IRS sem registro da declaração: como provar a entrega e reenviar

O IRS não tem registro da minha declaração: o que faço primeiro?

Confira como você entregou e há quanto tempo. O próprio IRS só pesquisa uma declaração que falta depois de passada a espera normal, descrita abaixo (IRM 21.4.1.4). Os prazos de espera pressupõem uma restituição por depósito direto; um cheque em papel, uma declaração que precisa de correções ou um acúmulo de declarações em papel tornam a espera mais longa.

O caso deixa de ser simples quando o prazo de uma restituição está perto, quando o IRS enviou um CP59 ou preparou uma declaração para você, quando vários anos foram enviados juntos pelo correio, quando um prazo de financiamento ou de imigração está à espera, quando um preparador talvez nunca tenha entregue a declaração ou quando você enviou do exterior. Reúna o registro de aceitação do e-file ou os recibos e o rastreamento do envio pelo correio, e uma cópia assinada e completa da declaração, com todos os formulários que você anexou.

Minha declaração se perdeu, foi rejeitada ou ainda está na fila de papel?

Comece pelo rastreador de restituições do IRS e pelas suas transcrições, o registro do próprio IRS da sua declaração e da sua conta em um ano. O Where's My Refund mostra um status cerca de 24 horas depois de um e-file do ano atual ser aceito, 3 dias depois de um e-file de ano anterior e 4 semanas depois de uma declaração em papel ser entregue. Ele cobre apenas o ano de processamento atual e os dois anos anteriores; para uma declaração mais antiga, confie na sua transcrição e na página de status de processamento (IRM 21.4.1.4).

• Rejeitada: uma declaração enviada por e-file e rejeitada nunca foi entregue. O IRS informa a aceitação ou a rejeição a quem transmitiu a declaração, em geral em até 48 horas (Form 9325). O software de entrega deve então dizer por que ela foi rejeitada e como corrigir (Publication 1345). Antes de qualquer outra coisa, confira seu software ou peça ao seu preparador o registro de aceitação.
• Em espera: uma declaração enviada pelo correio pode esperar semanas na fila. O IRS processa as declarações em papel na ordem em que as recebe (IRM 21.4.1.4.1.1).
• Entregue com o Form W-7: o IRS só processa a declaração depois de atribuir o ITIN. Ele pede que você aguarde 7 semanas pelo aviso do ITIN, ou de 9 a 11 semanas de 15 de janeiro a 30 de abril ou se você pediu do exterior (página do ITIN no IRS). Não reenvie; se o aviso não chegar nesse prazo, o IRS pede que você entre em contato com ele.
• Possivelmente perdida: os funcionários do IRS só tratam uma declaração enviada pelo correio como desaparecida depois de passada a espera e quando os sistemas não mostram nada. Nesse caso, veja quando reenviar, abaixo.

A mensagem “No record of return filed” em uma transcrição de salários e rendimentos do ano atual só significa que os dados ainda não foram carregados (tipos de transcrição do IRS). Ela não prova que a sua declaração está faltando.

Uma declaração rejeitada ainda pode contar como entregue no prazo. Se você entregou por e-file até a data de vencimento e ela foi rejeitada, enviar de novo um e-file corrigido até o quinto dia corrido depois do vencimento conta como no prazo. Uma declaração em papel conta como no prazo se entregue até a data mais tardia entre o vencimento e 10 dias corridos depois do aviso de rejeição, com uma nota explicando a data tardia (Publication 1345).

Quanto tempo uma declaração enviada pelo correio leva para aparecer?

Uma declaração enviada pelo correio aparece quando o IRS chega ao mês em que ela foi recebida. A página de status de processamento do IRS lista o mês de recebimento das declarações em papel da série Form 1040 que ele está processando agora. Se você enviou sua declaração depois desse mês, ela provavelmente ainda está na fila.

Leia a página assim:

• O mês listado é o mês em que o IRS recebeu as declarações, não o mês em que vai terminar de processá-las.
• Declarações que precisam de correção de erros ou tratamento especial não são contadas e demoram mais.
• O IRS geralmente processa antes de todas as outras as declarações em papel com restituição a receber, então uma declaração com saldo a pagar pode esperar mais.

O mês muda conforme o acúmulo anda, então confira a página no dia em que for decidir se vai reenviar.

Meu e-file foi aceito: qual é a minha prova?

A confirmação de aceitação é a sua prova. Guarde o registro que o seu software ou preparador fornece, com a data de aceitação e o Submission ID; um preparador pode entregá-lo a você no Form 9325. Se o seu provedor fornecer um carimbo eletrônico (electronic postmark) em ou antes da data de vencimento, a declaração conta como entregue no prazo, mesmo que o IRS a receba depois (26 CFR 301.7502-1(d)). Se o seu software mandou você enviar pelo correio o Form 8453 ou outros anexos em papel, a declaração só está completa quando o IRS os recebe (Publication 1345).

