دليل الحسابات لمطابقة Schedule C والنموذج ⁦1120-S⁩

ما دليل الحسابات، وهل تشترطه IRS؟

دليل الحسابات هو قائمة الحسابات التي تُسجَّل فيها قيود دفاترك: الدخل والمصروفات والأصول والالتزامات وحقوق ملكية المالك. لا تشترط IRS قائمة معيّنة ولا نظامًا معيّنًا. يمكنك اختيار أي نظام لحفظ السجلات يُظهر دخلك ومصروفاتك بوضوح (حفظ السجلات لدى IRS). وإذا استخدمت نظامًا محاسبيًا إلكترونيًا، فاحتفظ بوصف كامل له. يقول المنشور 583 إن هذا الوصف يجب أن يبيّن، من بين أمور أخرى، أدلة الحسابات ووصفًا تفصيليًا لكل حساب.

ما يحدده الإقرار الضريبي هو سطوره. ابنِ حسابات المصروفات بحيث تتجمّع في هذه السطور. الأسماء والأرقام من اختيارك، أما السطر الذي يغذّيه كل حساب فليس كذلك. تسمّي البرامج المحاسبية الحسابات «فئات» في الغالب، وتستعمل هذه الصفحة كلمة «حساب» للاثنين. تصلح الجداول أدناه قائمةً أولى: انسخ عمود الحساب ثم أضف الحسابات الفرعية.

تعتمد السطور على طريقة فرض الضريبة على النشاط. صاحب المنشأة الفردية، وشركة LLC بعضو واحد لم تختر معاملة الشركات، يقدّمان Schedule C (تعليمات Schedule C). أما شركة S فتقدّم النموذج ⁦1120-S⁩ (IRS). تغطي هذه الصفحة الحالتين.

حالتك ليست بسيطة إذا:

• كان للنشاط مالكان أو أكثر: شركة LLC بها عضوان أو أكثر هي شراكة بشكل افتراضي وتقدّم إقرار شراكة، لا Schedule C (IRS). وللزوجين استثناء محتمل: خارج إطار LLC، يمكن للزوجين اللذين هما المالكان الوحيدان، ويشارك كلاهما فعليًا في النشاط، ويقدّمان إقرارًا مشتركًا، أن يختارا وضع المشروع المشترك المؤهل (qualified joint venture) ويقدّم كل منهما Schedule C (تعليمات Schedule C)، كما تقبل IRS معاملة الكيان الذي يملكه الزوجان وحدهما كملكية مشتركة بينهما على أنه شراكة أو كيان مُهمَل ضريبيًا (Rev. Proc. 2002-69). تحقق من الإقرار الذي قُدّم فعلًا. راجع حسابات حقوق الملكية في LLC وشركات LLC للزوجين والعائلة؛
• كان مالك شركة LLC بعضو واحد شخصًا أجنبيًا: تُتجاهل الشركة في ضريبة الدخل لكنها تُعامل كشركة في النموذج 5472، وقد يلزمها تقديمه (تعليمات النموذج 5472)؛ راجع تقديم إقرار شركة LLC بعضو واحد مملوكة لأجنبي؛
• كنت تملك أكثر من نشاط تجاري: يقول المنشور 583 إن عليك الاحتفاظ بمجموعة سجلات كاملة ومنفصلة لكل نشاط؛
• كنت تصنّع بضائع أو تعيد بيعها: لتكلفة البضاعة المباعة جزء خاص بها في Schedule C، موضّح في تكلفة البضاعة المباعة؛
• اخترت للتو وضع شركة S: لهذا الاختيار تاريخ سريان. الدفاتر قبله تغذّي الإقرار القديم (Schedule C عادةً للنشاط ذي المالك الواحد)، والدفاتر منذ ذلك التاريخ تغذّي النموذج ⁦1120-S⁩. مهلة تقديم النموذج 2553 عمومًا هي شهران ⁦(2)⁩ و15 يومًا من بداية السنة الضريبية التي يسري فيها الاختيار (التعليمات)؛ راجع الدفاتر بعد اختيار وضع شركة S؛
• تجاوزت فئاتك سطور الإقرار، أو يعيد معدّ إقراراتك ربطها كل سنة، أو انتقلت من Schedule C إلى شركة S ولم تعد الحسابات القديمة مناسبة، أو لا تتطابق ميزانية شركة S مع Schedule L: فمن الأفضل تسوية قائمة الحسابات والقيود التي يجب إعادة ترميزها قبل التقديم مع مساعدة في مسك الدفاتر.

