إلغاء QuickBooks Online: السجلات التي تصدّرها قبل أن تغادر

ما الذي يجب أن أحتفظ به قبل إلغاء QuickBooks Online (QBO)؟

قبل الإلغاء، صدّر لكل سنة في الملف: الأرباح والخسائر، والميزانية، ودفتر الأستاذ، وميزان المراجعة، وتسويات الحسابات المصرفية وحسابات البطاقات، والمرفقات، وتقارير الرواتب والنموذج 1099، وقائمة الأصول الثابتة. ولا تلغِ إلا بعد تقديم وحفظ إقرارات السنة الأخيرة وإقرارات الرواتب وتسويات نهاية السنة، وصدّر السنة الحالية حتى اليوم أيضًا لأن قيودها تدعم الإقرار القادم. ثم اختبر أن النسخ تُفتح دون البرنامج.

عليك أن تحتفظ بدفاترك والأوراق التي تقف خلفها، وإلغاء الاشتراك لا ينقل هذا الواجب إلى أحد. تشترط اللوائح الفيدرالية دفاتر أو سجلات دائمة تكفي لإثبات إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، يُحتفظ بها ما دام محتواها قد يهم أي قانون ضريبي فيدرالي. وتقول IRS إن دافعي الضرائب مسؤولون عن حفظ دفاترهم وسجلاتهم.

إذا كنت تمسك دفاترك في برنامج، تعامل IRS بياناته على أنها دفاتر القيد الأصلية. وتقول إن المدققين يطلبون ملف النسخ الاحتياطي في أغلب الحالات التي يستخدم فيها دافع الضرائب برنامج محاسبة. أما ما يبقى متاحًا بعد الإلغاء ولأي مدة فتحدده شروط Intuit الحالية، لا IRS. اقرأها أولًا، وصدّر قبل الإلغاء لا بعده.

يكون الإلغاء بسيطًا حين يكون لكيان واحد بيانات بضع سنوات، وكل حساب مسوّى مع كشوفه، ولا توجد رواتب. ويصبح غير بسيط عندما:

• توجد إيصالات وفواتير لسنوات كاملة كمرفقات داخل الملف فقط.
• يختلط مال النشاط بالمال الشخصي، أو لم تُسوَّ الحسابات قط.
• تمرّ الرواتب عبر الملف.
• يقترب بيع أو إغلاق أو طلب من مُقرِض.
• يوجد إشعار أو تدقيق مفتوح، أو لم تُقدَّم سنة ما.

اجمع هذه قبل أن تبدأ:

• الإقرار المقدَّم لكل سنة في الملف.
• صلاحية المسؤول على الملف، مع ملاحظة بالخطة والإضافات التي تستخدمها. وإذا أعدّه مسؤول مسك دفاتر أو محاسب، فاطلب منه أن يؤكد من هو المسؤول أو أن يجري التصدير قبل أن تلغي.
• كشوف الحساب المصرفي والبطاقات من المؤسسات المالية.
• نسخ كشوف الرواتب والإقرارات ربع السنوية والنموذج 1099.
• فواتير المعدات والممتلكات المشتراة.

كم أحتفظ بالسجلات: 3 سنوات أم أكثر؟

المدة الافتراضية لدى IRS هي 3 سنوات، وتطول في عدة حالات. وتبدأ المدة من تقديم كل إقرار، والإقرار المقدَّم قبل موعده يُعد مقدَّمًا في يوم الاستحقاق (IRS).

في النشاط التجاري، يعني إجمالي الدخل هنا الإيصالات قبل تكلفة البضاعة المباعة (⁦26 U.S.C. 6501(e)⁩). وفي الشراكة أو شركة S، تُحسب المدة 3 سنوات من الأحدث بين موعد استحقاق إقرار كل شريك أو مساهم وتاريخ تقديمه، لا من إقرار الكيان وحده (تعليمات النموذج 1065؛ تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩). وقد تطلب شركات التأمين أو الدائنون سجلات أطول مما تطلبه IRS، وكذلك الولاية: فمدة ضريبة الدخل في كاليفورنيا عادةً 4 سنوات (مجلس ضريبة الامتياز). ولأن المدة تختلف باختلاف السجل، وقد تدوم سجلات الأصول أكثر من غيرها، صدّر كل سنة في الملف لا آخر ثلاث سنوات فقط. وكل المدد بالتفصيل، بما فيها طلبات الاسترداد والديون المعدومة وما بعد البيع أو الإغلاق: مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

ما التقارير التي أصدّرها لكل سنة؟

صدّر قائمة الأرباح والخسائر والميزانية ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة والتسويات لكل سنة في الملف. ولا تحدد IRS قائمة تقارير. وهذه القائمة مبنية على ما يشترطه المنشور 583 في السجلات المحوسبة: أن تتوافق مع دفاترك وإقرارك، وأن تحمل تفاصيل تكفي لتحديد مستندات المصدر.

