مسك دفاتر الشاحنات: بدل السفر وIFTA والنموذج 2290 للسائق المالك

كيف أمسك دفاتر شركة نقل بالشاحنات أو سائق مالك؟

دفاتر الشاحنات هي موجزات البنك والبطاقات مضافًا إليها أربعة سجلات لا يُظهرها البنك. وبدونها يبقى رقم الربح بلا سند، وتبقى مطالبات ضريبة الوقود وبدل السفر بلا سجلات خلفها.

اجمع هذه المستندات أولًا: كل كشوف التسوية، وسجلات الوقود والرسوم، والأميال في كل ولاية، وكشف قرض الشاحنة، وSchedule 1 المختوم إذا قدّمت النموذج 2290 (وإذا سجّل الناقل الشاحنة فاسأله من دفع الضريبة)، وسجل أيام الغياب عن المنزل.

يحدد اختباران أي الإقرارات تنطبق على شاحنتك:

الشاحنة التي لا تستوفي أيًّا من الاختبارين لا تقدّم أيًّا من الإقرارين. وتُسجَّل كشوف التسوية والوقود وبدل السفر وقرض الشاحنة بالطريقة نفسها.

تكون الحالة غير بسيطة حين تترك عقد إيجار مع ناقل لتعمل بتصريح تشغيل خاص بك، أو يفوتك ربع من IFTA أو النموذج 2290، أو لا تُسوَّى كشوف سنة كاملة، أو يكون النشاط شركة S، أو لا يكون لديك مقر رئيسي تنطلق منه في السفر. كل حالة من هذه تغيّر الدفاتر أو النتيجة الضريبية، لا الأوراق فقط: راجع وضعك مختلف؟ في آخر الصفحة. تغطي هذه الصفحة القواعد الفيدرالية واتفاقية IFTA؛ أما ضريبة الدخل في الولاية وضرائب الطرق الأخرى في الولايات والتصاريح وضريبة المبيعات على شراء الشاحنة فتختلف من ولاية إلى أخرى. وبشأن ضريبة الدخل في عدة ولايات، راجع ضريبة دخل النشاط في ولايات أخرى.

كيف أسجّل كشف تسوية الناقل: الإيراد الإجمالي والخصومات المحمَّلة وسلف الوقود وحساب الضمان؟

سجّل إجمالي الحمولات إيرادًا، وأدخل كل خصم محمَّل عليك (chargeback، وهو مبلغ يقتطعه الناقل من أجرك) في سطر مستقل. فالمبلغ المودَع هو السطر الأخير في الكشف فقط.

إذا كنت مؤجِّرًا شاحنتك لناقل، فإن قاعدة الإيجار الفيدرالية (⁦49 CFR 376.12⁩) تشترط أن يذكر عقد الإيجار المكتوب كل بند يجوز للناقل تحميله عليك وطريقة حسابه، وأن يعطيك المستندات التي يقوم عليها الخصم. ويستحق الدفع خلال 15 يومًا بعد تقديمك مستندات التسليم. والإجمالي هو أجرك قبل الخصومات المحمَّلة: فإذا كنت تُدفع نسبة من إيراد الحمولة، فيجب أن ينص العقد على أن الناقل يعطيك فاتورة الشحن المسعّرة عند التسوية أو قبلها، لتتحقق من حصتك. استخدم العقد قائمة مراجعة: فالخصم الذي لا يذكره سؤال تطرحه قبل تسجيله.

يجب أن يذكر العقد ما يجوز أن يُستخدم فيه حساب الضمان. وعلى الناقل أن يبيّن كل إضافة وخصم في كشوف التسوية أو في كشف شهري، وأن يدفع فوائد مرة كل ربع سنة على الأقل، وأن يعيد الرصيد خلال 45 يومًا بعد انتهاء العقد. وهل الضمان المحتجز دخل خاضع للضريبة في السنة التي يُحتجز فيها؟ ذلك يتوقف على شروط العقد وطريقتك المحاسبية؛ فسجّله رصيدًا في الحالتين واترك لمعدّ الإقرارات تحديد توقيت الضريبة.

