הנהלת חשבונות לנהגי משאית: אש״ל, IFTA וטופס 2290

איך מנהלים הנהלת חשבונות לחברת הובלה או לבעל משאית עצמאי?

הספרים של עסק הובלה הם ההזנות מהבנק ומכרטיסי האשראי, ועוד ארבעה רישומים שהבנק אינו מראה לעולם. בלעדיהם נתון הרווח חסר ביסוס, ולתביעות של מס דלק ושל אש״ל אין רישומים מאחוריהן.

אספו קודם: כל דוח התחשבנות, רישומי דלק ואגרות כביש, מיילים לפי מדינה, דף חשבון של הלוואת המשאית, Schedule 1 מוחתם אם הגשתם טופס 2290 (אם חברת ההובלה רשמה את המשאית, שאלו אותה מי שילם את המס), ואת יומן ימי השהות מחוץ לבית.

שתי בדיקות קובעות אילו דוחות חלים על המשאית שלכם:

משאית שאינה עומדת באף אחת משתי הבדיקות אינה מגישה אף אחד מהדוחות. דוחות התחשבנות, דלק, אש״ל והלוואת המשאית נרשמים באותו אופן.

מקרה אינו פשוט כשאתם עוזבים חוזה עם חברת הובלה כדי להפעיל רישיון משלכם, פספסתם רבעון IFTA או טופס 2290, שנה של דוחות התחשבנות לא הותאמה מעולם, העסק הוא חברת S, או שאין לכם בסיס פעילות שממנו יוצאים לנסיעה. כל אחד מאלה משנה את הספרים או את תוצאת המס, ולא רק את הניירת: ראו המצב שלכם שונה? בסוף העמוד. העמוד עוסק בכללים פדרליים ובהסכם IFTA; מס הכנסה מדינתי, מסי כבישים מדינתיים אחרים, היתרים ומס מכירה על רכישת משאית שונים ממדינה למדינה. למס הכנסה בכמה מדינות, ראו מס הכנסה עסקי במדינות אחרות.

איך רושמים דוח התחשבנות של חברת הובלה: הכנסה ברוטו, ניכויים מהשכר, תשלומים מראש וכספי ערבות?

רשמו את ההובלות ברוטו כהכנסה, וכל ניכוי מהשכר (סכום שחברת ההובלה מורידה מהשכר שלכם) בשורה נפרדת. ההפקדה בבנק היא רק השורה האחרונה בדוח.

אם אתם חתומים על חוזה השכרה עם חברת הובלה, כלל ההשכרה הפדרלי (⁦49 CFR 376.12⁩) דורש שבחוזה הכתוב יופיע כל פריט שחברת ההובלה רשאית לנכות מהשכר ואיך מחשבים אותו, ושתקבלו את המסמכים שמאחורי כל ניכוי. התשלום מגיע בתוך 15 ימים מהגשת מסמכי המסירה. ברוטו הוא השכר שלכם לפני ניכויים: אם משלמים לכם אחוז מהכנסת ההובלה, החוזה חייב לקבוע שחברת ההובלה נותנת לכם את חשבון ההובלה המדורג בעת ההתחשבנות או לפניה, כדי שתוכלו לבדוק את חלקכם. השתמשו בחוזה כרשימת בדיקה: ניכוי שהחוזה אינו מפרט הוא שאלה שכדאי לשאול לפני שרושמים אותו.

החוזה חייב לקבוע על מה אפשר להחיל את כספי הערבות. חברת ההובלה חייבת להציג כל הוספה וניכוי בדוחות ההתחשבנות או בחשבון חודשי, לשלם ריבית לפחות אחת לרבעון ולהחזיר את היתרה בתוך 45 ימים מתום החוזה. האם כספי ערבות שמוחזקים חייבים במס כהכנסה בשנה שבה הם מוחזקים תלוי בתנאי החוזה ובשיטת החשבונאות שלכם; בכל מקרה רשמו אותם כיתרה והניחו למכין הדוחות לקבוע את עיתוי המס.

