電商記帳費用：Shopify 與 Amazon 店鋪的帳簿需要什麼

電商記帳員做哪些一般記帳員可能不做的事？

電商記帳員做的是店鋪層面的核對：每個銷售管道的總銷售額、手續費、退款和銷售稅分開記錄，每筆撥款都與銀行存款對上，合計數與 1099-K 表核對一致，存貨結轉到銷貨成本。沒有任何官方來源訂定電商記帳員的收費；費用取決於銷售管道、訂單量、存貨、涉及銷售稅的州和積壓的帳，所以請先比較報價的工作範圍。勞工統計局把一般記帳工作描述為輸入交易、編制報表和核對差異；店鋪則在此基礎上增加管道層面的明細。一般記帳員可以做這項工作；請確認雙方約定的工作範圍中明確寫了這些內容。

哪些情況讓店鋪的帳簿不簡單？

下列每一項，都會讓記帳工作變成一個工作範圍問題：

• 撥款已不再與銀行存款相符。
• 不止一個銷售管道，每個管道各有撥款和 1099-K 表。
• 貨物存放在不止一個州，或在多個州有銷售稅義務。
• 有幾個月從未對帳。
• 貨物從未盤點。
• 合夥企業或公司，銷貨成本填在該實體自己的稅表上。

如果兩項或以上都符合，工作範圍及其背後的稅務問題，通常要先於費用處理。

我應該先準備什麼？

• 每個管道全年的撥款或結算報告。
• 收到的每份 1099-K 表。
• 銀行和信用卡對帳單。
• 供應商發票和最近一次的存貨盤點。
• 按州劃分的銷售額。
• 上一份稅表。

為什麼帳簿必須顯示總銷售額、手續費和退款，而不是只記淨存款？

按淨存款建立的帳簿會低估銷售額，也看不到手續費和退款支出。IRS 指出，1099-K 表上的總額不會針對手續費、抵免、退款、運費、現金等價物或折扣做調整，要從這個數字推算出應申報的收入，還需要其他記錄。Publication 583 說明，企業帳簿必須顯示總收入、扣除額和抵免。

因此，店鋪的帳簿要分開記錄以下各項：

• 各管道的總銷售額，不含銷售稅。
• 退款和退貨。
• 支付處理機構、交易平台和運單的手續費。
• 代收的銷售稅。
• 支付處理機構作為準備金暫扣的資金（不是費用）。
• 撥到銀行的款項（是轉帳，不是新的銷售）。

具體如何記帳，見核對銷售款、平台撥款與 1099-K 表。Amazon 見把結算報告轉成記帳分錄。Shopify 見撥款與存款不符。

帳簿如何與 1099-K 表核對一致？

1099-K 表申報的是通過支付卡以及通過支付應用程式或交易平台收到的總付款額，所以它對應的是各管道的總銷售額，而不是銀行存款。IRS 指出，直接用信用卡收款的店鋪，無論金額多少都會收到該表。支付應用程式或交易平台在付款超過 $20,000 且交易超過 200 筆時必須申報，但也可能申報得更少，而且州可以訂定更低的門檻。在多個平台上經營的店鋪，可能收到多份表格。

缺少表格並不會使帳簿減少任何內容：IRS 指出，開表的門檻並不決定付款是否應稅。Publication 334 提醒，該表可能漏掉收款，也可能包含不屬於收款的項目，例如銷售稅。

實務上，記帳員為每份表格做一張簡短的工作表（一座「橋」）：從各管道、各期間的總銷售額開始，調整付款中所含的銷售稅、在該處理機構之外取得的銷售，以及年底的時間差，最後得出該表第 1a 欄的金額。收款人有誤、重複的表格，或工作表無法解釋的金額，請見核對銷售款、平台撥款與 1099-K 表。稅表方面，見網路賣家所得稅。

為什麼存貨會影響帳簿和稅表？誰來估值？

保存存貨的企業，在每年年初和年末對存貨估值，以計算銷貨成本，購貨和銷售一般採用權責發生制（Publication 538）。銷貨成本等於期初存貨加上購貨及其他成本，再減去期末存貨（Publication 334）。沒有年底盤點，期末數字只是估算，成本和利潤也隨之變動。

小企業納稅人（以平均總收入為測試標準）可以選擇不記存貨，但仍須採用能清楚反映收入的方法（Publication 334）。一種被允許的方法，是把存貨視為非附帶性材料和物料，其成本在貨物交付客戶的年度與成本支付或發生的年度兩者中較晚的那一年，通過銷貨成本回收（26 CFR 1.471-1）。測試標準和如何選擇，見小賣家：存貨還是物料。

成本填在哪裡，取決於申報人。獨資經營者（包括未選擇按公司課稅的 LLC 的唯一成員個人）使用 Schedule C 第 35 行至第 42 行（Publication 334）。合夥企業或公司在扣除銷貨成本時附上 1125-A 表。