إذا كنت تتقاضى أجرك بصفة منشأة فردية، فقد يرسل لك الناقل النموذج ⁦1099-NEC⁩، ومعه النموذج ⁦1099-MISC⁩ إذا أبلغ عن إيجار الشاحنة منفصلًا عن أجر القيادة (تعليمات 1099)، وقد تختلف مجاميعها عن إيداعاتك. اربط كليهما بكشوف التسوية. وتطلب تعليمات Schedule C إرفاق بيان إذا زاد مجموع الخانة 1 على إجمالي الإيرادات المبلَّغ عنها. أما المدفوعات إلى شركة، ومنها الـ LLC الخاضعة للضريبة بوصفها شركة S، فلا يُبلَّغ عنها عادةً في النموذج ⁦1099-NEC⁩ (تعليمات 1099)، فقد تكون كشوف التسوية في شركة S السجل الوحيد. وتسجيل الإيراد صافيًا من الخصومات المحمَّلة يخفي أيضًا المصروفات الحقيقية.

ماذا يُسجَّل في الدفاتر للوقود ورسوم الإيجار والتأمين والرسوم والموازين والتصاريح والإطارات؟

سجّل كل تكلفة في حسابها الخاص، لكل شاحنة، لتدعم القيود نفسها Schedule C وإقرار IFTA وملف النموذج 2290. ويجب أن ينص عقد الإيجار على من يدفع الوقود وضرائبه والتصاريح والرسوم والعبّارات والانتظار واللوحات الأساسية والتراخيص (⁦49 CFR 376.12⁩)؛ فسجّل ما تدفعه أنت فقط.

كيف أتتبع الوقود والأميال في كل ولاية من أجل IFTA، ومتى يستحق الإقرار؟

المركبة الآلية المؤهلة التي تعمل في ولايتين أو مقاطعتين من أعضاء IFTA أو أكثر تحتاج إلى ترخيص IFTA من ولايتها الأساسية (الولاية أو المقاطعة العضو التي تُسجَّل فيها الشاحنة وتُدار منها عملياتها ويجري فيها جزء من سفرها) وإقرار يستحق آخر يوم في الشهر التالي لكل ربع تقويمي. والمركبة المؤهلة لها محوران ووزنها الإجمالي أو الإجمالي المسجل يزيد على 26,000 رطل، أو لها ثلاثة محاور أو أكثر بأي وزن، أو هي جزء من مركبة مجمّعة تزيد على هذا الوزن. والأعضاء هي الولايات الـ 48 المتجاورة والمقاطعات الكندية الـ 10؛ ويمكن للرحلات العرضية استخدام تصاريح الرحلة بدلًا من ذلك (IFTA, Inc.).

إذا صادف موعد الاستحقاق عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية انتقل إلى يوم العمل التالي، ويلزم تقديم الإقرار حتى لو لم تعمل الشاحنة (Articles of Agreement). ويبيّن موقع ولايتك الأساسية خيارات التقديم لديها.

إذا كنت مؤجِّرًا شاحنتك لناقل، فتحقق من الجهة التي تقدّم الإقرار. بموجب عقد إيجار مدته 30 يومًا أو أكثر، يجوز لك وللناقل أن تتفقا كتابةً على من منكما يبلّغ عن ضريبة الوقود ويدفعها؛ وإذا سكت العقد فالناقل هو الذي يفعل. وبموجب عقد إيجار مدته 29 يومًا أو أقل، يتحمل ذلك مالك الشاحنة (Articles of Agreement R530). وعندما يقدّم الناقل الإقرار، يبقى عليك الاحتفاظ بإيصالات الوقود وسجلات الرحلات له، ومطابقة خصومات ضريبة الوقود المحمَّلة عليك بها.