Se uma declaração aceita ainda não aparece, aguarde os 21 dias e responda logo a qualquer carta do IRS. Os funcionários do IRS são orientados de que o contribuinte com uma confirmação de aceitação não precisa fazer mais nada, e de que uma declaração sem confirmação deve ser entregue de novo (IRM 21.4.1.4.1.1). Se passarem 21 dias e nada aparecer, entre em contato com o IRS com a data de aceitação e o Submission ID; se a busca dele não encontrar nenhuma declaração, os funcionários são orientados a pedir que você entregue de novo. O Form 9325 avisa que enviar pelo correio uma cópia em papel de uma declaração enviada por e-file atrasa o processamento dela.

O que prova que enviei minha declaração no prazo pelo correio: carimbo postal, correspondência certificada ou serviço de entrega?

Uma declaração enviada pelo correio até o vencimento conta como entregue na data do carimbo postal, desde que esteja endereçada corretamente e com o porte pago (26 U.S.C. 7502). Provar que o IRS a recebeu é mais difícil: o regulamento aceita apenas certas provas.

As regras vêm da seção 7502 e do 26 CFR 301.7502-1(e). Sem um dos três últimos, só vale a prova direta de que o IRS recebeu a declaração.

Três armadilhas:

• Correspondência de fora dos Estados Unidos: a regra do carimbo postal cobre apenas a correspondência entregue ao US Postal Service. Uma declaração enviada pelos correios de outro país conta como entregue quando o IRS a recebe (26 CFR 301.7502-1(c)(1)(ii)). Do exterior, use um serviço internacional que conste da lista de serviços privados de entrega do IRS.

• Transportadoras privadas: só contam os serviços da lista do IRS, e eles devem entregar nos endereços de rua do IRS, e não em uma caixa postal. Pergunte à transportadora como obter uma prova por escrito da data do envio.
• Declarações atrasadas: a regra do carimbo postal vale apenas para uma declaração enviada até o vencimento, incluindo prorrogações. Uma declaração enviada atrasada geralmente conta como entregue quando o IRS a recebe. Uma exceção restrita: uma declaração atrasada que pede restituição, carimbada dentro do período de restituição de três anos mas entregue depois que ele se encerra, conta como entregue na data do carimbo postal (26 CFR 301.7502-1(f)).

Quando devo reenviar minha declaração, e o que vai junto?

Reenvie somente depois de passada a espera do IRS. Os atendentes telefônicos do IRS são orientados a pedir que uma declaração enviada pelo correio seja enviada de novo quando qualquer uma destas situações for verdadeira (IRM 21.4.1.4.1.1):

1. Há uma restituição a receber, você enviou a declaração pelo correio há mais de 6 semanas (12 semanas para uma declaração de ano anterior) e o Where's My Refund não tem informações.
2. O rastreamento da correspondência certificada mostra que o IRS a recebeu há mais de 6 semanas (12 semanas para uma declaração de ano anterior).
3. Não há restituição a receber, e você enviou a declaração antes do mês mostrado na página de status de processamento.

Envie a declaração reenviada por e-file, se puder. O IRS aceita e-file para os últimos 2 anos anteriores, embora nem todo provedor ofereça isso (perguntas frequentes do CP59 no IRS). Confirme que você recebeu a confirmação de que o IRS a aceitou.

Se você reenviar em papel, inclua:

• Uma assinatura original (não uma fotocópia) de cada pessoa que assina a declaração.
• Todos os formulários e documentos que acompanharam a declaração original, como os W-2 e os Schedules.
• Uma cópia do rastreamento da correspondência certificada, se você a usou.

Envie ao endereço da página de onde entregar do IRS, e use correspondência certificada ou um serviço de entrega da lista desta vez. Guarde uma cópia completa do que você enviou.

Paguei junto com a declaração e o pagamento foi lançado: por que não há declaração registrada?

O IRS processa os pagamentos assim que os recebe, mas a declaração espera na fila de papel (disponibilidade de transcrições do IRS). Um pagamento lançado mostra que o IRS tem o seu dinheiro; não mostra que a declaração foi processada.

Para uma declaração em papel do ano atual entregue até o vencimento de abril, com saldo a pagar, o IRS diz que a processa em junho. Uma declaração com saldo a pagar também espera atrás das declarações com restituição. Se a página de status de processamento já passou do mês em que você enviou a sua e ainda não há registro, reenvie conforme descrito acima.

Recebi um CP59, mas já entreguei a declaração: como respondo?

Um CP59 diz que o IRS não tem registro da sua declaração de um ano anterior. Se você entregou nas últimas 8 semanas, o IRS diz que você não precisa fazer nada (página do CP59 no IRS).

Se já passou mais tempo:

1. Confira se o nome, o Social Security number e o ano fiscal no aviso conferem com a sua declaração.
2. Confirme que uma declaração enviada por e-file não foi rejeitada.
3. Envie pelo correio uma cópia assinada e datada da declaração, com uma cópia do registro de aceitação do e-file ou do recibo da correspondência certificada ou registrada, para que a data original de entrega fique registrada. Você também pode preencher o Form 15103, marcando que já entregou e anexando a cópia assinada e datada. Envie pelo correio ou por fax, ou faça o upload pela sua conta online do IRS.

