IRS không có hồ sơ tờ khai đã nộp: cách chứng minh và nộp lại

IRS không có hồ sơ tờ khai của tôi: tôi làm gì trước tiên?

Hãy xem bạn đã nộp bằng cách nào và cách đây bao lâu. Bản thân IRS không tra cứu tờ khai bị mất cho đến khi hết thời gian chờ thông thường bên dưới (IRM 21.4.1.4). Thời gian chờ này giả định hoàn thuế qua chuyển khoản trực tiếp; séc giấy, tờ khai cần sửa, hoặc tồn đọng tờ khai giấy làm thời gian dài hơn.

Trường hợp không còn đơn giản khi hạn đòi hoàn thuế đã gần, khi IRS đã gửi CP59 hoặc lập tờ khai thay bạn, khi nhiều năm được gửi thư cùng lúc, khi đang chờ hạn của bên cho vay hoặc di trú, khi người chuẩn bị thuế có thể chưa bao giờ nộp, hoặc khi bạn gửi thư từ nước ngoài. Hãy chuẩn bị biên nhận chấp nhận e-file hoặc biên nhận gửi thư và mã theo dõi, cùng một bản sao đầy đủ có chữ ký của tờ khai với mọi biểu mẫu bạn đã đính kèm.

Tờ khai của tôi bị mất, bị từ chối, hay vẫn đang chờ trong hàng đợi giấy?

Hãy bắt đầu với công cụ theo dõi hoàn thuế của IRS và bảng sao kê của bạn, là hồ sơ của chính IRS về tờ khai và tài khoản của bạn trong một năm. Where's My Refund hiển thị tình trạng khoảng 24 giờ sau khi e-file năm hiện tại được chấp nhận, 3 ngày sau e-file năm trước, và 4 tuần sau khi nộp tờ khai giấy. Công cụ này chỉ bao gồm năm xử lý hiện tại và hai năm trước đó; với tờ khai cũ hơn, hãy dựa vào bảng sao kê và trang tình trạng xử lý (IRM 21.4.1.4).

• Bị từ chối: tờ khai e-file bị từ chối là tờ khai chưa từng được nộp. IRS báo cho bên truyền tờ khai biết đã chấp nhận hay từ chối, thường trong vòng 48 giờ (Form 9325). Phần mềm khai thuế sau đó phải cho bạn biết lý do bị từ chối và cách sửa (Publication 1345). Hãy kiểm tra phần mềm hoặc nhờ người chuẩn bị thuế cho biên nhận chấp nhận trước bất kỳ việc gì khác.
• Đang chờ: tờ khai gửi thư có thể chờ trong hàng đợi nhiều tuần. IRS xử lý tờ khai giấy theo thứ tự nhận (IRM 21.4.1.4.1.1).
• Nộp kèm Form W-7: IRS chỉ xử lý tờ khai sau khi cấp ITIN. IRS đề nghị bạn chờ 7 tuần để nhận thông báo ITIN, hoặc 9 đến 11 tuần từ ngày 15 tháng 1 đến ngày 30 tháng 4 hoặc nếu bạn nộp đơn từ nước ngoài (trang ITIN của IRS). Đừng nộp lại; nếu không có thông báo trong thời gian đó, IRS đề nghị bạn liên hệ với họ.
• Có thể đã mất: nhân viên IRS chỉ coi tờ khai gửi thư là bị mất sau khi hết thời gian chờ và hệ thống của họ không hiện gì. Khi đó, xem khi nào nên nộp lại, bên dưới.

Thông báo "No record of return filed" (không có hồ sơ tờ khai đã nộp) trên bảng sao kê tiền lương và thu nhập của năm hiện tại chỉ có nghĩa là dữ liệu chưa được nạp (các loại bảng sao kê của IRS). Đó không phải bằng chứng rằng tờ khai của bạn bị mất.

Tờ khai bị từ chối vẫn có thể được tính là đúng hạn. Nếu bạn e-file chậm nhất vào hạn và bị từ chối, gửi lại e-file đã sửa trong vòng ngày dương lịch thứ năm sau hạn nộp thì được tính là đúng hạn. Tờ khai giấy được tính là đúng hạn nếu nộp chậm nhất vào ngày muộn hơn giữa hạn nộp và 10 ngày dương lịch sau thông báo từ chối, kèm ghi chú giải thích ngày nộp trễ (Publication 1345).

Tờ khai gửi thư mất bao lâu để hiện trong hệ thống?

Tờ khai gửi thư sẽ hiện khi IRS xử lý đến tháng nó được nhận. Trang tình trạng xử lý của IRS liệt kê tháng nhận của các tờ khai giấy thuộc dòng Form 1040 mà họ đang xử lý. Nếu bạn gửi tờ khai sau tháng đó, nhiều khả năng nó vẫn đang xếp hàng.