احتفظ بما يلي لكل شاحنة ولكل ربع سنة (Procedures Manual):

• المسافة: تواريخ الرحلات، ونقطة الانطلاق والوصول، والمسار، وقراءة العداد عند البداية والنهاية، والمسافة الإجمالية، والمسافة في كل ولاية أو مقاطعة، ورقم الشاحنة. ويجب أن تتوفر سجلات نظام التتبع بصيغة جدول بيانات أو ملف بفواصل؛ ولا يُقبل تصدير بصيغة PDF أو صورة.
• الوقود: إيصال أو فاتورة أو كشف بطاقة يبيّن التاريخ واسم البائع وعنوانه والكمية ونوع الوقود والسعر والشاحنة التي جرى تزويدها بالوقود والمشتري. وبدونه لا يوجد ائتمان لضريبة الوقود المدفوعة عن تلك المشتريات.
• الملخص: ملخص شهري للمسافة والوقود لكل شاحنة، إجمالًا وحسب الولاية أو المقاطعة. وقد يلزم عند التدقيق، ويجوز للولاية الأساسية أن تطلبه.

سجّل الوقود بتكلفته الكاملة لكل شاحنة. ومدفوعات IFTA ضريبة وقود، فمحلها مع تكلفة الوقود، والمبلغ المسترد يخفضها. واحتفظ بالسجلات أربع سنوات بعد موعد استحقاق الإقرار أو تقديمه، أيهما أبعد.

إذا وجدت الولاية الأساسية أن السجلات غير كافية، فإنها تخفض كفاءة الوقود المبلَّغ عنها إلى 4.00 ميل لكل غالون أو بنسبة ⁦20%⁩، فتزداد الضريبة. وقد يترتب على إقرار متأخر أو مفقود أو منقوص السداد غرامة قدرها 50 دولارًا أو ⁦10%⁩ من الضريبة غير المدفوعة، أيهما أكبر، مع الفوائد، وقد يُعلَّق الترخيص أو يُلغى. ويجوز أن يضيف قانون الولاية الأساسية نفسه غرامات أخرى. ويجوز إلغاء غرامة الاتفاقية لوجود سبب معقول. وتغطي IFTA ضريبة استخدام وقود المحركات فقط؛ وتخبرك ولايتك الأساسية بما ينطبق غير ذلك.

إذا فاتك ربع سنة: أعد بناء الأميال في كل ولاية والغالونات من كشوف بطاقة الوقود والإيصالات وسجلات الرحلات، ثم قدّم الإقرار المتأخر إلى ولايتك الأساسية. وإذا ضاعت السجلات، فقد يؤدي التدقيق إلى التقدير على أساس 4.00 ميل لكل غالون المذكور أعلاه.

هل أستطيع خصم بدل السفر اليومي بصفتي سائقًا مالكًا، وماذا يتغير إذا كنت أدير شركة S؟

قد يستطيع السائق العامل لحسابه الخاص خصم الوجبات في أيام الغياب عن المنزل بمعدل يومي ثابت: 80 دولارًا داخل الولايات المتحدة القارية و86 دولارًا خارجها. وبالنسبة للسائق الخاضع لقواعد ساعات الخدمة الفيدرالية (حدود وزارة النقل لوقت القيادة)، يُخصم ⁦80%⁩ من هذا المبلغ. أما مالك شركة S فلا يستطيع عادةً خصمه في إقراره الشخصي؛ فالخصم يمرّ عبر خطة التعويض الخاصة بالشركة. وتعيد IRS نشر المعدل كل خريف في إشعار بدل السفر الخاص السنوي؛ فاقرأ الإشعار الحالي قبل تحديد المعدل.

السائق المالك العامل لحسابه الخاص

صاحب المنشأة الفردية، والـ LLC بعضو واحد الخاضعة للضريبة بوصفها منشأة فردية، يخصم بدل السفر اليومي في Schedule C.

