Bảo hiểm y tế của người tự kinh doanh: không ghi vào Schedule C

Bảo hiểm y tế của tôi có phải chi phí kinh doanh trên Schedule C không?

Không. Chủ doanh nghiệp một chủ (kể cả freelancer, nhà thầu nhận Form 1099 hoặc người kinh doanh phụ), hoặc chủ LLC một thành viên nộp Schedule C, không khấu trừ bảo hiểm y tế của chính mình trên Schedule C. Hướng dẫn Schedule C nêu rằng không đưa vào line 14 các khoản đóng góp bạn trả cho chính mình vào chương trình bảo hiểm tai nạn và y tế. Phí bảo hiểm được ghi vào Schedule 1 (Form 1040), line 17, như khoản khấu trừ bảo hiểm y tế của người tự kinh doanh, và cũng hướng dẫn đó cho biết bạn có thể lấy khoản này dù không khấu trừ theo từng khoản. Nếu người chuẩn bị thuế nói phí bảo hiểm của chính bạn không phải chi phí Schedule C, thì đây là quy tắc mà lời nói đó nhắc đến. Tờ khai của bạn đã được lập đúng hay chưa phụ thuộc vào những gì tờ khai đã khai.

Khoản khấu trừ này đi kèm hai giới hạn. Khoản khấu trừ không được vượt quá lợi nhuận ròng của doanh nghiệp mà chương trình bảo hiểm được lập dưới tên đó, trừ đi phần được khấu trừ của thuế tự kinh doanh và mọi khoản khấu trừ kế hoạch hưu trí tự kinh doanh của doanh nghiệp đó. Khoản này cũng loại trừ mọi tháng bạn có thể tham gia chương trình do chính người sử dụng lao động của bạn hoặc của vợ/chồng bạn hỗ trợ chi phí, với quy tắc tương tự cho người sử dụng lao động của con hoặc người phụ thuộc được bảo hiểm (hướng dẫn Form 7206).

Trường hợp không còn đơn giản nếu:

• Doanh nghiệp bị lỗ hoặc lãi ít trong năm.
• Bạn có thể tham gia chương trình do người sử dụng lao động của bạn hoặc của vợ/chồng bạn, hoặc của con hay người phụ thuộc được bảo hiểm, hỗ trợ chi phí, trong bất kỳ phần nào của năm.
• Bạn mua bảo hiểm qua Marketplace (sàn bảo hiểm y tế) và nhận tín thuế phí bảo hiểm.
• Sổ sách hoặc tờ khai các năm trước coi phí bảo hiểm là chi phí kinh doanh.
• Bạn có doanh nghiệp thứ hai, kế hoạch hưu trí tự kinh doanh hoặc bảo hiểm chăm sóc dài hạn.

Cần chuẩn bị:

• Bảng kê của công ty bảo hiểm, hoặc Form 1095-A cho bảo hiểm Marketplace, cho thấy phí đã trả theo tháng và ai được bảo hiểm.
• Các ngày bạn có thể tham gia chương trình có hỗ trợ chi phí do người sử dụng lao động của bạn, của vợ/chồng bạn, hoặc của con hay người phụ thuộc được bảo hiểm duy trì.
• Lợi nhuận ròng từ Schedule C, và mọi số tiền ở Schedule 1, line 15 và 16.
• Cách phí bảo hiểm được ghi sổ trong sổ sách mỗi năm và được xử lý trên tờ khai mỗi năm.

Tôi khấu trừ những chi phí chăm sóc sức khỏe nào trên Schedule C?

Schedule C bao gồm bảo hiểm bạn cấp cho nhân viên và bảo hiểm kinh doanh không phải bảo hiểm y tế. Schedule C không bao gồm bảo hiểm của chính bạn (hướng dẫn Schedule C).

Nếu một chương trình nhóm bảo hiểm cho cả bạn và nhân viên, hãy chia hóa đơn của công ty bảo hiểm theo từng người. Phần của nhân viên ghi vào line 14; phần của bạn thì không. Hãy giữ hóa đơn của công ty bảo hiểm cho thấy ai được bảo hiểm.