Đọc trang này như sau:

• Tháng được liệt kê là tháng IRS nhận tờ khai, không phải tháng IRS sẽ xử lý xong.
• Các tờ khai cần sửa lỗi hoặc xử lý đặc biệt không được tính và mất nhiều thời gian hơn.
• IRS thường xử lý các tờ khai giấy dự kiến hoàn thuế trước tất cả các tờ khai khác, nên tờ khai còn nợ thuế có thể chờ lâu hơn.

Tháng này thay đổi khi hàng tồn đọng được xử lý, nên hãy xem trang vào ngày bạn quyết định có nộp lại hay không.

Tờ khai e-file của tôi đã được chấp nhận: bằng chứng của tôi là gì?

Biên nhận chấp nhận là bằng chứng của bạn. Hãy giữ hồ sơ mà phần mềm hoặc người chuẩn bị thuế đưa cho bạn, ghi ngày chấp nhận và Submission ID; người chuẩn bị thuế có thể đưa cho bạn trên Form 9325. Nếu nhà cung cấp cho bạn dấu bưu điện điện tử (electronic postmark) vào hoặc trước hạn nộp, tờ khai được tính là nộp đúng hạn ngay cả khi IRS nhận sau đó (26 CFR 301.7502-1(d)). Nếu phần mềm yêu cầu bạn gửi thư Form 8453 hoặc tài liệu giấy khác, tờ khai chưa hoàn tất cho đến khi IRS nhận được chúng (Publication 1345).

Nếu tờ khai đã được chấp nhận chưa hiện, hãy chờ hết 21 ngày và trả lời ngay mọi thư của IRS. Nhân viên IRS được dặn rằng người nộp thuế có biên nhận không cần làm gì thêm, và tờ khai không có biên nhận thì nên nộp lại (IRM 21.4.1.4.1.1). Nếu qua 21 ngày mà chưa thấy gì, hãy liên hệ IRS với ngày được chấp nhận và Submission ID; nếu việc tra cứu của IRS không thấy tờ khai, nhân viên được dặn yêu cầu bạn nộp lại. Form 9325 cảnh báo rằng gửi thư bản giấy của tờ khai đã e-file sẽ làm chậm việc xử lý.

Điều gì chứng minh tôi đã gửi thư tờ khai đúng hạn: dấu bưu điện, thư bảo đảm hay dịch vụ chuyển phát?

Tờ khai gửi thư chậm nhất vào hạn nộp được tính là nộp vào ngày ghi trên dấu bưu điện, miễn là ghi địa chỉ đúng và đã trả cước (26 U.S.C. 7502). Chứng minh IRS đã nhận thì khó hơn: quy định chỉ chấp nhận một số loại bằng chứng nhất định.

Các quy tắc này đến từ section 7502 và 26 CFR 301.7502-1(e). Nếu không có một trong ba cách cuối, chỉ bằng chứng trực tiếp rằng IRS đã nhận tờ khai mới đủ.

Ba cái bẫy:

• Thư gửi từ ngoài Hoa Kỳ: quy tắc dấu bưu điện chỉ áp dụng cho thư gửi qua Bưu điện Hoa Kỳ. Tờ khai gửi qua bưu điện của nước khác được tính là nộp khi IRS nhận (26 CFR 301.7502-1(c)(1)(ii)). Từ nước ngoài, hãy dùng dịch vụ quốc tế trong danh sách dịch vụ chuyển phát tư nhân của IRS.

• Hãng vận chuyển tư nhân: chỉ các dịch vụ trong danh sách của IRS mới được tính, và phải giao đến địa chỉ đường phố của IRS, không phải hộp thư bưu điện. Hãy hỏi hãng cách lấy bằng chứng bằng văn bản về ngày gửi.
• Tờ khai nộp trễ: quy tắc dấu bưu điện chỉ áp dụng cho tờ khai gửi chậm nhất vào hạn nộp, kể cả thời gian gia hạn. Tờ khai gửi trễ thường được tính là nộp khi IRS nhận. Một ngoại lệ hẹp: tờ khai nộp trễ có yêu cầu hoàn thuế, đóng dấu bưu điện trong thời hạn hoàn thuế ba năm nhưng được giao sau khi thời hạn đó kết thúc, được tính là nộp vào ngày ghi trên dấu bưu điện (26 CFR 301.7502-1(f)).

Khi nào tôi nên nộp lại tờ khai, và kèm theo những gì?

Chỉ nộp lại sau khi hết thời gian chờ của IRS. Nhân viên điện thoại của IRS được dặn yêu cầu gửi lại tờ khai gửi thư khi có bất kỳ điều nào sau đây (IRM 21.4.1.4.1.1):

1. Bạn được hoàn thuế, đã gửi thư tờ khai hơn 6 tuần trước (12 tuần với tờ khai của năm trước), và Where's My Refund không có thông tin.
2. Theo dõi thư bảo đảm cho thấy IRS đã nhận hơn 6 tuần trước (12 tuần với tờ khai của năm trước).
3. Bạn không được hoàn thuế, và bạn đã gửi thư trước tháng hiển thị trên trang tình trạng xử lý.