• من يستوفي الشروط: العمل الذي يتضمن مباشرةً نقل البضائع بالشاحنة ويتطلب بانتظام السفر بعيدًا عن المنزل، مع توقفات في الرحلة الواحدة في أماكن لها معدلات وجبات فيدرالية مختلفة (Revenue Procedure 2019-48).
• الغياب عن المنزل: يجب أن تأخذك مهامك بعيدًا عن مقرك الضريبي مدة أطول بكثير من يوم عمل عادي، وأن تحتاج إلى النوم أو الراحة. والسائق الذي يعود في اليوم نفسه بعد استراحة قصيرة للأكل فقط ليس غائبًا عن المنزل (المنشور 463).
• المقر الضريبي: هو مكان عملك المعتاد أو الرئيسي، أينما تعيش أسرتك. والسائق الذي ينطلق من محطة قد يكون مقره الضريبي منطقة المحطة، وعندئذ لا تُعدّ الوجبات والإقامة فيها سفرًا. وإذا لم يكن للعمل مكان معتاد أو رئيسي، فقد يكون منزلك مقرك الضريبي. وتحدد ذلك ثلاثة عوامل: أن تؤدي جزءًا من عملك في منطقته وتبيت فيها، وأن تكون لك نفقات معيشة فيها تتكرر بغيابك عنها، وألا تكون قد هجرت المنطقة (تعيش فيها أسرتك أو تقيم فيها كثيرًا). فإذا توفرت العوامل الثلاثة كان مقرك الضريبي، وإذا توفر عاملان فالأمر يتوقف على الوقائع، وإذا توفر واحد فأنت متنقل، ولا يجوز لك خصم السفر (المنشور 463). وهل للسائق الذي يعيش في الشاحنة مقر ضريبي؟ ذلك يتوقف على هذه الوقائع.
• المبلغ: المعدل اليومي عن كل يوم غياب، مع احتساب أول يوم وآخر يوم من الرحلة بنسبة ثلاثة أرباع من المعدل. ويغطي المعدل الوجبات والمصروفات الطارئة فقط؛ أما الفندق فيُخصم بتكلفته الفعلية. استخدم معدل النقل طوال السنة التقويمية، ولا تخصم الوجبات الفعلية في الأيام نفسها أيضًا.
• النسبة: ⁦80%⁩ لمشغّلي الشاحنات بين الولايات الخاضعين لقواعد ساعات الخدمة لدى وزارة النقل (المادة ⁦274(n)(3)⁩؛ تعليمات Schedule C). وعلى السائق غير الخاضع لهذه القواعد أن يتأكد من النسبة المنطبقة عليه. وأكثر وجبات الأعمال الأخرى محدودة بـ ⁦50%⁩: راجع دليل وجبات الأعمال.
• الإثبات: سجل بوقت كل يوم ومكانه والغرض التجاري منه. والمعدل يغني عن إيصالات الوجبات، لا عن السجل. ويُدرج في سطر الوجبات القابلة للخصم في Schedule C.

مالك شركة S

المسؤول التنفيذي في شركة S الذي يؤدي أكثر من خدمات بسيطة هو موظف، والأجر عن هذه الخدمات أجور (IRS). ولا يستطيع الموظف عادةً خصم نفقات السفر غير المعوَّضة في إقراره الشخصي، لأن أي خصم تفصيلي متنوع غير مسموح به للسنوات الضريبية بعد 2017 (المادة ⁦67(h)⁩؛ المنشور 463). فالخصم يمرّ عبر الشركة، وتحدّه القاعدة نفسها: ⁦80%⁩ للسائقين الخاضعين لساعات الخدمة.

• خطة التعويض المحاسبية (accountable plan): تعوّض الشركة وجبات السفر بموجب خطة لها صلة بالنشاط، مع سجلات لكل رحلة، وإعادة أي زيادة. والخطة التي تخفق في أحد هذه الشروط تجعل الدفعات أجورًا خاضعة للضريبة (المنشور 463). وعندئذ يجب على الشركة أن تستقطع ضريبة الرواتب وتدفعها، ويجوز أن يُلزَم المسؤول الذي يتحكم في كشوف الرواتب ويمتنع عمدًا عن دفعها بدفعها شخصيًا (المادة 6672). والاختبارات والمهلة الخاصة بهذه الغرامة في تعويضات شركة S.
• ليست بديلًا عن الأجر: الترتيب الذي يسدّد النفقات بتخفيض أجور المالك يُعامل خطة غير محاسبية (المنشور 463)، ويجب أن تبقى الأجور معقولة: راجع راتب مالك شركة S.