Khoản khấu trừ được lấy ở đâu, và dùng form nào để tính?

Khoản khấu trừ ghi ở Schedule 1 (Form 1040), line 17. Người nộp Schedule C nói chung có thể tính trên bảng tính trong hướng dẫn Form 1040. Một số trường hợp phải dùng Form 7206 hoặc Publication 974.

Ai đủ điều kiện: có lợi nhuận ròng và chương trình bảo hiểm được lập dưới tên doanh nghiệp của tôi?

Bạn đủ điều kiện nếu bạn tự kinh doanh với lợi nhuận ròng khai trên Schedule C và chương trình bảo hiểm y tế được lập dưới tên doanh nghiệp của bạn (hướng dẫn Form 7206). Dịch vụ cá nhân của bạn cũng phải là yếu tố quan trọng tạo ra thu nhập trong doanh nghiệp (hướng dẫn Form 1040).

Phí bảo hiểm của những tháng trước khi bạn tự kinh doanh không được tính. Publication 974 có một ví dụ về người tự kinh doanh từ giữa tháng 9 không thể khấu trừ phí của tháng 1 đến tháng 8, dù những tháng đó vẫn có thể đủ điều kiện hưởng tín thuế phí bảo hiểm.

Hợp đồng bảo hiểm có phải đứng tên doanh nghiệp của tôi không, và LLC một thành viên có được tính không?

Không. Với người nộp Schedule C, hợp đồng đứng tên doanh nghiệp hoặc đứng tên bạn đều đạt điều kiện về chương trình bảo hiểm (hướng dẫn Form 7206). LLC một thành viên được tính khi bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ. IRS không coi LLC một thành viên là người nộp thuế riêng, trừ khi LLC chọn bị đánh thuế như công ty, nên chủ sở hữu cá nhân nói chung khai hoạt động của LLC trên Schedule C (IRS: LLC một thành viên).

LLC có từ hai thành viên trở lên, hoặc LLC đã chọn bị đánh thuế như S corporation, theo quy tắc khác. Xem bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu S corporation và hợp danh và LLC bị đánh thuế như thế nào.

Tôi có thể trả phí bảo hiểm từ tài khoản doanh nghiệp và tính vào chi phí kinh doanh không?

Trả từ tài khoản doanh nghiệp không biến phí bảo hiểm thành chi phí kinh doanh. Hãy ghi đó là khoản rút tiền của chủ sở hữu (owner's draw): tiền bạn lấy ra khỏi doanh nghiệp cho bản thân, không phải chi phí của doanh nghiệp. Hướng dẫn Form 7206 không đặt ra bước hoàn tiền nào cho người nộp Schedule C.

Publication 334 nêu rằng chủ doanh nghiệp một chủ không được khấu trừ các khoản rút tiền cá nhân từ doanh nghiệp, và mô tả tài khoản rút tiền là tài khoản riêng để ghi thu nhập kinh doanh bạn rút ra trả chi phí cá nhân và gia đình. Publication 583 nêu rằng hãy dùng tài khoản doanh nghiệp chỉ cho mục đích kinh doanh và chỉ viết séc cho chính mình khi rút tiền cá nhân. Trả phí bảo hiểm từ tài khoản cá nhân giúp tránh trộn lẫn. Nếu tiền doanh nghiệp đã trả khoản này, xem sửa lại tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân bị trộn lẫn.

Phí bảo hiểm thường là khoản ghi nợ hằng tháng hoặc khoản tính trên thẻ. Hãy đặt bên nhận đó thành khoản rút tiền của chủ sở hữu một lần, nếu không dữ liệu ngân hàng sẽ ghi lại thành chi phí mỗi tháng. Phí bảo hiểm tính trên thẻ doanh nghiệp vẫn là khoản rút tiền; việc trả thẻ sau đó chỉ là thanh toán thẻ.

Hãy giữ một sổ theo dõi phí bảo hiểm ngoài báo cáo kết quả kinh doanh, mỗi tháng một hàng:

Tờ khai tính phí bảo hiểm bạn đã trả trong năm (26 USC 162(l)), trong khi những tháng bạn có thể tham gia chương trình của người sử dụng lao động được tính theo tháng được bảo hiểm. Nếu sổ sách của bạn theo tháng được bảo hiểm, hãy đối chiếu với các khoản đã trả trong năm trước khi điền line 1 của Form 7206.