اجمع الإقرار الأخير (Schedule C، أو النموذج ⁦1120-S⁩ مع بياناته المرفقة)، وقائمة حساباتك الحالية، وتقرير الأرباح والخسائر حسب الحساب عن السنة. وتحتاج شركة S أيضًا إلى ميزانيتها العمومية في نهاية السنة.

هل دليل الحسابات هو نفسه دفتر الأستاذ العام؟

لا. دليل الحسابات هو القائمة، أما دفتر الأستاذ العام فيضم كل قيد سُجّل في تلك الحسابات. يصف المنشور 583 دفتر الأستاذ بأنه دفتر لمجاميع اليوميات منظّم في حسابات. وعندما تغيّر القائمة، تتغير معها كل التقارير المبنية على الدفتر.

ما الحسابات التي يحتاجها كل نشاط؟

خمس مجموعات: الدخل والمصروفات والأصول والالتزامات وحقوق الملكية. يصف المنشور 583 القيد المزدوج هكذا: تُقفل حسابات الدخل والمصروفات في نهاية كل سنة ضريبية، بينما تبقى حسابات الأصول والالتزامات وصافي القيمة مفتوحة.

ضع المردودات والمبالغ المستردة في حساب دخل مستقل. فالسطر 2 في Schedule C والسطر 1b في النموذج ⁦1120-S⁩ يفصلانها عن إجمالي الإيرادات (تعليمات Schedule C؛ تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩).

ضريبة المبيعات التي تُفرض على المشتري وتحصّلها وتسدّدها للولاية ليست دخلًا ولا مصروفًا قابلًا للخصم (تعليمات Schedule C)، لذا خصّص لها حساب التزامات. راجع تسجيل ضريبة المبيعات، وللإيداعات التي تصل صافية بعد الرسوم راجع تسوية المبيعات مع دفعات المنصة.

باستثناء المخزون، لا تظهر حسابات الميزانية العمومية لصاحب المنشأة الفردية في Schedule C. ومع ذلك فهي مهمة، لأن القروض والمعدات وسحوبات المالك بنود يجب إبقاؤها خارج المصروفات.

أي سطر في Schedule C يغذّيه كل حساب مصروفات؟

أنشئ حساب مصروفات واحدًا لكل سطر تستخدمه في Schedule C، وسمِّه باسم السطر، فيُقرأ تقرير الأرباح والخسائر حسب الحساب مباشرة على النموذج. السطور أدناه مأخوذة من مسودتَي الإصدار المبكر لدى IRS لـ Schedule C وتعليماته، وقد تتغير قبل النماذج النهائية؛ فتأكد منها في النموذج النهائي. تقسم المسودة الفوائد إلى ثلاثة سطور. أما في إقرار سنة سابقة فللفوائد سطران (الرهن العقاري والأخرى): استخدم نموذج تلك السنة.

البضائع التي تصنّعها أو تعيد بيعها تُحتسب تكلفتها في الجزء III من Schedule C، لا في هذه الحسابات. راجع تكلفة البضاعة المباعة.

أين يذهب المصروف الذي لا سطر خاصًا به في Schedule C؟

يذهب إلى الجزء V، «مصروفات أخرى»، وهو آخر جزء في Schedule C. تطلب التعليمات ذكر نوع كل مصروف ومبلغه على حدة، ويُدرج المجموع في السطرين 48 و27b (التعليمات). أنشئ حسابًا لكل نوع، تحت حساب رئيسي اسمه «مصروفات أخرى».

