Thuế bán hàng trên vật liệu của nhà thầu: trả hay thu của khách?

Tôi trả thuế bán hàng trên vật liệu, hay thu thuế đó từ khách hàng?

Trong mỗi công việc, nhà thầu được coi là một trong hai vai. Bên tiêu dùng (consumer) vật liệu trả thuế cho nhà cung cấp và không thu thuế vật liệu từ khách hàng. Bên bán vật liệu (quy định gọi là nhà bán lẻ, retailer) mua vật liệu không thuế, hoặc xin hoàn lại thuế đã trả, và thu thuế từ khách hàng. Tiểu bang của bạn, loại hợp đồng và việc công việc là sửa chữa hay cải tạo quyết định bạn thuộc vai nào.

Công việc trọn gói tại Texas (xây mới và công việc nhà ở), California hoặc Michigan, hoặc một công trình cải tạo tài sản tại New York, thường khiến bạn là bên tiêu dùng. Bạn là bên bán trong hợp đồng tách riêng hoặc sửa chữa tài sản kinh doanh tại Texas, sửa chữa tại New York, hợp đồng thầu chính tại Washington, hoặc bất kỳ công việc nào bạn tính thuế vật liệu cho khách hàng. Nhà thầu tại California và Michigan thường vẫn là bên tiêu dùng, kể cả với công việc time-and-materials.

Nói đơn giản: trọn gói (lump-sum) là một mức giá chung cho vật liệu và nhân công; tách riêng (separated) ghi vật liệu và nhân công thành các mức giá riêng; time-and-materials tính chi phí vật liệu của bạn cộng nhân công theo giờ hoặc theo ngày; cost-plus tính chi phí của bạn cộng một khoản phí hoặc một tỷ lệ phần trăm; thuế sử dụng (use tax) là khoản bạn nợ khi nhà cung cấp không thu thuế bán hàng.

Trường hợp không đơn giản nếu:

• bạn làm việc tại nhiều tiểu bang;
• bạn trộn công việc trọn gói với công việc time-and-materials hoặc cost-plus, hoặc một lệnh thay đổi hợp đồng (change order) có cách tính giá khác với hợp đồng;
• một công việc vừa có sửa chữa vừa có cải tạo, vừa có tài sản nhà ở vừa có tài sản kinh doanh, hoặc là công trình hoàn thiện nội thất cho người thuê (build-out);
• bạn là nhà thầu phụ, hoặc thuê nhà thầu phụ;
• khách hàng nói họ được miễn thuế;
• bạn đã thu thuế, hoặc bỏ sót không thu, ở các công việc trước đây;
• bạn có thông báo của tiểu bang về thuế bị thu hai lần hoặc không được thu.

Nếu bất kỳ điều nào ở trên đúng với bạn, hãy xem phần "Trường hợp của bạn có khác không?" ở cuối trang.

Hãy gom hợp đồng đã ký, bảng báo giá và các lệnh thay đổi hợp đồng, hóa đơn bạn gửi khách hàng, biên lai nhà cung cấp cho thấy thuế đã trả, mọi giấy chứng nhận bán lại hoặc miễn thuế bạn đã đưa hoặc nhận, và giấy phép thuế bán hàng của bạn. Trang này nói về Texas, California, New York, Washington và Michigan. Với tiểu bang khác, hãy đọc hướng dẫn dành cho nhà thầu của sở thuế vụ tiểu bang đó trước: nhà thầu trọn gói là bên tiêu dùng hay nhà bán lẻ, loại hợp đồng có làm thay đổi điều đó không, sửa chữa có được xử lý khác không, và nhà thầu có được mua vật liệu bằng giấy chứng nhận bán lại không? Sổ tay kiểm tra thuế của Texas, sổ tay nhà thầu (Contractor Manual) của Michigan, Publication 9 của California và các bulletin của New York là hướng dẫn của cơ quan thuế, không phải luật; khi chúng khác với một quy định hoặc đạo luật thì quy định hoặc đạo luật được ưu tiên.