قائمة الأرباح والخسائر وحدها ملخص. وتقول IRS إن المدققين ينتقلون من التقارير إلى البيانات والمستندات التي تقف خلفها، والملخص المطبوع لا يمكن تتبّعه. شغّل دفتر الأستاذ لكل التواريخ، لا سنة واحدة في كل مرة: فقد تطلب IRS الشهر السابق للسنة الخاضعة للتدقيق والشهر التالي لها، للتأكد من أن الدخل والمصروفات وقعت في السنة الصحيحة. وشغّل التقارير بالطريقة المحاسبية نفسها التي يستخدمها الإقرار.

ما الإيصالات والفواتير والكشوف الموجودة في البرنامج فقط؟

أي مستند مرفق بمعاملة، وأي شيء رُفع أو أُرسل بالبريد إلى الملف، قد لا يوجد في أي مكان آخر. يقول المنشور 583 إن المشتريات والمبيعات والرواتب تُنتج مستندات داعمة مثل الفواتير والإيصالات والفواتير المدفوعة وقسائم الإيداع، وإنها تدعم القيود في دفاترك وفي إقرارك.

• نزّل المرفقات على الفواتير والمصروفات وفواتير المبيعات. ولا تفترض أن تصدير البيانات يحملها: افتح الملف المصدَّر وتحقق.
• احفظ الفواتير كما وصلت إلى عملائك، مع أي إيصالات دفع.
• احصل على كشوف الحساب المصرفي والبطاقات من المؤسسة المالية نفسها، لا من البرنامج. يقول المنشور 583 إنه عند غياب الشيك الملغى، قد تثبت الكشوف التي تعدها المؤسسة المالية الدفع إذا أظهرت المبلغ والمستفيد وتاريخ الترحيل أو الخصم، مع رقم الشيك إن كانت الدفعة بشيك.
• احتفظ بنسخ النموذج 1099 التي استلمتها. يذكر المنشور 583 النموذجين ⁦1099-MISC⁩ و⁦1099-NEC⁩ ضمن مستندات إجمالي الإيصالات.

إثبات الدفع وحده لا يدعم الخصم. يقول المنشور 583 احتفظ بالفاتورة أو إيصال البيع الذي يبيّن أنك تحملت التكلفة. وعن الصور والمسح الضوئي: الإيصالات الممسوحة بدل الورقية.

ما سجلات الرواتب وضريبة التوظيف التي أحتفظ بها؟

احتفظ بكل سجلات ضريبة التوظيف مدة أربع سنوات على الأقل بعد استحقاق الضريبة أو دفعها، أيهما أحدث. وتصوغ صفحة IRS لضريبة التوظيف نقطة البداية بأنها بعد تقديم إقرار الربع الرابع؛ وعند اختلاف الموعدين، يعطي الأحدث مدة أطول (المنشور 583؛ حفظ سجلات ضريبة التوظيف لدى IRS).

صدّر سجل الرواتب حسب الموظف وتاريخ الدفع، وسجل الالتزام الضريبي والإيداعات، وإقرارات ضريبة التوظيف التي قدمتها، والنماذج ⁦W-4⁩، لكل سنة في الملف. وإذا جرت الرواتب عبر خدمة أو إضافة منفصلة فصدّر منها أيضًا، لأن ملف المحاسبة قد لا يحمل سجلها الكامل. وما تذكره IRS، والمدة الأطول لسجلات الأجور الخاضعة للائتمان، وفترات الأجور والساعات والنموذج ⁦I-9⁩، وقواعد الولايات: الاحتفاظ بسجلات الرواتب.