تذكر التعليمات عدة أنواع تنتمي إلى هذا الجزء:

• الإطفاء؛
• الديون المعدومة التي أُدرجت في الدخل وثبت تمامًا أنها لن تُحصَّل؛
• تكاليف بدء النشاط التجاري، ولها قواعد خصم وإطفاء خاصة؛
• أدوات التقنية والبرمجيات، مثل خدمات الاشتراك المستخدمة في إدارة النشاط، ما لم يكن البرنامج مما يجب إهلاكه أو إطفاؤه؛
• المشتريات الصغيرة التي تختار خصمها بموجب الحد الآمن للمشتريات الصغيرة (de minimis safe harbor)، وتطلب التعليمات خصمها في الجزء V وحده (التعليمات)؛ راجع تسجيل المشتريات الصغيرة مصروفًا أو أصلًا.

الرسوم المصرفية مثال شائع آخر: لا سطر لها في النموذج، ويدرجها المنشور 334 ضمن مصروفات النشاط الأخرى القابلة للخصم، لذا تُدرج هنا حسب نوعها.

تجنّب حسابًا واحدًا باسم «متفرقات». فالجزء V يطلب كل نوع على حدة، ورصيد كبير في «متفرقات» يعني أن معدّ إقراراتك سيفتح كل معاملة فيه. وكل ما له سطر خاص به يوضع في ذلك السطر، لا في الجزء V.

كيف تختلف قائمة النموذج ⁦1120-S⁩ عن Schedule C؟

يفصل النموذج ⁦1120-S⁩ أجور المسؤولين التنفيذيين عن أجور الموظفين، ويسمّي سطور مصروفات أقل، ويوجّه كل ما عداها إلى السطر 20 مع بيان مرفق. ثلاثة فروق تحدد قائمة الحسابات:

• أجور المسؤولين التنفيذيين في السطر 7، وبقية الأجور في السطر 8. احتفظ بحسابين.
• التأمين والأتعاب القانونية والمهنية واللوازم والسفر والوجبات والمرافق ليس لها سطر مسمّى. تذكرها التعليمات أمثلة على خصومات السطر 20، لذا يكون لكل منها حسابه تحت «خصومات أخرى» (التعليمات).
• بعض البنود ليست في السطور من 7 إلى 20 أصلًا: مصروفات الإيجار، والخصومات المرتبطة بدخل المحفظة الاستثمارية، والمصروفات غير القابلة للخصم، والبنود التي يحسبها المساهمون كلٌّ على حدة، مثل التبرعات الخيرية. خصّص لكل منها حسابًا خاصًا حتى تبقى خارج السطور العادية (التعليمات).

في صفوف المزايا الإضافية، تشمل الملكية الأسهم التي تُعدّ مملوكة بموجب المادة 318 (أسهم أحد أفراد العائلة مثلًا). ويعتمد اختبار تجاوز ⁦2%⁩ على الأسهم القائمة أو قوة التصويت المجمّعة في أي يوم من أيام السنة الضريبية (التعليمات).

السطران 15 و19 (استنفاد الموارد، وخصم المباني التجارية الموفّرة للطاقة) لا يحتاجان إلى حساب إلا إذا استخدمتهما. أرقام السطور أعلاه هي نفسها في مسودة الإصدار المبكر للنموذج لهذه السنة الضريبية لدى IRS، وقد تتغير قبل النموذج النهائي.

الشركة التي يبلغ إجمالي إيراداتها 500,000 دولار أو أكثر وتخصم أجور المسؤولين التنفيذيين ترفق أيضًا النموذج ⁦1125-E⁩، وهو جدول بأجر كل مسؤول. وإجمالي الإيرادات أوسع من المبيعات (التعليمات). وإذا كانت الشركة تصنّع بضائع أو تعيد بيعها، فتُبلَّغ تكلفة البضاعة المباعة في النموذج ⁦1125-A⁩ لا في السطور من 7 إلى 20 (التعليمات)؛ راجع تكلفة البضاعة المباعة، وهو مكتوب لـ Schedule C.