يُسجَّل التعويض الذي يستوفي اختبارات الخطة المحاسبية تكلفة سفر للشركة مدعومة بسجل الأيام، لا توزيعًا. وما لا يستوفيها يُعدّ أجورًا.

ما النموذج 2290، ومن يقدّمه، ومتى يستحق؟

النموذج 2290 هو الإقرار الفيدرالي السنوي لضريبة استخدام الطرق السريعة للمركبات الثقيلة. ويقدّمه الشخص الذي سُجّلت الشاحنة باسمه، أو كان يجب تسجيلها باسمه، عند أول استخدام لها في سنة النموذج 2290 (من 1 يوليو إلى 30 يونيو) إذا بلغ وزنها الإجمالي الخاضع للضريبة 55,000 رطل أو أكثر. ويستحق في آخر يوم من الشهر الذي يلي الشهر الذي تُستخدم فيه الشاحنة لأول مرة على طريق عام (تعليمات النموذج 2290).

• الضريبة: من 100 دولار إلى 550 دولار في السنة بحسب الوزن، وتُحتسب بالتناسب الشهري إذا كان أول استخدام بعد يوليو (النموذج 2290؛ المادة 4481). والوزن الإجمالي الخاضع للضريبة هو وزن الشاحنة فارغة، مضافًا إليه المقطورات التي تُستخدم معها عادةً، مضافًا إليه أثقل حمولة تُنقل عادةً، وبما لا يقل عن أعلى وزن مُعلَن في تسجيل ولاية يُعلن وزنًا.
• موعد الاستحقاق: مرتبط بأول استخدام، لا بتاريخ تجديد التسجيل (مركز ضرائب النقل بالشاحنات). فالشاحنة التي تُستخدم لأول مرة في يوليو يُقدَّم إقرارها بحلول 31 أغسطس؛ وكل شهر لاحق يؤخر الموعد شهرًا، وتنقله عطلة نهاية الأسبوع أو العطلة الرسمية إلى يوم العمل التالي.
• التقديم: رقم EIN مطلوب؛ ولا يُقبل رقم الضمان الاجتماعي. والتقديم الإلكتروني إلزامي عند 25 مركبة أو أكثر. والـ LLC بمالك واحد التي هي كيان مُهمَل ضريبيًا تقدّم تحت رقم EIN الخاص بها.
• الشاحنات المؤجَّرة: إذا كانت الشاحنة مسجلة باسم المالك وشخص آخر، ومنه بموجب عقد إيجار، فالمالك هو المسؤول. وإذا كانت مسجلة باسم الناقل وحده فالشخص المسجلة باسمه هو الذي يقدّم الإقرار؛ وتحقق مما إذا كان عقد الإيجار ينقل التكلفة إليك بخصم محمَّل.
• الإثبات: Schedule 1 المختوم هو إثبات الدفع الذي تطلبه الولايات عند تسجيل الشاحنة (المنشور 510). احتفظ به.
• الاستخدام المنخفض والتغييرات: يمكن الإبلاغ عن شاحنة يُتوقع أن تقطع 5,000 ميل أو أقل في الفترة بوصفها معلَّقة. وإذا تجاوزت هذا الحد، أو ارتفع وزنها الإجمالي الخاضع للضريبة إلى فئة أعلى، فقدّم نموذج 2290 معدَّلًا بحلول آخر يوم من الشهر الذي يلي شهر التغيير. وتتوفر ائتمانات للشاحنة المباعة أو التالفة أو المسروقة؛ والمشتري الذي يسجّل شاحنة مستعملة يتبع قواعد المركبات المستعملة في التعليمات.

يضيف الإقرار المتأخر ⁦5%⁩ من الضريبة غير المدفوعة عن كل شهر أو جزء من شهر، حتى ⁦25%⁩، ويضيف التأخر في الدفع ⁦0.5%⁩ في الشهر؛ وتخفض غرامة الدفع غرامة التقديم عن كل شهر تنطبق فيه الغرامتان (المادة 6651). وتسري الفوائد على الضريبة غير المدفوعة. إذا فاتك النموذج 2290: قدّمه عن الشهر الذي استُخدمت فيه الشاحنة لأول مرة وادفع الضريبة. وإذا فرضت IRS غرامة وكنت ترى أن لديك سببًا معقولًا، فأرسل إليها خطابًا يشرح السبب؛ ولا ترفق الشرح بالإقرار. واحتفظ بسجلات كل شاحنة، مع رقم الهيكل (VIN) والتواريخ، 3 سنوات بعد استحقاق الضريبة أو دفعها، أيهما أبعد. وسجّل الضريبة مع التراخيص.

