QuickBooks 與 Xero 比較：美國小型企業該選哪個

QuickBooks 還是 Xero：哪個更適合美國小型企業？

在稅務規則上，兩者不分高下。法律要求的是足以證明您收入和扣除的帳簿，而 IRS 允許您選擇任何能清楚顯示收入和費用的記錄系統（26 CFR 1.6001-1；Publication 583）。這裡引用的 IRS 記錄規則，沒有指定任何必須使用或經過核准的產品。決定的因素有四項，按以下順序考慮：

1. 您的會計師。替您提交稅表的人，是根據您的帳目工作的。如果他們只使用兩者中的一個，就從那個開始。
2. 企業必須處理的事項。工資、承包人表格、銷售稅、存貨，或者不止一個實體。
3. 全年的總費用。每一項都要算，而不是只看最低的方案。
4. 退出方式。能取得一份您可以自己保存的完整資料副本。

然後用記錄標準檢查任何一款產品：報表能與您的帳簿和稅表調節一致，並且可以追溯到原始憑證的明細。

第三款產品或較便宜的產品也要經過同樣的檢驗；請見會計師支援的 QuickBooks 替代方案。

符合下列情況的個案就不單純：

• 您還沒有記錄任何一筆交易。軟體、會計科目表和開始日期只設定一次，在輸入第一筆分錄之前，您的會計師應該先同意。
• 帳目與您的稅表對不上。換一款產品本身並不能彌補這個差距。
• 帳目落後、有幾年沒有申報，或者個人和企業資金混在一起。新產品可能把這些問題全部帶過去。
• 您有雇員，或者企業是合夥企業或公司。工資是法定義務，每位所有者的出資都必須與稅表調節一致（合夥企業要申報以稅務為基礎的資本）。
• IRS 要求您提供記錄。它要的是原始資料。
• 您在某一款產品裡已經有歷史資料。轉移需要確定轉換日期和期初餘額。

請先準備：您的實體類型、您是否向雇員或承包人付款、您是否銷售應稅貨物或服務、三個月的銀行和信用卡對帳單、去年的稅表，以及您的會計師使用哪款軟體。

我的會計師會使用哪一款？我該問什麼？

會計師的工作流程往往限制了您的選擇，因為稅表是根據您的帳目編製的，而且沒有任何官方清單規定會計師必須支援哪些產品。IRS 表示，它可以讀取大多數企業使用的程式的檔案，並告知納稅人在提交任何電子檔案之前先諮詢審查人員（IRS 軟體記錄常見問題，第 4 題）。本文中，會計師是指編製並提交您稅表的人，記帳員是指在年度內輸入並對帳交易的人；一個人可以兼任兩者（請見記帳員、會計師與 CPA 的區別）。購買之前請先問：

1. 您使用 QuickBooks Online 還是 Xero？兩者之中有哪個對您來說有困難嗎？
2. 您希望有自己的登入帳號、一個檔案，還是每月報表？要哪些報表？
3. 您的收費會因我選擇的產品而不同嗎？
4. 年底調整是在我的檔案中進行，還是在副本上進行？
5. 如果兩者您都不用，您用哪一款？

如果您還沒有會計師，先選會計師。請見為新創公司選擇會計師和聘請記帳員前要問的問題。

小型企業的記帳軟體必須做到什麼，才符合 IRS 的記錄規則？

它必須讓您產生清晰可讀、能支持稅表上各項記錄的資料，能與您的帳簿和稅表調節一致，並顯示足夠的明細以識別原始憑證。這是任何電腦化系統的標準，QuickBooks Online 和 Xero 適用同樣的標準（Publication 583）。如果稅表所需的資訊只存在於電子記錄中，Revenue Procedure 98-25 對規模較小的企業同樣適用（第 3 節）。

使用託管型產品並不會把責任轉給供應商：為您的記錄提供服務的第三方，不能免除您的義務（Rev. Proc. 98-25, section 3）。Publication 583 指出每月要對支票帳戶進行對帳，而銀行帳戶連線本身做不到這一點；請見銀行帳戶連線不等於對帳。

帳目能對應到我的 Schedule C、合夥企業或公司稅表嗎？

可以，只要會計科目表把每個稅表行次所分開的項目也分開。每款產品都有自己預設的類別，而稅表採用的是 IRS 表格填表說明中的定義，所以由您的會計師把前者對應到後者。您可以編輯的會計科目表（您的分錄所歸入的科目清單）使這種對應成為可能。

決定之前先測試：載入三個月的真實交易，產生損益表和試算表，並請您的會計師為每個科目標出對應的稅表行次。各種稅表所需的報表，請見從帳目到企業稅表。

一整年下來，實際費用是多少？

把下表各項在一整年的費用加起來，每款產品各算一次，再比較總額；月費方案只是第一項。方案和價格經常變動，也沒有官方來源作比較，所以請取得書面的最新報價。

有些需要付費的附加功能，官方有免費的途徑。透過 EFTPS 繳納聯邦稅款存款是免費的（IRS），社會安全局提供 W-2 表的免費電子申報（Publication 15），IRS 也允許您透過 IRIS 入口網站免費提交大多數資訊申報表（IRS）。

