Déclaration absente des dossiers de l'IRS : preuve et renvoi

L'IRS n'a aucune trace de ma déclaration : que faire en premier?

Vérifiez comment vous avez produit votre déclaration et depuis quand. L'IRS ne cherche pas lui-même une déclaration manquante avant la fin de son délai d'attente habituel, indiqué ci-dessous (IRM 21.4.1.4). Ces délais supposent un remboursement par dépôt direct; un chèque papier, une déclaration à corriger ou un retard de traitement du papier les allongent.

Un dossier cesse d'être simple lorsque la date limite d'un remboursement approche, que l'IRS a envoyé un avis CP59 ou préparé une déclaration à votre place, que plusieurs années ont été postées ensemble, qu'un prêteur ou une échéance d'immigration attend, qu'un préparateur n'a peut-être jamais produit la déclaration, ou que vous avez posté depuis l'étranger. Rassemblez l'accusé d'acceptation de la production électronique ou les reçus et le suivi d'envoi, ainsi qu'une copie signée et complète de la déclaration avec tous les formulaires joints.

Ma déclaration est-elle perdue, rejetée ou encore dans la file du papier?

Commencez par l'outil de suivi des remboursements de l'IRS et vos relevés de compte (transcripts), le dossier de l'IRS sur votre déclaration et votre compte pour une année. Where's My Refund affiche un état environ 24 heures après l'acceptation d'une production électronique de l'année en cours, 3 jours après celle d'une année antérieure et 4 semaines après le dépôt d'une déclaration papier. Il ne couvre que l'année de traitement en cours et les deux précédentes; pour une déclaration plus ancienne, fiez-vous à votre relevé et à la page d'état du traitement (IRM 21.4.1.4).

• Rejetée : une déclaration produite par voie électronique et rejetée n'a jamais été produite. L'IRS informe le transmetteur de l'acceptation ou du rejet, habituellement en 48 heures (formulaire 9325). Le logiciel de production doit alors vous dire pourquoi la déclaration a été rejetée et comment la corriger (Publication 1345). Avant tout, vérifiez dans votre logiciel ou demandez à votre préparateur l'accusé d'acceptation.
• En attente : une déclaration postée peut attendre des semaines dans la file. L'IRS traite les déclarations papier selon leur ordre de réception (IRM 21.4.1.4.1.1).
• Produite avec le formulaire W-7 : l'IRS ne traite la déclaration qu'après avoir attribué l'ITIN (numéro d'identification fiscale du contribuable individuel). Il demande de prévoir 7 semaines pour l'avis d'ITIN, ou de 9 à 11 semaines du 15 janvier au 30 avril ou si vous avez fait la demande depuis l'étranger (page de l'IRS sur l'ITIN). Ne renvoyez rien; si aucun avis n'arrive dans ce délai, l'IRS vous demande de le contacter.
• Peut-être perdue : le personnel de l'IRS ne considère une déclaration postée comme manquante qu'une fois son délai d'attente écoulé et si ses systèmes n'affichent rien. Voyez alors quand la renvoyer, plus bas.

Le message « No record of return filed » (aucune déclaration au dossier) sur le relevé des salaires et revenus (wage and income transcript) de l'année en cours signifie seulement que les données ne sont pas encore chargées (types de relevés de l'IRS). Ce n'est pas la preuve que votre déclaration est manquante.

Une déclaration rejetée peut quand même être considérée comme produite à temps. Si vous l'avez produite par voie électronique dans le délai prévu et qu'elle a été rejetée, renvoyer une version corrigée par voie électronique au plus tard le 5e jour civil suivant la date limite compte comme une production dans les délais. Une déclaration papier est dans les délais si elle est produite au plus tard à la plus tardive des dates suivantes : la date limite ou le 10e jour civil suivant l'avis de rejet, avec une note expliquant la date tardive (Publication 1345).

Combien de temps faut-il pour qu'une déclaration postée apparaisse?

Une déclaration postée apparaît lorsque l'IRS atteint le mois où elle est arrivée. La page d'état du traitement de l'IRS indique le mois de réception des déclarations papier de la série 1040 qu'il traite actuellement. Si vous avez posté votre déclaration après ce mois, elle est très probablement encore dans la file.