Yếu tố nào quyết định: tiểu bang, sửa chữa hay cải tạo, hay loại hợp đồng?

Mỗi tiểu bang dùng một phép thử khác nhau, nên cùng một công việc có thể cho kết quả khác nhau khi qua ranh giới tiểu bang.

Cách các phép thử vận hành:

• Sửa chữa hay cải tạo (New York). Một công trình cải tạo tài sản phải đạt cả ba phép thử: làm tăng đáng kể giá trị tài sản hoặc kéo dài đáng kể tuổi thọ của tài sản, trở thành một phần của tài sản hoặc được gắn cố định vào đó, và được dự định là lâu dài. Xây sàn ngoài trời (deck) hoặc lắp tủ bếp là cải tạo; sửa một bậc thang gãy hoặc thay bộ điều nhiệt của máy nước nóng là sửa chữa (TB-ST-104). Publication 862 liệt kê các công việc phổ biến trong mỗi loại, và nói rằng công việc cho hoặc do người thuê thực hiện được mặc định là tạm thời, nên không phải cải tạo tài sản trừ khi hợp đồng thuê hoặc các sự kiện khác cho thấy công trình được dự định gắn với tài sản.
• Tài sản nhà ở hay kinh doanh (Texas). Sửa chữa hoặc cải tạo tài sản nhà ở (nhà ở, khu căn hộ hoặc chung cư, và các loại khác) theo quy tắc nhà thầu nêu trên. Sửa chữa hoặc cải tạo tài sản phi nhà ở là dịch vụ chịu thuế trên tổng số tiền tính, trừ các dịch vụ không liên quan được ghi riêng, và việc hợp đồng trọn gói hay tách riêng không còn quan trọng. Xây mới, và bảo trì định kỳ có dùng vật liệu gắn vào công trình, vẫn theo quy tắc nhà thầu; bảo trì định kỳ không dùng vật liệu gắn vào công trình thì không bị đánh thuế như dịch vụ, nhưng bạn trả thuế trên những gì bạn sử dụng. Hợp đồng gộp sửa chữa chịu thuế với xây mới, hoặc tòa nhà dùng cho cả ở và kinh doanh, chịu thuế toàn bộ trừ khi phần việc chịu thuế và không chịu thuế được ghi riêng (Rule 3.357(b), (c)).
• Loại hợp đồng (Texas và California). Hợp đồng trọn gói có một mức giá cho vật liệu và nhân công. Tại Texas, hợp đồng ghi riêng vật liệu và nhân công là hợp đồng tách riêng, và hợp đồng cost-plus được coi là tách riêng khi nhân công được ghi riêng (Rule 3.291(a)). California coi cost-plus-a-fee như trọn gói: bạn vẫn là bên tiêu dùng (Publication 9).

Trong công việc trọn gói, ai trả thuế trên vật liệu?

Nhà thầu trả, ở mọi nơi tiểu bang coi họ là bên tiêu dùng vật liệu. Thuế được nộp cho nhà cung cấp khi bạn mua, hoặc nộp cho tiểu bang dưới dạng thuế sử dụng khi nhà cung cấp ngoài tiểu bang không thu thuế (xem thuế sử dụng trên các khoản mua của doanh nghiệp).