保存連續存貨記錄的企業，仍須定期實際盤點，並調整帳簿使之相符（Publication 538）。Amazon 倉儲配送的貨物，見 FBA 費用與存貨。

交易平台上的銷售由誰代收銷售稅？記帳員要為我自己的店鋪追蹤什麼？

在州有交易平台規則的地方，交易平台代收並匯繳通過該平台完成的銷售的稅款；所有者對自己店鋪的銷售，在有義務的地方自行代收。各州規則不同，德州和加州是兩個例子。

• 德州： 交易平台提供者必須對通過其平台完成的所有銷售代收、申報並匯繳稅款。提供者證明它將代收之後，賣家不必再代收（沒有證明的話，賣家應該代收），但德州賣家即使所有銷售都通過交易平台完成，仍然需要許可證並須提交申報表。
• 加州： 交易平台促成者是促成銷售的零售商，即通過該交易平台完成的銷售。加州銷售全部通過這類促成者完成的賣家，一般無須登記，但 CDTFA 也把在加州倉儲配送中心存放存貨的賣家視為在當地經營，而且沒有說明由交易平台保管存貨時兩者如何銜接；請向 CDTFA 查詢。如果賣家同時有直接銷售（例如在自己的網站上），並且在當地有實體存在（包括在該州保存存貨），或者賣家及其關聯人（例如家庭成員或同一所有者控制的公司）在上一曆年或本曆年運往加州的銷售合計（包括交易平台銷售）超過 $500,000，則可能須要登記。

對所有者自己經營的店鋪，記帳員要追蹤：

• 按目的地州和管道劃分的銷售額，包括交易平台銷售，因為加州把它們計入其門檻。
• 關聯企業的銷售額，如果州的門檻把它們合併計算。
• 店鋪自己訂單所代收的稅款，按州記為負債。Publication 334 說明，您代收並上繳的、由買家承擔的銷售稅不是收入；對您這個賣家本身課徵的稅款，則屬於總收入。
• 交易平台代收並匯繳的稅款，與所有者自己所欠的稅款分開列示。
• 每個交易平台的稅務證明或帳號，以及每個州的許可證。
• 已提交的申報表和已繳的稅款，與負債帳戶核對。
• 貨物存放地點，因為州可能把當地存放的貨物視為實際存在。

應在哪些州代收，見 Shopify 各州銷售稅和何時必須代收銷售稅。申報表見提交銷售稅申報表。

記帳員應保存哪些記錄？帳戶多久對帳一次？

記帳員應保存所有能證明帳簿收入和成本的記錄，並每月對企業銀行帳戶對帳。IRS 接受任何能清楚顯示收入和支出的系統；所有者仍須能夠證明每一筆記錄。

Publication 583 說明，您應把企業帳戶與個人帳戶分開，並每月對支票帳戶對帳。它還說明，電子記錄必須與帳簿和稅表核對一致，並能標明來源憑證。店鋪每月結帳時，還要把每筆撥款的交易與其存款核對；這是記帳實務，不是 IRS 的規定。

記錄應保存到不再可能用來證明稅表為止。IRS 追加稅款的一般期限是稅表提交後 3 年（提早提交的稅表視為在到期日提交），特定情形適用更長的期限（Publication 583，Table 3）。銷售稅和交易平台記錄遵循各州規則，期限可能更長：例如德州要求只通過證明其代收稅款的交易平台銷售的遠端賣家，將這些銷售的記錄至少保存 4 年（德州審計長辦公室）。每種記錄的保存期限，見企業記錄要保存多久。

電商記帳員的費用由什麼決定？我是不是多付了？

費用取決於要對帳的內容有多少，也沒有任何官方來源公布電商記帳員的收費。因此本頁給出的是影響因素，不是價格。

請拿這些項目去對照任何報價；留有若干空白的報價，目前還不能拿來比較。費用中不含存貨或銷售稅，涵蓋的工作就較少，所以要比較相同工作範圍的報價。只有一個管道、沒有存貨的店鋪，可能不需要完整的店鋪服務範圍。積壓的帳要花多少，見補帳費用；適用於任何小企業的每月價格，見每月記帳費用。

聘請 Shopify 或 Amazon 記帳員時，我該看什麼？僱用前他們應向我展示什麼？

要看的是他們曾把店鋪撥款與存款對上的證據，而不是軟體清單。請候選人展示：

1. 一筆與銀行存款對上的撥款，其中總銷售額、手續費和退款清楚可見（刪去姓名的樣本）。
2. 他們如何把有兩個管道的店鋪與其 1099-K 表核對一致。
3. 存貨如何處理：誰盤點、多久一次、成本如何結轉（包括存貨成本是否含進貨運費和進口關稅），以及盤點結果與帳簿不符時怎麼辦。
4. 他們追蹤哪些銷售稅義務，是代為提交申報表還是只報告數字，以及如何記錄交易平台代收的稅款。
5. 銷售管道不匯出明細時，他們需要您提供什麼。
6. 每個月何時結帳、會計檔案歸誰所有，以及他們需要什麼存取權限。
7. 由供應商或按需列印合作夥伴出貨的訂單（不持有存貨）如何記錄。

