phương pháp đơn giản hóa: phần bị giới hạn cắt đi sẽ mất. Số chuyển tiếp từ những năm dùng Form 8829 trước đó không dùng được trong năm dùng phương pháp đơn giản hóa, và phải chờ đến năm kế tiếp bạn dùng Form 8829 (hướng dẫn Schedule C).
• Form 8829: phần bị cắt được chuyển sang năm kế tiếp bạn dùng chi phí thực tế và chịu giới hạn của năm đó, dù bạn có còn ở cùng căn nhà hay không (hướng dẫn Form 8829).

Form 8829 áp dụng giới hạn theo một thứ tự cố định. Phần lãi vay thế chấp và thuế bất động sản thuộc về kinh doanh của người khấu trừ theo từng khoản được cho phép trước, kể cả vượt quá thu nhập kinh doanh, vì hai khoản này vẫn được khấu trừ dù không có văn phòng. Kế đến là chi phí vận hành, và khấu hao đứng cuối, nên khấu hao là khoản dễ bị đẩy sang năm sau nhất. Nếu dùng khoản khấu trừ tiêu chuẩn, hai khoản đó nằm trong các chi phí vận hành mà giới hạn có thể cắt giảm. Nếu một phần thu nhập kinh doanh đến từ nơi khác ngoài căn nhà, chỉ phần thu nhập có được từ văn phòng tại nhà mới được tính.

Tôi thuê nhà thì có gì khác không?

Việc thuê nhà không thay đổi ai đủ điều kiện: người thuê nhà theo cùng các điều kiện như chủ nhà (Publication 587). Chỉ khác ở số tiền:

• Form 8829: tỷ lệ kinh doanh của tiền thuê nhà bạn trả (line 19), cộng các chi phí gián tiếp khác như tiện ích và bảo hiểm cho người thuê. Người thuê nhà không có khấu hao cho tòa nhà.
• Phương pháp đơn giản hóa: mức đơn giá nhân với diện tích. Tiền thuê nhà không được khấu trừ riêng.

Tiền thuê nhà thường là chi phí lớn nhất của căn nhà, nên rất nên làm phép kiểm tra nhanh trong phần so sánh các phương pháp.

Tôi nhập cả hóa đơn của căn nhà hay chỉ phần thuộc về kinh doanh?

Hãy nhập toàn bộ hóa đơn của căn nhà vào Form 8829, không chỉ phần thuộc về kinh doanh. Biểu mẫu nhận đủ số tiền của các chi phí dùng chung cho cả căn nhà và tự áp dụng tỷ lệ kinh doanh. Chi phí chỉ dành cho văn phòng được nhập đủ số tiền. Nếu một hóa đơn có phần thuộc về kinh doanh khác với tỷ lệ của văn phòng, chỉ nhập phần kinh doanh đó (hướng dẫn Form 8829). Phương pháp đơn giản hóa không dùng hóa đơn của căn nhà, chỉ dùng số đo diện tích.

Vì vậy sổ sách cần có hóa đơn đầy đủ và số đo, chứ không phải phần kinh doanh ước tính mỗi tháng. Về cách lập tài khoản, xem hệ thống tài khoản kế toán khớp với Schedule C.

Tôi cần giữ hồ sơ gì cho văn phòng tại nhà?

Hồ sơ phải cho thấy phần căn nhà dùng cho kinh doanh, việc bạn dùng thường xuyên và chỉ dùng cho kinh doanh làm nơi làm việc chính hoặc nơi gặp khách hàng, cùng các chi phí và khấu hao của phần dùng cho kinh doanh. Không bắt buộc dùng hệ thống cụ thể nào. Hãy giữ séc đã thanh toán, biên lai và các bằng chứng khác về số tiền bạn đã trả (Publication 587).

Nếu bạn là chủ nhà, hãy giữ hồ sơ mua nhà, hồ sơ cải tạo và bản sao Form 8829 lâu hơn thời hạn thông thường, vì khấu hao và giá gốc tính thuế sẽ quan trọng trở lại khi bán nhà. Về thời gian lưu hồ sơ và hệ thống dùng quanh năm, xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh.

Chuyện gì xảy ra khi tôi bán căn nhà đã khấu trừ văn phòng?

Văn phòng trong nhà không tách việc bán thành một phần nhà ở và một phần kinh doanh, nhưng phần lãi bằng số khấu hao tính sau ngày 6 tháng 5 năm 1997 không được loại trừ (Publication 523; Publication 587). Phần đó có thể bị đánh thuế tối đa 25% (Topic 409).

