ट्रकिंग बहीखाता: ओनर-ऑपरेटर, Per Diem, IFTA, Form 2290

ट्रकिंग कंपनी या ओनर-ऑपरेटर का बहीखाता कैसे रखें?

ट्रकिंग का बहीखाता बैंक और कार्ड फ़ीड के साथ चार ऐसे रिकॉर्ड हैं जो बैंक कभी नहीं दिखाता। इनके बिना मुनाफ़े का आँकड़ा बिना आधार का रहता है, और ईंधन कर व per diem के दावों के पीछे कोई रिकॉर्ड नहीं होता।

पहले ये इकट्ठा करें: हर सेटलमेंट विवरण, ईंधन और टोल के रिकॉर्ड, राज्यवार मील, ट्रक के ऋण का विवरण, मुहर लगी Schedule 1 अगर आपने Form 2290 फ़ाइल किया (अगर ट्रक कैरियर ने पंजीकृत कराया, तो उससे पूछें कि कर किसने चुकाया) और घर से बाहर के दिनों का लॉग।

दो शर्तें तय करती हैं कि आपके ट्रक पर कौन-से रिटर्न लागू होते हैं:

जो ट्रक दोनों शर्तों में से कोई पूरी नहीं करता, वह कोई रिटर्न फ़ाइल नहीं करता। सेटलमेंट, ईंधन, per diem और ट्रक का ऋण उसी तरह दर्ज होते हैं।

मामला आसान नहीं है जब आप कैरियर की लीज़ छोड़कर अपना ऑपरेटिंग अधिकार चला रहे हों, IFTA की कोई तिमाही या Form 2290 छूट गया हो, एक साल के सेटलमेंट का कभी मिलान नहीं हुआ हो, व्यवसाय S corporation हो, या यात्रा शुरू करने के लिए आपका कोई बेस न हो। इनमें से हर बात बहीखाते या कर के नतीजे को बदलती है, सिर्फ़ कागज़ी काम को नहीं: अंत में आपके मामले में फ़र्क है? देखें। यह पृष्ठ संघीय नियमों और IFTA समझौते को कवर करता है; राज्य का आयकर, राज्यों के दूसरे सड़क कर, परमिट और ट्रक खरीद पर बिक्री कर हर राज्य में अलग हैं। कई राज्यों में आयकर के लिए देखें दूसरे राज्यों में व्यावसायिक आयकर।

कैरियर सेटलमेंट कैसे दर्ज करूँ: सकल राजस्व, चार्जबैक, ईंधन अग्रिम और एस्क्रो?

सकल लोड को राजस्व के रूप में दर्ज करें और हर चार्जबैक (वह रकम जो कैरियर आपके भुगतान से काटता है) को उसकी अपनी लाइन पर। बैंक में आई रकम सेटलमेंट विवरण की सिर्फ़ आखिरी लाइन है।

अगर आप किसी कैरियर के साथ लीज़ पर हैं, तो संघीय लीज़ नियम (49 CFR 376.12) के अनुसार लिखित लीज़ में उन सभी मदों की सूची होनी चाहिए जो कैरियर चार्जबैक कर सकता है और हर मद की गणना कैसे होती है, और कटौती के पीछे के दस्तावेज़ आपको देने होंगे। डिलीवरी के दस्तावेज़ जमा करने के 15 दिन के भीतर भुगतान देय है। सकल का मतलब चार्जबैक से पहले आपका भुगतान है: अगर आपको लोड के राजस्व का प्रतिशत मिलता है, तो लीज़ में लिखा होना चाहिए कि कैरियर सेटलमेंट के समय या उससे पहले आपको रेटेड फ्रेट बिल देगा, ताकि आप अपना हिस्सा जाँच सकें। लीज़ को चेकलिस्ट की तरह इस्तेमाल करें: जो कटौती उसमें नहीं है, उसे दर्ज करने से पहले सवाल पूछें।

लीज़ में लिखा होना चाहिए कि एस्क्रो की रकम किन खर्चों पर लगाई जा सकती है। कैरियर को सेटलमेंट शीट या मासिक हिसाब में हर जोड़ और कटौती दिखानी होगी, कम से कम हर तिमाही ब्याज देना होगा, और लीज़ खत्म होने के 45 दिन के भीतर शेष लौटाना होगा। रोकी गई एस्क्रो रकम रोके जाने वाले वर्ष में कर योग्य आय है या नहीं, यह लीज़ की शर्तों और आपकी लेखा पद्धति पर निर्भर है; दोनों स्थितियों में इसे शेष के रूप में दर्ज करें और कर का समय कर तैयारकर्ता को तय करने दें।