للدخل حدّ أيضًا. السطور من 1a إلى 5 تقبل دخل النشاط التجاري فقط. أما دخل الإيجار ودخل المحفظة الاستثمارية فيذهبان إلى Schedule K وSchedule ⁦K-1⁩، والعقار المؤجَّر يُدرج أيضًا في النموذج 8825 (التعليمات).

أجور المسؤولين التنفيذيين والتوزيعات واختبار النموذج ⁦1125-E⁩ مشروحة بالكامل في مسك دفاتر شركة S.

ما حسابات حقوق الملكية والميزانية العمومية التي تضيفها شركة S ليتفق Schedule L مع الدفاتر؟

تحتاج شركة S إلى حساب ميزانية عمومية لكل سطر ينطبق من Schedule L، لأن Schedule L، وهو الميزانية العمومية المرفقة بالإقرار، يجب أن يتفق مع دفاتر الشركة وسجلاتها (التعليمات). يجوز للشركات الأصغر عدم تقديم Schedule L؛ والاختبار وتفاصيله في Schedule L في إقرار الشركة. والسطور موجودة في النموذج ⁦1120-S⁩.

ثلاثة حسابات أهم في شركة S منها في المنشأة الفردية:

• التوزيعات. حساب حقوق ملكية منفصل يُقفل في الأرباح المحتجزة في نهاية السنة. التوزيعات غير توزيعات الأرباح تُدرج في Schedule K، السطر 16d. أما توزيعات الأرباح المدفوعة من الأرباح والمكاسب المتراكمة (earnings and profits) فتُدرج في السطر 17c وفي النموذج ⁦1099-DIV⁩، لا في Schedule K-1، فاحتفظ بتفاصيل تكفي للفصل بينها (التعليمات). راجع تسجيل توزيعات شركة S.
• قروض المساهمين. المال الذي يقرضه المساهم للشركة التزام، ويُحفظ بمعزل عن رأس مال الأسهم. يجب عمومًا أن يتفق المبلغ في Schedule L، السطر 19 مع Schedule K-1 الخاص بالمساهمين (التعليمات). راجع قروض المساهمين إلى شركة S.
• التعديلات المتراكمة. يتتبع حساب Schedule M-2 الدخل غير الموزّع. وتوصي التعليمات بأن تحتفظ به كل شركة S (التعليمات).

ما مدى تفصيل دليل الحسابات؟

حساب واحد لكل سطر تستخدمه في الإقرار، مع حسابات فرعية فقط حيث ستتصرف بناءً على التفصيل. ويجب أن يتجمّع كل حساب فرعي في سطر واحد بالضبط.

إذا كنت لا تنظر إلى حسابين على حدة أبدًا، فادمجهما. وإذا كنت تفعل، فأبقِهما حسابين فرعيين لسطر واحد. الترقيم اختياري؛ وإذا رقّمت، فاجعل الحسابات الفرعية بجوار الحساب الرئيسي.

ما الذي يجب إبقاؤه خارج المصروفات؟

سحوبات المالك والتوزيعات وأصل القرض والإنفاق الشخصي ليست مصروفات، مهما بدت في كشف البنك. لكل منها حساب خاص. والمعدات أصل إلا إذا استوفت شروط الحد الآمن للمشتريات الصغيرة، الذي يتطلب أن تسجّلها الدفاتر مصروفًا.

احتفظ بحساب واحد اسمه «يحتاج مراجعة» لكل ما لا تستطيع تصنيفه بعد، وفرِّغه قبل تشغيل تقرير نهاية السنة. راجع المصروفات غير المصنّفة قبل موسم الضرائب.