• Texas. Nhà thầu trọn gói nợ thuế trên mọi vật liệu, vật tư tiêu hao, thiết bị và dịch vụ chịu thuế, và không được thu từ khách hàng bất kỳ khoản nào được ghi là thuế trên giá trọn gói (Rule 3.291(b)(3)). Điều khoản ghi khách hàng trả thuế không làm thay đổi quy tắc của tiểu bang: khách hàng có thể hoàn trả cho bạn, nhưng tiểu bang không công nhận nghĩa vụ thuế của khách hàng trong hợp đồng trọn gói (sổ tay kiểm tra thuế). Mỗi hợp đồng thầu phụ đứng riêng: nhà thầu phụ theo hợp đồng tách riêng tính thuế cho bạn trên vật liệu của họ ngay cả khi hợp đồng của bạn là trọn gói, và bạn vẫn không thu gì từ khách hàng của mình (Rule 3.291(b)(6)).
• California. Nhà thầu luôn là bên tiêu dùng đối với vật liệu mà họ cung cấp và lắp đặt theo hợp đồng trọn gói, và thuế áp dụng trên giá vốn (Publication 9). Thiết bị cố định (fixtures) thì khác: nhà thầu California là nhà bán lẻ đối với fixtures họ cung cấp và lắp đặt, phần mà trang này không đề cập (Regulation 1521(b)(2)(B)).
• New York. Với công trình cải tạo tài sản, bạn trả thuế cho nhà cung cấp và không thu thuế sau khi khách hàng đưa bạn Form ST-124 đã điền đầy đủ (TB-ST-130). Giấy chứng nhận là bằng chứng, không phải phép thử: nếu không có, hợp đồng và hồ sơ dự án vẫn có thể cho thấy công việc là cải tạo (TB-ST-104).
• Michigan. Nhà thầu nợ thuế sử dụng trên vật liệu trừ khi chứng minh được nhà cung cấp đã thu thuế bán hàng Michigan, vì vậy hãy giữ các biên lai đó (RAB 2025-18).

Thuế bạn trả là một chi phí của công việc. New York nói nhà thầu có thể đưa nó vào số tiền tính cho công trình cải tạo tài sản, và Michigan cho phép đưa vào giá hợp đồng như một chi phí chung (TB-ST-104; RAB 2025-18). Tính cho khách hàng dưới dạng thuế bán hàng thì không được phép tại Texas hay Michigan, và tại California có thể khiến bạn trở thành nhà bán lẻ của vật liệu.

Mua ở một tiểu bang cho công việc ở tiểu bang khác có thể phát sinh thêm thuế. Nhà thầu trọn gói tại Texas nhận vật liệu tại Texas cho công việc ngoài tiểu bang phải trả thuế Texas trừ khi nhà cung cấp giao đến công trường (sổ tay kiểm tra thuế). Michigan không có miễn thuế bán hàng cho vật liệu mua từ nhà bán lẻ Michigan để gắn vào công trình ở tiểu bang khác, dù thuế sử dụng của Michigan không áp dụng (RAB 2025-18). New York cấp tín thuế cho thuế đã trả trên vật liệu sau đó được dùng ngoài tiểu bang (TB-ST-130).

Với công việc time-and-materials hoặc tách riêng, tôi có thu thuế trên vật liệu không?

Tùy tiểu bang. Hợp đồng tách riêng tại Texas và sửa chữa tại New York buộc bạn thu thuế; hợp đồng time-and-materials tại California và nhà thầu tại Michigan thường thì không.