अगर आपको एकल स्वामी के रूप में भुगतान मिलता है, तो कैरियर Form 1099-NEC भेज सकता है, और अगर वह ट्रक का किराया आपकी ड्राइविंग के भुगतान से अलग दिखाता है तो Form 1099-MISC भी (1099 के निर्देश), और इनके कुल आपकी बैंक जमा से अलग हो सकते हैं। दोनों को सेटलमेंट से मिलाएँ। Schedule C के निर्देश कहते हैं कि अगर box 1 का कुल बताई गई सकल प्राप्तियों से ज़्यादा है, तो एक विवरण लगाएँ। कंपनी को किए गए भुगतान, जिनमें S corporation के रूप में कर वाली LLC शामिल है, आमतौर पर Form 1099-NEC पर नहीं बताए जाते (1099 के निर्देश), इसलिए S corporation के लिए सेटलमेंट ही अकेला रिकॉर्ड हो सकता है। चार्जबैक घटाकर दर्ज किया गया राजस्व असली खर्च भी छिपा देता है।

ईंधन, लीज़ शुल्क, बीमा, टोल, स्केल, परमिट और टायर बहीखाते में कैसे दर्ज करें?

हर खर्च को उसके अपने खाते में, ट्रक के अनुसार दर्ज करें, ताकि वही प्रविष्टियाँ Schedule C, IFTA रिटर्न और Form 2290 फ़ाइल, तीनों का आधार बनें। लीज़ में लिखा होना चाहिए कि ईंधन, ईंधन कर, परमिट, टोल, फ़ेरी, डिटेंशन, बेस प्लेट और लाइसेंस का भुगतान कौन करेगा (49 CFR 376.12); सिर्फ़ वही दर्ज करें जो आप चुकाते हैं।

IFTA के लिए राज्यवार ईंधन और मील का हिसाब कैसे रखूँ, और रिटर्न कब देय है?

जो योग्य मोटर वाहन दो या ज़्यादा IFTA सदस्य क्षेत्राधिकारों में चलता है, उसे अपने बेस क्षेत्राधिकार (वह सदस्य राज्य या प्रांत जहाँ ट्रक पंजीकृत है, जहाँ से उसका संचालन नियंत्रित होता है और जहाँ वह कुछ यात्रा करता है) से IFTA लाइसेंस चाहिए, और रिटर्न हर कैलेंडर तिमाही के बाद वाले महीने का आख़िरी दिन देय है। योग्य मोटर वाहन वह है जिसकी दो एक्सल हैं और सकल या पंजीकृत सकल वज़न 26,000 पाउंड से ऊपर है, या तीन या ज़्यादा एक्सल हैं चाहे वज़न कुछ भी हो, या जो उस वज़न से ऊपर के कॉम्बिनेशन का हिस्सा है। सदस्य 48 सटे हुए राज्य और कनाडा के 10 प्रांत हैं; कभी-कभार की यात्राओं के लिए ट्रिप परमिट इस्तेमाल हो सकते हैं (IFTA, Inc.)।

सप्ताहांत या छुट्टी पर पड़ने वाली देय तारीख अगले कार्यदिवस पर चली जाती है, और ट्रक न चला हो तब भी रिटर्न ज़रूरी है (Articles of Agreement)। आपके बेस क्षेत्राधिकार की साइट पर फ़ाइल करने के विकल्प दिए होते हैं।

अगर आप किसी कैरियर से लीज़ पर हैं, तो जाँचें कि फ़ाइल कौन करता है। 30 दिन या उससे ज़्यादा की लीज़ में आप और कैरियर लिखित रूप में तय कर सकते हैं कि ईंधन कर कौन बताएगा और चुकाएगा; लीज़ चुप हो तो कैरियर करता है। 29 दिन या उससे कम की लीज़ में ट्रक का स्वामी करता है (Articles of Agreement R530)। जब कैरियर फ़ाइल करता है, तब भी आप उसके लिए ईंधन की रसीदें और ट्रिप रिकॉर्ड रखते हैं और उसके ईंधन कर के चार्जबैक इनसे मिलाते हैं।

हर ट्रक और हर तिमाही के लिए ये रखें (Procedures Manual):

