聘請境外記帳員：交出帳簿前要先查的事項

聘請在其他國家的記帳員是錯誤的決定嗎？

聘請在其他國家的記帳員，本身並不是錯誤。記帳員住在哪裡，不決定這項安排行不行得通；真正起決定作用的是三件事，而企業主對每一件都仍然負責。

出現以下情況，就不單純：

• 帳簿已經落後，或已收到通知
• 記帳員已經掌握銀行存取權限，而您無法判斷工作是否正確
• 工資或銷售稅的申報要靠這些帳簿
• 公司或合夥企業的稅表要靠這些帳簿

以上每一項，都是在決定由誰接手之前，先請人檢視現有帳簿的理由。

交出任何東西之前，請先備齊：

• 書面的工作範圍
• 誰持有哪個登入帳號的清單
• 合約
• 會計檔案託管在哪裡、放在誰的帳戶下
• 最近提交的稅表

關於自己記帳還是聘請記帳員的選擇，見美國指南或加拿大指南。

記帳員所在的地點，會改變我欠的稅、預扣或申報嗎？

地點會改變文書工作，但不會改變您對帳簿的責任。起決定作用的事實是：工作在哪裡完成，以及記帳員是美國人士還是加拿大居民。

我的企業記錄必須存放在哪裡？帳簿可以放在國外記帳員的雲端帳戶嗎？

對加拿大企業來說，記帳員自己在國外的雲端帳戶，本身並不符合記錄規則。CRA 要求記錄存放在加拿大境內的營業地點或住所，並表示存放在加拿大境外、從加拿大以電子方式存取的記錄，不視為存放在加拿大（CRA；IC05-1R1）。

• 許可。 向您當地的 CRA 稅務服務辦事處寫信申請。許可可能附帶條件，例如要把記錄放在加拿大，供 CRA 審查。
• 副本。 CRA 若允許電子記錄存放在國外，可能接受其官員在加拿大能讀取、且細節足以支持稅表的副本。
• 境外伺服器。 CRA 表示，您必須自己存取，或安排員工存取，並提供其官員要求的系統記錄。
• 提交記錄。 無論記錄在哪裡，納稅人都必須提交供檢查，CRA 建議在加拿大保存備份副本（IC05-1R1）。

記錄要從其所屬最後一個稅務年度結束起保存 六年；若某年的稅表沒有按時提交，則從提交當日起保存 六年。異議、上訴或 CRA 的要求，可能要求保存更久（《所得稅法》第 230 條）；在記帳員刪除任何東西之前，請先看企業記錄要保存多久。請問清楚會計檔案託管在哪裡；答案是 CRA 問題的一部分。每月把副本存放到您自己控制的儲存空間有幫助，但 CRA 的頁面把是否接受副本視為它自己的決定，所以請先問。

美國企業在 IRS 的記錄保存頁面上，沒有對應的地點測試。測試的是記錄能否證明稅表上的主張，而法規規定記錄必須隨時可供檢查（26 CFR 1.6001-1）。僱傭稅記錄，要在稅款到期日或繳納日（兩者中較晚的一天）之後，至少保存 四年（26 CFR 31.6001-1(e)）。如果記帳員不再回應，只有您自己掌握的副本，才能讓帳簿隨時拿得到。