• Texas tách riêng hoặc cost-plus. Bạn là bên bán vật liệu. Bạn thu thuế trên số lớn hơn giữa giá vật liệu đã thỏa thuận và giá vốn của bạn, với thuế địa phương xác định theo công trường, và bạn cần giấy phép thuế bán hàng Texas (Rule 3.291(b)(4), (b)(10)). Hợp đồng giá tối đa bảo đảm (guaranteed-maximum) ghi riêng vật liệu, nhân công và lợi nhuận vẫn là tách riêng (sổ tay kiểm tra thuế).
• California time-and-materials. Bạn vẫn là bên tiêu dùng trừ khi bạn tính cho khách hàng "thuế bán hàng" tính trên vật liệu đã cộng thêm lợi nhuận, hoặc hợp đồng chuyển quyền sở hữu trước khi lắp đặt và ghi giá vật liệu riêng (Regulation 1521(b)(2)(A)). Khi sửa chữa một fixture, phụ tùng tính riêng khỏi nhân công khiến bạn là nhà bán lẻ của phụ tùng; phụ tùng trong sửa chữa trọn gói khiến bạn là bên tiêu dùng (Publication 9).
• New York. Với công việc sửa chữa, bảo trì hoặc lắp đặt, khách hàng trả thuế trên tổng số tiền tính, bất kể hóa đơn trình bày thế nào (Publication 862).
• Washington. Nhà thầu chính thu thuế bán hàng bán lẻ từ khách hàng trên toàn bộ giá hợp đồng (WAC 458-20-170(4)(a)). Với công việc cho chính phủ liên bang, cơ quan nhà ở của quận hay thành phố, hoặc đường bộ công cộng của địa phương, nhà thầu là bên tiêu dùng vật liệu và không thu thuế bán hàng bán lẻ (WAC 458-20-17001(3); WAC 458-20-171).
• Michigan. Nhà thầu thường xuyên thu thuế bán hàng trên vật liệu mình gắn vào công trình và ghi chi tiết nhân công và vật liệu có thể mua chúng không thuế để bán lại và thu thuế bán hàng trên giá bán. Michigan Department of Treasury cho phép cách này thay cho thuế sử dụng mà luật yêu cầu trong trường hợp khác, và nhà thầu sau đó phải áp dụng nhất quán. Nhà thầu phải có giấy phép thuế bán hàng, và số thuế nộp không được thấp hơn thuế tính trên giá vốn (Sổ tay nhà thầu; RAB 2025-18).

Nếu tôi đã trả thuế bán hàng trên vật liệu, tôi có thu thuế bán hàng của khách hàng một lần nữa không?

Không, nếu bạn là bên tiêu dùng trong công việc đó, kể cả nhà thầu Michigan đã trả thuế bán hàng thay vì dùng giấy chứng nhận bán lại: bạn không thu gì trên vật liệu (RAB 2025-18). Bạn chỉ thu thuế trên vật liệu khi bạn là bên bán, và ở đó, tại Texas, California và New York, thuế bạn đã trả cho nhà cung cấp có thể được ghi tín thuế hoặc khấu trừ vào thuế bạn nợ, theo các điều kiện dưới đây.

• Bên bán trong công việc. Texas cho phép bạn ghi tín thuế đối với thuế đã trả cho nhà cung cấp vào thuế bạn nợ khi bán sau đó (Tax Code 151.056(c)). California cho phép khoản khấu trừ "tax-paid purchases resold" (mua đã nộp thuế rồi bán lại) khi bạn bán lại tài sản trước khi sử dụng (Regulation 1521(b)(6)(C)). New York cho phép tín thuế trên tờ khai của bạn đối với thuế đã trả trên vật liệu chuyển cho khách hàng trong công việc sửa chữa, bảo trì hoặc lắp đặt chịu thuế (TB-ST-130).
• Giới hạn của tín thuế New York. Tín thuế dựa trên giá vốn của bạn, không phải giá đã cộng lợi nhuận. Nó chỉ áp dụng cho vật liệu giao cho khách hàng, không áp dụng cho dụng cụ hay vật tư. Bạn nhận tín thuế khi sử dụng vật liệu trong công việc mà bạn thu thuế (TB-ST-130).

Việc lập hóa đơn riêng có làm thay đổi tình trạng thuế của tôi không?

Thường là không, nhưng yếu tố quyết định khác nhau theo tiểu bang: hợp đồng đã ký tại Texas và California, loại sửa chữa hay cải tạo tại New York, toàn bộ giá hợp đồng tại Washington, và tại Michigan là việc nhà thầu hành xử như nhà bán lẻ có ghi chi tiết hóa đơn hay không.