ما سجلات الأصول التي أحتفظ بها، وحتى متى؟

احتفظ بسجلات ممتلكات النشاط حتى تنتهي المدة للسنة التي تتصرف فيها بها تصرفًا خاضعًا للضريبة (IRS). وقد تدوم سنوات عديدة بعد انتهاء الاشتراك.

يقول المنشور 583 إن السجلات ينبغي أن تُظهر:

• متى اقتنيت الأصل وكيف، وسعر الشراء.
• تكلفة أي تحسينات.
• خصم المادة 179 والإهلاك المأخوذ، وأي خسارة عرضية خُصمت.
• كيف استخدمت الأصل.
• متى تصرفت فيه وكيف، وسعر البيع ومصروفات البيع.

صدّر قائمة الأصول الثابتة وجدول الإهلاك، واحفظ فواتير الشراء وكشوف إقفال العقارات وفواتير التحسينات التي تدعمها. وإذا استلمت ممتلكات في مبادلة غير خاضعة للضريبة، فاحتفظ بسجلات الممتلكات القديمة والجديدة معًا.

الشراكات وشركات S: صدّر أيضًا حسابات رأس المال والمساهمات والتوزيعات وقروض الملّاك. وتقول تعليمات الشراكة احتفظ بالسجلات التي تدعم حصة كل شريك من الأرباح والخسائر ورأس المال (تعليمات النموذج 1065). وسجلات الأساس الضريبي للمالك مشروحة في مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

ماذا عن سجلات ضريبة المبيعات والنموذج 1099 والنماذج الأخرى المقدَّمة؟

ينبغي الاحتفاظ بنسخ النموذج 1099 وغيره من الإقرارات المعلوماتية التي قدمتها مدة 3 سنوات على الأقل من موعد استحقاق الإقرار، أو أن تكون قادرًا على إعادة بناء البيانات. وتبلغ المدة 4 سنوات إذا فُرض الاستقطاع الاحتياطي، وللنموذج ⁦1099-C⁩ مدة أطول خاصة به (IRS).

قواعد سجلات ضريبة المبيعات تضعها كل ولاية، فراجع الجهة الضريبية في كل ولاية تسجّلت فيها. لا تعتبر كاليفورنيا ملفات PDF سجلات إلكترونية، وتشترط تفاصيل على مستوى المعاملة يمكنها استرجاعها وتحويلها، فيحتفظ البائع هناك بالتصدير على جدول بيانات أو بنسخة كاملة، لا بملفات PDF وحدها (اللائحة 1698). ومن البرنامج، صدّر تقرير موردي النموذج 1099 لنهاية السنة بتفاصيل معاملاته، وتقارير التزام ضريبة المبيعات ودفعاتها. وقد تكون شهادات إعادة البيع والإعفاء لدى العملاء مرفقات فقط: فاحتفظ بها، لأن المبيعات دونها في تكساس تُفترض خاضعة للضريبة عند التدقيق (مراقب حسابات تكساس). واحفظ أيضًا النماذج ⁦W-9⁩ التي جمعتها من الموردين، ومنها ما وصل إلكترونيًا: فقد تطلب IRS نسخة ورقية (تعليمات النموذج ⁦W-9⁩).

بأي صيغة أنزّل التصدير، وكيف أختبره؟

احفظ ثلاث طبقات: ملفات PDF للتقارير، وتصديرات جداول بيانات للتفاصيل، ونسخة كاملة من بيانات الشركة إن وفّر البرنامج ذلك.

تقول الأسئلة الشائعة لدى IRS إن ملف النسخ الاحتياطي نسخة مطابقة لدفاتر القيد، وإن المدققين قد يطلبون تسجيل دخول المسؤول. وتصف تلك الصفحة ملفات النسخ الاحتياطي ولا تقول إن كان التصدير من خدمة مستضافة يُعد تلك النسخة. وإذا لم يكن هناك إلا ملف لا تستطيع IRS قراءته، فالمدقق هو من يقرر كيف يتصرف. لذا احتفظ بالنسخة الكاملة وملفات PDF معًا، واسأل مختصًا إذا وصل طلب تدقيق.

لا تختصر البيانات ولا تحذفها ولا تعيد إدخالها قبل الحفظ. تقول IRS إن ملفًا جديدًا بُني بإعادة إدخال المعاملات ليس نسخة من دفاتر القيد الأصلية، وإن البيانات المختصرة غير مقبولة للسنوات الخاضعة للتدقيق، وهي سنوات لا تعرفها مسبقًا.