אם משלמים לכם כבעלי עסק יחידני, חברת ההובלה עשויה לשלוח טופס ⁦1099-NEC⁩, ועוד טופס ⁦1099-MISC⁩ אם היא מדווחת על שכר המשאית בנפרד משכר הנהיגה (הוראות 1099), והסכומים שלהם עשויים להיות שונים מההפקדות שלכם. התאימו את שניהם לדוחות ההתחשבנות. הוראות Schedule C קובעות לצרף הסבר כשסכום תיבה 1 גבוה מההכנסות ברוטו שדווחו. תשלומים לחברה, כולל LLC המסווג כחברת S, בדרך כלל אינם מדווחים בטופס ⁦1099-NEC⁩ (הוראות 1099), ולכן בחברת S דוחות ההתחשבנות עשויים להיות הרישום היחיד. הכנסה שנרשמת נטו אחרי ניכויים גם מסתירה את ההוצאות האמיתיות.

מה נרשם בספרים עבור דלק, דמי חכירה, ביטוח, אגרות כביש, שקילות, היתרים וצמיגים?

רשמו כל עלות בחשבון משלה, לפי משאית, כך שאותם רישומים תומכים ב-⁠Schedule C, בדוח IFTA ובקובץ של טופס 2290. החוזה חייב לקבוע מי משלם על דלק, מסי דלק, היתרים, אגרות כביש, מעבורות, המתנה, לוחיות בסיס ורישיונות (⁦49 CFR 376.12⁩); רשמו רק את מה ששילמתם.

איך עוקבים אחרי דלק ומיילים לפי מדינה בשביל IFTA, ומתי הדוח מגיע?

כלי רכב מנועי מוגדר שנוסע בשני תחומי שיפוט חברים של IFTA או יותר צריך רישיון IFTA מתחום השיפוט הבסיסי שלו (מדינה או פרובינציה חברה שבה המשאית רשומה, שממנה מנהלים את פעילותה ושבה מתבצע חלק מהנסיעות), ודוח שיש להגיש היום האחרון בחודש שאחרי כל רבעון קלנדרי. כלי רכב מנועי מוגדר הוא כלי עם שני סרנים ומשקל ברוטו או משקל ברוטו רשום מעל 26,000 פאונד, או עם שלושה סרנים ומעלה בכל משקל, או חלק מצירוף מעל המשקל הזה. החברות הן 48 המדינות הרציפות ו-⁠10 הפרובינציות הקנדיות; נסיעות מזדמנות יכולות להשתמש בהיתרי נסיעה במקום זאת (IFTA, Inc.).

מועד שחל בסוף שבוע או בחג עובר ליום העסקים הבא, ודוח נדרש גם כשהמשאית לא נסעה (Articles of Agreement). באתר של תחום השיפוט הבסיסי שלכם מופיעות אפשרויות ההגשה.

אם אתם חתומים על חוזה עם חברת הובלה, בדקו מי מגיש. בחוזה של 30 ימים או יותר, אתם וחברת ההובלה יכולים להסכים בכתב מי מכם מדווח ומשלם את מס הדלק; אם החוזה שותק, חברת ההובלה היא שעושה זאת. בחוזה של 29 ימים או פחות, בעל המשאית מדווח (Articles of Agreement R530). כשחברת ההובלה מגישה, אתם עדיין שומרים עבורה קבלות דלק ורישומי נסיעות ובודקים מולם את הניכויים של מס הדלק מהשכר.

