線上記帳報稅套餐與 CPA 事務所比較：簽約前要查什麼

我該選線上記帳報稅套餐，還是另外找一位 CPA？

兩種名稱都不能決定結果。套餐只是一種收費方式，不是資格證照：任何持有報稅員納稅人識別號碼（PTIN）的人，都可以收費編製聯邦稅表（IRS：選擇稅務專業人士），CPA 事務所也可以收固定費用。真正決定結果的是五個書面答案：誰簽署您的稅表、誰能在 IRS 面前代表您、費用涵蓋哪些申報、工資稅存款出錯時誰要負責，以及誰保管您的記錄和登入帳號。IRS 規範的是報稅員和雇主，並不規定套餐應包含什麼，所以書面服務範圍是您唯一的依據。

請比較總成本，而不是月費。先加上費用沒有包含的項目（州稅表、工資申報、補做的月份、回覆通知），再與 CPA 針對同一份清單的書面報價相比。想知道月費由什麼決定，請見每月記帳費用。

如果同一家服務商同時保管帳簿、稅表和工資，一次服務範圍的缺口或服務關閉，就可能同時影響這三項。如果您已經在付費使用套餐，或平台剛剛關閉，而且符合上述任何一項，專業人士最先需要看的是書面服務範圍、您最近幾年的稅表和會計檔案。

比較之前請先備齊：書面服務範圍或條款、去年已提交的稅表清單、工資服務商的報告（季度和年度）、會計檔案的匯出檔或備份，以及銀行和信用卡對帳單。

便宜的線上會計服務可能出什麼問題？

費用看不出服務涵蓋哪些項目，只有書面服務範圍才看得出。下面每一項問題都對應一條簽約前就能查證的規則，後文各有專節說明。

誰來準備和簽署我的稅表？IRS 來信時，誰能代表我？

收費報稅員一般須在稅表上簽名、填寫 PTIN，並給您一份副本（1040 表填表說明；26 U.S.C. 6107）；至於這個人之後能否代表您，取決於他的資格。1065 表和 1120-S 表的填表說明對合夥企業和 S 公司稅表也有相同要求，並規定業主同樣要簽名：合夥企業稅表由合夥人或 LLC 成員簽署，公司稅表由授權的高級職員簽署。IRS 表示，納稅人須對所提交的內容負法律責任（IRS：報稅員的不當行為）。

資料來源：IRS 資格頁面；完成記錄的條件見 2848 表填表說明。每一列的人收費編製稅表，都須持有 PTIN（IRS：PTIN 要求）。請問清楚將在稅表上簽名的是哪一位。記帳員、會計師和 CPA 各自的角色，請見記帳員、會計師與 CPA 的區別。

固定費用包含哪些稅表：只有聯邦稅表，還是也包括州稅表、工資、銷售稅和 1099 表？

固定費用只涵蓋合約寫明的申報；下面每項申報都有各自的表格、主管機關和到期日。

某個州是否需要稅表，由該州的規則決定，要查該州稅務機關的網站，價格頁面說了不算。另見您的企業要提交哪些稅表。

補做舊帳或更正去年的錯誤，是否包含在價格裡？

只有書面服務範圍寫明才算。沒有任何 IRS 資料規定月費包含什麼，所以在服務範圍寫明之前，請把三項工作視為各自獨立：沒有帳簿的較早月份、整理錯誤或接手的檔案，以及更正。更正包括更正稅表，以及 941-X 表之類的工資更正表格（Publication 15）。對每一項，請問清楚是包含在內還是另外報價、什麼情況會加收費用，以及由誰準備和簽署更正稅表。成本的決定因素，請見補做帳目的費用；帳簿很亂時該選哪條路，請見整理舊帳還是重新開始。

如果服務商替我處理工資但漏繳存款，欠 IRS 的是誰？

一般是雇主。依雇傭稅規則，漏繳存款的工資服務商或申報代理人，不屬於雇主或雇主的代理人，不須以雇主身份負責；它是用您自己的 EIN 申報的，至於合約上它欠您什麼，則是另一個問題。IRS 可能在雇主的帳戶上評定罰款和利息，雇主也可能須就部分未繳稅款承擔個人責任（Publication 15，第 16 節；IRS：外包工資事務）。