• दूरी: यात्रा की तारीखें, शुरुआत और मंज़िल, रास्ता, ओडोमीटर की शुरुआत और अंत की रीडिंग, कुल दूरी, हर क्षेत्राधिकार में दूरी, और ट्रक नंबर। ट्रैकिंग सिस्टम के रिकॉर्ड स्प्रेडशीट या डिलिमिटेड फ़ाइल के रूप में उपलब्ध होने चाहिए; PDF या इमेज एक्सपोर्ट मान्य नहीं है।
• ईंधन: रसीद, चालान या कार्ड की सूची जिसमें तारीख, विक्रेता का नाम और पता, मात्रा, ईंधन का प्रकार, कीमत, किस ट्रक में भरा गया और खरीदार दिखे। इसके बिना उस खरीद पर चुकाए कर का क्रेडिट नहीं मिलता।
• सारांश: हर ट्रक के लिए दूरी और ईंधन का मासिक सारांश, कुल और क्षेत्राधिकार के अनुसार। ऑडिट में इसकी ज़रूरत पड़ सकती है, और बेस क्षेत्राधिकार इसे माँग सकता है।

ईंधन को पूरी लागत पर, ट्रक के अनुसार दर्ज करें। IFTA का भुगतान ईंधन कर है, इसलिए वह ईंधन की लागत के साथ आता है, और रिफ़ंड उसे घटाता है। रिकॉर्ड रिटर्न की देय तारीख या फ़ाइल करने की तारीख, जो बाद की हो, उसके चार साल बाद तक रखें।

अगर बेस क्षेत्राधिकार को रिकॉर्ड अपर्याप्त लगते हैं, तो वह बताई गई ईंधन दक्षता को 4.00 मील प्रति गैलन तक या 20% घटा देता है, जिससे कर बढ़ता है। देर से, छूटे हुए या कम चुकाए रिटर्न पर $50 या बिना चुकाए कर का 10%, जो ज़्यादा हो, जुर्माना लग सकता है, साथ में ब्याज, और लाइसेंस निलंबित या रद्द हो सकता है। बेस क्षेत्राधिकार का अपना कानून दूसरे जुर्माने जोड़ सकता है। समझौते का जुर्माना उचित कारण होने पर माफ़ हो सकता है। IFTA सिर्फ़ मोटर ईंधन उपयोग कर को कवर करता है; और क्या लागू होता है, यह आपका बेस क्षेत्राधिकार बताता है।

अगर कोई तिमाही छूट गई: ईंधन कार्ड विवरण, रसीदों और ट्रिप रिकॉर्ड से राज्यवार मील और गैलन दोबारा बनाएँ, फिर देर से रिटर्न अपने बेस क्षेत्राधिकार में फ़ाइल करें। अगर रिकॉर्ड खो गए हैं, तो ऑडिट में ऊपर बताया 4.00 मील प्रति गैलन का निर्धारण हो सकता है।

क्या मैं ओनर-ऑपरेटर के रूप में per diem काट सकता हूँ, और S corporation चलाने पर क्या बदलता है?

स्वरोज़गार वाला ड्राइवर घर से बाहर के दिनों के भोजन की कटौती तय दैनिक दर पर ले सकता है: महाद्वीपीय अमेरिका में $80 और उसके बाहर $86। संघीय hours-of-service नियमों (ड्राइविंग समय पर Department of Transportation की सीमाएँ) के तहत आने वाले ड्राइवर के लिए उस राशि का 80% काटा जा सकता है। S corporation का स्वामी आमतौर पर इसे निजी रिटर्न पर नहीं काट सकता; कटौती कंपनी की प्रतिपूर्ति योजना से होकर चलती है। IRS हर पतझड़ में दर को अपने सालाना विशेष per diem नोटिस में दोबारा प्रकाशित करता है; दर तय करने से पहले मौजूदा नोटिस पढ़ें।

स्वरोज़गार वाला ओनर-ऑपरेटर

एकल स्वामी, और एकल स्वामी के रूप में कर वाली एकल-सदस्य LLC, per diem की कटौती Schedule C पर लेते हैं।

