Giá vốn hàng bán của doanh nghiệp dịch vụ: có hay không?

Doanh nghiệp dịch vụ có giá vốn hàng bán không?

Thường là không trên tờ khai thuế. Giá vốn hàng bán (COGS) là chi phí của sản phẩm bạn bán. Hầu hết doanh nghiệp bán dịch vụ thay vì sản phẩm không phải tính khoản này: khi việc bán hàng hóa không phải là yếu tố tạo ra thu nhập, lợi nhuận gộp bằng doanh thu thuần, tức tổng doanh thu trừ hàng trả lại và các khoản giảm giá (Publication 334, chương 6 và 7). Công ty (Form 1120 và Form 1120-S) và hợp danh (Form 1065) nộp kèm Form 1125-A, biểu mẫu dùng để tính khoản này, khi khai khoản khấu trừ giá vốn hàng bán (IRS).

Sổ sách là một lựa chọn riêng. Người ghi sổ có thể gom nhân công trực tiếp, nhà thầu phụ và vật tư công việc phía trên một dòng lợi nhuận gộp để báo cáo kết quả kinh doanh (P&L) cho thấy biên lợi nhuận. Một số người gọi nhóm này là chi phí doanh thu hoặc giá vốn dịch vụ. Biên lợi nhuận gộp là lợi nhuận gộp chia cho doanh thu. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) không yêu cầu doanh nghiệp dịch vụ phải gom nhóm như vậy, và cách gom không làm đổi lợi nhuận ròng.

Trường hợp không đơn giản khi:

• bạn tính tiền khách cho phụ tùng hoặc vật tư, hoặc bán lại sản phẩm;
• lợi nhuận gộp trên P&L không khớp với lợi nhuận gộp trên tờ khai;
• bên cho vay, nhà đầu tư hoặc bên mua muốn biên lợi nhuận gộp và định nghĩa theo cách riêng của họ;
• bạn không biết khoản chi nào của mình là chi phí trực tiếp;
• P&L không có giá vốn hàng bán, hoặc đưa mọi khoản chi vào giá vốn hàng bán, mà không ai giải thích được vì sao;
• LLC, công ty hoặc hợp danh của bạn được thành lập hoặc hoạt động tại Texas (thuế đặc quyền kinh doanh tính chi phí theo cách riêng, nếu bạn phải nộp).

Hãy chuẩn bị P&L của năm, tờ khai gần nhất đã nộp kèm Schedule C hoặc Form 1125-A, hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo tiền lương, danh sách các khoản trả cho nhà thầu phụ, danh sách công việc hoặc khách hàng, và hóa đơn của mọi phụ tùng hay vật tư bạn bán lại.

Khi nào doanh nghiệp dịch vụ vẫn có giá vốn hàng bán?

Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, kể cả vật tư và vật liệu mà doanh nghiệp tính tiền khách. Khi một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cá nhân cũng bán hoặc tính tiền vật liệu và vật tư mà nó thường dùng, các quy tắc về giá vốn hàng bán áp dụng cho doanh nghiệp đó (Publication 334).

Nói chung chỉ chi phí của hàng hóa được tính vào, cùng cước vận chuyển hàng mua vào để bán. Nhân công lắp đặt hoặc thi công hàng hóa nói chung thì không, vì nhân công thường chỉ thuộc giá vốn hàng bán trong doanh nghiệp sản xuất hoặc khai thác mỏ (Publication 334, "Cost of Labor"). Tiền lương của người phụ việc vẫn ở dòng tiền lương. Nếu bạn tự làm ra sản phẩm mình bán, như một nhà sản xuất, nhân công làm ra sản phẩm có thể thuộc giá vốn hàng bán.

Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ có thể chọn không giữ hàng tồn kho. Khi đó doanh nghiệp hoặc coi hàng bán lại là vật liệu và vật tư không phụ trợ, thu hồi qua giá vốn hàng bán vào năm sau cùng trong hai năm: năm hàng giao cho khách và năm chi phí được trả hoặc phát sinh, hoặc theo cách sổ sách xử lý hàng tồn kho (26 CFR 1.471-1; hướng dẫn Schedule C, Part III). Form 1125-A có một ô cho mỗi phương pháp, nhưng Schedule C không nêu dòng nào chứa chúng, và đổi phương pháp về sau cần Form 3115. Ai đủ điều kiện và tờ khai thay đổi thế nào có ở hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ, còn Part III của Schedule C, kể cả nhân công, có ở giá vốn hàng bán trên Schedule C.

Chi phí trực tiếp trong doanh nghiệp dịch vụ là gì?

Chi phí trực tiếp là những khoản chi phát sinh vì công việc bạn tính tiền: tiền lương của nhân viên làm việc tính tiền được (kèm thuế lương phía người sử dụng lao động và phúc lợi, nếu bạn muốn có chi phí nhân công thực), nhà thầu phụ, vật tư dùng hết cho một công việc, và chi phí nhiên liệu hoặc thiết bị để cung cấp dịch vụ. Với doanh nghiệp dịch vụ, "chi phí trực tiếp" là một thuật ngữ ghi sổ do bạn tự định nghĩa, không phải một loại thuế. Publication 334 chỉ định nghĩa nhân công trực tiếp cho nhân viên làm việc trên hàng hóa đang được sản xuất (IRS).

Một cách thử: khoản chi đó có giảm hoặc biến mất nếu bạn làm ít hơn một công việc không? Nếu có, nó là ứng viên cho nhóm trực tiếp. Nếu nó vẫn còn (tiền thuê, phần mềm, nhân viên văn phòng, quảng cáo, bảo hiểm), nó thường nằm dưới lợi nhuận gộp.

• Vận tải: nhiên liệu, tiền lương tài xế, phí cầu đường.
• Công ty quảng cáo: freelancer và công cụ mua cho một khách hàng.
• Ngành thợ: tiền lương người phụ việc, nhà thầu phụ, vật tư dùng cho công việc.

Khoản chi trả cho chủ sở hữu thường vẫn ở dòng riêng, kể cả khi chủ sở hữu làm việc tính tiền được, để biên lợi nhuận không đổi mỗi khi chủ sở hữu đổi mức chi trả cho mình. Tờ khai cũng xử lý riêng khoản này: dòng tiền lương của Schedule C không gồm khoản trả cho chính bạn, Form 1065 khai khoản trả cho thành viên hợp danh để làm dịch vụ, ấn định không tính đến thu nhập của hợp danh, là guaranteed payments, và Form 1120-S khai thù lao cán bộ điều hành tách khỏi tiền lương khác.

Nếu tờ khai của tôi không có giá vốn hàng bán, chi phí trực tiếp có nên nằm trên lợi nhuận gộp không?

Có thể, và cách này hữu ích khi bạn cần biên lợi nhuận theo công việc, khách hàng hoặc dòng dịch vụ. Đây là lựa chọn trình bày trong sổ sách: tờ khai vẫn có thể đưa cùng các khoản chi đó vào các dòng chi phí.

Đặt chi phí trực tiếp trên lợi nhuận gộp hữu ích khi bạn định giá công việc từ biên lợi nhuận trước đây, khi bên cho vay hoặc nhà đầu tư hỏi biên lợi nhuận gộp, hoặc khi bạn so sánh các tháng. Cách này có thể ít giá trị với doanh nghiệp một người gần như không có chi phí trực tiếp, vì lợi nhuận gộp bằng doanh thu.

Dù bạn chọn cách gom nhóm nào:

1. Ghi rõ tài khoản nào là tài khoản trực tiếp.
2. Áp dụng cùng một quy tắc cho mọi tháng và mọi kỳ bạn so sánh.
3. Đừng chuyển một khoản chi giữa các nhóm để làm đổi biên lợi nhuận.
4. Giữ bảng đối chiếu từng tài khoản với dòng trên tờ khai, như bảng tiền lương và nhà thầu phụ theo từng biểu mẫu.

Cách thiết lập hệ thống tài khoản kế toán có ở hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C.

Nhà thầu phụ và tiền lương ghi ở đâu trên Schedule C, Form 1120-S và Form 1065?