שמרו את אלה לכל משאית ולכל רבעון (Procedures Manual):

• מרחק: תאריכי נסיעה, מוצא ויעד, מסלול, מד מרחק בתחילה ובסוף, מרחק כולל, מרחק בכל תחום שיפוט ומספר המשאית. רישומים ממערכת מעקב חייבים להיות זמינים כגיליון או כקובץ מופרד; ייצוא כ-⁠PDF או כתמונה אינו מקובל.
• דלק: קבלה, חשבונית או רשימת כרטיס שמראה את התאריך, שם המוכר וכתובתו, הכמות, סוג הדלק, המחיר, המשאית שתודלקה והרוכש. בלעדיה אין זיכוי על המס ששולם בגין אותה רכישה.
• סיכום: סיכום חודשי של מרחק ודלק לכל משאית, בסך הכל ולפי תחום שיפוט. ייתכן שיהיה צורך בו בביקורת, ותחום השיפוט הבסיסי רשאי לדרוש אותו.

רשמו דלק בעלות מלאה, לפי משאית. התשלום ל-⁠IFTA הוא מס דלק, ולכן הוא שייך לעלות הדלק, והחזר מפחית אותה. שמרו את הרישומים ארבע שנים אחרי מועד הדוח או אחרי הגשתו, לפי המאוחר מביניהם.

אם תחום השיפוט הבסיסי מוצא שהרישומים אינם מספיקים, הוא מוריד את צריכת הדלק המדווחת ל-⁠4.00 מייל לגלון או ב-⁠⁦20%⁩, מה שמגדיל את המס. דוח מאוחר, חסר או ששולם בחסר עלול לגרור קנס של ⁦$50⁩ או ⁦10%⁩ מהמס שלא שולם, לפי הגבוה מביניהם, ובנוסף ריבית, והרישיון עלול להיות מושעה או מבוטל. החוק של תחום השיפוט הבסיסי עצמו עשוי להוסיף קנסות אחרים. אפשר לוותר על הקנס של ההסכם בגלל סיבה סבירה. IFTA מכסה רק מס שימוש בדלק מנועי; תחום השיפוט הבסיסי שלכם יאמר לכם מה עוד חל.

אם פספסתם רבעון: בנו מחדש מיילים לפי מדינה וגלונים מדפי כרטיס הדלק, מקבלות ומרישומי נסיעות, ואז הגישו את הדוח המאוחר לתחום השיפוט הבסיסי. אם הרישומים אבדו, ביקורת יכולה להביא לשומה לפי 4.00 מייל לגלון שצוינה למעלה.

האם בעל משאית עצמאי יכול לנכות אש״ל, ומה משתנה אם מפעילים חברת S?

נהג עצמאי יכול אולי לנכות ארוחות בימים מחוץ לבית בסכום יומי קבוע: ⁦$80⁩ ביבשת ארצות הברית ו-⁠⁦$86⁩ מחוצה לה. אצל נהג הכפוף לכללי שעות השירות הפדרליים (המגבלות של משרד התחבורה על זמן נהיגה), ⁦80%⁩ מהסכום ניתנים לניכוי. בעלים של חברת S בדרך כלל אינו יכול לנכות זאת בדוח אישי; הניכוי עובר דרך תוכנית ההחזר של החברה. IRS מפרסם מחדש את השיעור בכל סתיו (ראו הודעת האש״ל המיוחדת השנתית); קראו את העדכנית לפני שקובעים את השיעור.

בעל משאית עצמאי

בעל עסק יחידני, ו-⁠LLC עם בעלים יחיד המסווג כך, מנכה אש״ל ב-⁠Schedule C.