• Phần lãi còn lại có thể được loại trừ, tối đa $250.000 ($500.000 đối với một số trường hợp khai chung) nếu đáp ứng các điều kiện về quyền sở hữu và thời gian sử dụng: xem khoản loại trừ khi bán nhà.
• Những năm dùng phương pháp đơn giản hóa không có khấu hao, nên không làm tăng số tiền chịu thuế.
• Không khai khấu hao trên Form 8829 không giúp tránh việc giảm giá gốc tính thuế. Giá gốc tính thuế của căn nhà bị giảm đi theo số khấu hao bạn lẽ ra có thể khai, dù bạn không khai. Với phần lãi không được loại trừ, Publication 587 dùng số khấu hao đã thực sự khấu trừ khi hồ sơ cho thấy số đó thấp hơn mức được phép. Hãy làm rõ điều này trước khi bán.
• Công trình riêng biệt như phòng studio, nhà để xe hoặc kho có thể được xem là tài sản riêng khi bán, và phần lãi của nó có thể không đủ điều kiện được loại trừ: xem khoản loại trừ khi bán nhà.

Ví dụ

Các ví dụ dưới đây chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Một nhà thiết kế làm tự do đang thuê nhà

Một nhà thiết kế thuê căn nhà 1.600 foot vuông và dùng một phòng 200 foot vuông chỉ để làm việc. Tiền thuê nhà, tiện ích và bảo hiểm tổng cộng US$20.000 trong năm, và lợi nhuận của cô cao hơn nhiều so với cả hai số bên dưới.

• Phương pháp đơn giản hóa: 200 × US$5 = US$1.000.
• Form 8829: 200 ÷ 1.600 = 12,5%, và 12,5% × US$20.000 = US$2.500.

Chi phí hằng năm của cô là US$12,50 mỗi foot vuông, cao hơn US$5, nên Form 8829 cho số lớn hơn. Cách này cũng cần hóa đơn và số đo.

Một lập trình viên có việc làm W-2 và kinh doanh phụ

Một lập trình viên dùng phòng 150 foot vuông chỉ cho công việc kinh doanh phụ, trong căn nhà 1.500 foot vuông có tiền thuê nhà và tiện ích US$12.000. Kinh doanh phụ kiếm được US$600 trước khoản khấu trừ văn phòng. Tiền lương W-2 không được tính vào giới hạn.

• Phương pháp đơn giản hóa: 150 × US$5 = US$750, nhưng giới hạn theo thu nhập chỉ cho phép US$600. US$150 còn lại bị mất.
• Form 8829: 10% × US$12.000 = US$1.200. Giới hạn chỉ cho phép US$600 trong năm nay, và US$600 được chuyển sang năm kế tiếp dùng Form 8829.

Một chủ nhà bán nhà sau ba năm

Một chủ nhà dùng Form 8829 trong ba năm và đã khấu trừ US$2.400 khấu hao cho văn phòng. Căn nhà được bán với khoản lãi US$150.000, và chủ nhà, khai theo tình trạng độc thân, đáp ứng các điều kiện về quyền sở hữu và thời gian sử dụng. Khoản US$2.400 vẫn bị tính thuế, dù khoản loại trừ bao gồm phần lãi còn lại US$147.600.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Không gian của bạn dùng chung, như bàn bếp hoặc phòng khách, hoặc bạn làm cả hai việc trong một phòng: việc có phần nào đủ điều kiện hay không tùy vào sự thật cụ thể, và phương pháp phụ thuộc vào câu trả lời. Hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân trước khi chọn.
• Bạn có lương W-2 và thu nhập 1099, và lợi nhuận kinh doanh phụ nhỏ so với chi phí của căn nhà: giới hạn quyết định số tiền được tính ngay bây giờ và số tiền được chuyển sang năm sau. Hãy xem lại cùng hỗ trợ thuế cá nhân, và xem những cách hợp pháp khác để giảm thuế kinh doanh.
• Văn phòng bị bỏ sót trên các tờ khai trước: phương pháp đơn giản hóa được chọn trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, và Revenue Procedure 2013-13 không nêu cách nào để chọn muộn hơn, nên tờ khai điều chỉnh thường có nghĩa là dùng Form 8829. Mỗi năm có hạn yêu cầu hoàn thuế riêng: thông thường là 3 năm kể từ khi nộp tờ khai hoặc 2 năm kể từ khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn. Xem điều chỉnh tờ khai khi sai chi phí kinh doanh và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn định bán nhà sớm: khấu hao văn phòng và công trình riêng biệt làm thay đổi khoản lãi. Xem khoản loại trừ khi bán nhà và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân trước khi đăng bán.
• Bạn sở hữu S corporation hoặc là thành viên hợp danh: S corporation có thể hoàn lại chi phí nhà ở cho chủ sở hữu: xem hoàn lại chi phí cho chủ sở hữu. Thành viên hợp danh chỉ được khấu trừ chi phí hợp danh tự chịu mà không được hoàn lại, kể cả chi phí văn phòng tại nhà, nếu thỏa thuận hợp danh yêu cầu; một bảng tính trong Publication 587 thay thế Form 8829 cho trường hợp này.
• Bạn cho chính S corporation của mình thuê nhà để họp: xem quy tắc Augusta.
• Bạn mở dịch vụ giữ trẻ tại nhà: tỷ lệ thời gian–diện tích hoạt động khác đi: xem sổ sách cho dịch vụ giữ trẻ tại nhà.
• Bạn lo khoản khấu trừ sẽ bị hỏi lại: xem các chi phí Schedule C mà IRS thường hỏi lại.