Để ghi một khoản rút tiền, xem ghi nhận khoản rút tiền của chủ sở hữu. Với các hóa đơn cá nhân khác trả từ tài khoản doanh nghiệp, xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp.

Tôi đã ghi phí bảo hiểm là chi phí kinh doanh. Tôi cần sửa gì?

Hãy sửa sổ sách trước, rồi kiểm tra từng tờ khai đã nộp.

1. Trong sổ sách, chuyển từng khoản phí bảo hiểm cho chính bạn từ tài khoản chi phí sang tài khoản rút tiền của chủ sở hữu, cho mọi kỳ còn mở.
2. Với mỗi năm đã nộp tờ khai, tìm xem phí bảo hiểm được khấu trừ ở đâu: chi phí Schedule C, Schedule 1 line 17, cả hai nơi, hoặc không nơi nào.
3. Kiểm tra những tháng có chương trình do người sử dụng lao động hỗ trợ chi phí, mọi khoản tín thuế Marketplace và mọi giới hạn bảo hiểm chăm sóc dài hạn.
4. So sánh số tờ khai đã khấu trừ với số mà quy tắc của Form 7206 hoặc bảng tính cho ra.

Phí bảo hiểm ghi là chi phí Schedule C làm giảm lợi nhuận ròng, nên cũng làm giảm thuế tự kinh doanh và mức trần lợi nhuận ròng trên Form 7206. Phí bảo hiểm được khấu trừ trên Schedule C và lại khấu trừ ở Schedule 1, line 17 là bị khấu trừ hai lần. Tờ khai đã nộp mà khai sai số tiền thì được sửa bằng tờ khai điều chỉnh (Form 1040-X). Một năm trước có cần tờ khai điều chỉnh hay không phụ thuộc vào những gì tờ khai đó đã khai, và hướng dẫn này không thể quyết định điều đó.

Yêu cầu hoàn thuế nói chung phải nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn (hướng dẫn Form 1040-X). Các quy tắc đặc biệt và thời hạn tính ngược của khoản nộp có thể giới hạn số tiền được hoàn, nên hãy kiểm tra ngày của từng năm trước khi dựng lại hồ sơ cũ.

Về cách phân loại lại các bút toán và điều gì thay đổi khi một năm đã nộp tờ khai, xem ghi nhận khoản rút tiền của chủ sở hữu.

Những tháng nào bị loại vì tôi có thể tham gia chương trình của người sử dụng lao động?

Mọi tháng bạn đủ điều kiện tham gia chương trình bảo hiểm y tế có hỗ trợ chi phí từ người sử dụng lao động của bạn hoặc của vợ/chồng bạn đều bị loại, dù bạn không tham gia. Hướng dẫn Form 7206 áp dụng quy tắc này cho việc đủ điều kiện vào bất kỳ lúc nào trong tháng. Hướng dẫn Form 1040 có một ví dụ: đủ điều kiện từ ngày 30 tháng 9 đến ngày 31 tháng 12 thì loại các tháng từ tháng 9 đến tháng 12.

• Quy tắc tương tự áp dụng nếu bạn có thể tham gia chương trình có hỗ trợ chi phí do người sử dụng lao động của người phụ thuộc hoặc của con dưới 27 tuổi duy trì. Điều kiện là bạn có thể tham gia chương trình đó hay không.
• Chương trình hoàn chi phí y tế cho người sử dụng lao động nhỏ đủ điều kiện (qualified small employer health reimbursement arrangement) được tính là chương trình có hỗ trợ chi phí.
• Quy tắc này được áp dụng riêng cho các chương trình có bảo hiểm chăm sóc dài hạn và các chương trình không có.
• Phí bảo hiểm của những tháng bị loại vẫn có thể được tính là chi phí y tế trên Schedule A nếu bạn khấu trừ theo từng khoản.