هل يمكنني تغيير الفئات في منتصف السنة أو بين السنوات دون تغيير طريقتي المحاسبية؟

غالبًا نعم. فإعادة تسمية الحسابات أو دمجها أو تقسيمها، أو نقل تكلفة بين سطرَي مصروفات، يغيّر عادةً مكان الإبلاغ لا توقيته. والطريقة المحاسبية تحدد متى يُحتسب الدخل والمصروفات، وتغيير معاملة أي بند جوهري، أي بند يؤثر في التوقيت الصحيح لإدراج الدخل أو خصم المصروف، هو تغيير في الطريقة. أما التعديل الذي لا يمس التوقيت الصحيح فليس كذلك، ولا يحتاج إلى موافقة IRS (المنشور 538).

النقل الذي يغيّر المبلغ المخصوم، مثل النقل بين الوجبات والسفر، مسألة مختلفة: يجب أن يكون السطر صحيحًا، فتأكد منه مع معدّ إقراراتك. ويجب أن تستخدم الدفاتر والإقرار الطريقة المحاسبية نفسها (المنشور 583). وعند تغيير القائمة في منتصف السنة، أعد ترميز الأشهر السابقة ليغطي تقرير واحد السنة كلها، واحتفظ بملاحظة تربط الحسابات القديمة بالجديدة لتسهيل المقارنة من سنة إلى أخرى.

إعادة فرز الدفاتر لا تغيّر إقرارًا قُدّم بالفعل. وإذا تبيّن من إعادة الفرز أن مبلغًا في إقرار مقدَّم كان خاطئًا، فهذه مسألة تصحيح يتناولها معدّ إقراراتك؛ راجع المصروفات غير المصنّفة قبل موسم الضرائب.

ما التقرير الذي يحتاجه معدّ إقراراتي من دليل الحسابات في نهاية السنة؟

تقرير أرباح وخسائر حسب الحساب عن السنة الضريبية كاملة، مع ربط كل حساب بسطر في الإقرار. ويحتاج معدّ إقراراتك أيضًا إلى:

1. خريطة الحساب إلى السطر: عمود في التقرير، أو قائمة من صفحة واحدة.
2. التفاصيل خلف القوائم التي يطلبها الإقرار: الجزء V من Schedule C، أو بيان السطر 20 في النموذج ⁦1120-S⁩، كلٌّ حسب النوع والمبلغ.
3. حركة حقوق الملكية: السحوبات والمساهمات، أو التوزيعات وقروض المساهمين.
4. لشركة S: الميزانيتان العموميتان في بداية السنة ونهايتها، وهما ما يجب أن يتفق معه Schedule L، وجدول الإهلاك.

القائمة الكاملة، وما يعدّله معدّ الإقرارات، في من الدفاتر إلى إقرار الأعمال الضريبي.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وجميع المبالغ بالدولار الأمريكي.

مستشار يملك LLC بعضو واحد

مستشار يملك شركة LLC بعضو واحد دون اختيار معاملة الشركات، ولذلك يقدّم Schedule C، إيراداته 120,000 دولار ولديه 14 حساب مصروفات. اثنا عشر منها تغذّي سطورًا مسماة في Schedule C: الإعلانات ⁦(8)⁩، والسيارة والشاحنة ⁦(9)⁩، والعمالة بالعقد ⁦(11)⁩، والإهلاك ⁦(13)⁩، والتأمين ⁦(15)⁩، والخدمات القانونية والمهنية ⁦(17)⁩، ومصروفات المكتب ⁦(18)⁩، والإيجار ⁦(20b)⁩، واللوازم ⁦(22)⁩، والضرائب والتراخيص ⁦(23)⁩، والسفر ⁦(24a)⁩، والمرافق ⁦(25)⁩. وحسابان بلا سطر: اشتراكات البرمجيات بمبلغ 3,600 دولار والرسوم المصرفية بمبلغ 400 دولار. يُدرجان حسب النوع في الجزء V ويبلغ مجموعهما 4,000 دولار في السطر 27b. ويعطيك تقرير واحد حسب الحساب كل سطر دون إعادة فرز.