Ghi ở các dòng chi phí, không phải giá vốn hàng bán, trừ khi doanh nghiệp bán hàng hóa và nhân công là một phần của việc làm ra hàng hóa đó. Số dòng bên dưới theo các biểu mẫu mới nhất đã công bố và có thể thay đổi.

Nguồn: hướng dẫn Schedule C, hướng dẫn Form 1120-S và hướng dẫn Form 1065. Hai biểu mẫu của pháp nhân đều không có dòng nhân công hợp đồng; hướng dẫn đưa các khoản khấu trừ không có dòng riêng vào các khoản khấu trừ khác, liệt kê theo loại và số tiền. Form 1120 theo cùng kiểu: thù lao cán bộ điều hành ở dòng 12, tiền lương ở dòng 13, các khoản khấu trừ khác ở dòng 26, và hàng hóa đi qua Form 1125-A đến dòng 2 (hướng dẫn Form 1120).

Một khoản chi chỉ được khấu trừ một lần. Hướng dẫn Form 1120, Form 1120-S và Form 1065 yêu cầu không tính vào các dòng tiền lương những khoản tiền lương đã nằm trong giá vốn hàng bán, và hướng dẫn Schedule C yêu cầu không tính vào nhân công hợp đồng bất kỳ khoản nào đã khấu trừ ở nơi khác.

Thuế lương phía người sử dụng lao động đi kèm tiền lương trong sổ sách được khai ở dòng thuế và giấy phép của Schedule C (dòng 23). Vì vậy một báo cáo gom theo chi phí trực tiếp sẽ không khớp với từng dòng trên tờ khai nếu thiếu bảng đối chiếu. Nhà thầu nào nhận Form 1099-NEC có ở nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế.

Đặt chi phí trên hay dưới lợi nhuận gộp có làm đổi lợi nhuận chịu thuế không?

Tự nó thì không. Lợi nhuận ròng là lợi nhuận gộp trừ chi phí, nên một khoản chi được tính một lần làm giảm lợi nhuận ròng cùng một số tiền dù nó nằm ở đâu trên P&L. Cách gom nhóm chỉ đổi dòng lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận.

Ba điều vẫn có thể làm đổi kết quả:

• Hàng hóa bạn bán lại. Chi phí của chúng là giá vốn hàng bán, và năm được khấu trừ tùy vào cách xử lý hàng tồn kho (26 CFR 1.471-1; Publication 538).
• Một khoản chi ở hai nơi. Tính một khoản chi cả trong giá vốn hàng bán lẫn trong chi phí là khấu trừ nó hai lần.
• Một loại thuế bắt đầu từ doanh thu trừ các chi phí được phép. Thuế đặc quyền kinh doanh Texas là ví dụ thường gặp: thuế này chỉ cho phép giá vốn hàng bán với hàng hóa, không với dịch vụ.

Nói chung không có cơ sở để chuyển nhân công của doanh nghiệp dịch vụ vào giá vốn hàng bán trên tờ khai: Publication 334 gắn nhân công trong giá vốn hàng bán với sản xuất và khai thác mỏ. Doanh nghiệp vượt giới hạn dành cho người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ, có sản xuất hoặc bán lại tài sản, có thể phải đưa thêm chi phí vào hàng tồn kho theo quy tắc vốn hóa chi phí thống nhất (Form 1125-A).

Giá vốn hàng bán có ảnh hưởng đến thuế đặc quyền kinh doanh Texas, bên cho vay hay nhà đầu tư không?

Với thuế đặc quyền kinh doanh Texas, gom chi phí vào giá vốn hàng bán trong sổ sách không tạo ra khoản trừ nào. Texas chỉ cho phép giá vốn hàng bán đối với pháp nhân chịu thuế bán bất động sản hoặc tài sản hữu hình cá nhân trong hoạt động kinh doanh thông thường, và dịch vụ không phải tài sản hữu hình cá nhân (Tax Code 171.1012; hỏi đáp của Comptroller). Doanh nghiệp dịch vụ so sánh các phương pháp tính biên lợi nhuận tính thuế khác, như khoản khấu trừ thù lao (Tax Code 171.101).

