Thuế bán hàng khi lắp thiết bị làm mát, điện ở trung tâm dữ liệu

Nhà thầu nộp thuế bán hàng trên vật liệu hay phải thu thuế?

Tại Hoa Kỳ, nhà thầu lắp thiết bị làm mát hoặc thiết bị điện gắn liền vào trung tâm dữ liệu thường nộp thuế bán hàng hoặc thuế sử dụng trên giá mua vật liệu và không thu thuế của chủ đầu tư. Các ngoại lệ quyết định phần lớn giá thầu: hợp đồng tách giá tại Texas, thiết bị gắn cố định và máy móc tại California, và thiết bị vẫn di dời được đều biến bạn thành người bán.

Công việc vừa xây mới vừa cải tạo, thiết bị bạn tự chế tạo, và khoản miễn thuế trung tâm dữ liệu của chủ đầu tư đều cần đánh giá riêng. Hãy chuẩn bị hợp đồng, lệnh thay đổi, bảng kê vật tư, hóa đơn nhà cung cấp và hồ sơ miễn thuế của chủ đầu tư. Hãy kiểm tra quy định của tiểu bang khác trước khi bỏ thầu.

Thiết bị làm mát hoặc thiết bị điện của chúng tôi là một phần công trình hay là thiết bị di dời được?

Mỗi tiểu bang Hoa Kỳ quyết định dựa trên cách món hàng được gắn vào và công dụng của nó; trường hợp khó phân định do tiểu bang quyết. Không tiểu bang nào nêu tên bộ phân phối chất làm mát (CDU), bộ trao đổi nhiệt cửa sau tủ máy chủ, UPS đặt giữa dãy hoặc trong tủ máy chủ, hay thanh dẫn điện (busway), nên hãy so từng món với các danh sách dưới đây.

• Texas. "Vật liệu gắn liền" (incorporated materials) trở thành bất động sản và cần thiết cho mục đích sử dụng của công trình (Rule 3.291(a)(7)). Một hợp đồng cung cấp và lắp đặt là bán tài sản di dời được khi món hàng không thiết yếu cho công trình và tháo ra dễ dàng mà không gây hư hại đáng kể ((a)(11)).
• California. Regulation 1521 chia hàng hóa thành ba danh sách. Vật liệu (Appendix A) gồm ống luồn dây điện, dây điện, đường ống và ống gió. Thiết bị gắn cố định (Appendix B) gồm máy biến áp và thiết bị đóng cắt, máy điều hòa không khí và thiết bị làm lạnh, và máy phát điện gắn cố định. Tháp giải nhiệt, trừ loại nhỏ lắp sẵn, không phải máy móc và thiết bị (Appendix C).
• Virginia. Bất kỳ công việc nào "liên quan đến bất động sản hoặc thiết bị gắn cố định trên đó" đều khiến bạn là nhà thầu (Code 58.1-610(A)).

Đường ống và ống góp nối vào hệ thống của công trình giống vật liệu; một dãy thiết bị đóng cắt bắt bu lông xuống sàn bê tông là thiết bị gắn cố định theo luật California; một UPS trong tủ máy chủ tháo bu lông ra và đẩy đi được có thể là thiết bị di dời được. Hãy ghi lại cách gắn của từng món.

Hợp đồng trọn gói hay hợp đồng tách giá: loại nào khiến chúng tôi phải thu thuế tại Texas?

Tại Texas, hợp đồng tách giá biến nhà thầu thành người bán vật liệu; hợp đồng trọn gói biến nhà thầu thành người tiêu dùng (Tax Code 151.056).

