Bút toán thuế bán hàng: là thu nhập, chi phí hay khoản phải nộp?

Thuế bán hàng đã thu có phải là thu nhập không?

Thuế bán hàng bạn thu không phải thu nhập khi tiểu bang hoặc địa phương đánh thuế đó vào người mua, và bạn phải thu rồi nộp lại. IRS Publication 334 nói rằng khoản thuế này không phải thu nhập, không nằm trong tổng doanh thu và doanh thu bán hàng, và không được khấu trừ. Khoản này chỉ đi qua sổ sách của bạn: bạn ghi nó là khoản nợ phải trả, tức tiền nợ tiểu bang, khi ghi nhận giao dịch bán, rồi xóa khoản nợ đó khi nộp tiền.

Hãy kiểm tra ba điều trước khi áp dụng quy tắc đó:

• Thuế đánh vào ai. Publication 334 xử lý khác đối với thuế đánh vào bạn với tư cách người bán, và một số tiểu bang, như New Mexico và California, diễn đạt luật thuế theo cách có thể xếp thuế vào phía người bán. Xem phần thuế đánh vào người bán bên dưới.
• Các bút toán cũ được ghi thế nào. Nếu khoản nộp cho tiểu bang bị ghi là chi phí, hoặc thuế đã thu bị ghi vào doanh thu bán hàng, báo cáo kết quả kinh doanh có thể sai ở mọi năm kể từ đó, và tờ khai thuế thu nhập lập từ sổ sách đó cũng có thể sai. Nếu tình trạng này kéo dài một năm trở lên, xem phần cách sửa và mục "Trường hợp của bạn có khác không?" bên dưới.
• Cái gì đang ghi thuế giúp bạn. Tính năng thuế bán hàng của phần mềm có thể tự ghi thuế vào tài khoản phải nộp, còn một dòng dữ liệu ngân hàng hay bút toán nhập tay thì có thể không. Hãy mở báo cáo kết quả kinh doanh: báo cáo này không được có dòng nào cho thuế thu từ khách. Bảng cân đối kế toán phải thể hiện thuế đã tính và chưa nộp trong tài khoản thuế bán hàng phải nộp.

Quy tắc này áp dụng cho thuế bạn bắt buộc phải thu. Thuế tính nhầm, hoặc trường hợp bạn không có nghĩa vụ thu, không nằm trong câu đó của Publication 334; hãy nhờ chuyên gia quyết định cách ghi sổ và khai báo.

Hãy gom các tờ khai thuế bán hàng đã nộp, xác nhận thanh toán, chi tiết tài khoản thuế bán hàng phải nộp theo từng kỳ, và báo cáo kết quả kinh doanh của mỗi năm có liên quan.

Số tiền trên Form 1099-K có thể gồm cả thuế bán hàng, nên có thể không bằng thu nhập của bạn (Publication 334). Xem đối chiếu doanh thu và tiền chi trả.

Bút toán kế toán cho thuế bán hàng của một giao dịch bán là gì?

Ghi giá bán vào doanh thu bán hàng và thuế vào khoản nợ phải trả. Ghi nợ tiền mặt hoặc khoản phải thu bằng toàn bộ số tiền khách nợ, ghi có doanh thu bán hàng bằng giá bán, và ghi có thuế bán hàng phải nộp bằng số thuế.

Hãy ghi thuế ở một dòng riêng trên hóa đơn. New York yêu cầu thuế được ghi riêng trên mọi biên lai hoặc hóa đơn bạn đưa cho khách. Texas cũng yêu cầu như vậy, trừ khi bạn đưa văn bản nói rằng giá đã gồm thuế và niêm yết biển báo nói điều đó. Khi giá đã gồm thuế, Texas hướng dẫn cách tách: giá bán là tổng số chia cho một cộng thuế suất, phần còn lại là thuế.

New York, chẳng hạn, yêu cầu người bán khai thuế cho kỳ phát sinh giao dịch bán, dù khách đã trả tiền hay chưa, kể cả khi sổ sách theo cơ sở tiền mặt, ngoại trừ phương án chỉ nộp khi được trả tiền dành cho nhà cung cấp vật liệu xây dựng, do một bản tin riêng quy định (Publication 750, ấn bản 11/15). Ở nơi áp dụng quy định đó, sổ sách theo cơ sở tiền mặt sẽ cho số phải nộp khác với tờ khai. Xem khoản phải nộp không khớp với tờ khai.