Lisez la page ainsi :

• Le mois indiqué est celui où l'IRS a reçu les déclarations, non celui où il aura fini de les traiter.
• Les déclarations qui exigent une correction d'erreur ou un traitement spécial ne sont pas comptées et prennent plus de temps.
• L'IRS traite généralement avant toutes les autres les déclarations papier qui attendent un remboursement; une déclaration avec solde à payer peut donc attendre plus longtemps.

Le mois change à mesure que le retard se résorbe; vérifiez donc la page le jour où vous décidez de renvoyer ou non la déclaration.

Ma déclaration produite par voie électronique a été acceptée : quelle est ma preuve?

L'accusé d'acceptation est votre preuve. Conservez le document que votre logiciel ou votre préparateur vous remet, avec la date d'acceptation et le numéro d'identification de soumission (Submission ID); un préparateur peut vous le remettre sur le formulaire 9325. Si votre fournisseur vous donne un cachet postal électronique daté au plus tard de la date limite, la déclaration est considérée comme produite à temps, même si l'IRS la reçoit plus tard (26 CFR 301.7502-1(d)). Si votre logiciel vous a demandé de poster le formulaire 8453 ou d'autres pièces papier, la déclaration n'est complète que lorsque l'IRS les a reçues (Publication 1345).

Si une déclaration acceptée n'apparaît pas encore, attendez les 21 jours et répondez rapidement à toute lettre de l'IRS. Le personnel de l'IRS a pour consigne qu'un contribuable muni d'un accusé de réception n'a rien d'autre à faire, et qu'une déclaration sans accusé doit être produite de nouveau (IRM 21.4.1.4.1.1). Si 21 jours passent sans rien voir, contactez l'IRS avec votre date d'acceptation et votre numéro d'identification de soumission; si sa recherche ne trouve aucune déclaration, le personnel doit vous demander de la produire de nouveau. Le formulaire 9325 avertit que poster une copie papier d'une déclaration produite par voie électronique en retardera le traitement.

Qu'est-ce qui prouve que j'ai posté ma déclaration à temps : cachet postal, courrier certifié ou service de livraison?

Une déclaration postée au plus tard à sa date limite est considérée comme produite à la date du cachet postal, pourvu qu'elle ait été correctement adressée et affranchie (26 U.S.C. 7502). Prouver que l'IRS l'a reçue est plus difficile : le règlement n'accepte que certaines preuves.

Les règles viennent de l'article 7502 et du 26 CFR 301.7502-1(e). Sans l'un des trois derniers modes, seule une preuve directe que l'IRS a reçu la déclaration suffit.

Trois pièges :

• Courrier posté hors des États-Unis : la règle du cachet postal ne vise que le courrier remis au service postal américain (US Postal Service). Une déclaration envoyée par la poste d'un autre pays est considérée comme produite à la date où l'IRS la reçoit (26 CFR 301.7502-1(c)(1)(ii)). Depuis l'étranger, utilisez un service international figurant sur la liste des services de livraison privés de l'IRS.

• Transporteurs privés : seuls les services de la liste de l'IRS comptent, et ils doivent livrer aux adresses civiques de l'IRS, non à une case postale. Demandez au transporteur comment obtenir une preuve écrite de la date d'envoi.
• Déclarations tardives : la règle du cachet postal ne s'applique qu'à une déclaration postée au plus tard à sa date limite, prolongations comprises. Une déclaration postée en retard est généralement considérée comme produite à la date où l'IRS la reçoit. Une exception étroite : une déclaration tardive qui demande un remboursement, portant un cachet postal à l'intérieur de la période de remboursement de trois ans mais livrée après sa fin, est considérée comme produite à la date du cachet (26 CFR 301.7502-1(f)).

Quand dois-je renvoyer ma déclaration de revenus, et avec quoi?

Ne renvoyez qu'une fois le délai d'attente de l'IRS écoulé. Le personnel téléphonique de l'IRS a pour consigne de faire renvoyer une déclaration postée dans l'un des cas suivants (IRM 21.4.1.4.1.1) :

1. Un remboursement est dû, vous avez posté la déclaration il y a plus de 6 semaines (12 semaines pour une année antérieure) et Where's My Refund n'affiche aucune information.
2. Le suivi du courrier certifié montre que l'IRS a reçu la déclaration il y a plus de 6 semaines (12 semaines pour une année antérieure).
3. Aucun remboursement n'est dû, et vous avez posté la déclaration avant le mois indiqué sur la page d'état du traitement.