• कौन पात्र है: वह काम जिसमें सीधे ट्रक से माल ढोना शामिल है और जिसमें नियमित रूप से घर से बाहर यात्रा करनी पड़ती है, और एक ही यात्रा में ऐसे स्थानों पर रुकना होता है जहाँ संघीय भोजन दरें अलग हैं (Revenue Procedure 2019-48)।
• घर से बाहर: आपके काम की वजह से आपको अपने मुख्य कार्यस्थल (tax home) से सामान्य दिन के काम से काफ़ी लंबे समय के लिए बाहर रहना पड़े, और आपको सोने या आराम की ज़रूरत हो। जो ड्राइवर उसी दिन लौट आता है और खाने के लिए बस थोड़ा रुकता है, वह घर से बाहर नहीं माना जाता (Publication 463)।
• मुख्य कार्यस्थल (tax home): आपका नियमित या मुख्य व्यावसायिक स्थान, चाहे आपका परिवार कहीं भी रहता हो। टर्मिनल पर आधारित ड्राइवर का मुख्य कार्यस्थल टर्मिनल का इलाका हो सकता है, और तब वहाँ का भोजन और ठहरना यात्रा नहीं है। अगर काम का कोई नियमित या मुख्य स्थान नहीं है, तो आपका घर मुख्य कार्यस्थल हो सकता है। तीन बातें तय करती हैं: आप अपने व्यवसाय का कुछ हिस्सा उस इलाके में करते हैं और वहाँ ठहरते हैं, वहाँ आपके रहने के खर्च हैं जो बाहर रहने से दोहरे हो जाते हैं, और आपने उस इलाके को छोड़ा नहीं है (परिवार वहाँ रहता है, या आप अक्सर वहाँ ठहरते हैं)। तीनों पूरी होने पर वह आपका मुख्य कार्यस्थल है, दो पूरी होने पर यह तथ्यों पर निर्भर है, और एक पूरी होने पर आप घुमंतू (itinerant) माने जाते हैं, जो यात्रा खर्च नहीं काट सकता (Publication 463)। जो ड्राइवर ट्रक में रहता है उसका मुख्य कार्यस्थल है या नहीं, यह इन्हीं तथ्यों पर निर्भर है।
• राशि: घर से बाहर के हर दिन की दैनिक दर, यात्रा के पहले और आखिरी दिन दर के तीन-चौथाई पर। दर में केवल भोजन और छोटे खर्च आते हैं; होटल में ठहरने की कटौती वास्तविक लागत पर होती है। पूरे कैलेंडर वर्ष में परिवहन दर इस्तेमाल करें, और उन्हीं दिनों के वास्तविक भोजन खर्च भी न काटें।
• हिस्सा: Department of Transportation के hours-of-service नियमों के तहत अंतरराज्यीय ट्रक चलाने वालों के लिए 80% (धारा 274(n)(3); Schedule C के निर्देश)। जो ड्राइवर इन नियमों के तहत नहीं आता, वह पक्का करे कि कौन-सा हिस्सा लागू है। ज़्यादातर दूसरे व्यावसायिक भोजन 50% तक सीमित हैं: देखें व्यावसायिक भोजन की कटौती की मार्गदर्शिका।
• प्रमाण: हर दिन के समय, स्थान और व्यावसायिक उद्देश्य का लॉग। दर भोजन की रसीदों की जगह लेती है, लॉग की नहीं। यह Schedule C की कटौती योग्य भोजन की लाइन पर जाती है।

S corporation का स्वामी

S corporation का जो अधिकारी मामूली से ज़्यादा सेवाएँ देता है वह कर्मचारी है, और उन सेवाओं का भुगतान वेतन है (IRS)। कर्मचारी आमतौर पर बिना प्रतिपूर्ति का यात्रा खर्च निजी रिटर्न पर नहीं काट सकता, क्योंकि 2017 के बाद के कर वर्षों के लिए कोई विविध itemized कटौती मान्य नहीं है (धारा 67(h); Publication 463)। इसलिए कटौती कंपनी से होकर चलती है, और उसी नियम से सीमित है: hours-of-service ड्राइवरों के लिए 80%।

• Accountable plan: कंपनी यात्रा के भोजन की प्रतिपूर्ति ऐसी योजना के तहत करती है जिसका व्यवसाय से संबंध हो, हर यात्रा के रिकॉर्ड हों, और अतिरिक्त रकम लौटाई जाए। इनमें से कोई एक शर्त न मानने वाली योजना भुगतानों को कर योग्य वेतन बना देती है (Publication 463)। तब कंपनी को विथहोल्डिंग करनी और पेरोल कर जमा करना होगा, और जो अधिकारी पेरोल सँभालता है और जानबूझकर उसे जमा नहीं करता, उस पर यह कर व्यक्तिगत रूप से देय हो सकता है (धारा 6672)। उस जुर्माने की शर्तें और समय-सीमा S corporation की प्रतिपूर्तियों में हैं।
• वेतन का विकल्प नहीं: जो व्यवस्था स्वामी के वेतन को घटाकर खर्च लौटाती है, उसे nonaccountable plan माना जाता है (Publication 463), और वेतन तब भी उचित होना चाहिए: देखें S corporation के स्वामी का वेतन।

accountable plan की शर्तें पूरी करने वाली प्रतिपूर्ति को दिन के लॉग से समर्थित कंपनी के यात्रा खर्च के रूप में दर्ज किया जाता है, वितरण के रूप में नहीं। जो शर्तें पूरी नहीं करती, वह वेतन है।

Form 2290 क्या है, इसे कौन फ़ाइल करता है, और यह कब देय है?