Hãy e-file tờ khai nộp lại nếu có thể. IRS chấp nhận tờ khai e-file của 2 năm trước gần nhất, dù không phải nhà cung cấp nào cũng có dịch vụ này (câu hỏi thường gặp về CP59 của IRS). Hãy chắc chắn bạn nhận được xác nhận rằng IRS đã chấp nhận.

Nếu bạn nộp lại bằng giấy, hãy kèm:

• Chữ ký gốc (không phải bản photocopy) của từng người ký tờ khai.
• Mọi biểu mẫu và tài liệu đã đi kèm bản gốc, như W-2 và các schedule.
• Bản sao theo dõi thư bảo đảm, nếu bạn đã dùng.

Gửi đến địa chỉ trên trang nơi nộp tờ khai của IRS, và lần này dùng thư bảo đảm hoặc dịch vụ chuyển phát trong danh sách. Giữ bản sao đầy đủ của những gì bạn đã gửi.

Tôi đã nộp tiền cùng tờ khai và khoản thanh toán đã được ghi nhận: vì sao vẫn không có hồ sơ tờ khai?

IRS xử lý khoản thanh toán ngay khi nhận, nhưng tờ khai chờ trong hàng đợi giấy (thời điểm có bảng sao kê của IRS). Khoản thanh toán đã ghi nhận cho thấy IRS đã nhận tiền của bạn; nó không cho thấy tờ khai đã được xử lý.

Với tờ khai giấy của năm hiện tại nộp chậm nhất vào hạn tháng 4 và còn nợ thuế, IRS cho biết họ xử lý tờ khai vào tháng 6. Tờ khai còn nợ thuế cũng phải chờ sau các tờ khai có hoàn thuế. Nếu trang tình trạng xử lý đã vượt qua tháng bạn gửi thư mà vẫn không có hồ sơ, hãy nộp lại như mô tả ở trên.

Tôi nhận thư CP59 nhưng đã nộp rồi: trả lời thế nào?

CP59 cho biết IRS không có hồ sơ tờ khai năm trước của bạn. Nếu bạn đã nộp trong vòng 8 tuần qua, IRS cho biết bạn không cần làm gì (trang CP59 của IRS).

Nếu đã lâu hơn:

1. Kiểm tra tên, Số An sinh Xã hội và năm thuế trên thông báo có khớp với tờ khai của bạn không.
2. Đảm bảo tờ khai e-file không bị từ chối.
3. Gửi thư bản sao tờ khai có ký và ghi ngày, kèm bản sao biên nhận chấp nhận e-file hoặc biên nhận thư bảo đảm hay thư đăng ký để ngày nộp ban đầu được lưu hồ sơ. Bạn cũng có thể điền Form 15103, đánh dấu rằng bạn đã nộp và gửi kèm bản sao có ký và ghi ngày. Gửi bằng thư hoặc fax, hoặc tải lên qua tài khoản trực tuyến IRS của bạn.

Nếu IRS đã cấp cho bạn mã PIN bảo vệ danh tính, hãy ghi vào tờ khai; với tờ khai chung, ghi PIN của từng vợ/chồng. Nếu bạn là cư dân thực sự của một lãnh thổ Hoa Kỳ và đã nộp cho cơ quan thuế của lãnh thổ đó, IRS cho biết hãy hỏi cơ quan đó cách trả lời. Nếu bạn sống ở Canada, xem trả lời thư của IRS khi sống ở Canada.

Khi nào bên cho vay của tôi có thể lấy bảng sao kê tờ khai thuế?

IRS cho biết bảng sao kê tờ khai thuế (tax return transcript) thường đáp ứng nhu cầu của bên cho vay thế chấp, nhưng nó chỉ có sau khi IRS xử lý tờ khai. Với tờ khai năm hiện tại nộp chậm nhất vào hạn tháng 4, IRS đưa ra các mốc thời gian sau (thời điểm có bảng sao kê của IRS):

Thư xác nhận không nộp tờ khai (verification of non-filing letter) chỉ nêu rằng tính đến ngày đó IRS không có tờ khai nào đã xử lý. Về những gì bên cho vay có thể yêu cầu thêm, xem chứng minh thu nhập với bên cho vay.

Tờ khai bị mất có thể làm tôi mất hoàn thuế hoặc bị coi là nộp trễ không?