Si vous le pouvez, produisez par voie électronique la déclaration renvoyée. L'IRS accepte les déclarations produites par voie électronique pour les 2 dernières années antérieures, mais tous les fournisseurs n'offrent pas ce service (questions fréquentes de l'IRS sur le CP59). Assurez-vous de recevoir la confirmation que l'IRS l'a acceptée.

Si vous renvoyez la déclaration sur papier, joignez :

• Une signature originale (non une photocopie) de chaque personne qui signe la déclaration.
• Tous les formulaires et documents joints à l'original, comme les formulaires W-2 et les annexes.
• Une copie du suivi du courrier certifié, si vous en avez utilisé un.

Postez-la à l'adresse indiquée sur la page de l'IRS sur le lieu de production, et utilisez cette fois le courrier certifié ou un service de livraison de la liste. Gardez une copie complète de ce que vous avez envoyé.

J'ai payé avec ma déclaration et le paiement est inscrit : pourquoi aucune déclaration n'est-elle au dossier?

L'IRS traite les paiements dès leur réception, mais la déclaration attend dans la file du papier (disponibilité des relevés de l'IRS). Un paiement inscrit montre que l'IRS a votre argent; il ne montre pas que la déclaration a été traitée.

Pour une déclaration papier de l'année en cours produite dans le délai d'avril avec un solde à payer, l'IRS indique qu'il la traite en juin. Une déclaration avec solde à payer passe aussi après celles qui réclament un remboursement. Si la page d'état du traitement a dépassé le mois de votre envoi et qu'il n'y a toujours aucune trace, renvoyez la déclaration comme décrit plus haut.

J'ai reçu un avis CP59, mais j'ai déjà produit ma déclaration : comment répondre?

Un avis CP59 dit que l'IRS n'a aucune trace de votre déclaration d'une année antérieure. Si vous l'avez produite au cours des 8 dernières semaines, l'IRS indique que vous n'avez rien à faire (page de l'IRS sur le CP59).

Si c'est plus long :

1. Vérifiez que le nom, le numéro de sécurité sociale (SSN) et l'année d'imposition figurant sur l'avis correspondent à votre déclaration.
2. Assurez-vous qu'une déclaration produite par voie électronique n'a pas été rejetée.
3. Postez une copie signée et datée de la déclaration, avec une copie de votre accusé d'acceptation ou de votre reçu de courrier certifié ou recommandé, afin que la date de production initiale soit au dossier. Vous pouvez aussi remplir le formulaire 15103, en indiquant que vous avez déjà produit votre déclaration et en joignant la copie signée et datée. Envoyez-le par la poste ou par télécopieur, ou téléversez-le dans votre compte en ligne de l'IRS.

Si l'IRS vous a attribué un numéro d'identification personnel de protection de l'identité (Identity Protection PIN), inscrivez-le sur la déclaration; sur une déclaration conjointe, inscrivez celui de chaque conjoint. Si vous êtes un résident de bonne foi d'un territoire américain et avez produit votre déclaration auprès de son bureau des impôts, l'IRS dit de demander à ce bureau comment répondre. Si vous vivez au Canada, voyez répondre à une lettre de l'IRS lorsqu'on vit au Canada.

Quand mon prêteur peut-il obtenir un relevé de ma déclaration de revenus?

L'IRS indique qu'un relevé de déclaration (tax return transcript) suffit habituellement à un prêteur hypothécaire, mais qu'il n'existe qu'une fois la déclaration traitée par l'IRS. Pour une déclaration de l'année en cours produite dans le délai d'avril, l'IRS donne les délais suivants (disponibilité des relevés de l'IRS) :

Une lettre de vérification de non-production (verification of non-filing letter) indique seulement que l'IRS n'a aucune déclaration traitée à cette date. Pour savoir ce qu'un prêteur peut demander d'autre, voyez prouver ses revenus à un prêteur.

Une déclaration perdue peut-elle me coûter mon remboursement ou me mettre en retard?

Oui, si vous ne pouvez pas prouver que la déclaration a été produite à temps. Avec la preuve d'une production électronique ou d'un envoi postal dans les délais, la date initiale tient. Sans preuve, la copie que vous renvoyez peut n'être considérée comme produite qu'à la date où l'IRS la reçoit.

