Ghi sổ xe tải cho owner-operator: per diem, IFTA, Form 2290

Ghi sổ kế toán cho công ty vận tải hoặc tài xế sở hữu xe tải (owner-operator) như thế nào?

Sổ sách xe tải gồm dữ liệu từ ngân hàng và thẻ cộng với bốn loại ghi chép mà ngân hàng không bao giờ cho thấy. Thiếu chúng, con số lợi nhuận không có căn cứ, còn các khoản khấu trừ thuế nhiên liệu và per diem không có hồ sơ nào chứng minh.

Hãy gom các giấy tờ này trước: mọi bảng quyết toán, hồ sơ nhiên liệu và phí cầu đường, số dặm theo tiểu bang, sao kê khoản vay mua xe, Schedule 1 đã đóng dấu nếu bạn đã nộp Form 2290 (nếu hãng vận tải đăng ký xe, hãy hỏi họ ai đã nộp thuế) và nhật ký những ngày đi xa nhà.

Hai điều kiện quyết định xe của bạn phải nộp những tờ khai nào:

Xe không đáp ứng điều kiện nào thì không phải nộp tờ khai nào. Bảng quyết toán, nhiên liệu, per diem và khoản vay mua xe vẫn được ghi sổ theo cùng một cách.

Trường hợp không đơn giản khi bạn rời hợp đồng thuê với hãng vận tải để chạy theo giấy phép của riêng mình, đã bỏ lỡ một quý IFTA hoặc Form 2290, có cả một năm bảng quyết toán chưa được đối chiếu, doanh nghiệp là S corporation, hoặc bạn không có cơ sở chính để đi từ đó. Mỗi trường hợp này làm thay đổi sổ sách hoặc kết quả thuế, không chỉ thủ tục giấy tờ: xem Trường hợp của bạn có khác không? ở cuối trang. Trang này nói về quy định liên bang và thỏa thuận IFTA; thuế thu nhập tiểu bang, các loại thuế đường bộ khác của tiểu bang, giấy phép và thuế bán hàng khi mua xe tải khác nhau theo từng tiểu bang. Về thuế thu nhập khi kinh doanh ở nhiều tiểu bang, xem thuế thu nhập doanh nghiệp ở các tiểu bang khác.

Tôi ghi sổ bảng quyết toán của hãng vận tải thế nào: tổng doanh thu, khoản trừ ngược, tiền ứng nhiên liệu và tiền ký quỹ?

Hãy ghi tổng tiền cước các chuyến hàng là doanh thu và nhập mỗi khoản trừ ngược (khoản hãng vận tải khấu trừ khỏi tiền công của bạn) trên một dòng riêng. Khoản tiền gửi vào ngân hàng chỉ là dòng cuối cùng của bảng quyết toán.

Nếu bạn thuê xe cho một hãng vận tải, quy tắc liên bang về hợp đồng thuê (49 CFR 376.12) yêu cầu hợp đồng thuê bằng văn bản liệt kê mọi khoản hãng được phép trừ ngược và cách tính từng khoản, đồng thời cung cấp cho bạn các tài liệu làm căn cứ cho khoản trừ. Hãng phải trả tiền trong vòng 15 ngày sau khi bạn nộp chứng từ giao hàng. Tổng nghĩa là tiền công của bạn trước khi trừ ngược: nếu bạn được trả theo phần trăm doanh thu của chuyến hàng, hợp đồng thuê phải nêu rằng hãng đưa cho bạn hóa đơn cước theo giá đã định tại hoặc trước thời điểm quyết toán, để bạn kiểm tra phần của mình. Hãy dùng hợp đồng thuê làm danh sách đối chiếu: khoản khấu trừ không có trong đó là câu hỏi cần đặt ra trước khi ghi sổ.

Hợp đồng thuê phải nêu tiền ký quỹ có thể dùng vào việc gì. Hãng vận tải phải thể hiện từng khoản cộng và khoản trừ trên bảng quyết toán hoặc trong bản kê hằng tháng, trả lãi ít nhất mỗi quý, và hoàn lại số dư trong vòng 45 ngày sau khi hợp đồng thuê kết thúc. Tiền ký quỹ bị giữ lại có phải là thu nhập chịu thuế trong năm bị giữ hay không tùy vào điều khoản hợp đồng thuê và phương pháp kế toán của bạn; dù thế nào, hãy ghi nó là một khoản số dư và để người chuẩn bị thuế quyết định thời điểm tính thuế.