كيف أسجّل الشاحنة: أقساط القرض والفوائد وأصل القرض والإهلاك؟

قسّم كل قسط من القرض. الفائدة مصروف، وأصل القرض يخفض رصيد القرض، وتُسترد تكلفة الشاحنة عبر الإهلاك لا عبر الأقساط.

1. عند الشراء: سجّل الشاحنة أصلًا بتكلفتها والقرض التزامًا. وضريبة المبيعات في الولاية والمنطقة على شراء للنشاط جزء من تكلفة الشاحنة، وليست مصروف ضريبة (تعليمات Schedule C). والشاحنة الجديدة أو المقطورة أو الجرار الذي يتجاوز حدود الوزن في المادة 4051 تترتب عليه أيضًا ضريبة استهلاك فيدرالية على البيع بالتجزئة قدرها ⁦12%⁩ من السعر، يحصّلها البائع عند أول بيع بالتجزئة (المنشور 510). وهي داخلة في السعر الذي تدفعه، فهي جزء من التكلفة.
2. عن كل قسط: يبيّن كشف المُقرض الفائدة. سجّل هذا الجزء مصروف فائدة والباقي على القرض. أما الفائدة القابلة للخصم وحدودها ففي تسجيل قرض النشاط.
3. كل سنة: سجّل الإهلاك من تاريخ وضع الشاحنة في الخدمة. والطريقة وأي شطب في السنة الأولى في شطب المعدات في السنة الأولى.

إذا كانت الشاحنة تُستخدم شخصيًا أيضًا، فلا يُخصم إلا الجزء الخاص بالنشاط من تكاليفها. أما الشراء بصفة شخصية أو عبر شركة فيغيّر من يملك الأصل والقرض: راجع شراء مركبة عبر نشاطك.

هل أحتاج إلى حساب منفصل للنشاط، وما السجلات التي أحتفظ بها لنهاية السنة؟

توصي IRS النشاط الجديد بفتح حساب جارٍ للنشاط وإبقائه منفصلًا عن الحساب الشخصي (المنشور 583). وبالنسبة لصاحب الشاحنة، يتيح الحساب أيضًا ربط كل إيداع تسوية وكل مصروف وقود بكشف أو إيصال. وهل تفرض قاعدة ما وجود حساب، وما أثر خلط الأموال في الـ LLC؟ ذلك في دليل الحساب المصرفي للنشاط.

قبل إغلاق السنة، طابق ما يلي:

• كل كشف تسوية مع إيداعه، وأرصدة الضمان والسلف مع كشوف الناقل.
• مجموع كل نموذج 1099 استلمته (⁦1099-NEC⁩، و⁦1099-MISC⁩ إذا أبلغ الناقل عن إيجار الشاحنة منفصلًا) مع الإيراد المسجل.
• كشوف بطاقة الوقود مع الإيصالات، لكل شاحنة، والأميال والغالونات في إقرارات IFTA الأربعة مع الدفاتر.
• أيام الغياب مع بدل السفر المطالَب به.
• فوائد القرض مع الرقم الذي يقدمه المُقرض في نهاية السنة، ودفعة النموذج 2290 وSchedule 1 مع الضريبة المسجلة.

وبشأن البرامج، راجع تطبيقات مسك الدفاتر لـ Schedule C؛ وللمفاضلة بين مسك الدفاتر بنفسك والاستعانة بمختص، راجع مسك الدفاتر بنفسك أم توظيف مسؤول مسك دفاتر.

ماذا يتغير حين أترك عقد إيجار مع ناقل وأعمل بتصريح تشغيل خاص بي؟

العمل بتصريحك الخاص ينقل إليك التكاليف والإقرارات التي كان الناقل يتولاها، ويستبدل بكشف التسوية الواحد سلسلة من فواتير العملاء.