Hướng dẫn và đạo luật (26 USC 162(l)) không định nghĩa "có hỗ trợ chi phí" (subsidized). Hãy lấy điều khoản của chương trình từ người sử dụng lao động, và giữ cùng hồ sơ của bạn, trước khi coi một tháng là bị loại hay được tính. Nếu câu trả lời chưa rõ, chuyên gia có thể cùng bạn đọc điều khoản của chương trình.

Mức trần là bao nhiêu khi doanh nghiệp của tôi lãi ít hoặc lỗ?

Khoản khấu trừ là số nhỏ hơn giữa phí bảo hiểm được tính và mức trần lợi nhuận ròng. Mức trần bắt đầu từ lợi nhuận ròng của doanh nghiệp mà chương trình bảo hiểm được lập dưới tên đó, rồi trừ phần được khấu trừ của thuế tự kinh doanh, mọi khoản khấu trừ kế hoạch hưu trí tự kinh doanh của doanh nghiệp đó, và mọi khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài liên quan đến doanh nghiệp đó (Form 2555) (Form 7206). Số nhỏ hơn được ghi vào Schedule 1, line 17.

• Lỗ ròng: không có lợi nhuận để khấu trừ, nên nói chung không có gì được khấu trừ ở line 17: đạo luật không cho khấu trừ vượt quá thu nhập từ lao động của doanh nghiệp mà chương trình bảo hiểm được lập dưới tên đó (26 USC 162(l)).
• Phương pháp tùy chọn cho thu nhập ròng: Form 7206 dùng số trên Schedule SE thay cho lợi nhuận ròng.
• Hai doanh nghiệp có chương trình bảo hiểm riêng: hướng dẫn Form 7206 yêu cầu một form riêng cho mỗi doanh nghiệp, và lợi nhuận của doanh nghiệp này không nâng mức trần cho chương trình của doanh nghiệp kia.

Phí bảo hiểm của ai được tính: vợ/chồng, người phụ thuộc, con dưới 27 tuổi, nha khoa, thị lực, Medicare, chăm sóc dài hạn?

Phí bảo hiểm được tính cho bạn, vợ/chồng, người phụ thuộc và con dưới 27 tuổi vào cuối năm, dù người con đó không phải là người phụ thuộc của bạn (hướng dẫn Form 7206).

Với bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện, hãy đưa vào cho mỗi người số nhỏ hơn giữa phí đã trả cho người đó và mức giới hạn theo tuổi của người đó vào cuối năm. Hợp đồng phải đáp ứng các yêu cầu nêu trong hướng dẫn Form 7206, và phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn khiến Form 7206 trở thành bắt buộc.

IRS đặt các mức giới hạn này mỗi năm. Các số trên là số mà Rev. Proc. 2025-32 nêu cho năm thuế mà trang này nói đến (section 4.27). Form 7206 hiện đang được phát hành có thể ghi mức giới hạn của năm trước. Với năm trước đó, hãy dùng mức giới hạn in trên Form 7206 của năm ấy.

Khoản khấu trừ có làm giảm thuế tự kinh doanh của tôi hoặc được tính là chi phí y tế khi khấu trừ theo từng khoản không?

Không cho cả hai. Khoản khấu trừ là khoản điều chỉnh thu nhập ở Schedule 1, Part II (hướng dẫn Form 1040), nên làm giảm thu nhập dùng để tính thuế thu nhập của bạn. Khoản này không làm giảm thuế tự kinh doanh: hướng dẫn Form 7206 nêu rằng bạn không được trừ khoản này khi tính thu nhập ròng để tính thuế tự kinh doanh từ doanh nghiệp có chương trình bảo hiểm. Phí bảo hiểm khấu trừ trên Schedule C sẽ làm giảm thu nhập ròng đó, điều mà khoản khấu trừ này không được phép làm.

Số tiền ở line 17 cũng không được tính lần nữa là chi phí y tế trên Schedule A. Phí bảo hiểm bạn không khấu trừ được ở line 17 có thể được tính ở đó nếu bạn khấu trừ theo từng khoản và đáp ứng quy tắc chi phí y tế của Schedule A. Quy tắc dưới 27 tuổi tự nó không khiến phí bảo hiểm của người con không phải người phụ thuộc được tính ở đó: phần phí vượt liên quan đến người con đó không thể khai trên Schedule A, và Publication 502 giải thích cách phân bổ phần phí tăng thêm do thêm người con vào bảo hiểm.