Với một giao dịch bán gồm cả hàng hóa lẫn dịch vụ, chỉ chi phí của hàng hóa được tính. Ví dụ của Comptroller là thay dầu xe: bộ lọc và dầu được tính, nhân công thì không. Pháp nhân của bạn có phải nộp thuế này hay không có ở thuế đặc quyền kinh doanh Texas. Cách tính, và quy tắc khác dành cho nhà thầu làm việc trên bất động sản, có ở các khoản khấu trừ thuế đặc quyền kinh doanh Texas.

Bên cho vay, nhà đầu tư hoặc bên mua đọc P&L của bạn có thể tính lại biên lợi nhuận gộp theo danh sách chi phí riêng của họ. Hãy hỏi họ tính những khoản chi nào trước khi lập báo cáo, và giữ bảng đối chiếu từ tài khoản của bạn sang tờ khai. Yêu cầu của bên cho vay được trình bày ở chứng minh thu nhập với bên cho vay và báo cáo tài chính cho khoản vay ngân hàng.

Làm sao thiết lập báo cáo kết quả kinh doanh để thấy biên lợi nhuận?

Đặt doanh thu trước, rồi nhóm chi phí trực tiếp, rồi lợi nhuận gộp, rồi mọi thứ còn lại. Bố cục như sau:

Nếu bạn bán cả hàng hóa lẫn dịch vụ, hãy để chi phí của hàng hóa ở một dòng riêng trong nhóm trực tiếp, để nó khớp với giá vốn hàng bán trên tờ khai (nếu có), và người phụ việc cùng nhà thầu phụ vẫn tách riêng.

Sau đó:

1. Cho nhóm trực tiếp một phần riêng trong hệ thống tài khoản kế toán, với một tài khoản cho mỗi loại chi phí trực tiếp.
2. Gắn thẻ công việc hoặc khách hàng cho từng hóa đơn mua hoặc khoản thanh toán, nếu phần mềm của bạn có trường này.
3. Chạy thêm một báo cáo thứ hai gom theo dòng trên tờ khai, cho người chuẩn bị tờ khai.

Người ghi sổ của tôi có sai không nếu P&L không có giá vốn hàng bán, hoặc đưa mọi khoản chi vào giá vốn hàng bán?

Chưa chắc ở cả hai trường hợp. Doanh nghiệp không bán hàng hóa nói chung không có giá vốn hàng bán. Đưa mọi khoản chi vào giá vốn hàng bán là một cách gom nhóm, có thể khiến lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng gần bằng nhau và che đi chi phí chung. Hãy kiểm tra những điểm sau:

Cách xem lại công việc của người ghi sổ có ở kiểm tra công việc của người ghi sổ, và các nguyên nhân khác khiến P&L sai có ở báo cáo kết quả kinh doanh trông sai.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ và các con số làm tròn, mang tính minh họa.

Thợ ống nước tính tiền khách cho phụ tùng

Một thợ ống nước tính tiền khách $260.000: $200.000 nhân công và $60.000 phụ tùng. Phụ tùng có giá vốn $40.000. Người phụ việc nhận $50.000 và một nhà thầu phụ được trả $20.000. Các chi phí khác tổng cộng $30.000.

Nếu giữ hàng tồn kho, anh ấy khai phụ tùng ở Part III, nên giá vốn hàng bán là $40.000, chỉ gồm phụ tùng, và lợi nhuận gộp là $220.000. Nếu anh ấy là người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ và không giữ hàng tồn kho, phụ tùng vẫn là giá vốn hàng bán, được thu hồi khi giao cho khách và không sớm hơn thời điểm chi phí được trả hoặc phát sinh. Dù theo cách nào, người phụ việc ở dòng 26, nhà thầu phụ ở dòng 11, và lợi nhuận ròng là $120.000 nếu anh ấy đã trả tiền phụ tùng và dùng hết trong năm. Trong sổ sách, chi phí trực tiếp là phụ tùng, người phụ việc và nhà thầu phụ, tổng $110.000, nên lợi nhuận gộp là $150.000. Lợi nhuận ròng cũng là $120.000. Chỉ dòng lợi nhuận gộp khác nhau.