لاختبار التصدير:

1. افتح كل ملف PDF وكل جدول بيانات على جهاز مختلف، دون تسجيل الدخول إلى البرنامج. وللنسخة الكاملة من البيانات، دوّن ما يلزم لقراءتها.
2. تحقق من أن تقارير كل سنة تغطي النطاق الزمني كله وكل الحسابات.
3. قارن قائمة الأرباح والخسائر لكل سنة بالإقرار المقدَّم. ينبغي أن تكون الفروق مما تستطيع تفسيره.
4. اختر عشر معاملات من سنوات مختلفة وافتح المستند المرفق بكل منها.
5. اكتب وصفًا من صفحة واحدة لكيفية مسك الملف: البرنامج والخطة، والسنوات المغطاة، ومن كان لديه صلاحية المسؤول، وكيف عملت الخلاصات المصرفية، وأين كانت المرفقات. يطلب المنشور 583 أن تحتفظ بوصف للجزء المحوسب من نظامك.
6. خزّن نسختين في مكانين منفصلين، ودوّن أي كلمة مرور.

ماذا يتغير إذا كنت أغلق النشاط أو أبيعه؟

الإغلاق أو البيع لا يقصّر المدة بحد ذاته: فمدد IRS المذكورة أعلاه تبدأ من كل إقرار. ويمكن لشركة في طور الحل أن تطلب من IRS كتابةً، بعد تقديم إقرار، أن تقدّر الضريبة خلال 18 شهرًا من الطلب، إذا بدأت الحل بحسن نية وأتمّته. وتبقى حالتا الـ 6 سنوات وبلا حد قائمتين (⁦26 U.S.C. 6501(d)⁩؛ النموذج 4810). وصاحب العمل الذي يغلق أو يبيع يرفق بالنموذج 941 الأخير بيانًا يسمّي من يحتفظ بسجلات الرواتب وأين (تعليمات النموذج 941). ومن يتلقون ممتلكات شركة تُغلق يمكن أن تُقدَّر عليهم ضريبتها غير المدفوعة، عمومًا حتى سنة واحدة بعد انتهاء مدة الشركة نفسها (⁦26 U.S.C. 6901(c)⁩)، لذا يجب أن يحتفظ أحد بدفاترها.

قبل البيع أو الإغلاق، خذ التصدير الكامل للدفاتر ما دامت لديك صلاحية المسؤول، واحتفظ بنسختك الخاصة قبل أن تذهب أي نسخة إلى مشترٍ. واتفقوا في شروط البيع على من يحتفظ بالدفاتر بعده. وعن إغلاق الشركة: إغلاق شركة. وعن كل المدد بعد البيع: مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

ماذا يحتاج محاسبي أو البرنامج التالي من التصدير؟

يحتاج المحاسب إلى التقارير السنوية ودفتر الأستاذ والمرفقات؛ ويحتاج البرنامج الجديد إلى الأرصدة والقوائم في تاريخ انتقال واحد.

• محاسبك أو معدّ إقراراتك: الإقرارات المقدَّمة، والتقارير السنوية ودفتر الأستاذ، وتسويات نهاية السنة، وجدول الإهلاك، وتقارير الرواتب والنموذج 1099، وقائمة بأي سنوات لم تُسوَّ حساباتها.
• البرنامج التالي: ما تنقله يتوقف على تاريخ الانتقال: تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.

لا تفترض أن محاسبك يحتفظ بنسخة. اسأله كتابةً عن السنوات والصيغ التي يحتفظ بها، لأن الواجب عليك. وعن الأرصدة الافتتاحية: الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية، بالدولار الأمريكي، وتفترض أن الإقرارات تُقدَّم في مواعيد استحقاقها.