Form 2290 भारी राजमार्ग वाहन उपयोग का वार्षिक संघीय कर रिटर्न है। जिस व्यक्ति के नाम पर ट्रक Form 2290 वर्ष (1 जुलाई से 30 जून) में पहले उपयोग के समय पंजीकृत है, या पंजीकृत होना ज़रूरी है, वह इसे फ़ाइल करता है, जब ट्रक का कर योग्य सकल वज़न 55,000 पाउंड या उससे ज़्यादा हो। यह उस महीने के बाद वाले महीने के आखिरी दिन देय है जिसमें ट्रक पहली बार सार्वजनिक राजमार्ग पर इस्तेमाल हुआ (Form 2290 के निर्देश)।

• कर: वज़न के अनुसार साल का $100 से $550 तक, और जुलाई के बाद पहला उपयोग होने पर महीनों के हिसाब से आनुपातिक (Form 2290; धारा 4481)। कर योग्य सकल वज़न ट्रक का खाली वज़न है, साथ में आमतौर पर उसके साथ इस्तेमाल होने वाले ट्रेलर, और आमतौर पर ढोया जाने वाला सबसे भारी लोड, और राज्य पंजीकरण में घोषित सबसे ज़्यादा वज़न से कम नहीं।
• देय तारीख: पहले उपयोग से जुड़ी है, पंजीकरण नवीनीकरण की तारीख से नहीं (ट्रकिंग कर केंद्र)। जुलाई में पहली बार इस्तेमाल हुए ट्रक के लिए 31 अगस्त तक फ़ाइल करें; हर बाद का महीना तारीख को एक महीना आगे ले जाता है, और सप्ताहांत या छुट्टी होने पर अगले कार्यदिवस पर।
• फ़ाइलिंग: EIN ज़रूरी है; सामाजिक सुरक्षा संख्या (SSN) मान्य नहीं है। 25 वाहन या उससे ज़्यादा पर e-file ज़रूरी है। एकल-स्वामी LLC जो उपेक्षित संस्था (disregarded entity) है, LLC के अपने EIN से फ़ाइल करती है।
• लीज़ पर ट्रक: अगर ट्रक स्वामी और किसी दूसरे व्यक्ति, लीज़ के तहत भी, दोनों के नाम पंजीकृत है, तो स्वामी ज़िम्मेदार है। अगर ट्रक सिर्फ़ कैरियर के नाम पंजीकृत है, तो जिसके नाम पंजीकृत है वही फ़ाइल करता है; जाँचें कि क्या लीज़ चार्जबैक के ज़रिए यह लागत आप पर डालती है।
• प्रमाण: मुहर लगी Schedule 1 भुगतान का वह प्रमाण है जो राज्य ट्रक का पंजीकरण करते समय माँगते हैं (Publication 510)। इसे सँभालकर रखें।
• कम उपयोग और बदलाव: जिस ट्रक के उस अवधि में 5,000 मील या उससे कम चलने की उम्मीद है, उसे निलंबित के रूप में बताया जा सकता है। अगर वह इस सीमा से ऊपर चला जाए, या उसका कर योग्य सकल वज़न ऊँची श्रेणी में पहुँच जाए, तो बदलाव वाले महीने के बाद वाले महीने के आखिरी दिन तक संशोधित Form 2290 फ़ाइल करें। बिके, नष्ट हुए या चोरी हुए ट्रक के लिए क्रेडिट मिलते हैं; जो खरीदार पुराना ट्रक पंजीकृत कराता है वह निर्देश में दिए इस्तेमाल किए वाहनों के नियम मानता है।

देर से रिटर्न पर बिना चुकाए कर का हर महीने या महीने के हिस्से के लिए 5% जुड़ता है, अधिकतम 25% तक, और देर से भुगतान पर हर महीने 0.5% जुड़ता है; जिस महीने दोनों लागू हों, भुगतान का जुर्माना फ़ाइलिंग के जुर्माने को घटा देता है (धारा 6651)। बिना चुकाए कर पर ब्याज चलता है। अगर आपका Form 2290 छूट गया: उस महीने के लिए फ़ाइल करें जब ट्रक पहली बार इस्तेमाल हुआ और कर चुकाएँ। अगर IRS जुर्माना लगाए और आपको लगता है कि आपके पास उचित कारण था, तो उसे कारण बताते हुए पत्र भेजें; स्पष्टीकरण रिटर्न के साथ न लगाएँ। हर ट्रक के रिकॉर्ड, VIN और तारीखों के साथ, कर की देय या भुगतान की तारीख, जो बाद की हो, उसके 3 वर्ष बाद तक रखें। कर को लाइसेंस के साथ दर्ज करें।

ट्रक को कैसे दर्ज करूँ: ऋण की किस्तें, ब्याज, मूलधन और मूल्यह्रास?