Nếu bạn được trả với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ, hãng vận tải có thể gửi Form 1099-NEC, kèm Form 1099-MISC nếu hãng khai riêng tiền thuê xe tải tách khỏi tiền công lái xe (hướng dẫn Form 1099), và tổng số trên các biểu mẫu có thể khác số tiền gửi vào ngân hàng của bạn. Hãy đối chiếu cả hai với các bảng quyết toán. Hướng dẫn Schedule C nói phải đính kèm bản giải trình khi tổng ở box 1 lớn hơn tổng doanh thu đã khai. Khoản trả cho một công ty, kể cả LLC chịu thuế như S corporation, nhìn chung không được khai trên Form 1099-NEC (hướng dẫn Form 1099), nên với S corporation, các bảng quyết toán có thể là hồ sơ duy nhất. Doanh thu ghi theo số ròng sau khi trừ ngược cũng che mất các chi phí thực.

Nhiên liệu, phí thuê xe, bảo hiểm, phí cầu đường, trạm cân, giấy phép và lốp xe ghi vào sổ thế nào?

Hãy ghi từng khoản chi vào tài khoản riêng, theo từng xe, để cùng các bút toán đó phục vụ Schedule C, tờ khai IFTA và hồ sơ Form 2290. Hợp đồng thuê phải nêu ai trả nhiên liệu, thuế nhiên liệu, giấy phép, phí cầu đường, phí phà, phí chờ, biển số và giấy phép lái (49 CFR 376.12); chỉ ghi khoản bạn thực trả.

Tôi theo dõi nhiên liệu và số dặm theo tiểu bang cho IFTA như thế nào, và tờ khai đến hạn khi nào?

Xe cơ giới đủ điều kiện (qualified motor vehicle) chạy ở từ hai khu vực thành viên IFTA trở lên cần có giấy phép IFTA từ khu vực pháp lý gốc (base jurisdiction, tức tiểu bang hoặc tỉnh bang thành viên nơi xe đăng ký, nơi điều hành hoạt động của xe và nơi xe chạy một phần quãng đường) và một tờ khai đến hạn ngày cuối cùng của tháng sau mỗi quý dương lịch. Xe cơ giới đủ điều kiện có hai trục với tổng trọng lượng hoặc tổng trọng lượng đăng ký trên 26.000 pound, hoặc có ba trục trở lên ở bất kỳ trọng lượng nào, hoặc là một phần của tổ hợp xe vượt mức trọng lượng đó. Các thành viên là 48 tiểu bang liền kề và 10 tỉnh bang của Canada; chuyến đi thỉnh thoảng có thể dùng giấy phép theo chuyến thay thế (IFTA, Inc.).

Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ sẽ chuyển sang ngày làm việc kế tiếp, và vẫn phải nộp tờ khai ngay cả khi xe không chạy (Điều khoản Thỏa thuận). Trang web của khu vực pháp lý gốc liệt kê các cách nộp tờ khai.

Nếu bạn thuê xe cho một hãng vận tải, hãy kiểm tra ai là người nộp. Với hợp đồng thuê từ 30 ngày trở lên, bạn và hãng vận tải có thể thỏa thuận bằng văn bản ai khai và nộp thuế nhiên liệu; nếu hợp đồng thuê không nói gì, hãng vận tải nộp. Với hợp đồng thuê từ 29 ngày trở xuống, chủ sở hữu xe nộp (Điều khoản Thỏa thuận R530). Khi hãng vận tải nộp, bạn vẫn giữ biên lai nhiên liệu và hồ sơ chuyến đi cho hãng, và đối chiếu các khoản trừ ngược thuế nhiên liệu của hãng với hồ sơ đó.