Tôi có nên ghi thuế bán hàng thành chi phí mỗi khi nộp cho tiểu bang không?

Không, nếu đó là thuế bạn đã thu từ khách. Khi nộp cho tiểu bang, bạn xóa khoản nợ phải trả: ghi nợ thuế bán hàng phải nộp và ghi có tiền mặt. Báo cáo kết quả kinh doanh không bị ảnh hưởng, vì thuế chưa bao giờ nằm trong đó.

Hãy để ý dữ liệu ngân hàng tự động: khoản trừ tiền của tiểu bang đến dưới dạng một dòng có thể bị xếp vào "thuế" hoặc "chi phí thuế bán hàng". Hãy ghép nó với khoản phải nộp. Nếu phần mềm kế toán của bạn có tính năng thuế bán hàng, phần mềm có thể tự ghi thuế vào khoản phải nộp: hãy ghi khoản thanh toán tại đó, hoặc ghép dòng ngân hàng với khoản phải nộp mà phần mềm đã tạo.

Một khoản thanh toán có thể gộp nhiều thứ khác: thuế sử dụng, tiền phạt hoặc tiền lãi. Hãy ghi từng thứ vào tài khoản riêng, và chỉ để thuế bán hàng trong khoản phải nộp. Về tần suất đến hạn của tờ khai và khoản thanh toán, xem khai thuế bán hàng.

Vì sao ghi thuế bán hàng thành chi phí làm chi phí của tôi bị thổi phồng?

Vì thuế bạn chuyển tiếp chưa bao giờ là chi phí của bạn. Publication 334 nói không được khấu trừ thuế bán hàng đánh vào người mua mà bạn phải thu và nộp lại. Một bút toán chi phí thêm vào một chi phí không tồn tại, và khoản phải nộp bạn lập khi thu thuế sẽ không bao giờ được xóa.

Nếu tờ khai thuế thu nhập được lập từ sổ sách đó, tờ khai có thể mang cùng sai sót: một khoản khấu trừ mà Publication 334 nói không được khai, tổng doanh thu bao gồm cả thuế, hoặc cả hai. Sai sót nào tùy cách thuế được ghi sổ trong từng năm.

Tôi ghi thuế bán hàng mình trả khi mua hàng thế nào?

Thuế bán hàng bạn trả khi mua là một phần giá bạn đã trả, không phải một khoản chi phí thuế bán hàng riêng. Publication 334 nói hãy coi thuế bán hàng trên dịch vụ, hoặc trên việc mua hay sử dụng tài sản, là một phần chi phí của chúng.

Với thuế trả trên hàng hóa, xem chi phí hàng về kho trong giá vốn hàng bán. Về việc nên ghi chi phí hay khấu hao thiết bị, xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu. Nếu nhà cung cấp tính thuế trên hàng bạn mua để bán lại, xem giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng.

Nếu một khoản thuế đánh vào tôi với tư cách người bán, như thuế trên tổng doanh thu, thì sao?

Thuế đánh vào bạn chứ không phải vào khách hàng được tính vào tổng doanh thu của bạn khi bạn thu từ người mua. Publication 334 nói rằng nếu bạn thu thuế bán hàng của tiểu bang và địa phương đánh vào bạn với tư cách người bán, bạn phải tính số đã thu vào tổng doanh thu. Với chủ doanh nghiệp một chủ khai Schedule C, ấn phẩm này cho phép khấu trừ thuế tiểu bang đánh trên tổng thu nhập (không phải thu nhập ròng) gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh. Ấn phẩm chỉ nói về người khai Schedule C; hợp danh hoặc công ty khai thuế này thế nào là việc của người chuẩn bị thuế của họ.