हर ऋण किस्त को बाँटें। ब्याज खर्च है, मूलधन ऋण का शेष घटाता है, और ट्रक की लागत किस्तों से नहीं, मूल्यह्रास से वसूली जाती है।

1. खरीद पर: ट्रक को उसकी लागत पर संपत्ति और ऋण को देनदारी के रूप में दर्ज करें। व्यावसायिक खरीद पर राज्य और स्थानीय बिक्री कर ट्रक की लागत का हिस्सा है, कर खर्च नहीं (Schedule C के निर्देश)। धारा 4051 की वज़न सीमा से ऊपर के नए ट्रक, ट्रेलर या ट्रैक्टर पर कीमत का 12% संघीय खुदरा उत्पाद शुल्क भी लगता है, जो विक्रेता पहली खुदरा बिक्री पर वसूलता है (Publication 510)। यह आपके चुकाए दाम में शामिल है, इसलिए लागत का हिस्सा है।
2. हर भुगतान: ऋणदाता का विवरण ब्याज दिखाता है। उस हिस्से को ब्याज खर्च के रूप में और बाकी को ऋण के विरुद्ध दर्ज करें। कौन-सा ब्याज कटौती योग्य है, और सीमाएँ, व्यावसायिक ऋण दर्ज करना में हैं।
3. हर साल: ट्रक को इस्तेमाल में लाने की तारीख से मूल्यह्रास दर्ज करें। तरीका और पहले वर्ष की कोई भी राइट-ऑफ़ पहले वर्ष में उपकरण का खर्च काटना में है।

अगर ट्रक निजी इस्तेमाल में भी आता है, तो खर्च का सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्सा कटौती योग्य है। इसे निजी तौर पर खरीदें या कंपनी के ज़रिए, यह बदलता है कि संपत्ति और ऋण का स्वामी कौन है: देखें अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना।

क्या मुझे अलग व्यावसायिक खाता चाहिए, और साल के अंत के लिए कौन-से रिकॉर्ड रखूँ?

IRS नए व्यवसाय को व्यावसायिक चेकिंग खाता खोलने और उसे निजी खाते से अलग रखने को कहता है (Publication 583)। ट्रक चालक के लिए इससे हर सेटलमेंट की जमा और ईंधन का हर चार्ज किसी विवरण या रसीद तक खोजा जा सकता है। कोई नियम इसे ज़रूरी बनाता है या नहीं, और पैसे मिलाने से LLC पर क्या असर पड़ता है, यह व्यावसायिक बैंक खाते की मार्गदर्शिका में है।

साल बंद करने से पहले इनका मिलान करें:

• हर सेटलमेंट का उसकी जमा से, और एस्क्रो व अग्रिम के शेष का कैरियर के विवरणों से।
• आपको मिले हर Form 1099 (1099-NEC, और 1099-MISC अगर कैरियर ने ट्रक का किराया अलग बताया) का कुल, दर्ज राजस्व से।
• ईंधन कार्ड विवरणों का रसीदों से, ट्रक के अनुसार, और चारों IFTA रिटर्न के मील और गैलन का बहीखाते से।
• घर से बाहर के दिनों का दावा किए गए per diem से।
• ऋण के ब्याज का ऋणदाता के साल के अंत के आँकड़े से, और Form 2290 के भुगतान व Schedule 1 का दर्ज किए गए कर से।

सॉफ़्टवेयर के लिए देखें Schedule C के लिए बहीखाता ऐप; खुद बहीखाता रखने या बहीखाता विशेषज्ञ रखने में चुनने के लिए देखें खुद का बहीखाता या बहीखाता विशेषज्ञ।

कैरियर की लीज़ छोड़कर अपना ऑपरेटिंग अधिकार चलाने पर क्या बदलता है?