Hãy giữ các hồ sơ sau cho từng xe và từng quý (Sổ tay Thủ tục):

• Quãng đường: ngày của chuyến đi, điểm đi và điểm đến, lộ trình, số đồng hồ đo quãng đường lúc bắt đầu và kết thúc, tổng quãng đường, quãng đường ở từng khu vực pháp lý và số hiệu xe. Hồ sơ từ hệ thống theo dõi phải có sẵn dưới dạng bảng tính hoặc tệp phân tách; tệp PDF hoặc hình ảnh xuất ra không được chấp nhận.
• Nhiên liệu: biên lai, hóa đơn hoặc bảng kê thẻ ghi ngày, tên và địa chỉ bên bán, số lượng, loại nhiên liệu, giá, xe được đổ nhiên liệu và người mua. Thiếu hồ sơ này thì không có tín thuế đã nộp cho lần mua đó.
• Tóm tắt: bản tóm tắt hằng tháng về quãng đường và nhiên liệu cho từng xe, tổng cộng và theo từng khu vực pháp lý. Có thể cần đến khi bị kiểm tra, và khu vực pháp lý gốc có quyền yêu cầu.

Hãy ghi nhiên liệu theo toàn bộ chi phí cho từng xe. Khoản nộp IFTA là thuế nhiên liệu, nên thuộc chi phí nhiên liệu, và khoản hoàn thuế làm giảm chi phí đó. Hãy giữ hồ sơ trong bốn năm sau hạn nộp hoặc ngày nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn.

Nếu khu vực pháp lý gốc thấy hồ sơ không đạt yêu cầu, họ giảm mức tiêu hao nhiên liệu đã khai xuống 4,00 dặm mỗi gallon hoặc giảm đi 20%, làm tăng thuế. Tờ khai nộp trễ, bị thiếu hoặc nộp thiếu thuế có thể bị phạt $50 hoặc 10% số thuế chưa nộp, tùy mức nào lớn hơn, cộng tiền lãi, và giấy phép có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi. Luật riêng của khu vực pháp lý gốc có thể thêm các hình phạt khác. Tiền phạt theo Thỏa thuận có thể được miễn nếu có lý do chính đáng. IFTA chỉ áp dụng cho thuế sử dụng nhiên liệu động cơ; khu vực pháp lý gốc sẽ cho bạn biết còn gì khác áp dụng.

Nếu bạn bỏ lỡ một quý: hãy dựng lại số dặm theo tiểu bang và số gallon từ sao kê thẻ nhiên liệu, biên lai và hồ sơ chuyến đi, rồi nộp tờ khai trễ cho khu vực pháp lý gốc. Nếu hồ sơ đã mất, cuộc kiểm tra có thể dẫn đến mức ấn định 4,00 dặm mỗi gallon nêu trên.

Tài xế sở hữu xe tải có được khấu trừ per diem không, và có gì thay đổi nếu tôi điều hành một S corporation?

Tài xế tự kinh doanh có thể được khấu trừ tiền ăn cho những ngày đi xa nhà theo mức cố định mỗi ngày: $80 trong lục địa Hoa Kỳ và $86 ngoài lục địa. Với tài xế thuộc quy định giờ làm việc của liên bang (hours-of-service, giới hạn thời gian lái xe của Bộ Giao thông Vận tải), 80% số tiền đó được khấu trừ. Chủ sở hữu S corporation nhìn chung không thể khấu trừ khoản này trên tờ khai cá nhân; khoản khấu trừ đi qua chương trình hoàn chi của công ty. IRS công bố lại mức này mỗi mùa thu trong thông báo per diem đặc biệt hằng năm; hãy đọc thông báo hiện hành trước khi đặt mức.

Owner-operator tự kinh doanh

Chủ doanh nghiệp một chủ, và LLC một thành viên chịu thuế như doanh nghiệp một chủ, khấu trừ per diem trên Schedule C.