有些安排不同。持有已獲批准的 2678 表的代理人，或 IRS 指定的付款人，用自己的 EIN 申報，並與雇主承擔連帶責任。經認證的專業雇主組織，一般被視為其所付工資的雇主，但您也可能被視為部分雇員的雇主。請問清楚服務商採用哪種安排，以及您的稅表用的是誰的 EIN。

存款遲繳的罰款為未繳存款的 2% 至 15%，視遲繳多久以及 IRS 是否已寄出通知而定；各檔費率不會疊加（IRS：未按時存款罰款）。未繳的預扣所得稅、社會安全稅或醫療保險稅，還可能引發信託基金追繳罰款，稅率為未繳信託基金稅款的 100%，向每位故意行事的責任人追繳（26 U.S.C. 6672）；Publication 15 指出，責任人可包括高級職員、合夥人、雇員或會計師。IRS 一般有 3 年 的期間評定該罰款，自 4 月 15 日 起算（以工資所屬年度之後為準），或自稅表實際提交日起算（以較晚者為準）；稅表未提交時則沒有時間限制（IRM 5.7.3）。

• 自己盯著存款。 第三方替您登記 IRS 付款系統（EFTPS）時，您會收到一個查詢 PIN。請用它確認每一筆存款（Publication 15）。
• 在 IRS 留下您自己的地址。 IRS 的信件寄往備案地址；把備案地址改成服務商的地址，會限制您得知消息的能力。請用 8822-B 表更新地址。

如果已經收到通知，請見工資服務商沒有繳納您的稅款和記帳員的錯誤：誰來付罰款。

如果服務關閉或我離開，我的帳簿和記錄會怎麼樣？

無論由誰保管，記錄都得由您保存。每位須繳稅的人都必須保存記錄（26 U.S.C. 6001），IRS 也表示，納稅人須負責保存能支持稅表的帳簿，並在稽核時提供（IRS：會計軟體記錄常見問題）。服務商關閉並不會改變這一點。

• 要保存多久。 一般保存到該年度稅表的追繳時效屆滿為止：通常是提交後 3 年，某些情況下更長（Publication 583）。請見商業記錄要保存多久。
• 稽核人員常要什麼。 常要的是會計軟體的備份檔和管理員登入帳號，而不是試算表匯出檔。重新輸入交易重建的檔案，不符合要求（IRS 常見問題）。如果唯一的管理員登入帳號在服務商手上，能否提供該檔案就取決於服務商。
• 報稅員必須退還什麼。 執業人員在客戶要求時，須及時退還客戶履行聯邦稅務義務所需的記錄，費用糾紛一般不能作為拒絕的理由，但規則另有限制（31 CFR 10.28）。Circular 230 並不自動適用於只編製稅表、沒有資格證照的報稅員（IRS：合乎職業道德的稅務執業）；年度報稅季計劃的參與者則同意遵守其執業標準（IRS：計劃常見問題）。對其他任何服務商，包括只記帳的服務，由合約和州法律決定，所以請把退還記錄和匯出會計檔案的條款寫成書面。

請自己保存簽署過的稅表、工資報告、銀行和信用卡對帳單，以及一份最新的會計檔案備份。請見取消會計軟體時要保存的記錄。如果服務商已經消失，或因為帳單未付而扣著您的檔案，請見接手前任會計師的帳簿。

誰能看到我的銀行登入帳號和稅務資料？

任何您給了登入帳號或檔案的人，所以只給工作需要的權限。報稅員必須有書面計劃來保護客戶資料：IRS 表示，FTC 保障規則（Safeguards Rule）要求報稅員制定並執行安全計劃，不這樣做可能引來 FTC 調查（Publication 4557）。聯邦法律還規定，從事編製所得稅表或提供相關服務的人，如果明知或魯莽地披露為稅表提供的資料，或把這些資料用於其他目的，屬於輕罪，但法律和法規另有例外（26 U.S.C. 7216）。