Một LLC vận tải đường bộ không có hàng hóa

Một LLC vận tải đường bộ chịu thuế như S corporation có doanh thu $500.000. Nhiên liệu là $120.000, tiền lương tài xế là $150.000 và các chi phí khác, kể cả thù lao cán bộ điều hành của chủ sở hữu, là $80.000. Công ty không bán hàng hóa nên không có Form 1125-A. Trên Form 1120-S, tiền lương tài xế ở dòng 8, thù lao cán bộ điều hành ở dòng 7, kèm Form 1125-E vì tổng doanh thu đạt $500.000, còn nhiên liệu nằm trong các khoản khấu trừ khác. Người ghi sổ gom nhiên liệu và tiền lương tài xế làm chi phí trực tiếp, cho lợi nhuận gộp $230.000, biên lợi nhuận 46%. Lợi nhuận ròng là $150.000 trên P&L và trên tờ khai.

Một công ty quảng cáo và các freelancer

Một công ty quảng cáo có doanh thu $400.000 và trả freelancer $120.000. Khi gom làm chi phí trực tiếp, lợi nhuận gộp là $280.000, biên lợi nhuận 70%. Nếu để trong chi phí hoạt động, lợi nhuận gộp bằng doanh thu, biên lợi nhuận 100% và không cho thấy cơ cấu chi phí. Trên Schedule C, tờ khai khai freelancer là nhân công hợp đồng (dòng 11); công ty hoặc hợp danh liệt kê họ trong các khoản khấu trừ khác. Lợi nhuận ròng không đổi dù theo cách nào.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Biên lợi nhuận trên P&L không khớp với tờ khai, bên cho vay hoặc nhà đầu tư cần biên lợi nhuận gộp, hoặc bạn không biết khoản chi nào của mình là trực tiếp: tài khoản nào là trực tiếp, và từng tài khoản đối chiếu với dòng nào trên tờ khai, cần được thống nhất dựa trên tờ khai gần nhất của bạn. Hãy bắt đầu với dịch vụ ghi sổ.
• Sổ sách của bạn bị chậm hoặc đến từ một người ghi sổ mà bạn nghi ngờ: xem hoàn thiện sổ sách quá hạn và dịch vụ ghi sổ.
• Các tờ khai trước có giá vốn hàng bán cho doanh nghiệp không có hàng hóa, hoặc không có hàng tồn kho cho doanh nghiệp bán lại: xem sửa hàng tồn kho bị thiếu trên các tờ khai trước và, với sổ sách từ nay về sau, xem dịch vụ ghi sổ.
• Bạn bán sản phẩm hoặc bán lại phụ tùng: hãy dùng giá vốn hàng bán trên Schedule C và hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.
• Bạn là nhà thầu có nhiều công việc và lập hóa đơn theo tiến độ: xem tính chi phí theo công việc trong xây dựng.
• Bạn điều hành nhà hàng: xem báo cáo kết quả kinh doanh của nhà hàng.
• Bạn điều hành công ty phần mềm hoặc startup và nhà đầu tư đọc biên lợi nhuận gộp của bạn: xem hệ thống tài khoản kế toán cho startup.
• Bạn có LLC, công ty hoặc hợp danh tại Texas: thuế có áp dụng hay không và khoản khấu trừ nào phù hợp có ở thuế đặc quyền kinh doanh Texas và các khoản khấu trừ thuế đặc quyền kinh doanh Texas.
• Bạn trả tiền cho freelancer hoặc nhà thầu ở ngoài Hoa Kỳ: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài và hồ sơ khi trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
• Form 1099 của bạn ghi toàn bộ số tiền công việc, hoặc nhà thầu của bạn có thể thật ra là nhân viên: xem chuyển tiếp khoản trả cho nhà thầu phụ trên Schedule C và nhà thầu có thể là nhân viên.