• Ai đủ điều kiện: công việc trực tiếp liên quan đến vận chuyển hàng bằng xe tải và thường xuyên phải đi xa nhà, với các điểm dừng trong một chuyến ở những nơi có mức tiền ăn liên bang khác nhau (Revenue Procedure 2019-48).
• Đi xa nhà: công việc phải đưa bạn rời nơi làm việc chính theo thuế (tax home) lâu hơn đáng kể so với một ngày làm việc bình thường, và bạn phải cần ngủ hoặc nghỉ ngơi. Tài xế về trong ngày chỉ nghỉ ngắn để ăn thì không tính là đi xa nhà (Publication 463).
• Tax home (nơi làm việc chính theo thuế): nơi kinh doanh thường xuyên hoặc chính của bạn, bất kể gia đình sống ở đâu. Tài xế đóng ở một bến bãi có thể coi khu vực của bến bãi là tax home, và khi đó tiền ăn và chỗ ở ở đó không phải chi phí đi lại. Nếu công việc không có nơi thường xuyên hoặc chính, nhà của bạn có thể là tax home. Ba yếu tố quyết định: bạn thực hiện một phần công việc kinh doanh trong khu vực đó và lưu trú ở đó, bạn có chi phí sinh hoạt ở đó bị trùng lặp khi đi xa, và bạn chưa từ bỏ khu vực đó (gia đình sống ở đó, hoặc bạn thường ở lại đó). Đáp ứng cả ba thì đó là tax home của bạn, đáp ứng hai thì tùy vào sự việc, và chỉ đáp ứng một thì bạn là người di chuyển liên tục (itinerant), không được khấu trừ chi phí đi lại (Publication 463). Tài xế sống trong xe có tax home hay không tùy vào các yếu tố này.
• Số tiền: mức cố định mỗi ngày cho mỗi ngày đi xa, với ngày đầu và ngày cuối của chuyến đi tính ở mức ba phần tư của mức đó. Mức này chỉ bao gồm tiền ăn và chi phí phát sinh nhỏ; tiền khách sạn được khấu trừ theo chi phí thực. Hãy dùng mức dành cho ngành vận tải cho cả năm dương lịch, và đừng khấu trừ thêm tiền ăn thực tế cho cùng những ngày đó.
• Tỷ lệ khấu trừ: 80% đối với tài xế xe tải liên bang thuộc quy định giờ làm việc của Bộ Giao thông Vận tải (section 274(n)(3); hướng dẫn Schedule C). Tài xế không thuộc các quy định đó nên xác nhận tỷ lệ nào áp dụng. Hầu hết các bữa ăn kinh doanh khác bị giới hạn ở 50%: xem hướng dẫn về khoản khấu trừ tiền ăn kinh doanh.
• Chứng từ: nhật ký ghi giờ, địa điểm và mục đích kinh doanh của từng ngày. Mức cố định thay cho biên lai tiền ăn, nhưng không thay cho nhật ký. Khoản này được ghi ở dòng tiền ăn được khấu trừ của Schedule C.

Chủ sở hữu S corporation

Cán bộ điều hành của S corporation làm nhiều hơn các dịch vụ nhỏ là nhân viên, và tiền trả cho các dịch vụ đó là tiền lương (IRS). Nhân viên nhìn chung không thể khấu trừ chi phí đi lại chưa được hoàn trên tờ khai cá nhân, vì không có khoản khấu trừ theo từng khoản linh tinh nào được phép cho các năm thuế sau 2017 (section 67(h); Publication 463). Vì vậy khoản khấu trừ đi qua công ty, và bị giới hạn bởi cùng quy tắc: 80% đối với tài xế thuộc quy định giờ làm việc.

• Chương trình hoàn chi có kiểm soát (accountable plan): công ty hoàn chi tiền ăn khi đi công tác theo một chương trình có liên hệ với hoạt động kinh doanh, có hồ sơ của từng chuyến đi, và hoàn trả mọi khoản dư. Chương trình không đáp ứng một trong các điều kiện này khiến các khoản trả trở thành tiền lương chịu thuế (Publication 463). Khi đó công ty phải khấu trừ và nộp thuế lương, và cán bộ điều hành kiểm soát bảng lương mà cố ý không nộp có thể phải tự chịu khoản thuế đó (section 6672). Các điều kiện và thời hạn của mức phạt đó nằm trong hoàn chi cho chủ sở hữu S corporation.
• Không thay cho tiền lương: thỏa thuận hoàn chi bằng cách giảm tiền lương của chủ sở hữu được coi là chương trình hoàn chi không kiểm soát (nonaccountable plan) (Publication 463), và tiền lương vẫn phải hợp lý: xem tiền lương của chủ sở hữu S corporation.