• Texas. Thứ tự ưu tiên là hợp đồng, rồi bảng báo giá, rồi hóa đơn. Hóa đơn riêng không biến hợp đồng trọn gói thành hợp đồng tách riêng trừ khi hợp đồng yêu cầu chúng. Hợp đồng trọn gói có kèm tài liệu tách riêng vật liệu và nhân công sẽ trở thành tách riêng. Lệnh thay đổi hợp đồng theo loại của hợp đồng, nhưng trong hợp đồng tách riêng, lệnh thay đổi trọn gói được coi là vật liệu trừ khi bạn chứng minh được phần nhân công một cách hợp lý (sổ tay kiểm tra thuế; Rule 3.291(a)(8), (a)(13), (b)(5)).
• California. Hợp đồng trọn gói không trở thành time-and-materials chỉ vì hóa đơn ghi riêng vật liệu, nhân công hoặc thuế (Regulation 1521(a)(8)).
• Washington. Thuế được tính trên toàn bộ giá hợp đồng, và việc ghi riêng các khoản phí dịch vụ trong bảng báo giá hoặc hợp đồng không biến chúng thành các khoản riêng (WAC 458-20-170(1)(e), (4)(a)).
• Michigan. Với nhà thầu hành xử như nhà bán lẻ, hóa đơn trọn gói không ghi chi tiết nhân công và vật liệu bị tính thuế trên tổng số tiền (Sổ tay nhà thầu).
• New York. Với công trình cải tạo tài sản, hóa đơn có thể liệt kê riêng vật liệu và nhân công, và không thu thuế trên cả hai (TB-ST-130).

Khoản cộng thêm và phí trên vật liệu có bị đánh thuế không?

Khi bạn thu thuế trên vật liệu, các khoản cộng thêm gắn với vật liệu thường thuộc số tiền chịu thuế. Phí hoặc lợi nhuận gắn với toàn bộ công việc thì có thể không.

• Texas tách riêng. Giá vật liệu đã thỏa thuận gồm lợi nhuận tính theo phần trăm của chi phí vật liệu, chi phí vận chuyển, và các khoản cộng thêm hoặc phí xử lý liên quan trực tiếp đến vật liệu. Khoản tính theo phần trăm của tổng chi phí hợp đồng không thuộc số này (Rule 3.291(a)(1)). Trên hóa đơn cost-plus, khoản cộng thêm liên quan đến vật liệu bị đánh thuế cùng với vật liệu (sổ tay kiểm tra thuế).
• California. Với công việc time-and-materials mà bạn tính thuế, cơ sở tính thuế là số tiền bạn tính thuế (Publication 9). Với hợp đồng cost-plus-a-fee, khoản phí không nằm trong cơ sở tính thuế (Regulation 1521(b)(2)(D)).
• New York. Với sửa chữa, thuế áp dụng trên tổng số tiền tính, gồm cả khoản cộng thêm. Với cải tạo tài sản, khoản cộng thêm không bị đánh thuế, vì không thu thuế (Publication 862; TB-ST-104).
• Giao hàng. California đánh thuế phí giao hàng được ghi riêng trên vật liệu bạn bán theo hợp đồng time-and-materials có tính thuế, trừ khi quyền sở hữu được nói rõ là chuyển cho khách hàng trước khi giao (Publication 9).

Khi mua vật liệu để bán lại, tôi đưa gì cho nhà cung cấp và giữ lại gì?

Chỉ đưa giấy chứng nhận bán lại khi bạn sẽ bán lại vật liệu và tiểu bang cho phép nhà thầu mua theo cách đó. Nếu bạn tự dùng vật liệu, bạn nợ thuế. Hãy giữ hợp đồng, hóa đơn nhà cung cấp và bản sao giấy chứng nhận, để mỗi lần mua không thuế gắn với một công việc mà bạn đã thu thuế của khách hàng.

Tại Texas, nếu bạn mua hàng bằng giấy chứng nhận bán lại rồi sử dụng chúng, bạn nợ thuế trên chúng. Nhà cung cấp Texas giữ giấy chứng nhận bán lại bạn đưa trong 4 năm (Comptroller FAQ). Nhà thầu New York giữ giấy chứng nhận miễn thuế ít nhất 3 năm sau hạn nộp của tờ khai cuối cùng mà giấy đó liên quan, hoặc ngày nộp tờ khai nếu trễ hơn (Form ST-124). Biểu mẫu giấy chứng nhận và hoàn thuế đã trả có trong giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng.