我怎麼判斷境外記帳員看起來是否可靠？

可以查的就去查，評價只當作起點：一則好評只說明客戶滿意，並不表示帳已經對上、申報也正確。

1. 他們是誰。 視訊通話一次、姓名與合約和收款帳戶一致，以及一位您可以打電話查問的推薦人。
2. 還有誰會經手您的帳簿。 問清楚員工或分包商是否會看到您的資料，並要求他們也簽署同樣的書面條款。加拿大隱私專員表示，組織必須確信第三方處理者已有政策和流程，包括員工培訓和安全措施（OPC）。
3. 工作成果的證明。 請對方提供一份每月帳務資料包樣本（銀行對帳、損益表、資產負債表），並用一個答案您已經知道的已結帳月份，做一次付費試用。
4. 安全措施。 問他們如何做到 IRS 資料安全指南中的基本要求：安全計劃、更新的防惡意軟體、獨一無二的密碼、加密、備份，以及限制客戶資料的存取。這份指南是寫給稅務專業人員的，所以它是衡量標準，不是對記帳員的法律測試。
5. 書面合約。 寫明範圍、截止日期、誰申報什麼、檔案歸誰所有、還有誰可以看到資料、存取權限如何終止、爭議適用哪個國家的法律，以及索賠會在哪裡審理。
6. 資格證明，只有當對方要編製、簽署或代理時才需要。 任何收費編製聯邦稅表的人，都須有 PTIN（IRS 的報稅員稅務識別號碼）。註冊代理人是 IRS 許可的稅務從業人員，註冊會計師（CPA）則由州會計委員會發給執照。IRS 備有持有效 PTIN 的資格報稅員公開名錄，不過不在名錄上的報稅員也未必不可靠（IRS）。

透過自由工作者接案平台找到的記帳員，也用同樣的標準判斷。清單上的評分不是資格查核，這裡談的存取、記錄和資料問題照樣適用。完整的問題清單和警訊，見聘請記帳員前要問的問題；誰可以編製稅表，見記帳員、會計師還是 CPA。

境外記帳員該有什麼存取權限？怎麼保護我的資料？

只給剛好夠做事的最低權限，銀行核准權限和會計檔案的管理員登入帳號則由企業主保管。IRS 告訴企業：把個人資料的存取限於需要知道的人、可以時選用多重驗證、對敏感檔案和電子郵件加密、備份到另一個安全來源，並把個人和企業電子郵件帳戶分開（IRS）。

如何設定，才不會讓任何人有權轉走資金，見給記帳員存取您帳戶的權限。分享資料之後，請留意 IRS 所列企業身份盜用的徵兆，例如因為已有人用您的 EIN 提交過稅表而無法電子報稅（e-file）；同一頁也說明了向哪裡舉報。

哪些客戶和員工資訊可以寄到國外？誰仍須負責？

蒐集資訊的企業，無論資訊在哪裡處理，都仍然負責。對加拿大企業，隱私專員表示，PIPEDA 並不禁止把個人資訊送到其他國家處理，而轉出資訊的組織要負責，且必須透過合約或其他方式，提供相當的保護（OPC）。

• 告知相關人士。 要清楚說明，資訊可能在外國處理，並可能被該國的法院、執法機關和國家安全機關取得。
• 合約有限度。 沒有任何合約能凌駕資訊所到國家的法律，而且有些資訊可能太敏感，不宜送往任何外國司法管轄區。
• 省的法律也可能適用。 艾伯塔省、卑詩省和魁北克省有各自的私營部門隱私法，而隱私專員的跨境指引（2009 年）不涵蓋省級的轉移規則。在艾伯塔省，使用加拿大境外服務提供者的組織，必須在隱私政策中說明國家和目的，並在個人資訊被該提供者蒐集或轉移給它時通知個人（艾伯塔省 PIPA，第 6 條和第 13.1 條）。在魁北克，組織在把個人資訊送到魁北克以外之前，必須評估隱私影響，只有評估顯示資訊將得到充分保護，並依書面協議，才可以送出（魁北克資訊取得委員會）。無論在哪個省，PIPEDA 仍然適用於在商業活動中跨省或跨國流動的個人資訊。它也涵蓋聯邦監管企業的員工資訊；其他雇主則要查看省的法律（OPC）。

對美國企業來說，上面引用的 IRS 企業頁面，把保護員工和客戶資料的責任放在企業身上。只送任務需要的資料：負責分類交易的記帳員，可能不需要每位客戶或員工的完整識別號碼。