Có thể, nếu bạn không chứng minh được tờ khai đã nộp đúng hạn. Với bằng chứng đã e-file hoặc gửi thư đúng hạn, ngày ban đầu vẫn được giữ. Nếu không có, bản sao bạn nộp lại có thể chỉ được tính là nộp khi IRS nhận được.

• Hoàn thuế: khoản hoàn thuế bị giới hạn ở số thuế đã nộp trong vòng ba năm trước khi tờ khai được nộp, cộng thời gian gia hạn nếu có. Thuế khấu trừ từ tiền lương được coi là đã nộp vào hạn nộp tờ khai, nên thường chỉ có thể đòi lại trên tờ khai nộp trong vòng 3 năm sau ngày 15 tháng 4 tiếp theo năm thuế (thời hạn hoàn thuế của IRS).
• Tiền phạt: tiền phạt nộp tờ khai trễ là 5% số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần tháng tờ khai bị trễ, tối đa 25% (tiền phạt không nộp tờ khai của IRS). Tiền phạt được tính trên số thuế không nộp đúng hạn, nên tờ khai đã trả đủ thuế bằng khấu trừ hoặc thuế tạm tính có thể chỉ nợ rất ít hoặc không nợ. Tiền phạt không áp dụng nếu bạn chứng minh được lý do chính đáng; hãy trả lời thông báo phạt cho tờ khai bạn đã nộp đúng hạn bằng biên nhận chấp nhận hoặc bằng chứng gửi thư.

Khi hạn đòi hoàn thuế đã gần, thời gian chờ thông thường có thể khiến bạn mất khoản hoàn thuế. Hãy giữ bằng chứng của lần gửi thư đầu tiên và nhận hỗ trợ thuế cá nhân trước khi quyết định có nộp lại sớm hơn hay không.

Chúng tôi nộp chung: vợ/chồng ghi tên thứ hai có lấy được bảng sao kê không?

Có. Vợ/chồng có tên và Số An sinh Xã hội xuất hiện thứ hai trên tờ khai chung có thể yêu cầu bất kỳ loại bảng sao kê nào đang có (câu hỏi thường gặp về bảng sao kê của IRS). Công cụ theo dõi hoàn thuế hỏi Số An sinh Xã hội đầu tiên ghi trên tờ khai, bất kể vợ/chồng nào kiểm tra (Publication 1345). Cả hai vợ chồng ký tờ khai chung nộp lại.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Thư bảo đảm, không có hồ sơ

Lena gửi tờ khai, được hoàn US$1.800, bằng thư bảo đảm. Theo dõi cho thấy đã giao. Bốn tháng sau Where's My Refund không hiện gì, và trang tình trạng xử lý đã vượt qua tháng tờ khai của cô đến nơi. Cô nộp lại với chữ ký gốc, mọi W-2 và schedule của cô, và bản sao theo dõi thư bảo đảm.

E-file đã chấp nhận nhưng không hiện

Phần mềm của Omar cho thấy IRS đã chấp nhận tờ khai của anh. Hai tuần sau, bảng sao kê của anh vẫn không có tờ khai. Anh lưu biên nhận chấp nhận kèm Submission ID, chờ hết 21 ngày thông thường, và không nộp lại.

Đóng hồ sơ vay mua nhà

Kim đã gửi thư một tờ khai được hoàn thuế bốn tuần trước, và bên cho vay của cô muốn bảng sao kê tờ khai thuế. Bảng sao kê cho tờ khai hoàn thuế gửi thư thường có sau 6 đến 8 tuần kể từ khi gửi thư, nên cô đưa mốc thời gian đó cho bên cho vay thay vì nộp lại.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Người chuẩn bị thuế có thể chưa bao giờ nộp tờ khai: xem khi người chuẩn bị thuế nộp sai tờ khai hoặc không nộp.
• Tờ khai đã có trong hồ sơ nhưng hoàn thuế bị chậm: xem hoàn thuế chậm và mã trong bảng sao kê.
• IRS đang giữ tiền hoàn thuế của bạn để xem xét hoặc kiểm tra danh tính: xem tiền hoàn thuế bị giữ để xem xét.
• Tờ khai bị mất là Form 1040-X: xem tình trạng và thời gian xử lý tờ khai điều chỉnh.
• Nhiều năm chưa nộp, hoặc IRS đã lập tờ khai thay bạn: xem nộp bù các tờ khai chưa nộp và nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn nhận CP59 khi đang sống ở Canada: xem trả lời thư của IRS khi sống ở Canada.
• Bạn cần bằng chứng đã nộp thuế để xin nhập tịch hoặc thẻ xanh: xem tờ khai thuế cho hồ sơ di trú.
• Nhiều năm được gửi thư cùng lúc, hạn đòi hoàn thuế đã gần, đang chờ một khoản vay, hoặc bạn gửi thư từ nước ngoài: hãy nhận hỗ trợ thuế cá nhân trước khi nộp lại.