Nếu khách hàng của tôi được miễn thuế, như tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ thì sao?

Bằng chứng thu thập trước công việc là thứ bảo vệ nhà thầu: tại Texas và Michigan, một khoản miễn thuế sai khiến nhà thầu nợ thuế.

• Texas. Hãy chấp nhận giấy chứng nhận miễn thuế của khách hàng một cách thiện chí, và dùng giấy chứng nhận miễn thuế của chính bạn với nhà cung cấp cho vật liệu gắn vào công trình và các mục đủ điều kiện. Thiết bị vẫn chịu thuế. Nếu sau đó phát hiện khách hàng không được miễn thuế, bạn nợ thuế, tiền phạt và tiền lãi trên các khoản mua (Rule 3.291(c)). Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng bằng văn bản từ một cơ quan chính phủ được miễn thuế theo Tax Code 151.309, như Hoa Kỳ, Texas, hoặc một quận hay thành phố của Texas, là đủ bằng chứng. Tổ chức phi lợi nhuận chỉ được miễn thuế cho các mục liên quan đến mục đích được miễn thuế của họ, nên các hạng mục cải tạo không liên quan vẫn chịu thuế (Tax Code 151.309, 151.310; Rule 3.291(c)(1), (c)(3)).
• New York. Bạn không thu thuế đối với công việc cho tổ chức được miễn thuế hoặc cơ quan chính phủ, dù là sửa chữa hay cải tạo. Bạn có thể mua vật liệu giao cho khách hàng bằng giấy chứng nhận mua miễn thuế của nhà thầu; các vật tư khác vẫn chịu thuế (TB-ST-130).
• Michigan. Khoản miễn thuế của riêng tổ chức phi lợi nhuận nói chung không chuyển cho nhà thầu của họ, và nhà thầu nợ thuế sử dụng trên vật liệu mình gắn vào công trình. Chỉ các khoản miễn thuế được liệt kê, như bệnh viện phi lợi nhuận, nhà ở phi lợi nhuận đủ điều kiện và gian thánh đường của nhà thờ, mới áp dụng, kèm Contractor Eligibility Statement của chủ sở hữu. Văn bản đó không xóa trách nhiệm của bạn nếu tài sản không đủ điều kiện (RAB 2025-18).
• California và Washington. Với hợp đồng với Hoa Kỳ (tại Washington, còn gồm cơ quan nhà ở của quận hay thành phố), bạn là bên tiêu dùng: thuế áp dụng trên vật liệu bạn mua, và bạn không thu thuế trên giá hợp đồng (Regulation 1521(b)(1)(A); WAC 458-20-17001(3)). Với các khách hàng được miễn thuế khác tại các tiểu bang này, hãy đọc Publication 9 và hướng dẫn dành cho nhà thầu của Washington Department of Revenue; trang này chưa kiểm tra những phần đó.

Giấy chứng nhận của khách hàng được nói ở giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng.

Nếu tôi đã thu thuế mà lẽ ra không nên, hoặc không thu thuế mà lẽ ra phải thu thì sao?

Tại Texas và New York, tiểu bang yêu cầu nhà thầu chịu trách nhiệm trong cả hai trường hợp. Với tiểu bang khác, hãy đọc hướng dẫn dành cho nhà thầu của tiểu bang đó trước khi hoàn tiền hoặc lập lại hóa đơn.