帳記錯了或稅表遲交，誰負責？

一般是企業主，不是記帳員。IRS 把依賴稅務專業人員，列為一般不能作為逾期提交或逾期付款藉口的理由之一，並表示您應該知道報稅員替您提交了什麼，並取得稅表或付款已按時寄出的證明。對於與準確性有關的罰款，IRS 會考慮您是否把所有必要資訊都交給了顧問，以及顧問是否稱職並熟悉該情況（IRS）。

在加拿大，CRA 的通告表示，納稅人不會因為使用第三方而免除保存記錄的責任（IC05-1R1）。

記帳員出錯後的罰款，見美國指南；加拿大漏提交的申報，見會計師漏提交或不再回應。

境外記帳員可以替我提交稅表，或代表我與 IRS 或 CRA 溝通嗎？

境外記帳員能替您提交或代為發言，只能在資格和您授予的存取權限所設的範圍內。在美國，PTIN 授權一個人編製聯邦稅表，但不受限制的代理權屬於註冊代理人、註冊會計師和律師。只有 PTIN 的報稅員，無權在 IRS 面前代理客戶；參加申報季計劃（filing season program）的人，只可以代理自己編製並簽署稅表的客戶，且只能面對稅務官員、客戶服務代表和類似的 IRS 人員，不能出現在上訴或追繳程序中（IRS）。不是註冊代理人、CPA 或律師的外部記帳員，不能在上訴或追繳案件中代理您，在其他方面的權利也有限或沒有。正式的全職雇員可以代表雇主，但要出示身份證明和授權證明（31 CFR 10.7(c)）。要讓記帳員取得您的 IRS 帳戶資訊，您可以提交 8821 表；它不讓對方替您發言或為您的立場辯護，代理要用 2848 表（8821 表填表說明）。

在加拿大，您可以透過 CRA「我的企業帳戶」（My Business Account）或 Represent a Client，或用紙本 AUT-01 表，授權代表處理您的企業帳戶；此表只給離線存取權限，並須在簽署後 六個月 內送達 CRA。您還要選擇授權級別：第 1 級只能查看資訊，第 2 級可以查看並更新（如何授權；級別）。請從工作所需的級別開始。

提交稅表與記帳是兩回事。CRA EFILE 是替客戶傳送 T1 個人稅表的網路服務。申請人，或管理和控制申請人的人，必須是持有效社會保險號碼的加拿大居民，而且稅表必須在加拿大編製並從加拿大提交（CRA）。居住和工作都在國外的記帳員，不符合這些條件。請決定由誰提交您的 GST/HST、工資和公司稅表，對任何主動提出替您提交的記帳員，問清楚他持有什麼登記資格，並在每份稅表寄出之前自己審閱。

境外記帳員會懂我的工資、銷售稅、GST/HST 和年結規則嗎？

不會自動懂。這些申報都是本地的，並且按固定日期進行，所以請記帳員說給您聽：說出您的企業有哪些申報、截止日期，以及每一項由誰提交。

• 美國工資。 聯邦稅款存款依回溯期決定，按月或每週兩次的時間表，大額稅款有次日存入的規則，大部分雇主還要繳州失業稅（Publication 15）。
• 加拿大工資。 匯繳的到期日，取決於雇主的匯繳人類型（CRA）。
• GST/HST。 申報表的到期日，由登記人的申報期間決定（CRA）。
• 美國銷售稅。 各州規則不同；見本地還是線上記帳員。
• 年結。 問清楚誰製作年結資料包，以及誰開立年結之後到期的稅務憑證和表格。加拿大見公司的年度財務報表，美國見從帳簿到企業稅表。

如果記帳員記錄了工資發放，卻不懂稅款存入規則，漏存可能一直沒人發現，直到通知寄來。

境外記帳員是承包人還是雇員？

由事實決定，不是合約上的稱呼。IRS 表示，只要您控制做什麼和怎麼做，遠端工作者就是依普通法認定的雇員，即使是工作者自己選擇遠端工作（IRS）。在魁北克以外，CRA 衡量控制、工具、財務風險和獲利機會；魁北克有自己的測試，CRA 也把在加拿大境外的僱傭列為特殊情況（RC4110）。工作者本國可能適用另外的規則，本指南不涵蓋。測試和補救辦法，見美國指南或加拿大指南。