• Remboursement : un remboursement est limité à l'impôt payé dans les trois ans précédant la production de la déclaration, plus toute prolongation. La retenue d'impôt sur le salaire est considérée comme payée à la date limite de la déclaration; elle ne peut donc généralement être récupérée que sur une déclaration produite dans les 3 ans après le 15 avril qui suit l'année d'imposition (délais de remboursement de l'IRS).
• Pénalité : la pénalité pour production tardive est de 5 % de l'impôt impayé pour chaque mois ou partie de mois de retard, jusqu'à 25 % (pénalité de l'IRS pour défaut de production). Elle se calcule sur l'impôt non payé à temps; une déclaration dont l'impôt est entièrement payé par retenues ou acomptes peut donc entraîner peu ou pas de pénalité. La pénalité ne s'applique pas si vous démontrez une cause raisonnable; répondez à un avis de pénalité pour une déclaration produite à temps en joignant votre accusé d'acceptation ou votre preuve d'envoi.

Lorsque la date limite d'un remboursement approche, le délai d'attente normal peut vous coûter le remboursement. Conservez la preuve du premier envoi et obtenez de l'aide en impôt des particuliers avant de décider de renvoyer la déclaration plus tôt.

Nous avons produit une déclaration conjointe : le conjoint nommé en second peut-il obtenir les relevés?

Oui. Le conjoint dont le nom et le numéro de sécurité sociale (SSN) figurent en second sur une déclaration conjointe peut demander tout type de relevé disponible (questions fréquentes de l'IRS sur les relevés). L'outil de suivi des remboursements demande le premier numéro de sécurité sociale inscrit sur la déclaration, peu importe le conjoint qui l'utilise (Publication 1345). Les deux conjoints signent une déclaration conjointe renvoyée.

Exemple

Ces exemples sont fictifs; les montants sont en dollars américains.

Courrier certifié, aucune trace

Lena poste sa déclaration, qui donne droit à un remboursement de 1 800 $ US, par courrier certifié. Le suivi indique qu'elle a été livrée. Quatre mois plus tard, Where's My Refund n'affiche rien, et la page d'état du traitement a dépassé le mois d'arrivée de sa déclaration. Elle la renvoie avec une signature originale, tous ses formulaires W-2 et ses annexes, et une copie du suivi du courrier certifié.

Production électronique acceptée mais invisible

Le logiciel d'Omar indique que l'IRS a accepté sa déclaration. Deux semaines plus tard, son relevé n'affiche toujours aucune déclaration. Il conserve l'accusé d'acceptation avec son numéro d'identification de soumission, attend les 21 jours habituels et ne produit pas de nouvelle déclaration.

Clôture hypothécaire

Kim a posté il y a quatre semaines une déclaration donnant droit à un remboursement, et son prêteur veut un relevé de déclaration. Un tel relevé est habituellement disponible de 6 à 8 semaines après l'envoi d'une déclaration postée avec remboursement; elle donne donc ce délai à son prêteur au lieu de renvoyer sa déclaration.

Votre situation est différente?

• Votre préparateur n'a peut-être jamais produit la déclaration : voyez quand un préparateur a produit une mauvaise déclaration ou n'en a produit aucune.
• La déclaration est au dossier, mais le remboursement tarde : voyez retards de remboursement et codes des relevés.
• L'IRS retient votre remboursement pour l'examiner ou vérifier votre identité : voyez remboursement retenu pour examen.
• La déclaration manquante est un formulaire 1040-X : voyez état et délais d'une déclaration modifiée.
• Plusieurs années n'ont jamais été produites, ou l'IRS a préparé une déclaration à votre place : voyez rattraper des déclarations non produites et obtenez de l'aide en impôt des particuliers.
• Vous avez reçu un avis CP59 en vivant au Canada : voyez répondre à une lettre de l'IRS lorsqu'on vit au Canada.
• Vous avez besoin d'une preuve de production pour la citoyenneté ou une carte verte : voyez déclarations de revenus pour les demandes d'immigration.
• Plusieurs années ont été postées ensemble, la date limite d'un remboursement approche, un prêt attend, ou vous avez posté depuis l'étranger : obtenez de l'aide en impôt des particuliers avant de renvoyer la déclaration.