• מי זכאי: עבודה שעיקרה הובלת סחורות במשאית ודורשת נסיעות קבועות מחוץ לבית, עם עצירות באותה נסיעה במקומות שבהם שיעורי הארוחות הפדרליים שונים (Revenue Procedure 2019-48).
• מחוץ לבית: תפקידכם חייב להרחיק אתכם מבסיס המס שלכם לזמן ארוך משמעותית מיום עבודה רגיל, ואתם צריכים לישון או לנוח. נהג שחוזר באותו יום עם הפסקה קצרה לאכול אינו מחוץ לבית (פרסום 463).
• בסיס מס (tax home): מקום העסק הקבוע או הראשי שלכם, בלי קשר למקום שבו גרה המשפחה. נהג שמוצב במסוף יכול לקבל את אזור המסוף כבסיס המס, ואז ארוחות ולינה שם אינן נסיעה. אם לעבודה אין מקום קבוע או ראשי, הבית שלכם יכול להיות בסיס המס. שלושה גורמים מכריעים: אתם עושים חלק מהעסק באזור ולנים בו, יש לכם שם הוצאות מחיה שאתם משכפלים בגלל היעדרותכם, ולא נטשתם את האזור (המשפחה גרה שם, או שאתם שוהים שם לעיתים קרובות). עמידה בשלושתם הופכת אותו לבסיס המס שלכם, עמידה בשניים תלויה בעובדות, ועמידה באחד הופכת אתכם לנודדים (itinerant), שאינם יכולים לנכות נסיעות (פרסום 463). האם לנהג שגר במשאית יש בסיס מס תלוי בעובדות האלה.
• סכום: השיעור היומי לכל יום מחוץ לבית, כשהיום הראשון והאחרון של נסיעה הם שלושה רבעים מהשיעור. השיעור מכסה ארוחות והוצאות קטנות בלבד; לינה במלון מנוכה בעלות בפועל. השתמשו בשיעור ההובלה לכל השנה הקלנדרית, ואל תנכו גם ארוחות בפועל באותם ימים.
• חלק: ⁦80%⁩ למפעילי משאיות בין-מדינתיות הכפופים לכללי שעות השירות של משרד התחבורה (סעיף ⁦274(n)(3)⁩; הוראות Schedule C). נהג שאינו כפוף לכללים האלה צריך לאמת איזה חלק חל עליו. רוב ארוחות העסק האחרות מוגבלות ל-⁠⁦50%⁩: ראו מדריך ארוחות עסקיות.
• הוכחה: יומן עם השעה, המקום והמטרה העסקית של כל יום. השיעור מחליף קבלות על ארוחות, לא את היומן. הוא נרשם בשורת הארוחות הניתנות לניכוי ב-⁠Schedule C.

בעלים של חברת S

נושא משרה בחברת S שמבצע יותר משירותים קלים הוא עובד, והתשלום על השירותים האלה הוא שכר (IRS). עובד בדרך כלל אינו יכול לנכות בדוח אישי נסיעות שלא הוחזרו לו, כי אין ניכוי מפורט שונה (miscellaneous itemized deduction) לשנות המס אחרי 2017 (סעיף ⁦67(h)⁩; פרסום 463). לכן הניכוי עובר דרך החברה, כפוף לאותו כלל: ⁦80%⁩ לנהגים הכפופים לכללי שעות השירות.

• תוכנית החזר מוכרת (accountable plan): החברה מחזירה הוצאות ארוחות בנסיעה במסגרת תוכנית עם קשר עסקי, רישומים של כל נסיעה והחזרת כל עודף. תוכנית שאינה עומדת באחד מאלה הופכת את התשלומים לשכר חייב במס (פרסום 463). אז החברה חייבת לנכות במקור ולשלם מס שכר, ונושא משרה ששולט בשכר ובמזיד אינו מעביר אותו עלול לחוב בו אישית (סעיף 6672). המבחנים וההגבלה בזמן על הקנס הזה מופיעים במדריך החזרים בחברת S.
• לא תחליף לשכר: הסדר שמחזיר הוצאות על ידי הפחתת שכר הבעלים נחשב לתוכנית לא מוכרת (פרסום 463), והשכר עדיין חייב להיות סביר: ראו שכר בעלים בחברת S.

החזר שעומד במבחני תוכנית ההחזר המוכרת נרשם כעלות נסיעה של החברה, הנתמכת ביומן הימים, ולא כחלוקה. החזר שאינו עומד בהם הוא שכר.

מהו טופס 2290, מי מגיש אותו ומתי מועד ההגשה?