अपना ऑपरेटिंग अधिकार चलाने पर वे खर्च और फ़ाइलिंग जो कैरियर सँभालता था आप पर आ जाते हैं, और एक सेटलमेंट की जगह ग्राहकों के चालानों की श्रृंखला आ जाती है।

• पंजीकरण: जिस भाड़े के मोटर कैरियर का परिवहन संघीय अधिकार क्षेत्र में आता है, वह सिर्फ़ संघीय सरकार में पंजीकृत होने पर ही यह सेवा दे सकता है (49 U.S.C. 13901), और पंजीकरण के लिए जमा किया गया बॉन्ड, बीमा पॉलिसी या दूसरी सुरक्षा राशि ज़रूरी है (49 U.S.C. 13906)। अपने ऑपरेटिंग अधिकार पर पंजीकरण और उसकी सुरक्षा राशि चुकाना और दर्ज करना आपका काम है।
• बीमा: अंतरराज्यीय वाणिज्य में 10,001 पाउंड या उससे ज़्यादा के वाहनों में गैर-खतरनाक माल ढोने वाले भाड़े के कैरियरों के पास कम से कम $750,000 का सार्वजनिक देयता बीमा होना चाहिए (49 CFR 387.9)। अपने ऑपरेटिंग अधिकार पर पॉलिसी और उसका प्रीमियम आपका है।
• लीज़ में दिए गए खर्च: लीज़ में लिखा होना ज़रूरी था कि ईंधन, ईंधन कर, परमिट, टोल और प्लेट का भुगतान कौन करेगा। उसे दोबारा पढ़ें, फिर पहले लोड से हर खर्च अपने नाम पर दर्ज करें।
• IFTA और Form 2290: अपने बेस क्षेत्राधिकार में IFTA खाता खोलें। अगर ट्रक आपके नाम पर पंजीकृत है तो Form 2290 अपने EIN से फ़ाइल करें, और EIN के लिए पहले लोड से पहले आवेदन करें: IRS के अनुसार नए EIN को उसके सिस्टम में दर्ज होने में लगभग चार हफ़्ते लगते हैं (ट्रकिंग कर केंद्र)।
• Unified Carrier Registration: सालाना अंतरराज्यीय शुल्क, जो कैरियर के स्वामित्व या संचालन वाले वाहनों की संख्या से तय होता है और उसके बेस राज्य को चुकाया जाता है (49 U.S.C. 14504a)। लंबी अवधि की लीज़ वाला ट्रक कैरियर का माना जाता है, इसलिए यह शुल्क कैरियर का था; अब यह आपका है। इसे लाइसेंस के साथ दर्ज करें।
• राजस्व: दलालों और शिपरों को भेजे चालान सेटलमेंट की जगह लेते हैं। 15 दिन का भुगतान नियम कैरियर से पट्टादाता को भुगतान पर लागू होता है, इसलिए आपके ग्राहकों की शर्तें उनके अनुबंधों में हैं। हर ग्राहक पर क्या बकाया है, इसका हिसाब रखें। अगर कोई फ़ैक्टरिंग कंपनी चालान का हिस्सा अग्रिम देती है, तो उसकी फ़ीस को अलग खर्च के रूप में और उसके रोके रिज़र्व को आपको देय राशि के रूप में दर्ज करें; अग्रिम बिक्री है या ऋण, यह फ़ैक्टरिंग अनुबंध पर निर्भर है।
• एस्क्रो: रकम मिलने पर उसकी रिहाई दर्ज करें; कैरियर की 45 दिन की समय-सीमा ऊपर दी है।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

चार्जबैक और एस्क्रो के साथ सेटलमेंट

लीज़ पर काम करने वाला एक ओनर-ऑपरेटर साल में चार्जबैक से पहले $180,000 का लोड भुगतान कमाता है। कैरियर बीमा और शुल्क के लिए $14,000 चार्जबैक करता है और $3,000 एस्क्रो में रोकता है। बैंक में कुल $163,000 जमा होते हैं। बहीखाते में $180,000 का राजस्व, अलग-अलग खातों में $14,000 के खर्च, और एस्क्रो के लिए $3,000 की संपत्ति दिखती है।

स्वरोज़गार वाले ड्राइवर और S corporation के लिए per diem

अंतरराज्यीय सेवा में काम करने वाला एक स्वरोज़गार ड्राइवर, जो hours-of-service नियमों के तहत है और जिसका मुख्य कार्यस्थल है जिससे वह बाहर यात्रा करता है, साल में 200 दिन बाहर रहता है, सब महाद्वीपीय अमेरिका में: 180 पूरे दिन और 20 रवानगी या वापसी के दिन। पूरे दिन 180 × $80 = $14,400 हैं। आंशिक दिन 20 × $60 (दर का तीन-चौथाई) = $1,200 हैं। कुल $15,600 है, और उसका 80%, $12,480, कटौती योग्य है।