Khoản hoàn chi đáp ứng các điều kiện của chương trình hoàn chi có kiểm soát được ghi là chi phí đi lại của công ty, có nhật ký ngày làm căn cứ, không phải khoản phân phối. Khoản không đáp ứng là tiền lương.

Form 2290 là gì, ai nộp, và hạn nộp khi nào?

Form 2290 là tờ khai thuế sử dụng đường cao tốc liên bang hằng năm đối với xe hạng nặng. Người đứng tên đăng ký xe tải, hoặc người bắt buộc phải đăng ký, vào lần sử dụng đầu tiên trong năm Form 2290 (từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 30 tháng 6) nộp tờ khai này khi tổng trọng lượng chịu thuế của xe từ 55.000 pound trở lên. Hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng sau tháng xe được dùng lần đầu trên đường công cộng (hướng dẫn Form 2290).

• Thuế: từ $100 đến $550 mỗi năm tùy theo trọng lượng, tính theo tháng khi lần sử dụng đầu tiên sau tháng 7 (Form 2290; section 4481). Tổng trọng lượng chịu thuế là trọng lượng không tải của xe, cộng các rơ-moóc thường dùng kèm theo, cộng tải trọng nặng nhất thường chở, và không thấp hơn mức trọng lượng cao nhất khai trong đăng ký của tiểu bang nếu đăng ký đó có khai.
• Hạn nộp: gắn với lần sử dụng đầu tiên, không gắn với ngày gia hạn đăng ký (trung tâm thuế ngành vận tải đường bộ). Xe dùng lần đầu vào tháng 7 phải nộp chậm nhất vào ngày 31 tháng 8; mỗi tháng sau đó dời hạn thêm một tháng, và hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ sẽ chuyển sang ngày làm việc kế tiếp.
• Cách nộp: bắt buộc có EIN; Số An sinh Xã hội không được chấp nhận. Bắt buộc nộp điện tử khi nộp từ 25 phương tiện trở lên. LLC một chủ sở hữu là pháp nhân bị bỏ qua về thuế nộp theo EIN riêng của LLC.
• Xe thuê: nếu xe đăng ký tên cả chủ sở hữu và một người khác, kể cả theo hợp đồng thuê, thì chủ sở hữu chịu trách nhiệm. Nếu xe chỉ đăng ký tên hãng vận tải, người đứng tên đăng ký sẽ nộp; hãy kiểm tra xem hợp đồng thuê có chuyển chi phí cho bạn bằng khoản trừ ngược không.
• Chứng từ: Schedule 1 đã đóng dấu là bằng chứng thanh toán mà các tiểu bang yêu cầu khi đăng ký xe (Publication 510). Hãy giữ lại.
• Xe chạy ít và thay đổi: xe dự kiến chạy 5.000 dặm hoặc ít hơn trong kỳ có thể được khai là tạm đình chỉ. Nếu vượt giới hạn đó, hoặc tổng trọng lượng chịu thuế tăng lên nhóm cao hơn, hãy nộp Form 2290 điều chỉnh chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng sau tháng có thay đổi. Có tín thuế cho xe bị bán, bị phá hủy hoặc bị đánh cắp; người mua đăng ký xe đã qua sử dụng thì theo quy tắc cho xe đã qua sử dụng trong hướng dẫn.

Tờ khai nộp trễ bị cộng 5% số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần của tháng, tối đa 25%, và nộp tiền trễ bị cộng 0,5% mỗi tháng; tiền phạt nộp trễ làm giảm tiền phạt khai trễ trong tháng nào cả hai cùng áp dụng (section 6651). Tiền lãi tính trên số thuế chưa nộp. Nếu bạn bỏ lỡ Form 2290: hãy nộp cho tháng xe được dùng lần đầu và nộp thuế. Nếu IRS ấn định tiền phạt và bạn cho rằng mình có lý do chính đáng, hãy gửi thư giải thích; đừng đính kèm giải trình vào tờ khai. Hãy giữ hồ sơ của từng xe, kèm số VIN và ngày tháng, trong 3 năm sau hạn nộp hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào muộn hơn. Hãy ghi khoản thuế này cùng với giấy phép.