Publication 4557 列出幾項值得詢問的措施：凡是接觸客戶資訊的人都要使用多重驗證登入（密碼之外的第二道驗證）、每人使用各自獨立的登入帳號，以及只有需要的人才能取得權限。它還要求報稅員選擇有保護措施的外部服務商，所以請問清楚公司之外有沒有人接觸您的檔案。該指引針對的是報稅員；只記帳的服務並未被點名，所以請向它提出同樣的問題。如果想讓對方的權限無法轉出資金，請見給記帳員存取帳戶的權限。

同一家事務所能處理 IRS 通知或審查嗎？

一般只有在回覆的人獲准代表您，並持有您的書面授權時才可以。CPA、註冊代理人或律師可以處理任何 IRS 事務。代理權有限的報稅員，不能就自己沒有編製的稅表代表您，也不能代表您處理申訴或追繳（IRS 資格頁面）。

• 2848 表 授權有資格在 IRS 執業的個人代表您，並查閱和接收您的機密稅務資訊（IRS：關於 2848 表）。它必須列明每種表格和期間；寫「所有年度」的，IRS 會退回（2848 表填表說明）。8821 表 只讓您指定的人查閱或接收這些資訊，並不讓沒有代理權的報稅員代表您（IRS：關於 8821 表；2848 表填表說明）。適用集中審計制度的合夥企業，會在稅表上指定一位合夥企業代表（partnership representative）；請查清楚指定的是誰。
• 1065 表和 1120-S 表上，報稅員簽名旁邊的「Yes」框 讓 IRS 可以就處理問題致電簽名的個人。這個人還可以向 IRS 提供缺少的資料、就處理事宜致電 IRS，以及回覆某些有關計算錯誤和稅表編製的通知。但它不讓這個人約束企業，也不讓他在 IRS 面前以其他方式代表企業。它只涵蓋該個人，不涵蓋事務所，並且最遲在下一年度稅表的到期日（不含延期）結束（1065 表填表說明；1120-S 表填表說明）。
• 自己查看通知。 合夥企業、S 公司或 C 公司可以開設商業稅務帳戶，在帳戶中查看 IRS 的通知和信件，但完整權限只給指定官員（Designated Official）：合夥企業是普通合夥人或管理成員，公司是目前仍是 W-2 雇員的高級職員或管理成員。持有雇主識別號碼的獨資經營者也可以開設。單一成員 LLC 目前還不能取得完整權限，無論它是以獨資經營者身份申報，還是提交 1120-S 表或 1065 表（IRS：商業稅務帳戶）。

聯邦 2848 表只涵蓋 IRS；州通知來自各州機關，所以請問清楚服務商會不會回覆州通知，以及會不會回覆自己沒有編製的稅表的通知。如果已經收到通知，請見您的企業收到 IRS 通知；遇到審查，請見小企業被 IRS 審查。要終止舊的授權，請見接手前任會計師的帳簿。

簽約前，我怎麼測試一個套餐？

把同樣的書面問題問每一家要比較的服務商，再逐行比較答案。IRS 的指引直接點出兩個警訊：報稅員不肯簽名或不給 PTIN，以及退稅被匯到不是您的帳戶（IRS：報稅員的不當行為）。也請問清楚費用怎麼定。Circular 230 限制執業人員收取或有費用，包括按退稅金額百分比計算的費用（31 CFR 10.27）；是否適用，取決於由誰編製稅表以及所做的工作。然後：