अगर वही ड्राइवर किसी S corporation का स्वामी है, तो कंपनी accountable plan के तहत $15,600 की प्रतिपूर्ति करती है, आंशिक दिनों के लिए वही तीन-चौथाई नियम लगाकर, और $12,480 काटती है। स्वामी को आमतौर पर कोई निजी कटौती नहीं मिलती।

भारी ट्रक के लिए Form 2290

80,000 पाउंड के कर योग्य सकल वज़न वाला, स्वामी के नाम पर पंजीकृत ट्रक 2 जुलाई को पहली बार सार्वजनिक राजमार्ग पर इस्तेमाल होता है। Form 2290 31 अगस्त को देय है, कर $550 है, और मुहर लगी Schedule 1 भुगतान का वह प्रमाण है जो राज्य आमतौर पर पंजीकरण पर माँगते हैं। अगर वह पहली बार नवंबर में इस्तेमाल होता, तो देय तारीख 31 दिसंबर होती और कर अवधि के बचे हुए महीनों को ही कवर करता।

आपके मामले में फ़र्क है?

• आप कैरियर की लीज़ छोड़कर अपना ऑपरेटिंग अधिकार चला रहे हैं: पंजीकरण, बीमा, ईंधन कर और Form 2290, हर एक की अपनी समय-सीमा और जुर्माना है, per diem के लिए पहली यात्रा से दिन का लॉग चाहिए, और आप जो इकाई चुनते हैं वही तय करती है कि आपको भुगतान कैसे मिलेगा और पहले लोड से आप क्या हिसाब रखेंगे। देखें पहले लोड से पहले बहीखाता सहायता।
• IFTA की कोई तिमाही या Form 2290 छूट गया: जुर्माने और ब्याज बढ़ते हैं, और IFTA लाइसेंस निलंबित या रद्द हो सकता है। भरपाई की शुरुआत ईंधन और माइलेज के रिकॉर्ड से होती है: देखें देर से पड़े बहीखाते को पूरा करना और छूटी फ़ाइलिंग के लिए बहीखाता सहायता।
• एक साल के सेटलमेंट का कभी मिलान नहीं हुआ: रिटर्न तैयार करने से पहले सेटलमेंट, ईंधन और एस्क्रो के रिकॉर्ड आपस में मेल खाने चाहिए। देखें देर से पड़े बहीखाते को पूरा करना और साल का मिलान करने के लिए बहीखाता सहायता।
• कैरियर हर सेटलमेंट से ट्रक की किस्त काटता है: अनुबंध तय करता है कि यह किराया है या खरीद, और संपत्ति, ब्याज और मूल्यह्रास अलग होते हैं। देखें ट्रक की किस्त के लिए बहीखाता सहायता।
• आप S corporation चलाते हैं या उस पर विचार कर रहे हैं: वेतन, per diem और accountable plan को साथ मिलकर काम करना चाहिए। देखें S corporation के स्वामी का वेतन, S corporation की प्रतिपूर्तियाँ और S corporation के लिए बहीखाता सहायता।
• आपका कोई बेस नहीं है, या आप ट्रक में रहते हैं: यात्रा की कटौती मिलेगी या नहीं, यह आपके मुख्य कार्यस्थल (tax home) पर निर्भर है, जिसके लिए विशेषज्ञ के फ़ैसले की ज़रूरत है। देखें बहीखाता सहायता।
• आपके साथ आपका जीवनसाथी या साझेदार ट्रक चलाता है या उसका सह-स्वामी है: व्यवसाय का स्वामी कौन है, इससे तय हो सकता है कि वह एक Schedule C पर फ़ाइल करेगा या साझेदारी के रूप में। देखें जीवनसाथी और परिवार की LLC।
• आप किसी दूसरे ड्राइवर को भुगतान करते हैं: कर्मचारी या ठेकेदार होने से पेरोल, कर फ़ॉर्म और बहीखाता बदलते हैं। देखें वे ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं।
• आप माल कनाडा ले जाते हैं: IFTA प्रांतों में भी ईंधन उपयोग कर को कवर करता है, पर वह सीमा के किसी भी तरफ़ आयकर या बिक्री कर को तय नहीं करता। देखें सीमा-पार कर सहायता।
• आप ट्रक खरीद रहे हैं या बदल रहे हैं: देखें अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना।
• आपकी ट्रिप शीट, ईंधन की रसीदें या ओडोमीटर के रिकॉर्ड खो गए हैं: बेस क्षेत्राधिकार अपर्याप्त रिकॉर्ड के आधार पर कर का निर्धारण कर सकता है। कार पर लागू उसी तरीके के लिए देखें माइलेज लॉग दोबारा बनाना।