New Mexico là một ví dụ. Thuế trên tổng doanh thu của tiểu bang này đánh vào doanh nghiệp, và doanh nghiệp có thể chuyển sang người mua; nếu làm vậy, số tiền phải được ghi riêng trên hóa đơn (New Mexico Taxation and Revenue). Trong sổ sách, số tiền đã thu thường vào doanh thu bán hàng, còn thuế là chi phí kinh doanh được ghi khi phát sinh nghĩa vụ, thông qua khoản phải nộp cho đến khi trả. Không đưa số tiền đã thu vào doanh thu bán hàng sẽ không đúng với Publication 334.

Các tiểu bang diễn đạt điều này khác nhau. Hướng dẫn về giấy phép người bán của California nói người bán chịu trách nhiệm nộp thuế và có thể được khách hoàn lại (CDTFA Publication 73). Publication 334 không liệt kê các tiểu bang, nên không cho biết thuế của một tiểu bang cụ thể nằm ở phía nào của ranh giới đó. Điều này tùy luật của tiểu bang và hoàn cảnh của bạn. Nếu bạn thu thuế ở tiểu bang diễn đạt đó là thuế của người bán, hãy chốt cách xử lý với người chuẩn bị thuế trước khi ghi sổ theo cách nào.

Tôi ghi thuế sử dụng thế nào khi người bán không tính thuế?

Người mua nợ thuế sử dụng khi hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế được sử dụng trong một tiểu bang, người bán không tính thuế ở đó, và không có khoản miễn thuế nào áp dụng. Hãy cộng nó vào giá vốn của khoản mua và vào khoản thuế sử dụng phải nộp cho đến khi bạn khai.

Texas cho biết người mua nợ thuế sử dụng đối với các món chịu thuế được lưu trữ, sử dụng hoặc tiêu dùng tại Texas mua từ người bán không tính thuế Texas, trừ khi có miễn thuế, và hướng dẫn tờ khai loại trừ hàng tồn kho chỉ dùng để bán lại. New York yêu cầu doanh nghiệp đã đăng ký, hoặc bắt buộc đăng ký, nộp thuế bán hàng phải khai thuế sử dụng trên tờ khai thuế bán hàng và thuế sử dụng. Các tiểu bang khác có quy định khác.

Khi bạn thanh toán cùng với tờ khai, hãy ghi nợ thuế sử dụng phải nộp và ghi có tiền mặt. Publication 334 coi thuế bán hàng trên việc "purchase or use" tài sản là một phần chi phí của tài sản. Ấn phẩm không nêu tên thuế sử dụng, nên hãy xác nhận với người chuẩn bị thuế rằng thuế sử dụng được xử lý như chi phí giống vậy, như bút toán ở trên giả định. Về những khoản mua nào phải nộp thuế này và cách khai, xem thuế sử dụng đối với hàng hóa mua cho doanh nghiệp.

Chiết khấu khi nộp đúng hạn hoặc khoản tín thuế cho người bán được ghi ở đâu?

Hãy ghi vào một tài khoản riêng, tách khỏi doanh thu bán hàng và khoản phải nộp. Một số tiểu bang cho phép người bán giữ lại một phần nhỏ số thuế đã thu vì khai và nộp đúng hạn. Khoản này làm giảm số tiền bạn gửi đi, nên khoản phải nộp còn lại một số dư bên có không bao giờ được xóa, trừ khi bạn ghi phần chênh lệch vào tài khoản riêng.

Quy tắc khác nhau theo tiểu bang; hãy xem hướng dẫn tờ khai của tiểu bang bạn để biết có khoản nào không. Texas còn cho người nộp trước một chiết khấu lớn hơn, nội dung này có trong khoản phải nộp không khớp với tờ khai. Hãy xóa khoản phải nộp bằng toàn bộ số thuế phải nộp và ghi số tiền bạn giữ lại vào tài khoản riêng, không ghi vào doanh thu bán hàng. Với người khai Schedule C, hướng dẫn của IRS nói rằng nếu tiểu bang cho phép bạn giữ lại một phần thuế bán hàng đã thu, bạn phải tính khoản đó là thu nhập ở line 6 (hướng dẫn Schedule C). Với hợp danh hoặc công ty, hoặc với chiết khấu gắn với thuế sử dụng trên hàng bạn tự mua, hãy hỏi người chuẩn bị thuế cách khai.