一般的僱用問題，見僱用記帳員之前要問的問題。要檢查現有的記帳員，見檢查記帳員的工作。

本地記帳員、專做店鋪的記帳員，還是只用軟體？

一般的本地記帳員適合只有一個管道、存貨簡單的店鋪；有多個管道、存貨或多個銷售稅州的店鋪，通常需要曾做過店鋪撥款核對的人。

無論由誰記帳，稅表所申報內容的舉證責任都在所有者身上，也就是說，所有者必須能夠說明每個數字的來源。店鋪平台能做和不能做的事，見 Shopify 提供記帳服務嗎。記帳員的所在位置，見本地還是線上記帳員。

我每個月還要寄什麼？

所有者要寄的，是記帳員無法從資料來源取得的內容：

• 任何不匯出明細的管道或支付帳戶的報告。
• 所購存貨的供應商發票。
• 進出倉庫或配送中心的存貨移動記錄。
• 銷售稅通知、許可證函件和交易平台證明。
• 特殊退款、爭議或暫扣款項的說明。
• 哪些交易屬於個人。

完整清單，見記帳員需要您提供什麼和每月記帳服務包含什麼。

店鋪什麼時候不只需要記帳員，還需要 CPA？

問題涉及稅務立場而不是記錄時，店鋪通常需要 CPA 的意見。記帳員記錄發生了什麼；稅表決定如何申報。

如果有兩行或以上符合您的情況，請把撥款報告、1099-K 表和存貨記錄帶到記帳，一併確定工作範圍和稅務問題。誰做什麼，見記帳員、會計師還是 CPA。

舉例

以下舉例僅作說明，以美元計。

一個 Shopify 管道，沒有存貨盤點

一家店鋪每年通過一個管道和一個信用卡處理機構銷售 US$400,000，約有 3,000 筆訂單，本例不含銷售稅。退款為 US$16,000，處理機構手續費為 US$12,000，所以銀行收到 US$372,000。帳簿記錄銷售額 US$400,000、退款 US$16,000 和手續費 US$12,000。1099-K 表顯示約 US$400,000，這與銷售額相符，而與存款額不符。

期初存貨為 US$50,000，購貨為 US$180,000，所有者保存存貨記錄，但年底沒有盤點。如果盤點結果為 US$60,000，銷貨成本是 US$170,000。沒有盤點，期末數字以及利潤就只是估算。

Amazon 配送加 Shopify 店鋪

一位賣家兩邊合計每年銷售 US$900,000。在某個旺季月份，Amazon 銷售報告顯示 US$85,000，撥款約 US$75,000。US$10,000 的差額是手續費和退款，假設為 US$8,000 和 US$2,000，並不是銷售損失。帳簿記錄銷售額 US$85,000、手續費 US$8,000 和退款 US$2,000。若把 US$75,000 記為銷售額，就會低估銷售額 US$10,000，並隱藏 US$8,000 的手續費。貨物存放在多個州，銷售稅也涉及多個州，所有者除了每月的記帳之外，還需要解決稅務問題。

小型手工藝店

一位所有者通過一個交易平台每年銷售 US$25,000，並每月對銀行帳戶對帳。這種規模的店鋪，只要有一份顯示總銷售額、手續費和退款的每月撥款記錄、年終存貨盤點和一次檢查，也許就足以涵蓋帳簿；如果有第二個管道、更多存貨，或在另一個州有銷售稅義務，須涵蓋的範圍就會擴大。

您的情況不同嗎？

• 您的撥款、存貨和銷售稅已經對不上，或您通過多個管道銷售、銷往多個州： 這首先是工作範圍問題，其次才是價格問題。請把撥款報告、1099-K 表和存貨記錄帶到記帳。
• 有數月或數年未對帳： 請見補做逾期的帳簿，然後尋求記帳協助來重建。
• 您轉售商品但沒有追蹤存貨或收據： 請見沒有記錄時的存貨與銷貨成本。
• 您在多個州有存貨，或可能在多個州欠銷售稅： 請見何時必須代收銷售稅和各州經濟稅務關聯門檻，然後把按州劃分的銷售額和存貨地點帶到記帳。
• 1099-K 表與您的銷售額對不上、收到有關收入或銷售稅的通知，或代收的稅款從未上繳： 請見核對銷售款、平台撥款與 1099-K 表和應付銷售稅與申報表不符；如果差額可追溯到已提交的年度，請把表格和報告帶到記帳。
• Amazon 是您的主要管道： 請見 Amazon 賣家記帳。
• 您經營一家小型手工藝店： 請見小型網店記帳。
• 所有者住在美國境外，或賣家帳戶設在外國人擁有的 LLC 中： 請見外資 LLC 的交易平台撥款，然後把撥款報告帶到記帳。
• 您的企業在加拿大，並以美元銷售： 請見美元銷售與交易平台撥款。