Tôi ghi sổ chiếc xe thế nào: tiền trả khoản vay, tiền lãi, tiền gốc và khấu hao?

Hãy tách mỗi khoản trả nợ vay. Tiền lãi là chi phí, tiền gốc làm giảm số dư khoản vay, và giá trị chiếc xe được thu hồi qua khấu hao, không qua các khoản trả.

1. Khi mua: ghi chiếc xe là tài sản theo giá mua và khoản vay là nợ phải trả. Thuế bán hàng của tiểu bang và địa phương khi mua cho doanh nghiệp là một phần giá trị chiếc xe, không phải chi phí thuế (hướng dẫn Schedule C). Xe tải, rơ-moóc hoặc đầu kéo mới vượt giới hạn trọng lượng trong section 4051 còn chịu thuế tiêu thụ đặc biệt bán lẻ liên bang là 12% giá bán, do bên bán thu ở lần bán lẻ đầu tiên (Publication 510). Khoản này nằm trong giá bạn trả, nên là một phần giá trị chiếc xe.
2. Mỗi lần trả: sao kê của bên cho vay cho thấy tiền lãi. Hãy ghi phần đó là chi phí lãi vay và phần còn lại trừ vào khoản vay. Khoản lãi nào được khấu trừ và các giới hạn nằm trong ghi sổ khoản vay kinh doanh.
3. Mỗi năm: ghi khấu hao tính từ ngày xe được đưa vào sử dụng. Phương pháp và mọi khoản xóa chi phí năm đầu nằm trong khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.

Nếu xe cũng được dùng cho mục đích cá nhân, chỉ phần chi phí cho kinh doanh được khấu trừ. Mua xe bằng tên cá nhân hay qua một công ty làm thay đổi ai sở hữu tài sản và khoản vay: xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn.

Tôi có cần tài khoản doanh nghiệp riêng không, và cuối năm cần giữ những hồ sơ nào?

IRS khuyên doanh nghiệp mới mở tài khoản séc kinh doanh và tách riêng khỏi tài khoản cá nhân (Publication 583). Với tài xế xe tải, tài khoản riêng còn giúp truy từng khoản tiền quyết toán gửi vào và từng khoản đổ nhiên liệu về sao kê hoặc biên lai. Có quy định nào bắt buộc phải có tài khoản đó không, và việc trộn lẫn tiền ảnh hưởng thế nào đến LLC, nằm trong hướng dẫn về tài khoản ngân hàng kinh doanh.

Trước khi chốt năm, hãy đối chiếu các mục sau:

• Từng bảng quyết toán với khoản tiền gửi tương ứng, và số dư tiền ký quỹ và tiền ứng với sao kê của hãng vận tải.
• Tổng mọi Form 1099 bạn nhận được (1099-NEC, và 1099-MISC nếu hãng vận tải khai riêng tiền thuê xe tải) với doanh thu đã ghi sổ.
• Sao kê thẻ nhiên liệu với biên lai, theo từng xe, và số dặm cùng số gallon trên bốn tờ khai IFTA với sổ sách.
• Số ngày đi xa với per diem đã khai.
• Tiền lãi vay với số liệu cuối năm của bên cho vay, và khoản nộp Form 2290 cùng Schedule 1 với khoản thuế đã ghi sổ.

Về phần mềm, xem ứng dụng kế toán cho Schedule C; để chọn giữa tự ghi sổ và thuê người hỗ trợ, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Có gì thay đổi khi tôi rời hợp đồng thuê với hãng vận tải và chạy theo giấy phép của riêng mình?

Chạy theo giấy phép của riêng mình chuyển sang bạn các chi phí và thủ tục mà hãng vận tải từng lo, và thay một bảng quyết toán bằng một loạt hóa đơn gửi khách hàng.