• التسجيل: لا يجوز لناقل مأجور تخضع عملية نقله للاختصاص الفيدرالي أن يقدّمها إلا إذا كان مسجلًا لدى الحكومة الفيدرالية (⁦49 U.S.C. 13901⁩)، ويتطلب التسجيل كفالة مودعة أو بوليصة تأمين أو ضمانًا آخر (⁦49 U.S.C. 13906⁩). وعند العمل بتصريحك الخاص، يكون التسجيل وضمانه عليك دفعهما وتسجيلهما.
• التأمين: يجب على الناقلين المأجورين للممتلكات غير الخطرة في مركبات وزنها 10,001 رطل أو أكثر في التجارة بين الولايات أن يحملوا تغطية مسؤولية عامة لا تقل عن 750,000 دولار (⁦49 CFR 387.9⁩). وعند العمل بتصريحك الخاص تكون البوليصة وقسطها عليك.
• التكاليف التي أسندها عقد الإيجار: كان على العقد أن يحدد من يدفع الوقود وضرائبه والتصاريح والرسوم واللوحات. أعد قراءته، ثم سجّل كل بند باسمك من أول حمولة.
• IFTA والنموذج 2290: افتح حساب IFTA لدى ولايتك الأساسية. وقدّم النموذج 2290 برقم EIN الخاص بك إذا كانت الشاحنة مسجلة باسمك، وقدّم طلب EIN قبل أول حمولة: تقول IRS إن الرقم الجديد يحتاج نحو أربعة أسابيع ليُعتمد في أنظمتها (مركز ضرائب النقل بالشاحنات).
• التسجيل الموحد للناقلين (Unified Carrier Registration): رسم سنوي للنقل بين الولايات يُحدَّد بعدد المركبات التي يملكها الناقل أو يشغّلها، ويُدفع إلى ولايته الأساسية (⁦49 U.S.C. 14504a⁩). والشاحنة المؤجَّرة بعقد طويل الأجل تُحسب للناقل، فكان الرسم على الناقل؛ والآن صار عليك. سجّله مع التراخيص.
• الإيراد: فواتير الوسطاء والشاحنين تحل محل كشوف التسوية. وقاعدة الدفع خلال 15 يومًا تغطي ما يدفعه الناقل للمؤجِّر، فشروط عملائك في عقودهم. تتبّع ما يدين به كل عميل. وإذا دفعت شركة تحويل فواتير (factoring) جزءًا من فاتورة مقدمًا، فسجّل رسومها مصروفًا مستقلًا وأي احتياطي تحتجزه مبلغًا مستحقًا لك؛ وهل السلفة بيع أم قرض فيتوقف على عقد التحويل.
• حساب الضمان (escrow): سجّل الإفراج عنه حين يصل؛ ومهلة الناقل البالغة 45 يومًا مذكورة أعلاه.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الأمريكي.

كشوف تسوية مع خصومات محمَّلة وحساب ضمان

يكسب سائق مالك مؤجِّر شاحنته لناقل 180,000 دولار من أجور الحمولات في السنة، قبل الخصومات المحمَّلة. ويحمّل الناقل عليه 14,000 دولار للتأمين والرسوم، ويحتجز 3,000 دولار في حساب ضمان. ومجموع الإيداعات 163,000 دولار. فتُظهر الدفاتر إيرادًا قدره 180,000 دولار، ومصروفات قدرها 14,000 دولار في حساباتها الخاصة، وأصلًا قدره 3,000 دولار للضمان.

بدل السفر اليومي لسائق عامل لحسابه الخاص ولشركة S

سائق عامل لحسابه الخاص في النقل بين الولايات، خاضع لقواعد ساعات الخدمة وله مقر ضريبي يسافر بعيدًا عنه، يغيب 200 يوم في السنة كلها داخل الولايات المتحدة القارية: 180 يومًا كاملًا و20 يوم مغادرة أو عودة. الأيام الكاملة هي 180 × ⁦$80⁩ = ⁦$14,400⁩. والأيام الجزئية 20 × ⁦$60⁩ (ثلاثة أرباع المعدل) = ⁦$1,200⁩. والمجموع ⁦$15,600⁩، ويُخصم منه ⁦80%⁩، أي ⁦$12,480⁩.