شركة S إيراداتها 400,000 دولار

أجور المسؤولين التنفيذيين البالغة 80,000 دولار في حساب واحد لتعويضات المسؤولين التنفيذيين للسطر 7. وبقية الرواتب البالغة 60,000 دولار في حساب أجور للسطر 8. التأمين واللوازم والمرافق ليس لها سطر مسمّى، فيُدرج كل منها حسب نوعه في بيان السطر 20. افترض أن أجور المسؤولين التنفيذيين معقولة مقابل العمل، فيبقى توزيع قدره 50,000 دولار توزيعًا ويذهب إلى حساب التوزيعات في حقوق الملكية. ولو رُمّز مصروفًا لانخفض ربح الدفاتر بمقدار 50,000 دولار، ولاضطر معدّ الإقرارات إلى إعادته قبل أن يعرض الإقرار الدخل الصحيح.

صاحب منشأة فردية لديه 60 فئة

في برنامج صاحب منشأة فردية 60 فئة، والإقرار يستخدم نحو 20 سطرًا. ست فئات إعلانية (إعلانات البحث، والإعلانات الاجتماعية، والنشرات المطبوعة، وبطاقات العمل، والرعايات، وإعلانات الموقع) مجموعها 9,000 دولار. تصبح حسابات فرعية لحساب «الإعلانات» الواحد الذي يغذّي السطر 8. وبفعل الشيء نفسه لكل سطر، تتحول الفئات الـ60 إلى نحو 20 حسابًا.

الأمر مختلف في حالتك؟

• قائمة حساباتك تحتاج إلى إعادة بناء لا إلى قراءة فقط: فئاتك تجاوزت الإقرار، أو يعيد معدّ إقراراتك ربطها كل سنة، أو اخترت للتو وضع شركة S، أو لا تتطابق ميزانية شركة S مع Schedule L، أو دفاترك متأخرة أو استخدمت إقرارات سابقة فئات خاطئة. قائمة الحسابات والمعاملات التي يجب إعادة ترميزها قبل التقديم والأرصدة الافتتاحية، من الأفضل تسويتها مع مساعدة في مسك الدفاتر. راجع أيضًا الدفاتر بعد اختيار وضع شركة S وSchedule L في إقرار الشركة واستكمال الدفاتر المتأخرة.
• للنشاط مالكان أو أكثر: تُتابَع مساهمات عضو LLC وتوزيعاته في حساب رأس مال، لا كسحوبات مالك واحد، وقد يقدّم نشاط الزوجين Schedule C رغم ذلك: تحقق من الإقرار الذي قُدّم فعلًا. راجع حسابات حقوق الملكية في LLC وشركات LLC للزوجين والعائلة وإعداد دفاتر لشركة LLC جديدة.
• مالك الـ LLC شخص أجنبي: راجع تقديم إقرار شركة LLC بعضو واحد مملوكة لأجنبي والمساعدة الضريبية عبر الحدود.
• تملك عقارًا مؤجَّرًا: استخدم دليل حسابات العقار المؤجَّر حسب سطور Schedule E.
• تبيع بضائع: لـ تكلفة البضاعة المباعة حساباتها الخاصة.
• ترفع تقارير إلى المستثمرين: راجع دليل الحسابات لشركة ناشئة.
• السحوبات أو التوزيعات أو التكاليف الشخصية مسجَّلة مصروفات بالفعل: راجع تسجيل سحوبات المالك والمصروفات غير المصنّفة قبل موسم الضرائب.
• تريد معرفة المصروفات التي تدقق فيها IRS، أو أي تطبيق تستخدم: راجع مصروفات Schedule C التي تدقق فيها IRS وتطبيق مسك دفاتر لـ Schedule C.