• Đăng ký: hãng vận tải cho thuê có hoạt động vận chuyển thuộc thẩm quyền liên bang chỉ được cung cấp dịch vụ nếu đã đăng ký với chính phủ liên bang (49 U.S.C. 13901), và việc đăng ký yêu cầu có bảo lãnh, hợp đồng bảo hiểm hoặc bảo đảm khác đã nộp (49 U.S.C. 13906). Khi chạy theo giấy phép riêng, bạn tự trả và ghi sổ khoản đăng ký và bảo đảm của mình.
• Bảo hiểm: hãng vận tải cho thuê chở hàng không nguy hiểm bằng xe từ 10.001 pound trở lên trong thương mại giữa các tiểu bang phải có bảo hiểm trách nhiệm công cộng ít nhất $750.000 (49 CFR 387.9). Khi chạy theo giấy phép riêng, hợp đồng bảo hiểm và phí bảo hiểm là của bạn.
• Chi phí hợp đồng thuê đã giao cho bên nào: hợp đồng thuê phải nêu ai trả nhiên liệu, thuế nhiên liệu, giấy phép, phí cầu đường và biển số. Hãy đọc lại, rồi ghi từng khoản dưới tên bạn từ chuyến hàng đầu tiên.
• IFTA và Form 2290: hãy mở tài khoản IFTA với khu vực pháp lý gốc của bạn. Hãy nộp Form 2290 theo EIN của chính bạn nếu xe đăng ký tên bạn, và xin EIN trước chuyến hàng đầu tiên: IRS cho biết EIN mới mất khoảng bốn tuần để được thiết lập trong hệ thống (trung tâm thuế ngành vận tải đường bộ).
• Đăng ký Hãng vận tải Thống nhất (Unified Carrier Registration): lệ phí liên tiểu bang hằng năm, tính theo số xe hãng vận tải sở hữu hoặc điều hành, nộp cho tiểu bang gốc của hãng (49 U.S.C. 14504a). Xe theo hợp đồng thuê dài hạn được tính là xe của hãng vận tải, nên trước đây lệ phí là của hãng; giờ là của bạn. Hãy ghi lệ phí này cùng với giấy phép.
• Doanh thu: hóa đơn gửi môi giới và chủ hàng thay cho bảng quyết toán. Quy tắc trả tiền trong 15 ngày chỉ áp dụng cho tiền hãng vận tải trả bên cho thuê xe, nên điều khoản của khách hàng nằm trong hợp đồng của họ. Hãy theo dõi mỗi khách hàng còn nợ bao nhiêu. Nếu một công ty bao thanh toán (factoring) ứng trước một phần hóa đơn, hãy ghi phí của họ là một chi phí riêng và khoản dự trữ họ giữ là số tiền họ còn nợ bạn; khoản ứng trước là bán hay vay tùy vào hợp đồng bao thanh toán.
• Tiền ký quỹ: hãy ghi khoản hoàn lại khi nhận được; thời hạn 45 ngày của hãng vận tải đã nêu ở trên.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Bảng quyết toán có khoản trừ ngược và tiền ký quỹ

Một owner-operator thuê xe cho hãng vận tải kiếm được $180.000 tiền công theo chuyến hàng trong một năm, trước khi trừ ngược. Hãng vận tải trừ ngược $14.000 cho bảo hiểm và lệ phí, và giữ $3.000 tiền ký quỹ. Tổng tiền gửi vào là $163.000. Sổ sách cho thấy doanh thu $180.000, chi phí $14.000 trong các tài khoản riêng, và tài sản $3.000 cho khoản ký quỹ.

Per diem cho tài xế tự kinh doanh và cho S corporation

Một tài xế tự kinh doanh chạy liên bang, thuộc quy định giờ làm việc và có tax home để đi xa, đi xa 200 ngày trong năm, tất cả trong lục địa Hoa Kỳ: 180 ngày đầy đủ và 20 ngày khởi hành hoặc quay về. Các ngày đầy đủ là 180 × $80 = $14.400. Các ngày một phần là 20 × $60 (ba phần tư của mức) = $1.200. Tổng cộng là $15.600, và 80% số đó, $12.480, được khấu trừ.