وإذا كان السائق نفسه يملك شركة S، فإن الشركة تعوّضه 15,600 دولار بموجب خطة محاسبية، مع تطبيق قاعدة ثلاثة الأرباع نفسها على الأيام الجزئية، وتخصم 12,480 دولار. ولا يكون للمالك عادةً خصم شخصي.

النموذج 2290 لشاحنة ثقيلة

شاحنة وزنها الإجمالي الخاضع للضريبة 80,000 رطل، مسجلة باسم المالك، تُستخدم لأول مرة على طريق عام في 2 يوليو. يستحق النموذج 2290 في 31 أغسطس، والضريبة 550 دولار، وSchedule 1 المختوم هو إثبات الدفع الذي تشترطه الولايات عادةً عند التسجيل. ولو استُخدمت لأول مرة في نوفمبر لكان الاستحقاق في 31 ديسمبر ولغطت الضريبة الأشهر المتبقية من الفترة فقط.

وضعك مختلف؟

• تترك عقد إيجار مع ناقل لتعمل بتصريح تشغيل خاص بك: للتسجيل والتأمين وضريبة الوقود والنموذج 2290 مواعيد وغرامات مستقلة، وبدل السفر يحتاج إلى سجل أيام من أول رحلة، والكيان الذي تختاره يحدد كيف تُدفع لك وما الذي تتتبعه من أول حمولة. راجع مساعدة مسك الدفاتر قبل أول حمولة.
• فاتك ربع من IFTA أو النموذج 2290: تتراكم الغرامات والفوائد، وقد يُعلَّق ترخيص IFTA أو يُلغى. ويبدأ استكمال المتأخرات بسجلات الوقود والأميال: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة مسك الدفاتر في الإقرارات الفائتة.
• لم تُسوَّ كشوف سنة كاملة: يجب أن تتفق سجلات التسوية والوقود والضمان قبل إعداد الإقرار. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة مسك الدفاتر في تسوية السنة.
• يقتطع الناقل قسط الشاحنة من كل كشف تسوية: العقد هو الذي يحدد أهو إيجار أم شراء، وتختلف باختلافه الأصول والفوائد والإهلاك. راجع مساعدة مسك الدفاتر في قسط الشاحنة.
• تدير شركة S أو تفكر في ذلك: يجب أن يعمل الأجر وبدل السفر والخطة المحاسبية معًا. راجع راتب مالك شركة S وتعويضات شركة S ومساعدة مسك الدفاتر لشركة S.
• ليس لك مقر رئيسي، أو تعيش في الشاحنة: يتوقف جواز خصم السفر على مقرك الضريبي، وهذا يحتاج إلى حكم مختص. راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• يقود زوجك أو زوجتك أو شريك معك أو يشاركك ملكية الشاحنة: من يملك النشاط قد يغيّر ما إذا كان يقدّم Schedule C واحدًا أو إقرار شراكة. راجع شركات LLC للزوجين والعائلة.
• تدفع لسائق آخر: كونه موظفًا أو مقاولًا يغيّر كشوف الرواتب والنماذج الضريبية والدفاتر. راجع مقاولون قد يكونون موظفين.
• تنقل بضائع إلى كندا: تغطي IFTA ضريبة استخدام الوقود في المقاطعات أيضًا، لكنها لا تحسم ضريبة الدخل ولا ضريبة المبيعات في أي من جانبي الحدود. راجع مساعدة الضرائب العابرة للحدود.
• تشتري الشاحنة أو تستبدلها: راجع شراء مركبة عبر نشاطك.
• ضاعت أوراق الرحلات أو إيصالات الوقود أو سجلات العداد: يجوز للولاية الأساسية تقدير الضريبة بسبب عدم كفاية السجلات. راجع إعادة بناء سجل الأميال للنهج نفسه المطبَّق على سيارة.