• Đã thu thuế trong công việc mà bạn là bên tiêu dùng. Tại Texas bạn không được giữ khoản đó. Hãy hoàn lại cho khách hàng hoặc nộp cho tiểu bang. Comptroller chỉ hoàn thuế thu nhầm sau khi bạn đã hoàn tiền cho khách hàng hoặc lập thông báo tín dụng (credit memorandum), và nói chung chỉ khi bạn yêu cầu trong vòng 4 năm sau ngày thuế đến hạn (Tax Code 111.104(f), 111.107, 111.201; sổ tay kiểm tra thuế). Thuế thu từ khách hàng không thể bù vào khoản ấn định sau kiểm tra thuế (sổ tay kiểm tra thuế).
• Cải tạo tài sản tại New York bị tính thuế. Thuế thu khi không có giấy chứng nhận cải tạo tài sản phải được nộp cho tiểu bang. Nếu sau đó khách hàng đưa bạn giấy chứng nhận và yêu cầu hoàn thuế, bạn có thể hoàn lại thuế và xin hoàn thuế hoặc tín thuế; khách hàng cũng có thể nộp đơn trực tiếp cho Tax Department (TB-ST-130). Hãy xin tín thuế trong vòng 3 năm kể từ khi nộp tờ khai, hoặc 2 năm kể từ khi nộp thuế, tùy mốc nào đến sau (Tax Law 1139(c); TB-ST-810 tính thời hạn ba năm từ ngày đến hạn của tờ khai). Hãy lấy giấy chứng nhận trong vòng 90 ngày sau khi hoàn tất công việc, nếu không bạn gánh trách nhiệm chứng minh đó là cải tạo (Form ST-124).
• Không thu thuế mà lẽ ra phải thu. Bạn chịu trách nhiệm thu và nộp đúng số tiền, và sai sót có thể dẫn đến thuế bổ sung, tiền phạt và tiền lãi (Texas Comptroller FAQ). Nhận một giấy chứng nhận điền sai có thể khiến bạn chịu trách nhiệm cá nhân về thuế (Form ST-124). Khách hàng cũng có thể nợ thuế: tại Texas đối với vật liệu gắn vào công trình theo hợp đồng tách riêng (Rule 3.291(b)(5)), và tại New York khi Form ST-124 của họ áp dụng cho công việc không phải cải tạo tài sản (Form ST-124).

Thuế chưa nộp cũng có thể trở thành trách nhiệm cá nhân của những người điều hành doanh nghiệp:

• Texas. Thuế, hoặc bất kỳ khoản nào được tính là thuế, được giữ ủy thác cho tiểu bang. Cá nhân kiểm soát việc nộp và cố ý không nộp phải chịu trách nhiệm, kể cả sau khi doanh nghiệp giải thể (Tax Code 111.016).
• New York. Cán bộ điều hành, giám đốc, quản lý và nhân viên có nghĩa vụ hành động, cùng thành viên hợp danh và thành viên LLC, phải thu thuế và chịu trách nhiệm cá nhân về thuế đó (Tax Law 1131(1); 1133(a)).
• California. Sau khi doanh nghiệp chấm dứt, người chịu trách nhiệm đã cố ý không nộp phải trả thuế đã tính cho khách hàng hoặc thuế phải nộp trên vật liệu đã dùng. Thông báo phải gửi trong vòng 3 năm kể từ khi tiểu bang biết việc đóng cửa hoặc 8 năm sau đó, tùy mốc nào sớm hơn (R&TC 6829).
• Washington. Khi một pháp nhân trách nhiệm hữu hạn chấm dứt hoạt động hoặc mất khả năng thanh toán, giám đốc điều hành và giám đốc tài chính của pháp nhân chịu trách nhiệm về thuế đã thu mà chưa nộp bất kể lỗi, còn những người khác thì nếu cố ý (RCW 82.32.145).
• Michigan. Cán bộ điều hành, thành viên, quản lý hoặc thành viên hợp danh kiểm soát việc nộp thuế và cố ý không nộp phải chịu trách nhiệm, nếu được ấn định trong vòng 4 năm kể từ khi ấn định đối với doanh nghiệp (MCL 205.27a).

Với hóa đơn cũ, xem hóa đơn đã gửi không có thuế bán hàng và bù thuế bán hàng chưa thu. Thuế bạn thu từ khách hàng là khoản nợ tiểu bang, nên hãy ghi sổ tách khỏi doanh thu. Thuế bạn trả trên vật liệu cho công việc mà bạn không thu thuế là một chi phí công việc (TB-ST-130); xem chi phí công việc và lợi nhuận gộp và bút toán thuế bán hàng.