Se o IRS emitiu um PIN de proteção de identidade para você, inclua-o na declaração; em uma declaração conjunta, inclua o PIN de cada cônjuge. Se você é residente de boa-fé de um território dos EUA e entregou no órgão de impostos dele, o IRS diz para perguntar a esse órgão como responder. Se você mora no Canadá, veja como responder a uma carta do IRS morando no Canadá.

Quando meu credor pode obter uma transcrição da declaração?

O IRS diz que uma transcrição da declaração (tax return transcript) costuma atender às necessidades de um credor de financiamento imobiliário, mas ela só existe depois que o IRS processa a declaração. Para uma declaração do ano atual entregue até o vencimento de abril, o IRS informa estes prazos (disponibilidade de transcrições do IRS):

Uma carta de verificação de não entrega (verification of non-filing letter) informa apenas que o IRS não tem uma declaração processada até aquela data. Para saber o que mais um credor pode pedir, veja como comprovar renda para um credor.

Uma declaração perdida pode me custar a restituição ou me deixar em atraso?

Pode, se você não conseguir provar que a declaração foi entregue no prazo. Com a prova do e-file ou do envio no prazo, vale a data original. Sem ela, a cópia que você reenviar pode contar como entregue somente quando o IRS a receber.

• Restituição: a restituição se limita ao imposto pago em até três anos antes da entrega da declaração, mais qualquer prorrogação. A retenção sobre salários conta como paga na data de vencimento da declaração, então, em geral, só pode ser recuperada em uma declaração entregue em até 3 anos após o dia 15 de abril seguinte ao ano fiscal (prazos de restituição do IRS).
• Multa: a multa por atraso na entrega é de 5% do imposto não pago por cada mês ou fração de mês de atraso da declaração, até 25% (multa por atraso na entrega do IRS). Ela é calculada sobre o imposto não pago no prazo, então uma declaração com o imposto totalmente pago por retenção ou por pagamentos estimados pode dever pouco ou nada. A multa não se aplica se você mostrar causa razoável; responda a um aviso de multa por uma declaração entregue no prazo com o seu registro de aceitação ou a prova do envio pelo correio.

Quando o prazo de uma restituição está perto, a espera normal pode custar a restituição. Guarde a prova do primeiro envio e obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física antes de decidir se reenvia mais cedo.

Entregamos em conjunto: o cônjuge listado em segundo lugar pode obter as transcrições?

Sim. O cônjuge cujo nome e Social Security number aparecem em segundo lugar em uma declaração conjunta pode solicitar qualquer tipo de transcrição disponível (perguntas frequentes sobre transcrições do IRS). O rastreador de restituições pede o primeiro Social Security number mostrado na declaração, seja qual for o cônjuge que o consulta (Publication 1345). Os dois cônjuges assinam uma declaração conjunta reenviada.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Correspondência certificada, sem registro

Lena envia sua declaração, com uma restituição de US$1.800 a receber, por correspondência certificada. O rastreamento mostra que foi entregue. Quatro meses depois, o Where's My Refund não mostra nada, e a página de status de processamento já passou do mês em que a declaração dela chegou. Ela a reenvia com assinatura original, todos os seus W-2 e Schedules e uma cópia do rastreamento da correspondência certificada.

E-file aceito que não aparece

O software de Omar mostra que o IRS aceitou a declaração dele. Duas semanas depois, a transcrição ainda não mostra nenhuma declaração. Ele guarda o registro de aceitação com o Submission ID, espera os 21 dias normais e não entrega de novo.

Fechamento do financiamento imobiliário

Kim enviou pelo correio, há quatro semanas, uma declaração com restituição a receber, e o credor dela quer uma transcrição da declaração. A transcrição de uma declaração com restituição enviada pelo correio costuma estar disponível de 6 a 8 semanas depois do envio, então ela dá esse prazo ao credor em vez de reenviar.

E no seu caso?

• Seu preparador talvez nunca tenha entregue a declaração: veja quando um preparador entregou uma declaração errada ou nunca entregou.
• A declaração está nos registros, mas a restituição está atrasada: veja atrasos de restituição e códigos de transcrição.
• O IRS está retendo sua restituição para revisá-la ou conferir sua identidade: veja restituição retida para revisão.
• A declaração que falta é um Form 1040-X: veja status e prazo de uma declaração retificadora.
• Vários anos nunca foram entregues, ou o IRS preparou uma declaração para você: veja como colocar declarações atrasadas em dia e obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você recebeu um CP59 morando no Canadá: veja como responder a uma carta do IRS morando no Canadá.
• Você precisa de prova de entrega para a cidadania ou um green card: veja declarações de imposto de renda em pedidos de imigração.
• Vários anos foram enviados juntos pelo correio, o prazo de uma restituição está perto, um empréstimo está à espera ou você enviou do exterior: obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física antes de reenviar.