טופס 2290 הוא הדוח הפדרלי השנתי על מס שימוש בכלי רכב כבדים בכבישים. מי שהמשאית רשומה על שמו, או חייבת להיות רשומה על שמו, בשימוש הראשון בשנת טופס 2290 (1 ביולי עד 30 ביוני) מגיש אותו כשהמשקל הברוטו החייב במס של המשאית הוא 55,000 פאונד או יותר. מועד ההגשה הוא היום האחרון של החודש שאחרי החודש שבו המשאית נוסעת לראשונה בכביש ציבורי (הוראות טופס 2290).

• מס: מ-⁠⁦$100⁩ עד ⁦$550⁩ בשנה לפי משקל, ביחס לחודשים כשהשימוש הראשון אחרי יולי (טופס 2290; סעיף 4481). משקל ברוטו חייב במס הוא משקל המשאית ריקה, בתוספת הנגררים שבדרך כלל משתמשים בהם איתה, בתוספת המטען הכבד ביותר שבדרך כלל נושאים, ולא פחות מהמשקל הגבוה ביותר שהוצהר ברישום מדינתי שמצהיר על משקל.
• מועד הגשה: קשור לשימוש הראשון, לא למועד חידוש הרישום (מרכז המס להובלה). משאית שהשימוש הראשון בה ביולי מוגשת עד 31 באוגוסט; כל חודש מאוחר יותר מזיז את המועד בחודש, ושבת או חג מעבירים אותו ליום העסקים הבא.
• הגשה: נדרש EIN; מספר ביטוח לאומי אמריקאי אינו מתקבל. הגשה אלקטרונית נדרשת החל מ-⁠25 כלי רכב. LLC עם בעלים יחיד שהוא ישות שאינה מוכרת לצורכי מס מגיש תחת ה-⁠EIN של ה-⁠LLC עצמו.
• משאיות בחכירה: אם המשאית רשומה על שם הבעלים ועל שם אדם נוסף, כולל במסגרת חכירה, הבעלים חבים. אם המשאית רשומה רק על שם חברת ההובלה, מי שהיא רשומה על שמו מגיש; בדקו אם החוזה מעביר אליכם את העלות באמצעות ניכוי מהשכר.
• הוכחה: Schedule 1 המוחתם הוא הוכחת התשלום שמדינות מבקשות ברישום המשאית (פרסום 510). שמרו אותו.
• שימוש נמוך ושינויים: משאית שצפויה לנסוע 5,000 מייל או פחות בתקופה אפשר לדווח עליה כמושעית. אם היא חורגת מהמגבלה, או שהמשקל הברוטו החייב במס שלה עולה לקטגוריה גבוהה יותר, הגישו טופס 2290 מתוקן עד היום האחרון של החודש שאחרי חודש השינוי. קיימים זיכויים למשאית שנמכרה, הושמדה או נגנבה; קונה שרושם משאית משומשת פועל לפי הכללים לרכב משומש (הוראות).

דוח מאוחר מוסיף ⁦5%⁩ מהמס שלא שולם לכל חודש או חלק מחודש, עד ⁦25%⁩, ותשלום מאוחר מוסיף ⁦0.5%⁩ בחודש; קנס התשלום מקטין את קנס ההגשה בכל חודש ששניהם חלים (סעיף 6651). ריבית רצה על מס שלא שולם. אם פספסתם את טופס 2290: הגישו אותו לחודש שבו המשאית שימשה לראשונה ושלמו את המס. אם IRS קובע קנס ואתם סבורים שהייתה לכם סיבה סבירה, שלחו לו מכתב שמסביר למה; אל תצרפו את ההסבר לדוח. שמרו את הרישומים של כל משאית, עם מספר שלדה (VIN) ותאריכים, 3 שנים אחרי מועד המס או התשלום, לפי המאוחר. רשמו את המס עם הרישיונות.

איך רושמים את המשאית: תשלומי הלוואה, ריבית, קרן ופחת?