1. 把服務範圍寫成書面。 包括表格、州、工資稅存款、補做帳目、更正、通知回覆，以及哪些要另外收費。請見記帳委聘書。
2. 取得簽署人的姓名、資格和 PTIN。 並問清楚 2848 表何時簽署：一開始就簽，還是等收到通知才簽。
3. 要一個示範月份。 包括銀行和信用卡對帳、損益表、資產負債表，以及待解決問題的清單。請見每月記帳服務包含什麼。
4. 測試退出機制。 看清楚您的資料可以保留多久、記錄如何歸還，以及歸還是否收費。第一個月就要求取得一份會計檔案備份，並確認您持有管理員權限。
5. 建立工資監督機制。 在第一次發薪之前，先取得您自己的 IRS 付款系統登入權限。
6. 每份稅表提交前都要由您核准。 絕不要簽署空白或未完成的稅表（IRS：報稅員的不當行為）。

面試問題和警訊，請見聘請記帳員前要問的問題；各種選擇的費用，請見每月記帳費用。

哪些企業會超出套餐的範圍？

企業增加下列任何一項時，請重新檢查固定範圍的套餐。

某一列符合您的情況時，請要求服務商以書面寫明該項申報，或把這項工作交給能做的事務所。無論哪種做法，都要寫明由誰負責年底把帳簿與稅表對上：請見從帳簿到企業稅表。

舉例

以下舉例僅作說明，金額均以美元計。

使用月費套餐的顧問

德州一家單一成員 LLC 顧問業務，按獨資經營者課稅，每月為記帳和聯邦稅表支付 US$125 的套餐費（每年 US$1,500）。有一位客戶在加州。續約前，業主以書面詢問：誰簽署 Schedule C，具備什麼資格？費用是否包含任何州稅表？如果加州要求提交，加州申報是否另外收費？IRS 就服務商編製的稅表來信時，由誰回覆？加州是否要求提交稅表，由加州的規則決定；套餐是否替您編製，則由合約決定。

漏繳存款的 S 公司

一家 S 公司有兩名雇員，服務商的工資工具漏繳了一筆 US$4,000 的聯邦存款。這筆款項遲了 10 天到達 IRS，落在 5% 這一檔：US$200，另加利息，除非 IRS 接受合理原因的說明。IRS 向公司備案地址開出帳單，而不是向服務商：在這個例子中，服務商是以公司自己的 EIN 申報的工資服務商，不是雇主。業主從未設定 IRS 付款系統的登入權限，所以直到通知寄到才發現漏繳。如果這筆存款一直沒有繳，故意行事的責任人還可能就預扣稅款面臨個人罰款。

結束營業的服務商

一家線上服務商在 3 月關閉。業主有 14 個月靠銀行對接記錄的帳簿，沒有收據，也沒有會計檔案的副本。業主先查檔案是否在自己的登入帳號下、能否重設管理員權限，然後匯出一份備份。遺失的收據在規則允許的範圍內，用銀行和信用卡對帳單重建：請見用銀行對帳單重建帳簿。

您的情況不同嗎？

• 您已經在付費使用套餐，或平台剛剛關閉，而且企業有工資、S 公司或合夥企業稅表、涉及多個州、收到 IRS 通知，或帳簿對不上。 每一項都會多出一項申報、一項責任或一份記錄，而服務範圍可能沒有寫明。專業人士可以在任何變動之前，把書面服務範圍與您的稅表、工資報告和會計檔案逐一比對：請見記帳協助。
• 服務商已經關閉或不再回覆。 請見接手前任會計師的帳簿和更換記帳員。如果您決定把帳簿和稅表交給同一家服務商，請見記帳協助。
• 收到了 IRS 通知。 請見您的企業收到 IRS 通知；如果通知涉及服務商處理的稅表或存款，另見記帳協助。因錯誤造成的罰款，請見記帳員的錯誤：誰來付罰款。
• 帳簿落後或很亂。 請見補做逾期帳目和記帳協助。
• 企業有外國業主。 外國人持有的美國公司，可能要提交 5472 表之類的資訊申報表，而固定範圍的套餐可能沒有寫明（IRS：5472 表填表說明）。請見從國外提交公司稅表和記帳協助。
• 您在考慮自己記帳，或找本地記帳員。 請見自己記帳還是聘請記帳員和本地還是線上記帳員。