什麼時候本地記帳員值得多花錢？

當工作需要本地申報、審查，或需要留在手邊的記錄時，本地記帳員值得多花這筆錢。工作範圍不同，費用差距就沒什麼意義，所以請按各家涵蓋什麼來比較報價，而不是按月費數字比。月費由什麼決定，見美國或加拿大的費用指南。

工作包括以下項目時，值得考慮本地協助：

• 工資存款或匯繳，以及銷售稅、GST/HST 或 PST 的申報，這些必須有人負責
• 依賴這些帳簿的公司或合夥企業稅表
• 已經落後的帳簿，或已經收到的通知
• CRA 預期放在加拿大的加拿大記錄
• 您不想送到國外的客戶和員工資料

境外協助可能適合例行的分類和對帳，前提是：您審閱每月的資料包、保管管理員登入帳號和銀行核准權限、留有一份帳簿副本，並由本地人員處理申報。

在卑詩省，記帳被列入會計服務中，而卑詩省的頁面說，一項計劃中的 PST 擴大課徵已暫停（卑詩省政府）。比較報價之前，請再查一次該頁面。

舉例

所列金額僅作說明。

卡加利的承包商，記錄放在記帳員的帳戶

一位卡加利的承包商，透過自由工作者接案平台，每月付給海外記帳員 C$800。所有檔案都放在記帳員自己的雲端帳戶。CRA 把存放在加拿大境外、從加拿大存取的記錄，視為沒有存放在加拿大，所以企業主要向稅務服務辦事處寫信申請許可，或安排把檔案放在加拿大，並在依賴副本之前先問 CRA。

德州 LLC，給了完整的銀行登入帳號

一家德州 LLC，每月付給印度的記帳員 US$500，並給了完整的銀行登入帳號。這家 LLC 仍須為每一項扣除承擔舉證責任。假設這位記帳員是外部承包人，則在沒有註冊代理人、CPA 或律師資格的情況下，他不能在 IRS 的上訴或追繳案件中代理這家 LLC。這家 LLC 把共用的登入帳號，換成一個企業主可以移除的獨立使用者，並保留付款核准權。

溫哥華的設計工作室比較報價

一家溫哥華的設計工作室，有員工和 GST/HST 帳戶，把本地記帳員的 C$1,500 月費，與境外的 C$600 作比較。企業主問，這 C$900 的差距買到了什麼：按時完成的工資匯繳、提交的 GST/HST 申報表、留在加拿大的記錄，以及審閱每月資料包的人。如果境外記帳員只負責分類和對帳，工作室就比較這項費用，加上聘請本地專業人員負責申報和審閱的合計成本。卑詩省的頁面說，計劃中的會計服務 PST 已暫停；企業主在依賴任何報價前，會再查一次。

您的情況不同嗎？

• 您的帳簿落後了幾個月或一年： 先看美國或加拿大的補帳指南，並請人檢視現有帳簿。
• 記帳員已經掌握銀行存取權限，而您無法判斷工作是否正確： 見查核記帳員的工作；然後可以由帳簿檢視來決定今後由誰接手。
• 已收到通知或來信： 請讀企業收到 IRS 通知時該怎麼辦，如果是加拿大漏提交的申報，請讀會計師漏提交或不再回應。通知背後的帳簿，也可能需要檢視。
• 您想在年度中途更換記帳員： 見更換記帳員。
• 公司或合夥企業的稅表依賴這些帳簿： 稅表見公司稅務，誰負責什麼見加拿大的記帳員、會計師還是 CPA指南。
• 您同時為加拿大公司和美國公司記帳： 見加拿大公司及其美國公司的帳簿。
• 您向國外的承包人或供應商付款： 見向國外承包人付款或加拿大外國發票指南。