Nếu cùng tài xế đó sở hữu một S corporation, công ty hoàn chi $15.600 theo chương trình hoàn chi có kiểm soát, dùng cùng quy tắc ba phần tư cho các ngày một phần, và khấu trừ $12.480. Chủ sở hữu nhìn chung không có khoản khấu trừ cá nhân.

Form 2290 cho xe tải hạng nặng

Một chiếc xe tải có tổng trọng lượng chịu thuế 80.000 pound, đăng ký tên chủ sở hữu, được dùng lần đầu trên đường công cộng vào ngày 2 tháng 7. Form 2290 đến hạn ngày 31 tháng 8, thuế là $550, và Schedule 1 đã đóng dấu là bằng chứng thanh toán mà các tiểu bang nhìn chung yêu cầu khi đăng ký. Nếu xe được dùng lần đầu vào tháng 11, hạn nộp sẽ là ngày 31 tháng 12 và thuế chỉ tính cho các tháng còn lại của kỳ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn rời hợp đồng thuê với hãng vận tải để chạy theo giấy phép của riêng mình: đăng ký, bảo hiểm, thuế nhiên liệu và Form 2290 mỗi loại có hạn chót và mức phạt riêng, per diem cần nhật ký ngày từ chuyến đầu tiên, và loại hình doanh nghiệp bạn chọn quyết định cách bạn được trả và những gì bạn theo dõi từ chuyến hàng đầu tiên. Xem hỗ trợ ghi sổ trước chuyến hàng đầu tiên.
• Bạn đã bỏ lỡ một quý IFTA hoặc một Form 2290: tiền phạt và tiền lãi tăng dần, và giấy phép IFTA có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi. Việc bù lại bắt đầu từ hồ sơ nhiên liệu và số dặm: xem làm lại sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ cho các tờ khai bị bỏ lỡ.
• Có cả một năm bảng quyết toán chưa được đối chiếu: hồ sơ bảng quyết toán, nhiên liệu và tiền ký quỹ phải khớp nhau trước khi chuẩn bị tờ khai. Xem làm lại sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ để đối chiếu cả năm.
• Hãng vận tải trừ tiền trả cho xe từ mỗi bảng quyết toán: hợp đồng quyết định đó là tiền thuê hay mua xe, và tài sản, tiền lãi và khấu hao sẽ khác nhau. Xem hỗ trợ ghi sổ cho khoản trả tiền xe.
• Bạn đang điều hành hoặc cân nhắc lập một S corporation: tiền lương, per diem và chương trình hoàn chi có kiểm soát phải phối hợp với nhau. Xem tiền lương của chủ sở hữu S corporation, hoàn chi cho chủ sở hữu S corporation và hỗ trợ ghi sổ cho S corporation.
• Bạn không có cơ sở chính, hoặc bạn sống trong xe: chi phí đi lại có được khấu trừ hay không tùy vào tax home của bạn, cần chuyên gia đánh giá. Xem hỗ trợ ghi sổ.
• Vợ/chồng hoặc đối tác lái xe cùng bạn hoặc đồng sở hữu xe: ai sở hữu doanh nghiệp có thể thay đổi việc nộp một Schedule C hay nộp như hợp danh. Xem LLC của vợ chồng và gia đình.
• Bạn trả tiền cho một tài xế khác: nhân viên hay nhà thầu làm thay đổi bảng lương, biểu mẫu thuế và sổ sách. Xem nhà thầu có thể là nhân viên.
• Bạn chở hàng vào Canada: IFTA cũng bao gồm thuế sử dụng nhiên liệu ở các tỉnh bang, nhưng không giải quyết thuế thu nhập hay thuế bán hàng ở cả hai phía biên giới. Xem hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn đang mua hoặc thay xe: xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn.
• Phiếu hành trình, biên lai nhiên liệu hoặc hồ sơ đồng hồ quãng đường của bạn bị mất: khu vực pháp lý gốc có thể ấn định thuế dựa trên hồ sơ không đạt yêu cầu. Xem dựng lại nhật ký số dặm để biết cách làm tương tự áp dụng cho xe hơi.