Tôi mua bảo hiểm Marketplace và nhận tín thuế phí bảo hiểm: vì sao phép tính bị vòng tròn?

Khoản khấu trừ và tín thuế phí bảo hiểm phụ thuộc lẫn nhau. Khoản khấu trừ làm giảm thu nhập của bạn, và thu nhập quyết định mức tín thuế. Đổi lại, tín thuế chi trả một phần phí bảo hiểm, nên còn ít phí hơn để khấu trừ. Publication 974 nêu rằng khoản khấu trừ và tín thuế cộng lại không được vượt quá phí bảo hiểm ghi danh.

• Hãy dùng Publication 974, không dùng bảng tính trong Form 1040, nếu chương trình được mua qua Marketplace và đã có khoản tín thuế trả trước hoặc bạn xin tín thuế đó.
• Publication 974 đưa ra hai cách tính: một cách dài lặp lại phép tính cho đến khi các số ổn định, và một cách ngắn hơn mà trong một số trường hợp kém có lợi hơn. Tài liệu nêu rằng bạn có thể dùng bất kỳ cách nào đáp ứng cả hai bộ quy tắc.
• Hãy chuẩn bị Form 1095-A. Bản thân tín thuế được tính trên Form 8962.
• Phí bảo hiểm mà Publication 974 gọi là nonspecified được tính trước, riêng biệt: hợp đồng ngoài Marketplace, nha khoa, bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện, phí Medicare tự nguyện, và mọi phần phí Marketplace bảo hiểm cho những người ngoài nhóm gia đình được bảo hiểm của bạn.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ. Trừ khi ví dụ nói khác, hãy giả định có một doanh nghiệp, không có tiền lương hoặc thu nhập tự kinh doanh khác, không có khoản khấu trừ kế hoạch hưu trí tự kinh doanh hoặc khoản loại trừ Form 2555, không có tín thuế Marketplace và không có chương trình do người sử dụng lao động hỗ trợ chi phí. Trong ví dụ bốn tháng, giả định doanh nghiệp có đủ thu nhập sau điều chỉnh để chi trả phí bảo hiểm được tính.

Người viết freelance trả từ tài khoản doanh nghiệp

Một người viết freelance trả $400 mỗi tháng, $4.800 cả năm, cho một chương trình bảo hiểm cá nhân từ tài khoản doanh nghiệp của cô. Người sử dụng lao động của chồng cô không có chương trình nào dành cho cô. Cô có một doanh nghiệp, không có phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn và không có tín thuế Marketplace.

• Sổ sách: khoản $4.800 là khoản rút tiền của chủ sở hữu, nên lợi nhuận ròng Schedule C của cô vẫn là $50.000.
• Tờ khai: cô dùng bảng tính của Form 1040. Mức trần là lợi nhuận ròng trừ một nửa thuế tự kinh doanh, cao hơn nhiều so với $4.800, nên cô khấu trừ $4.800 ở Schedule 1, line 17.

Phí bảo hiểm vượt lợi nhuận ròng

Một nhà tư vấn có lợi nhuận ròng Schedule C là $6.000 và trả $9.000 phí bảo hiểm. Thuế tự kinh doanh trên $6.000 khoảng $848 (92,35% của lợi nhuận nhân với 15,3%), và một nửa, khoảng $424, được khấu trừ. Mức trần là $6.000 trừ $424, tức khoảng $5.576.

• Anh khấu trừ khoảng $5.576, số nhỏ hơn giữa $9.000 và mức trần.
• Phần $3.424 còn lại không được khấu trừ ở line 17. Phần này có thể được tính trên Schedule A nếu anh khấu trừ theo từng khoản và quy tắc của Schedule A cho phép.