Ví dụ

Đô la Hoa Kỳ, làm tròn và mang tính minh họa. Thuế suất 8,25% và 8% chỉ là ví dụ; thuế suất của bạn tùy theo công trường và, với công việc trọn gói tại Texas, tùy theo thuế địa phương mà nhà cung cấp của bạn tính.

Cải tạo phòng tắm tại Texas, hợp đồng trọn gói

Một thợ cải tạo nhà tại Texas ký hợp đồng trọn gói $40.000 để cải tạo phòng tắm của chủ nhà. Vật liệu giá $12.000. Thợ trả thuế $990 (8,25% của $12.000) tại nhà cung cấp và không thu thuế bán hàng của chủ nhà. Khoản $990 là chi phí công việc, nên giá phải bù được khoản đó. Nếu hợp đồng được sửa để ghi giá vật liệu và toàn bộ nhân công thành các mức giá riêng, hợp đồng trở thành tách riêng và thợ phải thu thuế trên vật liệu.

Hợp đồng tách riêng tại Texas

Một nhà thầu tại Texas xây phần nhà mở rộng, báo giá với $15.000 vật liệu và $17.500 nhân công ghi riêng, thuế suất 8,25%. Nhà thầu thu $1.237,50 thuế chỉ trên vật liệu, tổng hóa đơn là $33.737,50. Nhà thầu mua vật liệu bằng giấy chứng nhận bán lại nên không trả thuế tại nhà cung cấp. Nếu có trả thuế ở đó, nhà thầu có thể ghi tín thuế khoản đó vào thuế phải nộp khi bán.

Sửa chữa tại New York

Một nhà thầu điều hòa không khí và sưởi ấm (HVAC) đã đăng ký tại New York sửa hệ thống điều hòa trung tâm của khách hàng. Phụ tùng giá $2.000, nhân công $3.000. Nhà thầu trả $160 thuế trên phụ tùng (8%) và lập hóa đơn $5.000 cộng $400 thuế, tổng $5.400. Trên tờ khai, nhà thầu khai $400 và xin tín thuế $160 cho thuế đã trả trên phụ tùng chuyển cho khách hàng, nên nộp cho tiểu bang $240. Nếu công việc là lắp mới toàn bộ hệ thống điều hòa trung tâm, một công trình cải tạo tài sản, nhà thầu sẽ trả thuế trên thiết bị và, với Form ST-124 điền đầy đủ, không thu thuế của khách hàng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn làm việc tại nhiều tiểu bang hoặc trộn công việc trọn gói với công việc time-and-materials. Loại của từng công việc quyết định bạn mua gì không thuế và tính gì cho khách, và sổ sách phải theo đó: ghi sổ kế toán.
• Bạn có thông báo của tiểu bang về thuế bị thu hai lần hoặc không được thu, hoặc các công việc trước đây bị lập hóa đơn sai. Các công việc đó có thể cần được sửa trong sổ sách: ghi sổ kế toán.
• Mua không thuế bằng giấy chứng nhận bán lại, hoặc lấy lại thuế nhà cung cấp đã thu: giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng.
• Khách hàng của bạn nói họ được miễn thuế: giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng.
• Vật liệu mua ngoài tiểu bang mà không bị thu thuế: thuế sử dụng trên các khoản mua của doanh nghiệp.
• Nơi bạn phải thu thuế và bạn đã đăng ký hay chưa: khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Cuộc kiểm tra thuế hoặc yêu cầu cung cấp thông tin của tiểu bang: kiểm tra thuế bán hàng.
• Hóa đơn đã gửi mà không có đúng thuế: hóa đơn đã gửi không có thuế bán hàng.
• Chi phí công việc vượt lợi nhuận gộp: chi phí công việc và lợi nhuận gộp.
• Lắp đặt thiết bị làm mát, điện hoặc thiết bị khác trong trung tâm dữ liệu: thuế bán hàng trên thiết bị làm mát và điện được lắp đặt.