• Trọn gói. Bạn nộp thuế trên mọi vật liệu và không thu thuế của chủ đầu tư. Hóa đơn ghi tách vật liệu và nhân công không biến hợp đồng thành hợp đồng tách giá, trừ khi hợp đồng yêu cầu (Rule 3.291(a)(8)).
• Tách giá. Hợp đồng ghi riêng giá vật liệu và giá nhân công. Hợp đồng chi phí cộng phí có ghi riêng nhân công cũng được tính. Bạn cần giấy phép thuế bán hàng Texas, có thể mua vật liệu bằng giấy chứng nhận bán lại, và thu thuế tiểu bang và địa phương theo địa điểm công trình, trên số lớn hơn giữa giá vật liệu đã thỏa thuận và giá mua của bạn ((b)(4), (b)(10)(A)).
• Hợp đồng là căn cứ. Hợp đồng có hiệu lực cao hơn hồ sơ dự thầu, và lệnh thay đổi theo cùng loại với hợp đồng ((b)(5)).

Nhân công lắp đặt có chịu thuế tại Texas với công trình xây mới không, và vì sao công trình cải tạo lại khác?

Tại Texas, nhân công cho công trình thương mại xây mới không chịu thuế; công việc cải tạo thì chịu thuế. Chuyển một phòng máy làm mát bằng không khí có sẵn sang làm mát bằng chất lỏng là cải tạo bất động sản phi nhà ở, nên thuế áp dụng cho toàn bộ khoản phí, kể cả nhân công, với cả hợp đồng trọn gói lẫn tách giá (Rule 3.357(b)(2)). Bạn có thể mua vật liệu gắn vào công trình bằng giấy chứng nhận bán lại, vì thuế đã thu trên toàn bộ khoản phí của bạn; dụng cụ và vật tư tiêu hao vẫn chịu thuế khi bạn mua ((e)(1), (b)(4)).

• Diện tích sử dụng mới, và lần hoàn thiện đầu tiên trước khi có người sử dụng, là xây mới ((a)(8)).
• Công việc sau lần hoàn thiện đầu tiên là cải tạo, kể cả khi phòng máy chưa từng được sử dụng ((a)(11)).
• Trong hợp đồng có cả hai loại, phần cải tạo chiếm 5,0% hoặc ít hơn trong khoản phí trọn gói thì không chịu thuế; nếu vượt mức đó, hãy ghi riêng phí cải tạo và phí xây mới, nếu không toàn bộ hợp đồng bị coi là chịu thuế ((b)(3), (b)(7)).
• Bảo trì định kỳ theo lịch có lắp thêm linh kiện thì theo quy tắc dành cho nhà thầu ((c)(1)).

Trang về trung tâm dữ liệu của Texas Comptroller xếp việc sửa chữa hoặc cải tạo công trình phi nhà ở vào loại không đủ điều kiện, nên khoản miễn thuế của chủ đầu tư không áp dụng cho phí cải tạo.

California đánh thuế nhà thầu thế nào trên vật liệu, thiết bị gắn cố định và máy móc?

California đánh thuế nhà thầu khác nhau theo từng danh sách, phần lớn bất kể loại hợp đồng.

Tại California, bạn là người bán lẻ vật liệu nếu hợp đồng chuyển quyền sở hữu trước khi lắp đặt và ghi giá vật liệu (Regulation 1521(b)(2)(A)), hoặc nếu hợp đồng theo thời gian và vật liệu tính thuế bán hàng trên vật liệu cho khách hàng (Publication 9). Nếu bạn tự chế tạo thiết bị gắn cố định, giá vốn là giá bạn bán thiết bị tương tự cho nhà thầu khác; nếu không có, là bảng giá hoặc hồ sơ báo giá của bạn; nếu cũng không có, là vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất và chi phí chung cộng 5% lợi nhuận ((b)(2)(B)). Có giấy phép bán hàng, bạn có thể mua thiết bị gắn cố định và máy móc bằng giấy chứng nhận bán lại, nhưng không được mua vật liệu theo cách này. Nhận giấy chứng nhận bán lại từ nhà thầu chính không chuyển nghĩa vụ thuế của bạn trên vật liệu hay thiết bị gắn cố định ((b)(6)(A)).

Virginia đánh thuế thế nào với nhà thầu và nhà chế tạo tự lắp đặt sản phẩm của mình?

Virginia coi mọi nhà thầu là người tiêu dùng tài sản gắn liền vào bất động sản; bạn không chuyển thuế cho khách hàng dưới dạng thuế (23VAC10-210-410(A)).

• Chủ yếu chế tạo cho hợp đồng của chính mình: nộp thuế trên nguyên liệu thô (410(D)).
• Chủ yếu bán cho người khác: thu thuế trên doanh số bán; hàng lấy ra dùng cho hợp đồng của chính mình chịu thuế trên giá vốn chế tạo, tức vật liệu, nhân công và chi phí chung trong sản phẩm dở dang (410(E)).
• Bán và lắp đặt thiết bị di dời được: thu thuế; phí lắp đặt không chịu thuế nếu ghi riêng (410(H)).

Khoản miễn thuế trung tâm dữ liệu tại Texas của chủ đầu tư có áp dụng cho hàng chúng tôi mua không?

Chỉ khi chủ sở hữu, đơn vị vận hành hoặc bên sử dụng đủ điều kiện là người mua. Khoản miễn thuế trung tâm dữ liệu tại Texas áp dụng cho hệ thống làm mát và hệ thống điện, cùng các hệ thống cơ, điện và đường ống vận hành chúng, nhưng chỉ khi "được mua ... bởi chủ sở hữu, đơn vị vận hành hoặc bên sử dụng đủ điều kiện" (Tax Code 151.359(b); Rule 3.335(b)(2); thư 201408938L).

• Trọn gói: bạn là người mua và người tiêu dùng, nên Form 01-929 của chủ đầu tư không áp dụng cho vật liệu của bạn. Rule 3.300(i) nói điều tương tự với khoản miễn thuế sản xuất (Rule 3.300). Không văn bản nào của Texas Comptroller nói thẳng điều này cho trung tâm dữ liệu trong một câu; đây là kết quả khi ghép các quy định, nên hãy xác nhận với Texas Comptroller trước khi tính giá thầu.
• Tách giá: chủ đầu tư mua vật liệu từ bạn và có thể đưa bạn Form 01-929, bằng chứng duy nhất Texas Comptroller chấp nhận. Với trung tâm dữ liệu đủ điều kiện, form này chỉ miễn 6,25% thuế tiểu bang; bạn vẫn thu thuế địa phương, tối đa 2%. Ô dành cho dự án lớn miễn cả thuế tiểu bang và địa phương. Nếu khách hàng của bạn là nhà thầu chính chứ không phải chủ đầu tư, nhà thầu chính là người mua, nên khoản miễn thuế chỉ chuyển xuống được qua hợp đồng tách giá của chính nhà thầu chính với chủ đầu tư.
• Thời hạn miễn thuế: 10 hoặc 15 năm với trung tâm dữ liệu đủ điều kiện; 20 năm với dự án lớn đủ điều kiện.
• Thời điểm: hàng mua trước khi trung tâm dữ liệu được chứng nhận không được hoàn thuế (Quyết định 202604012H).

Chúng tôi có dùng được giấy chứng nhận miễn thuế Virginia (Form ST-11A) của trung tâm dữ liệu không?

Thường là được, nếu trung tâm dữ liệu có thư miễn thuế của Sở Thuế vụ Virginia và tài sản đủ điều kiện. Nhà thầu bất động sản xin miễn thuế bằng cách đưa nhà cung cấp Form ST-11A kèm bản sao thư miễn thuế mà Sở Thuế vụ Virginia cấp cho trung tâm dữ liệu (P.D. 10-121).

• Hàng đủ điều kiện: thiết bị máy tính và "phần cứng hỗ trợ, gồm máy làm lạnh nước (chiller) và máy phát điện dự phòng", nhưng không gồm "cải tạo công trình nói chung hoặc thiết bị gắn cố định khác" (Code 58.1-609.3(18)). Trong P.D. 10-121, máy làm lạnh nước, máy điều hòa phòng máy tính (CRAC), tháp giải nhiệt, hệ thống phân phối điện và pin phục vụ phòng máy tính đủ điều kiện; hệ thống báo cháy và báo trộm thì không.
• Phụ tải dùng chung: tại Virginia, thiết bị đóng cắt cấp điện cả cho chiếu sáng, chữa cháy hoặc báo động được chia tỷ lệ theo mức sử dụng (P.D. 13-183). Hãy lấy số liệu phụ tải từ đơn vị vận hành.
• Giao hàng: tại Virginia, tài sản không cần giao thẳng đến trung tâm dữ liệu (P.D. 23-92).
• Thời điểm: giấy chứng nhận lấy sau khi bán sẽ bị "xem xét kỹ hơn", và một Form ST-11A tự lập, thiếu thông tin chính và không do Sở Thuế vụ Virginia cấp đã bị coi là không hợp lệ (P.D. 19-64). Hãy hỏi Virginia Tax nên xuất trình giấy chứng nhận nào, và nhận giấy trước khi lập hóa đơn.
• Ngày kết thúc: khoản miễn thuế trung tâm dữ liệu của Virginia kết thúc ngày 30 tháng 6 năm 2035, trừ khi áp dụng gia hạn theo subdivision 19.
• Còn tại Washington: khoản miễn thuế trung tâm dữ liệu áp dụng cho "hạ tầng điện đủ điều kiện" cùng nhân công lắp đặt, không gồm trạm biến áp, và không nêu thiết bị làm mát nào (RCW 82.08.986).

Chúng tôi sản xuất thiết bị ở tiểu bang khác hoặc nước ngoài: phải nộp thuế sử dụng gì tại nơi lắp đặt?

Khi là người tiêu dùng, bạn nợ thuế sử dụng tại tiểu bang Hoa Kỳ nơi lắp thiết bị, trên mọi món mua mà chưa chịu thuế của tiểu bang đó, dù hàng chuyển đến từ tiểu bang khác hay nước khác.

• Texas, hợp đồng trọn gói: ghi nhận thuế sử dụng tiểu bang, cộng thuế sử dụng địa phương tại địa điểm công trình, trên vật liệu chuyển vào từ ngoài Texas (Rule 3.291(b)(3)(A), (b)(10)(B)).
• California: nhà thầu không có giấy phép bán hàng mua hơn $10.000 mỗi năm hàng chịu thuế sử dụng phải đăng ký là "người mua đủ điều kiện" (qualified purchaser), khai và nộp thuế chậm nhất vào 15 tháng 4 cho năm dương lịch trước (R&TC 6225; Publication 9).
• Virginia: thuế mà nhà cung cấp chưa thu được khai trên Form ST-7, tờ khai thuế sử dụng của người tiêu dùng (410(D)).

Khoản trừ cho thuế đã nộp ở tiểu bang khác được trình bày trong thuế bán hàng khi mua máy chủ GPU. Có hai điểm chưa có câu trả lời công bố: căn cứ tính thuế sử dụng tại Texas khi bạn tự chế tạo CDU hoặc thiết bị đóng cắt tại nhà máy của mình rồi lắp đặt theo hợp đồng trọn gói, và khoản miễn thuế của Virginia có áp dụng khi nhà thầu kiêm nhà chế tạo lấy hàng từ kho của chính mình không. Hãy hỏi cơ quan thuế tiểu bang.

Nhà thầu phụ có tính thuế bán hàng cho nhà thầu chính không?

Tùy tiểu bang Hoa Kỳ và tùy từng hợp đồng thầu phụ.

• Texas: từng hợp đồng thầu phụ là căn cứ. Nhà thầu phụ theo hợp đồng tách giá thu thuế của nhà thầu chính, kể cả khi hợp đồng chính là trọn gói (Rule 3.291(b)(6)).
• California: nhà thầu phụ cung cấp thiết bị gắn cố định là người bán lẻ thiết bị đó; với vật liệu, nhà thầu phụ nợ thuế với tư cách người tiêu dùng.
• Virginia: không; mọi nhà thầu phụ đều là người tiêu dùng.
• Washington: nhà thầu chính thu thuế bán lẻ; nhà thầu phụ khai thuế kinh doanh và hoạt động (business and occupation) với tư cách người bán buôn (WAC 458-20-170).

Điều khoản hợp đồng và hồ sơ nào quyết định kết quả khi kiểm tra thuế bán hàng?

Hợp đồng đã ký là căn cứ quyết định; hóa đơn thì không. Hãy lưu giữ:

1. Hợp đồng ghi giá trọn gói hay giá tách riêng, và thời điểm chuyển quyền sở hữu.
2. Lệnh thay đổi, mỗi lệnh định giá theo cùng cách với hợp đồng.
3. Bảng kê vật tư ghi rõ mỗi món là vật liệu, thiết bị gắn cố định hay thiết bị di dời được.
4. Hóa đơn nhà cung cấp cho thấy thuế đã nộp, và số thuế sử dụng ghi nhận theo từng địa điểm công trình.
5. Form 01-929 hoặc Form ST-11A kèm thư miễn thuế, ghi ngày trước ngày bán.
6. Số liệu phụ tải cho thiết bị đóng cắt được chia tỷ lệ, và ngày chứng nhận.

Thuế chưa nộp có thể thành nợ cá nhân. Tại Texas, cá nhân kiểm soát việc thu hoặc nộp thuế đã thu mà cố ý không nộp thì phải nộp số thuế đó, kể cả sau khi công ty giải thể (Tax Code 111.016(b)). Tại Virginia, cán bộ điều hành, thành viên, người quản lý hoặc nhân viên có nghĩa vụ và thẩm quyền nộp bất kỳ khoản thuế nào mà cố ý không nộp thì chịu tiền phạt bằng số thuế đó (Code 58.1-1813). Tại California, khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, người có trách nhiệm nộp thuế mà cố ý không nộp phải nộp thuế đã thu của khách hàng hoặc thuế nợ trên vật liệu đã tiêu dùng (R&TC 6829).

Thuế bán hàng hoặc thuế sử dụng bạn nộp trên vật liệu là chi phí hợp đồng khi tính thuế thu nhập; xem hợp đồng dài hạn cho thiết bị đặt làm riêng và các khoản khấu trừ thuế đặc quyền kinh doanh Texas. Câu chữ hợp đồng là việc của luật sư; chứng nhận trung tâm dữ liệu và biên bản ghi nhớ phát triển kinh tế với Virginia là việc của chủ đầu tư.

Canada xử lý cùng công việc này thế nào?

Với các tỉnh bang khác, xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang.

Ví dụ

Đô la Hoa Kỳ, số tròn và chỉ để minh họa. Mọi món nêu tên đều gắn liền vào công trình.

Phòng máy mới gần Dallas

Một startup làm mát bằng chất lỏng ký hợp đồng cung cấp và lắp đặt trị giá $10.000.000 cho CDU, ống góp và đường ống vòng thứ cấp trong một phòng máy mới tại trung tâm dữ liệu đủ điều kiện đã được chứng nhận ở Texas (8,25%: 6,25% tiểu bang, 2% địa phương). Vật liệu giá $6.000.000, mua từ nhà cung cấp ngoài tiểu bang, chưa chịu thuế Texas.

• Trọn gói: thuế sử dụng $495.000 ($375.000 tiểu bang, $120.000 địa phương). Startup không thu thuế của chủ đầu tư, và theo điều kiện người mua nêu trên, Form 01-929 của chủ đầu tư không áp dụng cho vật liệu của startup.
• Tách giá ($7.000.000 vật liệu, $3.000.000 nhân công): startup mua vật liệu bằng giấy chứng nhận bán lại, nhận Form 01-929 của chủ đầu tư và chỉ thu thuế địa phương, $140.000. Nhân công không chịu thuế.
• Đánh dấu ô dự án lớn: $0.

Cải tạo phòng máy làm mát bằng không khí tại Texas

Cùng startup đó chuyển đổi một phòng máy có sẵn tại một địa điểm khác ở Texas với giá $2.000.000 ($1.200.000 vật liệu, $800.000 nhân công). Đây là cải tạo: startup mua $1.200.000 vật liệu bằng giấy chứng nhận bán lại và thu 8,25% trên toàn bộ $2.000.000, tức $165.000, với bất kỳ loại hợp đồng nào, và Form 01-929 không áp dụng.

Thiết bị đóng cắt và UPS tại Loudoun County

Một nhà sản xuất bán $2.000.000 thiết bị đóng cắt và $1.000.000 UPS cho nhà thầu chính đang xây một trung tâm dữ liệu đủ điều kiện tại Virginia (6%). Không có Form ST-11A hợp lệ lúc bán, thuế là $180.000. Có Form ST-11A và thư của Sở Thuế vụ Virginia, UPS phục vụ phụ tải máy tính được miễn thuế; nếu 10% phụ tải của thiết bị đóng cắt cấp cho chiếu sáng và hệ thống chữa cháy, thuế là $12.000. Nếu nhà sản xuất tự lắp đặt thiết bị và chủ yếu bán cho người khác, nhà sản xuất trở thành người tiêu dùng và nợ thuế trên giá vốn chế tạo: giá vốn $1.800.000 nghĩa là $108.000 trước mọi khoản miễn thuế.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Máy chủ, thiết bị mạng, lắp ráp tủ máy chủ, giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng hoặc lắp đặt thiết bị di dời được: thuế bán hàng trên máy chủ, lắp đặt và bảo trì.
• Thời điểm ghi nhận thu nhập cho công trình kéo dài nhiều năm: hợp đồng dài hạn cho thiết bị đặt làm riêng.
• Thuế kinh doanh và hoạt động (B&O) của Washington, Ohio CAT hoặc Oregon CAT trên doanh thu hợp đồng: thuế trên tổng doanh thu tại các tiểu bang khác.
• Thuế sử dụng chưa từng nộp, hoặc thuế chưa từng thu trên hợp đồng tách giá: nộp bù thuế bán hàng chưa thu.
• Giấy phép tại tiểu bang mới: khi nào bạn phải thu thuế bán hàng, hoặc người bán nước ngoài và thuế bán hàng cho nhà sản xuất nước ngoài; lịch khai thuế: nộp tờ khai thuế bán hàng.
• CDU, thiết bị đóng cắt hoặc UPS nhập khẩu: thuế quan và thuế hải quan trên thiết bị nhập khẩu.
• Đội kỹ thuật làm việc ở tiểu bang khác: thuế thu nhập doanh nghiệp tại các tiểu bang khác và thuế thu nhập thành phố Ohio cho đội kỹ thuật lưu động.
• Lắp đặt trong trung tâm dữ liệu tại Canada: thuế bán hàng cấp tỉnh bang và GST/HST cho người bán không cư trú.
• Nhiều tiểu bang, công trình cải tạo hoặc sản phẩm tự chế tạo: xem dịch vụ thuế cho trung tâm dữ liệu của chúng tôi. Các CPA của chúng tôi đăng ký cho bạn, nộp tờ khai thuế bán hàng và thuế sử dụng tại từng tiểu bang, và thiết lập sổ sách chi phí theo công trình để tách riêng vật liệu, thiết bị gắn cố định và nhân công.