Số dư thuế bán hàng phải nộp là gì, và đó là tiền của ai?

Số dư là thuế bán hàng bạn đã ghi nhận là còn nợ và chưa nộp cho tiểu bang. Khi thuế đánh vào người mua, đó là tiền của tiểu bang mà bạn đang giữ, không phải tiền của bạn. New York cho biết người bán đã đăng ký là người được ủy thác (trustee) của tiểu bang và phải nộp thuế đến hạn, kể cả thuế chưa thu trên giao dịch bán trong kỳ. Với công ty hoặc hợp danh, tiểu bang này nói thêm rằng một số chủ sở hữu, cán bộ điều hành, giám đốc, nhân viên, thành viên hợp danh và thành viên, gọi là người chịu trách nhiệm (responsible persons), có thể bị buộc chịu trách nhiệm cá nhân về khoản thuế mà doanh nghiệp nợ (Publication 750). Texas cho biết người bán chịu trách nhiệm thu và nộp đúng số tiền (Texas Comptroller).

Trên bảng cân đối kế toán, số dư là một khoản nợ ngắn hạn, không phải tiền mặt rảnh để trả lương hay chi cho chủ sở hữu. Sau khi mỗi tờ khai được trả, số dư chỉ nên có thuế trên các giao dịch bán phát sinh sau kỳ đã khai, kể cả thuế trên hóa đơn chưa thu tiền khi tiểu bang yêu cầu khai giao dịch bán theo kỳ phát sinh. Nếu số dư nhiều hơn hoặc ít hơn, hoặc khách chưa bao giờ trả hóa đơn mà bạn đã tính thuế, xem khoản phải nộp không khớp với tờ khai. Về việc ai nợ thuế chưa nộp ở mỗi tiểu bang và tiểu bang có thể ấn định thuế ngược về bao lâu, xem khai thuế bán hàng.

Tôi sửa thế nào khi thuế bán hàng của các năm trước bị ghi thành chi phí hoặc thu nhập?

Hãy phân loại lại từng kỳ để thuế đi qua khoản phải nộp, rồi so khoản phải nộp với các tờ khai đã nộp. Các bước này dành cho thuế đánh vào người mua; thuế đánh vào bạn với tư cách người bán vẫn nằm trong doanh thu bán hàng và vẫn là chi phí.

1. Liệt kê mọi kỳ. Với mỗi kỳ, gom tờ khai thuế bán hàng đã nộp, số thuế phải nộp trên đó và xác nhận thanh toán.
2. Lấy chi tiết tài khoản phải nộp, cùng mọi tài khoản thu nhập hoặc chi phí đã ghi thuế bán hàng.
3. Với mỗi khoản nộp bị ghi thành chi phí, hãy tách trước. Chỉ phần thuế bán hàng thu từ khách được chuyển: ghi nợ thuế bán hàng phải nộp và ghi có tài khoản chi phí. Thuế sử dụng, tiền phạt và tiền lãi mỗi thứ vào tài khoản riêng; người chuẩn bị thuế quyết định cách khai tiền phạt hoặc tiền lãi.
4. Với mỗi kỳ mà thuế đã thu bị ghi vào doanh thu bán hàng, hãy ghi nợ doanh thu bán hàng và ghi có thuế bán hàng phải nộp.
5. So khoản phải nộp với các tờ khai. Số dư phải bằng thuế trên các giao dịch bán chưa nộp, kể cả thuế trên hóa đơn chưa thu tiền khi tiểu bang yêu cầu khai giao dịch bán lúc phát sinh. Chênh lệch chuyển sang hướng dẫn về khoản không khớp.
6. Kiểm tra riêng thuế sử dụng và mọi khoản chiết khấu hoặc tín thuế, như trên.

Các bước này thay đổi sổ sách của bạn, không thay đổi những gì bạn đã khai với tiểu bang. Một sửa đổi chạm đến năm đã dùng cho tờ khai thuế thu nhập đặt ra hai câu hỏi: nên lập lại năm đó hay điều chỉnh kỳ hiện tại, và tờ khai đã nộp có cần khai điều chỉnh không. Câu trả lời tùy vào những gì tờ khai đã báo cáo, và cả hai đều không phải là quyết định về ghi sổ.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ mang tính minh họa.