陷阱在於只看價格來選擇，之後卻要為附加功能付費，或在日後換軟體時重建帳目。關於人力這一項，請見自己記帳還是聘請記帳員和記帳每月費用。

我需要工資、銷售稅或 1099 申報嗎？軟體能處理這些嗎？

只要您向雇員付款，就要處理工資；承包人表格和銷售稅只有在符合下列條件時才適用。法律把每項義務都放在您身上，軟體只是協助您履行。選擇之前請逐項檢查。

如果您把工資外包，存款的責任仍然在您身上；IRS 建議註冊 EFTPS，以便確認付款已經完成（IRS）。預扣的稅款如果沒有繳納，負責繳納的人也可能要承擔個人責任（Publication 15；信託基金追討罰款）。僱傭稅記錄要保存多久，請見企業記錄要保存多久。

以後如果要換軟體，我能把資料帶走嗎？

請在決定之前先測試退出的方式，因為保存記錄的義務仍在您身上，而且 IRS 在審查中要的是原始資料。IRS 表示，它會及早要求提供會計軟體的備份檔案和管理員登入帳號，備份檔案讓它可以測試原始記錄，這是試算表匯出做不到的（常見問題，第 2 題和第 11 題）。為 IRS 重新輸入的檔案不符合要求，而濃縮過的資料對受審查的年度也是不可接受的（常見問題，第 10 題和第 14 題）。

請向每家供應商詢問：

• 最接近原始分錄完整副本（含附件）的是什麼，是什麼格式？
• 我取消訂閱之後，還能登入或下載多久？
• 我可以擔任管理員角色（最高層級的登入帳號）嗎？
• 我的會計師可以有獨立的登入帳號嗎？

要匯出哪些資料，請見取消 QuickBooks 時要保存的記錄；時機方面請見年中更換會計軟體。

什麼時候問題不在軟體？

換一款新產品，本身並不能解決落後的帳目、與個人消費混在一起的帳目，或為多個實體保存的帳目。新檔案可能帶著同樣的問題。

舉例

以下例子僅作說明，金額以美元計。

一家新設立的單一成員 LLC

一家單一成員 LLC 按獨資經營課稅，預計有 $90,000 的收入，沒有員工，提交 Schedule C。它問會計師是使用 QuickBooks Online 還是 Xero，會計師說出其中一個。所有者把三個月的真實銀行交易載入試用檔案，會計師為每個科目標出對應的 Schedule C 行次：承包勞務記在一個科目（第 11 行），會計師費記在另一個科目（第 17 行）。一位自由工作的設計師是美國的獨資經營者，以銀行轉帳收款，全年收到 $3,000，超過了承包人申報門檻，所以所有者在第一次付款之前就取得了 W-9 表，並按 1099-NEC 表合計這位收款人的金額。這個決定取決於會計師的答覆和 Schedule C 的對應，而不是最低的月費方案。

所有者領工資的 S 公司

一家有 $400,000 收入的 S 公司，通過工資向唯一的所有者付款，同時也有分配。它用同樣的問題測試每款產品：工資、雇主稅款和負債是否記入帳目；高級職員薪酬（第 7 行）、其他工資（第 8 行）和分配是否在不同科目；年底的資產負債表是否與 Schedule L 一致。多少薪酬算合理是 CPA 要判斷的稅務問題，而不是軟體設定；請見 S 公司所有者薪金。

7 月轉換的烘焙店

一家有 $250,000 收入、四名雇員和原料存貨的烘焙店，想在 7 月從一款產品換到另一款。難點不在產品，而在轉換日期和歷史資料。是在 7 月轉換還是等到年底，以及要帶過去哪些餘額，請見年中更換會計軟體和更換工資服務供應商。無論如何，烘焙店都會保留舊檔案及其匯出資料。

您的情況不同嗎？

• 您還沒有記錄任何一筆交易：選擇哪款產品、會計科目表、開始日期，以及由誰記帳，都只設定一次，在輸入第一筆分錄之前，您的會計師應該先同意。請見為新 LLC 設定帳目，並尋求記帳協助。
• 您使用某一款產品，但帳目與稅表對不上：換一款產品本身並不能彌補調節差距。請見從帳目到企業稅表和帳目清理還是重新開始，然後尋求記帳協助。
• 您有雇員，或者帳目落後好幾個月而稅表即將到期：工資和補帳工作要由人來做，而不是靠設定。請見設定工資和補做逾期帳目，然後尋求記帳協助。
• 您想在年度中途轉換：轉換日期和期初餘額比產品本身更重要。請見年中更換會計軟體和更換會計師後的期初餘額，然後尋求記帳協助。
• 您要取消訂閱，或者 IRS 已要求您提供記錄：IRS 要的是原始資料。請見取消 QuickBooks 時要保存的記錄，然後尋求記帳協助。
• 您是 S 公司或合夥企業：請見 S 公司記帳軟體和合夥人資本帳戶，然後尋求記帳協助。
• 您的企業有多個實體或營業地點：請見超出 QuickBooks 的能力範圍和多家公司的帳目，然後尋求記帳協助。
• 您有出租房產、網店，或者有境外收入或境外所有者：請見每個出租房產設一家 LLC 的帳目、Amazon 賣家記帳、美國帳目中的外幣帳戶和外國母公司的美國子公司帳目。
• 您想要更便宜的軟體，或者獨資經營者適用的應用程式：請見會計師支援的 QuickBooks 替代方案和 Schedule C 記帳應用程式。
• 您在加拿大，或者經營橫跨兩國的企業：請見加拿大企業的會計軟體。