פצלו כל תשלום הלוואה. הריבית היא הוצאה, הקרן מקטינה את יתרת ההלוואה, ועלות המשאית מוכרת דרך פחת ולא דרך התשלומים.

1. ברכישה: רשמו את המשאית כנכס בעלותה ואת ההלוואה כהתחייבות. מס מכירה מדינתי ומקומי על רכישה עסקית הוא חלק מעלות המשאית, לא הוצאת מס (הוראות Schedule C). משאית, נגרר או גורר חדשים מעל מגבלות המשקל לפי סעיף 4051 נושאים גם מס בלו פדרלי קמעוני של ⁦12%⁩ מהמחיר, שהמוכר גובה במכירה הקמעונית הראשונה (פרסום 510). הוא כלול במחיר שאתם משלמים, ולכן הוא חלק מהעלות.
2. בכל תשלום: דף החשבון של המלווה מראה את הריבית. רשמו את החלק הזה כהוצאת ריבית ואת השאר כנגד ההלוואה. איזו ריבית ניתנת לניכוי, והמגבלות, מפורטות במדריך רישום הלוואה עסקית.
3. בכל שנה: רשמו פחת מהתאריך שבו המשאית נכנסה לשימוש. השיטה וכל מחיקה בשנה הראשונה מפורטות במדריך מחיקת ציוד בשנה הראשונה.

אם המשאית משמשת גם אישית, רק החלק העסקי של העלויות ניתן לניכוי. הבחירה אם לקנות אותה אישית או דרך חברה משנה מי הבעלים של הנכס ושל ההלוואה: ראו רכישת רכב דרך העסק.

האם צריך חשבון עסקי נפרד, ואילו רישומים שומרים לקראת סוף השנה?

IRS קובע שעסק חדש צריך לפתוח חשבון עו״ש עסקי ולהפריד אותו מהחשבון האישי (פרסום 583). אצל נהג משאית זה גם מאפשר לעקוב אחרי כל הפקדת התחשבנות וחיוב דלק עד דף חשבון או קבלה. האם כלל כלשהו מחייב זאת, ומה ערבוב כספים עושה ל-⁠LLC, מפורט במדריך החשבון העסקי.

לפני סגירת השנה, התאימו את אלה:

• כל דוח התחשבנות להפקדה שלו, ואת יתרות כספי הערבות והתשלומים מראש לדפי חברת ההובלה.
• הסכום הכולל של כל טופס 1099 שקיבלתם (⁦1099-NEC⁩, ו-⁠⁦1099-MISC⁩ אם חברת ההובלה דיווחה על שכר המשאית בנפרד) להכנסה שנרשמה.
• דפי כרטיס הדלק לקבלות, לפי משאית, ואת המיילים והגלונים בארבעת דוחות IFTA לספרים.
• ימי השהות מחוץ לבית לאש״ל שנתבע.
• ריבית ההלוואה לנתון של סוף השנה מהמלווה, ואת התשלום של טופס 2290 ו-⁠Schedule 1 למס שנרשם.

לבחירת תוכנה, ראו אפליקציות להנהלת חשבונות ל-⁠Schedule C; להחלטה בין ניהול הספרים בעצמכם לבין שכירת עזרה, ראו ניהול ספרים בעצמכם או שכירת מנהל חשבונות.

מה משתנה כשעוזבים חוזה עם חברת הובלה ומפעילים רישיון הובלה עצמאי?

הפעלת רישיון משלכם מעבירה אליכם את העלויות וההגשות שחברת ההובלה טיפלה בהן, ומחליפה דוח התחשבנות אחד בזרם של חשבוניות ללקוחות.