Một giao dịch bán và khoản thanh toán của nó

Một doanh nghiệp bán hàng giá $1.000 và cộng thuế bán hàng 8%, nên khách trả $1.080. Bút toán ghi nợ tiền mặt $1.080, ghi có doanh thu bán hàng $1.000 và ghi có thuế bán hàng phải nộp $80. Khi nộp $80 cho tiểu bang, ghi nợ thuế bán hàng phải nộp và ghi có tiền mặt. Doanh thu bán hàng là $1.000, báo cáo kết quả kinh doanh không có thuế, và khoản phải nộp trở về không.

Thiết bị và vật tư không bị tính thuế

Một chiếc máy giá $5.000 cộng $400 thuế bán hàng. Máy được ghi ở mức $5.400, là cơ sở để tính khấu hao. Cùng doanh nghiệp đó mua $2.000 vật tư trực tuyến và không bị tính thuế. Với thuế suất thuế sử dụng minh họa 6%, doanh nghiệp nợ $120. Doanh nghiệp ghi nợ vật tư $2.120, ghi có tiền mặt $2.000 và ghi có thuế sử dụng phải nộp $120, rồi khai thuế sử dụng trên tờ khai thuế bán hàng.

Hai năm khoản nộp bị ghi thành chi phí

Một doanh nghiệp thu 8% trên $100.000 doanh thu chịu thuế mỗi năm, nên thu $8.000 một năm và nộp cho tiểu bang $8.000 trong mỗi năm đó. Doanh nghiệp ghi thuế vào khoản phải nộp, nhưng ghi mỗi khoản nộp cho tiểu bang thành chi phí.

• Năm 1: chi phí cao hơn thực tế $8.000, lợi nhuận thấp hơn thực tế $8.000, và khoản phải nộp hiển thị $8.000 dù đã trả cho tiểu bang.
• Năm 2: lặp lại y như vậy. Chi phí cao hơn thực tế $8.000, và khoản phải nộp hiển thị $16.000.

Cách sửa là ghi nợ thuế bán hàng phải nộp và ghi có tài khoản chi phí $8.000 cho mỗi năm, đưa khoản phải nộp về không. Nếu các tờ khai đã nộp có khấu trừ khoản chi phí đó, thì câu hỏi có nên khai điều chỉnh hay không sẽ đặt ra tiếp theo.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Khoản nộp bị ghi thành chi phí, hoặc thuế đã thu bị ghi vào doanh thu bán hàng, từ một năm trở lên, và tờ khai thuế thu nhập được lập từ sổ sách đó: báo cáo kết quả kinh doanh và tờ khai đều có thể sai. Chuyên gia có thể xác định những năm nào cần sửa và tờ khai có thay đổi không. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán, và dọn dẹp hay bắt đầu lại để biết phạm vi của một đợt dọn dẹp.
• Bạn thu thuế ở tiểu bang diễn đạt đó là thuế của người bán, như New Mexico hoặc California: các bút toán ở trên có thể không phù hợp; cách ghi số tiền đã thu và thuế tùy vào luật của tiểu bang và hoàn cảnh của bạn. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Khoản phải nộp không khớp với tờ khai: xem khoản phải nộp không khớp với tờ khai.
• Sàn thương mại đã thu thuế, hoặc bạn đối chiếu tiền chi trả: xem đối chiếu doanh thu và tiền chi trả.
• Tiền thanh toán bằng thẻ về tài khoản sau khi trừ phí và tiền boa: xem tiền thanh toán bằng thẻ trong sổ sách.
• Bạn điều hành nhà hàng hoặc dùng hệ thống POS: xem thuế bán hàng nhà hàng và đối chiếu POS.
• Bạn lẽ ra phải thu thuế mà không thu, chưa bao giờ nộp thuế đã thu, hoặc đã thu thuế mà bạn không bắt buộc phải thu: tiểu bang có thể được nợ nhiều hơn số sổ sách cho thấy. Xem bù lại thuế bán hàng chưa thu và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn chưa chắc có nên tự giữ sổ sách không: xem tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ.