小企业记账多久做一次：按月、按季度还是按年

IRS 要求我每个月做一次账吗？

IRS 的记录保存页面没有规定任何记账时间表。IRS 要求建立一套能清楚显示收入和支出的系统。IRS 第 583 号出版物建议，一般做法是每天记录交易，并每月核对一次企业支票账户。结账的意思是：每笔交易都已分类，账簿里每个账户都与对账单对得上。

企业需要的节奏来自它的截止日：预估税、工资税缴存、销售税申报表和年终表格。只需缴预估税的企业，往往按缴款时间做季度检查就行。有员工的企业一般不行，因为缴存通常在每个月之内到期。有销售税账户的企业，节奏由州指定的申报期决定。如果没有工资、销售税申报表和贷款机构，个人预估税又按上年税额设定，那么第一个需要全年数字的日期，就是承包商表格的截止日 2027 年 2 月 1 日；如果没有付过承包商款项，则是税表本身的截止日。每年结一次账可以赶上这些日期，不过 IRS 第 583 号出版物仍建议每月核对。

出现以下任一情况，就不简单：企业有员工、收销售税、有存货、在多个平台销售，或者要向贷款机构或投资人报告。如果您拿到一份按季度或按年的低价报价，却无法判断它是否涵盖您的工资税、销售税和预估税的日期，或者每到年底总是手忙脚乱，也不简单；后面关于报价的问题会讲到。决定之前请准备：十二个月的银行和信用卡对账单、工资报告、上一份已提交的税表，以及每个州的销售税申报时间表。

哪些日期迫使我的账簿保持最新？

有四类日期迫使账簿保持最新：预估税缴款、工资税缴存和申报表、年终表格，以及销售税申报表。每一类都可能在日期之前，而不是之后，就需要账簿里的数字。联邦截止日如果遇到周末或法定假日，会顺延到下一个工作日（IRS）。

IRS 雇佣税页面列出了工资税日期，1099 表页面规定了承包商的门槛，1099-NEC 表填报说明列出了例外情形。预估税在下文单独的标题下说明。具体适用哪些销售税日期，见提交销售税申报表。

以上是联邦日期。各州可以自行规定预估税的分期方式，以及工资预扣和失业保险的日期；例如，加州不把个人预估税分成四个相等的部分（FTB）。

小企业每季度记一次账够吗？

如果两次结账之间没有工资、销售税或贷款机构的日期，且收入稳定，每季度记账可以够用。如果上表中有任何一个日期在下一次计划结账之前到来，就不够。

按日历季度结账，可能来不及按时缴纳较低的年化分期款。对个人来说，IRS 的缴款期截止于 3 月 31 日、5 月 31 日、8 月 31 日和 12 月 31 日，所以等到 6 月 30 日或 9 月 30 日才结账，就已经晚于 6 月 15 日 和 9 月 15 日 的缴款日（IRS）。如果每笔交易的日期都记对，较晚完成的账簿仍然可以在提交税表时支持这种方法（2210 表填报说明）。按上年税额，或按全年预期收入设定的缴款，则不需要按这些日期做账。无论采用哪种时间表，只有在它所服务的那次缴款之前完成，结账才有用。

关于谁来做这项工作，见自己记账还是请记账员。

每次缴预估税之前，我需要把什么更新好？

需要什么取决于缴款额怎么确定。按全年预期收入确定的缴款（IRS 第 505 号出版物），不需要按缴款期末日期做账，不过一份年初至今的利润数字能让这个估算保持最新。按上年税额确定的缴款，只需要上一年的税表。年化法需要按每个缴款期末日期划分的收入：要么当时就知道，从而少缴；要么在提交税表时，用有日期的账簿重新整理出来。

来源：IRS 预估税常见问题。个人（包括独资经营者、合伙人和 S 公司股东）一般在预计提交税表时要欠税 $1,000 或以上时缴纳预估税。合伙企业一般不就其收入缴税；由合伙人缴税，包括缴纳预估税（IRS）。个人如果在 2027 年 2 月 1 日 之前提交当年税表并随表缴清全部余额，可以免缴 2027 年 1 月 15 日 的那一期（1040-ES 表），这等于奖励提早结账。

预计缴税 $500 或以上的公司，在 课税年度第 4、6、9 和 12 个月的第 15 日 缴款（1120 表填报说明）。如果上一年涵盖 12 个月且有应纳税额，公司可以按上年税额缴款；但大型公司（前 3 年中任何一年的应税收入达到 $100 万 或以上）只能在第一期这样做。如果采用年化法，标准期间在公司纳税年度的第 3、3、6 和 9 个月结束，所以对日历年度公司来说，每个季度末结账就合适；公司高级职员须在第一期缴款截止日前，通过 8842 表选择其他期间（2220 表填报说明；8842 表）。

个人有三种确定缴款额的方法，各自对账簿的要求不同：

• 上年税额。如果上一年的税表涵盖 12 个月，IRS 允许大多数个人只要至少缴纳上年税额的某个固定比例，就能避免少缴罚款（IRS），所以这种方法不需要最新的账簿。它只是避免罚款：如果收入增加了，余额仍要在提交税表时缴清，账簿可以告诉您该留出多少现金。
• 本年收入。目标金额按全年预期收入计算，如果全年收入大致相同，就分四期等额缴纳（IRS 第 505 号出版物）。每个缴款期末有一份年初至今的利润数字，就能让这个估算保持最新。
• 年化法。季节性收入或年末的大额收益，可以降低某一期的缴款额。它使用 1 月 1 日至 3 月 31 日、5 月 31 日、8 月 31 日和年末的收入与扣除，按企业的会计方法计算；合伙人或 S 公司股东还要计入该实体每个期间项目中属于自己的份额。2210 表的年化收入附表用来计算，并随税表提交，所以事后完成的有日期的账簿也可以提供数字；在每次缴款之前结账，则可以按时缴纳较低的金额（2210 表填报说明）。

关于该缴多少，以及罚款怎么计算，见季度预估税缴款。

有了员工或开始收销售税，会有什么变化？

有员工通常意味着每个月内都有一个缴存日期，这一般使每月结账成为最低要求。工资很少的企业可能是例外：如果当季或上一季的 941 表税额低于 $2,500，且不适用次日缴存规则，这笔税可以随申报表缴纳而不必缴存；不过，如果当季总额不确定，第 15 号出版物说应当缴存。经 IRS 批准使用 944 表的雇主（年度税额为 $1,000 或以下，并在当年第一个日历季度内提出申请）每年申报一次（IRS 第 15 号出版物）。有销售税账户，意味着州指定的每个申报期都有一个申报日期，所以申报频率决定了结账频率。

对提交 941 表的雇主来说，缴存时间表取决于 941 表上申报的税额，所涉期间是四个季度，即从前年 7 月 1 日到去年 6 月 30 日。它与员工多久发一次工资无关（IRS 第 15 号出版物）。

941 表在每个季度之后按 每季度结束后第一个月的最后一天 提交；如果每笔缴存都按时完成，再多 10 个日历日（IRS）。缴存逾期，会被罚未缴金额的 2% 至 15%，具体比例由逾期天数决定，最高档还取决于 IRS 通知何时送达（IRS）。负有责任的人（例如所有人、高级职员，或任何能决定付哪些账单的人）如果故意不上缴已预扣的税款，可能要个人承担未缴金额的 100%（第 6672 条；IRS 第 15 号出版物），一般在工资年度之后的 4 月 15 日 起 3 年 内核定；如果有税表没有提交，则没有期限限制（国内税收手册 5.7.3）。漏缴缴存的情形，见工资税已落后和信托基金追缴罚款。如果工资服务商本应代为缴存却没有缴，见工资服务商没有替您缴税。

州会为每个已登记的企业指定销售税申报频率（一般按销售额或税额大小），并要求每个申报期都提交申报表，即使没有销售额。加州和纽约州都会指定按月、按季度或按年申报，加州按季度申报的预缴户还要在每个季度内预缴。交易平台对其促成的订单代收税款，并不免除已登记卖家提交申报表的义务；纽约州要求卖家把这些销售申报为非应税，并保留平台的证明和销售记录（纽约州）。选择结账时间表之前，请先查看州指定的申报频率；见提交销售税申报表。

全部拖到年底再做，要付出什么代价？

拖延的代价，是年内各个截止日本来就带有的罚款，再加上一次性核对十二个月对账单的工作量。IRS 来源里提到的代价如下：

• 预估税。罚款取决于少缴的金额、少缴持续了多久，以及 IRS 公布的季度少缴利率（IRS）。罚款按每个到期日分别计算，所以逾期的缴款不会因为以后多缴而被抵消（2210 表填报说明）。
• 年终表格。W-2 表或 1099-NEC 表逾期或缺失，每份表格都会被罚款（W-2 表填报说明；1099 表填报说明）；见逾期的承包商和员工税表。
• 补做的记录。没有收据的现金付款，应当在付款时就在记录中写明理由（IRS 第 583 号出版物）。对差旅、礼品和汽车费用来说，及时保存的记录比事后补写的说明更有价值，每周一次的日志也算及时（IRS 第 463 号出版物）。

IRS 说，记录要保存到足以证明税表上的收入或扣除为止（IRS），所以一笔没人说得清的支出，可能是一笔没有凭证的扣除。见不保存经营记录的罚款和丢失的经营费用收据。如果账簿已经落后好几个月，见补做逾期账簿。

怎样跟上费用分类，又不占掉我一周的时间？

把工作拆开：每周花一小段时间给交易分类，再定一个固定的日期每月核对。下面的做法有 IRS 第 583 号出版物的依据；这个时间表只是实用建议，不是 IRS 的规定。

1. 把经营资金放在单独的账户里。IRS 第 583 号出版物说，经营账户要与个人账户分开，并建议把每笔存款标明为经营收入、个人资金还是贷款（IRS 第 583 号出版物）。
2. 每周给新交易分类。能确定的就分类，其余的做上标记，留给结账的人。费用发生时就记录（IRS 第 583 号出版物）。
3. 收据一到当天就保存。没有收据的现金付款，当场写下理由。
4. 每月的对账单一出来就下载。对账单是核对时用来比对的依据（IRS 第 583 号出版物）。
5. 每次发薪和每次申报之后，把工资报告和销售税申报文件交给负责记账的人。
6. 确保每月有人做核对。银行数据同步会导入交易，但不会拿它们与对账单比对；见银行数据同步不等于对账。

完整的每月结账包含哪些内容，见月末结账清单。简单的收据管理办法，见自雇人士的记录保存。

贷款机构或投资人什么时候要求每月提供账簿？

贷款或投资协议这样规定的时候。没有哪条税务规则定下这一点；协议规定了报表多久提交一次，以及在期末之后多少天内提交。

请在报告条款里看四件事：频率（每月、每季度或每年）、每个期间之后的截止时间、报表是否必须由会计师编制，以及编制基础（收付实现制还是权责发生制）。企业如果必须在规定天数内提交月度报表，即使没有任何税务日期要求，也需要每月结账。关于各类读者想看什么，见给投资人和董事会的月度财务报表、银行贷款所需的财务报表和向贷款机构证明收入。

怎样判断按季度或按年记账的低价报价是否划算？

按季度或按年的低价，只有在范围相同时才能与按月的价格比较：在哪些日期结账、核对什么、哪些不做。把价格除以它涵盖的月数和交易笔数，然后问清楚：

按年或按季度的价格是否划算，取决于这些问题的答案，而不只是那个数字。账户很少、没有工资和销售税的企业，可以接受低价。一旦上文的申报日期适用，而报价没有提到它们，这个价格就不合适。可比报价必须写明哪些内容，以及每月的常见费用和影响因素，见记账员每月收费多少和按月记账服务包含什么。

示例

以下示例仅作说明，金额以美元计。

没有员工的自由职业设计师

一位设计师的收入为 US$90,000，每月约 40 笔交易，没有员工，也没有销售税。她在 3 月 31 日、5 月 31 日、8 月 31 日和 12 月 31 日结账，每次都在随后的预估税缴款之前完成。每周花约十分钟分类，就能让每次结账都很短。如果收入稳定，可以按上年税额确定缴款额，而账簿能告诉她该为余额留出多少钱。如果一个大项目集中落在某一个期间，有日期的账簿可以支持年化法。

有六名员工的餐厅 LLC

一家餐厅 LLC 有六名员工，每月申报销售税。假设它的工资税每季度高于 US$2,500，所以要缴存，而不是随申报表缴款。如果它按月缴存，3 月的工资税要在 4 月 15 日前缴存，3 月的销售税申报表则在州规定的日期提交。3 月的工资和销售数字必须在 4 月初就准备好，所以每月结账通常是最低要求。如果它的回溯期税额高于 US$50,000，就要在每次发薪日后几天内缴存，每个发薪周期都要核对工资。

拖到 12 月才动手的网店卖家

一位网店卖家在三个平台上每月有 800 笔订单，一年约 9,600 笔，每个平台都有各自的手续费、退款和结算日期。到 12 月才开始，就意味着一次性核对十二个月的结算款。年费 US$1,000 的报价，平均每月约 US$83。除非报价写明会核对结算款、按期间处理销售税并包含前期整理，否则这个价格可能只买到给交易分类。

您的情况不同？

• 您拿到的是按季度或按年的低价报价，或者每到年底总是手忙脚乱：合适的时间表取决于您的工资税、销售税和预估税的日期，以及报价没有包含的内容。请借助记账服务，弄清您的企业必须在哪些日期结账，以及合适的时间表应包含什么。
• 您的账簿已经落后好几个月：见补做逾期账簿和补账的费用，然后寻求记账服务。
• 您漏缴了工资税缴存或申报表，或者 IRS 已就此来信：请按工资税已落后处理，然后寻求记账服务。
• 公司由非美国人持有：见外资美国公司的记账和记账服务。
• 您在多个平台销售：见核对销售与结算款和电商记账员的费用与服务范围。
• 您在多个州收销售税：见提交销售税申报表。
• 投资人或贷款机构要求提供月度报表：见给投资人和董事会的月度财务报表。
• 您想为报税把这一年结清：见年终结账清单。