• רישום: חברת הובלה מסחרית (for-hire) שההובלה שלה כפופה לסמכות פדרלית רשאית לספק אותה רק אם היא רשומה ברשות הפדרלית (⁦49 U.S.C. 13901⁩), והרישום דורש ערבות, פוליסת ביטוח או ביטחון אחר שהוגשו (⁦49 U.S.C. 13906⁩). ברישיון משלכם, הרישום והביטחון שלו הם עליכם לשלם ולרשום.
• ביטוח: חברות הובלה מסחריות המובילות רכוש לא מסוכן בכלי רכב במשקל 10,001 פאונד ומעלה במסחר בין-מדינתי חייבות להחזיק כיסוי אחריות כלפי הציבור של לפחות ⁦$750,000⁩ (⁦49 CFR 387.9⁩). ברישיון משלכם, הפוליסה והפרמיה הן שלכם.
• עלויות שהחוזה הטיל: החוזה היה חייב לקבוע מי משלם דלק, מסי דלק, היתרים, אגרות כביש ולוחיות. קראו אותו שוב, ואז רשמו כל אחד על שמכם מההובלה הראשונה.
• IFTA וטופס 2290: פתחו חשבון IFTA בתחום השיפוט הבסיסי שלכם. הגישו טופס 2290 תחת ה-⁠EIN שלכם אם המשאית רשומה על שמכם, והגישו בקשה ל-⁠EIN לפני ההובלה הראשונה: IRS אומר שהקמת EIN חדש במערכות שלו אורכת כארבעה שבועות (מרכז המס להובלה).
• רישום מאוחד של חברות הובלה (Unified Carrier Registration): אגרה שנתית בין-מדינתית, שנקבעת לפי מספר כלי הרכב שחברת הובלה מחזיקה או מפעילה, ומשולמת למדינת הבסיס שלה (⁦49 U.S.C. 14504a⁩). משאית בחכירה ארוכת טווח נחשבת של חברת ההובלה, ולכן האגרה הייתה שלה; עכשיו היא שלכם. רשמו אותה עם הרישיונות.
• הכנסה: חשבוניות למתווכי הובלה ולשולחים מחליפות את דוחות ההתחשבנות. כלל התשלום ב-⁠15 ימים חל על תשלום מחברת הובלה למשכיר, ולכן התנאים של הלקוחות שלכם כתובים בחוזים שלהם. עקבו אחרי מה שכל לקוח חייב. אם חברת פקטורינג מקדימה חלק מחשבונית, רשמו את העמלה שלה כהוצאה נפרדת וכל יתרת רזרבה שהיא מחזיקה כסכום שחייבים לכם; האם ההקדמה היא מכירה או הלוואה תלוי בחוזה הפקטורינג.
• כספי ערבות: רשמו את השחרור כשהוא מגיע; מועד 45 הימים של חברת ההובלה מופיע למעלה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

דוחות התחשבנות עם ניכויים וכספי ערבות

בעל משאית עצמאי שחתום על חוזה עם חברת הובלה מרוויח ⁦$180,000⁩ שכר הובלה בשנה, לפני ניכויים. חברת ההובלה מנכה ⁦$14,000⁩ על ביטוח ודמי חכירה ומחזיקה ⁦$3,000⁩ בערבות. סך ההפקדות הוא ⁦$163,000⁩. הספרים מציגים הכנסה של ⁦$180,000⁩, הוצאות של ⁦$14,000⁩ בחשבונות משלהן, ונכס של ⁦$3,000⁩ עבור כספי הערבות.

אש״ל לנהג עצמאי ולבעלים של חברת S

נהג עצמאי בין-מדינתי, הכפוף לכללי שעות השירות ועם בסיס מס שממנו הוא נוסע, שוהה 200 ימים בשנה מחוץ לבית, כולם בתוך ארצות הברית היבשתית: 180 ימים מלאים ו-⁠20 ימי יציאה או חזרה. הימים המלאים הם 180 × ⁦$80⁩ = ⁦$14,400⁩. הימים החלקיים הם 20 × ⁦$60⁩ (שלושה רבעים מהשיעור) = ⁦$1,200⁩. הסך הכל הוא ⁦$15,600⁩, ו-⁠⁦80%⁩ ממנו, ⁦$12,480⁩, ניתנים לניכוי.