صاحب منشأة فردية يلغي بعد 6 سنوات

مصممة مستقلة تُقرّ بنحو 90,000 دولار إجمالي دخل سنويًا، وتلغي الاشتراك في مايو من السنة 7 بعد تقديم إقرار السنة 6. تصدّر دفتر الأستاذ والأرباح والخسائر للسنوات الست ولسنة 7 حتى تاريخ الإلغاء، وتنزّل الإيصالات المرفقة بالمصروفات. انتهت مدة 3 سنوات الافتراضية للسنوات من 1 إلى 3. وكانت ستمتد 6 سنوات، حتى أبريل من السنة 8 والسنة 9 والسنة 10، لو أغفل إقرار أكثر من ⁦25%⁩ من إجمالي دخله، وقد تُبقيها سجلات الأصول أو مدة الولاية أطول، فتصدّر السنوات الست كلها ولا تعتمد على المدة الافتراضية.

شركة S برواتب 300,000 دولار

دفعت شركة S أجورًا قدرها 100,000 دولار في كل من السنوات 1 و2 و3، وتلغي في مايو من السنة 4 بعد تقديم إقرارات السنة 3. أجور السنة 1 تغطيها إقرارات قُدمت مطلع السنة 2، فتُحفظ سجلاتها حتى مطلع السنة 6 على الأقل، أي بعد نحو سنتين من انتهاء الاشتراك. وسجلات السنة 3 تمتد إلى مطلع السنة 8، وسجلات السنة 4 إلى مطلع السنة 9. وتصدّر سجلات الرواتب وتأكيدات الإيداع والنماذج ⁦W-4⁩ والإقرارات ربع السنوية المقدَّمة للسنوات من 1 إلى 3 وللسنة 4 حتى اليوم.

مؤجِّر باع عقارًا بـ 250,000 دولار

اشترى مؤجِّر مبنى للإيجار بـ 250,000 دولار في السنة 1، ودفع 20,000 دولار لسقف في السنة 4، ويلغي في السنة 5. يُباع المبنى في السنة 9 ويُقدَّم إقرار تلك السنة في أبريل من السنة 10، فيجب الاحتفاظ بالسجلات حتى أبريل من السنة 13 على الأقل، أي بعد نحو ثماني سنوات من الإلغاء. ولو بالغ ذلك الإقرار في أساس المبنى الضريبي بأكثر من ⁦25%⁩ من إجمالي الدخل، لامتدت المدة 6 سنوات، حتى أبريل من السنة 16. تُصدَّر فاتورة الشراء وكشف الإقفال وفاتورة السقف وجدول الإهلاك قبل الإلغاء.

حالتك مختلفة؟

• لديك سنوات من المرفقات أو الرواتب أو حسابات مختلطة أو غير مسوّاة، ولا تعرف ما يكفي للاحتفاظ به: أي السنوات تصدّر، وهل تحتاج الدفاتر إلى إصلاح قبل أرشفتها، ومن يحتفظ بالنسخة، كلها قرارات تقدير. احسمها قبل أن تلغي، بمساعدة مسك الدفاتر.
• الدفاتر متأخرة كثيرًا، أو لم تُقدَّم سنة: الإصلاح قبل الأرشفة، لأن أرشيف دفاتر غير مسوّاة يُبقي المشكلة. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واستكمال إقرارات النشاط التجاري غير المقدَّمة، أو اطلب استكمال الدفاتر المتأخرة قبل أن تلغي.
• يوجد إشعار أو تدقيق مفتوح: لا تختصر الملف ولا تحذفه ولا تعيد إدخال بياناته، واطلب من مختص مراجعة أي تصدير قبل أن يذهب إلى IRS. راجع تدقيق IRS لنشاط تجاري صغير.
• تنتقل إلى برنامج جديد: راجع تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة والبرامج التي يدعمها محاسبك.
• تستخدم QuickBooks Self-Employed أو Desktop: راجع إيقاف QuickBooks Self-Employed وإيقاف QuickBooks Desktop.
• اختلت الأرصدة بعد الانتقال من Desktop إلى Online: راجع أرصدة غير صحيحة بعد الانتقال من Desktop إلى Online واطلب مساعدة في مسك الدفاتر.
• يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى صلاحية لإنهاء التصدير: راجع منح صلاحية لمسؤول مسك الدفاتر.
• تغلق النشاط أو تبيعه، أو سيراجع مُقرِض أو مستثمر الدفاتر: يستحق التصدير الأخير، وأي طلب تقدير عاجل، ومن يحتفظ بالدفاتر، أن تحسمها مع مختص قبل الإقرار الأخير. راجع إغلاق شركة والسجلات المالية التي يطلبها المستثمرون.