Chương trình của người sử dụng lao động mở trong bốn tháng

Một chủ LLC một thành viên trả $500 mỗi tháng, $6.000 cả năm. Người sử dụng lao động của vợ/chồng anh mở một chương trình có hỗ trợ chi phí cho anh từ ngày 1 tháng 9, dù anh chưa bao giờ tham gia.

• Các tháng từ tháng 9 đến tháng 12 bị loại, nên chỉ 8 tháng, tức $4.000, được tính vào khoản khấu trừ.
• Phần $2.000 còn lại không được khấu trừ ở line 17 và có thể được tính trên Schedule A nếu anh khấu trừ theo từng khoản.

Phí bảo hiểm ghi là chi phí trong hai năm

Một freelancer trả $4.800 mỗi năm cho chương trình bảo hiểm của chính cô từ tài khoản doanh nghiệp và ghi là chi phí bảo hiểm trong cả hai năm. Sổ sách của cô cho thấy lợi nhuận ròng $50.000 mỗi năm; nếu không có khoản phí bảo hiểm thì là $54.800.

• Năm 1: tờ khai khấu trừ phí bảo hiểm chỉ trên Schedule C. Thuế tự kinh doanh được tính trên $50.000, không phải $54.800, nên thấp hơn khoảng $678 ($4.800 nhân 92,35% nhân 15,3%).
• Năm 2: tờ khai khấu trừ phí bảo hiểm trên Schedule C và lại khấu trừ ở Schedule 1, line 17, nên cùng khoản $4.800 bị khấu trừ hai lần.
• Hiện nay: phí bảo hiểm được chuyển sang khoản rút tiền của chủ sở hữu trong sổ sách còn mở. Năm 1 hay Năm 2 có cần tờ khai điều chỉnh hay không phụ thuộc vào những gì mỗi tờ khai đã nộp đã khai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Phí bảo hiểm được ghi là chi phí kinh doanh trong nhiều năm, hoặc người chuẩn bị thuế của bạn không đồng ý với sổ sách: sổ sách và từng tờ khai đã nộp phải được so sánh theo từng năm trước khi thay đổi bất cứ điều gì. Hãy mang bảng kê của công ty bảo hiểm, sổ sách và các tờ khai đã nộp đến hỗ trợ về thuế cá nhân, và đến hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu cần dựng lại sổ sách.
• Bạn có bảo hiểm Marketplace với tín thuế phí bảo hiểm, một năm lỗ, nhiều hơn một doanh nghiệp hoặc phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn: tín thuế và khoản khấu trừ phụ thuộc lẫn nhau, năm lỗ nói chung khiến mức trần bằng không, và mức trần được tính theo từng doanh nghiệp. Hãy mang Form 1095-A, lợi nhuận ròng của từng doanh nghiệp và hồ sơ phí bảo hiểm đến hỗ trợ về thuế cá nhân.
• Phí bảo hiểm chưa bao giờ được khai, đã bỏ sót một số năm, hoặc bạn nhận thông báo của IRS về khoản khấu trừ: mỗi năm có mức trần và các tháng có chương trình của người sử dụng lao động riêng. Hãy mang bảng kê của công ty bảo hiểm và các năm bị bỏ sót hoặc có thông báo đến hỗ trợ về thuế cá nhân.
• Bạn sống ở nước ngoài hoặc nộp Form 2555: nộp Form 2555 thì bắt buộc có Form 7206, và mọi khoản loại trừ liên quan đến doanh nghiệp này làm giảm mức trần của doanh nghiệp. Chỉ sống ở nước ngoài thì không kích hoạt các quy tắc đó. Hãy mang Form 2555 (nếu có) và lợi nhuận ròng của bạn đến hỗ trợ về thuế xuyên biên giới.
• Bạn là cổ đông S corporation, thành viên hợp danh hoặc chủ C corporation: khoản khấu trừ phụ thuộc vào những gì công ty trả và khai báo. Xem bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu S corporation và hợp danh.
• LLC của bạn có nhiều hơn một thành viên hoặc đã chọn bị đánh thuế như công ty: xem LLC bị đánh thuế như thế nào và cách tự trả tiền từ LLC.
• Tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp bị trộn lẫn qua các tháng: xem sửa lại tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân bị trộn lẫn.