אם אותו נהג הוא הבעלים של חברת S, החברה מחזירה ⁦$15,600⁩ במסגרת תוכנית החזר מוכרת, עם אותו כלל שלושה רבעים לימים חלקיים, ומנכה ⁦$12,480⁩. לבעלים בדרך כלל אין ניכוי אישי.

טופס 2290 למשאית כבדה

משאית עם משקל ברוטו חייב במס של 80,000 פאונד, הרשומה על שם הבעלים, נוסעת לראשונה בכביש ציבורי ב-⁠2 ביולי. מועד ההגשה של טופס 2290 הוא 31 באוגוסט, המס הוא ⁦$550⁩, ו-⁠Schedule 1 המוחתם הוא הוכחת התשלום שמדינות דורשות בדרך כלל ברישום. אילו נסעה לראשונה בנובמבר, מועד ההגשה היה 31 בדצמבר והמס היה מכסה רק את החודשים שנותרו בתקופה.

המצב שלכם שונה?

• אתם עוזבים חוזה עם חברת הובלה כדי להפעיל רישיון משלכם: לרישום, לביטוח, למס דלק ולטופס 2290 יש לכל אחד מועד וקנס משלו, אש״ל דורש יומן ימים מהנסיעה הראשונה, והישות שתבחרו קובעת איך משלמים לכם ומה עוקבים אחריו מההובלה הראשונה. ראו עזרה בהנהלת חשבונות לפני ההובלה הראשונה.
• פספסתם רבעון IFTA או טופס 2290: קנסות וריבית מצטברים, ורישיון IFTA עלול להיות מושעה או מבוטל. ההשלמה מתחילה ברישומי הדלק והמיילים: ראו השלמת ספרים שמאחרים בהם ו-עזרה בהנהלת חשבונות עם ההגשות שהוחמצו.
• שנה של דוחות התחשבנות לא הותאמה מעולם: רישומי ההתחשבנות, הדלק וכספי הערבות חייבים להתיישב לפני הכנת דוח. ראו השלמת ספרים שמאחרים בהם ו-עזרה בהנהלת חשבונות להתאמת השנה.
• חברת ההובלה לוקחת תשלום משאית מכל דוח התחשבנות: החוזה קובע אם זו שכירות או רכישה, והנכס, הריבית והפחת שונים. ראו עזרה בהנהלת חשבונות עם תשלום המשאית.
• אתם מפעילים חברת S או שוקלים זאת: שכר, אש״ל ותוכנית ההחזר המוכרת חייבים לפעול יחד. ראו שכר בעלים בחברת S, החזרים בחברת S ו-עזרה בהנהלת חשבונות לחברת S.
• אין לכם בסיס פעילות, או שאתם גרים במשאית: האם נסיעה ניתנת לניכוי תלוי בבסיס המס שלכם, וזה דורש שיקול דעת מקצועי. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• בן או בת הזוג שלכם או שותף נוהגים איתכם או שותפים בבעלות על המשאית: מי הבעלים של העסק יכול לשנות אם מגישים Schedule C אחד או דוח שותפות. ראו LLC של בני זוג ומשפחה.
• אתם משלמים לנהג אחר: עובד או קבלן עצמאי משנה את השכר, את טפסי המס ואת הספרים. ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים.
• אתם מובילים לקנדה: IFTA מכסה מס שימוש בדלק גם בפרובינציות, אבל אינו מסדיר מס הכנסה או מס מכירה בשני צדי הגבול. ראו עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• אתם קונים או מחליפים את המשאית: ראו רכישת רכב דרך העסק.
• דפי הנסיעה, קבלות הדלק או רישומי מד המרחק אבדו: תחום השיפוט הבסיסי יכול לקבוע מס על סמך רישומים לא מספקים. ראו שחזור יומן מיילים לגישה זהה שמיושמת על רכב.